Giao tiếp rải rác trên các công cụ tiêu tốn thời gian bán hàng quan trọng của đại diện bán hàng của bạn. Một báo cáo từ Mckinsey cho biết khoảng 3/25 tất cả các nhiệm vụ của hoạt động bán hàng có thể được tự động hóa và giúp người quản lý tạo ra doanh thu trên mỗi đại diện cao hơn 30-XNUMX%.
Đi sâu hơn vào chuỗi giá trị giao dịch cho thấy sự đan xen phức tạp của các công cụ đòi hỏi công việc thủ công vất vả trong từng bước của chuỗi –
| Các bước giao dịch | Hoạt động | % tiềm năng tự động hóa |
| Đánh giá tính khả thi | Sử dụng Typeform để lấy yêu cầu của khách hàng, cộng tác với sản phẩm để thảo luận về tính khả thi của giao dịch | 50% |
| Giải pháp kỹ thuật | Tạo nhiệm vụ kỹ thuật bán hàng, theo dõi với SE để nhận cập nhật trạng thái, xem lại bản demo và nhắc lại toàn bộ chu trình Nhận phản hồi của khách hàng và hoàn thiện SoW |
30% |
| Đề xuất tài chính | Sử dụng công cụ CPQ để chia sẻ giá cả với sản phẩm. Nhận tài chính và sản phẩm để xem xét đề xuất. | 70% |
| Quy trình RFP/RFQ | Cộng tác với Devops, Infosec, Product, Sales, Legal để điền vào nền tảng web hoặc bảng tính Excel | 80% |
| Đàm phán và điều chỉnh | Phù hợp với pháp lý và Tài chính về các điều khoản hợp đồng và ranh giới đàm phán. Sử dụng docusign để gửi hợp đồng cho chữ ký | 50% |
| Đóng giao dịch | Cập nhật trạng thái Deal trên Hubspot. Thông báo cập nhật trạng thái cho nhóm Kích hoạt, người quản lý bán hàng và cập nhật tài liệu kích hoạt theo yêu cầu của khách hàng. | 70% |
Giao tiếp và hợp tác kém là nguyên nhân chính khiến các giao dịch bị hủy bỏ. Sự chậm trễ về thời gian là nguyên nhân lớn nhất khiến đại diện bán hàng mất giao dịch trong toàn bộ kênh. Tổ chức các giao dịch, liên lạc, cập nhật và nhắc nhở trong phòng giao dịch là chìa khóa thành công cho đại diện bán hàng và người quản lý của họ.
Phòng giao dịch là gì?
Phòng giao dịch thường đề cập đến một nền tảng hoặc không gian kỹ thuật số được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý và chốt giao dịch trong bối cảnh bán hàng.
Đó là môi trường trực tuyến (trang web, kênh Slack) nơi đại diện bán hàng, giám đốc bán hàng, kỹ sư bán hàng và khách hàng tiềm năng có thể cộng tác, giao tiếp và quản lý các hoạt động và tài liệu liên quan đến giao dịch.
Các tính năng chính của một phòng giao dịch là gì?
- Cho phép cộng tác:
- Cho phép cộng tác theo thời gian thực giữa các nhóm bán hàng và khách hàng tiềm năng.
- Cung cấp nền tảng để thảo luận về các yêu cầu, lập kế hoạch cho các bước tiếp theo, chia sẻ đề xuất, đàm phán các điều khoản và giải quyết các thắc mắc.
- Đơn giản hóa việc theo dõi giao dịch:
- Theo dõi tiến trình giao dịch qua các giai đoạn khác nhau trong quy trình bán hàng.
- Cung cấp thông tin chi tiết về trạng thái giao dịch, các rào cản tiềm ẩn và các bước tiếp theo.
- Tích hợp liền mạch:
- Có thể tích hợp với hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) để hợp lý hóa việc quản lý giao dịch.
- Có thể kết nối với các nền tảng chữ ký điện tử để tạo thuận lợi cho việc ký kết các thỏa thuận kỹ thuật số.
- Tạo điều kiện Truyền thông:
- Tạo điều kiện giao tiếp giữa tất cả các bên liên quan đến thỏa thuận.
- Có thể bao gồm các tính năng trò chuyện, hội nghị truyền hình và hệ thống thông báo
- Phân tích & Nhắc nhở:
- Cung cấp lời nhắc cho các bên liên quan về việc hoàn thành nhiệm vụ
- Cung cấp dữ liệu và phân tích liên quan đến tiến độ và hiệu suất giao dịch.
- Giúp xác định mô hình, dự báo và tối ưu hóa quy trình bán hàng.
Việc không có phòng giao dịch ảnh hưởng như thế nào đến đội ngũ bán hàng?
Trong khi Đại diện Bán hàng có thể phải đối mặt với nhiều thách thức hơn trong hoạt động và hàng ngày do không sử dụng phòng giao dịch, thì Phó Giám đốc Bán hàng có thể gặp phải các vấn đề liên quan đến chiến lược và giám sát. Cả hai vai trò, mặc dù theo những cách khác nhau, sẽ gặp phải sự thiếu hiệu quả, rủi ro và thách thức trong việc quản lý và chốt giao dịch một cách hiệu quả, cuối cùng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và mối quan hệ khách hàng của tổ chức.
Đối với Phó phòng Kinh doanh:
- Giám sát không đầy đủ:
- Bất lợi: Khả năng hiển thị hạn chế về tiến độ giao dịch và hoạt động của đại diện bán hàng.
- Va chạm: Khó khăn trong việc xác định các điểm nghẽn và hỗ trợ kịp thời.
- Dự báo không chính xác:
- Bất lợi: Thiếu dữ liệu thời gian thực để dự báo doanh số bán hàng chính xác.
- Va chạm: Lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực không hiệu quả.
- Rủi ro tuân thủ và pháp lý:
- Bất lợi: Có khả năng không tuân thủ các quy định về chia sẻ và lưu trữ dữ liệu.
- Va chạm: Gây hậu quả pháp lý và tổn hại đến uy tín của công ty.
- Triển khai chiến lược không hiệu quả:
- Bất lợi: Dữ liệu và hiểu biết hạn chế để xây dựng và điều chỉnh các chiến lược bán hàng.
- Va chạm: Giảm hiệu quả của các chiến lược bán hàng và khả năng mất cơ hội.
- Thử thách liên kết nhóm:
- Bất lợi: Khó khăn trong việc đảm bảo sự liên kết giữa các đại diện bán hàng và các bộ phận khác.
- Va chạm: Thông điệp và cách tiếp cận khách hàng tiềm năng không nhất quán, ảnh hưởng đến thành công của giao dịch.
- Quản trị quan hệ khách hàng:
- Bất lợi: Hiểu biết hạn chế về tương tác và lịch sử của khách hàng.
- Va chạm: Khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ bền chặt với các tài khoản chính bị cản trở.
Đối với Đại diện bán hàng:
- Quản lý thông tin không có tổ chức:
- Bất lợi: Đấu tranh với thông tin rải rác trên nhiều nền tảng khác nhau (email, tệp, v.v.).
- Va chạm: Việc truy xuất thông tin tốn thời gian và có khả năng mất dữ liệu quan trọng.
- Hợp tác không hiệu quả:
- Bất lợi: Hợp tác thời gian thực hạn chế với các nhóm nội bộ và khách hàng tiềm năng.
- Va chạm: Sự chậm trễ trong việc ra quyết định và những thông tin sai lệch có thể xảy ra.
- Mối quan tâm về bảo mật:
- Bất lợi: Thiếu môi trường an toàn để chia sẻ tài liệu nhạy cảm.
- Va chạm: Nguy cơ vi phạm dữ liệu và mất niềm tin từ khách hàng tiềm năng.
- Theo dõi hạn chế:
- Bất lợi: Khó khăn trong việc theo dõi tiến độ giao dịch và tương tác của khách hàng.
- Va chạm: Mất khả năng hiển thị trạng thái giao dịch và các bước tiếp theo.
- Trải nghiệm khách hàng bị suy giảm:
- Bất lợi: Không có khả năng cung cấp các tương tác nhanh chóng và minh bạch cho khách hàng.
- Va chạm: Khả năng mất giao dịch và mối quan hệ khách hàng bị hư hỏng.
Lợi ích của việc sử dụng phòng giao dịch là gì?
- Hiệu suất: Hợp lý hóa quy trình chốt giao dịch bằng cách cung cấp nền tảng tập trung cho tất cả các hoạt động liên quan đến giao dịch.
- An ninh: Đảm bảo rằng các tài liệu và thông tin liên lạc nhạy cảm được quản lý và truy cập một cách an toàn.
- Minh bạch: Cung cấp khả năng hiển thị về tiến trình giao dịch cho tất cả các bên liên quan.
- Tiếp cận: Cho phép truy cập thông tin liên quan đến giao dịch mọi lúc, mọi nơi, tạo điều kiện cho sự hợp tác từ xa và toàn cầu.
- Khả năng mở rộng: Có thể thích ứng để xử lý các quy mô và mức độ phức tạp khác nhau của giao dịch.
Tại sao đại diện bán hàng không sử dụng Phòng giao dịch?
| Không. | Vấn đề | Mô tả | Tại sao đó là mối quan tâm |
|---|---|---|---|
| 1 | Đề kháng với sự thay đổi | Đại diện bán hàng có thể đã quen với quy trình làm việc và công cụ hiện có của họ. | Việc thay đổi sang một nền tảng mới có thể được coi là mang tính đột phá và cần phải có sự thích ứng. |
| 2 | Đường cong học tập | Mối quan tâm về việc thành thạo một công cụ mới và các tính năng của nó. | Thời gian và nỗ lực cần thiết để tìm hiểu một hệ thống mới có thể được coi là một trở ngại. |
| 3 | Nhận thức được sự phức tạp | Niềm tin rằng các phòng giao dịch rất phức tạp và cồng kềnh. | Nếu nền tảng không thân thiện với người dùng, đại diện bán hàng có thể cảm thấy tẻ nhạt khi điều hướng và quản lý. |
| 4 | Mối quan tâm về di chuyển dữ liệu | Lo lắng về việc chuyển dữ liệu và thông tin hiện có sang hệ thống mới. | Quá trình di chuyển dữ liệu có thể được coi là tốn thời gian và rủi ro. |
| 5 | Thiếu giá trị cảm nhận | Không thấy lợi ích rõ ràng khi sử dụng phòng giao dịch. | Nếu những lợi ích không được truyền đạt rõ ràng, đại diện bán hàng có thể không hiểu nó có thể hỗ trợ công việc của họ như thế nào. |
| 6 | Mối quan tâm về sự thích ứng của khách hàng | Lo lắng rằng khách hàng có thể gặp khó khăn khi sử dụng phòng giao dịch. | Việc giới thiệu cho khách hàng một nền tảng mới có thể được coi là một trở ngại bổ sung trong quá trình bán hàng. |
| 7 | Thiếu tích hợp | Phòng giao dịch có thể không tích hợp tốt với các công cụ và hệ thống CRM hiện có. | Quản lý dữ liệu trên nhiều nền tảng có thể không hiệu quả và gây khó chịu. |
| 8 | Mối quan tâm về quyền riêng tư và bảo mật | Những lo ngại về tính bảo mật của dữ liệu trong phòng giao dịch. | Đại diện bán hàng có thể lo ngại về tính bảo mật của thông tin nhạy cảm. |
| 9 | Các vấn đề công nghệ | Gặp trục trặc kỹ thuật hoặc hạn chế. | Các vấn đề kỹ thuật có thể làm gián đoạn quá trình bán hàng và tạo thêm những thách thức. |
| 10 | Hỗ trợ tổ chức | Thiếu sự hỗ trợ và đào tạo từ tổ chức. | Nếu không được đào tạo phù hợp và hỗ trợ liên tục, các đại diện bán hàng có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng phòng giao dịch một cách hiệu quả. |
Một số tính năng tự động hóa phòng giao dịch hữu ích nào có thể giúp thúc đẩy việc áp dụng?
1. Tạo phòng giao dịch tự động:
- Sự miêu tả: Tự động tạo phòng giao dịch khi giao dịch đạt đến một giai đoạn cụ thể trong CRM hoặc sự kiện kích hoạt khác.
- Lợi ích: Giảm việc thiết lập thủ công và đảm bảo tạo phòng giao dịch kịp thời.
2. Tự động hóa tài liệu:
- Sự miêu tả: Tự động điền các tài liệu liên quan vào phòng giao dịch dựa trên loại giao dịch, giai đoạn hoặc các tiêu chí khác.
- Lợi ích: Đảm bảo tất cả các tài liệu cần thiết đều có sẵn và giảm thiểu việc quản lý tài liệu thủ công.
3. Quản lý quyền truy cập và lời mời tự động:
- Sự miêu tả: Gửi lời mời tự động đến các bên liên quan và quản lý cấp độ truy cập dựa trên các quy tắc được xác định trước.
- Lợi ích: Hợp lý hóa sự tham gia của các bên liên quan và đảm bảo quyền truy cập an toàn và phù hợp.
4. Tự động hóa nhiệm vụ và cột mốc:
- Sự miêu tả: Tự động phân công nhiệm vụ và các mốc quan trọng cho các bên liên quan dựa trên loại và giai đoạn giao dịch.
- Lợi ích: Đảm bảo trách nhiệm giải trình và giữ cho tiến độ giao dịch đi đúng hướng.
5. Tự động hóa thông báo:
- Sự miêu tả: Gửi thông báo tự động để cập nhật nhiệm vụ, tải tài liệu lên hoặc các hoạt động liên quan khác trong phòng giao dịch.
- Lợi ích: Thông báo cho các bên liên quan và tham gia theo thời gian thực.
6. Tự động hóa báo cáo:
- Sự miêu tả: Tạo và gửi báo cáo tự động về tiến độ giao dịch, hoạt động và số liệu hiệu suất.
- Lợi ích: Cung cấp cho các bên liên quan thông tin chi tiết và cập nhật thường xuyên mà không cần nỗ lực báo cáo thủ công.
7. Tự động hóa chữ ký điện tử:
- Sự miêu tả: Tích hợp các giải pháp chữ ký điện tử để hỗ trợ quy trình ký tài liệu tự động.
- Lợi ích: Hợp lý hóa quy trình phê duyệt và nâng cao hiệu quả của việc chốt giao dịch.
8. Tự động hóa tích hợp:
- Sự miêu tả: Tự động đồng bộ hóa dữ liệu giữa phòng giao dịch và các công cụ/nền tảng khác (như CRM, ERP, v.v.) thông qua tích hợp API.
- Lợi ích: Đảm bảo tính nhất quán và sẵn có của dữ liệu trên các nền tảng.
Để thảo luận thêm về tự động hóa phòng giao dịch, bạn có thể sắp xếp một cuộc họp với chúng tôi. chuyên gia bán hàng.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
- PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
- Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
- PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/are-internal-communications-killing-your-deals/
