Chào mừng bạn đến với bài đăng blog mới nhất của chúng tôi, nơi chúng tôi bắt tay vào tìm hiểu sâu về những vấn đề phức tạp của Sổ cái chung (GL) — nền tảng của bất kỳ hệ thống tài chính nào của doanh nghiệp.

Chúng ta sẽ bắt đầu với những điều cơ bản: Sổ cái chung chính xác là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn? Chúng ta sẽ làm sáng tỏ Sơ đồ tài khoản, xương sống của GL, trình bày chi tiết cách tổ chức và ghi lại các giao dịch.

Chúng tôi cũng sẽ khám phá cách quản lý và sử dụng hiệu quả Sổ cái chung của bạn, bao gồm việc triển khai các giải pháp phần mềm hiện đại để tự động hóa và hợp lý hóa quy trình kế toán của bạn. Trong thời đại mà hiệu quả và độ chính xác là điều tối quan trọng, việc khai thác công nghệ để quản lý Sổ cái chung của bạn có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi.

Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, chuyên gia tài chính, giám đốc tài chính hay chỉ đơn giản là tò mò về hoạt động tài chính của một doanh nghiệp, loạt blog này hứa hẹn sẽ trang bị cho bạn sự hiểu biết thấu đáo về Sổ cái chung, tầm quan trọng và cách triển khai hiệu quả của nó trong một vụ làm ăn.

Sổ cái là gì?

Về cốt lõi, sổ cái chung là một bản ghi đầy đủ về tất cả các giao dịch tài chính xảy ra trong một công ty trong suốt thời gian tồn tại của nó. Tài liệu tỉ mỉ này đóng vai trò là nền tảng cho báo cáo tài chính của công ty, phân loại và ghi lại từng giao dịch. Thông qua tổ chức chặt chẽ này, nó cung cấp một cái nhìn tổng thể cần thiết, cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của công ty và tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích và báo cáo tài chính chi tiết.

Chúng ta hãy hiểu điều này một cách chi tiết.

Danh mục tài khoản

Sổ cái chung được tổ chức thành một Danh mục tài khoản phản ánh các giao dịch tài chính của công ty trên nhiều danh mục khác nhau. Những tài khoản chính này rất quan trọng trong việc vẽ ra một bức tranh toàn diện về tình hình tài chính của công ty và bao gồm tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí.

• Tài sản là những tài nguyên thuộc sở hữu của công ty, có giá trị kinh tế và có thể chuyển đổi thành tiền mặt. Ví dụ bao gồm tiền mặt, hàng tồn kho và tài sản.
• nợ phải trả thể hiện nghĩa vụ hoặc khoản nợ của công ty phải trả cho đơn vị khác. Đây có thể là các khoản vay, tài khoản phải trả hoặc thế chấp.
• Equity đề cập đến các yêu cầu của chủ sở hữu sau khi trừ đi các khoản nợ khỏi tài sản, về cơ bản đại diện cho tài sản ròng thuộc sở hữu của các cổ đông.
• lợi tức tài khoản theo dõi thu nhập được tạo ra từ hoạt động của công ty, như bán hàng và dịch vụ.
• Chi phí tính các chi phí phát sinh trong quá trình tạo doanh thu, bao gồm các chi phí như tiền thuê nhà, điện nước và tiền lương.

Phân loại phụ

Trong mỗi danh mục chính, doanh nghiệp có thể tạo các danh mục phụ được cá nhân hóa để phản ánh các sắc thái hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là ví dụ về một khung với các danh mục con tiềm năng. Nhấp vào từng danh mục và danh mục phụ để khám phá thêm.

Tài sản

nợ phải trả

Equity

Doanh thu

Chi phí

Bằng cách nắm bắt chi tiết trong từng tài khoản GL chính, bạn tạo ra một hệ thống mạnh mẽ phản ánh chính xác hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, hãy nhớ nguyên tắc tránh phức tạp quá mức: điều chỉnh các danh mục phụ của bạn để phù hợp với nhu cầu và quy mô cụ thể của doanh nghiệp, đảm bảo rằng cấu trúc tài khoản GL của bạn vẫn hữu ích và có thể quản lý được.

Mã hóa GL

Mã sổ cái chung hoặc Mã GL là các chuỗi chữ và số duy nhất phân loại và ghi lại các giao dịch tài chính trong sổ cái chung của công ty vào tài khoản GL tương ứng. Mỗi tài khoản GL được liên kết với mã GL tương ứng. Các mã này đóng vai trò là khối xây dựng cơ bản trong cấu trúc tài chính của doanh nghiệp, cho phép phân loại các giao dịch thành các tài khoản riêng biệt về doanh thu, chi phí, tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Ví dụ: mã GL cho chi phí vật tư văn phòng giúp đảm bảo rằng tất cả các chi phí liên quan đến vật tư văn phòng được nhóm lại với nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và phân tích dễ dàng hơn.

Bộ Tư pháp cho phép sử dụng mạng năm chữ số cho từng lĩnh vực (danh mục tài khoản chính) để đảm bảo có đủ số nhận dạng cá nhân để bao gồm phân loại phụ.

• Tài sản—chuỗi 10000
• Nợ phải trả—sê-ri 20000
• Tài sản ròng—chuỗi 30000
• Doanh thu—loạt 40000
• Chi phí—loạt 50000

Khi thiết kế mã GL của bạn, hãy cân nhắc những điều sau:

• Mức độ chi tiết: Xác định mức độ chi tiết của thông tin bạn cần. Mặc dù chi tiết có giá trị nhưng quá nhiều có thể khiến hệ thống và người dùng của bạn choáng ngợp.
• Mã tài khoản phụ: Nếu điều lệ tài khoản của bạn có phân loại phụ ngoài năm danh mục, hãy tạo phạm vi mã GL cho các danh mục phụ. (ví dụ: trong tài khoản “Tài sản” có mã GL theo chuỗi 10000, hãy tạo các danh mục phụ như 10000-11000 cho “tài sản lưu động”, 11000-12000 cho “tài sản cố định”. Việc phân loại thêm có thể có nghĩa là trong phạm vi 10000-11000 cho “tài sản lưu động” ”, chúng tôi chỉ định 10000-10300 cho “Tài khoản phải thu”, 10300-10600 cho “Chi phí trả trước”, 10600-10999 cho “Hàng tồn kho”.)

Khi các danh mục, danh mục phụ và mã GL của bạn được thiết lập, bạn đã xây dựng biểu đồ tài khoản của mình một cách hiệu quả. Đây là một đoạn ngắn về biểu đồ tài khoản cuối cùng sẽ trông như thế nào.

Bây giờ chúng ta đã hiểu biểu đồ tài khoản, hãy khám phá cách sử dụng hệ thống để điền vào sổ cái chung và ghi lại các giao dịch trong đó khi chúng xảy ra.

Kế toán kép

Mỗi giao dịch được ghi trong sổ cái chung được ghi vào dưới dạng ghi nợ hoặc ghi có, dựa trên hệ thống sổ sách kế toán kép. Hệ thống này đảm bảo rằng đối với mỗi giao dịch, một mục nhập tương ứng và ngược lại sẽ được thực hiện cho một tài khoản khác, duy trì sự cân bằng của phương trình kế toán.

Các khoản ghi nợ và tín dụng ảnh hưởng đến các tài khoản một cách khác nhau; ví dụ, các khoản ghi nợ làm tăng tài sản và chi phí nhưng làm giảm nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, trong khi các khoản tín dụng có tác dụng ngược lại. Phương pháp ghi lại các giao dịch này đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của thông tin tài chính, cung cấp cái nhìn rõ ràng và cân bằng về tình trạng tài chính của công ty.

Ví dụ về Sổ cái chung

Dưới đây là một ví dụ về hệ thống kế toán có sổ cái chung cho một tài khoản hư cấu, Phần mềm ABCDEFGH.

• Phần ngoài cùng bên trái trong ví dụ trên là thời lượng của giao dịch.
• Bên phải là số truy cập nhật ký tương quan với giao dịch, bao gồm số lượng nhận dạng tương quan với giao dịch.
• Giải thích về giao dịch nằm ở cột sau. Nó khẳng định lý do đằng sau giao dịch. Trong trường hợp này, một giao dịch nhất định là để thanh toán bằng tiền từ tài khoản khách hàng tới Phần mềm ABCDEFGH. Vì tài khoản tiền đang có thu nhập nên phần ghi nợ sẽ hiển thị mức lãi và hiển thị số tiền cho số tiền đó. Trong trường hợp này là 10,000 USD.
• Đối với giao dịch này, phần tín dụng sẽ được giữ nguyên cho tài khoản này. Tuy nhiên, một mục sổ cái riêng biệt cho các khoản phải thu của công ty sẽ chỉ ra khoản khấu trừ tín dụng cho cùng một số tiền, bởi vì ABCDEFGH Software không còn khoản phải thu đó từ khách hàng nữa.

Để duy trì sự khác biệt bằng 0 của phương trình kế toán, một tài khoản tài sản phải tăng lên trong khi tài khoản khác giảm đi cùng số lượng. Số dư gần đây của tài khoản tiền mặt, sau khi thay đổi ròng từ giao dịch, sẽ được phản ánh trong danh mục số dư.

Ghi lại giao dịch

Lĩnh vực kế toán GL được vận hành bằng các khoản ghi nợ và tín dụng. Các khoản ghi nợ và tín dụng tạo nên thế giới của một cuốn sách. Bạn phải ghi lại các khoản ghi nợ và tín dụng cho mỗi giao dịch.

Tuân theo ba định luật kế toán vàng khi ghi lại các giao dịch –

1. Ghi nợ người nhận và ghi có người cho

Luật ghi nợ người nhận và ghi có người tặng đến với các báo cáo cá nhân. Tài khoản cá nhân là một sổ cái chung liên quan đến người hoặc tổ chức. Nếu bạn nhận được thứ gì đó, hãy ghi nợ tài khoản. Nếu bạn cung cấp thứ gì đó, hãy ghi có vào tài khoản.

Giả sử bạn mua hàng hóa trị giá 1,000 đô la từ Công ty XYZ trong phiên bản của mình, bạn cần ghi nợ Tài khoản mua hàng và tín dụng cho Công ty XYZ. Bởi vì nhà cung cấp, Công ty XYZ, đang cung cấp hàng hóa nên bạn phải ghi có cho Công ty XYZ. Sau đó, bạn yêu cầu ghi nợ người nhận, đó là Tài khoản mua hàng của bạn.

2. Ghi nợ những gì đến và ghi có những gì tòa án

Đối với tài khoản thực, hãy sử dụng quy tắc vàng này. Tài khoản thật cũng được gọi là tài khoản lâu bền. Tài khoản thực không đóng vào cuối năm. Thay vào đó, tỷ lệ của chúng sẽ được chuyển sang kỳ kế toán tiếp theo. Tài khoản thực được cho là tài khoản tài sản, tài khoản vốn chủ sở hữu hoặc tài khoản nợ phải trả. Tài khoản thực cũng bao gồm các tài khoản tài sản, vốn chủ sở hữu và nợ phải trả. Với tài khoản thật, bất cứ khi nào có thứ gì đó đến công ty của bạn (ví dụ: tài sản), hãy ghi nợ vào tài khoản. Ngoài ra, khi có thứ gì đó rời khỏi công ty của bạn, hãy ghi có vào tài khoản.

Giả sử bạn mua đồ nội thất với giá 2,500 USD. Ghi nợ Tài khoản Nội thất của bạn (những gì đến) và ghi có vào Tài khoản Tiền mặt của bạn (những gì còn lại).

3. Chi phí và lỗ ghi nợ, thu nhập và lãi tín dụng

Nguyên tắc vàng cuối cùng của hiệp ước kế toán với tài khoản danh nghĩa. Tài khoản danh nghĩa được cho là tài khoản mà bạn đóng vào cuối mỗi kỳ kế toán. Tài khoản danh nghĩa còn được gọi là tài khoản tạm thời. Các tài khoản danh nghĩa hoặc tạm thời bao gồm các tài khoản doanh thu, lãi, chi phí và lỗ. Trong tài khoản danh nghĩa, ghi nợ tài khoản nếu công ty của bạn bị lỗ hoặc chi phí. Ghi có vào tài khoản của bạn nếu công ty của bạn cần ghi lại thu nhập hoặc lợi nhuận.

Giả sử bạn mua 3,000 USD hàng hóa từ Công ty ABC. Để ghi lại giao dịch, bạn nên ghi nợ chi phí (mua hàng $3,000) và ghi có vào doanh thu.

Giả sử bạn bán hàng hóa trị giá 1,700 USD cho Công ty ABC. Bạn nên ghi có doanh thu vào Tài khoản bán hàng của mình và ghi nợ chi tiêu.

Tại sao sổ cái chung lại quan trọng?

Sổ cái chung là bản ghi chi tiết về tất cả các giao dịch tiền tệ được điều chỉnh trong suốt thời gian tồn tại của công ty bạn.

Cụm từ “lưu giữ sổ sách” ám chỉ việc lưu giữ một sổ cái chung, hồ sơ kế toán chính cho công ty của bạn nếu bạn sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán kép. Đây là công cụ cơ bản cho phép bạn theo dõi tất cả các giao dịch và sắp xếp chúng thành các danh mục phụ để kế toán viên của bạn có thể tìm thấy hồ sơ tóm tắt, toàn diện về tài chính của công ty bạn, tất cả trong một khu vực.

Sổ cái chung đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính của công ty bạn, hoạt động như một kho lưu trữ toàn diện. Hãy coi nó như một trung tâm trung tâm chứa tất cả thông tin tài chính cần thiết để lập báo cáo tài chính cho công ty bạn. Nó được xây dựng dựa trên các tài liệu cơ bản, với ít nhất một mục nhật ký tương ứng với mỗi giao dịch tài chính. Những tài liệu cơ bản này có thể là hóa đơn hoặc séc bị hủy, dùng làm bằng chứng về các giao dịch được ghi lại.

Dưới đây là sáu lý do chứng minh rằng sổ cái rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn:

• Đơn vay: Người cho vay sẽ liên tục yêu cầu kết hợp các hồ sơ tiền tệ nếu công ty của bạn liên quan đến một khoản vay. Sổ cái chung của bạn có thể cho phép bạn định vị và xác định ngay lập tức bất kỳ dữ liệu nào bạn cần.
• Cân bằng sổ sách của bạn: Sổ cái chung cho phép bạn hoàn thành bảng cân đối thử. Điều này cho phép bạn cân bằng sổ sách.
• Sẵn sàng cho cuộc kiểm toán: Nếu một người được IRS (Sở Thuế vụ) kiểm toán, việc xây dựng cuộc kiểm toán sẽ rất đơn giản vì hồ sơ tiền tệ của bạn đều ở một nơi.
• Phát hiện gian lận: Nó cho phép bạn dễ dàng phát hiện gian lận hoặc bất kỳ vấn đề nào khác với sách của mình vì việc xem qua và hiểu rất đơn giản.
• Truyền thông nội bộ và bên ngoài: Sổ cái chung lưu giữ tất cả dữ liệu cần thiết để lập báo cáo tiền tệ của bạn cho cả mục đích quản lý hoặc sử dụng nội bộ và sử dụng bên ngoài, hoặc nhà đầu tư hoặc người tiêu dùng.
• Tuân thủ thuế và lợi ích: GL đảm bảo rằng mọi xu thu nhập và chi phí đều được hạch toán, khiến việc nộp thuế bớt đau đầu hơn. Hơn nữa, nó có thể giúp xác định các khoản khấu trừ và tín dụng thuế tiềm năng, đảm bảo bạn không lãng phí tiền. Trong lĩnh vực kinh doanh, nơi mỗi đô la đều có giá trị, những lợi ích về thuế này có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể về lợi nhuận của bạn.

Sổ cái chung vs Nhật ký chung

Nhật ký chung, thường được gọi là sổ ghi chép gốc, đóng vai trò là bước cơ bản trong quy trình kế toán. Mỗi giao dịch được ghi lại theo thứ tự thời gian, cung cấp bản tường thuật chi tiết về mọi hoạt động tài chính. Điều này làm cho tạp chí tổng hợp trở thành một nguồn tài nguyên quan trọng cho bất kỳ ai đang tìm kiếm cái nhìn sâu sắc về các mục cụ thể. Đây là cách các mục nhật ký chung trông như thế nào -

Ngược lại, sổ cái chung hay sổ cái kế toán là xương sống của hệ thống kế toán. Đó là nơi diễn ra việc ghi sổ kép, với mỗi giao dịch ảnh hưởng đến hai tài khoản: một ghi nợ và một ghi có. Sổ cái tổng hợp hợp nhất dữ liệu từ nhiều nhật ký khác nhau vào các tài khoản có liên quan, giúp việc lập báo cáo tài chính và đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Đây là cách các mục sổ cái chung trông như thế nào -

Sự khác biệt chính là -

• Chức năng: Nhật ký chung là điểm khởi đầu cho tất cả các giao dịch, mỗi giao dịch được ghi lại theo trình tự thời gian mô tả để đảm bảo sự rõ ràng và dễ đọc. Tuy nhiên, sổ cái chung là nơi các giao dịch này được tóm tắt thành các tài khoản có cấu trúc không mô tả, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình lập báo cáo tài chính.
• Kế toán kép: Mặc dù sổ nhật ký ghi lại các giao dịch theo trình tự thời gian mà không cần cân bằng các khoản nợ và tín dụng cho mỗi mục, sổ cái là nơi ghi sổ kế toán kép phát huy tác dụng, bắt buộc mỗi khoản ghi nợ phải có một khoản tín dụng tương ứng.
• Mục đích và Sử dụng: Nhật ký được sử dụng để ghi lại tường thuật chi tiết của mọi giao dịch, dùng làm tài liệu tham khảo toàn diện. Mục đích của sổ cái là tổng hợp thông tin này, giúp phân tích và giải thích dữ liệu tài chính trên quy mô lớn dễ dàng hơn.

Cách triển khai Sổ cái chung cho doanh nghiệp của bạn

Bước đầu tiên trong việc lựa chọn hệ thống sổ cái chung phù hợp là đánh giá kỹ lưỡng về quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp bạn. Cho dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp địa phương nhỏ hay một tập đoàn đa quốc gia, khối lượng giao dịch và độ phức tạp trong hoạt động sẽ ảnh hưởng đáng kể đến các yêu cầu hệ thống của bạn. Một hệ thống quá cơ bản có thể không xử lý được sự phức tạp, trong khi một hệ thống quá phức tạp có thể khiến các quy trình bị quá tải và chậm lại. Điều quan trọng là đạt được sự cân bằng phù hợp, đảm bảo hệ thống phù hợp với quy mô và nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp bạn.

Với suy nghĩ này, bạn có thể khám phá và tìm phần mềm General Ledger phù hợp với mình dựa trên các tính năng bạn cần. Danh sách kiểm tra dưới đây bao gồm nhiều tính năng mà doanh nghiệp nên xem xét khi đánh giá hệ thống sổ cái chung.

Tính năng kế toán cốt lõi

• Danh mục tài khoản: Tài khoản có thể tùy chỉnh để ghi lại giao dịch.
• Mục tạp chí: Khả năng nhập thủ công và tự động.
• Báo cáo tài chính: Lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
• Hòa giải ngân hàng: Công cụ khớp các giao dịch ngân hàng với các mục GL.
• Các khoản phải trả (AP): Quản lý hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp.
• Các khoản phải thu (AR): Theo dõi hóa đơn, phiếu thu của khách hàng.

Tuân thủ và Báo cáo

• Đường mòn kiểm toán: Hồ sơ về những thay đổi đối với dữ liệu nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ.
• Quản lý thuế: Hỗ trợ các mức thuế suất và khu vực pháp lý khác nhau.
• Hỗ trợ đa tiền tệ: Xử lý các giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ.
• Tuân thủ quy định: Tính năng đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính.

Khả năng mở rộng và linh hoạt

• Cấu trúc mô đun: Các mô-đun bổ sung cho chức năng bổ sung.
• Tùy chọn tùy chỉnh: Khả năng điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu kinh doanh cụ thể.
• Quản lý truy cập người dùng: Kiểm soát quyền và cấp độ truy cập của người dùng.
• khả năng mở rộng: Khả năng xử lý sự tăng trưởng về khối lượng giao dịch và độ phức tạp.

Tích hợp và quản lý dữ liệu

• Tích hợp của bên thứ ba: Khả năng tương thích với các phần mềm kinh doanh khác (CRM, ERP, v.v.).
• Nhập / Xuất dữ liệu: Công cụ di chuyển dữ liệu đến và đi từ hệ thống.
• Quản lý tài liệu: Lưu trữ và truy xuất các tài liệu tài chính.
• Sao lưu và phục hồi: Cơ chế sao lưu và phục hồi dữ liệu.

Tính năng nâng cao

• Dự toán và dự báo: Công cụ để thiết lập mục tiêu tài chính và dự đoán kết quả.
• Kế toán dự án: Theo dõi tài chính cho các dự án cụ thể.
• Quản lý kho: Giám sát mức tồn kho, đơn đặt hàng và doanh số bán hàng.
• Quản lý tài sản cố định: Theo dõi tài sản và khấu hao của công ty.

Trải nghiệm người dùng và khả năng tiếp cận

• Trang tổng quan và Phân tích: Trình bày trực quan về dữ liệu tài chính để hiểu rõ hơn.
• Truy cập di động: Khả năng truy cập hệ thống GL thông qua thiết bị di động.
• Giao diện người dùng: Dễ sử dụng và điều hướng trực quan.
• Báo cáo tùy chỉnh: Công cụ tạo và tùy chỉnh báo cáo tài chính.

Bảo mật và độ tin cậy

• Bảo mật dữ liệu: Mã hóa và lưu trữ dữ liệu an toàn.
• Xác thực người dùng: Bảo mật quá trình đăng nhập.
• Bảo đảm thời gian hoạt động: Cam kết về tính sẵn sàng của hệ thống.
• Hỗ trợ và bảo trì: Truy cập vào hỗ trợ khách hàng và cập nhật hệ thống.

Chi phí và đầu tư

• Chi phí thiết lập ban đầu: Chi phí liên quan đến việc thiết lập hệ thống.
• Phí đăng ký: Chi phí liên tục cho việc sử dụng phần mềm.
• Chi phí tùy chỉnh: Chi phí cho việc tùy chỉnh bổ sung.
• Đào tạo và thực hiện: Chi phí đào tạo nhân viên và triển khai hệ thống.

Hãy xem các tài nguyên dưới đây để so sánh Phần mềm sổ cái chung tốt nhất trên thị trường hiện nay –

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ:

• Phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ năm 2024.
• QuickBooks trực tuyến thường được đánh giá là lựa chọn tổng thể tốt nhất, được đánh giá cao về khả năng mở rộng, bộ tính năng toàn diện và hỗ trợ khách hàng mạnh mẽ. Nó phù hợp cho nhiều loại hình kinh doanh nhỏ.
• Sóng được công nhận về giá trị, cung cấp miễn phí một bộ tính năng cơ bản mạnh mẽ, khiến nó trở nên lý tưởng cho những người mới khởi nghiệp và doanh nghiệp rất nhỏ có nhu cầu kế toán đơn giản.
• Sách tươi nổi bật với các doanh nghiệp hoạt động dựa trên dịch vụ nhỏ, cung cấp các tính năng kế toán dự án mạnh mẽ, hỗ trợ khách hàng tuyệt vời và dễ sử dụng.
• Sách Zoho cung cấp khả năng kế toán di động tuyệt vời và được khuyến nghị cho các doanh nghiệp ưu tiên khả năng tiếp cận và tích hợp với các ứng dụng Zoho khác.

Đối với Doanh nghiệp:

Phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp lớn hơn, việc xem xét các tùy chọn cung cấp chức năng nâng cao, chẳng hạn như Oracle NetSuite và Sage, sẽ có lợi. Những giải pháp này thường hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh hơn ngoài kế toán, chẳng hạn như ERP, CRM và thương mại điện tử.

Nhu cầu cụ thể của ngành:

Việc lựa chọn phần mềm kế toán cũng có thể phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của ngành bạn. Ví dụ,

• FreshBooks được khuyên dùng cho các doanh nghiệp hoạt động dựa trên dịch vụ do tính năng quản lý dự án và theo dõi thời gian​​.
• Các doanh nghiệp bán lẻ hoặc sản xuất có thể tìm kiếm phần mềm có tính năng quản lý hàng tồn kho mạnh mẽ, chẳng hạn như QuickBooks Online hoặc Zoho Books​​.
• MARG ERP 9+ Kế toán đáp ứng các yêu cầu riêng của các công ty chăm sóc sức khỏe với các tính năng thanh toán, quản lý hàng tồn kho, báo cáo tài chính, quản lý hàng tồn kho dược phẩm và theo dõi hồ sơ bệnh nhân.
• Q7 Được xây dựng dành riêng cho ngành vận tải đường bộ, Q7 cung cấp bộ công cụ kế toán đầy đủ bao gồm bảng lương, sổ cái chung, tài khoản phải thu và tài khoản phải trả. Nó được chú ý nhờ tính năng quản lý đơn hàng mạnh mẽ, bao gồm công cụ báo giá để theo dõi và chuyển đổi báo giá thành đơn hàng.
• Phần mềm xây dựng Premier (trước đây là Jonas Premier) lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn trong ngành xây dựng nhờ khả năng quản lý dự án và cập nhật chi phí theo thời gian thực. Tuy nhiên, giá của nó có thể là thách thức đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn hoặc các công ty khởi nghiệp. Đồng thời, Nhà thầu Sage 100 là giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp xây dựng vi mô, cung cấp khả năng mở rộng, các công cụ kỹ thuật số cho sổ cái chung, các tài khoản phải thu và phải trả cũng như hỗ trợ đầy đủ cho việc theo dõi bảng lương và thời gian. Nó được chú ý nhờ giá cả phải chăng hơn và chức năng dành riêng cho từng công trình.

Tóm lại, việc đánh giá phần mềm sổ cái tổng hợp tốt nhất bao gồm

• xem xét quy mô tài chính của bạn,
• đảm bảo có sẵn các tính năng cần thiết và
• đảm bảo phần mềm tương thích với các quy trình hoạt động và nhu cầu tuân thủ của ngành cụ thể của bạn.

Tự động hóa sổ cái chung của bạn

Sổ cái chung là xương sống của hồ sơ tài chính của công ty bạn. Đây là kho lưu trữ tập trung cho tất cả dữ liệu tài chính, bao gồm tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Việc quản lý việc này một cách thủ công, đặc biệt là trong sổ cái kỹ thuật số, không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra lỗi của con người. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, khối lượng giao dịch tăng theo cấp số nhân, khiến việc quản lý thủ công trở thành một phương pháp không bền vững.

Những thiếu sót như sau -

• Tốn thời gian nhập dữ liệu: Nhập thủ công không chỉ chậm; đó là sự tiêu hao nguồn lực, kéo nhân viên ra khỏi các hoạt động có giá trị gia tăng hơn.
• Giao dịch dễ bị lỗi: Yếu tố con người tạo ra một tỷ lệ sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, dẫn đến sự khác biệt có thể xảy ra trong báo cáo tài chính.
• Quy trình phê duyệt không hiệu quả: Các quy trình truyền thống thường liên quan đến chuỗi phê duyệt rườm rà làm trì hoãn thanh toán và làm phức tạp việc quản lý dòng tiền.
• Quy trình đóng sách rườm rà: Quá trình đóng sách có thể tốn nhiều công sức và phức tạp, thường đòi hỏi phải đối chiếu và điều chỉnh thủ công một cách rộng rãi.

Phần mềm tự động hóa kế toán ngày nay đã giảm bớt những thách thức này bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo và tự động hóa quy trình làm việc. Những phần mềm tự động hóa này có thể hoạt động với các hệ thống kế toán khác; nhiều hệ thống có nhiều tùy chọn tích hợp khác nhau, chẳng hạn như API hoặc phần mềm trung gian, để cung cấp khả năng truyền dữ liệu liền mạch giữa các hệ thống khác nhau. Bằng cách này, phần mềm tự động hóa có thể truy xuất dữ liệu như hóa đơn và đơn đặt hàng từ các hệ thống kế toán khác, xử lý chúng và sau đó cập nhật thông tin trong nền tảng kế toán bên ngoài.

Với việc tích hợp, doanh nghiệp có thể tận dụng khả năng của phần mềm tự động hóa kế toán trong khi vẫn sử dụng phần mềm kế toán mà họ cảm thấy thoải mái. Phần mềm tự động hóa kế toán Nanonetschẳng hạn, có thể được tích hợp với các hệ thống kế toán khác, chẳng hạn như QuickBooks và Sage.

Hãy xem cách tự động hóa làm giảm bớt những thách thức trong việc quản lý sổ cái chung của bạn theo cách thủ công.

Thu thập hóa đơn tự động

Hãy tưởng tượng một thế giới nơi tất cả các nỗ lực thu thập hóa đơn và biên lai của bạn hội tụ hài hòa vào một trung tâm trung tâm. Bạn sẽ tạm biệt những ngày sàng lọc email, bộ nhớ dùng chung, cổng nhà cung cấp và cơ sở dữ liệu lỗi thời. Thay vào đó, hãy chào đón một điểm đến hợp lý, nơi mọi hóa đơn, bất kể nguồn gốc của nó, đều được thu thập tự động.

Nhập dữ liệu tự động

Nhập dữ liệu thường là nguyên nhân gây ảnh hưởng đến hiệu quả, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Phần mềm tự động hóa kế toán ngày nay mang đến khả năng Khai thác dữ liệu được hỗ trợ bởi AI với tỷ lệ chính xác ấn tượng trên 99%. Điều này có nghĩa là hóa đơn, biên lai và đơn đặt hàng của bạn được đọc và xử lý mà không cần phải nhập thủ công. Số giờ hoặc thậm chí số ngày lao động mà việc này có thể tiết kiệm được cho nhóm của bạn là vô giá. Đó là kiểu thay đổi khiến nhóm của bạn muốn đến làm việc vào buổi sáng, biết rằng họ có thể tập trung vào những nhiệm vụ thực sự cần chuyên môn của họ.

Xuất và mã hóa dữ liệu sổ cái chung tự động

Dữ liệu được trích xuất được xuất liền mạch sang Sổ cái chung của phần mềm kế toán của bạn theo thời gian thực. Hơn nữa, việc mã hóa các mục GL đã xuất này có thể cực kỳ tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi. Các kỹ thuật AI tiên tiến như NLP và LLM có mặt để giải quyết công việc khó khăn này. Bằng cách tự động hóa mã GL cùng với xuất dữ liệu, bộ phận của bạn có thể làm việc thông minh hơn, không vất vả hơn và đảm bảo các kỹ năng nỗ lực của nhóm được sử dụng ở nơi cần thiết nhất.

Nâng cao độ chính xác bằng xác minh tự động

Sự kỳ diệu của kết hợp 3 chiều tự động không thể được phóng đại. Việc tích hợp hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng giúp giảm cả thời gian sử dụng lẫn khả năng xảy ra lỗi—không cần phải giải quyết những khác biệt hay gửi vô số email theo dõi. Hệ thống này xử lý quá trình xác minh với độ chính xác cao đến mức có cảm giác như có thêm một đôi mắt không thể sai lầm.

Đơn giản hóa quy trình với sự phê duyệt dễ dàng

Tự động hóa quy trình làm việc có nghĩa là việc phê duyệt không còn là trở ngại nữa. Họ trở nên linh hoạt và hoạt động ở nơi tổ chức của bạn hoạt động—cho dù đó là trên email, Slack hay Teams. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết của các cuộc gọi điện thoại gây gián đoạn và hàng loạt lời nhắc quá quen thuộc. Quy trình phê duyệt của bạn trở nên linh hoạt như nhóm của bạn, thích ứng liền mạch với quy trình hoạt động hàng ngày của bạn.

Làm chủ tài chính bằng tính năng đối chiếu tự động

Cuối cùng, hãy nói về việc đóng sách. Việc đối chiếu tự động sẽ biến đổi nhiệm vụ thường xuyên khó khăn này, khớp các giao dịch ngân hàng với các mục sổ cái trong một khoảng thời gian ngắn như trước đây. Những việc trước đây phải mất nhiều ngày giờ có thể được thực hiện trong vài phút. Hãy tưởng tượng việc đóng sổ sách hàng tháng của bạn với tốc độ và độ chính xác đến mức bạn gần như có thể nghe thấy tiếng thở phào nhẹ nhõm chung từ nhóm của mình.

Nanonet cho GL Automation

Việc tích hợp Nanonets vào sổ cái chung hiện tại của bạn có thể cách mạng hóa cách bạn xử lý các quy trình GL của mình. Bằng cách tận dụng sức mạnh của Nanonet, bạn có thể tự động hóa một cách liền mạch việc thu thập hóa đơn, nhập dữ liệu, xuất dữ liệu, mã hóa, xác minh, phê duyệt và đối chiếu. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm đáng kể tỷ lệ sai sót, đảm bảo dữ liệu tài chính của bạn chính xác và cập nhật.

Đăng ký app.nanonets.com.

Bây giờ bạn có thể -

Câu chuyện của khách hàng

Từ các doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn đa quốc gia, những câu chuyện này cho thấy tác động biến đổi của tự động hóa kế toán với Nanonet trong các ngành.

SaltPay: Hợp lý hóa việc quản lý nhà cung cấp với tích hợp SAP

Ngành công nghiệp: Dịch vụ và phần mềm thanh toán
Vị trí: London, Anh

Thử thách: SaltPay phải đối mặt với nhiệm vụ khó khăn là xử lý thủ công hàng nghìn hóa đơn, việc này vừa không thực tế vừa không hiệu quả trong việc quản lý mạng lưới nhà cung cấp rộng khắp của họ.

Giải pháp: Nanonets đã sử dụng công cụ hỗ trợ AI để trích xuất dữ liệu hóa đơn, tích hợp liền mạch với SAP. Việc tích hợp này không chỉ nâng cao độ chính xác của dữ liệu mà còn cải thiện đáng kể hiệu quả của quy trình.

Kết quả: Việc triển khai đã giúp giảm 99% nỗ lực thủ công, cho phép SaltPay quản lý hiệu quả hơn 100,000 nhà cung cấp. Sự cải tiến mạnh mẽ này cũng đã dẫn đến sự gia tăng đáng kể về năng suất và khả năng tự động hóa.

Tapi: Tự động lập hóa đơn bảo trì tài sản

Ngành công nghiệp: Phần mềm bảo trì tài sản
Vị trí: Wellington, New Zealand

Thử thách: Với hơn 100,000 hóa đơn hàng tháng, Tapi cần một giải pháp hiệu quả và có thể mở rộng để quản lý hóa đơn trong hoạt động bảo trì tài sản.

Giải pháp: Sử dụng công cụ AI của Nanonets, trích xuất dữ liệu hóa đơn tự động Tapi, tạo điều kiện tích hợp nhanh chóng với các hệ thống hiện có mà nhân viên không chuyên về kỹ thuật có thể duy trì.

Kết quả: Thời gian xử lý đã giảm từ 6 giờ xuống chỉ còn 12 giây cho mỗi hóa đơn, đồng thời tiết kiệm 70% chi phí lập hóa đơn và đạt được độ chính xác tự động hóa 94%.

Pro Partners Wealth: Tự động nhập dữ liệu kế toán vào Quickbooks

Ngành công nghiệp: Quản lý tài sản và kế toán
Vị trí: Columbia, Missouri

Thử thách: Pro Partners Wealth đã tìm cách cải thiện độ chính xác và hiệu quả của việc nhập dữ liệu để lập hóa đơn vì các công cụ tự động hóa hiện tại còn thiếu.

Giải pháp: Nanonets cung cấp giải pháp phù hợp với khả năng tích hợp và trích xuất dữ liệu chính xác với QuickBooks, cho phép lập hóa đơn hợp lý và xác thực dữ liệu tự động.

Kết quả: Độ chính xác của việc trích xuất dữ liệu vượt quá 95%, tiết kiệm thời gian 40% so với các công cụ OCR truyền thống và tốc độ Xử lý xuyên suốt trên 80%, giảm thiểu nhu cầu can thiệp thủ công.

Augeo: Tự động hóa các khoản phải trả nâng cao trên Salesforce

Ngành công nghiệp: Dịch vụ kế toán và tư vấn
Vị trí: Hoa Kỳ

Thử thách: Augeo cần một giải pháp tài khoản phải trả hiệu quả có thể tích hợp liền mạch với Salesforce để quản lý hàng nghìn hóa đơn hàng tháng mà không phải chịu gánh nặng xử lý thủ công.

Giải pháp: Nanonets cung cấp nền tảng dựa trên AI được thiết kế để xử lý hóa đơn tự động, tạo điều kiện tích hợp dễ dàng với Salesforce để quản lý dữ liệu hiệu quả.

Kết quả: Giải pháp này đã giảm thời gian xử lý hóa đơn từ 4 giờ xuống còn 30 phút mỗi ngày, giảm 88% thời gian nhập dữ liệu thủ công và xử lý 36,000 hóa đơn hàng năm với độ chính xác và hiệu quả cao hơn.

Những câu chuyện của khách hàng này minh họa khả năng ứng dụng rộng rãi và những lợi ích đáng kể của việc tự động hóa kế toán với Nanonets. Bằng cách tận dụng các công cụ hỗ trợ AI và tích hợp liền mạch, các công ty không chỉ tối ưu hóa quy trình GL của mình mà còn mở đường cho hoạt động xuất sắc trên phạm vi rộng hơn. Hành trình của các tổ chức này nhấn mạnh tiềm năng của tự động hóa kế toán để cách mạng hóa hoạt động tài chính, thúc đẩy hiệu quả, độ chính xác và tăng trưởng trong các ngành.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/what-is-a-general-ledger/