Các doanh nhân thông minh biết rằng điều ác nằm ở chi tiết - đặc biệt là khi nói đến vấn đề tài chính rõ ràng. Trọng tâm của sự rõ ràng đó là bước chiến lược trong việc phân loại chi phí kinh doanh. Điều này có nghĩa là phải phân loại tỉ mỉ từng đô la chi tiêu vào các nhóm được xác định rõ ràng, cho phép có cái nhìn toàn cảnh về nơi tiền chảy vào. Trong blog này, chúng ta sẽ đi sâu vào lý do và cách phân loại chi phí kinh doanh của bạn.

Tại sao phải phân loại chi phí kinh doanh?

Khi nói đến việc quản lý tài chính doanh nghiệp, một trong những bước cơ bản bạn có thể thực hiện là phân loại chi phí của mình. Điều này liên quan đến việc phát triển một danh sách đầy đủ các loại chi phí kinh doanh phổ biến, đảm bảo rằng mỗi giao dịch mà công ty bạn thực hiện đều được sắp xếp gọn gàng vào đúng vị trí. Tại sao điều này lại quan trọng, bạn có thể hỏi? Câu trả lời nằm ở vô số lợi ích mà việc tập luyện này mang lại.

Đầu tiên, việc phân loại chi phí là rất quan trọng để duy trì sự gắn kết về mặt tổ chức trong công ty của bạn. Nó đơn giản hóa quá trình theo dõi các dòng tiền tài chính ra, giúp bạn dễ dàng biết được tiền của mình đang đi đâu. Sự rõ ràng này là vô giá không chỉ cho công việc quản lý hàng ngày mà còn cho mục đích lập ngân sách chiến lược. Bằng cách có cái nhìn rõ ràng về mô hình chi tiêu của mình, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về nơi phân bổ nguồn lực để tăng trưởng tối ưu.

Hơn nữa, việc hiểu chi phí nào thuộc loại nào là điều cần thiết khi nói đến thời gian tính thuế. Một số chi phí nhất định được khấu trừ thuế, nghĩa là chúng có thể được trừ vào tổng thu nhập chịu thuế của bạn, giúp giảm số tiền thuế bạn nợ một cách hiệu quả. Đây là nơi mà sự kỳ diệu của việc phân loại thực sự tỏa sáng. Bằng cách siêng năng chỉ định từng chi phí vào đúng danh mục, bạn có thể tối đa hóa các khoản khấu trừ của mình, từ đó giảm thu nhập chịu thuế của mình. Kết quả? Nhiều dòng tiền hơn có thể được tái đầu tư trở lại vào hoạt động kinh doanh của bạn, thúc đẩy sự phát triển và mở rộng hơn nữa.

Vì vậy, câu hỏi bây giờ là, làm thế nào để bạn phân loại chi phí theo cách không chỉ giữ cho hồ sơ tài chính của bạn được ngăn nắp mà còn tối ưu hóa các khoản khấu trừ thuế của bạn? Trong các phần sau, chúng tôi sẽ đi sâu vào một số loại chi phí kinh doanh phổ biến mà bạn nên theo dõi trong phần mềm kế toán của mình. Chúng ta cũng sẽ khám phá cách phân loại chi phí có thể được tự động hóa bằng công nghệ.

Làm thế nào để phân loại chi phí?

Chúng ta hãy đi sâu vào các sắc thái của việc phân loại chi phí kinh doanh.

1. Tạo danh mục

Bước đầu tiên để nắm vững bối cảnh tài chính của doanh nghiệp là thiết lập các danh mục chi phí rõ ràng và toàn diện. Nhiệm vụ nền tảng này không chỉ là một bài tập trong tổ chức; đó là một bước đi chiến lược nhằm đạt được những hiểu biết sâu sắc có thể hành động về hoạt động tài chính của bạn. Dưới đây là các danh mục thiết yếu mà mọi doanh nghiệp nhỏ nên xem xét:

• Chi phí hoạt động: Đây là những chi phí hàng ngày cần thiết để doanh nghiệp của bạn hoạt động. Chúng bao gồm tiền thuê hoặc thế chấp không gian kinh doanh, hóa đơn tiện ích, vật tư văn phòng và chi phí liên quan đến việc duy trì cơ sở kinh doanh của bạn.
• Chi phí nhân sự: Tiền lương, tiền công, phúc lợi và thuế tiền lương thuộc loại này. Điều quan trọng là phải chú ý đến những chi phí này vì chúng thường chiếm một phần đáng kể trong tổng chi tiêu của bạn.
• Công nghệ và Phần mềm: Trong thời đại số ngày nay, việc đầu tư vào công nghệ, phần mềm là điều tất yếu. Danh mục này bao gồm các chi phí liên quan đến đăng ký phần mềm, mua phần cứng, bảo trì và dịch vụ hỗ trợ CNTT.
• Tiếp thị và quảng cáo: Mọi chi phí liên quan đến việc quảng bá doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như quảng cáo, tài liệu tiếp thị và chiến dịch tiếp thị kỹ thuật số, đều được bao gồm ở đây. Tiếp thị hiệu quả là rất quan trọng cho sự tăng trưởng, do đó việc theo dõi chặt chẽ các chi phí này là điều cần thiết.
• Du lịch và Giải trí: Đối với nhiều doanh nghiệp, việc gặp gỡ khách hàng, tham dự các sự kiện trong ngành và các hoạt động liên quan đến du lịch khác là cần thiết. Hạng mục này bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc đi công tác và giải trí cho khách hàng.
• Lệ phí chuyên nghiệp: Gia công các dịch vụ chuyên nghiệp như tư vấn pháp lý, kế toán và tư vấn có thể rất quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp. Theo dõi các chi phí này để đảm bảo bạn nhận được lợi tức đầu tư tốt.
• Bảo hiểm: Bảo hiểm đầy đủ là không thể thương lượng để bảo vệ doanh nghiệp của bạn. Danh mục này bao gồm phí bảo hiểm trách nhiệm pháp lý, bảo hiểm tài sản và bất kỳ hợp đồng bảo hiểm kinh doanh nào khác.
• Thuế và Giấy phép: Thuế, cho dù là thuế thu nhập, thuế bán hàng hay thuế tài sản và bất kỳ khoản phí nào liên quan đến giấy phép hoặc giấy phép kinh doanh, đều phải được ghi lại một cách tỉ mỉ trong danh mục này.
• Nghiên cứu và Phát triển (R&D): Đối với các doanh nghiệp tập trung vào đổi mới, chi phí liên quan đến nghiên cứu và phát triển sản phẩm là rất quan trọng cho sự tăng trưởng và khả năng cạnh tranh trong tương lai.

2. Danh mục phụ

Việc đi sâu vào các danh mục phụ cho phép theo dõi và phân tích chi phí chính xác hơn, cung cấp thông tin chi tiết sâu hơn về nơi tiền của bạn sẽ đi và xác định các lĩnh vực tiềm năng để tiết kiệm chi phí. Hãy tinh chỉnh các danh mục được đề cập ở trên:

• Chi phí hoạt động
  • Tiện ích (điện, nước, internet)
  • Thuê hoặc thế chấp
  • Bảo trì và sửa chữa
  • Vật tư và Thiết bị Văn phòng
• Chi phí nhân sự
  • Tiền lương và tiền công
  • Phúc lợi (bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu)
  • Thuế tiền lương
• Công nghệ và Phần mềm
  • Đăng ký phần mềm
  • Mua phần cứng
  • Dịch vụ hỗ trợ CNTT
• Tiếp thị và quảng cáo
  • Tiếp thị kỹ thuật số
  • Quảng cáo in ấn
  • Tài liệu quảng cáo
• Du lịch và Giải trí
  • Vận chuyển (chuyến bay, thuê xe)
  • Nhà nghỉ
  • Bữa ăn và Giải trí
• Lệ phí chuyên nghiệp
  • Dịch vụ pháp lý
  • Dịch vụ kế toán
  • Phí tư vấn
• Bảo hiểm
  • Bảo hiểm trách nhiệm
  • Bảo hiểm tài sản
  • Bồi thường lao động
• Thuế và Giấy phép
  • Thuế thu nhập
  • Thuế bán hàng
  • Giấy phép và giấy phép
• Nghiên cứu và Phát triển (R&D)
  • Phát triển sản phẩm
  • Nghiên cứu thị trường
  • Phí bằng sáng chế và nhãn hiệu

3. Theo dõi chi phí

Nền tảng của quản lý tài chính vững chắc là theo dõi tỉ mỉ từng đồng xu chảy vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn. Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, việc tận dụng công nghệ để tự động hóa quy trình này không chỉ mang lại sự tiện lợi; đó là điều cần thiết để duy trì tính cạnh tranh và thông tin. Đây là cách để làm điều đó một cách hiệu quả:

• Sử dụng phần mềm kế toán: Triển khai giải pháp phần mềm kế toán đáng tin cậy phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Các nền tảng như Nanonets, QuickBooks, Xero hoặc FreshBooks có thể tự động hóa việc theo dõi chi phí, lập hóa đơn và tính lương, giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi của con người và tiết kiệm thời gian.
• Biên lai và hóa đơn kỹ thuật số: Khuyến khích lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số bằng cách lưu trữ bản quét hoặc ảnh biên lai và hóa đơn. Cách thực hành này không chỉ hỗ trợ môi trường mà còn đơn giản hóa quá trình truy xuất và kiểm tra.
• Tích hợp tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng: Nhiều giải pháp phần mềm kế toán cung cấp khả năng liên kết trực tiếp tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thẻ tín dụng của bạn, cho phép theo dõi chi phí theo thời gian thực và đối chiếu liền mạch.
• Phân loại giao dịch ngay lập tức: Tạo thói quen phân loại từng chi phí khi nó phát sinh. Trì hoãn nhiệm vụ này có thể dẫn đến sự thiếu chính xác và chi phí bị bỏ qua.

4. Đánh giá thường xuyên

Bản chất năng động của hoạt động kinh doanh đòi hỏi phải đánh giá thường xuyên các hoạt động tài chính của bạn. Thực hành này giúp xác định xu hướng, quản lý dòng tiền và đưa ra quyết định sáng suốt:

• Đánh giá hàng tháng: Dành thời gian mỗi tháng để xem xét các chi phí được phân loại của bạn. Tìm kiếm các xu hướng, chẳng hạn như sự gia tăng bất ngờ trong một số danh mục nhất định và điều tra mọi điểm bất thường.
• Cuộc họp tài chính hàng quý: Ngoài các đánh giá cá nhân, hãy tương tác với nhóm hoặc cố vấn tài chính của bạn hàng quý để thảo luận về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Những cuộc họp này rất quan trọng cho việc lập kế hoạch và điều chỉnh chiến lược.
• Điểm chuẩn: So sánh tỷ lệ chi phí của bạn với các tiêu chuẩn ngành hoặc các hoạt động kinh doanh tương tự. Điểm chuẩn này có thể làm nổi bật các lĩnh vực hiệu quả hoặc mối quan tâm, hướng dẫn các chiến lược tài chính trong tương lai.

5. Điều chỉnh danh mục khi cần thiết

Tính linh hoạt trong phương pháp quản lý tài chính cho phép doanh nghiệp của bạn thích ứng với những thay đổi và thách thức bất ngờ:

• Nhu cầu kinh doanh phát triển: Khi doanh nghiệp của bạn phát triển hoặc chuyển hướng, hệ thống phân loại tài chính của bạn có thể cần phải điều chỉnh. Hãy sẵn sàng thêm các danh mục mới hoặc hợp nhất các danh mục hiện có để phản ánh tốt hơn hoạt động hiện tại của bạn.
• Điều chỉnh theo mùa: Đối với các doanh nghiệp có sự thay đổi theo mùa, việc điều chỉnh danh mục hoặc ngân sách để phản ánh những thay đổi này có thể cung cấp các dự đoán và lập kế hoạch tài chính chính xác hơn.
• Thay đổi công nghệ và thị trường: Theo kịp các tiến bộ công nghệ và xu hướng thị trường có thể ảnh hưởng đến các loại chi phí của bạn. Ví dụ: việc chuyển sang làm việc từ xa có thể làm giảm nhu cầu về không gian văn phòng nhưng lại làm tăng chi phí về công nghệ và phần mềm.

7. Xem xét các tác động về thuế

Hiểu và lập kế hoạch cho các tác động về thuế của chi phí kinh doanh là rất quan trọng. Không phải tất cả các chi phí đều được đối xử bình đẳng theo luật thuế và việc phân loại hợp lý có thể giúp tiết kiệm thuế đáng kể:

• Cập nhật thông tin về luật thuế: Các quy định về thuế thường xuyên thay đổi và việc cập nhật thông tin có thể giúp bạn tối đa hóa các khoản khấu trừ và tín dụng. Hãy cân nhắc việc tư vấn với chuyên gia về thuế để đảm bảo tuân thủ và tối ưu hóa lợi ích về thuế.
• Phân biệt giữa chi phí kinh doanh và chi phí cá nhân: Tách biệt tài chính doanh nghiệp và tài chính cá nhân để đơn giản hóa việc chuẩn bị thuế và hỗ trợ các yêu cầu thanh toán chi phí kinh doanh.
• Ghi lại mọi thứ: Duy trì hồ sơ tỉ mỉ về tất cả các chi phí, bao gồm cả biên lai và hóa đơn. Tài liệu rất quan trọng để chứng minh các khoản khấu trừ và có thể có giá trị trong trường hợp kiểm toán.
• Kế hoạch khấu trừ: Hãy chủ động tìm hiểu những chi phí nào được khấu trừ toàn bộ, được khấu trừ một phần hoặc không được khấu trừ chút nào. Kiến thức này có thể ảnh hưởng đến quyết định chi tiêu và chiến lược thuế trong suốt cả năm.

8. Hãy nhất quán

Tính nhất quán và chính xác trong cách phân loại và quản lý chi phí là chìa khóa để duy trì hồ sơ tài chính đáng tin cậy:

• Thiết lập nguyên tắc rõ ràng: Xây dựng một bộ quy tắc để phân loại chi phí và đảm bảo chúng được tuân thủ một cách nhất quán. Việc tiêu chuẩn hóa này làm giảm sự nhầm lẫn và sai sót, giúp cho việc phân tích tài chính trở nên đơn giản hơn.
• Cập nhật thường xuyên hồ sơ tài chính: Tạo thói quen cập nhật và xem xét hồ sơ tài chính của bạn thường xuyên. Các bản cập nhật nhất quán sẽ ngăn chặn tình trạng tồn đọng và giúp dễ dàng phát hiện xu hướng cũng như giải quyết vấn đề kịp thời.
• Đào tạo nhóm của bạn: Nếu các thành viên khác trong nhóm tham gia quản lý tài chính, hãy đảm bảo họ được đào tạo và hiểu tầm quan trọng của tính nhất quán trong việc theo dõi và phân loại chi phí.
• Xem xét và tinh chỉnh quy trình: Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, hoạt động quản lý tài chính của bạn cũng vậy. Thường xuyên xem xét các quy trình của bạn để đảm bảo hiệu quả và độ chính xác, đồng thời sẵn sàng thực hiện các điều chỉnh để cải thiện chúng.

Các loại chi phí có lợi ích về thuế

Hiểu cách phân loại chi phí và tài sản trong doanh nghiệp của bạn theo hướng dẫn của IRS là một cách tiếp cận chiến lược để quản lý tài chính có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận của bạn. Việc phân loại phù hợp không chỉ giúp bạn chuẩn bị cho một mùa thuế suôn sẻ hơn mà còn cho phép lập kế hoạch chiến lược để quản lý dòng tiền. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp nhỏ, nơi tỷ lệ sai sót rất nhỏ và tỷ lệ sống sót chỉ là việc tung đồng xu sau 5 năm, việc nắm vững nghệ thuật theo dõi chi phí và tận dụng các lợi ích về thuế là rất quan trọng.

Chi phí kinh doanh bao gồm mọi chi phí phát sinh trong quá trình theo đuổi việc tạo ra doanh thu. IRS quy định rằng để đủ điều kiện được khấu trừ thuế, các chi phí phải vừa “thông thường vừa cần thiết”. Định nghĩa rộng này bao gồm mọi thứ từ mức lương bạn trả cho nhân viên cho đến tiền thuê văn phòng của bạn.

Bây giờ chúng ta hãy khám phá các cơ hội khấu trừ thuế một cách ngắn gọn. Kết hợp chúng vào khung quản lý chi phí của bạn để tối đa hóa hiệu quả thuế của bạn.

Chi phí tiếp thị và quảng cáo: Các chi phí phát sinh trong tiếp thị và quảng cáo doanh nghiệp của bạn, bao gồm chi phí làm danh thiếp, phát triển trang web và quảng cáo trên phương tiện truyền thông kỹ thuật số hoặc truyền thống, thường được khấu trừ thuế. Danh mục này rất rộng, bao gồm mọi thứ từ việc tạo tài liệu quảng cáo đến phí thành viên cho mạng lưới kinh doanh hoặc tổ chức thương mại, miễn là chúng nhằm mục đích thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn.

Chi phí đi lại và phương tiện: Đối với các chủ doanh nghiệp sử dụng phương tiện cá nhân cho mục đích kinh doanh, IRS cho phép khấu trừ một phần chi phí liên quan đến việc cho thuê, bảo hiểm, sửa chữa, nhiên liệu và thuê gara. Bạn có tùy chọn sử dụng tỷ lệ quãng đường tiêu chuẩn hoặc tính toán chi phí thực tế dựa trên tỷ lệ phần trăm sử dụng xe cho mục đích kinh doanh​​. Hơn nữa, chi phí đi lại của doanh nghiệp, bao gồm vận chuyển, chỗ ở và bữa ăn (với một số hạn chế), cũng được khấu trừ, nhấn mạnh sự cần thiết của những khoản này phải liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Phí bảo hiểm: Chi phí bảo hiểm để bảo vệ doanh nghiệp của bạn, bao gồm trách nhiệm pháp lý, tài sản, bồi thường cho người lao động và phí bảo hiểm y tế, thường được khấu trừ toàn bộ. Điều này có thể mở rộng đến một loạt các phạm vi bảo hiểm cụ thể liên quan đến hoạt động kinh doanh của bạn và phúc lợi cho nhân viên.

Bồi thường và phúc lợi cho nhân viên: Tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các hình thức bồi thường khác cho người lao động là chi phí được trừ. Điều này bao gồm thuế tiền lương và các phúc lợi như bảo hiểm y tế, đóng góp cho kế hoạch nghỉ hưu và hỗ trợ giáo dục, miễn là những khoản này mang lại lợi ích cho nhân viên của bạn và đáp ứng các tiêu chí nhất định.

Dịch vụ tư vấn: Các khoản phí trả cho các dịch vụ pháp lý, kế toán, tư vấn và CNTT cần thiết và thông thường cho hoạt động kinh doanh của bạn có thể được khấu trừ. Điều này hỗ trợ các doanh nghiệp tận dụng chuyên môn bên ngoài mà không phải chịu toàn bộ gánh nặng tài chính.

Bữa ăn kinh doanh: Kết nối hoặc thảo luận công việc trong bữa ăn? Năm mươi phần trăm chi phí này được khấu trừ. Tuy nhiên, nếu bạn cung cấp bữa ăn cho nhân viên trong một số điều kiện nhất định, chẳng hạn như làm việc muộn hoặc tổ chức tiệc ở văn phòng, bạn sẽ bị khấu trừ 100%.

Thiết bị và Phần mềm: Mua hoặc cho thuê thiết bị kinh doanh, cho dù đó là máy móc, xe cộ hay đồ nội thất văn phòng và phần mềm, đều có thể đưa ra các khoản khấu trừ. Cách xử lý cụ thể có thể phụ thuộc vào tính chất và cách sử dụng tài sản trong doanh nghiệp của bạn. IRS cho phép khấu hao thiết bị trong thời gian sử dụng hữu ích của nó hoặc trong một số trường hợp, xóa nợ ngay lập tức 100% đối với các hạng mục dưới một ngưỡng nhất định.

Tiện ích và chi phí văn phòng: Các chi phí kinh doanh thường xuyên như tiện ích (điện, nước, internet) và tiền thuê hoặc lãi thế chấp đối với tài sản kinh doanh đều được khấu trừ hoàn toàn. Điều này mở rộng đến mọi hoạt động bảo trì và sửa chữa cần thiết để duy trì hoạt động của cơ sở kinh doanh của bạn.

Thuê: Chi phí thuê mặt bằng kinh doanh của bạn được khấu trừ. Nếu doanh nghiệp của bạn cũng yêu cầu thuê thiết bị thì những chi phí đó sẽ được đưa vào danh sách khấu trừ.

Đóng góp từ thiện: Tham gia vào hoạt động từ thiện có thể mang lại lợi ích về thuế trong một số điều kiện nhất định, bổ sung thêm một lớp trách nhiệm tài chính cho các nỗ lực trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp bạn.

Chi phí chăm sóc người phụ thuộc: Một phần số tiền bạn trả cho việc chăm sóc trẻ em hoặc người phụ thuộc có thể được khấu trừ, giúp chủ doanh nghiệp cân bằng giữa gia đình và doanh nghiệp.

Đóng góp hưu trí: Đầu tư vào tương lai của bạn và nhân viên của bạn thông qua các kế hoạch nghỉ hưu không chỉ đảm bảo phúc lợi lâu dài mà còn mang lại lợi ích thuế ngay lập tức.

Nợ xấu: Một thực tế trong thế giới kinh doanh, các khoản cho vay đối với nhân viên hoặc bán hàng tín dụng cho khách hàng mà chưa thanh toán thực sự có thể bị biến thành cơ hội để khấu trừ. Lời cảnh báo? Đây phải là các khoản nợ thực sự liên quan đến kinh doanh, một quy định nhấn mạnh tầm quan trọng của tài liệu và sự thẩm định.

Chi phí khởi động và tổ chức: Các chi phí liên quan đến việc bắt đầu kinh doanh có thể được khấu hao và khấu trừ trong vài năm​.

Phí và lãi ngân hàng: Các khoản phí liên quan đến tài khoản ngân hàng doanh nghiệp được khấu trừ. ANgoài ra, do chi phí đi vay, dù thông qua các khoản vay hay tín dụng, vốn là một phần của hoạt động kinh doanh, IRS cho phép khấu trừ chi phí lãi vay khuyến khích các doanh nghiệp tận dụng tín dụng như một công cụ để tăng trưởng mà không bị phạt quá mức.

Hợp đồng lao động: Trong nền kinh tế ngày càng phụ thuộc vào những người làm nghề tự do và nhà thầu, các chi phí liên quan đến lực lượng lao động linh hoạt này sẽ được khấu trừ. Khả năng thích ứng này trong việc bố trí nhân sự, được phản ánh trong lợi ích về thuế, nhấn mạnh bản chất phát triển của hoạt động kinh doanh hiện đại.

Giao dục va đao tạo: Chi phí cải thiện kỹ năng của nhân viên và phát triển chuyên môn được khấu trừ, miễn là chúng phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Nơi làm việc: Đối với những người điều hành đế chế của họ tại nhà, một phần chi phí liên quan đến ngôi nhà của bạn có thể được chuyển thành khoản khấu trừ kinh doanh, miễn là không gian được sử dụng riêng cho hoạt động kinh doanh.

Tổn thất thương vong: Thiên tai và những thảm họa không lường trước được có thể gây ra căng thẳng tài chính đáng kể. Tuy nhiên, IRS cung cấp một giải pháp cứu cánh thông qua các khoản khấu trừ cho những tổn thất phát sinh, miễn là những tổn thất này không được bảo hiểm bồi thường. Thể loại này nói lên nguyên tắc rộng hơn về quản lý rủi ro và ý nghĩa tài chính của nó.

Phân loại chi phí tự động với Nanonets

Trong bối cảnh kinh doanh phát triển nhanh chóng ngày nay, tự động hóa đã trở nên cần thiết để duy trì tính cạnh tranh và hiệu quả. Điều này đặc biệt đúng khi nói đến nhiệm vụ tỉ mỉ trong việc phân loại chi phí—một quá trình tuy quan trọng nhưng có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi của con người. Tham gia Nanonets, Nền tảng tự động hóa AP tiên tiến được thiết kế để hợp lý hóa quy trình quản lý chi phí của bạn, đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn vẫn được tổ chức, tối đa hóa lợi ích về thuế, ngăn chặn gian lận và cung cấp cái nhìn sâu sắc về chi phí với nỗ lực tối thiểu.

1. Thu thập chi phí tự động:

Biên nhận được ghi lại nhanh hơn một viên đạn siêu tốc nhờ vào sự kỳ diệu của công nghệ di động và tích hợp liền mạch để nhập biên nhận từ hộp thư đến, ứng dụng và cơ sở dữ liệu của bạn.

2. Thu thập dữ liệu tự động:

Nanonets sử dụng công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) tiên tiến để tự động trích xuất dữ liệu từ biên lai, hóa đơn và các tài liệu tài chính khác. Khả năng này có nghĩa là ngay khi tài liệu được đưa vào hệ thống của bạn, Nanonets bắt đầu phân loại chi phí bằng cách xác định thông tin chính như tên nhà cung cấp, ngày tháng, số tiền, v.v. Tính năng tự động hóa này giúp giảm nhu cầu nhập thủ công, giảm đáng kể thời gian sử dụng và nguy cơ sai sót.

3. Phân loại thông minh:

Hiểu rằng mỗi doanh nghiệp đều có những hoạt động tài chính riêng, Nanonets mang đến sự linh hoạt để tùy chỉnh các quy tắc và danh mục theo nhu cầu cụ thể của bạn. Cho dù bạn cần thêm các danh mục chi phí mới, sửa đổi các danh mục hiện có hay thiết lập các quy tắc cụ thể để phân loại tự động, Nanonets đều cung cấp các công cụ để thực hiện điều đó. Việc tùy chỉnh này đảm bảo rằng quy trình quản lý chi phí của bạn phù hợp với hoạt động kinh doanh và chiến lược lập kế hoạch thuế của bạn.

Bạn cũng có thể bật Phân loại chi phí thông minh, tùy chỉnh các danh mục chi phí và danh mục phụ dựa trên nhu cầu kinh doanh của bạn và Nanonets sẽ tự động phân bổ chi phí cho các danh mục, danh mục phụ thích hợp và phát hiện các điểm bất thường để xem xét thêm. Hơn nữa, tính năng này hoạt động ngay lập tức mà không yêu cầu bất kỳ dữ liệu đào tạo nào!

4. Phê duyệt dễ dàng: 

Kiểm tra tuân thủ do hệ thống điều khiển bắt đầu trước tiên, chỉ gắn cờ các ngoại lệ. Các nhà quản lý phải tập trung vào các vấn đề thực tế thay vì chơi trò Đập chuột trong mỗi báo cáo. Sau đó, bạn có thể thêm người tham gia vào vòng lặp để đảm bảo hóa đơn được gửi đến đúng người vào đúng thời điểm để phê duyệt. Hơn nữa, bạn có thể thực thi chính sách phê duyệt và kiểm tra xác thực tùy chỉnh của mình.

5. Tích hợp với Phần mềm kế toán và các ứng dụng khác:

Nanonets tự hào có khả năng tích hợp liền mạch với phần mềm kế toán phổ biến như QuickBooks, Xero và FreshBooks. Điều này có nghĩa là khi chi phí được ghi lại và phân loại, chúng có thể được nhập trực tiếp vào phần mềm kế toán của bạn, duy trì một nguồn thông tin chính xác duy nhất cho dữ liệu tài chính của bạn.

6. Khả năng hiển thị theo thời gian thực về chi tiêu và ngân sách

Với Nanonets, bạn có quyền truy cập vào báo cáo theo thời gian thực và phân tích thông tin chi tiết về dữ liệu chi phí của mình. Tính năng này cho phép bạn theo dõi mô hình chi tiêu, xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên thông tin tài chính cập nhật. Ngoài ra, việc có khả năng hiển thị tức thì về các chi phí được phân loại có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập ngân sách, dự báo và chuẩn bị thuế tốt hơn.

7. Tăng cường tuân thủ và sẵn sàng kiểm toán:

Kiểm toán liên tục, tự động giúp cuộc sống dễ dàng hơn. Những điều bất thường lộ ra như ngón tay cái bị đau và việc thực thi chính sách chặt chẽ hơn trống.

Kết luận

Tóm lại, việc nắm vững nghệ thuật phân loại chi phí không chỉ là vấn đề vệ sinh tài chính; đó là nỗ lực chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa thuế và quỹ đạo tăng trưởng chung cho doanh nghiệp của bạn. Thông qua việc phân loại kỹ lưỡng và tận dụng các công nghệ tự động hóa như Nanonet, các doanh nghiệp có thể đạt được mức độ rõ ràng và hiệu quả về mặt tài chính mà trước đây không thể đạt được.

Bằng cách áp dụng các phương pháp được nêu trong blog này, từ việc thiết lập các danh mục chi phí toàn diện đến tích hợp các công cụ quản lý chi phí tiên tiến, các doanh nhân có thể có được những hiểu biết sâu sắc vô giá về hoạt động tài chính của mình. Điều này không chỉ hỗ trợ việc ra quyết định hàng ngày mà còn định vị doanh nghiệp để tăng trưởng bền vững và có khả năng phục hồi trước những động lực thị trường đang thay đổi.

Bạn đã sẵn sàng cách mạng hóa quy trình quản lý chi phí và khai thác toàn bộ tiềm năng hoạt động tài chính của mình chưa? Lên lịch demo với Nanonets ngay hôm nay! Khám phá cách Nền tảng tự động hóa AP của chúng tôi có thể hợp lý hóa việc phân loại chi phí của bạn, tăng cường tối ưu hóa thuế và cung cấp cho bạn thông tin chi tiết cần thiết để thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/how-to-categorize-business-expenses/