Việc thanh toán hóa đơn không chỉ đơn giản là thanh toán hóa đơn. Đó là một quy trình đảm bảo mọi khoản thanh toán, điều chỉnh hoặc xóa nợ liên quan đến hóa đơn đều được hạch toán và giải quyết. Không có hồ sơ lộn xộn, chỉ có giao dịch gọn gàng.

Nó mở đường cho hồ sơ tài chính hoàn hảo, dòng tiền tốt hơn và hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Chủ doanh nghiệp nào lại không muốn điều đó?

Điều quan trọng là đảm bảo quá trình thanh toán hóa đơn được thực hiện chính xác và hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các khía cạnh cơ bản của việc thanh toán hóa đơn và cung cấp các mẹo thiết thực để giúp bạn thanh toán hóa đơn đúng cách.

Việc giải quyết hóa đơn là gì?

Thanh toán hóa đơn là quá trình đối chiếu số dư của hóa đơn. Khi bạn nhận được hóa đơn cho một sản phẩm hoặc dịch vụ, bạn đảm bảo rằng khoản thanh toán của bạn khớp với số tiền đến hạn. Hồ sơ tài chính của bạn phải hiển thị chính xác giao dịch này, đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán.

Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng hãy xem xét các tình huống có sự điều chỉnh như giảm giá, trả lại hàng hoặc sai sót. Trong những trường hợp như vậy, quy trình thanh toán hóa đơn có thể phức tạp hơn. Nó có thể liên quan đến việc phát hành hoặc nhận các thư báo ghi có hoặc ghi nợ, điều chỉnh số tiền trên hóa đơn hoặc thậm chí tranh chấp hóa đơn trước khi thanh toán.

Hãy xem một ví dụ. Giả sử bạn là nhà bán lẻ quần áo và nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp cho 100 chiếc quần jean. Tuy nhiên, khi kiểm tra lô hàng thì có 95 đôi bị lỗi. Bạn thông báo cho nhà cung cấp và họ sẽ cấp một bản ghi nhớ tín dụng cho các mặt hàng bị lỗi. Giờ đây, việc thanh toán hóa đơn liên quan đến việc thanh toán cho nhà cung cấp 100 chiếc quần jean chứ không phải XNUMX chiếc và ghi nhớ bản ghi nhớ tín dụng trong hồ sơ tài chính của bạn.

Tác động của việc thanh toán hóa đơn hiệu quả

Việc thanh toán chính xác hóa đơn giúp duy trì dòng tiền lành mạnh vì nó đảm bảo rằng hồ sơ của bạn chính xác và thanh toán kịp thời. Nó làm giảm tranh chấp và chậm trễ, do đó ngăn ngừa các khoản phí trễ hạn và các biến chứng tài chính khác.

Dưới đây là một số lợi ích của việc xử lý hiệu quả việc thanh toán hóa đơn:

1. Dòng tiền được cải thiện: Bằng cách thường xuyên đối chiếu hóa đơn, bạn có thể dự báo chính xác dòng tiền của mình, giúp bạn duy trì số dư tiền mặt dương và tránh các khoản vay không cần thiết.

2. Hồ sơ tài chính chính xác: Việc thanh toán hóa đơn nhất quán cho phép ghi chép chính xác tất cả các giao dịch. Điều này hỗ trợ việc phân tích và báo cáo tài chính tốt hơn, đảm bảo tất cả các khoản thanh toán, tín dụng và ghi nợ được ghi lại chính xác.

3. Hoạt động kinh doanh suôn sẻ: Khi hóa đơn được thanh toán kịp thời và chính xác, mối quan hệ với nhà cung cấp, khách hàng và bên thứ ba sẽ được cải thiện. Điều này dẫn đến hoạt động kinh doanh suôn sẻ hơn và cơ hội tăng trưởng tiềm năng.

4. Việc tuân thủ trở nên dễ dàng hơn: Khi hồ sơ tài chính của bạn chính xác và cập nhật, việc tuân thủ các quy tắc và quy định tài chính sẽ trở nên dễ dàng hơn. Cho dù đó là mùa thuế hay kiểm toán định kỳ, bạn có thể tự tin chia sẻ hồ sơ của mình vì biết rằng chúng phản ánh tình trạng tài chính thực tế của doanh nghiệp bạn.

5. Dự báo tốt hơn: Việc thanh toán hóa đơn chính xác cung cấp một bức tranh rõ ràng về tình trạng tài chính của bạn, cho phép lập kế hoạch và dự báo tài chính tốt hơn. Điều này có thể hướng dẫn các quyết định và chiến lược kinh doanh của bạn, giúp bạn đầu tư khôn ngoan và phát triển doanh nghiệp của mình.

Các loại thanh toán hóa đơn khác nhau

Điều cần thiết là phải hiểu rằng không phải tất cả các khoản thanh toán hóa đơn đều giống nhau. Các hình thức thanh toán hóa đơn khác nhau có thể được áp dụng tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể và điều khoản của thỏa thuận.

Dưới đây là một số loại phổ biến nhất khi bạn là người mua:

1. Thanh toán đầy đủ: Còn được gọi là thanh toán đã xóa, bạn thanh toán tổng số tiền trên hóa đơn trước ngày đến hạn. Đây là hình thức thanh toán hóa đơn phổ biến nhất, thường thấy trong các giao dịch tiêu chuẩn không có tranh chấp, điều chỉnh hoặc sai sót.

2. Thanh toán một phần: Trong trường hợp này, bạn phải trả một phần trong tổng số tiền trên hóa đơn. Điều này có thể do một số lý do, chẳng hạn như kế hoạch thanh toán đã được thương lượng, tranh chấp về chất lượng hoặc số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ hoặc hạn chế về tài chính.

3. Đã nhận được thư báo ghi có: Còn được gọi là giấy báo có, đây là một tài liệu pháp lý do người bán cấp cho bạn cho biết rằng một số tiền nhất định đã được xóa khỏi tổng hóa đơn đến hạn. Điều này có thể xảy ra vì những lý do như trả lại hàng, giảm giá hoặc giảm giá.

4. Giấy báo nợ được phát hành: Giấy báo nợ là tài liệu bạn đưa cho người bán cho biết rằng bạn muốn giảm số tiền bạn nợ họ. Điều này có thể xảy ra do tính phí quá cao, hàng hóa bị lỗi hoặc giao hàng thiếu.

5. Thanh toán qua bên thứ ba: Đôi khi, thanh toán được thực hiện thông qua trung gian hòa giải hoặc bên thứ ba. Điều này có thể bao gồm các giao dịch được thực hiện bằng thẻ tín dụng, thông qua nhà cung cấp dịch vụ tài chính như PayPal hoặc thông qua công ty bảo hiểm chăm sóc sức khỏe để nhận hóa đơn y tế.

6. Tranh chấp thanh toán: Điều này xảy ra khi bạn tranh chấp số tiền ghi trên hóa đơn vì nhiều lý do, bao gồm sự khác biệt về giá, số lượng hoặc chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ hoặc lỗi trong chính hóa đơn. Số tiền tranh chấp sẽ được giữ lại cho đến khi vấn đề được giải quyết.

7. Trao đổi hàng hóa: Đôi khi, bạn có thể thanh toán hóa đơn bằng cách cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ thay vì thanh toán bằng tiền. Điều này phổ biến trong các hệ thống trao đổi hàng hóa hoặc giao dịch trao đổi.

8. Chiết khấu nhận được: Điều này xảy ra khi người bán đưa ra chiết khấu, có thể dựa trên nhiều yếu tố khác nhau như thanh toán sớm, mua số lượng lớn hoặc khuyến mại. Việc giảm giá làm giảm tổng số tiền phải trả trên hóa đơn. Do đó, việc thanh toán hóa đơn trong trường hợp này liên quan đến việc thanh toán số tiền chiết khấu thay vì tổng số tiền ban đầu.

9. Thanh toán theo đợt: Điều này liên quan đến việc thanh toán số tiền hóa đơn thành nhiều phần trong một khoảng thời gian xác định. Điều này có thể là do số tiền hóa đơn cao hoặc kế hoạch thanh toán được hai bên thỏa thuận. Hóa đơn được coi là đã thanh toán khi tất cả các khoản trả góp đã được thực hiện thành công.

10. Xóa sổ: Đôi khi, nếu bạn không thể thanh toán hóa đơn do khó khăn về tài chính hoặc nếu người bán quyết định rằng việc thu thập là không đáng, họ có thể xóa hóa đơn. Điều này có nghĩa là họ coi hóa đơn là một khoản lỗ trong hồ sơ tài chính của họ.

Bây giờ, khi bạn là người bán, các loại thanh toán hóa đơn có thể hơi khác một chút:

1. Đã nhận đủ tiền: Bạn nhận được khoản thanh toán đầy đủ cho hóa đơn bạn đã phát hành mà không có điều chỉnh, tranh chấp hoặc sai sót nào.

2. Đã nhận được một phần thanh toán: Đôi khi, bạn có thể chỉ nhận được một phần trong tổng số tiền phải trả. Điều này có thể là do sự khác biệt trong hóa đơn, tranh chấp từ người mua hoặc kế hoạch thanh toán.

3. Giấy báo có được phát hành: Bạn có thể đưa ra một bản ghi nhớ tín dụng cho người mua, giảm số tiền họ nợ. Điều này có thể là do tính phí quá cao, trả lại hàng hoặc áp dụng giảm giá.

4. Giấy báo nợ nhận được: Người mua có thể phát hành giấy báo ghi nợ cho bạn, yêu cầu giảm số tiền họ nợ. Điều này có thể là do tính phí quá cao, hàng hóa bị lỗi hoặc giao hàng thiếu mà bạn cần phải tính đến.

5. Thanh toán qua bên thứ ba: Khi thanh toán được thực hiện thông qua bên thứ ba, bạn sẽ nhận được khoản thanh toán từ người hòa giải. Điều này có thể xảy ra khi các giao dịch được thực hiện thông qua nhà cung cấp dịch vụ tài chính, thông qua công ty bảo hiểm chăm sóc sức khỏe để lấy hóa đơn y tế hoặc thông qua thanh toán bằng thẻ tín dụng.

6. Tranh chấp thanh toán: Khi người mua tranh chấp số tiền trong hóa đơn vì nhiều lý do, chẳng hạn như sự khác biệt về giá, số lượng hoặc chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ hoặc sai sót trong hóa đơn, đó là khoản thanh toán bị tranh chấp. Với tư cách là người bán, bạn phải giải quyết vấn đề trước khi nhận được số tiền tranh chấp.

7. Nhận hàng: Đôi khi, bạn có thể thanh toán hóa đơn bằng cách chấp nhận đổi lại hàng hóa hoặc dịch vụ thay vì nhận khoản thanh toán bằng tiền. Điều này phổ biến trong các hệ thống trao đổi hàng hóa hoặc giao dịch trao đổi.

8. Xóa nợ khó đòi: Đôi khi, dù bạn đã nỗ lực hết sức nhưng người mua vẫn có thể không thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể không có lựa chọn nào khác ngoài việc coi số tiền chưa thanh toán là nợ khó đòi. Điều này có nghĩa là bạn biết hóa đơn sẽ không được thanh toán và xóa nó khỏi tài khoản phải thu của bạn. Mặc dù đây là một kết quả đáng tiếc nhưng việc duy trì hồ sơ tài chính chính xác là cần thiết.

9. Được phép giảm giá: Đây là khi bạn đưa ra chiết khấu cho người mua, có thể dựa trên các yếu tố như thanh toán sớm, mua số lượng lớn hoặc khuyến mại. Việc giảm giá làm giảm tổng số tiền phải trả trên hóa đơn. Do đó, việc thanh toán hóa đơn trong trường hợp này liên quan đến việc nhận số tiền chiết khấu thay vì tổng số tiền ban đầu.

10. Thanh toán trước: Đôi khi, người mua có thể thanh toán trước cho hàng hóa hoặc dịch vụ, ngay cả trước khi hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được cung cấp. Đây có thể là tình huống phổ biến trong các hợp đồng hoặc thỏa thuận yêu cầu thanh toán trước. Trong những trường hợp như vậy, hóa đơn sẽ được thanh toán ngay khi nhận được khoản thanh toán, coi đó là khoản thanh toán tạm ứng.

Các doanh nghiệp sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để giải quyết hóa đơn dựa trên bối cảnh riêng của họ. Ví dụ, khoản giữ lại—điển hình trong xây dựng—dựa vào việc giữ lại một tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí hợp đồng cho đến khi công việc được hoàn thành hoàn toàn đáp ứng được sự hài lòng của khách hàng.

Nắm vững các phương pháp này là rất quan trọng để quản lý tài chính hiệu quả và vận hành trơn tru. Các tình huống khác nhau có thể cần những cách tiếp cận khác nhau để giải quyết hóa đơn và việc hiểu rõ những cách này mang lại sự linh hoạt và thuận tiện.

Cách hạch toán kế toán thanh toán hóa đơn

Bây giờ bạn đã biết về các loại thanh toán hóa đơn khác nhau, hãy khám phá cách chúng sẽ được ghi lại trong hồ sơ kế toán của bạn.

1. Đã nhận được toàn bộ khoản thanh toán: Khi nhận được toàn bộ khoản thanh toán cho một hóa đơn, nó sẽ được ghi là khoản ghi nợ trong tài khoản tiền mặt của bạn và khoản ghi có trong tài khoản phải thu của bạn. Điều này là do tài khoản tiền mặt tăng lên khi nhận được tiền, trong khi tài khoản phải thu giảm khi hóa đơn được thanh toán.

2. Đã nhận được một phần thanh toán: Khoản thanh toán một phần được ghi nhận là giảm tài khoản phải thu và tăng tài khoản tiền mặt. Bạn cũng có thể cần phải ghi lại khoản nợ khó đòi hoặc khoản trợ cấp cho các tài khoản nghi ngờ đối với số tiền chưa thanh toán.

3. Giấy báo có được phát hành: Khi bạn đưa ra một bản ghi nhớ tín dụng, nó sẽ được ghi nhận là khoản giảm trong các khoản phải thu của bạn và sự gia tăng trong tài khoản trợ cấp và lợi nhuận bán hàng của bạn. Điều này phản ánh việc giảm số tiền nợ của khách hàng.

4. Giấy báo nợ nhận được: Khi bạn nhận được một bản ghi nhớ ghi nợ, nó sẽ được ghi nhận là khoản tăng trong tài khoản phải thu của bạn và giảm tài khoản trả lại hàng bán và trợ cấp của bạn. Điều này phản ánh sự gia tăng số tiền bạn nợ khách hàng.

5. Thanh toán qua bên thứ ba: Khi thanh toán được thực hiện thông qua bên thứ ba, nó được ghi nhận là khoản giảm trong tài khoản phải thu và tăng trong tài khoản tiền mặt của bạn. Phí của bên thứ ba cũng có thể được ghi là chi phí trong sổ sách của bạn.

6. Tranh chấp thanh toán: Khi một khoản thanh toán bị tranh chấp, khoản thanh toán đó sẽ được ghi nhận là khoản giảm có thể xảy ra trong các khoản phải thu của bạn, đang chờ giải quyết tranh chấp. Cho đến khi tranh chấp được giải quyết, số tiền này có thể được ghi thành một mục riêng trong sổ sách của bạn để phản ánh sự không chắc chắn.

7. Nhận hàng: Khi bạn chấp nhận hàng hóa hoặc dịch vụ thay cho thanh toán, giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ được ghi nhận là khoản giảm trong khoản phải thu của bạn và tăng hàng tồn kho hoặc tài sản của bạn, nếu có.

8. Xóa nợ khó đòi: Khi bạn xóa hóa đơn dưới dạng nợ khó đòi, nó sẽ được ghi nhận là khoản giảm trong khoản phải thu và khoản tăng trong tài khoản chi phí nợ khó đòi của bạn. Điều này phản ánh sự thừa nhận rằng hóa đơn sẽ không được thanh toán và cần được loại bỏ khỏi thu nhập dự kiến ​​của bạn.

9. Được phép giảm giá: Khi bạn cho phép chiết khấu trên hóa đơn, khoản giảm giá này được ghi nhận là khoản giảm trong khoản phải thu và khoản tăng trong tài khoản chiết khấu bán hàng của bạn. Điều này cho thấy số tiền giảm do chiết khấu được cung cấp trên hóa đơn.

10. Trả trước: Khoản thanh toán tạm ứng được ghi nhận là khoản tăng trong tài khoản tiền mặt và doanh thu chưa kiếm được của bạn (tài khoản nợ) cho đến khi hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được cung cấp. Khi việc giao hàng hoặc dịch vụ được thực hiện, doanh thu chưa thực hiện sẽ giảm và doanh thu được ghi nhận trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của bạn. Điều này phản ánh nghĩa vụ của bạn trong việc giao hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn đã nhận được thanh toán.

Cho dù sử dụng công cụ kế toán kỹ thuật số hay sử dụng các phương pháp kế toán truyền thống, việc áp dụng nhất quán và chính xác các nguyên tắc này sẽ mang lại bức tranh tài chính rõ ràng và dễ hiểu về doanh nghiệp của bạn.

Quá trình giải quyết hóa đơn diễn ra như thế nào?

Quá trình thanh toán hóa đơn là một thủ tục gồm nhiều bước. Nó thường bắt đầu bằng việc người bán phát hành hóa đơn cho người mua và kết thúc bằng việc nhận được khoản thanh toán.

Dưới đây là tổng quan chung về các bước liên quan đến quy trình thanh toán hóa đơn:

1. Phát hành hóa đơn: Người bán xuất hóa đơn cho người mua nêu chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, chi phí và tổng số tiền phải trả. Hóa đơn có thể được gửi qua email, thư hoặc thậm chí là giao tận tay, tùy thuộc vào phương thức liên lạc đã thỏa thuận.

2. Nhận hoá đơn: Người mua nhận được nó, trích xuất thông tin cần thiết và ghi lại vào hệ thống kế toán và ERP của họ. Bước này liên quan đến việc xác minh chi tiết hóa đơn, bao gồm số đơn đặt hàng, số hóa đơn, ngày, tên nhà cung cấp và số tiền đến hạn.

3. Đối chiếu và soát xét hóa đơn: Để đảm bảo thông tin chính xác, người mua sau đó sẽ đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng của họ và mọi biên lai giao hàng. Bất kỳ sự khác biệt nào sẽ cần được xử lý ở giai đoạn này trước khi xử lý tiếp. Điều này có thể liên quan đến việc liên hệ với người bán để làm rõ hoặc khắc phục.

4. Phê duyệt hóa đơn: Sau khi được xác minh, nó sẽ được chấp thuận thanh toán. Tùy thuộc vào quy trình nội bộ của công ty, việc này có thể yêu cầu nhiều bộ phận hoặc cá nhân phê duyệt.

5. Lập kế hoạch và thanh toán: Sau khi được phê duyệt, hệ thống kế toán sẽ tạo lịch thanh toán, bắt đầu quá trình thanh toán. Việc thanh toán có thể được thực hiện bằng nhiều phương thức khác nhau, chẳng hạn như chuyển khoản ngân hàng, séc hoặc cổng thanh toán trực tuyến.

6. Đăng bài và đối chiếu: Khoản thanh toán sau đó được đăng trong hồ sơ kế toán của người mua và khoản thanh toán sẽ cập nhật vào sổ cái tài khoản phải trả. Sau khi đăng tải, hệ thống kế toán sẽ tự động đối chiếu khoản thanh toán với hóa đơn tương ứng, khóa sổ phải trả.

7. Chốt hóa đơn: Sau khi thanh toán được xác nhận và các tài khoản được đối chiếu, hóa đơn sẽ được đánh dấu là đã thanh toán và đóng. Điều này cho thấy rằng không cần bất kỳ điều gì khác cho hóa đơn cụ thể này.

8. Xác nhận thanh toán: Người bán nhận được khoản thanh toán và xác nhận đã nhận được. Điều này có thể thông qua xác nhận đã nhận chính thức hoặc cập nhật trong hồ sơ kế toán của chính họ để phản ánh khoản thanh toán nhận được đối với hóa đơn cụ thể đó.

9. Báo cáo tài chính: Cả người mua và người bán đều phản ánh giao dịch và việc thanh toán trong báo cáo tài chính tương ứng của họ. Điều này bao gồm việc cập nhật báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ khi cần thiết, cung cấp bức tranh tài chính chính xác và cập nhật về doanh nghiệp.

Phần mềm ERP và các công cụ kế toán kỹ thuật số thường tự động hóa nhiều bước trong số này, giảm khả năng xảy ra lỗi và nâng cao hiệu quả. Tự động hóa Nanonets AP là một trong những công cụ có thể hợp lý hóa quy trình thanh toán hóa đơn từ đầu đến cuối. Nó sử dụng trí tuệ nhân tạo để tự động thu thập, phê duyệt, thanh toán và đối chiếu dữ liệu hóa đơn, giúp giảm sự can thiệp thủ công và giúp đảm bảo tính chính xác và tốc độ trong quy trình thanh toán tài khoản của bạn.

Làm cách nào để tối ưu hóa quy trình thanh toán hóa đơn?

Một số thách thức phổ biến trong quy trình thanh toán hóa đơn bao gồm hóa đơn không chính xác, thanh toán chậm và quy trình thủ công không hiệu quả. Những điều này có thể dẫn đến khối lượng công việc tăng lên, dòng tiền giảm và mối quan hệ với nhà cung cấp trở nên căng thẳng.

Để vượt qua những thách thức này và tối ưu hóa quy trình thanh toán hóa đơn, hãy xem xét các chiến lược sau:

1. Tự động nhập hóa đơn

Theo một nghiên cứu của Nghiên cứu Levvel, 79% doanh nghiệp vừa và nhỏ và 68% doanh nghiệp có thị trường tầm trung cho rằng việc nhập dữ liệu thủ công và các quy trình không hiệu quả là điểm khó khăn chính của họ. Nhóm của bạn gặp khó khăn khi phải tải từng hóa đơn lên theo cách thủ công và nhập dữ liệu vào hệ thống của mình. Việc liên tục làm mới hộp thư đến email của bạn và quét qua các tệp đính kèm hầu như không hiệu quả.

Thay vào đó, việc có tính năng nhập dữ liệu tự động sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ xảy ra lỗi. Nó cũng sẽ đảm bảo luồng hóa đơn được đưa vào hệ thống một cách suôn sẻ mà không có bất kỳ tắc nghẽn hoặc chậm trễ nào.

Nanonets cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau để tự động nhập, chẳng hạn như email, tích hợp API, OneDrive, Google Drive, Dropbox và Zapier. Bất kể nguồn gốc hóa đơn của bạn là gì, bạn có thể dễ dàng nhập chúng vào hệ thống một cách tự động.

2. Sử dụng AI-OCR để thu thập dữ liệu hóa đơn

Điều quan trọng cần lưu ý là mọi hóa đơn đều chứa thông tin cụ thể và không phải hóa đơn nào cũng có cấu trúc giống nhau. Một số hóa đơn có thể bằng ngôn ngữ khác, có ngoại tệ hoặc phải tuân theo các luật tuân thủ khác. Ngoài ra, định dạng của mỗi hóa đơn có thể khác nhau. Do đó, không thể sử dụng các công cụ OCR truyền thống để thu thập dữ liệu.

Giải pháp OCR được hỗ trợ bởi AI như Nanonets sử dụng máy học để hiểu và thu thập chính xác dữ liệu từ các định dạng hóa đơn khác nhau. Nó có thể nhận dạng văn bản bằng nhiều ngôn ngữ và chuyển đổi nó thành dữ liệu có thể thực hiện được. Điều này giúp giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ công, giảm thiểu sai sót và tăng tốc toàn bộ chu trình xử lý hóa đơn.

3. Triển khai kết hợp ba chiều

Sử dụng hệ thống kết hợp ba chiều để đảm bảo rằng bạn chỉ thanh toán cho những gì bạn đã nhận được. Quá trình này so sánh đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng và hóa đơn để xác nhận rằng mọi thứ đều phù hợp trước khi thanh toán được thực hiện. Mọi sự khác biệt có thể được tự động gắn cờ để xem xét.

Việc kiểm tra tự động này không chỉ bảo vệ khỏi việc thanh toán vượt mức mà còn giúp ngăn ngừa gian lận. Việc thiết lập các biện pháp kiểm soát như vậy có thể làm giảm đáng kể rủi ro thanh toán cho các mặt hàng không được giao hoặc không chính xác.

Với Nanonets, điều này trở thành một phần liền mạch của quy trình. Nền tảng có thể tự động khớp và xác minh các tài liệu này, cảnh báo sớm cho bạn về mọi vấn đề. Khả năng này đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán của bạn đều chính xác và hợp pháp.

4. Hợp lý hóa việc phê duyệt hóa đơn

Quá trình phê duyệt thủ công có thể bị trì hoãn do hóa đơn bị kẹt chờ phê duyệt từ các bên liên quan bận rộn. Điều này làm chậm chu kỳ thanh toán và tăng nguy cơ mất hóa đơn hoặc quên theo dõi.

Bằng cách tận dụng khả năng xử lý công việc tự động, bạn có thể giảm đáng kể thời gian phê duyệt hóa đơn. Dựa trên các quy tắc được xác định trước, hệ thống máy tính có thể gửi hóa đơn đến nhân viên thích hợp để phê duyệt. Ngoài ra, lời nhắc và thông báo có thể được đặt để đảm bảo người phê duyệt hoàn thành nhiệm vụ của họ kịp thời.

Với Nanonets, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh quy trình phê duyệt dựa trên nhu cầu của mình. Trình tự phê duyệt tùy chỉnh có thể được thiết lập dựa trên số tiền hóa đơn, bộ phận, dự án hoặc các tiêu chí khác. Cập nhật trạng thái trực tiếp, cảnh báo tự động và lời nhắc có thể giúp doanh nghiệp theo dõi tiến trình của từng hóa đơn và ngăn chặn sự chậm trễ hoặc thanh toán bị bỏ lỡ.

5. Thực hiện chiết khấu linh hoạt

Tận dụng chiết khấu thanh toán sớm bằng cách thiết lập các giao thức chiết khấu linh hoạt. Những thỏa thuận này khuyến khích việc thanh toán hóa đơn sớm bằng cách đưa ra chiết khấu cho các khoản thanh toán được thực hiện trước ngày đến hạn.

Ví dụ: nhà cung cấp có thể giảm giá 2% trên tổng hóa đơn nếu thanh toán trong vòng mười ngày kể từ ngày nhận. Điều này không chỉ cải thiện vốn lưu động của bạn bằng cách giảm chi phí mà còn củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp được hưởng lợi từ dòng tiền được cải thiện.

Sử dụng Nanonets, bạn có thể định cấu hình các điều khoản thanh toán để tự động nắm bắt các cơ hội giảm giá. Hệ thống có thể cảnh báo bạn khi có giảm giá, đảm bảo bạn tận dụng được khoản tiết kiệm tiềm năng.

6. Đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch giữa các hệ thống của bạn

Việc tích hợp phần mềm kế toán của bạn với các hệ thống kinh doanh khác mà bạn sử dụng là rất quan trọng. Nếu không tích hợp liền mạch, dữ liệu phải được chuyển thủ công giữa các hệ thống, việc này tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi.

Hệ thống tích hợp đảm bảo rằng khi hóa đơn được phê duyệt, tất cả dữ liệu cần thiết sẽ tự động chuyển vào sổ cái kế toán, hệ thống quản lý hàng tồn kho và các hệ thống liên quan khác của bạn.

Nanonet có thể được tích hợp với QuickBooks, Xero, Sage, SAP, Microsoft Dynamics và các gói kế toán hàng đầu khác, đảm bảo trao đổi dữ liệu suôn sẻ. Hơn nữa, nó có tích hợp Zapier, có nghĩa là nó có thể kết nối với hơn 6,000 ứng dụng, tự động hóa quy trình công việc hơn nữa.

Dữ liệu từ Nanonet có thể được đồng bộ hóa dễ dàng với các hệ thống này trong thời gian thực, loại bỏ các kho dữ liệu và đảm bảo truyền dữ liệu trơn tru, không có lỗi. Hơn nữa, khi tất cả dữ liệu liên quan được đồng bộ hóa trên các nền tảng, bạn có thể tin tưởng rằng báo cáo tài chính của mình được cập nhật và phản ánh các hoạt động kinh doanh hiện tại của bạn.

7. Thường xuyên kiểm tra và cập nhật các quy trình của bạn

Ngay cả khi có sẵn công nghệ tự động hóa và tiên tiến, việc thường xuyên xem xét và tinh chỉnh quy trình thanh toán hóa đơn của bạn là rất quan trọng. Thị trường phát triển, các quy định tuân thủ mới xuất hiện và nhu cầu kinh doanh thay đổi theo thời gian.

Kiểm toán thường xuyên có thể giúp xác định những điểm nghẽn hoặc sự kém hiệu quả có thể đã xâm nhập vào hệ thống. Những đánh giá này cũng mang đến cơ hội cập nhật quy trình công việc để thích ứng với thực tế kinh doanh mới hoặc tận dụng các công nghệ mới nổi.

Việc đảm bảo rằng quy trình quản lý hóa đơn của bạn vẫn mạnh mẽ và đáp ứng với môi trường thay đổi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc về lâu dài.

Nanonets cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo cho phép bạn theo dõi quy trình lập hóa đơn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Phân tích xu hướng và số liệu hiệu suất cho phép bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn mới nhất.

Lời cuối

Trong môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh ngày nay, việc quản lý thanh toán hóa đơn là sắp xếp sổ sách ngăn nắp và nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như sức khỏe tài chính của công ty bạn. Các công cụ dựa trên AI như Nanonets có thể biến quy trình truyền thống tốn nhiều công sức và dễ xảy ra lỗi thành một lợi thế chiến lược.

Bằng cách tự động hóa các yếu tố quan trọng của quá trình xử lý hóa đơn, từ thu thập dữ liệu đến thực hiện thanh toán, doanh nghiệp có thể giảm chi phí, kiểm soát dòng tiền và xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với các nhà cung cấp. Sự linh hoạt mà các công nghệ như vậy mang lại có nghĩa là các công ty có thể phản ứng nhanh hơn với những thay đổi và cơ hội của thị trường với sự tự tin rằng hoạt động tài chính của họ đang diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/settlement-of-invoice/