Trong thế giới kinh doanh, hiệu quả và độ chính xác là chìa khóa. Một khía cạnh quan trọng mà những phẩm chất này đóng vai trò quan trọng là trong việc xử lý các đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng không chỉ là một tài liệu; nó là thành phần cơ bản của các giao dịch kinh doanh, chi phối việc mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Theo truyền thống, quản lý đơn đặt hàng là một quá trình phức tạp và tốn nhiều giấy tờ, thường dẫn đến thiếu hiệu quả và sai sót.

Bước vào kỷ nguyên của phần mềm đặt hàng hiện đại đã thay đổi cách các doanh nghiệp xử lý việc mua sắm. Phần mềm đặt hàng số hóa và tự động hóa quy trình mua hàng, giúp quy trình mua hàng nhanh hơn, chính xác hơn và tích hợp liền mạch với các hệ thống kinh doanh khác. Điều này không chỉ thay thế giấy. Đó là về việc tăng cường quy trình mua sắm, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp và giành quyền kiểm soát tốt hơn đối với tài chính doanh nghiệp.

Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ đi sâu vào thế giới phức tạp của các đơn đặt hàng và tác động mang tính cách mạng của phần mềm đặt hàng. Chúng ta bắt đầu bằng việc hiểu đơn đặt hàng là gì và vai trò của nó trong các giao dịch kinh doanh. Sau đó, chúng tôi thảo luận về những thách thức phải đối mặt trong quy trình đặt hàng truyền thống và khám phá vô số lợi ích mà phần mềm đặt hàng mang lại. Sau đây, chúng tôi sẽ nêu bật một số lựa chọn phần mềm đặt hàng hàng đầu hiện có trên thị trường. Cuối cùng, chúng ta sẽ tóm tắt những bài học quan trọng và các tài nguyên bổ sung để khám phá sâu hơn về các công cụ kinh doanh thiết yếu này.

Đơn đặt hàng là gì?

A đơn đặt hàng (PO) là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý do người mua cấp cho người bán, thông báo về loại sản phẩm/dịch vụ được đặt hàng cũng như số lượng và giá cả đã thỏa thuận. Nó đóng vai trò như một lời đề nghị mua hợp pháp, trở thành một hợp đồng ràng buộc một khi người bán chấp nhận nó. Đơn đặt hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát được quá trình mua hàng của mình, đảm bảo hai bên đều có những kỳ vọng rõ ràng về giao dịch.

Trong quy trình mua sắm, đơn đặt hàng đi kèm với các tài liệu sau, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của quy trình mua sắm, tùy theo từng doanh nghiệp –

• Hóa đơn, một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý do nhà cung cấp cấp cho người mua cùng với hoặc sau khi giao sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng. Nó có tất cả các chi tiết về nhà cung cấp, khách hàng, sản phẩm/dịch vụ được phân phối, giá cả và phương thức thanh toán.
• Nhận hàng hóa là xác nhận về việc nhận sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng từ nhà cung cấp.
• Các công ty lớn cũng có thể có Chứng từ, cho biết tính đầy đủ của quy trình phê duyệt – nó phục vụ như sổ sách cho các tài liệu hỗ trợ như PO, hóa đơn, biên lai, v.v. và chứa thông tin về phê duyệt, số trường hợp và thông tin khác liên quan đến giao dịch mua cụ thể đó.

Quy trình đặt hàng mua hàng

Hiểu được quy trình làm việc của các đơn đặt hàng là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Mức độ phức tạp và các bước liên quan thường khác nhau tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu cụ thể của tổ chức. Trong phần này, chúng ta sẽ khám phá hai ví dụ giả định về quy trình đặt hàng: một dành cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) và một dành cho Doanh nghiệp lớn. Những ví dụ này sẽ thể hiện mức độ phức tạp khác nhau và ứng dụng thực tế, thực tế của các quy trình công việc này.

Quy trình đặt hàng mua hàng cho SMB

Bước 1: Nhận dạng nhu cầu

• Ví dụ: Một khách sạn boutique nhỏ “Sunrise Stay” cần mua 50 bộ khăn trải giường mới cho các phòng của mình.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp

• Ví dụ: Người quản lý mua sắm của khách sạn chọn “Cozy Linens Ltd.” dựa trên chất lượng sản phẩm và giá cả cạnh tranh.

Bước 3: Tạo đơn hàng

• Ví dụ: Người quản lý tạo đơn đặt hàng bằng phần mềm cơ bản, nêu chi tiết 50 bộ đồ vải lanh với giá 40 USD mỗi bộ, tổng cộng là 2,000 USD.

Bước 4: Quy trình phê duyệt

• Ví dụ: Đơn đặt hàng được gửi đến chủ khách sạn để phê duyệt, được thực hiện qua email.

Bước 5: Phát hành PO cho nhà cung cấp

• Ví dụ: PO đã được phê duyệt sẽ được gửi qua email tới “Cozy Linens Ltd.”

Bước 6: Xác nhận và giao hàng

• Ví dụ: “Công ty TNHH vải lanh ấm cúng.” xác nhận đơn đặt hàng và giao các bộ đồ vải trong khung thời gian đã thỏa thuận.

Bước 7: Tiếp nhận và kiểm tra

• Ví dụ: Nhân viên khách sạn nhận bộ khăn trải giường và kiểm tra chất lượng cũng như số lượng.

Bước 8: Xử lý thanh toán

• Ví dụ: Sau khi xác nhận đã nhận và hài lòng với đơn đặt hàng, khách sạn sẽ xử lý thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng tới “Cozy Linens Ltd.”

Quy trình đặt hàng cho một tập đoàn lớn

Bước 1: Nhận dạng nhu cầu

• Ví dụ: Một tập đoàn đa quốc gia, “TechGlobal Inc.,” yêu cầu 10,000 đơn vị linh kiện điện tử cụ thể cho sản phẩm mới của họ.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp và đàm phán hợp đồng

• Ví dụ: Nhóm mua sắm của tập đoàn tiến hành phân tích thị trường chi tiết và chọn “Advanced Components Ltd.” Sau nhiều vòng đàm phán, họ đã hoàn tất các điều khoản.

Bước 3: Tạo đơn đặt hàng và đánh giá nội bộ

• Ví dụ: Nhóm mua sắm tạo PO chi tiết trong hệ thống mua sắm doanh nghiệp của họ, với mỗi đơn vị có giá 15 USD, tổng cộng là 150,000 USD.

Bước 4: Quy trình phê duyệt đa cấp

• Ví dụ: PO trải qua quá trình phê duyệt đa cấp, có sự tham gia của người quản lý mua sắm, bộ phận tài chính và người đứng đầu đơn vị sản xuất.

Bước 5: Phát hành PO điện tử cho nhà cung cấp

• Ví dụ: Một PO điện tử được gửi trực tiếp từ hệ thống mua sắm tới “Advanced Components Ltd.”

Bước 6: Nhà cung cấp sản xuất và giao hàng

• Ví dụ: “Công ty TNHH Linh kiện nâng cao.” bắt đầu sản xuất và vận chuyển các bộ phận theo lô theo lịch trình đã thỏa thuận.

Bước 7: Tiếp nhận, kiểm tra, cập nhật tồn kho

• Ví dụ: Bộ phận tiếp nhận của TechGlobal Inc. kiểm tra từng lô theo PO và cập nhật hàng tồn kho trong hệ thống của họ.

Bước 8: Đối chiếu và thanh toán ba chiều

• Ví dụ: Bộ phận tài chính tiến hành đối chiếu ba chiều giữa PO, biên lai giao hàng và hóa đơn của nhà cung cấp. Sau khi khớp thành công, khoản thanh toán sẽ được giải phóng thông qua chuyển tiền điện tử.

Vai trò trong giao dịch kinh doanh

Đơn đặt hàng đóng một vai trò quan trọng trong các giao dịch kinh doanh. Chúng giúp duy trì sự kiểm soát tài chính vì chúng phác thảo chi tiết cụ thể về những gì đang được mua và ở mức giá nào. Sự rõ ràng này là cần thiết cho việc lập ngân sách và dự báo. PO cũng đóng vai trò là tài liệu quan trọng trong quản lý hàng tồn kho và không thể thiếu trong hoạt động của chuỗi cung ứng. Chúng hỗ trợ theo dõi đơn đặt hàng, quản lý lượng hàng tồn kho và lập kế hoạch cho nhu cầu mua sắm trong tương lai.

Các thành phần của một đơn đặt hàng

Một đơn đặt hàng thông thường bao gồm:

• Thông tin người mua và người bán: Tên và chi tiết liên hệ của doanh nghiệp thực hiện mua hàng và nhà cung cấp.
• Chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ: Mô tả các mặt hàng hoặc dịch vụ được mua, bao gồm số lượng và thông số kỹ thuật.
• Giá: Giá thỏa thuận cho từng mặt hàng, dịch vụ.
• Điều khoản: Điều khoản thanh toán, ngày giao hàng, phương thức vận chuyển và các điều kiện mua hàng khác.
• Số PO: Mã định danh duy nhất cho mục đích theo dõi và tham khảo.

Những thách thức trong quy trình làm việc thủ công

Quy trình đặt hàng bằng giấy truyền thống đầy phức tạp và kém hiệu quả. Các hệ thống này yêu cầu nhập dữ liệu thủ công, lưu trữ tài liệu vật lý và định tuyến PO thủ công để phê duyệt và sửa đổi. Điều này không chỉ tiêu tốn thời gian đáng kể mà còn làm tăng nguy cơ xảy ra lỗi của con người. Quy trình thủ công thiếu tính linh hoạt cần thiết trong thế giới kinh doanh phát triển nhanh chóng, nơi các quyết định và mua hàng thường cần được thực hiện nhanh chóng để tận dụng các cơ hội thị trường hoặc giải quyết các nhu cầu cấp thiết.

Nhập dữ liệu thủ công

Nhập dữ liệu thủ công gây lãng phí thời gian và nguồn nhân lực quý giá. Nó cũng vốn dễ bị lỗi. Những sai sót về số lượng, giá cả hoặc thông tin chi tiết về nhà cung cấp có thể dẫn đến sự khác biệt đáng kể về tài chính và đơn đặt hàng không khớp. Hơn nữa, các hệ thống dựa trên giấy tờ rất dễ bị mất hoặc thất lạc tài liệu, dẫn đến nhầm lẫn và chậm trễ. Thông tin sai lệch là một vấn đề phổ biến khác, vì các thỏa thuận hoặc thay đổi bằng lời nói có thể không được phản ánh kịp thời hoặc chính xác trong đơn đặt hàng, dẫn đến tranh chấp và mối quan hệ căng thẳng với nhà cung cấp.

Điểm nghẽn phê duyệt

Một thách thức chính trong quy trình đặt hàng truyền thống là nút thắt trong quá trình phê duyệt. PO thường yêu cầu nhiều phê duyệt và trong hệ thống thủ công, điều này có nghĩa là định tuyến tài liệu qua các phòng ban khác nhau. Quá trình này có thể tốn thời gian, thiếu minh bạch về tình trạng của quá trình phê duyệt. Sự chậm trễ trong việc phê duyệt có thể làm dừng hoặc làm chậm quá trình mua sắm, ảnh hưởng đến tiến độ dự án, mức tồn kho và hoạt động kinh doanh tổng thể.

Xác thực rườm rà và khớp PO

Một thách thức nữa phải đối mặt trong quy trình đặt hàng truyền thống là nhiệm vụ phức tạp trong việc xác thực và khớp PO. Quá trình này, thường được gọi là khớp ba chiều, bao gồm việc xác minh rằng đơn đặt hàng, hóa đơn đã nhận và biên lai giao hàng đều phù hợp về mặt số lượng, giá cả và điều khoản. Những thách thức liên quan là -

• Quy trình tốn thời gian: So sánh thủ công các tài liệu này là một công việc tốn nhiều thời gian, đặc biệt đối với các doanh nghiệp xử lý khối lượng đơn hàng lớn. Nó đòi hỏi sự chú ý tỉ mỉ đến từng chi tiết để đảm bảo mọi mục đều khớp với tất cả các tài liệu.
• Tăng nguy cơ mắc lỗi: Quá trình xác minh thủ công làm tăng nguy cơ xảy ra những khác biệt không được chú ý. Lỗi khớp có thể dẫn đến các khoản thanh toán không chính xác, trả quá mức hoặc trả thấp hơn cho nhà cung cấp, điều này có thể làm căng thẳng mối quan hệ của nhà cung cấp và ảnh hưởng đến độ chính xác tài chính.
• Trì hoãn xử lý thanh toán: Sự khác biệt trong việc kết nối thường dẫn đến sự chậm trễ trong việc xử lý thanh toán cho nhà cung cấp. Những sự chậm trễ này có thể cản trở khả năng của công ty trong việc duy trì vị thế tốt với các nhà cung cấp của mình, có khả năng ảnh hưởng đến các điều khoản cung cấp và tín dụng trong tương lai.
• Hoạt động kém hiệu quả: Khi các nhân viên sa lầy vào công việc khớp PO tẻ nhạt, họ sẽ mất đi thời gian lẽ ra có thể dành cho các hoạt động mang tính chiến lược hơn. Sự kém hiệu quả này có thể gây ra hiệu ứng gợn sóng, làm chậm lại các lĩnh vực hoạt động khác.

Thiếu tích hợp

Ở nhiều doanh nghiệp, quy trình đặt hàng hoạt động riêng lẻ, bị ngắt kết nối với các hệ thống kinh doanh quan trọng khác như quản lý hàng tồn kho, kế toán và quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Sự thiếu tích hợp này dẫn đến quy trình làm việc rời rạc và không hiệu quả. Ví dụ: khi đơn đặt hàng không được liên kết tự động với hệ thống kiểm kê, điều đó có thể dẫn đến chênh lệch tồn kho, đặt hàng quá mức hoặc hết hàng. Tương tự, việc ngắt kết nối với hệ thống kế toán có thể gây ra sự chậm trễ trong báo cáo tài chính và thách thức trong quản lý dòng tiền.

Phần mềm đặt hàng mua hàng là gì?

Phần mềm đặt hàng là một công cụ kỹ thuật số tinh vi nhưng thân thiện với người dùng được thiết kế để cách mạng hóa quy trình mua sắm truyền thống. Nó tự động hóa việc tạo, quản lý và theo dõi các đơn đặt hàng, chuyển đổi một nhiệm vụ từng cồng kềnh và dễ xảy ra lỗi thành một hoạt động hợp lý và hiệu quả. Phần mềm này đóng vai trò là nền tảng trung tâm nơi doanh nghiệp có thể tạo đơn đặt hàng, gửi cho nhà cung cấp, theo dõi trạng thái của họ, nhập và trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, thực hiện khớp đơn đặt hàng và tích hợp với các hệ thống khác như quản lý hàng tồn kho và kế toán. Bằng cách số hóa khía cạnh quan trọng này của hoạt động kinh doanh, phần mềm đặt hàng không chỉ nâng cao độ chính xác và giảm khối lượng công việc hành chính mà còn cung cấp những hiểu biết có giá trị về xu hướng mua hàng và hiệu suất của nhà cung cấp.

Điều này dẫn đến lợi ích đáng kể cho quá trình mua sắm của một doanh nghiệp –

Tự động hóa

Phần mềm đặt hàng tự động hóa toàn bộ quy trình mua sắm, từ tạo ra đến phê duyệt, đến đơn hàng cuối cùng. Tự động hóa giúp giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ công, từ đó đẩy nhanh quá trình và giải phóng thời gian của nhân viên cho các hoạt động gia tăng giá trị hơn. Quy trình làm việc tự động đảm bảo rằng các PO được định tuyến chính xác và hiệu quả để phê duyệt, giảm tắc nghẽn và cho phép ra quyết định nhanh hơn.

Không nhập dữ liệu thủ công

Bằng cách giảm thiểu nhu cầu nhập dữ liệu thủ công bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo để trích xuất dữ liệu, phần mềm đặt hàng mua hàng giúp giảm đáng kể nguy cơ sai sót. Độ chính xác tăng lên này rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹn tài chính và đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được xử lý chính xác. Phần mềm cũng duy trì dấu vết kỹ thuật số của tất cả các giao dịch, giúp kiểm tra và giải quyết mọi khác biệt có thể phát sinh.

Theo dõi thời gian thực

Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm đặt hàng là khả năng theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực. Khả năng hiển thị này rất có giá trị trong việc quản lý mức tồn kho, dự đoán thời gian giao hàng và lập kế hoạch cho các hoạt động mua sắm trong tương lai. Theo dõi thời gian thực cũng tăng cường tính minh bạch, cho phép các bộ phận khác nhau được thông tin về trạng thái đơn hàng mà không cần liên lạc thủ công.

Khả năng tích hợp

Phần mềm đặt hàng hiện đại tích hợp liền mạch với các hệ thống kinh doanh khác, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho, kế toán và CRM. Sự tích hợp này đảm bảo quy trình làm việc thống nhất, nơi dữ liệu được truyền thông suốt giữa các hệ thống. Ví dụ: khi PO được phê duyệt, mức tồn kho có thể được cập nhật tự động và hồ sơ tài chính được điều chỉnh tương ứng. Sự kết nối này dẫn đến dữ liệu chính xác hơn, lập kế hoạch tài nguyên tốt hơn và hiệu quả hoạt động tổng thể.

Tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp

Giao tiếp hiệu quả và giao dịch hợp lý là rất quan trọng để duy trì mối quan hệ lành mạnh với nhà cung cấp. Phần mềm đặt hàng tạo điều kiện giao tiếp tốt hơn bằng cách cung cấp thông tin rõ ràng, chính xác và kịp thời cho nhà cung cấp. Nó cũng cho phép giải quyết nhanh hơn những khác biệt và cho phép các doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ hơn các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận, thúc đẩy niềm tin và độ tin cậy giữa các đối tác thương mại.

Top 6 Phần Mềm Đặt Hàng Tốt Nhất Năm 2024

Dựa trên các đánh giá và phân tích gần đây, đây là sáu lựa chọn phần mềm đặt hàng tốt nhất cho năm 2024:

Mạng nano: NanoNets là phần mềm đặt hàng tiên tiến, thể hiện sự đổi mới và hiệu quả trong quản lý mua sắm. Với khả năng AI tiên tiến, NanoNets mang đến khả năng tự động hóa từ đầu đến cuối, hợp lý hóa từng bước của quy trình đặt hàng. Cách tiếp cận toàn diện này biến một nhiệm vụ phức tạp truyền thống thành một hoạt động hợp lý và hiệu quả.

Trọng tâm của sức mạnh của NanoNets là công nghệ điều khiển bằng AI. Phần mềm khai thác sức mạnh của trí tuệ nhân tạo để tự động hóa các khía cạnh quan trọng của quy trình đặt hàng. Điều này bao gồm mọi thứ từ nhập và trích xuất dữ liệu đến quản lý và phê duyệt quy trình làm việc. AI được thiết kế để học hỏi và thích ứng, liên tục cải thiện độ chính xác và hiệu quả trong việc xử lý các nhiệm vụ mua sắm đa dạng.

Một trong những tính năng nổi bật của NanoNets là độ chính xác đặc biệt trong việc trích xuất dữ liệu. Hệ thống phân tích và trích xuất thông minh thông minh thích hợp từ nhiều tài liệu khác nhau, đảm bảo rằng dữ liệu như chi tiết nhà cung cấp, mô tả mặt hàng, giá cả và số lượng được ghi lại một cách chính xác và nhất quán. Khả năng này rất quan trọng trong việc giảm thiểu các lỗi có thể phát sinh từ việc nhập dữ liệu thủ công, từ đó duy trì tính toàn vẹn của các giao dịch và hồ sơ tài chính.

Một ưu điểm đáng kể khác của NanoNets là thiết lập phê duyệt dễ dàng. Phần mềm đơn giản hóa quá trình phê duyệt, giúp quá trình này nhanh chóng và minh bạch hơn. Với các tùy chọn quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chuỗi phê duyệt cho phù hợp với cơ cấu tổ chức và chính sách mua sắm cụ thể của mình. Tính linh hoạt này đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được xem xét và phê duyệt một cách hiệu quả, giảm thiểu tắc nghẽn và tạo điều kiện đưa ra quyết định nhanh hơn.

Tích hợp là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ phần mềm mua sắm nào và NanoNets vượt trội trong lĩnh vực này. Nó cung cấp khả năng tích hợp rộng rãi với các hệ thống hiện có, bao gồm ERP (Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp), phần mềm kế toán và hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng). Sự tích hợp liền mạch này đảm bảo dữ liệu được truyền thông suốt giữa các chức năng kinh doanh khác nhau, nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể. Nó cũng cho phép hiển thị dữ liệu tốt hơn, hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược và lập kế hoạch tài chính.

Hơn nữa, NanoNets được thiết kế chú trọng đến trải nghiệm người dùng. Giao diện trực quan của nó cho phép điều hướng và vận hành dễ dàng, giúp người dùng có trình độ chuyên môn kỹ thuật khác nhau có thể truy cập được. Nền tảng này cũng có khả năng mở rộng, đáp ứng nhu cầu của cả doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn. Khả năng mở rộng này đảm bảo rằng khi một doanh nghiệp phát triển, NanoNets có thể phát triển cùng với nó, liên tục đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về quản lý đơn đặt hàng.

Về mặt giá cả, NanoNets mang lại lợi thế cạnh tranh. Bắt đầu từ $499 mỗi tháng, nó mang đến một giải pháp tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp đang tìm cách tự động hóa và tối ưu hóa quy trình đặt hàng của họ. Khoản đầu tư này được chứng minh bằng việc tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí nhờ cải thiện hiệu quả, độ chính xác và giảm nỗ lực thủ công.

Mua sắmBàn: ProcureDesk được đánh giá cao nhờ giao diện thân thiện với người dùng và cung cấp nhiều tính năng bao gồm tạo yêu cầu mua hàng dễ dàng, chuyển đổi đơn hàng tự động và theo dõi đơn hàng theo thời gian thực. Nó cung cấp cách tiếp cận đa kênh để phê duyệt mua hàng, hỗ trợ sử dụng ứng dụng web, email và ứng dụng di động. Nó cũng tích hợp tốt với các hệ thống kế toán như QuickBooks và NetSuite, khiến nó trở nên lý tưởng cho các công ty có quy mô vừa và lớn, đặc biệt là những công ty đã sử dụng các công cụ kế toán này. Tuy nhiên, nó có thể được hưởng lợi từ việc hỗ trợ thẻ ảo được cải thiện và các tùy chọn tích hợp mở rộng. Giá cho ProcureDesk bắt đầu ở mức 380 USD cho mô-đun đặt hàng mua, bao gồm 10 người dùng, với các gói đăng ký hàng năm được giảm giá.

QuickBooks: Được biết đến chủ yếu nhờ phần mềm kế toán, QuickBooks cũng cung cấp phần mềm đặt hàng mua hàng trực quan. Nó đặc biệt thuận lợi cho người dùng QuickBooks hiện tại, cung cấp khả năng tích hợp liền mạch với các giải pháp kế toán của nó. QuickBooks đơn giản hóa việc tạo, tùy chỉnh đơn đặt hàng và tự động hóa quy trình thanh toán. Các gói bắt đầu ở mức 12.50 USD mỗi tháng, nhưng đối với các doanh nghiệp đang phát triển, gói Plus được khuyến nghị để có các tính năng bổ sung như quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, QuickBooks có thể không phù hợp với các tổ chức lớn hơn có nhu cầu kế toán phức tạp hơn.

Mua sắm Coupa: Phần mềm này nổi bật vì tính linh hoạt và dễ sử dụng, mang lại trải nghiệm mua sắm giống như thương mại điện tử. Nó cung cấp một giao diện trực quan với các tính năng như cảnh báo giảm giá sản phẩm và các biểu mẫu công việc đơn giản. Giá của Coupa Procurement không được niêm yết công khai nhưng họ cung cấp bản demo trực tiếp miễn phí để biết thông tin về giá được cá nhân hóa. Mặc dù đây là một lựa chọn mạnh mẽ nhưng nó có thể được hưởng lợi từ sự minh bạch về giá hơn và khả năng tích hợp rộng hơn.

mua sắm: Procurify được chú ý nhờ quy trình mua sắm hợp lý và theo dõi tài chính hiệu quả. Đó là nền tảng dựa trên đám mây cung cấp các luồng phê duyệt tự động, theo dõi ngân sách theo thời gian thực và ứng dụng di động để truy cập từ xa. Giá bắt đầu từ 1,000 USD mỗi tháng cho các doanh nghiệp nhỏ, phù hợp hơn với các doanh nghiệp vừa và lớn. Một số người dùng đã báo cáo hiệu suất chậm và cần được đào tạo để sử dụng đầy đủ các tính năng của nó.

chuẩn bị: Precoro cung cấp giao diện người dùng đơn giản và dễ điều hướng. Nó hỗ trợ tạo PO hợp lý, quy trình phê duyệt và tích hợp tốt với các hệ thống kế toán phổ biến như QuickBooks và Xero. Bản chất dựa trên đám mây của nó cho phép làm việc linh hoạt tại văn phòng và từ xa. Tuy nhiên, Precoro có khả năng tích hợp gốc hạn chế và trải nghiệm người dùng kém tối ưu hơn trên ứng dụng di động. Giá của nó bắt đầu từ $35/người dùng/tháng.

Phê duyệt Tipalti: Trước đây gọi là Approve.com, Tipalti Approve tập trung vào việc tăng cường kiểm soát chi tiêu kinh doanh bằng cách đơn giản hóa các yêu cầu và phê duyệt đơn đặt hàng. Nó tích hợp tốt với các hệ thống ERP và hoạt động trên cơ sở hạ tầng đám mây AWS an toàn. Mặc dù hiệu quả trong việc tự động hóa các quy trình thủ công nhưng mức giá khởi điểm là 2,000 USD/tháng khiến nó phù hợp hơn với các tổ chức lớn hơn. Nó tuân thủ SOC2, đảm bảo tiêu chuẩn cao về bảo mật và độ tin cậy.

Mỗi tùy chọn phần mềm này đều có những điểm mạnh và lĩnh vực tiềm năng riêng để cải thiện. Sự lựa chọn tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn, chẳng hạn như quy mô công ty, mức độ phức tạp của quy trình mua sắm và hệ sinh thái phần mềm hiện có của bạn.

Chìa khóa chính

Khi khám phá phần mềm đặt hàng, chúng tôi đã phát hiện ra nhiều khía cạnh khác nhau về tầm quan trọng của nó trong kinh doanh hiện đại. Chúng tôi bắt đầu bằng cách tìm hiểu quy trình đặt hàng truyền thống, vốn có nhiều lỗi thủ công và kém hiệu quả. Sau đó, chúng tôi đào sâu vào sức mạnh biến đổi của phần mềm đặt hàng, nêu bật khả năng tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình mua sắm, đảm bảo độ chính xác, cung cấp khả năng theo dõi theo thời gian thực và tạo điều kiện tích hợp liền mạch với các hệ thống kinh doanh khác. Những lợi ích này không chỉ tối ưu hóa hoạt động mà còn tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp. Phần mềm đặt hàng phù hợp có thể là yếu tố then chốt để đạt được hiệu quả kinh doanh và duy trì tính cạnh tranh trong thời đại kỹ thuật số. Nhìn về phía trước, tương lai của việc quản lý đơn đặt hàng có mối liên hệ sâu sắc với quá trình chuyển đổi kỹ thuật số đang diễn ra, hứa hẹn những hiệu quả và đổi mới thậm chí còn lớn hơn.

Kết luận

Tóm lại, lĩnh vực quản lý đơn đặt hàng đã trải qua một sự chuyển đổi đáng kể, chuyển từ các quy trình thủ công truyền thống, dễ xảy ra lỗi sang các hệ thống hiện đại, hiệu quả và tự động được hỗ trợ bởi phần mềm đặt hàng tiên tiến. Blog này đã khám phá vai trò quan trọng của đơn đặt hàng trong giao dịch kinh doanh, những thách thức của quy trình làm việc thủ công và các giải pháp năng động được cung cấp bởi phần mềm tiên tiến. Chúng tôi đã thấy những công cụ này không chỉ hợp lý hóa quy trình mua sắm mà còn nâng cao độ chính xác, cung cấp khả năng theo dõi theo thời gian thực, thúc đẩy mối quan hệ nhà cung cấp tốt hơn và tích hợp liền mạch với các hệ thống kinh doanh quan trọng khác. Trong số các ứng cử viên hàng đầu trong lĩnh vực này, NanoNets nổi bật với khả năng dựa trên AI, cung cấp giải pháp tự động hóa toàn diện hứa hẹn sẽ cách mạng hóa cách doanh nghiệp của bạn xử lý các đơn đặt hàng.

Khi bạn xem xét các bước tiếp theo cho doanh nghiệp của mình, điều cần thiết là phải nhận ra giá trị và tác động của việc áp dụng phần mềm đặt hàng phù hợp. NanoNets, với các tính năng tích hợp và tự động hóa mạnh mẽ, có thể là sự lựa chọn hoàn hảo cho tổ chức của bạn, cho dù bạn là doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp lớn. Để thực sự hiểu cách NanoNets có thể chuyển đổi quy trình đặt hàng và mang lại hiệu quả cho hoạt động mua sắm của bạn, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên lên lịch trình demo. Trải nghiệm thực tế này sẽ cho phép bạn xem phần mềm đang hoạt động, đặt câu hỏi cụ thể cho nhu cầu kinh doanh của bạn và đưa ra quyết định sáng suốt về khoản đầu tư quan trọng này cho tương lai của công ty bạn.

Đừng để các quy trình lỗi thời cản trở tiềm năng kinh doanh của bạn. Thực hiện bước đầu tiên hướng tới một quy trình mua sắm hợp lý, chính xác và hiệu quả hơn. Lên lịch dùng thử với NanoNets ngay hôm nay và xem phần mềm đặt hàng cải tiến của chúng tôi có thể nâng hoạt động kinh doanh của bạn lên một tầm cao mới như thế nào.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/best-purchase-order-software/