Trong bối cảnh kinh doanh đang phát triển nhanh chóng, hiệu quả của các quy trình Tài khoản phải trả (AP) không còn chỉ là mối quan tâm của bộ phận hỗ trợ mà là một mệnh lệnh chiến lược. Tính chất phức tạp và tốn nhiều tài nguyên của công việc AP truyền thống đang trở nên không bền vững, đặc biệt khi đối mặt với nhu cầu ngày càng tăng về tốc độ và độ chính xác.

Tự động hóa các khoản phải trả (AP) là việc sử dụng công nghệ để hợp lý hóa và cải thiện quy trình quản lý hóa đơn và các khoản thanh toán của công ty cho người khác. Thay vì xử lý hóa đơn, kiểm tra và thanh toán theo cách thủ công, tính năng tự động hóa AP sử dụng phần mềm để thực hiện các tác vụ này nhanh hơn, chính xác hơn và tốn ít nhân công hơn. Điều này có thể giúp các công ty thanh toán hóa đơn đúng hạn, tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Blog của chúng tôi đề cập đến sự phức tạp của các quy trình AP, trình bày một lộ trình rõ ràng để tự động hóa AP. Câu chuyện này chủ yếu được thúc đẩy bằng cách thay thế các tác vụ thủ công liên quan đến các tài khoản phải trả bằng phần mềm; nhưng đó cũng là một câu chuyện lớn hơn về việc trong thế giới kinh doanh, những cuộc cách mạng có ảnh hưởng lớn nhất thường diễn ra lặng lẽ, đằng sau hậu trường, thay đổi cơ cấu đời sống doanh nghiệp theo những cách sâu sắc.

Tại sao các khoản phải trả lại có nhiều thách thức như vậy?

Đây là một câu hỏi từ lâu đã làm đau đầu các chuyên gia tài chính giỏi nhất. Các khoản phải trả thường được coi là một hàm chi phí trong các công ty và lý do rất đơn giản - không ai muốn tốn thời gian thanh toán hóa đơn và nhập dữ liệu về thanh toán hóa đơn!

Tuy nhiên, nó vẫn (rất) là một chức năng kinh doanh thiết yếu.

Lý do AP gặp khó khăn trong việc tối ưu hóa thực sự là do bản chất của quái thú.

Các hoạt động chính trong quy trình AP (Trích xuất dữ liệu, mã hóa hóa đơn, đồng bộ hóa ERP) về cơ bản là các hoạt động chuyển đổi dữ liệu. Việc tự động hóa những việc đó sẽ trở nên đơn giản với công nghệ ngày nay.

Tuy nhiên, quan trọng hơn, công việc của AP còn có sự can thiệp của con người – để xem xét, phê duyệt và kiểm soát tài chính.

Chính sự kết hợp giữa chuyển đổi dữ liệu và đầu vào của con người đã khiến AP trở thành một quá trình nổi tiếng phức tạp và khó tối ưu hóa.

Chính xác thì những thách thức này là gì?

Dưới đây là cái nhìn chi tiết về từng bước của quy trình AP. Bằng cách đọc tiếp, chúng ta có thể thấy những thách thức cố hữu nằm ở đâu trong từng phần của quy trình xử lý tài khoản phải trả.

• Thu thập hóa đơn: Sự thiếu hiệu quả trong việc quản lý kết hợp hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, dẫn đến thất lạc tài liệu và xử lý chậm trễ.

• Nhập dữ liệu: Việc nhập dữ liệu thủ công gây ra sự thiếu chính xác và chậm trễ trong hồ sơ và báo cáo tài chính.

• Xác minh: Quá trình kiểm tra chéo hóa đơn với PO và phiếu giao hàng tốn nhiều thời gian, thường dẫn đến thanh toán bị chậm trễ.

• Sự chấp thuận: Quy trình phê duyệt rườm rà với những thách thức trong việc cung cấp bối cảnh cho người phê duyệt, theo dõi trạng thái hóa đơn và đảm bảo ủy quyền kịp thời.

• Thanh toán: Khó khăn trong việc quản lý nhiều điều khoản, lịch trình và loại tiền thanh toán trong khi vẫn đảm bảo thanh toán kịp thời.

• Đối chiếu: Quá trình sử dụng nhiều lao động để khớp các giao dịch ngân hàng với các mục sổ cái.

• Giải quyết tranh chấp: Quá trình giải quyết tranh chấp tốn thời gian và phức tạp, ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà cung cấp và hiệu quả hoạt động.

Các khoản phải trả không hiệu quả: Một trở ngại đã được chứng minh đối với sự phát triển của tổ chức

Việc sử dụng quy trình tài khoản thủ công cho doanh nghiệp của bạn sẽ làm chậm sự phát triển của doanh nghiệp bằng cách ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác, hiệu quả và chi phí liên quan đến quy trình AP –

1. Chi phí hoạt động không cần thiết: Chi phí xử lý hóa đơn thủ công tăng từ $13 lên $50, kéo dài thời gian thanh toán tài khoản lên đến ba tuần.
2. Hình phạt và mối quan hệ căng thẳng với nhà cung cấp: Gần một nửa số nhà cung cấp phải đối mặt với việc thanh toán chậm, làm căng thẳng mối quan hệ với nhà cung cấp và phải chịu các khoản phí hoặc hình phạt trễ hạn.
3. Sự hỗn loạn của dòng tiền: 74% giám đốc tài chính của doanh nghiệp vừa và nhỏ nhận ra rằng việc số hóa quy trình thanh toán AP sẽ cải thiện bảng cân đối kế toán.
4. Rủi ro gian lận và tuân thủ: Một nghiên cứu của ACFE cho thấy 14% trường hợp gian lận bắt nguồn từ bộ phận kế toán, với mức thiệt hại trung bình là 200,000 USD mỗi trường hợp.
5. Năng suất bị mất: Thời gian xử lý hóa đơn trung bình trong môi trường thủ công có thể lên tới 45 ngày. Điều này thể hiện sự lãng phí thời gian và nguồn nhân lực quý giá được dành tốt hơn cho các sáng kiến ​​​​có tác động hơn.

Bạn đang tìm cách tích hợp AI vào chức năng AP của mình? Đặt trước bản demo trực tiếp kéo dài 30 phút để xem Nanonet có thể giúp nhóm của bạn triển khai từ đầu đến cuối như thế nào Tự động hóa AP.

Bây giờ hãy xem AP Automation hợp lý hóa quy trình tài khoản phải trả và giải quyết những vấn đề này như thế nào.

Tự động hóa tài khoản phải trả là gì?

Tự động hóa các khoản phải trả (AP) đề cập đến quy trình công nghệ số hóa, hợp lý hóa, tự động hóa và tối ưu hóa việc quản lý các hoạt động tài khoản phải trả của công ty – nâng cao hiệu quả, độ chính xác và tuân thủ.

AP Automation xem xét việc trả lời một câu hỏi cụ thể – làm cách nào để mỗi bước của quy trình tài khoản phải trả tốt hơn gấp 10 lần?

Chúng ta hãy đi qua từng bước một và hiểu điều này.

Áp dụng tính năng thu thập hóa đơn tự động

Hãy tưởng tượng một thế giới nơi mọi nỗ lực thu thập hóa đơn của bạn hội tụ hài hòa vào một trung tâm trung tâm. Đây không phải là giấc mơ xa vời—đó là hiện thực với AP Automation. Bạn sẽ tạm biệt những ngày sàng lọc email, bộ nhớ dùng chung, cổng nhà cung cấp và cơ sở dữ liệu lỗi thời. Thay vào đó, hãy chào đón một điểm đến hợp lý, nơi mọi hóa đơn, bất kể nguồn gốc của nó, đều được thu thập tự động. Chỉ cần nghĩ về thời gian bạn sẽ tiết kiệm được và giảm thiểu sai sót!

Hoàn thiện nghệ thuật nhập dữ liệu tự động

Nhập dữ liệu thường là nguyên nhân gây ảnh hưởng đến hiệu quả, nhưng không nhất thiết phải như vậy. AP Automation mang đến khả năng Trích xuất dữ liệu được hỗ trợ bởi AI với tỷ lệ chính xác ấn tượng trên 99%. Điều này có nghĩa là hóa đơn và đơn đặt hàng của bạn được đọc và xử lý mà không cần phải nhập thủ công. Số giờ hoặc thậm chí số ngày lao động mà việc này có thể tiết kiệm được cho nhóm của bạn là vô giá. Đó là kiểu thay đổi khiến nhóm của bạn muốn đến làm việc vào buổi sáng, biết rằng họ có thể tập trung vào những nhiệm vụ thực sự cần chuyên môn của họ.

Hợp lý hóa với Mã hóa GL và Xuất dữ liệu tự động

Tất cả chúng ta đều biết việc mã hóa hóa đơn có thể tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi như thế nào. Nhưng với AP Automation, các kỹ thuật AI tiên tiến như NLP và LLM sẵn sàng giải quyết công việc khó khăn này. Bằng cách tự động hóa mã hóa GL và xuất dữ liệu, bộ phận của bạn có thể làm việc thông minh hơn, không vất vả hơn và đảm bảo các kỹ năng nỗ lực của nhóm được sử dụng ở nơi cần thiết nhất.

Nâng cao độ chính xác bằng xác minh tự động

Sự kỳ diệu của kết hợp 3 chiều tự động không thể được phóng đại. Việc tích hợp hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng giúp giảm cả thời gian sử dụng lẫn khả năng xảy ra lỗi—không cần phải giải quyết những khác biệt hay gửi vô số email theo dõi. Hệ thống này xử lý quá trình xác minh với độ chính xác cao đến mức có cảm giác như có thêm một đôi mắt không thể sai lầm.

Đơn giản hóa quy trình với sự phê duyệt dễ dàng

Tự động hóa quy trình làm việc có nghĩa là việc phê duyệt không còn là trở ngại nữa. Họ trở nên linh hoạt và hoạt động ở nơi tổ chức của bạn hoạt động—cho dù đó là trên email, Slack hay Teams. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết của các cuộc gọi điện thoại gây gián đoạn và hàng loạt lời nhắc quá quen thuộc. Quy trình phê duyệt của bạn trở nên linh hoạt như nhóm của bạn, thích ứng liền mạch với quy trình hoạt động hàng ngày của bạn.

Đạt được tính linh hoạt với thanh toán liền mạch

AP Automation không chỉ xử lý hóa đơn; đó còn là việc tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thanh toán. Điều này có nghĩa là việc thanh toán trực tiếp trên toàn cầu trở nên không cần lo lắng vì bạn có thể tin tưởng rằng hệ thống sẽ xử lý các khoản phí ngoại hối và tránh các khoản bồi hoàn đột ngột. Điều này cũng có nghĩa là bạn có thể đảm bảo với nhà cung cấp của mình về các khoản thanh toán kịp thời và chính xác, thúc đẩy mối quan hệ tốt hơn và chuỗi cung ứng mạnh mẽ hơn.

Làm chủ tài chính bằng tính năng đối chiếu tự động

Cuối cùng, hãy nói về việc đóng sách. Việc đối chiếu tự động sẽ biến đổi nhiệm vụ thường xuyên khó khăn này, khớp các giao dịch ngân hàng với các mục sổ cái trong một khoảng thời gian ngắn như trước đây. Những việc trước đây phải mất nhiều ngày giờ có thể được thực hiện trong vài phút. Hãy tưởng tượng việc đóng sổ sách hàng tháng của bạn với tốc độ và độ chính xác đến mức bạn gần như có thể nghe thấy tiếng thở phào nhẹ nhõm chung từ nhóm của mình.

Bạn đang tìm cách thêm AI vào quy trình Kế toán của mình? Đặt bản demo trực tiếp kéo dài 30 phút để xem Nanonets có thể giúp nhóm của bạn triển khai từ đầu đến cuối như thế nào Tự động hóa AP.

AP Automation là đồng minh tốt nhất mà bộ phận tài chính của bạn từng có. Đó là việc chuyển đổi các quy trình AP của bạn trở nên tốt hơn gấp mười lần không chỉ về hiệu quả mà còn về sự hài lòng và độ chính xác trong công việc.

Nó tạo ra sự thay đổi cơ bản trong bộ phận tài khoản phải trả của bạn, chuyển từ cách tiếp cận theo định hướng nhiệm vụ sang cách tiếp cận tập trung vào chiến lược. Nắm bắt những thay đổi này và bạn sẽ không chỉ thấy sự thay đổi trong quy trình công việc mà còn cả tinh thần của nhóm khi họ nhận ra tiềm năng của những gì họ có thể đạt được với thời gian thích hợp và công nghệ phù hợp trong tầm tay.

Nói số

Nhiều số liệu thống kê được báo cáo khác nhau nhấn mạnh tác động của AP Automation. Những con số này thể hiện câu chuyện về loại thành công mà bạn và nhóm của bạn có thể mong đợi được trải nghiệm.

Giảm chi phí đáng kể trong quá trình xử lý

Hãy bắt đầu với tình hình tài chính của bộ phận bạn. AP Automation đã được chứng minh là có thể cắt giảm chi phí xử lý tới 70%. Đây không chỉ là tiết kiệm từng xu; đó là việc phân bổ lại ngân sách của bạn theo hướng phát triển, đào tạo và thậm chí có thể là chiếc máy pha cà phê espresso văn phòng mà mọi người đang để mắt tới. Hãy coi đây như một khoản đầu tư vào cả hiệu quả và sức khỏe của nhóm bạn.

Thời gian là điều cốt yếu

Bây giờ, hãy tưởng tượng thời gian xử lý hóa đơn của bạn giảm 384%. Đó không phải là lỗi đánh máy, đó là một cuộc cách mạng. Mức giảm đáng kể này có nghĩa là nhóm của bạn có thể xử lý nhiều hóa đơn nhanh hơn bao giờ hết, giải phóng thời gian để tập trung vào các sáng kiến ​​chiến lược thực sự quan trọng. Với AP Automation, “Tôi không có thời gian cho việc đó” trở thành “Chương trình làm việc tiếp theo là gì?”

Giảm lỗi để yên tâm

Chúng tôi biết lỗi có thể không chỉ gây khó chịu—chúng còn có thể gây tốn kém. Giảm 37% lỗi xử lý hóa đơn, AP Automation mang lại sự an tâm cho hoạt động của bạn. Ít lỗi hơn có nghĩa là bạn phải dành ít thời gian hơn cho chu trình sửa lỗi và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu của bạn hơn. Điều này cũng có nghĩa là ít xích mích hơn với các nhà cung cấp và các bên liên quan, tạo điều kiện thuận lợi cho các mối quan hệ và hoạt động suôn sẻ hơn.

Nuôi dưỡng mối quan hệ với nhà cung cấp

Nói về các mối quan hệ, hãy nói về 76% tổ chức báo cáo mức độ hài lòng của nhà cung cấp ngày càng tăng. Đây là chìa khóa. Các nhà cung cấp hạnh phúc có nghĩa là một chuỗi cung ứng đáng tin cậy và các cơ hội đàm phán và giảm giá sau này. Các nhà cung cấp của bạn sẽ nhận thấy và đánh giá cao tính đúng giờ và chính xác của các khoản thanh toán của bạn nhờ vào AP Automation.

Tối ưu hóa dòng tiền thông qua chiết khấu thanh toán sớm

Tiết kiệm 3% thông qua chiết khấu thanh toán sớm mang lại cho tổ chức của bạn một sự đổi mới về tài chính, tăng cường dòng tiền của bạn và cung cấp cho bạn nhiều đòn bẩy và tính linh hoạt hơn trong hoạt động tài chính của bạn.

Tuân thủ mà không có biến chứng

Cuối cùng, viên ngọc quý của AP Automation: tuân thủ 100% không căng thẳng. Trong thời đại mà nhu cầu pháp lý ngày càng tăng, việc đạt được sự tuân thủ hoàn toàn mà không gặp căng thẳng quả là một điều kỳ diệu.

Sự thay đổi chiến lược

Điều quan trọng là phải nói về sự thay đổi sâu sắc mà Tự động hóa tài khoản phải trả mang lại đặc tính và hoạt động của bộ phận AP. Đây không chỉ là sự thay đổi về cách thực hiện nhiệm vụ—mà còn là sự phục hưng trong chính vai trò của các khoản phải trả trong tổ chức của bạn. Điều này được đánh dấu bằng việc chuyển từ quy trình làm việc theo định hướng nhiệm vụ sang cách tiếp cận tập trung vào chiến lược.

• Từ xử lý đến phân tích: Hãy tưởng tượng nhân viên của bạn sử dụng thời gian tiết kiệm được từ việc nhập dữ liệu thủ công để tiến hành phân tích chi tiêu kỹ lưỡng, xác định xu hướng và cơ hội tiết kiệm chi phí. Họ có thể thương lượng các điều khoản tốt hơn với nhà cung cấp, tận dụng chiết khấu theo số lượng lớn hoặc khám phá các lợi ích thanh toán sớm nhờ tính linh hoạt tài chính mới được phát hiện.
• Từ phản ứng đến lập kế hoạch: Thay vì phản ứng với chu kỳ vô tận của hóa đơn và phê duyệt, giờ đây nhóm của bạn có thể chủ động lập kế hoạch. Với hiệu quả đạt được từ AP Automation, bạn có đủ khả năng để phát triển các dự báo ngân sách mạnh mẽ và tham gia vào việc lập kế hoạch tài chính chiến lược. Điều này có thể liên quan đến việc xây dựng các kế hoạch dự phòng để đảm bảo sự ổn định tài chính trong thời kỳ thị trường biến động hoặc phân bổ nguồn lực cho các dự án tăng trưởng và mở rộng.
• Từ giải quyết đến đổi mới: Thay vì mất hàng giờ để giải quyết lỗi và đối chiếu tài khoản, nhóm của bạn giờ đây có thể tập trung vào đổi mới. Điều này có nghĩa là họ có thể triển khai các công nghệ thanh toán mới, như thẻ ảo hoặc chuỗi khối để giao dịch an toàn và hiệu quả. Hoặc có lẽ họ có thể khám phá các sáng kiến ​​bền vững, chẳng hạn như chuyển sang quy trình AP hoàn toàn không cần giấy tờ, điều này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn hỗ trợ các mục tiêu môi trường của công ty bạn.
• Từ giao dịch đến mối quan hệ: AP Automation chuyển trọng tâm từ nhiệm vụ giao dịch sang xây dựng và nuôi dưỡng các mối quan hệ. Nhóm của bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để làm việc với các nhà cung cấp để cải thiện chuỗi cung ứng hoặc với các bên liên quan nội bộ để hiểu và đáp ứng nhu cầu mua sắm của họ tốt hơn. Họ có thể bắt đầu đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp, tạo mối quan hệ đối tác chiến lược và cộng tác trên các sáng kiến ​​chung mang lại lợi ích chung.
• Từ tuân thủ đến lãnh đạo: Cuối cùng, thoát khỏi việc kiểm tra tuân thủ tốn thời gian, nhóm của bạn giờ đây có thể dẫn đầu về các phương pháp thực hành tốt nhất để quản trị tài chính. Họ có thể thiết lập các khuôn khổ kiểm soát nội bộ đặt ra các tiêu chuẩn ngành và đóng góp vào tư duy lãnh đạo trong hoạt động tài chính. Quan điểm chủ động về tuân thủ này cũng có thể bảo vệ tổ chức của bạn khỏi những thay đổi về quy định trong tương lai, giúp bạn trở thành một bộ phận có tư duy cầu tiến và kiên cường.

Những điều cơ bản về tự động hóa AP

Trong bất kỳ câu chuyện đang diễn biến nào, đều có những yếu tố không thể thương lượng - phải có để câu chuyện tiếp tục. Khi nói đến tự động hóa AP, 3 yếu tố không thể thương lượng này là trụ cột sẽ đảm bảo cấu trúc hiệu quả vững chắc cho quy trình thanh toán tài khoản của bạn.

1. Hội nhập: Cầu nối tới tương lai

Điều này liên quan đến việc hợp nhất liền mạch các công cụ tự động hóa AP mới với các hệ thống ERP hiện có. Chọn một công cụ AP có thể dễ dàng kết hợp với các hệ thống ERP hiện tại, cung cấp đường dẫn trực tiếp đến thị trường và giảm thời gian tạo ra giá trị.

2. Hỗ trợ bởi AI: Tâm trí đằng sau cỗ máy

Trụ cột thứ hai là trí thông minh của hệ thống, lõi được hỗ trợ bởi AI giúp định hình quy trình làm việc, đảm bảo rằng mọi quy trình thủ công và chuyển đổi dữ liệu đều được tự động hóa và mọi đánh giá của con người đều dễ dàng hơn.

3. Khả năng mở rộng: Yêu cầu tăng trưởng

Cuối cùng, khả năng mở rộng nói lên tham vọng tăng trưởng. Chọn phần mềm đáp ứng nhu cầu hiện tại và mở rộng quy mô một cách liền mạch với sự phát triển kinh doanh của bạn, tránh việc phải sửa chữa và cấp phép hệ thống tốn kém.

Danh sách kiểm tra tự động hóa AP

Dưới đây là danh sách đầy đủ các chức năng mà bạn nên cân nhắc để ưu tiên.

Bạn có thể coi đây như một bài chia sẻ để giữ lại để tham khảo.

Cách mạng hóa các tài khoản phải trả của bạn – Bắt đầu

Hãy khám phá cách bắt đầu với AP Automation và tích hợp nó vào quy trình thanh toán tài khoản của bạn. Dưới đây là một số điều cần ghi nhớ.

1. Nắm bắt tư duy tự động hóa: Bắt đầu với triết lý rằng tự động hóa là chiến lược cốt lõi, không phải là suy nghĩ lại. Tư duy này đảm bảo rằng mọi quy trình và quyết định đều tối đa hóa hiệu quả và độ chính xác.

2. Xác định thước đo thành công của bạn: Xác định các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được để đánh giá sự thành công của quá trình chuyển đổi. Điều này có thể giúp giảm thời gian xử lý, cắt giảm chi phí hoặc cải thiện độ chính xác. Biết thành công trông như thế nào là rất quan trọng để theo dõi tiến độ.

3. Hợp tác với nhà cung cấp tập trung vào ROI: Chọn một nhà cung cấp hỏi về số liệu thành công của bạn và thể hiện cam kết thực sự trong việc mang lại giá trị.

4. Đảm bảo sự tham gia của các bên liên quan: Thu hút sự hỗ trợ từ lãnh đạo bằng cách nêu rõ đề xuất giá trị của tự động hóa AP – tiết kiệm chi phí, cải thiện hiệu quả và kiểm soát tài chính mạnh mẽ hơn.

5. Đánh giá các quy trình AP hiện tại: Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các quy trình AP hiện tại của bạn. Xác định các lĩnh vực kém hiệu quả và tiềm năng tự động hóa.

6. Làm rõ các yêu cầu và tùy chỉnh: Phác thảo rõ ràng những gì bạn cần từ một công cụ tự động hóa AP, bao gồm mọi tùy chỉnh cụ thể.

7. Kế hoạch tích hợp và khả năng mở rộng: Đảm bảo giải pháp đã chọn tích hợp tốt với các hệ thống hiện có của bạn và có thể mở rộng để thích ứng với sự phát triển kinh doanh trong tương lai và nhu cầu thay đổi.

8. Thực hiện, đào tạo và thích ứng: Sau khi triển khai, hãy tập trung đào tạo toàn diện cho đội ngũ của bạn. Hãy chuẩn bị sẵn sàng để điều chỉnh các quy trình khi cần thiết, dựa trên phản hồi và yêu cầu ngày càng phát triển.

Hành trình Tự động hóa AP của bạn với Nanonets trông như thế nào?

Câu chuyện thành công của Tự động hóa AP với Nanonets

Từ các doanh nghiệp nhỏ đang vật lộn với việc thiết lập quy trình làm việc AP, cho đến các tập đoàn lớn đang tìm cách tăng hiệu quả trong quy trình thanh toán tài khoản của họ, những câu chuyện này cung cấp cái nhìn toàn cảnh về những lợi ích hữu hình mà tự động hóa AP có thể mang lại.

SaltPay sử dụng Nanonet để tích hợp với SAP để tự động hóa các tài khoản phải trả

Có trụ sở tại London, Anh, SaltPay là nhà cung cấp dịch vụ thanh toán và phần mềm cho các doanh nghiệp địa phương ở Châu Âu. Được thành lập vào năm 2019, công ty cung cấp dịch vụ của mình cho hơn 100,000 doanh nghiệp vừa và nhỏ trên khắp Châu Âu.

Thách thức

• SaltPay cần tích hợp SAP để quản lý nhà cung cấp hiệu quả.
• Việc xử lý hàng nghìn hóa đơn theo cách thủ công là không thực tế.

Dung dịch

• Nanonets cung cấp công cụ hỗ trợ AI để trích xuất dữ liệu hóa đơn.
• Tích hợp liền mạch với SAP, nâng cao độ chính xác của dữ liệu và hiệu quả xử lý.

Kết quả

• Giảm đáng kể nỗ lực thủ công và tiết kiệm 99% thời gian.
• Quản lý thành công hơn 100,000 nhà cung cấp.
• Tăng đáng kể năng suất và khả năng tự động hóa.

Tapi tự động hóa hóa đơn bảo trì tài sản bằng nanonet

Phần mềm bảo trì tài sản của Tapi giúp đơn giản hóa việc bảo trì tài sản. Có trụ sở tại Wellington, New Zealand, Tapi giúp duy trì 110,000 cơ sở kinh doanh và đang mở rộng nhanh chóng.

Thách thức

• Xử lý thủ công hơn 100,000 hóa đơn hàng tháng trong việc bảo trì tài sản.
• Cần quản lý hóa đơn hiệu quả và có thể mở rộng.

Dung dịch

• Công cụ Nanonets AI để trích xuất dữ liệu hóa đơn tự động.
• Tích hợp nhanh chóng với các hệ thống hiện có, được duy trì bởi đội ngũ nhân viên không chuyên về kỹ thuật.

Kết quả

• Thời gian xử lý giảm từ 6 giờ xuống còn 12 giây.
• Tiết kiệm 70% chi phí trong việc lập hóa đơn.
• Độ chính xác tự động hóa 94%.

Pro Partners Wealth tự động hóa việc nhập dữ liệu kế toán bằng Nanonets

Pro Partners Wealth, có trụ sở tại Columbia, Missouri, chuyên cung cấp dịch vụ kế toán và quản lý tài sản cho các chủ sở hữu thú y.

Thách thức

• Pro Partners Wealth cần nhập dữ liệu chính xác và hiệu quả để lập hóa đơn.
• Các công cụ tự động hóa hiện tại không đủ, dẫn đến tỷ lệ lỗi cao.

Dung dịch

• Nanonets cung cấp giải pháp tùy chỉnh với khả năng trích xuất và tích hợp dữ liệu chính xác với QuickBooks.
• Đã bật tính năng lập hoá đơn hợp lý và xác thực dữ liệu tự động.

Kết quả

• Đạt được độ chính xác trên 95% trong việc trích xuất dữ liệu.
• Tiết kiệm 40% thời gian so với các công cụ OCR truyền thống.
• Tỷ lệ xử lý xuyên suốt trên 80%, giảm sự can thiệp thủ công.

Augeo tận dụng Nanonet để tự động hóa tài khoản phải trả trên Salesforce

Augeō cung cấp các dịch vụ tư vấn và kế toán thuê ngoài, đồng thời đóng vai trò là bộ phận kế toán ảo cho nhiều khách hàng khác nhau trên khắp Hoa Kỳ. Người sáng lập và Giám đốc điều hành của họ, Ken Christiansen (cựu Giám đốc Tài chính tại Kaiser Permanente), có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Tài chính và Kế toán.

Thách thức

• Augeo cần một giải pháp thanh toán tài khoản hiệu quả trên Salesforce.
• Xử lý thủ công hàng nghìn hóa đơn hàng tháng.

Dung dịch

• Nanonets cung cấp nền tảng dựa trên AI để xử lý hóa đơn tự động.
• Tích hợp với Salesforce để xử lý dữ liệu hợp lý.

Kết quả

• Giảm thời gian xử lý hóa đơn từ 4 giờ xuống còn 30 phút mỗi ngày.
• Giảm 88% thời gian dành cho việc nhập dữ liệu thủ công.
• Xử lý 36,000 hóa đơn hàng năm với độ chính xác và hiệu quả cao hơn.

Những câu hỏi thường gặp

Tự động hóa tài khoản phải trả là gì?

Tự động hóa các khoản phải trả giống như mang lại cho nhóm tài chính của bạn một siêu năng lực. Đó là việc sử dụng phần mềm để chuyển đổi việc xử lý các tài khoản phải trả theo cách thủ công, truyền thống thành một quy trình kỹ thuật số hợp lý. Bằng cách tự động hóa các tác vụ như xử lý hóa đơn, nhập dữ liệu và lập lịch thanh toán, doanh nghiệp có thể tăng tốc quy trình làm việc, giảm sai sót và hiểu rõ hơn về tài chính của mình theo thời gian thực. Hãy coi nó như hoạt động tài chính của bạn chạy trên chế độ lái tự động, với hiệu quả và khả năng kiểm soát được cải thiện.

Tự động hóa tác động như thế nào đến tính chính xác của các tài khoản phải trả?

Hãy tưởng tượng một thế giới nơi hóa đơn bị thất lạc, lỗi đánh máy và tính toán sai đã là chuyện quá khứ. Đó là thế giới của các tài khoản phải trả tự động. Bằng cách giảm thiểu sự can thiệp của con người, tự động hóa làm giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi. Nó giống như có một trợ lý ảo tỉ mỉ, không mệt mỏi, người đảm bảo mọi con số đều chính xác, nâng cao độ chính xác tổng thể cho các hoạt động tài chính của bạn.

Tự động hóa có thể tích hợp với các hệ thống tài chính hiện có không?

Có, và đây là một trong những điểm mạnh nhất của nó! Tự động hóa các khoản phải trả không phải là thay thế các hệ thống hiện có của bạn; đó là về việc tăng cường chúng. Hầu hết các giải pháp hiện đại đều được thiết kế để tích hợp liền mạch với nhiều hệ thống tài chính và nền tảng ERP. Nó giống như việc bổ sung một bộ tăng áp cho ô tô của bạn – tăng cường hiệu suất mà không làm thay đổi những gì đã hoạt động tốt cho bạn.

Ý nghĩa chi phí của việc thực hiện tự động hóa là gì?

Không cần phải phủ đường – việc triển khai tự động hóa cần có khoản đầu tư ban đầu. Điều này có thể bao gồm chi phí phần mềm, tích hợp và đào tạo tiềm năng. Tuy nhiên, nó giống như việc gieo một hạt giống sẽ mọc thành cây tiết kiệm. Theo thời gian, tự động hóa giúp giảm chi phí lao động, loại bỏ phí thanh toán chậm và cải thiện việc quản lý dòng tiền. Lợi ích tài chính dài hạn và ROI thường vượt xa chi phí ban đầu.

Đọc blog này thảo luận về việc tự động hóa tài khoản phải trả tiết kiệm bao nhiêu tiền cho doanh nghiệp. https://www.nextprocess.com/ap-software/much-money-will-accounts-payable-automation-actually-save- company-future/

Tự động hóa tài khoản phải trả an toàn đến mức nào?

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, bảo mật không chỉ là một tính năng; đó là một điều cần thiết. Các giải pháp tự động hóa tài khoản phải trả được xây dựng bằng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như mã hóa, xác thực người dùng và theo dõi kiểm toán. Họ tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu khác nhau để đảm bảo dữ liệu tài chính của bạn được an toàn và bảo mật.

Có cần đào tạo nhân viên để sử dụng hệ thống tự động không?

Mặc dù các công cụ tự động hóa tài khoản phải trả được thiết kế để dễ sử dụng nhưng thường cần phải đào tạo một chút để tận dụng tối đa hệ thống. Tuy nhiên, đây không phải là khóa học kéo dài hàng tháng; nó thiên về làm quen và thực hành tốt nhất. Hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp tài nguyên đào tạo toàn diện và hỗ trợ để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Hãy coi nó như một chặng đường học tập ngắn có thể vượt qua trong vòng vài giờ để dẫn đến một chặng đường dài đạt được hiệu quả.

Phần mềm AP hoạt động như thế nào?

Phần mềm Tài khoản phải trả hoạt động bằng cách số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn. Về cốt lõi, nó sử dụng các công nghệ như Nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi dữ liệu hóa đơn sang định dạng kỹ thuật số. Sau đó, các thuật toán nâng cao sẽ phân loại và xác thực dữ liệu này theo đơn đặt hàng và biên lai giao hàng. Phần mềm tự động định tuyến hóa đơn thông qua quy trình phê duyệt được xác định trước và tích hợp với các hệ thống tài chính hiện có để xử lý thanh toán và lưu giữ hồ sơ liền mạch.

Phần mềm tự động hóa tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng quy mô nhóm AP như thế nào?

Phần mềm tự động hóa AP trao quyền cho các nhóm quản lý khối lượng hóa đơn cao hơn mà không cần tăng số lượng nhân viên hoặc nỗ lực thủ công theo tỷ lệ. Bằng cách tự động hóa các công việc thường ngày, nó giúp nhân viên thoải mái tập trung vào các hoạt động chiến lược. Khả năng mở rộng của phần mềm đảm bảo rằng khi khối lượng giao dịch tăng lên, hệ thống có thể xử lý khối lượng công việc tăng lên mà không làm giảm hiệu quả hoặc độ chính xác.

Tự động hóa AP có khiến một số công việc kế toán trở nên dư thừa không?

Thay vì khiến các công việc trở nên lỗi thời, tự động hóa AP sẽ biến đổi chúng. Nó chuyển trọng tâm từ các nhiệm vụ thủ công, lặp đi lặp lại sang các vai trò mang tính phân tích và chiến lược hơn. Các chuyên gia về kế toán và ghi sổ sẽ nhận thấy vai trò của họ ngày càng phát triển, bao gồm việc quản lý phần mềm tự động hóa, phân tích dữ liệu tài chính và đóng góp vào việc ra quyết định chiến lược.

Chi phí thông thường của phần mềm AP là bao nhiêu?

Chi phí của phần mềm AP thay đổi dựa trên các yếu tố như quy mô doanh nghiệp, khối lượng giao dịch và các tính năng cụ thể được yêu cầu. Nó có thể dao động từ vài trăm đến vài nghìn đô la mỗi tháng. Nhiều nhà cung cấp cung cấp các mô hình định giá có thể tùy chỉnh để phù hợp với các nhu cầu và quy mô kinh doanh khác nhau.

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm bao nhiêu với AP Automation?

Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể thông qua tự động hóa AP. Những khoản tiết kiệm này đến từ việc giảm chi phí lao động, loại bỏ phí thanh toán chậm, chiết khấu thanh toán sớm cũng như giảm sai sót và gian lận. Thông thường, các công ty có thể mong đợi tiết kiệm từ 60% đến 80% chi phí xử lý hiện tại sau khi triển khai tự động hóa AP.

Tự động hóa có thể cải thiện cấu trúc của Bộ phận AP như thế nào?
Tự động hóa chuyển đổi bộ phận AP từ cấu trúc tập trung vào giao dịch sang cấu trúc tập trung vào chiến lược. Với các tác vụ thủ công được tự động hóa, nhân viên có thể tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn như quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, phân tích chi tiêu và chiến lược tài chính. Sự thay đổi này không chỉ nâng cao hiệu suất và hiệu suất của bộ phận AP mà còn nâng cao vai trò của bộ phận này trong tổ chức.

Tự động hóa AP hỗ trợ quá trình phê duyệt hóa đơn như thế nào?

Tự động hóa AP hợp lý hóa quy trình phê duyệt bằng cách tự động định tuyến hóa đơn đến người phê duyệt thích hợp dựa trên các quy tắc đặt trước. Nó cung cấp cho người phê duyệt tất cả thông tin và bối cảnh cần thiết, tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh hơn. Hệ thống còn theo dõi tiến độ từng hóa đơn, gửi lời nhắc, cập nhật để đảm bảo phê duyệt kịp thời.

Phần mềm tự động hóa AP có thể ngăn chặn gian lận hóa đơn và thanh toán trùng lặp không?
Phần mềm tự động hóa AP đóng một vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn gian lận hóa đơn. Nó làm như vậy bằng cách triển khai các biện pháp kiểm soát như khớp 3 chiều, đảm bảo rằng thanh toán chỉ được thực hiện cho các giao dịch mua đã được xác minh và phê duyệt. Ngoài ra, việc sử dụng các dấu vết kiểm tra kỹ thuật số và thuật toán phát hiện bất thường giúp xác định các hoạt động đáng ngờ, giảm nguy cơ giao dịch gian lận.

AP Automation có thể xử lý thanh toán đa tiền tệ và quốc tế không?
Phần mềm tự động hóa AP thường được trang bị để xử lý các giao dịch đa tiền tệ và thanh toán quốc tế. Nó có thể tự động chuyển đổi tiền tệ theo tỷ giá hối đoái hiện tại, quản lý rủi ro biến động tiền tệ và tuân thủ các giao thức thanh toán quốc tế và quy định về thuế, đảm bảo quy trình thanh toán toàn cầu hiệu quả và tuân thủ.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/rss/