Các công ty thuê ngoài quy trình kinh doanh của họ vì nhiều lý do. Từ giảm chi phí, tăng hiệu quả và tiếp cận với các kỹ năng và kiến ​​thức chuyên môn để cải thiện chất lượng dịch vụ. Gia công quy trình kinh doanh (BPO) đã trở thành một công cụ chiến lược quan trọng đối với nhiều tổ chức. Nó cho phép họ tập trung vào năng lực cốt lõi của mình trong khi gia công các chức năng không cốt lõi cho nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài.

Nhưng với sự phức tạp và khối lượng quy trình kinh doanh ngày càng tăng, nhu cầu tự động hóa trong BPO đã trở nên rõ ràng hơn. Lấy ví dụ, các trung tâm cuộc gọi đa kênh hoặc xử lý văn bản. Chúng tạo ra lượng dữ liệu khổng lồ yêu cầu quản lý hiệu quả.

Đây là lúc phần mềm tự động hóa BPO phát huy tác dụng.

Phần mềm tự động hóa BPO là gì?

Các công cụ tự động hóa BPO là các ứng dụng phần mềm tự động hóa các tác vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại trong các quy trình kinh doanh. Họ sử dụng các công nghệ AI như Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), phân tích giọng nói và Nhận dạng ký tự quang học (OCR) để trích xuất, phân tích và diễn giải dữ liệu. Bằng cách tự động hóa các tác vụ này, các công ty có thể cải thiện đáng kể hiệu quả, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Nanonet cho phép BPO tự động hóa các tác vụ xử lý tài liệu từ đầu đến cuối. Cải thiện độ chính xác và giảm thời gian cũng như công sức dành cho việc nhập, xác minh và xử lý dữ liệu thủ công. Kiểm tra các kế hoạch miễn phí ngày hôm nay! ⬇️

Dưới đây là một số ví dụ về các nhiệm vụ trong BPO có thể được tự động hóa để tăng hiệu quả và độ chính xác:

1. Nhập dữ liệu: Bạn có thể tự động hóa các tác vụ nhập dữ liệu bằng OCR và Khai thác thông tin (IE) để giảm đáng kể nhu cầu sử dụng thủ công và cải thiện độ chính xác.

2. Dịch vụ khách hàng: Bot có thể được sử dụng cho tự động hóa trung tâm liên lạc. Họ xử lý các yêu cầu thông thường của khách hàng và cung cấp hỗ trợ cần thiết, giải phóng các đại lý con người để tập trung vào các vấn đề phức tạp hơn.

3. Báo cáo: Tạo báo cáo bằng cách trích xuất và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này loại bỏ nhu cầu thu thập và biên dịch dữ liệu thủ công.

4. Quy trình làm việc: Hợp lý hóa và tự động hóa chuỗi các điểm kiểm tra hành chính và hành động liên quan đến các quy trình như thanh toán hóa đơn hoặc phê duyệt yêu cầu bảo hiểm.

5. Quy trình Back-Office: Bạn có thể sử dụng Tự động hóa quá trình robot (RPA) để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong các quy trình tại văn phòng, chẳng hạn như xác thực dữ liệu, đối chiếu dữ liệu và xử lý hóa đơn.

Cách chọn phần mềm tự động hóa BPO phù hợp

Sự lựa chọn công cụ của bạn liên tục thay đổi theo nhu cầu kinh doanh của bạn. Chẳng hạn, nếu khách hàng của bạn sử dụng một hệ thống ERP cụ thể, bạn sẽ phải sử dụng phần mềm có thể tích hợp với nó.

Nhưng có một số yếu tố chung mà bạn nên cân nhắc khi chọn phần mềm tự động hóa BPO:

1. Chức năng: Đánh giá chức năng của phần mềm và đảm bảo nó phù hợp với nhu cầu của bạn. Tìm kiếm các tính năng như OCR, tự động hóa quy trình làm việc, trích xuất dữ liệu và khả năng tích hợp.

2. Dễ sử dụng: Xem xét tính thân thiện với người dùng của phần mềm. Hãy tìm một giải pháp trực quan và dễ điều hướng, vì điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng và giảm thiểu yêu cầu đào tạo.

3. Tùy chọn tùy chỉnh: Xác định xem phần mềm có cho phép tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh riêng của bạn hay không. Tìm kiếm sự linh hoạt trong việc tạo quy trình công việc, quy tắc và mẫu tùy chỉnh.

4. Khả năng tích hợp: Xem xét khả năng tích hợp của phần mềm với các hệ thống và ứng dụng khác được sử dụng trong tổ chức của bạn. Tích hợp liền mạch sẽ cho phép luồng dữ liệu trôi chảy và tránh trùng lặp nỗ lực.

5. Hỗ trợ và đào tạo: Đánh giá mức độ hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp phần mềm. Tìm kiếm các kênh và tài nguyên hỗ trợ đáp ứng nhu cầu, chẳng hạn như tài liệu, hướng dẫn và tài liệu đào tạo.

6. Chi phí và ROI: Xem xét mô hình định giá của phần mềm và đánh giá lợi tức đầu tư (ROI) mà nó có thể mang lại. So sánh chi phí của phần mềm với khả năng tiết kiệm chi phí và hiệu quả mà nó có thể mang lại.

7. Phân tích và báo cáo: Hãy tìm phần mềm cung cấp khả năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ. Các tính năng này có thể giúp bạn theo dõi hiệu suất, xác định xu hướng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

8. Bảo mật và tuân thủ: Đảm bảo phần mềm tuân thủ các quy định liên quan của ngành và có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu của bạn.

Luôn yêu cầu bản demo hoặc bản dùng thử trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Điều này sẽ cung cấp cho bạn trải nghiệm trực tiếp về khả năng của phần mềm và giúp bạn đánh giá xem phần mềm có đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn hay không.

Lên lịch trình demo với chúng tôi nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách Nanonets có thể giúp tự động hóa các quy trình BPO của bạn. ⬇️

Phần mềm tự động hóa BPO để tối ưu hóa hoạt động của bạn

Bây giờ chúng ta đã cập nhật về các công cụ tự động hóa BPO và cách chọn đúng công cụ, hãy xem phần mềm BPO mạnh mẽ cho các trường hợp sử dụng khác nhau.

Phần mềm tự động hóa dành cho BPO nhằm mục đích nâng cao hiệu quả và năng suất, cải thiện tính minh bạch và chính xác, tạo điều kiện hợp tác tốt hơn và giảm chi phí vận hành.

1. Tự động xử lý tài liệu với Nanonets

Xử lý tài liệu là một nhiệm vụ phổ biến trong nhiều BPO. Tuy nhiên, việc nhập dữ liệu thủ công và xử lý tài liệu có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Nanonets cung cấp một giải pháp mạnh mẽ để tự động hóa quá trình xử lý tài liệu.

Nó kết hợp Công nghệ AI và OCR để trích xuất dữ liệu từ tài liệu và phân loại và xác nhận dữ liệu.

Nanonet cho phép BPO:

• Tự động hóa quy trình trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, biên lai, đơn đặt hàng và các tài liệu khác, giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và cải thiện độ chính xác.
• Thiết lập định tuyến nhiệm vụ cũng như quy trình xem xét và phê duyệt cho các tài liệu đến để đảm bảo chúng được xử lý hiệu quả và chính xác.
• Dễ dàng nhập và xuất dữ liệu đến và từ nhiều hệ thống khác nhau, như Zapier, Google Drive, Xero, Sage, QuickBooks, v.v., đảm bảo tích hợp liền mạch và luồng dữ liệu.
• Tự động khai thác dữ liệu và dân số thành nhiều định dạng khác nhau, chẳng hạn như CSV, JSON và XML, giúp dễ dàng sử dụng và phân tích dữ liệu.
• Huấn luyện AI để nhận dạng và trích xuất các trường dữ liệu cụ thể từ tài liệu của bạn, biến nó thành một giải pháp có khả năng tùy chỉnh cao.
• Cung cấp các phân tích và báo cáo chi tiết, cho phép bạn theo dõi hiệu suất, xác định các nút thắt cổ chai và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Cho dù công ty BPO của bạn hoạt động trong lĩnh vực tài chính, chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm hay bất kỳ ngành nào khác, Nanonets có thể giúp hợp lý hóa các nhiệm vụ xử lý tài liệu của bạn và cải thiện đáng kể hiệu quả cũng như độ chính xác.

Giá cả:

Có một kế hoạch miễn phí cho phép bạn xử lý tối đa 500 trang. Phiên bản Pro có giá $499 mỗi tháng cho mỗi mẫu.

2. Quản lý các tương tác của khách hàng từ một nơi với Trung tâm liên hệ AI của Dialpad

Khách hàng thường thuê BPO để quản lý các tương tác với khách hàng của họ. Ở đây, thành công thường phụ thuộc vào giao tiếp hiệu quả và giải quyết nhanh chóng và thỏa đáng các thắc mắc của khách hàng.

Trung tâm liên hệ AI bàn phím số giúp hợp lý hóa các tương tác của khách hàng. Nó sử dụng AI để cung cấp bản chép lời cuộc gọi theo thời gian thực, phân tích cảm tính và thông tin chi tiết về huấn luyện, giúp nhóm của bạn cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.

Bàn phím quay số cho phép BPO:

• Thiết lập một trung tâm liên lạc đa kênh một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nó hỗ trợ các kênh liên lạc khác nhau như trò chuyện, email, nhắn tin nhanh, mạng xã hội và cuộc gọi thoại.
• Cung cấp cho các đại lý của bạn dịch vụ huấn luyện trực tiếp do AI cung cấp, phân tích cảm tính, đề xuất theo thời gian thực và các hành động tốt nhất tiếp theo để giúp họ giải quyết các vấn đề của khách hàng một cách hiệu quả.
• Dễ dàng xem xét, phân tích và lưu trữ các cuộc hội thoại với bản chép lời cuộc gọi và cuộc họp tức thời cũng như các mục và tóm tắt hành động sau cuộc gọi.
• Giao tiếp và hỗ trợ khách hàng từ một không gian làm việc duy nhất có tích hợp với các công cụ như Zendesk, Microsoft 365 và Google Workspace.
• Sở hữu khả năng báo cáo và phân tích tích hợp để giám sát hiệu suất của trung tâm liên hệ, theo dõi các chỉ số chính và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Nhìn chung, Dialpad AI Contact Center tận dụng các công nghệ AI để trao quyền cho các BPO hướng tới khách hàng, cải thiện hỗ trợ trên nhiều kênh, tự động hóa quy trình công việc và nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách hàng.

GIÁ CẢ:

Giá cho Trung tâm liên hệ Dialpad AI không được đề cập rõ ràng trong kết quả tìm kiếm. Bạn cần liên hệ trực tiếp với họ để có báo giá tùy chỉnh.

3. Hợp lý hóa việc quản lý bảng lương với Intuit QuickBooks Payroll

Xử lý bảng lương rất phức tạp. Từ việc đảm bảo tuân thủ và tuân theo các quy định về thuế đến tính toán tiền lương và lợi ích của nhân viên một cách chính xác, đây có thể là một quá trình phức tạp và tốn thời gian. Và nó đòi hỏi kiến ​​thức chuyên môn và chuyên môn. Đây là lý do tại sao khách hàng thường thuê ngoài các nhiệm vụ tính lương của họ cho các BPO.

Bảng lương Intuit QuickBooks là một giải pháp toàn diện giúp đơn giản hóa quy trình tính lương. Nó tự động tính toán bảng lương, hồ sơ thuế và thanh toán, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ.

QuickBooks Payroll cho phép các BPO:

• Tự động gửi tiền lương của nhân viên vào tài khoản ngân hàng của họ, loại bỏ nhu cầu kiểm tra giấy.
• Luôn tuân thủ các bản cập nhật thuế tự động và W-2 cuối năm, đồng thời tính toán các khoản thuế biên chế của liên bang và tiểu bang cũng như các khoản khấu trừ cho các khoản phúc lợi và kế hoạch nghỉ hưu.
• Tự động tính và nộp thuế bảng lương, giảm nguy cơ sai sót và bị phạt.
• Truy cập báo cáo bảng lương chi tiết để theo dõi các hoạt động bảng lương của bạn và đưa ra quyết định sáng suốt.
• Tích hợp với Nanonets để tự động trích xuất dữ liệu từ tài liệu bảng lương, hợp lý hóa hơn nữa quy trình bảng lương.
• Cung cấp cho nhân viên quyền truy cập trực tuyến vào cuống phiếu lương, biểu mẫu thuế và các tài liệu liên quan đến bảng lương khác, cải thiện tính minh bạch và thông tin liên lạc.

QuickBooks Payroll là một công cụ đáng tin cậy có thể giúp BPO tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức trong việc quản lý các nhiệm vụ tính lương và đảm bảo rằng chúng được thực hiện chính xác và tuân thủ luật thuế.

Giá cả:

Gói EasyStart có giá 25 đô la hàng tháng cộng với 4 đô la mỗi tháng cho mỗi nhân viên.

4. Tối ưu hóa quy trình làm việc với Zapier

Lấy bất kỳ công ty BPO nào, bạn sẽ thấy nhiều nhiệm vụ yêu cầu sự tương tác giữa các phần mềm và công cụ khác nhau. Đó có thể là các nhiệm vụ do khách hàng thuê ngoài như tiếp thị qua email, nhập dữ liệu và hỗ trợ khách hàng hoặc các nhiệm vụ nội bộ như quản lý dự án và nhân sự. Tất cả những điều này yêu cầu tích hợp liền mạch và tự động hóa để đạt hiệu quả tối đa.

Zapier là một công cụ tự động hóa không dùng mã mạnh mẽ giúp kết nối các ứng dụng khác nhau và cho phép bạn tạo các quy trình công việc tự động. Họ có một thư viện tích hợp phong phú và “Zaps” cài sẵn có thể tự động hóa các tác vụ giữa các ứng dụng khác nhau, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm bớt công sức thủ công.

Zapier cho phép BPO:

• Tự động thu thập và đồng bộ hóa dữ liệu giữa các nền tảng khác nhau, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công.
• Thiết lập trình kích hoạt và hành động để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như gửi email, cập nhật bảng tính, tạo tác vụ, v.v.
• Giảm nhu cầu giám sát và can thiệp thủ công bằng cách thiết lập quy trình công việc tự động chạy trong nền.
• Sử dụng tích hợp Zapier-Nanonets để tự động trích xuất dữ liệu từ tài liệu và đồng bộ hóa dữ liệu đó với các ứng dụng khác.
• Tự động hóa định tuyến nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm hoặc phòng ban, đảm bảo giao tiếp và cộng tác suôn sẻ.
• Tích hợp với các công cụ và nền tảng phía máy khách, cho phép trao đổi dữ liệu hiệu quả, cộng tác liền mạch và quản lý tác vụ.
• Theo dõi và phân tích hiệu suất của các quy trình làm việc tự động của bạn với báo cáo và phân tích tích hợp sẵn, cho phép bạn xác định các nút cổ chai, tối ưu hóa quy trình và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Hầu hết các công ty BPO đều có thể hưởng lợi từ tính năng tự động hóa mà Zapier cung cấp. Nó giúp hợp lý hóa các hoạt động, cải thiện năng suất và giảm nguy cơ xảy ra lỗi, đồng thời tiết kiệm thời gian và tài nguyên.

Giá cả:

Các gói trả phí bắt đầu ở mức 19.99 đô la mỗi tháng khi thanh toán hàng năm. Phí hàng tháng cho gói này và tất cả các gói khác thay đổi tùy theo số lượng tác vụ bạn cần tự động hóa và mức độ phức tạp của quy trình làm việc của bạn.

5. Nâng cao hiệu quả bán hàng và hỗ trợ với Intercom Bots

Các công ty BPO không bao giờ có thể hoàn toàn ngoại tuyến. Bỏ qua các nhiệm vụ do khách hàng thuê ngoài, bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ phải luôn sẵn sàng XNUMX/XNUMX. Nhưng việc duy trì một đội ngũ nhân viên toàn thời gian suốt ngày đêm có thể tốn kém và không thực tế. Đây là nơi Intercom Bots xuất hiện.

Chatbot của Intercom được thiết kế để tự động hóa hỗ trợ khách hàng, tạo khách hàng tiềm năng và các nhiệm vụ khác yêu cầu sự tương tác của con người. Chúng có thể được lập trình để hoạt động theo một cách nhất định, đảm bảo rằng khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn nhận được phản hồi ngay lập tức, ngay cả ngoài giờ làm việc.

Intercom Bots cho phép BPO:

• Cung cấp hỗ trợ 24/7 cho khách hàng bằng cách trả lời các câu hỏi phổ biến, hướng họ đến các tài nguyên có liên quan hoặc nhanh chóng báo cáo các vấn đề phức tạp.
• Tự động hóa quá trình đánh giá khách hàng tiềm năng sắp tới bằng cách đặt câu hỏi đặt trước và thu thập thông tin cần thiết, cho phép nhóm bán hàng của bạn tập trung vào khách hàng tiềm năng chất lượng cao.
• Khơi gợi hành động từ khách truy cập trang web bằng cách gửi thông điệp được cá nhân hóa dựa trên hành vi của họ, cải thiện tỷ lệ chuyển đổi.
• Chia sẻ nội dung phù hợp vào đúng thời điểm với các đề xuất nội dung tự động, nâng cao trải nghiệm và mức độ tương tác của người dùng.
• Đảm bảo nhóm hỗ trợ chỉ giải quyết các vấn đề phức tạp cần sự can thiệp của con người, giúp họ không phải trả lời các câu hỏi đơn giản và lặp đi lặp lại.
• Tích hợp với CRM, công cụ email, công cụ trò chuyện, trình tạo trang web, cửa hàng trực tuyến và các nền tảng khác để hợp lý hóa việc liên lạc và chia sẻ dữ liệu.

Intercom Bots là một giải pháp hiệu quả cho các BPO để đảm bảo sự tương tác và hỗ trợ khách hàng liên tục, ngay cả trong giờ làm việc. Quan trọng hơn, nó cho phép các nhóm bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ của bạn tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn trong khi các bot xử lý các nhiệm vụ thường xuyên và lặp đi lặp lại.

Giá cả:

Giá bắt đầu từ $74 mỗi tháng khi thanh toán hàng năm. Gói này bao gồm hai chỗ ngồi và 1000 người được liên hệ mỗi tháng.

Kết thúc

Cung cấp dịch vụ chất lượng cao một cách nhất quán trở nên dễ dàng hơn với tự động hóa BPO. Nó cho phép BPO đáp ứng mong đợi của khách hàng hiệu quả hơn và ít phức tạp hơn, từ đó thúc đẩy mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn.

Hãy nhớ rằng, chìa khóa để tự động hóa BPO thành công nằm ở việc chọn đúng công cụ và triển khai chúng một cách chính xác. Vì vậy, hãy dành thời gian để đánh giá các quy trình của bạn, xác định các lĩnh vực có thể hưởng lợi từ tự động hóa và chọn các công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Ống nano có thể giúp bạn trong hành trình này bằng cách cung cấp các giải pháp AI tiên tiến để trích xuất dữ liệu, tự động hóa quy trình và tối ưu hóa quy trình làm việc. Với Nanonets, bạn có thể tự động hóa các tác vụ phức tạp, giảm thiểu các nỗ lực thủ công và nâng cao hiệu quả hoạt động BPO của mình.

Đăng ký dùng thử miễn phí và khám phá cách Nanonets có thể biến đổi các hoạt động BPO của bạn.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Ô tô / Xe điện, Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• BlockOffsets. Hiện đại hóa quyền sở hữu bù đắp môi trường. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/bpo-automation-software/