Tầm quan trọng của việc đối chiếu tài khoản
Các công ty xử lý nhiều loại tài liệu liên quan đến tài chính, từ báo cáo của Ngân hàng đến hoá đơn và biên chế Hồ sơ. Giữa vô số con số và con số này có một nhiệm vụ quan trọng: hòa giải tài khoản. Nếu không đối chiếu chính xác, những khác biệt có thể bị bỏ qua mà không được chú ý, dẫn đến thiếu chính xác về mặt tài chính, các vấn đề về tuân thủ và có khả năng xảy ra gian lận. Việc hiểu rõ quy trình đối chiếu tài khoản không chỉ dừng lại ở việc quản lý tài chính đơn thuần; nó cung cấp những hiểu biết sâu sắc vô giá về tình hình tài chính của công ty cho tất cả các bên liên quan, bao gồm các nhà quản lý tài chính, kế toán, CEO và thành viên hội đồng quản trị. Bài viết này sẽ cung cấp sự hiểu biết toàn diện về đối chiếu tài khoản, lợi ích và thách thức của việc thuê ngoài hoạt động này cũng như tiềm năng biến đổi của phần mềm đối chiếu tự động.
Đối chiếu tài khoản là gì?
Ở cốt lõi của nó, hòa giải tài khoản là việc so sánh nhiều bộ hồ sơ tài chính, chẳng hạn như báo cáo ngân hàng và hồ sơ kế toán nội bộ, để xác định và khắc phục những khác biệt. Một số loại đối chiếu tài khoản phổ biến nhất bao gồm:
- Hòa giải ngân hàng liên quan đến việc so sánh các giao dịch được ghi trong báo cáo ngân hàng của công ty với các giao dịch trong hồ sơ kế toán nội bộ của công ty.
- Đối chiếu thẻ tín dụng liên quan đến việc đối chiếu các giao dịch được ghi trên bảng sao kê thẻ tín dụng của công ty với hồ sơ nội bộ để đảm bảo rằng thẻ tín dụng đã được sử dụng để mua hàng hợp pháp và thanh toán được thực hiện đúng hạn.
- Đối chiếu các khoản phải thu đòi hỏi phải đối chiếu sổ cái các khoản phải thu với các khoản thanh toán và hóa đơn của khách hàng để đảm bảo rằng tất cả các khoản phải thu chưa thanh toán đều được hạch toán và thu thập hợp lý.
- Đối chiếu các khoản phải trả đối chiếu sổ cái các khoản phải trả với hóa đơn và các khoản thanh toán của nhà cung cấp để đảm bảo ghi chép chính xác các khoản nợ và thanh toán nghĩa vụ kịp thời.
- Hòa giải giữa các công ty liên quan đến việc đối chiếu các giao dịch và số dư giữa nhiều công ty con hoặc bộ phận.
- Đối chiếu sổ cái chung đòi hỏi phải đối chiếu các tài khoản khác nhau trong sổ cái chung, chẳng hạn như tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí, để đảm bảo số dư chính xác và nhất quán với tài liệu hỗ trợ.
- Đối chiếu hàng tồn kho là việc đối chiếu số lượng hàng tồn kho thực tế với hồ sơ hàng tồn kho trong hệ thống kế toán để xác định sự hao hụt hoặc sai sót trong việc ghi lại các giao dịch.
Một số công ty lựa chọn dịch vụ gia công đối chiếu ngân hàng để hợp lý hóa quy trình này, tận dụng chuyên môn của các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài để quản lý và đối chiếu các giao dịch ngân hàng của họ. Ngày càng có nhiều công ty chuyển sang sử dụng các công cụ và phần mềm thông minh để hợp lý hóa quy trình đối chiếu tài khoản của họ.
Dịch vụ gia công đối chiếu tài khoản
Các dịch vụ thường được đưa vào như một phần của dịch vụ thuê ngoài đối chiếu kế toán khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể của công ty, nhưng thường bao gồm:
- Các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài có thể cung cấp quyền tiếp cận với các chuyên gia lành nghề có chuyên môn trong việc đối chiếu các hồ sơ tài chính khác nhau, đảm bảo sự chú ý tỉ mỉ đến từng chi tiết và độ chính xác trong quá trình đối chiếu.
- Các công ty gia công phần mềm thường tận dụng các công cụ và phần mềm đối chiếu tiên tiến, cho phép tích hợp liền mạch với các hệ thống kế toán hiện có và nâng cao hiệu suất và hiệu quả của quá trình đối chiếu.
- Các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài có thể điều chỉnh các quy trình đối chiếu để đáp ứng nhu cầu và yêu cầu cụ thể của từng khách hàng.
- Các nhà cung cấp dịch vụ cung cấp các báo cáo và phân tích thường xuyên về các tài khoản đã được đối chiếu, đưa ra những hiểu biết sâu sắc về xu hướng tài chính, những điểm bất thường và các lĩnh vực cần cải thiện nhằm hỗ trợ việc ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược sáng suốt.
- Các nhà cung cấp có thể hỗ trợ đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn ngành có liên quan.
Lợi ích của việc thuê ngoài đối chiếu tài khoản
Đây là lý do tại sao việc thuê ngoài khía cạnh quan trọng này của quản lý tài chính có thể là lựa chọn phù hợp cho tổ chức của bạn.
- Tiết kiệm chi phí: Việc đối chiếu tài khoản thuê ngoài có thể giúp tiết kiệm chi phí đáng kể bằng cách giảm hoặc loại bỏ các chi phí liên quan đến việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên nội bộ, cung cấp không gian văn phòng và cung cấp các phúc lợi cho nhân viên.
- Chuyên môn và hiệu quả: Bằng cách thuê ngoài, bạn có thể tiếp cận với các chuyên gia lành nghề có kiến thức chuyên môn về quy trình hòa giải. Những chuyên gia này có thể xử lý hiệu quả các công việc đối chiếu, đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
- Khả năng mở rộng: Gia công phần mềm cho phép khả năng mở rộng, cho phép bạn điều chỉnh mức độ dịch vụ đối chiếu dựa trên nhu cầu kinh doanh của bạn và sự biến động về khối lượng giao dịch.
- Tập trung vào Trách nhiệm cốt lõi: Nhiệm vụ điều hòa thuê ngoài giúp nhân viên nội bộ của bạn tập trung vào các trách nhiệm kinh doanh cốt lõi và các sáng kiến chiến lược, tối đa hóa năng suất và hiệu quả.
- Tiếp cận công nghệ tiên tiến: Các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài thường sử dụng phần mềm và công cụ đối chiếu tiên tiến, cho phép quá trình đối chiếu nhanh hơn và chính xác hơn.
- Hỗ trợ tuân thủ: Dịch vụ đối chiếu thuê ngoài có thể giúp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định và tiêu chuẩn ngành, giảm thiểu rủi ro tuân thủ và tránh các hình phạt có thể xảy ra.
- Tính linh hoạt: Với việc thuê ngoài, bạn chỉ trả tiền cho các dịch vụ đối chiếu mà bạn cần, mang lại sự linh hoạt trong việc quản lý ngân sách và nguồn lực của bạn.
- Nhóm nhân tài toàn cầu: Gia công phần mềm cho phép bạn khai thác nhóm nhân tài toàn cầu, tiếp cận các kỹ năng và chuyên môn chuyên biệt có thể không có ở địa phương.
- Mở rộng quốc tế: Gia công phần mềm có thể hỗ trợ các nỗ lực mở rộng quốc tế của công ty bạn bằng cách cung cấp quyền truy cập vào các nguồn lực và chuyên môn ở các thị trường mới mà không cần sự hiện diện thực tế.
- Lợi thế cạnh tranh: Gia công phần mềm có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn lợi thế cạnh tranh bằng cách cho phép bạn tiếp cận các tài nguyên và chuyên môn mà đối thủ cạnh tranh có thể không có, cho phép bạn cung cấp dịch vụ chất lượng cao hơn với chi phí thấp hơn.
Những thách thức và rủi ro của việc gia công đối chiếu tài khoản
Điều cần thiết là phải nhận ra và giải quyết những thách thức và rủi ro tiềm ẩn liên quan đến dịch vụ đối chiếu thuê ngoài:
- Mối quan tâm về bảo mật dữ liệu: Một trong những mối quan tâm chính khi thuê ngoài dịch vụ đối chiếu tài khoản là tính bảo mật của dữ liệu tài chính nhạy cảm. Hoạt động tài chính thuê ngoài có nguy cơ vi phạm dữ liệu, truy cập trái phép hoặc lạm dụng thông tin.
- Kiểm soát chất lượng: Các doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đảm bảo rằng các nhà cung cấp bên ngoài tuân thủ các tiêu chuẩn và quy trình đã được thiết lập.
- Thách thức về giao tiếp: Những hiểu lầm hoặc khoảng cách trong giao tiếp có thể dẫn đến sự chậm trễ hoặc thiếu chính xác trong công việc hòa giải.
- Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp bên ngoài: Dịch vụ đối chiếu gia công phần mềm có thể tạo ra sự phụ thuộc vào các nhà cung cấp bên ngoài, khiến doanh nghiệp dễ bị gián đoạn hoặc thay đổi trong mối quan hệ gia công.
- Rủi ro tuân thủ: Dịch vụ đối chiếu thuê ngoài có thể gây ra rủi ro tuân thủ, đặc biệt liên quan đến các yêu cầu pháp lý và luật bảo mật dữ liệu.
- Mất kiểm soát: Giao nhiệm vụ đối chiếu cho các nhà cung cấp bên ngoài có nghĩa là từ bỏ một số mức độ kiểm soát đối với quy trình, điều này có thể dẫn đến mất tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
- Cân nhắc chi phí: Các doanh nghiệp phải xem xét cẩn thận tỷ lệ chi phí-lợi ích tổng thể. Các khoản phí ẩn, chi phí bổ sung hoặc chi phí ngoài dự kiến có thể phát sinh, ảnh hưởng đến khả năng tài chính của các thỏa thuận thuê ngoài.
- Những thách thức trong quá trình chuyển đổi: Các doanh nghiệp có thể gặp phải những thách thức trong việc di chuyển dữ liệu, thiết lập quy trình công việc và điều chỉnh các quy trình cho phù hợp với khả năng của nhà cung cấp dịch vụ gia công.
Tại sao chọn Đối chiếu tài khoản tự động thay vì Gia công phần mềm?
Các tổ chức ngày càng lựa chọn phần mềm tự động hóa thay vì thuê ngoài truyền thống để đối chiếu tài khoản. Sự thay đổi này được minh họa bằng sự tăng trưởng đáng kể của Thị trường Phần mềm Đối chiếu Tài khoản Toàn cầu, dự kiến sẽ tăng vọt từ 2.30 tỷ USD vào năm 2022 lên 8.09 tỷ USD vào năm 2031. Dưới đây là một số lợi ích của việc áp dụng tự động hóa trong việc đối chiếu tài khoản.
- Độ chính xác: Trong việc đối chiếu tài khoản thủ công, bảng tính là công cụ được sử dụng thường xuyên; nghiên cứu tiết lộ rằng một điều đáng kinh ngạc 88% bảng tính có lỗi. Phần mềm đối chiếu tự động sử dụng các thuật toán tiên tiến và khả năng học máy để khớp chính xác các giao dịch và xác định sự khác biệt.
- Hiệu quả: Quá trình đối chiếu thủ công mất nhiều thời gian nhiều ngày hoặc nhiều tuần hoàn thiện tùy theo quy mô hoạt động. Với khả năng xử lý khối lượng lớn dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả, phần mềm tự động giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, cho phép doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn.
- Thông tin chi tiết theo thời gian thực: Phần mềm đối chiếu tự động cung cấp khả năng hiển thị dữ liệu tài chính theo thời gian thực, cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên thông tin cập nhật.
- Tùy chỉnh và tính linh hoạt:. Doanh nghiệp có thể xác định các quy tắc, thông số và quy trình làm việc phù hợp với nhu cầu riêng của mình, đảm bảo tính linh hoạt và khả năng thích ứng với môi trường kinh doanh đang phát triển.
- Khả năng mở rộng: Dù xử lý hàng trăm hay hàng nghìn giao dịch, phần mềm tự động có thể xử lý khối lượng công việc tăng lên mà không làm giảm hiệu suất hoặc độ chính xác.
- Hiệu quả về chi phí: Mặc dù có thể có chi phí trả trước liên quan đến việc triển khai phần mềm đối chiếu tự động, nhưng về lâu dài, chúng giúp giảm chi phí lao động và giảm thiểu nhu cầu can thiệp thủ công, dẫn đến tiết kiệm chi phí.
- Quy trình kiểm tra và tuân thủ: Phần mềm đối chiếu tự động duy trì một danh sách kiểm tra chi tiết về các hoạt động đối chiếu, mang lại sự minh bạch và trách nhiệm giải trình trong quá trình đối chiếu.
- Khả năng tích hợp: Phần mềm đối chiếu tự động tích hợp với các hệ thống kế toán hiện có, phần mềm ERP và các ứng dụng tài chính khác.
Ống nano cung cấp một bộ tính năng toàn diện được thiết kế để hợp lý hóa và nâng cao quá trình đối chiếu. Với khả năng tự động trích xuất dữ liệu từ báo cáo của Ngân hàng, bảng sao kê thẻ tín dụngvà hoá đơn, Nanonets tiết kiệm được 90% thời gian ấn tượng trước đây dành cho các tác vụ thủ công, cho phép doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.
Các thuật toán tiên tiến của Nanonets tự động phát hiện những khác biệt trong dữ liệu được biên soạn, xác định những điểm không nhất quán mà có thể dễ dàng bị bỏ qua khi xem xét kỹ lưỡng bằng tay. Tính năng này đặc biệt quan trọng vì các doanh nghiệp có thể mất tới 5% doanh thu do gian lận và trộm cắp, điều mà Nanonet có thể giúp tránh được.
Bạn đang tìm kiếm một Phần mềm hòa giải?
Kiểm tra Hòa giải Nanonet nơi bạn có thể dễ dàng tích hợp Nanonet với các công cụ hiện có của mình để khớp ngay lập tức sách của bạn và xác định những khác biệt.
Nanonets cung cấp tính linh hoạt trong việc thiết lập các khối không có mã để khớp và phê duyệt các giao dịch dựa trên logic kinh doanh riêng lẻ. Phần mềm tích hợp liền mạch với hàng trăm công cụ, bao gồm Gmail, Quickbooks, Xero và Stripe, đảm bảo tính tương thích và dễ sử dụng.
Nanonets cung cấp các báo cáo đối chiếu tự động trình bày chi tiết các kết quả đối chiếu, sự khác biệt và hành động khắc phục, cung cấp cho doanh nghiệp một lộ trình kiểm tra rõ ràng, có thể theo dõi được.
Take Away
Việc áp dụng tự động hóa trong việc đối chiếu tài khoản đánh dấu một sự thay đổi quan trọng trong cách các doanh nghiệp quản lý quy trình tài chính của mình. Phần mềm tự động hóa như Nanonets có thể giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý giá mà còn mở ra những cấp độ mới về hiệu quả và tính minh bạch trong hoạt động tài chính của họ.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
- PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
- Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
- PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/account-reconciliation-services/
