By Angshuman Guha, Người sáng lập và Giám đốc điều hành, phân tích bip

Ảnh của Christina Morillo từ Pexels

Nếu bạn tin vào sự cường điệu, việc ra quyết định dựa trên dữ liệu đang tiếp quản các doanh nghiệp. Khi họ cố gắng đẩy nhanh quá trình ra quyết định, cho dù đó là điều chỉnh chuỗi cung ứng hay quyết định nên tập trung vào dòng sản phẩm nào, thì rõ ràng trực giác sẽ chẳng là gì nếu không có cái nhìn sâu sắc. Đáp lại, cả doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp vừa đều muốn tận dụng các công cụ BI dễ sử dụng hơn với khả năng tự phục vụ. Nhưng trong khi điều này đã đẩy nhanh việc sử dụng BI và các công cụ phân tích ở các công ty thuộc mọi quy mô, thì người mua BI nhận ra rằng một kích thước không phù hợp với tất cả.

Thực tế là có hơn 100 nền tảng BI đang có mặt trên thị trường (chưa tính đến khả năng phân tích được nhúng trong các ứng dụng và gói độc lập). của Gartner 2020 xét liệt kê 151 công ty và gần 13,0000 đánh giá. Mỗi công ty đều có điểm mạnh. Nhưng trong một thị trường đông đúc như vậy, việc lựa chọn công cụ phù hợp với nhu cầu của bạn không phải là một việc dễ dàng.

Quá trình lựa chọn bắt đầu bằng việc làm rõ các yêu cầu kinh doanh mà bạn có và trường hợp sử dụng mà bạn sẽ áp dụng nó. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên (spoiler – đúng vậy), nhưng nó đáng để tranh luận với nhóm của bạn. Đo hai lần, cắt một lần và tất cả những điều đó. Hãy suy nghĩ kỹ lưỡng về những gì bạn và nhóm của bạn muốn đo lường, phân loại và quyết định. KPI là gì? Bạn cần kết hợp bao nhiêu nguồn dữ liệu khác nhau? Và bạn muốn công cụ BI của mình đưa ra quyết định gì? Ngoài ra, hãy xem xét cẩn thận những hạn chế mà bạn đang gặp phải, chẳng hạn như nguồn tài chính, giới hạn thời gian và chuyên môn mà bạn có sẵn.

Điểm cuối cùng là rất quan trọng. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ BI kỳ lân kỳ diệu có thể chỉ vào cơ sở dữ liệu của bạn và sau đó thì thầm thích Alexa để biết thông tin chi tiết của bạn, thì bạn sẽ phải chờ một thời gian. BI của bạn càng phức tạp và có nhiệm vụ quan trọng thì bạn càng cần một nhà phân tích BI bên cạnh (hoặc một công ty khởi nghiệp thân thiện có thể cung cấp cho bạn một số nhu cầu…).

Bạn nhận được điều này. Đó là một quá trình phức tạp. Vì vậy, đây là sáu câu hỏi cần đặt ra khi bạn tìm kiếm công cụ BI tốt nhất cho nhu cầu cụ thể của mình.

1. Tại sao bạn muốn có nền tảng BI?

 
Điều quan trọng là phải hiểu rõ các vấn đề cụ thể mà bạn sẽ sử dụng công cụ BI để giải quyết. Các công ty, phòng ban và nhân viên khác nhau có những nhu cầu và yêu cầu khác nhau.
Xem xét:

i) Bạn sẽ sử dụng nó để phân tích trên một ứng dụng quan trọng trong kinh doanh cụ thể chứ?

Mặc dù nhiều nhà cung cấp sẽ đưa ra giải pháp kỳ diệu cung cấp BI trên các ứng dụng độc quyền hoặc bên thứ ba ưa thích của bạn, nhưng giải pháp tốt nhất là sử dụng cách tiếp cận theo lớp và chọn nền tảng cho lớp đó. Với kho dữ liệu dựa trên đám mây, cơ sở dữ liệu phân tích và cột trở nên quá phổ biến và mạnh mẽ, tốt nhất bạn nên đầu tư vào đường dẫn ETL để đưa dữ liệu của bạn đến kho dữ liệu.

ii) Người dùng sẽ 'đi một mình' hay họ sẽ cần sự hỗ trợ của các nhà phân tích dữ liệu chuyên dụng?

DIY BI là tiêu chuẩn trong các nhóm khởi nghiệp nhỏ hơn, những người trước đây thường dựa vào phân tích trong ứng dụng hoặc tổng hợp trong một công cụ như Excel hoặc Google Trang tính. Ngoài ra, họ có thể đang sử dụng công cụ phân tích đám mây hứa hẹn sẽ nhanh chóng đánh giá được thông tin chi tiết. Đó là câu hỏi về những gì mọi người mong đợi sẽ làm với dữ liệu của họ. Họ có cần một hình ảnh hoặc báo cáo tĩnh, đơn giản không? Hay họ sẽ muốn tự mình quản lý các truy vấn mới?

iii) Bạn có nhà phân tích dữ liệu nội bộ để kết nối cơ sở dữ liệu và xây dựng mô hình dữ liệu không?

Nếu bạn muốn kết nối các ứng dụng dựa trên đám mây và chạy các hình ảnh trực quan đóng hộp thì nền tảng BI miễn phí có thể là tất cả những gì bạn cần Nhưng khi các công ty phát triển, nhu cầu báo cáo dữ liệu và hiểu biết sâu sắc của họ trở nên phức tạp hơn. Không phải khoa học tên lửa, nhưng bạn có thể cần một nhà phân tích BI, người có thể giúp nhóm của bạn kết nối các điểm giữa dữ liệu và thông tin chuyên sâu.

Hoặc, bạn có thể cần một công cụ giúp thu hẹp khoảng cách giữa nhà phân tích BI yêu thích SQL và nhà phân tích kinh doanh đang quản lý kết nối giữa BI và doanh nghiệp. Một công cụ mô hình hóa dữ liệu như bipplang có thể trợ giúp ở đây, giúp các nhà phân tích dữ liệu hoặc người khám phá dữ liệu dễ dàng thẩm vấn các tập dữ liệu và xây dựng trang tổng quan hơn.

Một lần nữa, có thể là trường hợp tìm kiếm nền tảng BI đáp ứng nhu cầu của các nhà phân tích BI cốt lõi, nhà phân tích bán thời gian, nhà phân tích kinh doanh thuần túy và cuối cùng là người dùng cuối trong tổ chức của bạn. Và nếu hiện tại bạn không có tất cả những nhu cầu này, bạn có thể đặt cược rằng bạn sẽ có chúng khi công ty của bạn phát triển.

2. Bạn có yêu cầu triển khai tại chỗ, SaaS hoặc đám mây tùy chỉnh không?

 
Nếu bạn đọc các tiêu đề, bạn sẽ cho rằng môi trường doanh nghiệp đang từ bỏ mô hình tại chỗ hàng loạt và mọi người hiện đều có đầu óc của mình (à, dữ liệu, ứng dụng, bộ lưu trữ, kết nối mạng và xử lý của họ có thể) trên đám mây. Điều quan trọng là các công ty phải tìm ra dữ liệu nào sẽ được chuyển lên đám mây, biên hoặc duy trì tại chỗ.

Các vấn đề như đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật trên mạng mở rộng, khối lượng công việc và khối lượng dữ liệu kết hợp với nhau để đảm bảo tại chỗ sẽ tồn tại trong một thời gian. Nếu đây là cách công ty của bạn nhìn thế giới thì rõ ràng, hỗ trợ tại chỗ là ưu tiên hàng đầu trong RFP công cụ BI của bạn.

Giả sử bạn cần triển khai tùy chỉnh, linh hoạt trên nhiều đám mây như AWS, GCP hoặc Azure (có thể được thúc đẩy bởi hoạt động làm việc từ xa rộng rãi, phải hợp nhất các môi trường và sự thu hút của các nhà cung cấp đám mây chi phí thấp). Trong trường hợp này, bạn sẽ cần một nhà cung cấp BI kết nối với nhiều dịch vụ điện toán đám mây).

Và nếu bạn đang phòng ngừa rủi ro cho các vụ cá cược của mình hoặc làm việc trong một thế giới kết hợp, thì hãy xem xét một nhà cung cấp có thể quản lý cả hai hoạt động triển khai.

3. Người dùng cuối của bạn muốn mức độ tự phục vụ như thế nào?

 
Lời hứa của BI tự phục vụ là mở khóa sức mạnh phân tích cho lượng đối tượng lớn hơn nhiều trong toàn tổ chức. Nó cho phép người dùng kết nối với cơ sở dữ liệu và xây dựng các báo cáo một cách trực quan, đồng thời hỗ trợ tầm nhìn về việc ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. Về mặt lý thuyết, ý tưởng này rất hay và nó có thể hoạt động tốt khi các từ điển dữ liệu đã được các nhà phân tích dữ liệu hiệu đính, dọn dẹp và sắp xếp.

Nhưng bạn có thể cần một công cụ dành cho đội ngũ kỹ thuật tận tâm có thể quản lý 'phòng máy'. Họ sẽ xác định các số liệu chính, KPI, cột hoặc thứ nguyên tùy chỉnh, mối quan hệ nối bảng, v.v. Còn được gọi là mô hình dữ liệu. Sau khi xây dựng nền tảng này, họ có thể trao quyền cho người dùng doanh nghiệp không rành về kỹ thuật tạo báo cáo và truy vấn, đi sâu vào chi tiết cấp hàng và lên lịch cho trang tổng quan của họ.

Nếu bạn có nhu cầu kinh doanh về các báo cáo thống nhất, nhất quán và KPI nhất quán, thì việc tự phục vụ có thể giúp giảm thời gian của nhà phân tích và nhà phân tích công dân có thể truy cập dữ liệu họ muốn. Nó cũng có thể giảm bớt việc sửa đổi và áp lực lên các nhà phân tích kinh doanh trong việc giải thích nhu cầu kinh doanh và 'dịch' cho khách hàng nội bộ của họ. Lợi ích thứ ba là giảm bớt căng thẳng cho các nhóm CNTT trong các tổ chức nhỏ hơn, những người có thể kế thừa vai trò BI nhưng không phù hợp với họ.

Nếu đây là nhu cầu của bạn, nhóm dữ liệu của bạn sẽ được hưởng lợi từ ngôn ngữ mô hình hóa dữ liệu, cho phép nhóm dữ liệu tạo các mô hình dữ liệu phức tạp, có thể sử dụng lại cho cộng đồng doanh nghiệp của họ (thay vì viết lại nhiều lần các đoạn SQL giống nhau).

Sự kết hợp giữa kiến ​​thức chuyên môn của con người và công nghệ mạnh mẽ cấp doanh nghiệp sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng nếu bạn muốn thu hút lượng khán giả lớn hơn báo cáo đột xuất hỗ trợ OKR của họ, hiểu các nguyên tắc phân loại hoặc giám sát các mục tiêu so với mục tiêu.

Vì vậy, hãy tìm kiếm một công cụ BI cũng ưu tiên mang lại thông tin chi tiết nhanh chóng, chính xác cho người dùng cuối. Hãy xem xét các tính năng như bảng điều khiển tương tác và các hình ảnh trực quan khác cho phép người dùng tiếp thu thông tin và xác định các mẫu để họ có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, dựa trên bằng chứng.

4. Nó sẽ giúp nhóm của bạn cộng tác như thế nào?

 
Công cụ phù hợp cần hỗ trợ cách nhóm của bạn làm việc cùng nhau - cả người dùng doanh nghiệp, nhà phân tích và cộng đồng dữ liệu rộng hơn. Dựa trên bipp nghiên cứu Trong số hơn 200 nhà phân tích dữ liệu, cứ năm nhà phân tích dữ liệu thì có một người báo cáo rằng những hạn chế về cộng tác và thiếu dữ liệu thời gian thực là những thách thức đáng kể đối với nền tảng kinh doanh thông minh của họ.

Công cụ BI sẽ hỗ trợ cộng tác bằng cách giúp bạn chia sẻ báo cáo, trang tổng quan và bộ dữ liệu rất dễ dàng. Trong khi các công cụ đơn giản chỉ dừng ở đây thì các nền tảng cao cấp lại có nhiều tính năng cộng tác và cho phép các quyền, nhóm và vai trò chi tiết. Chúng giúp tổ chức và nhóm nội dung như trang tổng quan, báo cáo đặc biệt và bộ dữ liệu dựa trên cấu trúc nhóm nội bộ của bạn. Họ cũng cung cấp các tùy chọn chia sẻ mạnh mẽ hơn với vai trò và quyền tùy chỉnh. Một tính năng hữu ích khác là lập lịch báo cáo hoặc bảng điều khiển, cho phép bạn thiết lập gửi báo cáo tự động qua email.

Về phía nhà phân tích dữ liệu, sự hợp tác hiện đại sẽ không hoàn thiện nếu không có Kiểm soát phiên bản dựa trên Git, không chỉ cho phép các nhà phân tích chia sẻ công việc của họ ở chế độ nền. Nó hợp nhất kiến ​​thức từ các thành viên khác nhau trong nhóm và lưu lịch sử ảnh chụp nhanh của tất cả các thay đổi, giúp theo dõi các thay đổi. Phân tích trong cơ sở dữ liệu là một tính năng khác cần tìm vì nó cho phép các nhà phân tích xử lý dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Do đó, mọi người trong tổ chức đều đưa ra quyết định dựa trên cùng một dữ liệu.

5. Chi phí là bao nhiêu? Và bạn sẽ ở đó khi tôi cần giúp đỡ chứ?

 
Chúng tôi đã gian lận một chút ở đây vì đây là hai câu hỏi. Nhưng bạn thực sự không thể nhìn vào giá mà không xem xét các chi phí ẩn tiềm ẩn của nền tảng BI hoàn toàn mới của mình. Cụ thể, nhà cung cấp của bạn sẽ giúp bạn tận dụng tối đa một công cụ thực sự có thể thay đổi hoạt động kinh doanh của bạn như thế nào?

Theo BI-Survey.com, tỷ lệ giá-hiệu suất là tiêu chí quan trọng thứ hai của người mua BI khi chọn phần mềm BI của họ. Và điều này chỉ trở nên quan trọng hơn khi nền tảng BI phát triển từ các chuyên gia trong phòng tối đến ngồi trên máy tính để bàn của người dùng trong toàn bộ doanh nghiệp.

Khi bạn thực hiện quá trình mua hàng, hãy xác minh công cụ BI của bạn để giúp bạn dễ dàng thực hiện mà không gặp trở ngại hoặc phí quá cao. Coi như:

• Họ có cung cấp dịch vụ lái thử miễn phí với các tính năng hoàn chỉnh dành cho doanh nghiệp không? Hay đây là bản dùng thử miễn phí phô trương yêu cầu bạn phải trả tối thiểu 10,000 - 20,000 USD một năm để tiếp tục sử dụng?
• Họ sẽ hỗ trợ quá trình thiết lập và giới thiệu người dùng của bạn như thế nào?
• Có ai đó trực nếu bạn hoặc người dùng của bạn gặp khó khăn không?
• Họ có tài liệu được thiết kế cho nhiều trường hợp sử dụng không?
• Nhà cung cấp của bạn có suy nghĩ trước và xem xét quy mô triển khai khi bạn thêm nhiều người dùng hơn không?
• Nhà cung cấp ưa thích của bạn có cung cấp mô hình định giá thuận tiện cho mỗi người dùng giúp đơn giản hóa việc lập ngân sách dựa trên nhu cầu của người dùng không? Hay đó là chi phí cố định, cho dù người dùng nhận báo cáo một cách thụ động hay là nhà khoa học dữ liệu toàn thời gian?
• Có tốn thêm chi phí cho việc quản lý dữ liệu hoặc lệnh gọi API bổ sung không?

Có rất nhiều điều cần cân nhắc, nhưng nếu tầm nhìn của công ty bạn là biến nền tảng BI của bạn trở thành một công cụ phát triển và đưa ra quyết định, thì hãy đảm bảo rằng bạn biết những gì bên trong hộp (và bên ngoài nó).

6. Nền tảng BI của bạn có hỗ trợ ra quyết định theo thời gian thực không?

 
Các doanh nghiệp ngày nay không chỉ liên quan đến các nhà phân tích kinh doanh và phân tích dữ liệu trong quá trình ra quyết định. Nhiều công ty hướng tới tương lai đang hình dung lại khoa học dữ liệu, coi phân tích dữ liệu là một công cụ quan trọng để đưa ra quyết định nhanh hơn, sáng suốt hơn trong toàn tổ chức dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Trong khi nhiều người dùng chỉ cần báo cáo bán hàng hàng tuần hoặc hàng tháng hoặc truy cập vào các xu hướng dài hạn dựa trên so sánh giữa các tháng hoặc giữa các năm, thì ngày càng nhiều tổ chức muốn các công cụ BI của họ cung cấp những thông tin cập nhật nhất. dữ liệu phút.

Các ngành như bán lẻ, vận tải và hậu cần, quân đội và các công ty phụ thuộc vào thời tiết như khu trượt tuyết cần đưa ra lựa chọn hoạt động dựa trên dữ liệu hoặc thông tin mới nhất.

Nếu bạn cần thời gian thực những hiểu biết, bạn sẽ cần một công cụ BI thực thi các truy vấn SQL trực tiếp trên cơ sở dữ liệu thay vì dựa vào khối/trích xuất đã xuất. Công cụ như vậy tận dụng các tính năng cơ sở dữ liệu hiện đại như cơ sở dữ liệu theo cột. Điều này cho phép truy xuất nhanh các cột dữ liệu vì chúng mở rộng quy mô bằng cách sử dụng các cụm phần cứng chi phí thấp được phân phối để tăng thông lượng.

Tất cả các doanh nghiệp đều chịu áp lực phải tận dụng dữ liệu tốt hơn. Không nên xem nhẹ quyết định nền tảng BI của bạn. Tôi hy vọng sáu câu hỏi này sẽ giúp bạn trong nỗ lực tìm kiếm một công cụ BI đáp ứng nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn. Và chúng khiến bạn tránh xa những con kỳ lân huyền diệu…

 
Tiểu sử: Angshuman Guha (@angshuman_guha) là Người sáng lập và Giám đốc điều hành, phân tích bip.

Sản phẩm liên quan:

• Khoa học dữ liệu và Trí tuệ kinh doanh, Giải thích
• 6 Xu hướng Kinh doanh Có lợi cho Các nhà Khoa học Dữ liệu
• So sánh các công cụ kinh doanh thông minh hàng đầu: Power BI vs Tableau vs Qlik vs Domo