Chọn tham gia quy trình lưu trữ tài liệu thông minh hơn với quy trình làm việc không cần mã trong 15 phút. Xem cách nó hoạt động với bản giới thiệu sản phẩm miễn phí từ các chuyên gia tư vấn tự động hóa của chúng tôi.  

or Bắt đầu dùng thử miễn phí của bạn—>

Lưu trữ tài liệu là quá trình lưu trữ các tài liệu hiện không còn được sử dụng trong kho lưu trữ an toàn.  

Một doanh nghiệp cỡ vừa giao dịch với Tài liệu 10,000 mỗi năm. Theo dõi chúng theo cách thủ công là một thử thách lớn.

May mắn thay, việc lưu trữ tài liệu giúp giải quyết đống lộn xộn. Bằng cách phân loại, số hóa và tài liệu lập chỉ mục, lưu trữ tài liệu giúp doanh nghiệp xác định vị trí tài liệu sau nhiều năm vì bạn không bao giờ biết khi nào mình cần chúng. Hãy suy nghĩ, kiểm tra, tài liệu tham khảo, hoặc bất cứ điều gì khác.

Chúng ta hãy xem lưu trữ tài liệu và cách tối ưu hóa quy trình lưu trữ tài liệu để bạn không bao giờ bị mất tài liệu.

Lưu trữ tài liệu là gì?

Lưu trữ tài liệu là quá trình lưu trữ các tài liệu hiện không còn được sử dụng trong kho lưu trữ an toàn.  

Đây là những tài liệu cố định – những tài liệu không thể hoặc không nên thay đổi hoặc chỉnh sửa – không được truy cập hoặc sử dụng thường xuyên. Lưu trữ các giấy tờ không hoạt động là điều cần thiết vì lý do pháp lý hoặc tuân thủ hoặc trong trường hợp chúng được yêu cầu kiểm toán. Do đó, các giấy tờ đã lưu trữ cần phải dễ dàng truy xuất được, ngay cả khi chúng không được sử dụng thường xuyên.

Các tài liệu động và được sử dụng trong các hệ thống hàng ngày của doanh nghiệp không phù hợp để lưu trữ – chúng cần được sử dụng tích cực. (Đối với tất cả những tài liệu mà bạn không cần lưu trữ? Hãy loại bỏ chúng khi bạn sử dụng xong)

Bạn có thể lưu trữ cả tài liệu kỹ thuật số và vật lý.

Nhiều tổ chức thích số hóa các tài liệu giấy thành một kho lưu trữ điện tử. Bởi vì lưu trữ tài liệu điện tử về lâu dài dễ dàng hơn và tiết kiệm chi phí.

Vì vậy, một số tổ chức có kho lưu trữ kết hợp bao gồm cả tài liệu kỹ thuật số và vật lý.

Xem cách bạn có thể tiết kiệm 80% chi phí với nền tảng lưu trữ tài liệu Nanonets.

Nhận một chuyến tham quan sản phẩm miễn phí or bắt đầu dùng thử miễn phí.

or bắt đầu dùng thử miễn phí

Các cách khác nhau để lưu trữ tài liệu

Khi nói đến lưu trữ tài liệu, có ba giải pháp lưu trữ chính: lưu trữ vật lý, lưu trữ điện tử và lưu trữ quét theo yêu cầu. Hãy xem một bản tóm tắt của từng người trong số họ.

lưu trữ vật lý

Lưu trữ vật lý thực chất là lưu trữ giấy tờ.

Đó là khi bạn lưu trữ tài liệu của mình bằng cách ghi lại chúng hoặc sử dụng khả năng lưu trữ an toàn bên ngoài trang web như một kho lưu trữ để lưu trữ chúng cho bạn. Đó là một thực tế phổ biến đối với các ngành công nghiệp lớn đòi hỏi phải lưu giữ lại các tài liệu không quan trọng trên giấy tờ.

Lưu trữ điện tử

Bạn cũng có thể số hóa tài liệu của mình và lưu trữ chúng trên đám mây kỹ thuật số hoặc bộ nhớ tại chỗ. Lợi ích của lưu trữ kỹ thuật số là nó tiết kiệm rất nhiều không gian. Bạn không cần bất kỳ không gian vật lý nào để lưu trữ tài liệu của mình—mọi thứ đều được lưu trên đám mây.

Phần mềm số hóa tài liệu, như Nanonets, trích xuất thông tin từ tài liệu và lưu trữ thông tin đó trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Tuy nhiên, điều này không dành cho tất cả mọi người. Nhiều chủ sở hữu trong ngành thích bảo tồn các bản sao vật lý và không di chuyển kho lưu trữ tài liệu của họ sang lưu trữ đám mây vì lý do bảo mật.

Quét theo yêu cầu

Quét theo yêu cầu là tốt nhất của cả hai thế giới. Đó là một giải pháp trong đó một công ty sẽ lưu trữ các tài liệu giấy của bạn cho bạn ở bên ngoài nhưng kiểm tra chúng và gửi cho bạn một bản sao kỹ thuật số khi được mời.

Điều này tạo ra một lựa chọn tốt cho các ngành muốn lưu trữ một lượng lớn tài liệu bên ngoài nhưng đôi khi có thể yêu cầu quyền truy cập. Tuy nhiên, quét theo yêu cầu tốn kém hơn so với lưu trữ giấy thông thường vì bạn đang chi tiêu cho một dịch vụ bổ sung.

Lưu trữ vật lý so với điện tử

Việc duy trì một kho lưu trữ tài liệu vật lý cần cả tiền bạc và thời gian và chiếm không gian vật lý có giá trị, trong công việc của bạn hoặc tại sự hỗ trợ lưu trữ của bên thứ ba. (Nó tương đương với $20 để nộp cho mỗi giấy tài liệu.)

Trong khi lưu trữ tài liệu điện tử vừa tiết kiệm chi phí, thời gian và gần như không chiếm không gian vật lý.

Bạn có thể đạt được một số lợi ích từ việc khôi phục tài liệu vật lý để lưu trữ trong kho lưu trữ tài liệu điện tử. Chúng bao gồm:

• Kho lưu trữ được lưu trữ điện tử, do đó không chiếm không gian vật lý (không còn tủ hồ sơ và hộp của nhân viên ngân hàng!)
• Tạo điều kiện tìm kiếm từ khóa nhanh cho các tài liệu cụ thể
• Cắt giảm chi phí lưu trữ và điều hành
• Dễ dàng bảo vệ chống lại sự xâm nhập trái phép

Bắt đầu lưu trữ tài liệu sau 15 phút với Nanonets. Được hơn 30 chuyên gia tin cậy để tự động hóa 30 triệu tài liệu mỗi năm!

Dùng thử Nanonets miễn phí or đặt một cuộc gọi với chuyên gia tự động hóa của chúng tôi!

Làm thế nào để thiết lập lưu trữ tài liệu điện tử?

Lưu trữ tài liệu không phải là hoạt động một lần; một khi bạn thiết lập một quy trình kinh doanh phù hợp, bạn có thể tự động hóa nó. Hãy xem cách lưu trữ tài liệu hoạt động.

Bước 1: Đánh giá ban đầu

Hiểu quy trình tài liệu hiện tại của bạn. Làm thế nào để bạn xử lý các tài liệu cần thiết và không cần thiết? Bạn có một quy trình thiết lập? Tất cả các tài liệu được xử lý cùng một lúc hay là quy trình đột xuất?

Hãy nhìn vào

• Các tài liệu được tạo ra, ghi lại, phân loại và đặt tên như thế nào?
• Thủ tục số hóa tài liệu là gì?
• Các yêu cầu để xóa hoặc hủy một tài liệu là gì?
• Ai xử lý các trường hợp ngoại lệ của tài liệu?
• Những tài liệu nào cần thiết cho một cuộc kiểm toán?

Bạn cũng nên hiểu số lượng tài liệu bạn sẽ xử lý để có ý tưởng.

Dựa trên đánh giá ban đầu này, bạn sẽ soạn thảo các luồng cho các quy trình.

Bước 2: Xác định mục tiêu và vai trò

Sau khi bạn hiểu các quy trình, hãy cố gắng vạch ra lý do lưu trữ tài liệu.

• Bạn có muốn giảm chi phí hoạt động của việc xử lý tài liệu?
• Bạn đang làm điều này để tuân thủ các nguyên tắc bảo mật dữ liệu?
• Bạn đang cố gắng tối ưu hóa Quản lý hồ sơ?
• Nhóm điều hành có làm điều này để cải thiện khả năng hiển thị các nguồn lực không?

Dựa trên các mục tiêu, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng và thay đổi quy trình lưu trữ tài liệu. Hiểu vai trò của các bên liên quan trong quy trình.

• Ai sẽ giám sát quá trình lưu trữ tài liệu?
• Bạn sẽ sử dụng cấp độ ủy quyền nào để giới hạn quyền truy cập vào dữ liệu đã lưu trữ?
• Bạn sẽ đảm bảo sự tuân thủ của nhân viên như thế nào?

Bước 3: Triển khai lịch trình lưu giữ

Bây giờ, đã đến lúc đặt lịch lưu giữ. Hiểu tài liệu những cái cần được giữ lại và những cái không.

Bạn phải duy trì các báo cáo tài chính hàng năm ban đầu vì chúng có thể được yêu cầu sau này. Nghiên cứu các quy tắc cụ thể của liên bang, địa phương, tiểu bang và ngành mà bạn phải tuân theo.

Ví dụ: Giữ tất cả IRS và các tài liệu liên quan đến thuế trong ít nhất bảy năm.

Tiếp theo, hãy hủy tất cả các tài liệu không yêu cầu lưu trữ hoặc sẽ không bao giờ được lưu trữ vĩnh viễn, chẳng hạn như danh mục nhà cung cấp, thư rác và các bản sao trùng lặp. Bạn có thể số hóa chúng bằng cách quét chúng và trích xuất thông tin sử dụng phần mềm OCR.

Bước 4: Số hóa các tệp giấy

Số hóa hồ sơ giấy để giảm chi phí, tiết kiệm không gian và cải thiện tổ chức tài liệu.

Để nâng cao khả năng tìm kiếm, bạn có thể sử dụng phần mềm OCR và một máy quét tài liệu, giống như Nanonets, để sắp xếp, sắp xếp, gắn nhãn và tài liệu chỉ mục.

Bước 5: Chọn bộ nhớ

Đối với lưu trữ kỹ thuật số, bạn cần chọn từ lưu trữ băng, đĩa và đám mây. Mỗi cái đều có những lợi ích và bất lợi liên quan đến bảo mật lâu dài, tính toàn vẹn và dễ dàng truy cập bởi phần mềm quản lý tài liệu.

Bước 6: Tự động hóa với quy trình làm việc tài liệu

Khi tất cả các quy trình và tất cả các biến đã được lập bản đồ, đã đến lúc triển khai quy trình.

Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý tài liệu Lượt thích Ống nano để tự động hóa toàn bộ quy trình bằng cách sử dụng quy trình công việc không có mã. Nó cũng có các tùy chọn lưu trữ trên đám mây hoặc tại chỗ để tự động lưu trữ tài liệu của bạn. Xem làm thế nào nó hoạt động.

Bước 7: Theo dõi và tối ưu hóa

Không có quá trình nào là hoàn hảo ngay từ đầu. Sau khi triển khai quy trình làm việc với tài liệu, hãy lấy phản hồi từ các bên liên quan về việc cải thiện quy trình.

Sử dụng tài liệu lưu trữ ở đâu?  

Công ty của bạn cần tập trung vào việc lưu trữ tài liệu nếu:

• Công ty của bạn thường xuyên giải quyết rất nhiều thủ tục giấy tờ
• Bạn có thể yêu cầu quyền truy cập vào các tài liệu cũ trong tương lai
• Kiểm toán thường xảy ra đối với các công ty tương tự như bạn
• Bạn cần lưu trữ tài liệu như một phần của các yêu cầu tuân thủ và quy định

Nếu những yếu tố này liên quan đến công ty của bạn, bạn có thể cần phải lưu trữ tài liệu của mình.

Giảm thời gian lưu trữ tài liệu từ vài ngày xuống vài phút với Nanonets. Giảm thiểu chi phí & thời gian. Quan tâm để biết làm thế nào nó hoạt động?

Bắt đầu dùng thử miễn phí or lên lịch một cuộc gọi với chúng tôi.

Làm thế nào để tự động hóa việc lưu trữ tài liệu?

Bạn có thể tự động lưu trữ tài liệu bằng Nanonet theo các bước đơn giản.

Để làm như vậy, hãy tạo một tài khoản miễn phí trên Nanonets hoặc đăng nhập vào tài khoản của bạn.

Bước 1: Bạn cần thiết lập bộ sưu tập tài liệu. Các tài liệu có thể được tự động tải lên nền tảng bằng các tùy chọn tải lên dữ liệu.

Bước 2: Bây giờ, chúng ta cần phân loại tài liệu. Nền tảng Nanonets tự động xác định loại tài liệu với mô hình phân loại tài liệu.

Bước 3: Trong bước tiếp theo, bạn có thể trích xuất dữ liệu từ tài liệu và sử dụng dữ liệu để thực hiện các hoạt động như khớp dữ liệu, phê duyệt tài liệu, sắp xếp dữ liệu, cải thiện dữ liệu, khớp cơ sở dữ liệu, đổi tên tệp PDF, v.v. với tính năng tự động hóa quy trình làm việc.

Bước 4: Bây giờ, sau khi xử lý tài liệu, đã đến lúc lưu tài liệu của họ. Bạn có thể xuất tài liệu sang bộ lưu trữ đám mây mà bạn chọn hoặc lưu nó trên cơ sở dữ liệu Nanonets.

Lưu trữ tài liệu với Nanonet

Nanonet là một phần mềm quản lý tài liệu thông minh với phần mềm OCR tích hợp có thể giúp bạn chuyển đổi tất cả các tài liệu giấy sang định dạng kỹ thuật số có thể tìm kiếm được. Nanonets rất dễ sử dụng với trình tạo quy trình kéo và thả không dùng mã có thể tự động hóa bất kỳ quy trình tài liệu thủ công nào.

Cần giúp đỡ? Nhóm của chúng tôi ở đây để giúp bạn thiết lập tất cả!

Hãy truy cập Nanonets và thử tự mình làm điều đó ngay bây giờ. Hoặc yêu cầu nhóm của chúng tôi làm điều đó cho bạn!

Nanonets được hơn 30,000 chuyên gia hài lòng sử dụng để tự động hóa quy trình tài liệu của họ mỗi năm. Đây là ảnh chụp nhanh về hiệu suất của Nanonets

Đây là những gì khách hàng của chúng tôi nói về chúng tôi.

Giả sử bạn có một quy trình lưu trữ tài liệu phức tạp. Trong trường hợp đó, đội ngũ tài năng của chúng tôi có thể giúp bạn đơn giản hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình sao cho hiệu quả và hoạt động theo yêu cầu của bạn. Bạn muốn chia sẻ yêu cầu của bạn với chúng tôi? Thiết lập cuộc gọi or Gửi email cho chúng tôi.

or bắt đầu dùng thử miễn phí

Tại sao bạn nên sử dụng nó?

Có rất nhiều lợi ích của việc sử dụng lưu trữ tài liệu điện tử:

• Tiết kiệm không gian: Lưu trữ tài liệu kỹ thuật số có thể tiết kiệm không gian và chi phí bằng cách giải phóng diện tích và giảm chi phí vận hành.
• Quản lý tài liệu hiệu quả: Với tính năng lưu trữ tài liệu điện tử, bạn có thể sắp xếp, phân loại và lưu trữ tất cả tài liệu của mình ở một vị trí tập trung. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý tài liệu.
• Tăng cường bảo mật tài liệu: Bạn có thể hạn chế truy cập gian lận và cải thiện bảo mật tài liệu bằng cách lưu trữ tài liệu trong bộ lưu trữ đám mây an toàn.
• Dễ dàng tìm kiếm tài liệu: Phần mềm DMS biến tài liệu thành cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm, có nghĩa là bạn có thể tìm kiếm tài liệu bằng cách sử dụng từ khóa từ tài liệu.
• Làm cho bạn tuân thủ: Một số ngành cần thực hiện lưu trữ tài liệu để tuân thủ.

Bắt đầu lưu trữ tài liệu với Nanonets.

Được hơn 30,000 người dùng từ hơn 500 doanh nghiệp tin cậy để tự động hóa hơn 30 triệu tài liệu!

Xếp hạng 4.9 trên G2. Hãy thử một lần!

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Trường hợp sử dụng lưu trữ tài liệu

Lưu trữ tài liệu hữu ích cho hầu hết các loại hình kinh doanh. Hãy xem xét một số ứng dụng thực tế của việc lưu trữ tài liệu trong các ngành khác nhau.  

• Dịch vụ tài chính các công ty cần đảm bảo tất cả các tài liệu của họ đã sẵn sàng để kiểm toán. Đây là nơi lưu trữ tài liệu giúp họ duy trì tất cả nhật ký của khách hàng, biên lai đổi tiền và các tài liệu pháp lý khác khi được yêu cầu. Đọc cách bạn có thể tự động hóa nó với tự động hóa tài chính.
• Bán lẻ các công ty phải lưu tất cả thông tin về khách hàng, nhà cung cấp và nhà cung cấp của họ trong trường hợp có bất kỳ sự khác biệt nào trong tương lai. Đọc thêm về tự động hóa bán lẻ.
• Công ty luật & bộ phận pháp lý cần lưu trữ tất cả hợp đồng liên quan đến vụ án, tài liệu và fax dưới dạng PDF. Họ cần tìm tài liệu và trích dẫn bằng tìm kiếm thông minh và thẻ một cách nhanh chóng. Đó là nơi lưu trữ tài liệu có ích.
• Các dịch vụ công cộng đối phó với rất nhiều thông tin ngày này qua ngày khác. Không phải mọi thứ đều có liên quan ngay bây giờ, nhưng chúng phải lưu trữ tất cả thông tin cần có sẵn sau này bằng cách nhấp vào một nút.
• Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc quản lý tài liệu của họ với tính năng lưu trữ tài liệu hiệu quả. Bằng cách chuyển đổi các tài liệu giấy của họ thành một thư viện có thể tìm kiếm, nhân viên có thể giảm thời gian tìm kiếm tài liệu và số hóa cũng có thể cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu.

Tự động lưu trữ tài liệu với Nanonets. Trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, chứng minh nhân dân hoặc bất kỳ giấy tờ nào trên chế độ lái tự động!

or Bắt đầu dùng thử miễn phí

Lưu trữ tài liệu và sao lưu tệp

Lưu trữ tài liệu là sao lưu tập tin, phải không? Vâng, nó là một chút khác nhau.

Quá trình lưu trữ tài liệu dành cho các tài liệu thụ động, trong khi các bản sao lưu được sử dụng cho các tệp đang hoạt động trong các hệ thống hàng ngày.

Mục tiêu của kho lưu trữ tài liệu là giữ lại các tài liệu gốc trong trường hợp chúng được yêu cầu vì một số lý do trong tương lai. Ngược lại, mục tiêu của sao lưu tệp là giữ lại một bản sao của các tệp đang hoạt động trong trường hợp các tệp thực tế bị hỏng hoặc bị mất, đảm bảo hoạt động liên tục.

Hãy xem xét thêm sự khác biệt giữa lưu trữ tài liệu và sao lưu tệp.

Tăng cường lưu trữ tài liệu của bạn với Nanonets.

Tối ưu hóa tất cả các quy trình kinh doanh của bạn liên quan đến tài liệu với Nanonets. Không bao giờ mất dấu tài liệu, giữ tất cả nhật ký kiểm tra của bạn luôn sẵn sàng và giảm gian lận tài liệu với chi phí thấp.

Chúng tôi đã giúp nhiều tổ chức như Toyota, P&G và EY, số hóa các quy trình thủ công của họ bằng quy trình làm việc không cần mã, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian.

Lên lịch một cuộc gọi ngắn trong 10 phút, trong đó các chuyên gia tự động hóa của chúng tôi sẽ xem các quy trình tài liệu hiện tại của bạn và hướng dẫn bạn cách số hóa các quy trình thủ công của bạn một cách dễ dàng.

Nhận một chuyến tham quan sản phẩm miễn phí or hãy thử nó cho mình.

Ngày 8 tháng 2023 năm 2022: Blog này ban đầu được xuất bản vào tháng 8 năm 2023 và được cập nhật vào ngày XNUMX tháng XNUMX năm XNUMX với nội dung được cập nhật.

Đọc thêm về quản lý tài liệu:

Câu Hỏi Thường Gặp

Đặt cuộc gọi để các chuyên gia tự động hóa của chúng tôi xem xét các quy trình tài liệu hiện tại của bạn và chỉ cho bạn cách tối ưu hóa quy trình lưu trữ của mình.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến ​​thức. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/document-archiving/