Tài liệu có mặt khắp nơi trong kinh doanh và đóng vai trò là nền tảng cho dữ liệu, thông tin và kiến ​​thức. Từ hóa đơn và hợp đồng đến email và bản ghi nhớ, tài liệu là một phần thiết yếu của quy trình xử lý tài liệu hàng ngày.  

Theo Statistica.com, đã có sự gia tăng theo cấp số nhân về tổng lượng dữ liệu (từ nhiều tài liệu khác nhau) được tạo, thu thập, sao chép và sử dụng trên toàn cầu. Dự báo sẽ đạt 64.2 zettabyte vào năm 2020. Trong thời gian tới, từ năm 2020 đến 2025, dự đoán cho thấy rằng việc tạo dữ liệu toàn cầu sẽ tăng lên hơn 180 zettabyte.

Tất cả các doanh nghiệp đều có sẵn một số loại quy trình xử lý tài liệu. Quản lý tài liệu giấy chi phí doanh nghiệp ở Hoa Kỳ là 8 tỷ đô la hàng năm, với chi phí trung bình là 20 đô la để nộp một tài liệu.

Quy trình làm việc của tài liệu xoay quanh việc thu thập dữ liệu từ tài liệu và quá trình xử lý chúng, cả hai đều có thể là những nhiệm vụ tẻ nhạt và tốn thời gian, đặc biệt nếu tài liệu phải được quản lý ở định dạng thủ công hoặc tương tự.

Xử lý tài liệu là bước đầu tiên trong quy trình quản lý tài liệu và liên quan đến việc chuyển đổi thông tin từ dạng thủ công hoặc tương tự sang định dạng kỹ thuật số. Bằng cách sử dụng hệ thống xử lý tài liệu để trích xuất dữ liệu, một công ty có thể sao chép kỹ thuật số cấu trúc, bố cục, văn bản và hình ảnh ban đầu của tài liệu.

Xử lý tài liệu là gì?

Các doanh nghiệp xử lý một lượng dữ liệu khổng lồ hàng ngày và hầu hết dữ liệu này không có cấu trúc và bị mắc kẹt trong tài liệu giấy, tài liệu được quét, PDF, tài liệu Word, email và biểu mẫu trực tuyến. Xử lý tài liệu là quá trình trích xuất dữ liệu có giá trị từ các loại tài liệu khác nhau. Theo truyền thống, thuật ngữ này đề cập đến quy trình thủ công kiểm tra tài liệu giấy hoặc điện tử và nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, việc xử lý tài liệu hiện đề cập đến việc sử dụng các công cụ tự động có thể xử lý tài liệu mà không cần hoặc có rất ít sự can thiệp của con người.

Các giải pháp xử lý tài liệu tự động đã trở thành một công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng năng suất. Với công nghệ máy học và trí tuệ nhân tạo, những công cụ này có thể học và nhận dạng các mẫu cũng như cấu trúc trong nhiều loại tài liệu khác nhau. Sau đó, các công cụ này có thể trích xuất dữ liệu từ các tài liệu này và biến chúng thành dữ liệu có cấu trúc để có thể dễ dàng tích hợp vào cơ sở dữ liệu và các hệ thống khác.

Việc sử dụng các giải pháp xử lý tài liệu tự động có thể mang lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh bằng cách cho phép họ đưa ra quyết định nhanh hơn và sáng suốt hơn dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời. Bằng cách giảm thời gian và nguồn lực dành cho xử lý thủ công, doanh nghiệp có thể phân bổ các nguồn lực này cho các hoạt động chiến lược hơn nhằm thúc đẩy tăng trưởng và đổi mới.

Quy trình xử lý tài liệu hoạt động như thế nào?

Xử lý tài liệu, như đã định nghĩa trước đó, là chuyển đổi dữ liệu phi cấu trúc trong tài liệu thành dạng có cấu trúc. Xử lý tài liệu thủ công liên quan đến việc xem tài liệu, phân tích nó, trích xuất dữ liệu liên quan và nhập dữ liệu đó vào cơ sở dữ liệu thích hợp.  

Với sự công nhận ngày càng tăng về sự tẻ nhạt của quy trình và những tiến bộ trong công nghệ, các công cụ kỹ thuật số đang được sử dụng để xử lý tài liệu. Đơn giản nhất là phần mềm OCR đọc các tài liệu tương tự và chuyển đổi nội dung thành định dạng có thể chỉnh sửa.  

Những tiến bộ tiếp theo, gần đây liên quan đến các công cụ AI và ML có liên quan nhiều hơn và gần như có ý nghĩa trong việc nhận ra tầm quan trọng và mức độ liên quan của dữ liệu trong tài liệu, dẫn đến kỷ nguyên Xử lý tài liệu thông minh hoặc IDP. Những công cụ này liên quan đến các nhiệm vụ sau:

• Tiền xử lý: Bước đầu tiên trong quá trình xử lý tài liệu liên quan đến các kỹ thuật tiền xử lý như cắt xén, giảm nhiễu và khử nghiêng. Những kỹ thuật này giúp nâng cao chất lượng tài liệu trước khi quá trình xử lý bắt đầu. Bằng cách đảm bảo rằng các tài liệu có chất lượng tốt, nó làm giảm khả năng xảy ra lỗi trong các giai đoạn tiếp theo.
• Phân loại dữ liệu: Bước thứ hai là phân loại dữ liệu, trong đó các tài liệu được phân loại theo loại hoặc cấu trúc dựa trên các mẫu và nội dung. Quá trình này giúp xác định quy tắc trích xuất dữ liệu nào sẽ được áp dụng, giúp quá trình trích xuất dữ liệu chính xác hơn.
• Trích xuất dữ liệu: Trong bước này, OCR (Nhận dạng ký tự quang học), ICR (Nhận dạng ký tự thông minh) và các công nghệ khác được sử dụng để trích xuất dữ liệu dựa trên các quy tắc do người dùng đặt. Những công nghệ này có thể nhận dạng và trích xuất dữ liệu từ nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm cả tài liệu viết tay và tài liệu in.
• Xác thực dữ liệu: Sau khi quá trình trích xuất dữ liệu hoàn tất, các bot RPA (Robotic Process Automation) được sử dụng để kiểm tra và xác thực dữ liệu đã xử lý. Mọi dữ liệu chưa được xác thực sẽ được gửi đến người dùng để xử lý thủ công. Bước này đảm bảo rằng dữ liệu được trích xuất là chính xác và có chất lượng cao.
• Lưu trữ và tích hợp dữ liệu: Bước cuối cùng liên quan đến việc lưu trữ dữ liệu đã được xác thực trong giải pháp xử lý tài liệu và tích hợp nó với các ứng dụng hạ nguồn. Bằng cách tích hợp dữ liệu với các ứng dụng khác, nó có thể được sử dụng để hỗ trợ các quy trình kinh doanh và ra quyết định.

Lợi ích của việc xử lý tài liệu

Các giải pháp xử lý tài liệu mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, chẳng hạn như:

• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Xử lý tài liệu thủ công tốn nhiều thời gian và dễ sai sót, dẫn đến giảm năng suất và tăng chi phí. McKinsey báo cáo rằng gần 30% thời gian trong ngày làm việc, tương đương với khoảng 2.5 giờ, được dành cho những người lao động tri thức để tìm kiếm thông tin từ các tài liệu khác nhau. Bằng cách tự động hóa quy trình bằng công cụ xử lý tài liệu, nhân viên có thể tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn, giúp cải thiện năng suất và tiết kiệm chi phí.
• Cải thiện độ chính xác và chất lượng của dữ liệu: Lỗi do con người là không thể tránh khỏi khi xử lý tài liệu theo cách thủ công, dẫn đến dữ liệu không chính xác và phát sinh thêm chi phí. Viện kho dữ liệu báo cáo rằng các doanh nghiệp bị thiệt hại hơn 600 tỷ đô la hàng năm do lỗi nhập dữ liệu trong mua sắm, chuỗi cung ứng và các lĩnh vực liên quan khác. Bằng cách sử dụng giải pháp xử lý tài liệu, độ chính xác và chất lượng của dữ liệu được cải thiện, giúp hiểu rõ hơn và đưa ra quyết định sáng suốt.
• Hợp lý hóa quy trình công việc: Trong các ngành như tài chính, chăm sóc sức khỏe và hậu cần, việc xử lý tài liệu thường có thể gây ra tắc nghẽn trong quy trình và gây căng thẳng cho nhân viên. Các công cụ xử lý tài liệu hợp lý hóa quy trình làm việc bằng cách trích xuất dữ liệu, lưu trữ và giúp những người cần có thể truy cập dữ liệu, cho phép các quy trình nhanh hơn và hiệu quả hơn.
• Tăng cường bảo mật và tuân thủ: Các giải pháp xử lý tài liệu lưu trữ tài liệu đã xử lý trong cơ sở dữ liệu an toàn mà chỉ nhân viên được ủy quyền mới có thể truy cập, giảm thiểu rủi ro gian lận và lộ thông tin nhạy cảm ngoài ý muốn. Độ chính xác của dữ liệu được cải thiện cũng đảm bảo tuân thủ và báo cáo theo quy định tốt hơn, giảm nguy cơ bị phạt và các vấn đề pháp lý.
• Khả năng mở rộng và tính linh hoạt: Nghiên cứu của Gartner cho thấy rằng việc duy trì một hệ thống quản lý tài liệu dựa trên giấy tờ có thể là một công việc tốn kém. Tủ hồ sơ bốn ngăn có thể chứa tối đa Tài liệu 12,000 và chiếm khoảng 1500 feet vuông diện tích sàn, với chi phí bảo trì hàng năm là XNUMX đô la. Do đó, các doanh nghiệp dựa vào hệ thống dựa trên giấy tờ có thể gặp phải những hạn chế về khả năng mở rộng. Mặt khác, các giải pháp xử lý tài liệu mang lại sự linh hoạt về khả năng mở rộng, giúp dễ dàng quản lý việc xử lý tài liệu trong thời gian cao điểm. Chúng cũng đủ linh hoạt để xử lý nhiều loại tài liệu và định dạng khác nhau, bao gồm tài liệu viết tay và tài liệu in, PDF và hình ảnh được quét. Bằng cách áp dụng giải pháp xử lý tài liệu, doanh nghiệp có thể giảm sự phụ thuộc vào các hệ thống dựa trên giấy tờ và nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và nâng cao năng suất.

Giải pháp công nghệ xử lý văn bản

Các công cụ kỹ thuật số khác nhau với mức độ phức tạp khác nhau hiện có sẵn để xử lý tài liệu.

• OCR hoặc Nhận dạng ký tự quang học là một công cụ quét tài liệu để xác định cả văn bản được đánh máy và viết tay. Công nghệ này đặc biệt hữu ích để xử lý các tài liệu hình ảnh và chuyển đổi chúng thành dữ liệu có thể đọc được bằng máy.
• ICR hoặc Nhận dạng ký tự thông minh là phiên bản nâng cao hơn của OCR có thể xác định các ký tự viết tay với độ chính xác cao hơn
• RPA hay Robotic Process Automation đề cập đến việc sử dụng bot để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại như trích xuất dữ liệu từ các tài liệu có cấu trúc tương tự nhau theo các quy tắc đặt sẵn.
• Machine Learning hay ML là một nhánh của AI đào tạo các thuật toán để cải thiện khả năng thực thi các tác vụ dựa trên dữ liệu.
• NLP hoặc Xử lý ngôn ngữ tự nhiên là một tập hợp con của học máy phân tích ngôn ngữ để hiểu ý nghĩa của nó và rút ra những hiểu biết sâu sắc.

Bằng cách sử dụng kết hợp các công nghệ này, các giải pháp xử lý tài liệu có thể xử lý hiệu quả nhiều loại và định dạng tài liệu, bao gồm tài liệu viết tay và tài liệu in, PDF và hình ảnh được quét. Các giải pháp Xử lý tài liệu thông minh (IDP) đưa quá trình xử lý tài liệu tiến thêm một bước bằng cách phân tích cảm tính, phân loại văn bản, tóm tắt nội dung, v.v. Các giải pháp tiên tiến này giúp tự động hóa các quy trình dựa trên tài liệu và đạt được hiệu quả cũng như độ chính xác cao hơn.

Các trường hợp sử dụng cho các giải pháp xử lý tài liệu

Các giải pháp Xử lý Tài liệu Thông minh (IDP) đang ngày càng trở nên phổ biến trong các ngành khi các công ty tìm cách hợp lý hóa các tác vụ xử lý tài liệu của họ và loại bỏ các lỗi thủ công. Trong khi ý tưởng về một văn phòng không giấy tờ vẫn còn là một thực tế xa vời đối với nhiều doanh nghiệp, các giải pháp của IDP đang giúp thu hẹp khoảng cách bằng cách tự động hóa các tác vụ khai thác và xử lý dữ liệu liên quan đến tài liệu giấy.

1. Dịch vụ ngân hàng và tài chính: Các giải pháp IDP có thể được sử dụng để xử lý nhiều loại tài liệu khác nhau, chẳng hạn như séc, biểu mẫu mở tài khoản, biểu mẫu bảo trì, đơn đăng ký thế chấp, KYC và biểu mẫu thuế. Công nghệ được sử dụng để xác minh chữ ký trong séc và các tài liệu tài chính khác, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả. Ngoài ra, các ngân hàng có thể hợp lý hóa quy trình mở và duy trì tài khoản của mình bằng cách tự động hóa quy trình xử lý biểu mẫu mở tài khoản và biểu mẫu duy trì, điều này có thể cải thiện sự hài lòng của khách hàng và giảm sai sót.
2. Bảo hiểm: Các giải pháp của IDP có thể được sử dụng để xử lý các tài liệu khác nhau, chẳng hạn như các mẫu yêu cầu bồi thường, đơn bảo hiểm nhân thọ, yêu cầu bồi thường tai nạn ô tô, mẫu thương tật, mẫu thay đổi người thụ hưởng và mẫu tài khoản niên kim. IDP có thể giảm nỗ lực thủ công cần thiết để xác minh khiếu nại đối với các tài liệu chính sách về phạm vi bảo hiểm và tính đủ điều kiện, đồng thời cải thiện độ chính xác của quá trình xử lý khiếu nại của họ.
3. Chăm sóc sức khỏe: Các giải pháp xử lý tài liệu có thể được sử dụng để xử lý các tài liệu khác nhau, chẳng hạn như biểu mẫu tiếp nhận bệnh nhân, tài liệu đăng ký và biểu mẫu yêu cầu bảo hiểm y tế. Bằng cách tự động hóa quy trình trích xuất dữ liệu, các tổ chức chăm sóc sức khỏe có thể giảm chi phí hành chính cần thiết để xử lý dữ liệu từ các biểu mẫu này, đồng thời cải thiện độ chính xác và tốc độ xử lý yêu cầu và tiếp nhận bệnh nhân của họ.
4. Pháp lý: Các tài liệu pháp lý như hợp đồng, hành động và di chúc có thể được quét và xử lý bằng nhiều loại công nghệ xử lý tài liệu khác nhau để trích xuất thông tin liên quan. Thông tin này sau đó có thể được sử dụng để phân loại, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu, giúp luật sư dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần một cách nhanh chóng. Ngoài ra, quá trình xử lý tài liệu có thể được sử dụng để khám phá pháp lý, trong đó khối lượng lớn tài liệu có thể được xử lý để xác định bằng chứng liên quan.
5. Chính phủ: Các giải pháp xử lý tài liệu có thể được sử dụng để xử lý các tài liệu khác nhau, chẳng hạn như tài liệu liên quan đến quản trị, đơn xin việc, biểu mẫu thuế và tài liệu an sinh xã hội.

Nanonet để xử lý tài liệu thông minh

Nanonets là một công cụ tiên tiến để xử lý tài liệu thông minh sử dụng máy học để tự động hóa quy trình trích xuất dữ liệu từ nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm hóa đơn, biên lai và hợp đồng. Nó kết hợp các thuật toán nhận dạng ký tự quang học (OCR) và học sâu để đạt được độ chính xác cao trong việc trích xuất dữ liệu từ các tài liệu phức tạp và không có cấu trúc. Giao diện thân thiện với người dùng cho phép người dùng dễ dàng đào tạo các mô hình của riêng họ, tùy chỉnh các quy tắc trích xuất cũng như xem xét và sửa bất kỳ lỗi nào trong dữ liệu được trích xuất.

Nanonets nổi bật với công nghệ OCR tiên tiến, có thể nhận dạng văn bản, số và các ký tự khác, bao gồm cả chữ viết tay và văn bản in bằng máy. Các thuật toán học sâu được sử dụng bởi Nanonets cho phép nó hiểu ngữ cảnh của dữ liệu và trích xuất dữ liệu một cách chính xác, ngay cả từ các tài liệu phức tạp và không có cấu trúc. Hơn nữa, các tính năng tùy chỉnh của Nanonet cho phép người dùng huấn luyện các mô hình của riêng họ bằng cách cung cấp tài liệu mẫu và dữ liệu tương ứng để trích xuất, đồng thời điều chỉnh các quy tắc trích xuất theo nhu cầu cụ thể của họ.

Hỗ trợ đa ngôn ngữ của Nanonets cho phép người dùng trích xuất dữ liệu từ các tài liệu được viết bằng các ngôn ngữ khác nhau và tính năng tích hợp API cho phép người dùng tích hợp giải pháp IDP với các công cụ và hệ thống khác. Ngoài ra, Nanonets là một giải pháp có khả năng mở rộng, có thể xử lý khối lượng lớn tài liệu và dữ liệu, khiến giải pháp này phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Tóm lại, Nanonets cung cấp một số lợi thế như một giải pháp IDP, bao gồm mức độ chính xác cao, tính linh hoạt, dễ sử dụng và khả năng mở rộng.

Lấy đi

Các giải pháp xử lý tài liệu đang trở thành công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp và tổ chức trong các ngành. Các giải pháp này đang chuyển đổi các quy trình dựa trên giấy tờ thành quy trình làm việc tự động và không cần chạm, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức cho nhân viên. Với khả năng trích xuất và xử lý dữ liệu từ nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm cả văn bản phi cấu trúc và viết tay, các giải pháp xử lý tài liệu đã mang lại sự chính xác và hiệu quả cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Khi thế giới tiếp tục hướng tới một tương lai kỹ thuật số hơn, các giải pháp xử lý tài liệu sẽ đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa hoạt động và cải thiện lợi nhuận của họ.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến ​​thức. Truy cập Tại đây.
• Đúc kết tương lai với Adryenn Ashley. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/what-is-document-processing/