Việc áp dụng truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ (UCaaS) đang gia tăng trong các tổ chức thuộc mọi quy mô và ngành nghề. Trong thời đại số hóa, các mô hình “như một dịch vụ” ngày càng trở nên quan trọng đối với các doanh nghiệp đang tìm cách thích ứng và phát triển. Bằng cách cung cấp quyền truy cập vào công nghệ, chuyên môn và cơ sở hạ tầng chuyên biệt trên cơ sở đăng ký, các mô hình này cho phép các công ty chuyển đổi nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hoạt động và dịch vụ của họ.

Do đó, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và thuộc mọi ngành đang áp dụng mô hình “như một dịch vụ” để đẩy nhanh nỗ lực số hóa của họ và duy trì tính cạnh tranh trong bối cảnh kỹ thuật số ngày càng phát triển. Từ phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) đến cơ sở hạ tầng dưới dạng dịch vụ (IaaS) và hơn thế nữa, các mô hình này cho phép các tổ chức hợp lý hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và mở ra các cơ hội mới để phát triển và đổi mới.

Nhưng tác động của mô hình “như một dịch vụ” còn vượt xa phạm vi kinh doanh. Bằng cách giúp các tổ chức có thể truy cập và sử dụng các công nghệ tiên tiến dễ dàng hơn, những mô hình này cũng đang thúc đẩy sự thay đổi xã hội rộng rãi hơn và giúp đẩy nhanh tốc độ số hóa trên toàn thế giới.

Khi chúng ta tiếp tục tiến sâu hơn vào kỷ nguyên kỹ thuật số, tầm quan trọng của các mô hình “như một dịch vụ” sẽ tiếp tục tăng lên. Chúng sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và thích ứng với bối cảnh công nghệ đang thay đổi nhanh chóng cũng như giúp thúc đẩy quá trình số hóa liên tục của xã hội chúng ta.

Truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ (UCaaS) là gì?

Truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ là mô hình dựa trên đăng ký để cung cấp các công cụ cộng tác và liên lạc cấp doanh nghiệp qua internet. UCaaS kết hợp nhiều phương thức giao tiếp thời gian thực khác nhau, chẳng hạn như thoại, video, nhắn tin tức thời và thông tin hiện diện, vào một nền tảng thống nhất duy nhất có thể truy cập được từ mọi thiết bị.

Mục tiêu của truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ là cải thiện khả năng giao tiếp và cộng tác trong tổ chức bằng cách cung cấp cho nhân viên một giao diện liền mạch, duy nhất cho tất cả các nhu cầu liên lạc của họ. Điều này có thể bao gồm các tính năng như thư thoại, fax, định tuyến cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi và tích hợp với các ứng dụng kinh doanh như quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

Bằng cách sử dụng truyền thông hợp nhất làm dịch vụ, các tổ chức có thể hưởng lợi từ các công nghệ cộng tác và liên lạc mới nhất mà không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng tại chỗ đắt tiền. 

3 thành phần chính của truyền thông hợp nhất

Có ba thành phần chính của UC:

• Giọng nói và điện thoại: Thành phần này bao gồm các tính năng điện thoại truyền thống như thư thoại, định tuyến cuộc gọi và ghi âm cuộc gọi cũng như công nghệ VoIP (giao thức thoại qua internet) để thực hiện và nhận cuộc gọi qua internet.
• Cộng tác và nhắn tin: Thành phần này bao gồm các công cụ dành cho nhắn tin tức thời, thông tin hiện diện, chia sẻ tệp và hội nghị âm thanh/video. Những công cụ này cho phép nhân viên giao tiếp dễ dàng và cộng tác với nhau trong thời gian thực, bất kể họ ở đâu.
• Tích hợp và ứng dụng: Thành phần này bao gồm việc tích hợp UC với các ứng dụng kinh doanh khác, chẳng hạn như hệ thống CRM và ERP, để cung cấp trải nghiệm liền mạch và tích hợp cho nhân viên. Điều này cho phép nhân viên truy cập và sử dụng các công cụ giao tiếp và cộng tác trong bối cảnh công việc và nhiệm vụ hàng ngày của họ.

Truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ (UCaaS) hoạt động như thế nào?

Để sử dụng UCaaS, các doanh nghiệp thường cần đăng ký dịch vụ với nhà cung cấp. Việc này thường có thể được thực hiện trực tuyến và có thể yêu cầu chọn gói và cung cấp thông tin thanh toán.

Khi doanh nghiệp đã đăng ký UCaaS, doanh nghiệp có thể truy cập nền tảng này thông qua giao diện dựa trên web hoặc ứng dụng di động. Điều này sẽ cho phép nhân viên sử dụng các công cụ liên lạc và cộng tác khác nhau hiện có, chẳng hạn như hội nghị thoại và video, nhắn tin tức thời và các cuộc họp trực tuyến.

Các tổ chức có thể đáp ứng nhu cầu linh hoạt của họ với tự động hóa đám mây: Dưới đây là những lợi ích của nó

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể cần cài đặt thêm phần mềm hoặc phần cứng để sử dụng một số tính năng nhất định của UCaaS. Ví dụ: họ có thể cần cài đặt một ứng dụng hội nghị video đặc biệt trên máy tính của mình hoặc sử dụng một chiếc điện thoại đặc biệt để thực hiện cuộc gọi bằng cách sử dụng liên lạc hợp nhất làm nền tảng dịch vụ.

Nhìn chung, việc sử dụng truyền thông hợp nhất như một dịch vụ thường đơn giản và có thể được thực hiện bởi bất kỳ ai có kỹ năng cơ bản về máy tính và internet.

Lợi ích của truyền thông hợp nhất

Truyền thông hợp nhất là một hệ thống cho phép các phương thức liên lạc khác nhau, chẳng hạn như thoại, video và nhắn tin tức thời, được sử dụng cùng nhau một cách liền mạch và tích hợp. Một số lợi ích tiềm năng của việc sử dụng hệ thống truyền thông hợp nhất bao gồm:

• Cải thiện năng suất: Bằng cách tích hợp tất cả các phương thức liên lạc của bạn vào một nền tảng, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các phương thức khác nhau mà không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau. Điều này có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
• Hợp tác tốt hơn: Truyền thông hợp nhất có thể giúp các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau dễ dàng hơn, bất kể họ ở đâu. Ví dụ: bạn có thể sử dụng tin nhắn tức thời để nhanh chóng nhận được câu trả lời cho các câu hỏi hoặc sử dụng hội nghị truyền hình để gặp mặt trực tiếp với một người ở xa.
• Dịch vụ khách hàng nâng cao: Bằng cách sử dụng truyền thông hợp nhất, bạn có thể cung cấp cho khách hàng của mình trải nghiệm liền mạch và cá nhân hóa hơn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng tin nhắn tức thời để trả lời nhanh các câu hỏi của khách hàng hoặc sử dụng hội nghị truyền hình để cung cấp hỗ trợ được cá nhân hóa cho những khách hàng cần trợ giúp về sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Tăng khả năng vận động: Hệ thống truyền thông hợp nhất thường được thiết kế để có thể truy cập được từ mọi thiết bị, vì vậy bạn có thể sử dụng chúng từ máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng của mình. Điều này có nghĩa là bạn có thể duy trì kết nối và làm việc hiệu quả dù bạn ở đâu, điều này có thể đặc biệt hữu ích cho những người làm việc từ xa hoặc thường xuyên đi du lịch.
• Tiết kiệm chi phí: Bằng cách sử dụng hệ thống truyền thông hợp nhất, bạn có thể giảm chi phí viễn thông. Ví dụ: bạn có thể sử dụng hệ thống để thực hiện cuộc gọi qua internet thay vì sử dụng đường dây điện thoại truyền thống, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm tiền cho các cuộc gọi đường dài. Ngoài ra, việc sử dụng một nền tảng duy nhất cho tất cả các nhu cầu liên lạc của bạn có thể giúp bạn hợp lý hóa hoạt động của mình và giảm số lượng ứng dụng và hệ thống khác nhau mà bạn cần duy trì.

Những thách thức khi chuyển sang UCaaS

Việc triển khai truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ (UCaaS) vào một tổ chức có thể mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đặt ra một số thách thức.

• Một trong những thách thức khi triển khai UCaaS vào một tổ chức là khả năng gián đoạn hoạt động kinh doanh trong quá trình chuyển đổi. Việc di chuyển sang nền tảng cộng tác và giao tiếp mới có thể phức tạp, tốn thời gian và có thể yêu cầu đào tạo và hỗ trợ cho nhân viên để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ.
• Một thách thức khác là chi phí tiềm năng khi triển khai UCaaS, có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức. Truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ thường yêu cầu phí đăng ký và chi phí bổ sung cho phần cứng, phần mềm và hỗ trợ. Các tổ chức cần đánh giá cẩn thận tổng chi phí sở hữu và so sánh nó với lợi ích tiềm năng của UCaaS.
• Một thách thức khác là các vấn đề tiềm ẩn về khả năng tương thích với phần cứng và phần mềm hiện có. Các giải pháp UCaaS có thể không tương thích với hệ thống điện thoại, phần mềm CRM và các công cụ cộng tác hiện có của tổ chức, điều này có thể làm tăng thêm độ phức tạp và chi phí cho quá trình triển khai.
• Cuối cùng, các tổ chức có thể phải đối mặt với những thách thức về bảo mật và tuân thủ khi triển khai UCaaS. Truyền thông hợp nhất với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm về tính bảo mật và tuân thủ nền tảng của họ, nhưng các tổ chức cũng cần đảm bảo rằng hệ thống và quy trình của riêng họ được an toàn và tuân thủ. Điều này có thể yêu cầu giám sát và cập nhật liên tục để bảo vệ dữ liệu và hệ thống của tổ chức.

Ví dụ về Truyền thông Hợp nhất dưới dạng Dịch vụ (UCaaS)

• VoIP (Giao thức thoại qua Internet): Điều này cho phép người dùng thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại qua internet, sử dụng máy tính hoặc điện thoại thông minh của họ làm điện thoại ảo.
• Tin khẩn: Điều này cho phép người dùng gửi và nhận tin nhắn tức thời trong thời gian thực.
• Hội nghị âm thanh và video: Điều này cho phép người dùng tham gia các cuộc họp và thảo luận nhóm khác từ xa bằng máy tính hoặc thiết bị di động của họ.
• Công cụ cộng tác: Điều này có thể bao gồm các công cụ như chia sẻ tài liệu, bảng trắng trực tuyến và các công cụ quản lý tác vụ cho phép người dùng cộng tác và làm việc cùng nhau trong thời gian thực.
• Chia sẻ và lưu trữ tập tin: Điều này cho phép người dùng chia sẻ và truy cập các tệp và tài liệu một cách an toàn từ mọi vị trí và thiết bị.
• Fax và thư thoại: Điều này cho phép người dùng gửi và nhận fax và thư thoại như thể họ đang sử dụng đường dây điện thoại truyền thống.
• Định tuyến và quản lý cuộc gọi: Điều này cho phép doanh nghiệp định tuyến cuộc gọi đến đúng người hoặc bộ phận và quản lý cuộc gọi bằng các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, chờ cuộc gọi và chuyển cuộc gọi.
• Trung tâm liên lạc: Điều này cho phép doanh nghiệp quản lý các tương tác của khách hàng, bao gồm các cuộc gọi điện thoại, email và tin nhắn trò chuyện, trong một nền tảng thống nhất duy nhất.

Làm cách nào để chọn đúng nhà cung cấp UCaaS?

Khi chọn nhà cung cấp UCaaS, có một số yếu tố chính cần xem xét:

• Khả năng tương thích với phần cứng và phần mềm hiện có của bạn: Đảm bảo giải pháp UCaaS tương thích với phần cứng và phần mềm hiện có của tổ chức bạn, chẳng hạn như hệ thống điện thoại, phần mềm CRM và các công cụ cộng tác.
• Khả năng mở rộng và linh hoạt: Chọn truyền thông hợp nhất làm giải pháp dịch vụ có thể dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô, tùy thuộc vào nhu cầu thay đổi của tổ chức của bạn và mang lại sự linh hoạt trong việc thêm hoặc xóa người dùng, điều chỉnh mức sử dụng và nâng cấp dịch vụ.
• Hỗ trợ và bảo trì: Hãy tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ truyền thông hợp nhất cung cấp các bản cập nhật và bảo trì thường xuyên cũng như hỗ trợ 24/7 để đảm bảo các công cụ cộng tác và liên lạc của bạn vận hành trơn tru.
• Bảo mật và tuân thủ: Chọn nhà cung cấp UCaaS cung cấp các biện pháp tuân thủ và bảo mật mạnh mẽ, chẳng hạn như mã hóa và xác thực, để bảo vệ dữ liệu của tổ chức bạn và đảm bảo tuân thủ quy định.
• Giá cả và giá trị: So sánh giá cả và tính năng của các truyền thông hợp nhất khác nhau với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ để tìm ra giá trị tốt nhất cho tổ chức của bạn. Hãy xem xét tổng chi phí sở hữu, bao gồm mọi khoản phí hoặc lệ phí bổ sung, để đảm bảo bạn có được một thỏa thuận tốt.

Truyền thông hợp nhất với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ

Các nhà cung cấp UCaaS thường lưu trữ và quản lý công nghệ trên máy chủ của riêng họ, cho phép các doanh nghiệp truy cập dịch vụ qua internet và chỉ trả tiền cho những gì họ cần trên cơ sở đăng ký. Điều này làm cho truyền thông hợp nhất như một dịch vụ trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, từ doanh nghiệp vừa và nhỏ đến doanh nghiệp lớn.

UCaaS cho phép các doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình liên lạc của họ và cải thiện sự cộng tác giữa các nhân viên, bất kể vị trí của họ. Một số thông tin liên lạc hợp nhất với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ bao gồm:

• RingCentral: RingCentral là nhà cung cấp UCaaS phổ biến cung cấp nhiều công cụ liên lạc, bao gồm khả năng thoại, video và nhắn tin. Nó cũng cung cấp một loạt các tích hợp với các công cụ kinh doanh khác, chẳng hạn như hệ thống CRM và ứng dụng năng suất.
• 8 × 8: Đây là một nhà cung cấp UCaaS phổ biến khác cung cấp nhiều công cụ liên lạc, bao gồm khả năng thoại, video và nhắn tin. Nó cũng cung cấp các tính năng nâng cao, chẳng hạn như phòng họp ảo và phân tích cuộc gọi, để giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình giao tiếp của họ.
• Zoom: Zoom là nhà cung cấp các công cụ cộng tác và hội nghị truyền hình nổi tiếng, đồng thời cũng cung cấp một loạt tính năng UCaaS, chẳng hạn như khả năng thoại và nhắn tin. Nó đặc biệt phổ biến đối với các doanh nghiệp cần tiến hành một số lượng lớn các cuộc họp video.

Câu Hỏi Thường Gặp

UCaaS có phải là SaaS không?

Có, UCaaS (truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ) là một loại SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ). SaaS là ​​mô hình phân phối các ứng dụng phần mềm trong đó nhà cung cấp lưu trữ và quản lý phần mềm trên các máy chủ của chính họ và cung cấp phần mềm đó cho khách hàng qua internet. Khách hàng truy cập phần mềm thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng khác và trả tiền cho phần mềm trên cơ sở đăng ký thay vì mua hoàn toàn.

Truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ là một loại SaaS cụ thể cung cấp các công cụ cộng tác và liên lạc cấp doanh nghiệp, chẳng hạn như thoại, video, nhắn tin tức thời và thông tin hiện diện. Những công cụ này thường được nhà cung cấp UCaaS lưu trữ và quản lý và được khách hàng truy cập qua internet trên cơ sở đăng ký.

Sự khác biệt giữa VoIP và UCaaS là ​​gì?

VoIP (Giao thức thoại qua Internet) và UCaaS (Truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ) đều là những công nghệ cho phép người dùng liên lạc bằng internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Sự khác biệt chính giữa hai loại này là VoIP là công nghệ cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi điện thoại bằng internet, trong khi UCaaS là ​​dịch vụ cung cấp một bộ công cụ và dịch vụ liên lạc, bao gồm VoIP, thông qua đám mây. Điều này có nghĩa là với truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ, người dùng có thể truy cập vào nhiều công cụ liên lạc, chẳng hạn như hội nghị video, nhắn tin tức thời và các công cụ cộng tác, bên cạnh khả năng gọi thoại cơ bản.

Kết luận

Việc áp dụng truyền thông hợp nhất như một dịch vụ ngày càng quan trọng đối với các tổ chức trong thời đại số hóa. Bằng cách cung cấp quyền truy cập vào công nghệ, kiến ​​thức chuyên môn và cơ sở hạ tầng chuyên biệt trên cơ sở đăng ký, truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ cho phép các công ty chuyển đổi hoạt động và dịch vụ của mình một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Điều này cho phép các tổ chức duy trì khả năng cạnh tranh trong bối cảnh kinh doanh thay đổi nhanh chóng ngày nay và phục vụ khách hàng tốt hơn. Hơn nữa, UCaaS mang lại tính linh hoạt, khả năng mở rộng và độ tin cậy, khiến nó trở thành một sự bổ sung có giá trị cho chiến lược kỹ thuật số của bất kỳ tổ chức nào.

Nhìn chung, UCaaS có thể giúp các tổ chức duy trì tính cạnh tranh trong bối cảnh kỹ thuật số ngày nay, cải thiện hoạt động và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Nếu muốn tìm hiểu thêm về việc áp dụng các mô hình Mọi thứ dưới dạng dịch vụ (XaaS), bạn có thể xem các bài viết khác của chúng tôi:

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến ​​thức. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://dataconomy.com/2022/12/unified-communications-as-a-service-ucaas/