Xử lý hóa đơn bằng AI không còn là một giấc mơ khoa học viễn tưởng mà là một thực tế hiện tại đang định hình lại cách các doanh nghiệp quản lý tài khoản của họ. các khoản phải trả (AP). Sự phát triển nhanh chóng của trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (ML) đang đẩy lùi ranh giới của những gì có thể trong tự động hóa kinh doanh.

Từ việc tự động trích xuất dữ liệu đến xác định sự khác biệt của hóa đơn, quy trình xử lý hóa đơn dựa trên AI đang giúp các hoạt động trở nên mượt mà hơn, nhanh hơn và đáng tin cậy hơn. Bạn kết thúc với một quy trình đơn giản hóa và nâng cao độ chính xác và hiệu quả. Vậy, xử lý hóa đơn dựa trên AI chính xác là gì và nó hoạt động như thế nào?

Xử lý hóa đơn dựa trên AI là gì?

Nhóm AP quy trình xử lý hóa đơn thường liên quan đến việc thu thập và nhập dữ liệu thủ công, theo dõi phê duyệt và quy trình thanh toán. Cách tiếp cận truyền thống này có thể khá tốn thời gian, dễ bị lỗi và không hiệu quả. Hãy tưởng tượng xử lý thủ công hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng.

đăng ký hạng mục thi Xử lý hóa đơn AI. Tận dụng khả năng học hỏi và thích ứng của AI, phương pháp này sẽ tự động hóa toàn bộ chu trình xử lý hóa đơn. Bằng cách kết hợp Học máy và Nhận dạng ký tự quang học, xử lý hóa đơn AI có thể trích xuất chính xác dữ liệu từ các định dạng hóa đơn khác nhau, tự động điền hoặc xác thực thông tin và đẩy thông tin đó vào các ứng dụng doanh nghiệp của bạn, giảm nhu cầu can thiệp thủ công.

Hơn nữa, mỗi khi ai đó can thiệp thủ công để sửa lỗi, AI sẽ học hỏi từ đó, cải thiện khả năng nhận dạng dữ liệu của nó. Quá trình học tập này cho phép AI xử lý các định dạng hóa đơn khác nhau, giảm thiểu nhu cầu can thiệp thủ công.

Quá trình xử lý hóa đơn dựa trên AI hoạt động như thế nào?

Quá trình xử lý hóa đơn dựa trên AI hoạt động thông qua sự kết hợp của các công nghệ như Máy học (ML), Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và Nhận dạng ký tự quang học (OCR).

Hãy xem xét chi tiết các bước khác nhau trong quy trình làm việc:

1. Chụp hóa đơn: AI quét các hóa đơn vật lý hoặc kỹ thuật số. Tất cả những gì bạn phải làm là tải hóa đơn lên và AI sẽ hoạt động. Công nghệ OCR chuyển đổi các định dạng hóa đơn khác nhau thành dữ liệu mà AI có thể xử lý.

2. Khai thác dữ liệu: Sau khi hóa đơn được ghi lại, AI sử dụng ML và NLP để trích xuất thông tin liên quan như số hóa đơn, chi tiết nhà cung cấp, ngày, tổng số tiền, chi tiết mục hàng, v.v.

3. Xác thực dữ liệu: Sau khi trích xuất, AI xác thực dữ liệu bằng cách khớp dữ liệu đó với chi tiết đơn đặt hàng trong hệ thống. Bước này đảm bảo không có sai lệch giữa hóa đơn và thông tin chi tiết đơn hàng.

4. Can thiệp thủ công và sửa lỗi: Nếu AI phát hiện bất kỳ sự khác biệt nào mà nó không thể giải quyết, nó sẽ đánh dấu hóa đơn để xem xét thủ công. Như đã đề cập trước đó, bất kỳ sửa đổi thủ công nào cũng giúp AI học hỏi và cải thiện độ chính xác của nó trong tương lai.

5. Lộ trình phê duyệt: Sau khi xác thực dữ liệu và sửa lỗi, AI sẽ chuyển hóa đơn tới người hoặc nhóm có liên quan để phê duyệt. Bước này giúp duy trì sự kiểm soát và tính minh bạch trong quy trình.

6. Xử lý thanh toán: Sau khi được phê duyệt, AI sẽ chuyển tiếp nó để thanh toán dựa trên các điều khoản của hóa đơn và quy tắc kinh doanh, giúp tránh các khoản phí trễ hạn và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp.

Làm cách nào để kết hợp AI giải quyết những thách thức phổ biến trong xử lý hóa đơn?

Hãy đối mặt với nó, việc xử lý hóa đơn có thể khiến bạn đau đầu. Đó là một hoạt động kinh doanh lâu đời nhưng không phải không có những thách thức. Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, sự kém hiệu quả có thể len ​​lỏi vào, dẫn đến thất vọng và tổn thất tài chính.

Các vấn đề như đơn đặt hàng của nhà cung cấp bị trì hoãn do thanh toán trễ, từ chối tín dụng do mâu thuẫn trong quá khứ và lãng phí thời gian để sửa lỗi và theo đuổi phê duyệt đều quá phổ biến. Những thách thức này có thể làm cạn kiệt nguồn lực của bạn và ảnh hưởng nặng nề đến lợi nhuận của bạn.

Rất may, việc kết hợp AI vào xử lý hóa đơn gần đây đã giúp các doanh nghiệp giảm thiểu nhiều vấn đề này.

Vấn đề 1: Nhập dữ liệu thủ công tốn thời gian

Trích xuất dữ liệu hóa đơn theo cách thủ công không chỉ tốn nhiều công sức mà còn tốn thời gian. Mặc dù hóa đơn trên giấy sẽ yêu cầu nhập dữ liệu thủ công, nhưng hóa đơn kỹ thuật số, mặc dù là một bước tiến, vẫn yêu cầu ai đó sàng lọc dữ liệu và sao chép hoặc trích xuất thông tin cần thiết. Và trong trường hợp hệ thống ERP của bạn không được tích hợp với hệ thống lập hóa đơn, nhân viên của bạn sẽ phải nhập dữ liệu vào hai hệ thống theo cách thủ công, làm tăng gấp đôi công việc và tăng khả năng xảy ra lỗi.

Với công nghệ OCR và AI, quy trình này hiện đã được tự động hóa. Hóa đơn có thể được quét và dữ liệu liên quan được thu thập và điền vào hệ thống. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian dành cho việc nhập dữ liệu và cho phép nhóm tài khoản phải trả của bạn tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.

Vấn đề 2: Tỷ lệ lỗi cao khi nhập liệu thủ công

Nhập dữ liệu thủ công dễ xảy ra lỗi do con người. Ngay cả người tỉ mỉ nhất cũng có thể mắc lỗi khi xử lý khối lượng dữ liệu lớn. Những lỗi này có thể dẫn đến chênh lệch thanh toán, có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng sau này, từ chênh lệch tài chính đến mối quan hệ căng thẳng với nhà cung cấp.

Xử lý hóa đơn dựa trên AI giúp giảm đáng kể các lỗi này. Tự động hóa quy trình trích xuất dữ liệu bằng ML và OCR giúp loại bỏ lỗi của con người trong quá trình nhập dữ liệu. Bất kỳ sự khác biệt nào đều nhanh chóng được gắn cờ để xem xét, ngăn những lỗi nhỏ trở thành vấn đề lớn hơn.

Vấn đề 3: Chậm phê duyệt hóa đơn

Sự chậm trễ có thể xảy ra vì một số lý do — người phê duyệt có thể bận, hóa đơn có thể bị thất lạc trong đống giấy tờ, hóa đơn được gửi nhầm người hoặc có thể có sự khác biệt trong bản thân hóa đơn cần phân loại. Lý do của bạn có thể chính đáng, nhưng kết quả là như nhau — mối quan hệ căng thẳng với nhà cung cấp của bạn, đơn đặt hàng của nhà cung cấp bị trì hoãn và các khoản phí trả chậm có thể xảy ra.

Xử lý hóa đơn dựa trên AI hợp lý hóa quy trình phê duyệt. Mỗi cấp phê duyệt được vạch ra trong hệ thống, đảm bảo rằng hóa đơn đến đúng người vào đúng thời điểm. Hóa đơn chưa được phê duyệt có thể được theo dõi dễ dàng hoặc leo thang nếu cần thiết. AI cũng có thể đánh dấu sự khác biệt để xem xét trước khi định tuyến hóa đơn để phê duyệt. Và vì quá trình xử lý thanh toán được tích hợp sẵn trong hệ thống AI, nên khoản thanh toán được xử lý ngay sau khi được phê duyệt.

Vấn đề 4: Thiếu minh bạch và kiểm soát

Hóa đơn giấy dễ bị thất lạc; ngay cả những cái kỹ thuật số cũng có thể bị thất lạc trong biển tệp. Việc thiếu kho lưu trữ trung tâm cho tất cả các hóa đơn gây khó khăn cho việc duy trì quá trình kiểm toán. Hơn nữa, thật khó để triển khai hiệu quả khớp 2 chiều (hoặc thậm chí là khớp 3 chiều nếu cần). Sự thiếu minh bạch và kiểm soát này có thể dẫn đến các vấn đề gian lận và tuân thủ.

AI trong xử lý hóa đơn tạo ra một hệ thống tập trung, giúp dễ dàng theo dõi hóa đơn ở bất kỳ giai đoạn nào. Việc triển khai khớp 2 chiều hoặc 3 chiều trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều với dấu vết kỹ thuật số cho mọi hóa đơn. Việc phát hiện gian lận và sai lệch trở nên đơn giản hơn đáng kể với AI vì nó có thể nhanh chóng xác định các mẫu và điểm bất thường trong dữ liệu. Nó cũng đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn được lưu trữ an toàn với thông tin về người đã xem xét và phê duyệt từng hóa đơn, tăng trách nhiệm giải trình và kiểm soát quy trình.

Vấn đề 5: Khó xử lý hóa đơn phức tạp

Hóa đơn có nhiều định dạng khác nhau, từ hình ảnh được quét đến PDF và không phải hệ thống nào cũng có thể xử lý các định dạng này một cách hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc xử lý hoặc thậm chí làm mất hóa đơn, gây ra sự thất vọng hơn nữa và tổn thất tài chính có thể xảy ra.

AI có thể trích xuất dữ liệu liên quan từ hình ảnh được quét, tệp PDF và các định dạng kỹ thuật số khác bằng công nghệ OCR và xử lý thông minh. AI cũng có thể học và thích ứng với các bố cục hóa đơn, ngôn ngữ, quy định thương mại và tiền tệ khác nhau. Những khả năng này rất hữu ích khi giao dịch với các nhà cung cấp quốc tế hoặc các đơn đặt hàng phức tạp.

Vấn đề 6: Các vấn đề về khả năng mở rộng với doanh nghiệp đang phát triển

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, các giao dịch và hóa đơn của bạn cũng vậy. Xử lý hóa đơn thủ công có thể ngày càng trở nên khó quản lý với sự gia tăng này. Bạn sẽ phải dành nhiều thời gian hơn, thuê thêm nhân viên hoặc xử lý nhiều sai sót và kém hiệu quả hơn khi doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô. Điều này có thể gây căng thẳng đáng kể cho các nguồn lực của bạn và cản trở các kế hoạch phát triển của bạn.

Các hệ thống AI có thể được cấu hình để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của bạn mà không yêu cầu thêm nguồn nhân lực. Bạn có thể dễ dàng tiếp nhận nhiều nhà cung cấp hơn, xử lý khối lượng hóa đơn lớn hơn và xử lý các giao dịch phức tạp. AI cũng có thể học hỏi và thích ứng với nhu cầu kinh doanh đang thay đổi của bạn, tự động hóa nhiều tác vụ hơn theo yêu cầu. Cho dù bạn đang xử lý các hóa đơn đơn hay nhiều dòng hay nhằm mục đích mở rộng cơ sở nhà cung cấp của mình, AI có thể tăng hoặc giảm quy mô khi cần thiết.

Vấn đề 7: Khó khăn trong việc theo dõi và quản lý dòng tiền

Xử lý hóa đơn không hiệu quả có thể dẫn đến các vấn đề về dòng tiền. Nếu không có cái nhìn rõ ràng về các khoản thanh toán đến và đi, việc quản lý tài chính của bạn một cách hiệu quả có thể là một thách thức. Các khoản thanh toán trễ hạn, các khoản thanh toán bị bỏ lỡ hoặc thậm chí các khoản thanh toán vượt mức có thể dẫn đến tổn thất tài chính đáng kể.

Xử lý hóa đơn dựa trên AI cung cấp cho bạn chế độ xem thời gian thực về tình trạng tài chính của bạn. Hệ thống có thể dự đoán dòng tiền dựa trên các hóa đơn và dữ liệu thanh toán hiện có, cho phép bạn lập kế hoạch sử dụng tiền hiệu quả hơn. Nó cũng đảm bảo xử lý thanh toán kịp thời, giảm rủi ro về các khoản phí trễ hoặc các khoản thanh toán bị bỏ lỡ. AI cũng có thể gắn cờ các khoản thanh toán vượt mức tiềm ẩn, giúp bạn tránh các chi phí không cần thiết.

Vấn đề 8: Thiếu khả năng tương tác

Không phải tất cả các hệ thống có thể giao tiếp với nhau một cách hiệu quả. Bạn có thể có một hệ thống lập hóa đơn tuyệt vời, nhưng nếu nó không thể tích hợp với phần mềm tài chính hoặc hệ thống ERP hiện có của bạn, thì nó có thể dẫn đến sự thiếu hiệu quả và các silo dữ liệu. Việc thiếu khả năng tương tác này có thể tạo thêm công việc, vì dữ liệu cần được nhập thủ công vào nhiều hệ thống.

Với AI, bạn có thể tự động hóa toàn bộ quy trình trên các hệ thống khác nhau. AI có thể tích hợp với phần mềm hiện có của bạn, cho phép đồng bộ hóa và truyền dữ liệu liền mạch. Khả năng tương tác này giúp loại bỏ các silo dữ liệu và giảm khối lượng công việc cho nhân viên của bạn. Hơn nữa, AI hoạt động 24×7, nghĩa là nó tiếp tục xử lý hóa đơn và đồng bộ hóa dữ liệu ngay cả sau giờ hành chính, đảm bảo rằng hoạt động của bạn diễn ra suôn sẻ suốt ngày đêm.

Điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các hệ thống xử lý hóa đơn do AI cung cấp đều cung cấp tất cả các tính năng này. Bạn nên xem xét kỹ khả năng của từng hệ thống trước khi đưa ra lựa chọn.

Xử lý hóa đơn dựa trên AI của Nanonets có thể trợ giúp như thế nào

Nanonets kết hợp liền mạch các công nghệ OCR và AI để tự động hóa quá trình xử lý hóa đơn. Bạn có thể nhanh chóng đào tạo hệ thống để nhận dạng các định dạng hóa đơn, bố cục và ngôn ngữ khác nhau, làm cho hệ thống phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và trong các ngành.

Công ty bảo trì tài sản có trụ sở tại New Zealand, Nhưng, đã khai thác sức mạnh của Nanonets để cách mạng hóa hiệu quả hoạt động của nó. Quản lý hơn 110,000 tài sản, Tapi phải đối mặt với thách thức về hệ thống xử lý hóa đơn thủ công, chậm chạp đã cản trở sự phát triển của nó.

Sử dụng Nanonets, họ dễ dàng thu thập thông tin quan trọng từ các hóa đơn, sau đó được gửi đến Tapi để kiểm tra và xác thực. Hệ thống này tỏ ra đáng tin cậy, với tỷ lệ trích xuất dữ liệu ấn tượng 94% và độ chính xác linh hoạt, cho phép tích hợp hệ thống nhanh chóng và liền mạch.

Kết quả thật đáng kinh ngạc. Xử lý thủ công, trước đây mất 6 giờ, đã giảm xuống chỉ còn 12 giây. Chi phí hoạt động liên quan đến lập hóa đơn giảm mạnh 70%, giải phóng nguồn lực cho các lĩnh vực kinh doanh chính khác. Việc quay vòng hóa đơn nhanh chóng đã cải thiện đáng kể trải nghiệm khách hàng của Tapi, thể hiện sức mạnh biến đổi của Giải pháp lập hóa đơn hỗ trợ AI của Nanonets.

Đây là cách Nanonets cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn:

Thu thập dữ liệu tự động: Chụp và trích xuất dữ liệu từ PDF, hình ảnh, bảng tính và các định dạng kỹ thuật số khác một cách dễ dàng. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công, giảm lỗi và tăng tốc thời gian xử lý.

Tích hợp liền mạch: Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm hiện có của bạn như Xero, Sage, Google Sheets, Gmail, Zapier, v.v. Điều này đảm bảo khả năng tương tác và truyền dữ liệu liền mạch, giảm các silo dữ liệu và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, Nanonet có thể mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu xử lý hóa đơn ngày càng tăng của bạn. Tính linh hoạt này đảm bảo bạn có thể quản lý các hóa đơn lớn hơn mà không cần thêm tài nguyên.

xử lý thông minh: Tận dụng AI để hiểu và xử lý các hóa đơn phức tạp, bất kể bố cục, ngôn ngữ hay đơn vị tiền tệ. Quá trình xử lý thông minh của Nanonet có thể thích ứng với nhu cầu kinh doanh luôn thay đổi, cho phép bạn xử lý nhiều nhà cung cấp quốc tế hơn và quy trình công việc phức tạp.

Phân tích thời gian thực: Dễ dàng theo dõi trạng thái hóa đơn, theo dõi dòng tiền và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu chính xác.

Hoạt động 24×7: Với Nanonets, quá trình xử lý hóa đơn không dừng lại sau giờ hành chính. AI hoạt động suốt ngày đêm, đảm bảo hóa đơn của bạn được xử lý kịp thời và hoạt động của bạn diễn ra suôn sẻ.

Tuân thủ quy định: Tự động tạo các bản kiểm tra và đảm bảo tất cả các hóa đơn tuân thủ các tiêu chuẩn quy định. Tính năng này không chỉ giúp duy trì tính minh bạch mà còn giúp tuân thủ dễ dàng hơn.

Giảm chi phí: Giảm chi phí vận hành bằng cách tự động hóa các tác vụ xử lý thủ công. Với thời gian xử lý nhanh hơn đáng kể, bạn có thể giảm chi phí chung, dẫn đến lợi nhuận tốt hơn.

Lời cuối

Xử lý hóa đơn dựa trên AI đang trao quyền cho các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Nó cho phép các nhóm AP chuyển từ vai trò phản ứng sang chủ động, tập trung nhiều hơn vào các nhiệm vụ chiến lược hơn là nhập dữ liệu thông thường. Mặc dù chi phí trả trước để triển khai AI có vẻ cao, nhưng khoản tiết kiệm dài hạn và hiệu quả hoạt động khiến nó trở thành một khoản đầu tư đáng giá.

Khi AI tiếp tục phát triển, khả năng xử lý hóa đơn của nó cũng vậy. Tương lai hứa hẹn khả năng trích xuất dữ liệu chính xác hơn, tích hợp hệ thống liền mạch và tự động hóa trực quan.

Hãy nhớ rằng, sự thành công của việc triển khai AI trong quá trình xử lý hóa đơn của bạn phụ thuộc vào việc chọn đúng giải pháp phù hợp với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của bạn. Dành thời gian để xem xét các lựa chọn khác nhau, hiểu ưu và nhược điểm của chúng và đưa ra quyết định sáng suốt. 

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Ô tô / Xe điện, Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• ChartPrime. Nâng cao trò chơi giao dịch của bạn với ChartPrime. Truy cập Tại đây.
• BlockOffsets. Hiện đại hóa quyền sở hữu bù đắp môi trường. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/ai-invoice-processing/