Trong thế giới kinh doanh nhộn nhịp, việc quản lý tài khoản phải trả và xử lý hóa đơn theo cách thủ công ngày càng trở nên khó khăn hơn.

Những thách thức thì rất nhiều:

• nhập dữ liệu thủ công rất chậm
• nguy cơ luôn hiện hữu về lỗi của con người
• Thiếu hiệu quả trong quá trình phê duyệt

Các doanh nghiệp không ngừng tìm cách hợp lý hóa các hoạt động quan trọng này. Ngày nay, công nghệ tự động hóa AP có thể tự động hóa những gì từng là một quá trình tốn nhiều công sức. Khi kết hợp với các bộ phần mềm kế toán Sage trên thị trường, việc tích hợp phần mềm AP Automation trở nên cần thiết đối với các doanh nghiệp hướng tới sự hiệu quả và chính xác. Việc tích hợp Nanonet với Sage thể hiện bước nhảy vọt trong việc quản lý các giao dịch tài chính, thiết lập tiêu chuẩn mới về hiệu quả hoạt động trong thời đại kỹ thuật số. Hãy xem cách thức hoạt động của tính năng này và cách bạn có thể thiết lập tính năng này cho nhóm của mình.

Sự phát triển của xử lý hóa đơn

Hành trình xử lý hóa đơn từ nguồn gốc thủ công, truyền thống đến biên giới kỹ thuật số là một câu chuyện về sự phát triển công nghệ.

Trước những năm 1980: Tài khoản phải trả thủ công

Quy trình thanh toán tài khoản hoàn toàn thủ công, bao gồm hóa đơn thực tế, séc giấy và sổ cái.

Thập niên 1980-1990: Sổ cái kỹ thuật số

Các giải pháp phần mềm ban đầu cung cấp khả năng sổ cái kỹ thuật số cơ bản, hợp lý hóa một số phần của quy trình.

Những năm 2000: Hóa đơn điện tử được mở khóa

Internet đã cách mạng hóa các khoản phải trả, giới thiệu hóa đơn điện tử, giao dịch trực tuyến và liên lạc qua email. Thời đại này chứng kiến ​​sự giảm đáng kể các quy trình dựa trên giấy tờ.

Thập niên 2010: Giải pháp đám mây dễ sử dụng

Các giải pháp dựa trên đám mây cho phép các hoạt động tài chính có thể mở rộng, linh hoạt và dễ tiếp cận hơn, trong khi công nghệ di động cho phép quản lý và phê duyệt hóa đơn khi đang di chuyển.

Cuối những năm 2010-nay: Giải pháp tài khoản phải trả tự động

Sự phát triển mới nhất liên quan đến việc sử dụng tự động hóa và trí tuệ nhân tạo để tự động hóa toàn bộ quá trình bao gồm –

• Kế toán và AP thông minh: Sự ra đời của hệ thống kế toán dựa trên AI đã mở ra một kỷ nguyên mới về hiệu quả. Có khả năng thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, đối chiếu hóa đơn và xử lý giao dịch, các hệ thống này hoạt động với tốc độ và độ chính xác vượt quá khả năng của con người.
• Quy trình làm việc được kết nối trên các ứng dụng: Trong bối cảnh kỹ thuật số kết nối ngày nay, việc liên lạc liền mạch giữa các ứng dụng là rất quan trọng. Email, công cụ AP, phần mềm kế toán, ERP và các cơ sở dữ liệu khác hiện hoạt động đồng bộ, tự động thu thập và đồng bộ hóa dữ liệu trên các nền tảng.
• Thu thập dữ liệu thông minh: Tận dụng các công nghệ AI như xử lý ngôn ngữ tự nhiên và nhận dạng ký tự quang học (OCR), các hệ thống ngày nay tự động hóa việc trích xuất và giải thích dữ liệu từ nhiều định dạng hóa đơn khác nhau. Điều này bao gồm việc xử lý dữ liệu phi cấu trúc và dữ liệu được quét với hiệu quả chưa từng có, giúp quá trình thanh toán tài khoản trở nên mượt mà và chính xác hơn bao giờ hết.

Công nghệ OCR để quét hóa đơn

OCR (Nhận dạng ký tự quang học) đơn giản hóa cách doanh nghiệp xử lý tài liệu. Trong trường hợp sử dụng của chúng tôi, OCR quét hóa đơn và các tài liệu giấy khác, biến chúng thành văn bản kỹ thuật số. Văn bản kỹ thuật số được giải thích bằng AI và chi tiết hóa đơn được trích xuất –

• Các trường (ngày hóa đơn, số hóa đơn, số tiền, chi tiết người bán, chi tiết người mua, v.v.)
• Chi tiết đơn hàng (mô tả và chi phí của Hàng hóa và Dịch vụ đã bán).
• Mã GL (được AI tự động gán dựa trên dữ liệu trong quá khứ).
• Các khía cạnh khác dựa trên bối cảnh (phân loại chi phí, v.v.)

Phần mềm OCR và Quét Hóa đơn có tác động gì?

Nhiều số liệu thống kê được báo cáo khác nhau nhấn mạnh tác động của phần mềm tự động hóa. Những con số này thể hiện câu chuyện về loại thành công mà bạn và nhóm của bạn có thể mong đợi được trải nghiệm.

Giảm chi phí đáng kể trong quá trình xử lý

Hãy bắt đầu với tình hình tài chính của bộ phận bạn. AP Automation đã được chứng minh là có thể cắt giảm chi phí xử lý tới 70%. Đây không chỉ là tiết kiệm từng xu; đó là việc phân bổ lại ngân sách của bạn theo hướng phát triển, đào tạo và thậm chí có thể là chiếc máy pha cà phê espresso văn phòng mà mọi người đang để mắt tới. Hãy coi đây như một khoản đầu tư vào cả hiệu quả và sức khỏe của nhóm bạn.

Thời gian là điều cốt yếu

Bây giờ, hãy tưởng tượng thời gian xử lý hóa đơn của bạn giảm 384%. Mức giảm đáng kể này có nghĩa là nhóm của bạn có thể xử lý nhiều hóa đơn nhanh hơn bao giờ hết, giải phóng thời gian để tập trung vào các sáng kiến ​​chiến lược thực sự quan trọng. Với AP Automation, “Tôi không có thời gian cho việc đó” trở thành “Chương trình làm việc tiếp theo là gì?”

Giảm lỗi để yên tâm

Chúng tôi biết lỗi có thể không chỉ gây khó chịu—chúng còn có thể gây tốn kém. Giảm 37% lỗi xử lý hóa đơn, AP Automation mang lại sự an tâm cho hoạt động của bạn. Ít lỗi hơn có nghĩa là bạn phải dành ít thời gian hơn cho chu trình sửa lỗi và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu của bạn hơn. Điều này cũng có nghĩa là ít xích mích hơn với các nhà cung cấp và các bên liên quan, tạo điều kiện thuận lợi cho các mối quan hệ và hoạt động suôn sẻ hơn.

Nuôi dưỡng mối quan hệ với nhà cung cấp

Nói về các mối quan hệ, hãy nói về 76% tổ chức báo cáo mức độ hài lòng của nhà cung cấp ngày càng tăng. Đây là chìa khóa. Các nhà cung cấp hạnh phúc có nghĩa là một chuỗi cung ứng đáng tin cậy và các cơ hội đàm phán và giảm giá sau này. Các nhà cung cấp của bạn sẽ nhận thấy và đánh giá cao tính đúng giờ và chính xác của các khoản thanh toán của bạn nhờ vào AP Automation.

Tối ưu hóa dòng tiền thông qua chiết khấu thanh toán sớm

Tiết kiệm 3% thông qua chiết khấu thanh toán sớm mang lại cho tổ chức của bạn một sự đổi mới về tài chính, tăng cường dòng tiền của bạn và cung cấp cho bạn nhiều đòn bẩy và tính linh hoạt hơn trong hoạt động tài chính của bạn.

Tuân thủ mà không có biến chứng

Cuối cùng, viên ngọc quý của AP Automation: tuân thủ 100% không căng thẳng. Trong thời đại mà nhu cầu pháp lý ngày càng tăng, việc đạt được sự tuân thủ hoàn toàn mà không gặp căng thẳng quả là một điều kỳ diệu.

Nanonet để quét OCR và hóa đơn trong Sage

Đối với các công ty sử dụng Sage cho nhu cầu kế toán của họ, quy trình xử lý hóa đơn thủ công không chỉ là bài kiểm tra tính kiên nhẫn mà còn làm tiêu hao đáng kể nguồn lực. Phần mềm quét hóa đơn và OCR dành cho Sage biến quy trình quan trọng nhưng rườm rà này thành một quy trình làm việc hợp lý, hiệu quả.

Chúng ta hãy xem cách các nhóm kế toán có thể sử dụng phần mềm tự động hóa AP dựa trên OCR như Nanonets và tích hợp nó với Sage để hợp lý hóa quy trình kế toán của họ.

Quy trình làm việc AP thủ công trong Sage

Hãy cùng tìm hiểu quy trình AP thủ công điển hình cho một công ty sử dụng Sage:

Nhận hóa đơn: Hóa đơn có nhiều định dạng khác nhau, bao gồm cả giấy và kỹ thuật số. Nhân viên phải thu thập và sắp xếp các tài liệu này theo cách thủ công.

Sắp xếp thủ công và mã hóa GL: Sau đó, mỗi hóa đơn sẽ được sắp xếp dựa trên các tiêu chí như nhà cung cấp, số tiền hoặc ngày đến hạn, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Mỗi hóa đơn sau đó phải được mã hóa vào các tài khoản Sổ cái chung thích hợp.

Nhập dữ liệu: Thông tin quan trọng từ mỗi hóa đơn, chẳng hạn như chi tiết nhà cung cấp, số tiền và ngày tháng, được nhập thủ công vào Sage.

Xác minh hóa đơn: Tùy thuộc vào chính sách của công ty, hóa đơn có thể được thực hiện hai chiều (hóa đơn và PO), ba chiều (hóa đơn, PO và báo cáo nhận) hoặc bốn chiều (hóa đơn, PO, báo cáo nhận và báo cáo kiểm tra) phù hợp với xác minh giao dịch.

Phê duyệt: Sau khi được xác minh, hóa đơn sẽ được chuyển đi phê duyệt, thường có sự tham gia của nhiều bộ phận hoặc cấp chính quyền.

Thanh toán chế biến: Các hóa đơn đã được phê duyệt sẽ được lên kế hoạch thanh toán dựa trên các điều khoản và cân nhắc về dòng tiền.

Hòa giải: Cuối cùng, các khoản thanh toán được đối chiếu trong Sage, đảm bảo rằng tất cả các giao dịch được phản ánh chính xác trong hồ sơ tài chính.

Quy trình làm việc AP tự động với Nanonet

Bây giờ, hãy hình dung lại quy trình làm việc này với Nanonet được tích hợp vào Sage:

Nhận hóa đơn: Hãy tưởng tượng điều này- mọi hóa đơn mà doanh nghiệp của bạn nhận được, bất kể nguồn nào, đều được lưu trữ gọn gàng ở một vị trí kỹ thuật số. Hóa đơn được nhập tự động từ mớ hỗn độn email, ổ đĩa và cơ sở dữ liệu ngay khi chúng đến, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Nanonets tự động đọc hóa đơn được gửi qua email từ nội dung email và tệp đính kèm.

Tất cả các hóa đơn viết tay và in có thể được quét dễ dàng bằng điện thoại thông minh hoặc tải trực tiếp lên nền tảng.

Biên nhận kỹ thuật số có thể được tạo và in trực tiếp bằng nền tảng Nanonets hoặc được nhập vào Nanonets từ thư, ứng dụng và cơ sở dữ liệu của bạn.

Quá trình này đảm bảo rằng mọi phần dữ liệu, bất kể nguồn gốc của nó, đều tìm thấy vị trí của nó trong kho lưu trữ kỹ thuật số tập trung, sẵn sàng cho hành động tiếp theo.

Nhập dữ liệu tự động: Nanonets AI đọc hóa đơn với độ chính xác trên 99%, giảm thời gian xuống chỉ còn những khoảnh khắc. Sự thay đổi này có nghĩa là nhóm của bạn có thể loại bỏ công việc cực nhọc và bắt tay vào công việc thực sự quan trọng. Sau đó, dữ liệu được trích xuất và nhập trực tiếp vào Sage mà không cần nhập dữ liệu thủ công.

Tự động sắp xếp và mã hóa GL: Nanonets sử dụng OCR để tự động nhận dạng và phân loại hóa đơn theo nhà cung cấp, ngày, số tiền và các tiêu chí liên quan khác. Việc gán mã GL có thể được tự động hóa bằng cách –

• Đào tạo về dữ liệu trong quá khứ: Điều này liên quan đến việc tải lên các tài liệu tài chính lịch sử và các giao dịch được gắn thẻ bằng mã GL chính xác về mặt lịch sử. Mô hình học hỏi từ những ví dụ này để dự đoán chính xác mã GL cho các giao dịch mới.

• AI thế hệ vượt trội: Bằng cách sử dụng Nanonets GenAI, phần mềm của chúng tôi có thể diễn giải văn bản trên tài liệu tài chính theo cách bắt chước cách hiểu của con người. Điều này cho phép nó trích xuất thông tin, bối cảnh và ngữ nghĩa có liên quan để áp dụng lý luận phức tạp nhằm gán mã GL một cách chính xác, ngay cả trong trường hợp chi tiết giao dịch không rõ ràng hoặc thưa thớt.

Xác minh hóa đơn thông minh: Tận dụng AI, Nanonets tự động thực hiện khớp hai chiều, ba chiều hoặc bốn chiều bằng cách đọc và tham chiếu chéo dữ liệu hóa đơn được trích xuất với các đơn đặt hàng, nhận báo cáo và báo cáo kiểm tra có trong Sage.

THẨM ĐỊNH: Hệ thống sẽ gắn cờ bất kỳ sự khác biệt nào để con người xem xét, nhưng nếu không, các hóa đơn phù hợp với tiêu chí của công ty sẽ tự động được chuyển sang phê duyệt hoặc phê duyệt trực tiếp dựa trên các quy tắc đặt trước.

Phê duyệt: Việc phê duyệt bằng Nanonet không còn là trở ngại nữa. Họ trở nên linh hoạt và hoạt động ở nơi tổ chức của bạn hoạt động—cho dù đó là trên email, Slack hay Teams. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết của các cuộc gọi điện thoại gây gián đoạn và hàng loạt lời nhắc quá quen thuộc.

Thanh toán chế biến: Các hóa đơn đã được phê duyệt sẽ tự động được xếp hàng để thanh toán theo điều khoản, tối ưu hóa việc quản lý dòng tiền.

Hòa giải: Bạn có thể nhập bảng sao kê ngân hàng của mình và Nanonets tự động điều chỉnh các khoản thanh toán trong Sage, đảm bảo rằng báo cáo tài chính được cập nhật và chính xác, đồng thời sổ sách của bạn đóng nhanh hơn 90%.

Trước đó, chúng tôi đã thảo luận về những lợi ích hữu hình của việc sử dụng OCR và Phần mềm quét hóa đơn cho Sage. Nhưng trên hết, việc chuyển đổi từ quy trình thủ công sang quy trình AP tự động không chỉ thể hiện sự thay đổi về cách thực hiện các nhiệm vụ mà còn là sự chuyển đổi cơ bản trong vai trò của bộ phận tài chính. Với các công cụ như Nanonets, các nhóm tài chính chuyển từ chức năng hỗ trợ sang những người đóng góp chiến lược, tận dụng dữ liệu và phân tích thời gian thực để đưa ra các quyết định kinh doanh. Đây là tương lai của tài chính và hiện có sẵn cho người dùng Sage thông qua sức mạnh tự động hóa với Nanonet.

Như chúng tôi đã khám phá, việc tích hợp Nanonets với phần mềm kế toán Sage là một yếu tố thay đổi cuộc chơi cho các doanh nghiệp đang sa lầy do sự kém hiệu quả của việc xử lý hóa đơn thủ công. Sự phát triển từ quy trình thanh toán tài khoản thủ công sang tự động không chỉ là một bước tiến; đó là bước nhảy vọt tới một tương lai nơi các hoạt động tài chính được sắp xếp hợp lý, tỷ lệ lỗi giảm mạnh và việc ra quyết định chiến lược được hỗ trợ nhờ phân tích dữ liệu theo thời gian thực. Bằng cách chuyển từ công việc vất vả thủ công sang hiểu biết sâu sắc về chiến lược, các nhóm tài chính được trang bị các công cụ tự động hóa phù hợp có thể thúc đẩy công ty của họ hướng tới khả năng sinh lời, tính linh hoạt và lợi thế cạnh tranh cao hơn trong thời đại kỹ thuật số.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/