Các doanh nghiệp thường được xác định bằng cách họ đối phó với các sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát của họ. Ví dụ, cách bạn phản ứng với một công nghệ đột phá hoặc đối phó với sự thay đổi đột ngột trên thị trường có thể là sự khác biệt giữa thành công và thất bại.

Lập kế hoạch dự phòng là nghệ thuật chuẩn bị cho những điều bất ngờ. Nhưng bạn bắt đầu từ đâu và làm cách nào để tách biệt các mối đe dọa có thể gây hại thực sự cho doanh nghiệp của bạn khỏi những mối đe dọa không nghiêm trọng?

Dưới đây là một số định nghĩa quan trọng, phương pháp hay nhất và ví dụ điển hình để giúp bạn xây dựng kế hoạch dự phòng cho bất kỳ điều gì doanh nghiệp của bạn phải đối mặt.

Một kế hoạch dự phòng là gì?

Kế hoạch kinh doanh dự phòng, còn được gọi là “kế hoạch kinh doanh liên tục” hoặc “kế hoạch ứng phó khẩn cấp” là các kế hoạch hành động để giúp các tổ chức tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường sau khi bị gián đoạn ngoài ý muốn. Các tổ chức xây dựng kế hoạch dự phòng để giúp họ đối mặt với nhiều mối đe dọa, bao gồm thiên tai, sự sáp nhập của các công ty đối thủ, mất dữ liệu, vi phạm mạng và thay đổi đột ngột về nhu cầu của khách hàng.

Một nơi tốt để bắt đầu là với một loạt câu hỏi “nếu như” đề xuất nhiều tình huống xấu nhất mà bạn cần phải có kế hoạch. Ví dụ:

• Chuyện gi xảy ra nêu một đám cháy bùng phát trong nhà kho nơi bạn giữ hồ sơ bí mật của khách hàng?
• Chuyện gi xảy ra nêu ba kỹ sư hàng đầu của bạn đều nghỉ việc cùng một lúc?
• Chuyện gi xảy ra nêu quốc gia nơi bộ vi xử lý của bạn được chế tạo đột nhiên bị xâm chiếm?

Các kế hoạch dự phòng tốt sẽ ưu tiên những rủi ro mà tổ chức gặp phải, giao trách nhiệm cho các thành viên của nhóm ứng phó và tăng khả năng công ty sẽ phục hồi hoàn toàn sau một sự kiện tiêu cực.

Năm bước để xây dựng một kế hoạch dự phòng mạnh mẽ

1. Lập danh sách các rủi ro và ưu tiên chúng theo khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng.

Trong giai đoạn đầu tiên của quy trình lập kế hoạch dự phòng, các bên liên quan sẽ lập danh sách các rủi ro tiềm ẩn mà công ty phải đối mặt và tiến hành phân tích rủi ro cho từng rủi ro. Các thành viên trong nhóm thảo luận về những rủi ro có thể xảy ra, phân tích tác động rủi ro của từng rủi ro và đề xuất các hướng hành động để tăng cường sự chuẩn bị tổng thể của họ. Bạn không cần lập kế hoạch quản lý rủi ro cho mọi mối đe dọa mà công ty của bạn gặp phải, chỉ những mối đe dọa mà những người ra quyết định của bạn đánh giá là có khả năng xảy ra cao và có tác động tiềm ẩn đối với các quy trình kinh doanh thông thường.

2. Tạo báo cáo phân tích tác động kinh doanh (BIA)

Phân tích tác động kinh doanh (BIA) là một bước quan trọng để hiểu các chức năng kinh doanh khác nhau của một doanh nghiệp sẽ ứng phó với các sự kiện bất ngờ như thế nào. Một cách để làm điều này là xem xét bao nhiêu doanh thu của công ty được tạo ra bởi đơn vị kinh doanh có rủi ro. Nếu BIA chỉ ra rằng đó là một tỷ lệ phần trăm cao, rất có thể công ty sẽ muốn ưu tiên tạo kế hoạch dự phòng cho rủi ro kinh doanh này.

XUẤT KHẨU. Lên kế hoạch

Đối với mỗi mối đe dọa tiềm ẩn mà công ty của bạn phải đối mặt, có khả năng xảy ra cao và tác động tiềm ẩn cao đến hoạt động kinh doanh, bạn có thể làm theo ba bước đơn giản sau để lập kế hoạch:

• Xác định các yếu tố kích hoạt sẽ thiết lập một kế hoạch thành hành động: Ví dụ: nếu một cơn bão đang đến gần, khi nào cơn bão kích hoạt hành động của bạn? Khi nó cách xa 50 dặm? 100 dặm? Các nhóm của bạn sẽ cần hướng dẫn rõ ràng để họ biết khi nào nên bắt đầu thực hiện các hành động mà họ đã được giao.
• Thiết kế một phản ứng thích hợp: Mối đe dọa mà tổ chức của bạn chuẩn bị đối phó đã đến và các nhóm đang bắt tay vào hành động. Mọi người tham gia sẽ cần các hướng dẫn rõ ràng, dễ tiếp cận, các giao thức dễ thực hiện và một cách để giao tiếp với các bên liên quan khác.
• Giao trách nhiệm rõ ràng và công bằng: Giống như bất kỳ sáng kiến ​​nào khác, lập kế hoạch dự phòng yêu cầu quản lý dự án hiệu quả để thành công. Một cách đã được chứng minh để giải quyết vấn đề này là tạo ra một biểu đồ RACI. RACI là viết tắt của chịu trách nhiệm, giải trình, tư vấn và thông báo, và nó được sử dụng rộng rãi trong quản lý khủng hoảng để giúp các nhóm và cá nhân ủy thác trách nhiệm và phản ứng với khủng hoảng trong thời gian thực.

4. Nhận được sự ủng hộ từ toàn bộ tổ chức—và thực tế về chi phí

Đôi khi thật khó để chứng minh tầm quan trọng của việc đưa các nguồn lực vào việc chuẩn bị cho điều gì đó có thể không bao giờ xảy ra. Nhưng nếu những sự kiện trong vài năm qua đã dạy chúng ta điều gì, thì đó là việc có những kế hoạch dự phòng hiệu quả là vô giá.

Hãy nghĩ đến các vấn đề về chuỗi cung ứng và tình trạng thiếu hụt nghiêm trọng do đại dịch gây ra hoặc sự hỗn loạn đối với chuỗi cung ứng toàn cầu do cuộc xâm lược Ukraine của Nga gây ra. Khi nói đến việc thuyết phục các nhà lãnh đạo doanh nghiệp về giá trị của việc có một Kế hoạch B hiệu quả, điều quan trọng là phải nhìn vào bức tranh toàn cảnh—không chỉ chi phí của kế hoạch mà cả những chi phí tiềm ẩn phát sinh nếu không có kế hoạch nào được thực hiện.

5. Kiểm tra và đánh giá lại kế hoạch của bạn thường xuyên

Thị trường và các ngành liên tục thay đổi, vì vậy thực tế mà một kế hoạch dự phòng phải đối mặt khi nó được kích hoạt có thể rất khác so với kế hoạch mà nó được tạo ra. Các kế hoạch nên được kiểm tra ít nhất mỗi năm một lần và thực hiện các đánh giá rủi ro mới.

Kế hoạch dự phòng ví dụ

Dưới đây là một số tình huống mô hình chứng minh các loại hình doanh nghiệp khác nhau sẽ chuẩn bị đối mặt với rủi ro như thế nào. Quy trình ba bước được nêu ở đây có thể được sử dụng để tạo các mẫu kế hoạch dự phòng cho bất kỳ mối đe dọa nào mà tổ chức của bạn phải đối mặt.

Một nhà cung cấp mạng phải đối mặt với sự cố ngừng hoạt động lớn

Điều gì sẽ xảy ra nếu hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn quan trọng đối với khách hàng đến mức thời gian ngừng hoạt động thậm chí chỉ vài giờ có thể dẫn đến doanh thu bị mất hàng triệu đô la? Nhiều mạng internet và mạng di động phải đối mặt với thách thức này hàng năm. Đây là một ví dụ về kế hoạch dự phòng sẽ giúp họ chuẩn bị đối mặt với vấn đề này:

1. Đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra rủi ro: Một nghiên cứu gần đây của Mở bánh răng cho thấy chỉ có 9% các tổ chức toàn cầu tránh được sự cố mất mạng trong một quý trung bình. Cùng với những gì đã biết về các cuộc tấn công này—rằng chúng có thể gây thiệt hại hàng triệu đô la và gây tổn thất không thể lường trước đối với danh tiếng của doanh nghiệp—nguy cơ này sẽ phải được xem xét cả rất có triễn vọng và rất nghiêm trọng về những thiệt hại tiềm ẩn mà nó có thể gây ra cho công ty.
2. Xác định trình kích hoạt sẽ thiết lập kế hoạch của bạn trong hành động: Trong ví dụ này, những người ra quyết định nên theo dõi những dấu hiệu nào để biết khi nào khả năng mất điện bắt đầu? Chúng có thể bao gồm các vi phạm an ninh, thiên tai sắp xảy ra hoặc bất kỳ sự kiện nào khác xảy ra trước khi ngừng hoạt động trong quá khứ.
3. Tạo phản ứng đúng: Các nhà lãnh đạo của tổ chức sẽ muốn xác định một cách hợp lý mục tiêu thời gian phục hồi (RTO) và mục tiêu điểm phục hồi (RPO) cho từng dịch vụ và danh mục dữ liệu mà công ty của họ phải đối mặt. RTO thường được đo bằng một số liệu thời gian đơn giản, chẳng hạn như ngày, giờ hoặc phút. RPO phức tạp hơn một chút vì nó liên quan đến việc xác định tuổi tối thiểu/tối đa của các tệp có thể được khôi phục nhanh chóng từ các hệ thống sao lưu để khôi phục mạng hoạt động bình thường.  

Một công ty phân phối thực phẩm đối phó với sự thiếu hụt bất ngờ

Nếu hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn có chuỗi cung ứng phức tạp chạy qua các khu vực và quốc gia khác nhau, thì việc theo dõi các điều kiện địa chính trị ở những nơi đó sẽ rất quan trọng để duy trì sức khỏe hoạt động kinh doanh của bạn. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ xem xét một nhà phân phối thực phẩm đang chuẩn bị đối mặt với tình trạng thiếu nguyên liệu rất cần thiết do sự biến động ở một khu vực quan trọng đối với chuỗi cung ứng của họ:

1. Đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra rủi ro: Các nhà lãnh đạo của công ty đã theo dõi tin tức trong khu vực nơi họ cung cấp nguyên liệu và lo ngại về khả năng bất ổn chính trị. Vì họ cần thành phần này để tạo ra một trong những sản phẩm bán chạy nhất nên cả khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng tiềm tàng của rủi ro này đều được đánh giá là cao.
2. Xác định trình kích hoạt sẽ thiết lập kế hoạch của bạn trong hành động: Chiến tranh nổ ra trong khu vực, đóng cửa tất cả các cảng ra/vào và hạn chế nghiêm trọng việc vận chuyển trong nước qua đường hàng không, đường bộ và đường sắt. Việc vận chuyển thành phần của chúng sẽ không thể thực hiện được cho đến khi khu vực ổn định trở lại.
3. Tạo phản ứng đúng: Các nhà lãnh đạo kinh doanh của công ty tạo ra một kế hoạch dự phòng hai hướng để giúp họ đối mặt với vấn đề này. Đầu tiên, họ chủ động tìm kiếm các nhà cung cấp thay thế thành phần này ở những khu vực không dễ bị biến động. Những nhà cung cấp này có thể tốn nhiều chi phí hơn và mất thời gian để chuyển sang, nhưng khi tổng chi phí của sự gián đoạn sản xuất chung có thể xảy ra trong trường hợp chiến tranh được tính đến, thì chi phí đó là xứng đáng. Thứ hai, họ tìm kiếm một chất thay thế cho thành phần này mà họ có thể sử dụng trong sản phẩm của mình.

Một mạng xã hội gặp sự cố vi phạm dữ liệu khách hàng

Các nhà quản lý của một mạng xã hội lớn biết về rủi ro an ninh mạng trong ứng dụng của họ và họ đang nỗ lực khắc phục. Trong trường hợp họ bị tấn công trước khi khắc phục, họ có khả năng bị mất dữ liệu bí mật của khách hàng:

1. Đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra rủi ro: Họ đánh giá khả năng xảy ra sự kiện này là cao, vì, với tư cách là một mạng xã hội, chúng là mục tiêu tấn công thường xuyên. Họ cũng đánh giá mức độ nghiêm trọng tiềm tàng của thiệt hại đối với công ty như cao vì bất kỳ sự mất mát dữ liệu bí mật nào của khách hàng sẽ khiến họ bị kiện.
2. Xác định trình kích hoạt sẽ thiết lập kế hoạch của bạn trong hành động: Các kỹ sư thông báo cho ban lãnh đạo mạng xã hội rằng một cuộc tấn công đã được phát hiện và thông tin bí mật của khách hàng của họ đã bị xâm phạm.
3. Tạo phản ứng đúng: Mạng ký hợp đồng với một nhóm phản ứng đặc biệt để hỗ trợ họ trong trường hợp bị tấn công và giúp họ bảo mật hệ thống thông tin cũng như khôi phục chức năng ứng dụng. Họ cũng thay đổi cơ sở hạ tầng CNTT để giúp dữ liệu của khách hàng an toàn hơn. Cuối cùng, họ làm việc với một công ty PR có uy tín để chuẩn bị kế hoạch tiếp cận và nhắn tin nhằm trấn an khách hàng trong trường hợp thông tin cá nhân của họ bị xâm phạm.

Giá trị của kế hoạch dự phòng 

Khi các hoạt động kinh doanh bị gián đoạn bởi một sự kiện tiêu cực, việc lập kế hoạch dự phòng tốt sẽ mang lại cơ cấu và kỷ luật phản ứng của tổ chức. Trong thời kỳ khủng hoảng, những người ra quyết định và nhân viên thường cảm thấy choáng ngợp trước hàng loạt sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát của họ và việc có một kế hoạch dự phòng kỹ lưỡng sẽ giúp thiết lập lại sự tự tin và đưa hoạt động trở lại bình thường.  

Dưới đây là một vài lợi ích mà các tổ chức có thể mong đợi từ các kế hoạch dự phòng mạnh mẽ:

• Cải thiện thời gian phục hồi: Các doanh nghiệp có kế hoạch tốt phục hồi nhanh hơn sau một sự kiện gây rối so với các công ty chưa chuẩn bị.  
• Giảm chi phí—tài chính và uy tín: Các kế hoạch dự phòng tốt sẽ giảm thiểu thiệt hại cả về tài chính và danh tiếng cho công ty. Ví dụ: mặc dù vi phạm dữ liệu tại mạng xã hội làm tổn hại đến thông tin khách hàng có thể dẫn đến các vụ kiện, nhưng nó cũng có thể gây ra thiệt hại lâu dài nếu khách hàng quyết định rời khỏi mạng vì họ không còn tin tưởng công ty sẽ giữ an toàn cho thông tin cá nhân của họ.
• Tự tin và tinh thần hơn: Nhiều tổ chức sử dụng các kế hoạch dự phòng để cho nhân viên, cổ đông và khách hàng thấy rằng họ đã nghĩ đến mọi tình huống có thể xảy ra với công ty của họ, giúp họ tin tưởng rằng công ty luôn quan tâm đến lợi ích của họ.

Kế hoạch dự phòng giải pháp

IBM Maximo Application Suite là một giải pháp dựa trên đám mây tích hợp giúp các doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với các điều kiện thay đổi. Bằng cách kết hợp sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IOT) và phân tích nâng cao, nó cho phép các tổ chức tối đa hóa hiệu suất của các tài sản có giá trị nhất của họ, kéo dài tuổi thọ của chúng và giảm thiểu chi phí cũng như thời gian ngừng hoạt động.

Tìm hiểu thêm về Bộ ứng dụng IBM Maximo