Viết một lá thư xin việc có thể khó khăn.

Tôi sẽ không bao giờ quên huấn luyện viên sự nghiệp đại học của tôi, người đã khiến việc viết thư xin việc trở nên dễ dàng. Ngay cả với những lời khuyên của cô ấy, tôi luôn cảm thấy vô cùng khó khăn khi nói về bản thân và cường điệu hóa thành tích của mình.

Mặc dù nó hoạt động như một lá thư giới thiệu, nhưng tôi đã tự hỏi liệu thư xin việc có cần thiết vào năm 2024 hay không. Để tìm hiểu, tôi đã nói chuyện với hai nhà tuyển dụng và hiểu rõ hơn về cách viết thư xin việc tốt nhất cho bất kỳ đơn xin việc nào.

Thư xin việc quan trọng như thế nào?

Thư xin việc có cần thiết không?

Khi nào nên bỏ qua thư xin việc

Khi nào cần bao gồm Thư xin việc

Lời khuyên cho việc viết một lá thư xin việc

Nếu thư xin việc là tùy chọn thì sao?

Thư xin việc quan trọng như thế nào?

Thư xin việc là những lá thư giới thiệu ngắn gọn mà bạn gửi kèm trong đơn xin việc.

Thông thường, đây là cơ hội để bạn tìm hiểu chi tiết sâu hơn về những thành tích mà bạn có thể chưa nêu bật hoặc không có chỗ để đề cập trong sơ yếu lý lịch của mình.

Tiffany Hall, một người viết sơ yếu lý lịch chuyên nghiệp và người sáng lập Resume911, cho biết thư xin việc là một phần quan trọng trong quá trình xin việc.

Hall nói: “Thư xin việc có thể rất quan trọng. Nó có nhiệm vụ thể hiện lý do tại sao bạn, trong số tất cả các ứng viên, nên nhận được công việc đó. Vấn đề là những người nộp đơn sử dụng chúng để lấy lại những gì có trong sơ yếu lý lịch của họ và đó không phải là mục đích của nó. Nó phải nói lên những điều không dễ giải thích trong sơ yếu lý lịch của bạn.”

Ví dụ: nếu sơ yếu lý lịch của bạn nói rằng bạn có kỹ năng xây dựng trang web, thư xin việc của bạn là nơi tuyệt vời để nêu tên các công ty mà bạn đã từng làm việc để tạo trang web của họ.

Matthew Muehleisen, nhà tuyển dụng của công ty, cho rằng thư xin việc cũng là một nơi tuyệt vời để thể hiện rằng bạn đã hoàn thành bài tập về nhà và nghiên cứu về một công ty.

Muehleisen nói: “Đó có thể là điều khiến bạn khác biệt với các ứng viên và ứng viên khác, đồng thời là cơ hội tốt để chứng tỏ rằng bạn đã nghiên cứu về vị trí và công ty để thể hiện rõ hơn sự quan tâm của mình đối với vai trò này”.

Biết được tầm quan trọng của thư xin việc vẫn đặt ra câu hỏi: Thư xin việc có cần thiết vào năm 2024 không?

Nguồn hình ảnh

Thư xin việc có cần thiết không?

Mặc dù thư xin việc có thể giúp chứng minh kiến ​​thức của bạn về công ty mà bạn đang ứng tuyển và làm nổi bật hơn những thành tích của bạn, nhưng cả Hall và Muehleisen đều đồng ý rằng thư xin việc không hoàn toàn cần thiết.

Muehleisen nói, “Trừ khi đó là yêu cầu của đơn đăng ký, tôi sẽ không nói rằng cần phải gửi kèm thư xin việc. Có một số vai trò (thường là trong lĩnh vực sáng tạo nội dung và tiếp thị) sẽ yêu cầu thư xin việc như một dạng văn bản mẫu. Trong những trường hợp này, hãy đảm bảo rằng lá thư của bạn được trau chuốt và tập trung.”

Nếu Hall làm theo cách của mình, cô ấy sẽ loại bỏ hoàn toàn thư xin việc, tập trung hơn vào sơ yếu lý lịch và yêu cầu đường dẫn tới hồ sơ LinkedIn của ứng viên.

Theo Hall, “Hầu hết các thư xin việc đều lặp lại sơ yếu lý lịch hoặc nói lên lý do tại sao ứng viên không phù hợp. Mục đích của một bức thư xin việc cũng không phải vậy.”

Tuy nhiên, 74% người quản lý tuyển dụng vẫn thích các ứng dụng có kèm theo thư xin việc. Vì vậy, chắc chắn bạn nên cân nhắc thêm một tùy chọn — ngay cả khi ứng dụng cho biết đó là tùy chọn.

Khi nào nên bỏ qua thư xin việc

Nếu bạn đang tìm kiếm một vai trò mới, việc viết thư xin việc có thể tốn nhiều thời gian — đặc biệt nếu bạn dành thời gian để cá nhân hóa từng bức thư bạn gửi cho người quản lý tuyển dụng.

Mặc dù thư xin việc phục vụ mục đích hợp pháp và 83% người quản lý tuyển dụng đọc nó đi, có một vài tình huống mà bạn không nên bao gồm một lá thư xin việc. Chúng ta hãy xem những kịch bản đó.

Nếu bạn chỉ có một mẫu thư xin việc

Tôi hiểu rồi. Viết một lá thư xin việc hiệu quả cần một lượng thời gian đáng kể.

Nhưng hãy cân nhắc việc không gửi nếu bạn chỉ có thời gian để đưa thông tin của mình vào mẫu thư xin việc mà không cá nhân hóa nó trước khi nhấn gửi đơn đăng ký.

Đừng hiểu lầm tôi. Mẫu thư xin việc là điểm khởi đầu tuyệt vời để viết thư xin việc của bạn. Các mẫu thường nhắc nhở bạn bao gồm các thông tin thích hợp như chức danh, tên và thông tin liên hệ của bạn.

Tuy nhiên, nếu bạn không dành thời gian để chỉnh sửa nội dung của thư xin việc và cá nhân hóa nó bằng nghiên cứu và kinh nghiệm liên quan của mình, bạn có nguy cơ gửi cùng một bức thư với một ứng viên khác.

Và xem xét điều đó 48% người quản lý tuyển dụng dành từ 30 giây đến hai phút để đọc từng lá thư xin việc, khả năng cao là người quản lý tuyển dụng của bạn có thể phát hiện ra lá thư cách đó một dặm.

Đừng gửi nó nếu bạn không có thời gian để cá nhân hóa một bức thư xin việc.

Nếu thư xin việc của bạn chứa đầy lời phê bình

Thư xin việc nhằm giải thích lý do tại sao bạn là ứng cử viên sáng giá nhất cho vị trí đang tuyển dụng. Tuy nhiên, thư xin việc không phải là nơi để bạn chia sẻ ý tưởng của mình về cách công ty có thể cải thiện.

Chắc chắn, mọi công ty đều có thể có những lĩnh vực cần cải thiện và công việc bạn đang ứng tuyển có thể là vai trò có tiếng nói trong đó, nhưng danh sách các cải tiến có thể được coi là một lời phê bình.

Bạn không muốn xúc phạm người quản lý tuyển dụng trước khi bạn được phỏng vấn. Theo một lá thư xin việc tồi có thể làm tổn thương một ứng viên mạnh. 33% người quản lý tuyển dụng.

Trước khi bạn gửi thư xin việc, hãy đọc qua nó nhiều lần để đảm bảo rằng đó không phải là một lời phê bình. Nếu nó giống như một lời phê bình, hãy ném nó đi.

Nếu không cần thiết

Có những trường hợp khác mà bạn không nên gửi thư xin việc. Ví dụ: nếu hướng dẫn của đơn đăng ký nêu cụ thể rằng bạn không cần gửi thư xin việc để được xem xét cho công việc.

Trên thực tế, việc gửi thư xin việc bằng mọi cách có thể báo hiệu cho người quản lý tuyển dụng rằng bạn không làm theo hướng dẫn. Không làm theo hướng dẫn cũng là một cách tuyệt vời để đưa ứng dụng của bạn vào thùng rác.

Điểm mấu chốt là: Nếu ứng dụng nêu cụ thể là không gửi thư xin việc thì đừng gửi nó.

Khi nào cần bao gồm Thư xin việc

Của các nhà quản lý tuyển dụng, 74% thích xem đơn xin việc có thư xin việc ngoài sơ yếu lý lịch. Biết được điều này, nếu bạn có thời gian để đính kèm thư xin việc vào đơn xin việc của mình, đừng bỏ qua nó.

Dưới đây là ba trường hợp bạn nên gửi thư xin việc kèm theo đơn đăng ký của mình.

Gửi thư xin việc nếu bạn thực sự quan tâm đến vai trò này.

Hãy coi lá thư xin việc của bạn là thời điểm để bạn tỏa sáng. Hãy sử dụng nó như một nơi để nêu bật những kinh nghiệm và trình độ chuyên môn khiến bạn trở thành người phù hợp nhất cho vị trí này.

Hall nói, “Nếu bạn có thể giải thích lý do tại sao bạn là ứng viên sáng giá mà không cần sao chép sơ yếu lý lịch của mình dưới dạng đoạn văn, hãy gửi kèm thư xin việc.”

Nói cách khác, đừng sử dụng các gạch đầu dòng trong thư xin việc để mô tả quá trình làm việc trước đây của bạn.

Thay vào đó, hãy nói về những gì bạn đã học được trong công việc và những kỹ năng của bạn sẽ giúp bạn hoàn thành xuất sắc vai trò mà bạn đang ứng tuyển như thế nào.

Gửi thư xin việc khi có khoảng trống trong sơ yếu lý lịch của bạn hoặc bạn đang chuyển đổi ngành nghề.

Nếu bạn đang muốn chuyển sang một ngành khác, bạn chắc chắn nên gửi kèm thư xin việc cùng với đơn đăng ký của mình.

Phát biểu từ kinh nghiệm cá nhân, nếu tôi chỉ nộp sơ yếu lý lịch cho khu học chánh của mình khi tôi đăng ký làm giáo viên tiếng Tây Ban Nha, thì người quản lý tuyển dụng sẽ chỉ nhìn thấy kinh nghiệm của tôi trong lĩnh vực Y tế Công cộng và sẽ không biết về kỹ năng cũng như thành công của tôi trong việc dạy kèm học sinh bằng tiếng Tây Ban Nha.

Muehleisen nói như thế này, “Nếu bạn đang muốn chuyển sang một ngành mới hoặc nếu có một vị trí và công ty mà bạn thực sự hào hứng theo đuổi như một cơ hội, đây là những trường hợp tốt nhất để gửi kèm thư xin việc để bạn có thể mang lại cho bạn một lợi thế.”

Thư xin việc cũng có thể giúp giải thích bất kỳ khoảng trống nào trong sơ yếu lý lịch của bạn - đặc biệt nếu khoảng trống trong quá trình làm việc của bạn có lợi cho vai trò bạn đang ứng tuyển.

Ví dụ: có thể bạn đã tình nguyện ở Nam Mỹ và vai trò bạn đang ứng tuyển là cho một vị trí trong Hoạt động toàn cầu.

Sẽ không bao giờ đau lòng khi đưa thông tin tích cực, thích hợp vào thư xin việc của bạn.

Gửi thư xin việc khi được yêu cầu.

Thời điểm rõ ràng nhất để đưa thư xin việc vào đơn đăng ký của bạn là khi nó được yêu cầu. Giống như việc không gửi kèm thư xin việc khi không cần thiết, nó cho thấy bạn có thể làm theo hướng dẫn.

Bao gồm một lá thư xin việc khi ứng dụng yêu cầu bạn gửi một lá thư, điều này cho thấy bạn có thể làm theo hướng dẫn.

Ngoài ra, nếu ứng dụng yêu cầu thư xin việc, bạn có thể chắc chắn rằng người quản lý tuyển dụng sẽ tìm kiếm nó. Nếu không có thư xin việc thì bạn đang phá hoại cơ hội được phỏng vấn của mình.

Chỉ có 13% người quản lý tuyển dụng sẽ xem xét cho ứng viên một cuộc phỏng vấn nếu họ không đính kèm thư xin việc bắt buộc vào đơn đăng ký.

Lời khuyên cho việc viết một lá thư xin việc

Viết một lá thư xin việc không hề đau đớn như bạn tưởng. Có mẫu tuyệt vời bạn có thể sử dụng làm điểm bắt đầu cho thư xin việc của mình.

Tuy nhiên, mẹo với mẫu là đảm bảo bạn luôn cá nhân hóa bức thư theo kinh nghiệm và trình độ của riêng bạn.

Dưới đây là năm lời khuyên của chuyên gia để viết một lá thư xin việc thành công.

1. Điều chỉnh thư xin việc của bạn cho phù hợp với mô tả công việc.

Khi viết thư xin việc, đặc biệt nếu bạn sử dụng mẫu thư xin việc, bạn nên điều chỉnh thư phù hợp với mô tả công việc và đáp ứng yêu cầu của đơn xin việc.

Ví dụ: nếu ứng dụng yêu cầu bạn đính kèm một lá thư xin việc ngắn, hãy viết nó ngắn gọn. Tốt nhất bạn nên viết một đến hai đoạn văn ngắn nêu chi tiết lý do tại sao bạn lại phù hợp với vị trí này.

Bạn cũng sẽ muốn tham khảo các từ khóa từ mô tả công việc trong thư xin việc của mình. Nhiều nhà tuyển dụng sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên để quét các gói ứng dụng để tìm ra ứng viên phù hợp nhất.

Thông thường, người quản lý tuyển dụng sẽ xem xét các ứng dụng phù hợp với từ khóa trước tiên.

Bây giờ, điều đó không có nghĩa là nhồi nhét từ khóa vào thư xin việc của bạn. Thay vào đó, hãy sử dụng chúng một cách tự nhiên khi bạn thảo luận về trình độ của mình.

2. Hãy lịch sự với lời chào của bạn.

Bạn có thể đã thấy lời khuyên khuyên bạn nên sử dụng “To Whom It May Concern” thay vì tên của người quản lý tuyển dụng. Đây là lời khuyên tốt, nhưng chỉ khi bạn không biết người quản lý tuyển dụng.

Trước khi dùng đến lời chào chung chung bắt đầu thư xin việc của bạn, dành thời gian xem trang web của công ty và LinkedIn để tìm ra người đưa ra quyết định tuyển dụng.

Nếu bạn có những người liên hệ quen thuộc với công ty trong mạng lưới của mình, hãy hỏi họ. Dành thời gian để nghiên cứu về người quản lý tuyển dụng và công ty cho thấy bạn quan tâm đến chi tiết - phẩm chất mà nhiều nhà quản lý tuyển dụng tìm kiếm ở một ứng viên!

Nếu bạn vẫn không chắc chắn sau khi nghiên cứu về công ty, hãy cân nhắc sử dụng “Dear Sir or Madam” làm lời chào.

XUẤT KHẨU. Là chính mình.

Mặc dù thư xin việc là lời giới thiệu chính thức về bản thân bạn với nhà tuyển dụng tiềm năng nhưng nó không cần thiết phải thiếu cá tính. Hall gợi ý rằng hãy thể hiện cá tính của bạn trong thư xin việc để tạo mối liên hệ với người quản lý tuyển dụng.

Hall nói: “Hãy là chính mình một cách chuyên nghiệp nhất. Tôi là một người thích ăn uống và sẽ đưa các tài liệu tham khảo về ẩm thực vào LinkedIn của mình và tôi đã thực hiện điều đó trong thư xin việc. Tôi đã nhờ các nhà quản lý giới thiệu chúng và chúng tôi đã cười khúc khích. Tôi cũng rất rõ ràng về việc gắn kết bản thân với những công ty có sứ mệnh và mục tiêu mà tôi tôn trọng và có thể đóng góp. Tôi chắc chắn sẽ nói điều đó trong thư xin việc.”

Hãy nghe theo lời khuyên của Hall. Thể hiện cá tính sôi nổi của bạn trong thư xin việc có thể giúp phá vỡ bầu không khí lạnh nhạt trong cuộc phỏng vấn của bạn!

4. Đọc lại thư xin việc của bạn.

Khi bạn đã viết xong thư xin việc và trước khi nhấn "gửi", hãy kiểm tra kỹ xem nó có mắc lỗi chính tả và ngữ pháp hay không và công ty mà bạn giới thiệu có phải là công ty bạn đang ứng tuyển hay không.

Muehleisen nói rằng việc bỏ qua việc đọc lại thư xin việc của bạn là một sai lầm lớn - và nó có thể khiến bạn mất việc!

Muehleisen nói: “Hãy đảm bảo rằng bạn đã hiệu đính trước khi gửi. Nếu thư xin việc có cảm giác như chỉ là một bản cắt/dán đơn giản hoặc nếu chức danh và tên công ty không chính xác, điều đó có thể gây hại nhiều hơn là có lợi. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng những gì bạn đang gửi là phù hợp.”

5. Hãy thận trọng với AI.

Các công cụ AI, như ChatGPT hoặc Claude, rất hữu ích trong việc soạn thảo nội dung. Bạn có thể muốn yêu cầu AI sáng tạo viết thư xin việc cho bạn. Tuy nhiên, cả Hall và Muehleisen đều nói rằng hãy thận trọng khi nói đến AI.

Hall nói: “AI đang phát triển theo những cách đáng kinh ngạc, vì vậy có thể sẽ ngạc nhiên khi mẹo hay nhất của tôi lại không bao gồm AI. Tôi nói với khách hàng của mình rằng khi họ gặp khó khăn hãy tìm đến đồng nghiệp của mình. Bạn có thể tìm kiếm người theo chức danh công việc trên LinkedIn. Xem cách họ mô tả bản thân và rút ra từ đó. Hoặc thuê một người viết sơ yếu lý lịch hoặc nhà chiến lược nghề nghiệp để giúp bạn.”

Muehleisen đồng ý với cô ấy. Anh ấy nói, “Tôi sẽ ngần ngại sử dụng một công cụ hoặc dịch vụ cho thư xin việc vì mục đích là thể hiện tính xác thực của bạn. Nếu bạn định sử dụng AI để hỗ trợ, hãy đảm bảo đưa lời nói của riêng bạn vào.”

Tuy nhiên, khi bạn viết thư xin việc, cho dù sử dụng mẫu hay AI tổng quát, việc cá nhân hóa nó là chìa khóa để nổi bật so với đối thủ.

Nếu thư xin việc là tùy chọn thì sao?

Nếu mô tả công việc nói rằng thư xin việc là tùy chọn, bạn có nên gửi một lá thư hay bạn có thể làm mà không cần nó?

Điều đó có thể khó khăn, khi xem xét 72% nhà tuyển dụng vẫn mong đợi một tấm bìa, ngay cả khi nó là tùy chọn.

Theo Muehleisen, gửi thư xin việc không phải là một ý tưởng tồi. Anh ấy nói, “Tôi chưa bao giờ nghe nói về một lá thư xin việc làm tổn hại đến cơ hội của người nộp đơn; chỉ cần đảm bảo rằng thông tin bạn đưa vào phải cụ thể với mô tả công việc và bài đăng.”

Kiểm tra các ví dụ về thư xin việc để có thêm cảm hứng.

Thử nghiệm với thư xin việc của bạn

Viết một lá thư xin việc thật dễ dàng một khi bạn đã hiểu rõ về nó. Với thị trường việc làm đầy thách thức ngày nay, việc gửi thư xin việc cùng với đơn đăng ký của bạn có thể tạo ra sự khác biệt trong việc bạn có được gọi phỏng vấn hay không.

Tôi không thể hứa rằng thư xin việc của bạn sẽ làm các nhà tuyển dụng choáng ngợp mỗi lần, nhưng để tìm được vị trí phù hợp cho bạn thì điều đó sẽ làm được.

Hãy nhớ lời khuyên của Hall và Muehleisen khi bạn viết thư xin việc. Cá nhân hóa là chìa khóa thành công!

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://blog.hubspot.com/marketing/is-a-cover-letter-necessary