Mỗi doanh nghiệp phải giải quyết các đơn đặt hàng, hóa đơn, hóa đơn và thanh toán cho một loạt các nhà cung cấp, những người cung cấp mọi thứ từ nguồn cung cấp cơ bản đến thiết bị và dịch vụ có giá trị cao cần thiết cho tất cả các hoạt động của công ty. Bộ phận Tài khoản phải trả (AP) chịu trách nhiệm về quy trình từ mua hàng đến thanh toán của bất kỳ công ty được tổ chức tốt nào và giải quyết toàn bộ quy trình mua hàng, bắt đầu từ xử lý Đơn đặt hàng (PO) đến thanh toán cuối cùng cho nhà cung cấp.

Quản lý AP thủ công rất tốn công sức và thời gian, đặc biệt là khi một công ty mở rộng và giao dịch với nhiều nhà cung cấp và mua hàng. Quá trình sàng lọc qua các chồng hóa đơn giấy, liên hệ với từng người phê duyệt và gửi séc thực tế rất cồng kềnh và dễ bị lỗi. Quá trình xử lý AP thủ công có thể dẫn đến việc thanh toán bị chậm trễ và trong một số trường hợp nhất định, thậm chí khiến doanh nghiệp có khả năng bị nhà cung cấp gian lận.

Các nền tảng tự động hóa tài khoản phải trả như Phần mềm của Coupa dành cho AP là giải pháp cho các vấn đề về quản lý AP thủ công và có thể tối ưu hóa quy trình mua sắm để thanh toán cho các nhóm tài chính. Bằng cách loại bỏ sự chậm trễ của các quy trình thủ công và các lỗi cố hữu của chúng, tự động hóa AP không chỉ tăng cường mối quan hệ hợp tác với các cộng sự và nhà cung cấp mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.

Theo báo cáo mùa thu năm 2020 của IOFM có tiêu đề “Đo lường hiệu suất AP của bạn: Điểm chuẩn hiệu quả,” 42% hóa đơn PO được thanh toán đúng hạn thông qua tự động hóa, trong khi con số này là 25% nếu không có tự động hóa. Vào năm 2021 Hiệu suất AP Đẳng cấp Thế giới: Báo cáo Chỉ số Điểm chuẩn Hiệu quả, IOFM nhận thấy rằng các công ty không có tính năng tự động hóa Tài khoản phải trả đã trả chi phí trung bình cao nhất cho mỗi hóa đơn là 1.83 đô la cho mỗi hóa đơn cho mức trưởng thành quy trình cao nhất. Ngược lại, các công ty có tự động hóa AP từ đầu đến cuối và mức độ hoàn thiện quy trình ở mức cao nhất chỉ trả 1.45 đô la cho mỗi hóa đơn.

Theo một Báo cáo 2018 của Goldman Sachs, các doanh nghiệp B2B ở Bắc Mỹ chi khoảng 187 tỷ đô la hàng năm cho việc xử lý AP, trong đó chỉ riêng lao động đã chiếm hơn 90% chi phí trực tiếp. Tuy nhiên, chi phí xử lý AP tự động chỉ bằng 33% chi phí thủ công, dẫn đến khoản tiết kiệm đáng kể hàng năm là 62 tỷ USD cho các bộ phận AP.

Hướng dẫn triển khai AP Automation

Các hoạt động tài khoản phải trả có khả năng ảnh hưởng đến động lực dòng tiền và ảnh hưởng đến điểm tín dụng của doanh nghiệp. Hơn nữa, việc theo dõi nhất quán các khoản phải trả theo thời gian cung cấp những hiểu biết có giá trị về mô hình chi tiêu và mối tương quan của chúng với tăng trưởng kinh doanh. Tuy nhiên, những thông tin chi tiết này chỉ có thể thu thập được từ các bản ghi AP được duy trì tốt được tích lũy qua nhiều năm hoạt động.

Việc chuyển sang tự động hóa AP yêu cầu lập kế hoạch và thực hiện cẩn thận. Trước khi bắt tay vào tự động hóa AP, điều cần thiết là phải hiểu rõ những gì dự kiến ​​sẽ đạt được thông qua tự động hóa - có thể là giảm chi phí trên mỗi hóa đơn, cắt giảm các khoản tương đương toàn thời gian (FTE), rút ​​ngắn số ngày phải trả chưa thanh toán (DPO) hoặc đảm bảo chiết khấu thanh toán sớm. Việc xác định các mục tiêu này sẽ hỗ trợ trong việc vẽ ra một khuôn khổ rõ ràng để đánh giá phần mềm tự động hóa Tài khoản phải trả phù hợp với các yêu cầu của bạn. Việc thiết lập các mục tiêu ngay từ đầu cũng đóng vai trò là điểm chuẩn để bạn có thể đánh giá hiệu quả của việc triển khai tự động hóa AP khi nó mở ra.

Mặc dù các chi tiết cụ thể của việc triển khai có thể khác nhau tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp và ngành, nhưng có thể vạch ra một lộ trình chung để hướng dẫn quy trình.

Bước 1: Lập kế hoạch và đánh giá

Con đường để đạt được tự động hóa AP bắt đầu bằng cách đánh giá các phương pháp hiện tại đang được sử dụng, cho dù chúng liên quan đến quy trình thủ công hay tự động hóa một phần. Một bước quan trọng là xác định những thách thức hiện có và khám phá cách tự động hóa có thể đưa ra các giải pháp. Xác định các mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được là bắt buộc. Các yếu tố chính để đánh giá bao gồm thời gian xử lý hóa đơn, chi phí trên mỗi hóa đơn và việc sử dụng các ưu đãi thanh toán sớm.

Điều quan trọng là phải nhận ra các loại tài liệu cần xử lý—chẳng hạn như hóa đơn, biên lai và đơn đặt hàng. Các biến thể tiềm ẩn về định dạng, ngôn ngữ hoặc các tính năng đặc biệt khác phải được xem xét. Nhiều doanh nghiệp kết hợp đối sánh 2 chiều hoặc 3 chiều trong các quy trình AP của họ, đòi hỏi phải xác định chính xác loại đối sánh được yêu cầu. Một số tài liệu có thể yêu cầu thao tác dữ liệu, chẳng hạn như tinh chỉnh ngày tháng hoặc thêm ký hiệu tiền tệ. Công cụ tự động hóa phải có khả năng thực hiện các hoạt động đó.

Thu hút tất cả người dùng và các bên liên quan trong việc xây dựng một kế hoạch toàn diện cho hành trình tự động hóa là điều then chốt. Kế hoạch này nên mô tả dòng thời gian, các bên liên quan, yêu cầu tài chính và các mốc quan trọng.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp và sản phẩm

Việc chọn đúng nhà cung cấp phần mềm tự động hóa các khoản phải trả là rất quan trọng. Nghiên cứu sâu rộng và đánh giá các lựa chọn khác nhau là rất quan trọng. Các tham số như chức năng, khả năng mở rộng, khả năng tích hợp, thân thiện với người dùng, danh tiếng của nhà cung cấp và đánh giá của khách hàng sẽ hướng dẫn lựa chọn.

Bước tiếp theo thường liên quan đến việc đưa ra Yêu cầu đề xuất (RFP) hoặc thu thập thông số kỹ thuật sản phẩm từ các nhà cung cấp trong danh sách chọn lọc. Một hệ thống tự động hóa Tài khoản phải trả tốt phải có khả năng kết nối với các hệ thống kế toán khác nhau bằng các phương pháp như API hoặc phần mềm trung gian. Điều này cho phép họ dễ dàng chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống. Phần mềm tự động hóa AP phải có khả năng trích xuất hóa đơn và đơn đặt hàng từ một hệ thống kế toán, xử lý chúng và cập nhật thông tin trong nền tảng kế toán khác. Sự tích hợp này cho phép các doanh nghiệp sử dụng các tính năng của phần mềm tự động hóa AP trong khi vẫn sử dụng phần mềm kế toán quen thuộc của họ. Ví dụ, Phần mềm tự động hóa AP của Nanonets có thể làm việc với các hệ thống kế toán khác như QuickBooks và Sage.

Các thông số kỹ thuật hướng dẫn lựa chọn giải pháp tự động hóa phải bao gồm không chỉ các khả năng kỹ thuật của phần mềm mà còn cả các giới hạn về ngân sách và thời gian thực hiện dự kiến. Các đề xuất/thông số kỹ thuật nhận được cần được xem xét và đánh giá kỹ lưỡng, bao gồm các yếu tố như giá cả, hỗ trợ triển khai, tùy chọn tùy chỉnh và hỗ trợ khách hàng liên tục.

Nhà cung cấp và sản phẩm được chọn phải là nhà cung cấp phù hợp hiệu quả nhất với yêu cầu của doanh nghiệp, tiếp theo là đàm phán để thiết lập các điều khoản hợp đồng. 

Bước 3: Thiết lập và tùy chỉnh

Việc thiết lập phần mềm tự động hóa AP liên quan đến việc định cấu hình và tùy chỉnh phần mềm này để sao chép hệ thống phân cấp phê duyệt và định tuyến hóa đơn ưa thích của tổ chức. Việc thiết lập vai trò và quyền của người dùng trong hệ thống đảm bảo quyền truy cập và phân chia trách nhiệm phù hợp. Điều chỉnh hệ thống để phù hợp với các yêu cầu kinh doanh riêng biệt bao gồm điều chỉnh các trường, thông báo, lời nhắc và tạo báo cáo thích hợp. Chẳng hạn, các doanh nghiệp có tùy chọn thiết lập các thủ tục phê duyệt phân cấp dựa trên số tiền hóa đơn. Cách tiếp cận phù hợp này tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và duy trì việc tuân thủ các giao thức đã thiết lập.

Bước 4: Huấn luyện và kiểm tra

Thử nghiệm chấp nhận của người dùng (UAT) toàn diện trước khi khởi chạy thực tế của hệ thống liên quan đến việc kiểm tra một loạt các tình huống, bao gồm mục nhập hóa đơn, khớp 2 hoặc 3 chiều, quy trình phê duyệt, xử lý thanh toán và báo cáo. Mục tiêu là để xác minh rằng hệ thống hoạt động chính xác như dự định, với tất cả các yếu tố được liên kết với nhau một cách liền mạch.

Điều quan trọng không kém là cung cấp chương trình đào tạo kỹ lưỡng cho nhóm Tài khoản phải trả và các bên liên quan trong việc sử dụng giải pháp tự động hóa AP. Khóa đào tạo này đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ và áp dụng hiệu quả hệ thống mới. Giải quyết mọi lo ngại có thể phát sinh, cung cấp tài liệu chi tiết và làm nổi bật những lợi thế của tự động hóa có thể góp phần đáng kể vào việc thúc đẩy sự chấp nhận của người dùng. Thông tin liên lạc và giáo dục rõ ràng về các lợi ích của hệ thống giúp xây dựng lòng tin và sự nhiệt tình của người dùng, đảm bảo quá trình tích hợp thành công.

Bước 6: Thực hiện và sàng lọc

Việc triển khai hệ thống tự động hóa AP đánh dấu việc bắt đầu sử dụng phần mềm. Giám sát cẩn thận trong giai đoạn đầu là điều cần thiết, vì nó cho phép xác định và giải quyết nhanh chóng bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào có thể phát sinh.

Đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống là một cam kết liên tục. Đánh giá và tối ưu hóa liên tục là những thành phần không thể thiếu của giai đoạn này. Thường xuyên xem xét kỹ lưỡng các chỉ số hiệu suất chính, thu thập thông tin chi tiết từ phản hồi của người dùng và giới thiệu các cải tiến cần thiết là những phương pháp giúp hệ thống luôn đồng bộ với sự phát triển năng động của các yêu cầu kinh doanh.

Việc xây dựng mối quan hệ đối tác bền chặt với nhà cung cấp tự động hóa là rất quan trọng để đảm bảo hỗ trợ liên tục, giữ cho hệ thống luôn cập nhật các bản cập nhật kịp thời và giải quyết kịp thời mọi thách thức kỹ thuật có thể phát sinh. Chuyên môn và sự hỗ trợ của nhà cung cấp tự động hóa sẽ giúp duy trì chức năng liền mạch của hệ thống, do đó góp phần vào sự thành công bền vững của hành trình tự động hóa.

Nanonets trong hành trình tự động hóa AP của bạn

Các công cụ tự động hóa AP như Nanonets mang lại vô số lợi ích. Với sức mạnh của AI, các công cụ này cho phép dễ dàng tạo quy trình công việc AP, tự động tổng hợp các tệp và tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ email và tài liệu được quét đến tệp kỹ thuật số, lưu trữ đám mây và hệ thống ERP.

Ngoài khả năng nắm bắt thông minh, các công cụ tự động hóa AP hiệu quả, bao gồm Nanonet, cung cấp một bộ tính năng toàn diện. Chúng bao gồm trích xuất dữ liệu tự động và thông minh từ nhiều loại tài liệu khác nhau, khớp và đối chiếu chi phí, quản lý hợp lý quy trình chi phí, từ tạo báo cáo đến đảm bảo sự chấp thuận của người quản lý và tích hợp liền mạch việc đóng sổ kế toán hàng tháng với ERP, phần mềm kế toán hoặc doanh nghiệp ưa thích công cụ.

Nanonets vượt trội trong việc trích xuất dữ liệu từ nhiều loại hóa đơn khác nhau, bao gồm hóa đơn tín dụng/ghi nợ, hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn thương mại, v.v. Ngoài hóa đơn, Nanonets thể hiện sự thành thạo trong việc quét các tài liệu tài chính đa dạng như biên lai, thẻ giá, đơn đặt hàng, thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng, v.v.

Nanonets mang lại những lợi thế đáng kể cho các nhóm AP, bao gồm giảm 80% chi phí ấn tượng cho doanh nghiệp, tăng tốc độ xử lý hóa đơn lên gấp XNUMX lần và tăng cường tối ưu hóa số ngày AP. Nó loại bỏ hiệu quả những điểm không chính xác phát sinh từ việc kiểm tra và xác minh thủ công, giải quyết thành thạo các trường hợp ngoại lệ và định tuyến chúng một cách thông minh cho nhân viên có liên quan. Ngoài ra, Nanonets có thể giúp phát hiện và loại bỏ gian lận, trộm cắp, thanh toán hai lần và các hoạt động không hiệu quả khác.

Trọng tâm của các khả năng của Nanonets là nền tảng điều khiển bằng AI có tên là Flow. Nền tảng sáng tạo này xác định lại quy trình AP bằng cách kết hợp liền mạch các yếu tố AI quan trọng vào quy trình Xử lý tài khoản. Nanonet hỗ trợ thúc đẩy tự động hóa AP, thiết lập quy trình kế toán từ đầu đến cuối và dễ dàng tích hợp với nhiều nền tảng bao gồm Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks, v.v. Hơn nữa, Nanonets hỗ trợ cả phương thức thanh toán trong nước và toàn cầu, bao gồm ACH, chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, ví và neobanks.

Take Away

Tự động hóa AP có thể tác động đáng kể đến sức khỏe tài chính, hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh tổng thể của doanh nghiệp. Rõ ràng là từ các báo cáo và thống kê của ngành, lợi ích của tự động hóa AP là rất lớn. Việc triển khai tự động hóa dẫn đến tỷ lệ thanh toán đúng hạn tăng đáng kể, giảm chi phí xử lý và quản lý hóa đơn hiệu quả hơn. Với việc các doanh nghiệp chi hàng tỷ đô la cho việc xử lý AP, tiềm năng tiết kiệm một khoản đáng kể thông qua tự động hóa là rất rõ ràng. Khi công nghệ tiếp tục phát triển, việc áp dụng các giải pháp như Nanonets không chỉ mang lại lợi thế ngắn hạn mà còn định vị doanh nghiệp để tăng trưởng bền vững và thành công trong bối cảnh kinh doanh ngày càng số hóa.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Ô tô / Xe điện, Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• ChartPrime. Nâng cao trò chơi giao dịch của bạn với ChartPrime. Truy cập Tại đây.
• BlockOffsets. Hiện đại hóa quyền sở hữu bù đắp môi trường. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/guide-to-ap-automation-how-to-get-started-with-accounts-payable-automation/