Các công cụ quản lý dự án AI giúp đơn giản hóa việc ra quyết định, duy trì hoạt động của dự án và hợp lý hóa hoạt động liên lạc. Chọn công cụ quản lý dự án phù hợp và bạn có thể tiết kiệm hàng trăm — thậm chí hàng nghìn — mỗi năm.
Tôi bắt đầu quản lý dự án kỹ thuật số cách đây 9 năm và chưa từng có các công cụ quản lý dự án AI. Vai trò quản lý dự án đã khác so với ngày nay.
Các nhà quản lý dự án đang thực hiện rất nhiều công việc quản trị thủ công và lặp đi lặp lại trong khi vẫn giữ mọi thứ lại với nhau và mang những kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng đó đến cho khách hàng và các nhóm nội bộ đang bận rộn hoàn thành công việc.
Nó rất nhiều. Nếu bạn đang đọc nội dung này, có thể bạn vẫn đang làm việc như vậy: nhiều bảng tính hơn mức bạn có thể nghĩ tới, người quản lý dự án căng thẳng với kết quả bàn giao và bản tóm tắt không ổn định, khiến nhóm phải sử dụng dự đoán tốt nhất của họ.
Ngày nay, quy trình làm việc của tôi dựa vào các công cụ AI để giúp khách hàng và nhóm của tôi hài lòng.
Các công cụ này đảm nhận phần lớn công việc quản lý dự án, giúp tôi và nhóm có đủ năng lực tinh thần để làm những gì con người làm tốt nhất: xây dựng và nuôi dưỡng các mối quan hệ, gửi các bản cập nhật chu đáo và thậm chí còn cung cấp nhanh hơn những gì chúng tôi có thể làm cách đây 10 năm.
Với công cụ AI phù hợp, quy trình làm việc của bạn có thể được sắp xếp hợp lý hơn với đội ngũ nhân viên vui vẻ hơn tại nơi làm việc.
Đương nhiên, công cụ quản lý dự án AI mà bạn chọn sẽ phụ thuộc vào cách bạn muốn sử dụng nó, nhưng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chắc chắn để chọn công cụ quản lý dự án AI phù hợp với mình.
Tôi đã bao gồm đánh giá của mình về từng công cụ, cách tôi tìm thấy nó, các tính năng AI, giá cả và tôi nghĩ nó phù hợp nhất với ai.
Phần mềm quản lý dự án AI có tác dụng gì?
Thử nghiệm các công cụ quản lý dự án AI
Phần mềm quản lý dự án AI có tác dụng gì?
Phần mềm quản lý dự án AI có thể giúp quản lý và tổ chức các dự án và nhóm.
Chúng thường được sử dụng để tự động hóa các tác vụ thông thường, quản lý lịch sản xuất, lưu trữ tệp theo dự án và nhiệm vụ cũng như cung cấp cho một trung tâm trung tâm tất cả các nội dung liên quan đến dự án.
Với sự phát triển của AI, bạn có thể tự động hóa quy trình công việc, loại bỏ sự mệt mỏi khi đưa ra quyết định bằng phân tích dự đoán, tăng năng suất và về cơ bản là thuê một trợ lý kỹ thuật số luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn mỗi ngày.
Các công cụ quản lý dự án đáng giá từng xu và sẽ tự trả bằng năng suất. Nhưng nếu bạn lo lắng về ngân sách, có rất nhiều điều tuyệt vời công cụ quản lý dự án miễn phí hiện hữu.
Thử nghiệm các công cụ quản lý dự án AI
Tôi đã thử nghiệm quản lý dự án AI và nhiều công cụ tiếp thị khác trong nhiều năm. Tôi phải thừa nhận điều đó: Tôi thích thử nghiệm các công cụ.
Nó gần như một vấn đề bởi vì, trong thế giới kỹ thuật số, rất dễ bị choáng ngợp bởi sự lựa chọn và bị phân tâm bởi sự phát triển mới tuyệt vời tiếp theo.
Nhưng tôi không thể thấy mình dừng lại sớm được. Trên thực tế, tôi đã cam kết sẽ cố gắng chi tiết công cụ trong tương lai.
Nắm bắt sự phát triển của các công cụ mới là con đường nhanh chóng để có một cuộc sống dễ dàng hơn, một công việc kinh doanh hợp lý và một danh sách việc cần làm vừa thỏa mãn vừa hiệu quả. Và, trong trường hợp bạn đang thắc mắc, không chỉ có tôi nói điều này.
Trong số những người được khảo sát tại Hubspot's Báo cáo trạng thái AI, người trả lời ước tính họ tiết kiệm được hai giờ 24 phút mỗi ngày khi sử dụng AI so với không. Việc tự động hóa các tác vụ thủ công được ước tính sẽ tiết kiệm được hai giờ 16 phút mỗi ngày.
Thời gian tiết kiệm được khi sử dụng AI là rất đáng kể. Tất cả những gì bạn cần làm là tìm một sản phẩm phù hợp với bạn và nhu cầu của bạn, đồng thời tôi đã tiến hành các thử nghiệm mở rộng để giúp bạn.
Khi tôi đang thử nghiệm các công cụ quản lý dự án AI, tôi muốn có một công cụ:
- Cảm thấy trực quan để sử dụng.
- Quản lý các dự án, nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ.
- Làm cho nhóm của tôi cảm thấy hạnh phúc (và không bị choáng ngợp!).
- Hợp lý hóa các thông tin liên lạc liên quan đến dự án và/hoặc nhiệm vụ.
- Có các tùy chọn tích hợp để doanh nghiệp của tôi có thể mở rộng quy mô bằng công cụ này.
Tôi đánh giá các công cụ được thử nghiệm trong bài viết này dựa trên các yếu tố sau:
- Công cụ này sao chép hoặc thay thế hành động của con người tốt như thế nào.
- Chức năng AI.
- Giá cả.
Kịch bản
Kịch bản này gần gũi với cuộc sống thực tế của tôi với tư cách là một nhà tiếp thị. Tôi điều hành nhiều dự án với các nhóm hoàn toàn từ xa trong và ngoài (nhóm của tôi và nhóm của khách hàng).
Tất cả chúng ta cần phải làm việc hài hòa ở một vị trí trung tâm.
Dự án cần được cấu trúc tốt với một số thay đổi linh hoạt. Tất cả các thành viên trong nhóm cần thêm nhận xét, đặt nhiệm vụ và theo dõi trách nhiệm giải trình để duy trì dự án.
Cuối cùng, các công cụ quản lý dự án AI phải lấy một số yếu tố của dự án. Những nhiệm vụ này phải đơn điệu, không phù hợp với con người liên quan và đủ an toàn để AI can thiệp.
10 Phần Mềm Quản Lý Dự Án AI
KHAI THÁC. Asana
Asana là công cụ quản lý dự án hiện tại dành cho đại lý của tôi. Tôi quản lý các dự án nhóm và khách hàng của mình ở Asana. Tôi là một người hâm mộ lớn và nó đáp ứng mọi thứ tôi cần.
Tôi đã sử dụng Asana liên tục trong khoảng bốn năm và tôi quản lý mà không phải trả tiền cho các gói cao cấp, mặc dù tôi thừa nhận rằng mình cần phải đầu tư.
Tôi đã khám phá ra Asana như thế nào
Một chuyên gia hoạt động tiếp thị đã giới thiệu Asana cho đại lý mà tôi làm việc. Việc thành lập đại lý hoàn toàn từ xa là tuyệt vời.
Tôi có thể thành thật nói rằng khả năng giao tiếp tốt hơn so với các cơ quan khác mà tôi từng làm việc, nơi các nhân viên cùng làm việc dưới một mái nhà.
Asana đã hỗ trợ việc quản lý dự án của tôi như thế nào
Tôi đã giới thiệu cho nhiều thành viên trong nhóm cách thiết lập Asana của đại lý tôi và tôi chưa bao giờ gặp vấn đề với chức năng của nó hoặc khả năng thích ứng nhanh chóng với quy trình của đại lý chúng tôi.
Asana đánh dấu vào rất nhiều ô cho tôi. Nhóm của tôi rất vui; nó trực quan để sử dụng, bạn có thể quản lý các dự án và nhiệm vụ một cách hiệu quả và các thông tin liên lạc liên quan đến dự án diễn ra trong ứng dụng.
Chức năng này lý tưởng cho các dự án dài hạn, nơi các thành viên trong nhóm khác nhau tham gia và tham gia.
Asana là một trong những công cụ lâu đời nhất trong danh sách này. Nó đã xuất hiện từ năm 2008, điều này có lẽ là yếu tố tạo nên nhiều khả năng tích hợp ứng dụng.
Asana hơi thiếu sót về giá cả và chức năng tùy chỉnh, nhưng Click Up vượt trội ở đây (xem thêm ở bên dưới).
Tính năng AI được yêu thích
Quy trình làm việc
Mặc dù bản chất không phải là AI nhưng tính năng quy trình làm việc của Asana sẽ thực hiện các nhiệm vụ tiêu tốn của con người và tự động hóa chúng. Ở một mức độ nào đó, Asana is Giám đốc dự án của chúng tôi.
Rất nhiều việc bạn làm hàng ngày lặp đi lặp lại - và nếu chúng ta thành thật mà nói - thật nhàm chán. Với quy trình làm việc của Asana, bạn có thể quên đi sự nhàm chán và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại thay vì tập trung vào những gì bạn yêu thích.
Chức năng này đảm nhận phần lớn công việc quản trị của người quản lý dự án.
Quy trình làm việc là một tính năng trả phí nhưng nó giúp tiết kiệm hàng giờ. Chỉ cần kích hoạt quy trình làm việc sau một hành động (chẳng hạn như di chuyển thẻ từ cột này sang cột khác) và Asana sẽ thực hiện phần còn lại.
Nó sẽ đưa vào quy trình làm việc cho giai đoạn tiếp theo và giúp nhóm của bạn đáp ứng các SOP đó.
Trí thông minh Asana
Trí thông minh Asana là thành phần AI của nó, bao gồm lập kế hoạch, tóm tắt và chỉnh sửa nội dung.
Với trí thông minh Asana, bạn có thể sử dụng AI để xây dựng phản hồi và nhận xét, đảm bảo bạn có được giọng điệu phù hợp.
AI sẽ chỉnh sửa trạng thái các dự án của bạn để bạn có thể biết nơi bạn có thể có các dự án gặp rủi ro cần sự tương tác cực kỳ quan trọng của con người.
GIÁ CẢ
- Các cá nhân được bắt đầu miễn phí (Đây là tất cả những gì tôi cần trước đây, nhưng bây giờ tôi đã phát triển hơn)
- Gói khởi đầu có giá 10.99 USD/người dùng/tháng, thanh toán hàng năm
- Gói nâng cao có giá 24.99 USD mỗi người dùng một tháng, thanh toán hàng năm
tốt nhất cho
- Quản lý dự án truyền thống mà không cần tùy chỉnh
- Các nhóm và cá nhân nhỏ
2. Nhấp chuột
Bấm lên đang trở thành một ứng dụng được yêu thích nhất trong mạng lưới của tôi. Đó chỉ là giai thoại, nhưng tôi đang trò chuyện nhiều hơn với những người chuyển sang ClickUp từ Asana.
Sức hấp dẫn của ClickUp luôn giống nhau: nó rẻ hơn và bạn có thể tùy chỉnh nó nhiều hơn.
Asana tính phí tối thiểu 12 USD một người dùng mỗi tháng, trong khi ClickUp tính thêm 5 USD một người dùng mỗi tháng cho dù bạn chọn gói nào, một khoản tiết kiệm đáng kể cho các nhóm lớn hơn.
Mặc dù bạn có thể tùy chỉnh Asana, nhưng các tùy chọn tùy chỉnh dành cho thành viên trả phí, trong khi ClickUp ngay lập tức cấp cho bạn quyền truy cập vào chức năng này.
Làm thế nào tôi phát hiện ra ClickUp
ClickUp là công cụ quản lý dự án AI được lựa chọn cho hai khách hàng của tôi. Cả hai đều chuyển từ Asana sang ClickUp và cả hai đều rất vui vẻ.
Danielle Hixenbaugh, người đứng đầu bộ phận phát triển cảm xúc tại Emotive, đã giới thiệu một khách hàng ClickUp.
Cô nói: “Đó là thứ tôi sử dụng cho đại lý của chúng tôi. Sau khi thử nghiệm nhiều công cụ quản lý dự án, tôi đã chọn ClickUp vì đây là công cụ có mức giá, tính linh hoạt và tùy chọn tốt nhất dành cho các nhà tiếp thị hoặc nhóm tiếp thị lớn hơn.”
ClickUp đã hỗ trợ việc quản lý dự án của tôi như thế nào
Tôi sử dụng ClickUp để theo dõi các dự án cho khách hàng của mình. Tôi đã sử dụng nó trong vai trò quản lý dự án và với tư cách là nhà tư vấn, đáp ứng các nhiệm vụ và hành động được giao cho tôi.
Giống như Asana, ClickUp thực hiện mọi thứ cần thiết: giúp quản lý các nhóm từ xa ở các múi giờ khác nhau và đưa ra nhận xét về các dự án và nhiệm vụ. Nó trực quan. Tôi nghĩ UX tốt hơn Asana một chút.
Tính năng AI được yêu thích
Điều đáng chú ý là các tính năng AI không có sẵn trên các gói miễn phí.
Viết và biên tập nội dung
Dù bạn đang viết gì, ClickUp AI có thể giúp bạn. Với quản lý dự án, AI tổng quát có thể khá hữu ích. Thay vì nhập tin nhắn theo cách thủ công, bạn có thể nhận được sự trợ giúp từ AI.
Như bạn mong đợi, bạn có thể sử dụng AI tổng quát để chỉnh sửa văn bản, điều chỉnh giọng điệu của nhận xét hoặc chỉnh sửa nội dung dạng dài hơn, cải thiện độ dài nội dung.
Tóm tắt nội dung
Tóm tắt nội dung có lợi cho việc quản lý dự án. Những ghi chú từ một cuộc họp hoặc những mô tả dài có thể được dịch và chỉnh sửa để mang lại bản tóm tắt nhanh chóng cho nhóm.
Dịch
AI của ClickUp bao gồm tính năng dịch thuật, tính năng này cực kỳ hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa trên toàn cầu.
GIÁ CẢ
- Bắt đầu với $0
- Gói không giới hạn là $7 một tháng, thanh toán hàng năm
- Kinh doanh là $12 một tháng, được trả hàng năm
- Gói doanh nghiệp của khách hàng cũng có sẵn
- Người dùng mới được thêm với giá $5 một người dùng cho tất cả các gói
tốt nhất cho
- Khả năng chi trả
- Thiết lập tùy chỉnh
- Các đội có quy mô bất kỳ
3. thứ hai
Thứ Hai là đề xuất đắt nhất trong danh sách này, nhưng nó hiệu quả hơn một chút so với các công cụ quản lý dự án khác. Bên cạnh việc quản lý dự án, người dùng Thứ Hai cũng có thể quản lý CRM bán hàng của mình bằng các công cụ của Thứ Hai.
Người quản lý dự án sử dụng gói Doanh nghiệp có thể truy cập các báo cáo, bao gồm cả thông tin chi tiết về hiệu suất công việc.
Tôi khám phá ra thứ Hai như thế nào
Chính quảng cáo hôm thứ Hai đã thu hút sự chú ý của tôi nhiều năm trước. Tôi đã tải xuống và dùng thử để xem nó như thế nào so với Click Up và Asana.
Thứ Hai đã hỗ trợ việc quản lý dự án của tôi như thế nào
Nói chung là tôi thích nó! Quá trình giới thiệu và thiết lập là một trong những quy trình thân thiện và trực quan nhất. Bạn không thể sai lầm khi thiết lập dự án đầu tiên của mình vì Thứ Hai sẽ hướng dẫn bạn thực hiện quy trình này.
Đối với tôi, thứ Hai làm được rất nhiều điều. Trong nhiều trường hợp, thứ Hai có thể là quá nhiều và khiến đội bị choáng ngợp, đó chính xác là điều tôi muốn tránh trong bài kiểm tra này.
Tuy nhiên, giống như mọi thứ khác, các báo cáo và chức năng của Thứ Hai chỉ khiến bạn choáng ngợp nếu bạn không cần. Đối với những người muốn có một giải pháp mạnh mẽ hơn, Thứ Hai có thể dành cho bạn.
Tính năng AI được yêu thích
Tạo danh sách nhiệm vụ
Hỗ trợ AI vào thứ Hai sẽ loại bỏ suy nghĩ ra khỏi các nhiệm vụ phụ của dự án. Tất cả những gì bạn cần làm là yêu cầu AI liệt kê các bước được đề xuất cho dự án của bạn và Thứ Hai sẽ thực hiện phần còn lại.
Trí tuệ nhân tạo
Nhiều công cụ quản lý dự án có tính năng AI liệt kê AI tổng hợp để viết, tóm tắt, tạo email, v.v. Thứ Hai thực hiện tất cả những điều này.
GIÁ CẢ
Cấu trúc định giá của Thứ Hai cứng nhắc hơn Click Up và Asana và nếu bạn thêm những thứ như CRM bán hàng, giá (đúng) sẽ tăng. Đối với bài viết này, giá dưới đây dành cho quản lý dự án.
Bạn phải bắt đầu với ba chỗ ngồi nên giá hàng tháng cao hơn Click Up hoặc Asana, khiến Thứ Hai ít phù hợp hơn với các nhóm hoặc cá nhân nhỏ.
- Bắt đầu miễn phí với ba bảng và hai chỗ ngồi
- Cơ bản là 9 USD một tháng, thanh toán hàng năm (tối thiểu ba chỗ, tức là 27 USD một tháng)
- Tiêu chuẩn là 12 USD một tháng, thanh toán hàng năm (tối thiểu ba chỗ, tức là 36 USD một tháng)
- Pro có giá 19 USD một tháng, thanh toán hàng năm (tối thiểu ba chỗ, tức là 57 USD một tháng)
tốt nhất cho
- Đội lớn
- Những người tích hợp CRM bán hàng
4. Căn cứ
Basecamp là một công cụ quản lý dự án có mức giá giới hạn hàng tháng là 299 USD một tháng, thanh toán hàng năm.
Nghe có vẻ nhiều so với Asana hay Click Up, nhưng nếu nhóm của bạn vượt quá ~57 người, Basecamp sẽ trở thành lựa chọn hợp lý nhất, đánh bại cả Click Up.
Basecamp so sánh chi phí hàng tháng của mình với nhóm công nghệ như Asana, Slack, và Google Workplace, mà Basecamp tuyên bố là $604.80 một tháng chỉ với 20 thành viên.
Tôi khám phá Basecamp như thế nào
Basecamp là công cụ quản lý dự án ưa thích của một cơ quan ở xa mà tôi làm việc. Nó rất trực quan để sử dụng và tích hợp với Google Workspace, điều này rất hữu ích.
Tất cả tài liệu đã được thêm vào công cụ, giữ mọi thứ ở một nơi.
Nó rất trực quan và tôi cảm thấy thoải mái với công cụ này mà không cần đào tạo.
Basecamp hỗ trợ việc quản lý dự án của tôi như thế nào
Basecamp đã thay thế công ty mà tôi làm việc chỉ làm việc trên Slack với các tài liệu và cuộc trò chuyện về dự án diễn ra ở một số nơi và cung cấp một nền tảng tập trung giúp hợp lý hóa quy trình công việc của chúng tôi.
Tính năng AI được yêu thích
Hoàn thành dự án
Với Basecamp Di chuyển tính năng điều khiển Needle và Mission, bạn có thể đánh giá hiệu suất của dự án mà không cần ghép tất cả các chi tiết lại với nhau theo cách thủ công.
Công cụ quản lý dự án sẽ tập hợp dữ liệu lại với nhau và đưa ra cảnh báo cho các dự án có khả năng “gặp rủi ro” hoặc “có liên quan”.
Tính năng này khiến người quản lý dự án phải thực hiện rất nhiều công việc thủ công, khiến họ có nhiều thời gian hơn để giải quyết vấn đề và đưa dự án đi đúng hướng.
GIÁ CẢ
- $15 một người dùng mỗi tháng
- Nếu bạn đạt được 20 thành viên, bạn sẽ được hưởng lợi từ gói chuyên nghiệp không giới hạn ở mức $299 một tháng
tốt nhất cho
- Các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp tổng thể với giá cả minh bạch
5 Trello
Tôi khám phá ra Trello như thế nào
Trello là một công cụ tôi đã sử dụng nhiều năm trước. Đó là công cụ quản lý dự án đầu tiên tôi được giới thiệu vào năm 2011. Tôi đã sử dụng Trello để quản lý nội dung với tư cách là một bộ phận của một đại lý tiếp thị nhỏ.
Trello hỗ trợ việc quản lý dự án của tôi như thế nào
Hiện tại tôi vẫn sử dụng Trello. Nó nằm trong kho quản lý dự án của tôi, ngay cả với Asana cho các dự án của khách hàng.
Tôi thích Trello vì nó đơn giản. Đối với những khách hàng không có nhiều dự án, tôi chuyển sang Trello. Nó trực quan và dễ sử dụng, mọi người sử dụng nó nhanh chóng và gói miễn phí là đủ cho cách tôi sử dụng.
Tôi không nghĩ Trello phù hợp với các công ty muốn mở rộng quy mô nhưng nó hoàn hảo cho các dự án hoặc nhóm nhỏ.
Tính năng AI được yêu thích
Chiến lược AI
Chiến lược AI của Tello giúp quản lý dự án chung và năng suất. Bạn có thể sử dụng phần mềm để kiểm soát ai xem dự án nào và các dự án hoặc nhiệm vụ được đánh dấu mức độ ưu tiên để nhóm luôn thực hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên.
GIÁ CẢ
Trello là một trong những công cụ quản lý dự án rẻ nhất. Nó cũng là một trong những đơn giản nhất.
- Bắt đầu miễn phí
- Tiêu chuẩn là $5 một người dùng mỗi tháng, thanh toán hàng năm
- Premium là $10 một người dùng mỗi tháng, thanh toán hàng năm
- Doanh nghiệp có giá từ 7.38 USD một người dùng mỗi tháng, tùy thuộc vào số lượng chỗ ngồi, được thanh toán hàng năm
tốt nhất cho
- Đội nhỏ
- Cá nhân
- Dự án nhỏ và ít
- Quản lý nội dung
6. Chuyển động
Tôi thậm chí còn chưa hoàn thành bản dùng thử miễn phí trước khi đăng ký Chuyển động. Công cụ quản lý dự án AI này giúp quản lý lịch trình và nhật ký quá dễ việc giao số tiền khó kiếm được của tôi là điều hiển nhiên.
Làm thế nào tôi phát hiện ra chuyển động
Thành thật mà nói, quảng cáo của Motion đã nhắm đến tôi từ khá lâu. Có lẽ phải mất một năm tôi mới đăng ký và dùng thử.
Hai phần của Chuyển động đã thu hút tôi: đồng bộ hóa lịch và phân tích dự đoán để sắp xếp mức độ ưu tiên của nhiệm vụ.
Trong vài ngày sử dụng Motion, tôi đã bị cuốn hút và tôi có thể thấy nó có thể thay thế các đăng ký và công cụ khác như thế nào.
Tính năng AI được yêu thích
Lên lịch cuộc họp AI
Bạn đặt thời gian họp ưa thích của mình và Motion's AI hỗ trợ cuộc họp sẽ ưu tiên thời gian họp và tình trạng sẵn sàng mà bạn mong muốn. Tất cả những gì bạn cần làm là thiết lập các tùy chọn và chia sẻ đường liên kết đặt phòng với khách.
Motion sẽ cung cấp cho họ thời gian và ngày tháng phù hợp với bạn.
Hệ thống đặt lịch được sắp xếp hợp lý giúp giảm bớt sự đơn điệu giữa bạn và khách tham dự cuộc họp.
Đưa ra quyết định dễ dàng với AI dự đoán
Khi bạn thiết lập Chuyển động, bạn sẽ thêm các dự án và nhiệm vụ. Bạn đặt thời hạn (không có, cứng hay mềm), ngày bắt đầu, mức độ ưu tiên và giờ làm việc. Bạn có thể đặt giờ làm việc khác nhau.
Ví dụ: tôi sử dụng từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều cho công việc của khách hàng và những giờ ngoài giờ đó cho các dự án cá nhân và công việc kinh doanh của riêng tôi.
AI sẽ xem xét các vấn đề trên và lên lịch các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và sẵn có. Bạn sẽ nhận được cảnh báo nếu lịch trình của bạn buộc một dự án vượt quá thời hạn để bạn có thể chủ động giải quyết mọi vấn đề về lịch trình.
Đồng bộ hóa lịch
Việc quản lý lịch của tôi trở nên khó khăn với tư cách là một nhà tiếp thị và người sáng lập với nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc công việc phụ, nhiều khách hàng, địa chỉ email và lịch.
Motion khiến việc này trở nên cực kỳ dễ dàng bằng cách đồng bộ hóa lịch Outlook và Google ở một vị trí trung tâm — một nhiệm vụ dường như bất khả thi cho đến khi tôi phát hiện ra Motion.
Tôi sẽ chỉ trích lịch của Motion vì nó chỉ cung cấp lượt xem hàng ngày và hàng tuần chứ không phải hàng tháng. Tôi lập kế hoạch, vì vậy đây là một vấn đề đối với tôi. Tôi đã gửi phản hồi cho nhóm phát triển của họ.
Trong lúc này, tôi có một giải pháp: sử dụng One Cal cùng với Motion. Thêm về điều đó dưới đây.
Chuyển động đã hỗ trợ việc quản lý dự án của tôi như thế nào
Chuyển động là công cụ AI mà tôi sử dụng để quản lý bản thân mình. Tuy nhiên, khả năng cao là tôi sẽ giới thiệu Motion với nhóm của mình.
Hiện tại, Motion là một phần trong nhóm công nghệ quản lý dự án của tôi để quản lý và đồng bộ hóa lịch cũng như phân tích dự đoán AI để giúp giải quyết tình trạng mệt mỏi khi quyết định phải làm gì tiếp theo.
Tôi thích rằng tôi có thể tin tưởng vào việc lập kế hoạch của Motion để trả lại danh sách nhiệm vụ có thể đạt được và hiệu quả. Thêm vào đó, việc lưu ý các vấn đề tiềm ẩn về thời hạn sẽ là cứu cánh.
GIÁ CẢ
- Dùng thử 14 miễn phí
- $19 cho mỗi người dùng một tháng, thanh toán hàng năm
- $12 mỗi người dùng một tháng cho các nhóm
tốt nhất cho
- Cá nhân và nhóm nhỏ
- Xử lý sự mệt mỏi khi quyết định
- Lập lịch
- đồng bộ hóa lịch
7. OneCal
Cho tôi, OneCal là điều bắt buộc dù có hoặc không có Chuyển động. Vì vậy, đừng bỏ qua phần này nếu bạn không sử dụng Motion.
Một số thành phần của OneCal kết hợp với chức năng của Motion (ví dụ: hệ thống đặt lịch và đồng bộ hóa lịch). Tuy nhiên, OneCal có thể đồng bộ nhiều lịch.
Ngoài ra, điều mang lại lợi ích cho tôi ở OneCal là OneCal đồng bộ hóa lịch Outlook và lịch Google trên Outlook và Google, do đó bạn không bị giới hạn ở ứng dụng OneCal.
Với Motion, bạn phải sử dụng lịch của Motion và tôi đã giải thích vấn đề của mình với điều đó (không có chế độ xem hàng tháng).
Tôi đã khám phá ra OneCal như thế nào
OneCal được chuyên gia tự động hóa giới thiệu cho tôi Jake Lỗi Santos. Khi tôi nói với anh ấy rằng tôi đang gặp khó khăn với việc quản lý và đồng bộ lịch, Jake đã đưa tôi vào OneCal và tôi đã không nhìn lại.
Jake thường xuyên đề xuất OneCal:
“Tôi thường xuyên giới thiệu OneCal cho khách hàng của mình do thiết lập đơn giản, vượt trội so với sự phức tạp của việc tích hợp lịch với các giải pháp mã nguồn ngắn như Zapier, giúp việc quản lý dự án hiệu quả và đơn giản hơn.”
OneCal đã hỗ trợ việc quản lý dự án của tôi như thế nào
Mặc dù OneCal không quản lý các dự án nhưng nó giúp khối lượng công việc của tôi có thể quản lý được và tránh sự đơn điệu khi kiểm tra nhiều lịch. Điều này có nghĩa là tôi có thể truy cập bất kỳ lịch nào để hiển thị chính xác những gì đang diễn ra trong tất cả các lịch của mình.
Cuối cùng, nó giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian và giúp tôi bớt lo lắng về lịch trình.
Đối với những người không sử dụng Motion, OneCal cũng có hệ thống đặt chỗ.
Tính năng AI được yêu thích
Đồng bộ hóa lịch
Khi bạn đã tích hợp OneCal với lịch của mình, bạn sẽ có lịch được đồng bộ hóa ở khắp mọi nơi.
Liên kết đặt chỗ
Bạn có thể thiết lập hệ thống đặt chỗ để khách tham dự cuộc họp có thể đặt chỗ trong lịch của bạn vào thời điểm phù hợp với bạn (và họ!).
Với hệ thống này, bạn có thể đặt thời gian đệm và tránh các cuộc họp nối tiếp, đồng thời khách của bạn có thể dễ dàng nhìn thấy các thời điểm còn trống trong múi giờ của họ.
GIÁ CẢ
- Starter chỉ có $4 một tháng, thanh toán hàng năm (đây là tất cả những gì tôi cần)
- Cần thiết $8.30 một tháng, thanh toán hàng năm
- Premium $25 một tháng thanh toán hàng năm
tốt nhất cho
- Bất kỳ ai sử dụng nhiều lịch hoặc muốn đơn giản hóa quy trình đăng ký cuộc họp
8. Cảm xúc
Khái niệm không phải là công cụ quản lý dự án yêu thích của tôi để quản lý các dự án thực tế, mặc dù nó có chức năng đó. Tôi khuyên bạn nên sử dụng Click Up, Asana hoặc Motion cho điều đó.
Nhưng Notion là người bạn tốt nhất của doanh nghiệp! Nó rất trực quan và giữ tất cả tài liệu của bạn ở một nơi. Nó có UX và thiết kế tuyệt vời, khiến nó trở nên đầy cảm hứng.
Sử dụng Notion để bổ sung cho công cụ quản lý dự án của bạn. Lưu trữ hướng dẫn, tài nguyên, mẫu, v.v. trong Notion.
Làm thế nào tôi khám phá ra khái niệm
Notion lần đầu tiên được đề xuất bởi một nhà tư vấn, người đã sử dụng nó để lưu trữ mọi thứ: quy trình của cô ấy, tài liệu khách hàng và thậm chí cả nội dung và kế hoạch truyền thông xã hội.
Tôi say mê UX và thiết kế của nó và từ đó đã sử dụng Notion với khách hàng. Nó đặc biệt hữu ích khi bạn có các nhóm làm việc từ xa và có nhiều ý tưởng cũng như nguồn lực.
Notion đã hỗ trợ việc quản lý dự án của tôi như thế nào
Notion là trung tâm dữ liệu. Tôi liên kết giữa Notion và công cụ quản lý dự án đã chọn của tôi.
Công cụ quản lý dự án sẽ quản lý dự án và các tác vụ yêu cầu mẫu tài liệu hiện có được liên kết với Notion, nơi tài nguyên này được lưu trữ.
Tính năng AI được yêu thích
Hỏi ý niệm
Bất cứ điều gì bạn cần hỗ trợ, hãy hỏi Notion. Nó giống như một trợ lý ảo 24/7 biết mọi thứ về Notion để bạn tận dụng tối đa nền tảng. Ngoài ra, AI có thể báo cáo về những gì nhóm của bạn đang làm.
Viết bằng AI sáng tạo của Notion
Tôi đã sử dụng AI tổng quát khá thường xuyên trên Notion và tôi không thích AI tổng quát. Khi nói đến việc viết các tài liệu cơ bản cho tài nguyên đại lý của tôi, AI của Notion là một công cụ tiết kiệm thời gian.
GIÁ CẢ
- Miễn phí để bắt đầu
- Cơ bản là 8 USD một tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Doanh nghiệp có giá 15 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
tốt nhất cho
- Cơ sở kiến thức kinh doanh/wiki
9. Chùng xuống
Yêu hay ghét nó, Slack đều có những công dụng của nó khi nói đến quản lý dự án. Mặc dù tôi thực sự khuyên bạn không nên theo dõi các dự án trong Slack, nhưng tôi nghĩ nó hữu ích trong việc thu hút sự chú ý của thành viên trong nhóm và thực hiện điều gì đó càng sớm càng tốt.
Slack nhanh chóng trở nên đắt đỏ, đặc biệt là đối với các nhóm lớn. Vì lý do này, có thể sẽ có ích nếu nhấn mạnh rằng tất cả thông tin liên lạc đều diễn ra trong công cụ quản lý dự án.
Để tính năng này hoạt động, bạn cần có các thành viên trong nhóm hoạt động trong hộp thư đến của họ trong công cụ quản lý dự án mà bạn đã chọn.
Làm thế nào tôi phát hiện ra Slack
Tôi nghĩ mọi công ty tôi từng làm việc hoặc tư vấn đều sử dụng Slack.
Slack đã hỗ trợ việc quản lý dự án của tôi như thế nào
Slack được sử dụng tốt nhất để liên lạc ngay lập tức. Nguyên tắc chung của tôi với các công cụ Slack và Project Management là:
- Mọi thông tin liên quan đến dự án đều diễn ra trong công cụ quản lý dự án.
- Slack được sử dụng tốt hơn cho các truy vấn cần một người thực hiện hành động càng sớm càng tốt. Ví dụ: “Bạn có thể cho tôi quyền truy cập vào…”
Tính năng AI được yêu thích
Tóm tắt chủ đề
Slack cho phép các cuộc trò chuyện diễn ra theo chủ đề. Nó giúp các cuộc trò chuyện gọn gàng trong các kênh. Mặc dù hữu ích nhưng các chủ đề có thể trở nên lộn xộn; nó giống như đọc toàn bộ chuỗi email mà bạn không cần phải cc vào.
Với AI của Slack, bạn có thể nhận được bản tóm tắt thay thế.
Tin nhắn tự động
Không hẳn là AI, nhưng dù sao cũng hữu ích. Đối với những tin nhắn bạn phải gửi thường xuyên, bạn có thể tự động hóa chúng để Slackbot gửi chúng thay mặt bạn.
GIÁ CẢ
- Bắt đầu miễn phí
- Pro $7.25 một người dùng mỗi tháng, thanh toán hàng năm
- Doanh nghiệp 12.50 USD một người dùng mỗi tháng, thanh toán hàng năm
tốt nhất cho
- Cuộc trò chuyện ngắn gọn
10. Máy dệt
Khung dệt là một công cụ tuyệt vời dành cho người quản lý dự án và các tính năng AI giúp tiết kiệm thời gian và cực kỳ hữu ích.
Tiền đề của Loom rất đơn giản: bạn có thể quay video với chế độ chia sẻ màn hình và chế độ xem camera selfie. Nó rất cá tính.
Vì lợi ích của sự minh bạch, tôi phải thừa nhận rằng Loom có thể gặp trục trặc. Tôi gặp sự cố với camera selfie không hoạt động như bình thường và video không tải lên được. Nó cũng có thể tải rất chậm.
Mặc dù Loom vẫn là công cụ ưa thích của tôi nhưng tôi đã muốn chuyển sang veed.io. Điều khiến tôi gắn bó với Loom là giá cả.
Tôi đã khám phá ra Loom như thế nào
Tôi đã xem các video khác về khung dệt, yêu thích chức năng của video selfie trong khi chia sẻ màn hình và đăng ký ngay lập tức. Tôi đã sử dụng Loom được khoảng năm năm.
Loom đã hỗ trợ việc quản lý dự án của tôi như thế nào
Khi quan tâm đến đào tạo và hội họp, Loom có thể là một cách làm việc hiệu quả cao.
Thay vì đào tạo nhân viên hoặc giới thiệu, bạn có thể tạo video Loom về các nhiệm vụ mà bạn cần người khác thực hiện. Lưu trữ video trong Loom và liên kết với chúng như một phần của quy trình đào tạo hoặc đào tạo.
Điều này giúp tiết kiệm thời gian đào tạo của người quản lý dự án, nghĩa là họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ khác.
Tôi đã giới thiệu cách làm việc này với khách hàng của mình, Kineon. Loom đặc biệt hữu ích với họ vì họ có một đội ngũ hoàn toàn ở xa trên khắp sáu lục địa.
Tom Sanderson, đồng sáng lập Kineon, cho biết:
“Chúng tôi sử dụng Loom cho các cuộc họp không đồng bộ và nhận thấy nó có hiệu quả cao. Các thành viên trong nhóm tạo video Loom vào từng thời điểm phù hợp với họ; những người ra quyết định hoặc các thành viên khác trong nhóm có thể xem nó theo lịch trình của họ và cung cấp những hiểu biết sâu sắc hoặc những quyết định giúp chúng tôi tiếp tục phát triển.”
Các tính năng AI của Loom cũng có thể tăng cường năng suất quản lý dự án.
Tính năng AI được yêu thích
tiêu đề video
AI tổng hợp sẽ đặt tiêu đề cho video của bạn. Tính năng này đặc biệt hữu ích, đặc biệt đối với những video nhanh không xuất hiện trong thư viện tài nguyên của bạn nhưng được hưởng lợi từ tiêu đề hợp lý để giữ mọi thứ gọn gàng.
Tóm tắt và nhiệm vụ
AI sẽ tóm tắt video, đưa video cho người nhận và một bản tóm tắt bằng văn bản Danh sách nhiệm vụ rất hữu ích cho việc quản lý dự án.
Loom nêu bật bất kỳ nhiệm vụ nào được đề cập trong video của bạn để bạn có thể dễ dàng thêm các nhiệm vụ được tạo từ cuộc họp trong phần mềm quản lý dự án hoặc đánh dấu chúng cho các thành viên trong nhóm để theo dõi trách nhiệm giải trình.
GIÁ CẢ
- Miễn phí cho 25 video có độ dài 5 phút
- $12.50 một người dùng mỗi tháng
- Các tính năng AI được thêm vào với giá 4 USD một tháng
tốt nhất cho
- Video chia sẻ màn hình
- Cuộc họp đồng bộ
- Video đào tạo và giải thích
Vậy các công cụ quản lý dự án AI có đáng không?
Đúng, các công cụ quản lý dự án AI rất đáng giá và tôi khuyên bạn nên dùng thử chúng. Nếu bạn không sử dụng chúng hoặc nếu bạn đang sử dụng các công cụ chứ không phải AI, thì bạn đang a) bỏ lỡ và b) làm việc chăm chỉ hơn mức cần thiết.
Các công cụ quản lý dự án AI loại bỏ các nhiệm vụ đơn điệu khỏi danh sách việc cần làm của bạn để bạn có thể thực hiện công việc mà mình hài lòng và hỗ trợ công việc kinh doanh mà bạn yêu thích.
Vẫn bị choáng ngợp bởi sự lựa chọn? Đây là những gì bạn nên làm theo thứ tự ưu tiên:
- Đăng ký Asana, Nhấp lên hoặc Chuyển động.
- Bắt đầu tổ chức các cuộc họp không đồng bộ hoặc tạo video giải thích và đào tạo bằng Loom.
- Ghi lại các quy trình trong một công cụ như Notion.
- Chọn một công cụ AI để trò chuyện nhóm (tăng gấp đôi với Click Up hoặc Asana hoặc thử Slack).
Bắt đầu sử dụng các công cụ và tôi tin rằng bạn sẽ cảm ơn chính mình vì bạn đã làm như vậy.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
- PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
- Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
- PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://blog.hubspot.com/marketing/ai-project-management
