Hợp lý hóa quy trình yêu cầu chi phí của bạn không chỉ mang lại hiệu quả và độ chính xác cho doanh nghiệp — mà còn là yếu tố thay đổi cuộc chơi cho lợi nhuận của bạn.

Hãy suy nghĩ về điều đó: hoàn trả nhanh hơn, hồ sơ tài chính chính xác và tuân thủ luật thuế và công ty dễ dàng hơn. Nhưng nó vẫn là một bài tập đau đớn. theo cái này Báo cáo của Hiệp hội Kinh doanh Du lịch Toàn cầu, xử lý một báo cáo chi tiêu cho một đêm ở khách sạn có giá trung bình là 58 đô la và mất 20 phút!

Cho dù mô hình kinh doanh của bạn xuất sắc đến đâu hay số lượng bán hàng của bạn lớn đến đâu, các quy trình yêu cầu bồi hoàn chi phí rò rỉ có thể là kẻ giết người chậm chạp và thầm lặng đối với tài chính của bạn. Và nếu bạn là một doanh nghiệp mới hoặc đang phát triển, đó là một cú hích mà bạn không thể mua được.

Tin vui là việc tự động hóa quy trình yêu cầu chi phí của bạn có thể giúp quy trình này nhanh hơn, chính xác hơn và ít tốn kém hơn. Nếu bạn muốn thúc đẩy tài chính của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả, bạn nên tập trung vào lĩnh vực này.

Bài viết này sẽ nêu bật cách tự động hóa và quản lý các yêu cầu chi phí của bạn tốt hơn.

Yêu cầu chi phí là gì?

Yêu cầu bồi thường chi phí là một yêu cầu chính thức do nhân viên đưa ra để được hoàn trả các chi phí phát sinh thay mặt cho công ty. Đây có thể là chi phí đi lại, bữa ăn, đồ dùng văn phòng hoặc bất kỳ chi phí nào khác mà nhân viên đã tự trả.

Các cách khác nhau để tạo yêu cầu bồi thường chi phí

Nếu thành viên trong nhóm của bạn bị phạt giao thông khi đang đi công tác, thì đó không phải là chi phí kinh doanh. Nhưng nếu họ đã chiêu đãi khách hàng một bữa tối sang trọng hoặc đặt một khách sạn, thì họ có thể yêu cầu bồi thường cho điều đó.

Sản phẩm IRS có một quy tắc đơn giản về những gì được coi là chi phí kinh doanh hợp pháp. Nó phải bình thường và cần thiết. Thông thường có nghĩa là nó phổ biến trong lĩnh vực công việc của bạn và cần thiết có nghĩa là nó hữu ích và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Khiếu nại chi phí có thể đến từ nhiều nơi khác nhau, như đi du lịch, vật tư văn phòng, hoặc xây dựng mối quan hệ khách hàng. 

Hãy chia nhỏ nó:

1. Chi phí đi lại: Hãy nghĩ đến vé máy bay, khách sạn, xe thuê và xăng khi nhân viên đang trên đường đi công tác.

2. Ẩm thực và giải trí: Điều này có thể bao gồm việc nhóm bán hàng của bạn gặp gỡ khách hàng tiềm năng để dùng bữa hoặc lấy vé tham dự một sự kiện kết nối mạng.

3. Chi văn phòng: Tất cả mọi thứ từ đồ dùng văn phòng hàng ngày của bạn đến hóa đơn internet đều thuộc danh mục này.

4. Nơi ở: Mọi chi phí cho việc ở lại qua đêm, như phòng khách sạn hoặc căn hộ thuê, đều được tính ở đây.

5. Các chi phí liên quan đột xuất: Chúng bao gồm các chi phí không lường trước được do nhân viên gánh chịu, chẳng hạn như sửa chữa khẩn cấp hoặc phí pháp lý, không phải là một phần của hoạt động thông thường nhưng cần thiết cho doanh nghiệp.

Có một số cách mà các yêu cầu chi phí có thể được tạo ra:

Tiền thu: Cách truyền thống nhất, nhân viên lưu biên lai của họ từ các giao dịch mua liên quan đến kinh doanh và gửi chúng cùng với báo cáo yêu cầu chi phí của họ.

Bảng sao kê thẻ tín dụng: Nếu công ty cung cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp, chi phí có thể được theo dõi trực tiếp từ bảng sao kê thẻ.

Ứng dụng di động: Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng Quản lý chi tiêu các ứng dụng cho phép nhân viên chụp ảnh biên nhận của họ và gửi ngay lập tức.

Phụ cấp công tác phí: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể cung cấp một khoản trợ cấp hàng ngày cho nhân viên để trang trải chi phí của họ. Bất kỳ chi tiêu nào vượt quá khoản trợ cấp này sẽ cần phải được yêu cầu riêng.

Tất cả các phương pháp này đều có ưu và nhược điểm, và sự lựa chọn tốt nhất thường phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Cách doanh nghiệp theo dõi và quản lý yêu cầu chi phí

Theo truyền thống, các công ty đã dựa vào các quy trình thủ công để theo dõi và quản lý các yêu cầu chi phí. Điều này thường liên quan đến việc nhân viên điền vào các báo cáo chi phí bằng giấy, đính kèm biên lai thực tế và gửi chúng cho người quản lý hoặc người kiểm soát của họ.

Người quản lý sau đó xem xét và phê duyệt các yêu cầu. Sau đó, báo cáo chuyển cho phòng kế toán để xử lý tiếp. Nhóm kế toán nhập dữ liệu vào hệ thống kế toán, xác minh các chi phí và hoàn trả cho nhân viên.

Nghe có vẻ như rất nhiều công việc, phải không? Và nó là. Nhưng đó thậm chí không phải là phần tồi tệ nhất. Hãy suy nghĩ về tất cả những rắc rối và lỗi tiềm ẩn có thể xảy ra.

• Nhân viên phải theo dõi tất cả các biên lai và nộp chúng đúng hạn.
• Các nhà quản lý phải xem xét và phê duyệt từng yêu cầu riêng lẻ, gây lãng phí thời gian quý báu đáng lẽ có thể được sử dụng ở nơi khác tốt hơn.
• Yêu cầu bồi thường giả mạo hoặc thổi phồng có thể lọt qua, gây ra tổn thất tài chính.
• Lỗi kế toán có thể xảy ra khi nhập dữ liệu thủ công, dẫn đến sự khác biệt trong hồ sơ tài chính.
• Sự chậm trễ trong quá trình xử lý có thể dẫn đến việc bồi hoàn trễ, khiến nhân viên không hài lòng.
• Nhóm kế toán phải trích xuất và phân loại dữ liệu cho các mục đích thuế, điều này có thể tốn thời gian và dễ mắc lỗi.
• Dữ liệu không chính xác có thể cản trở việc lập kế hoạch và lập ngân sách tài chính, dẫn đến các quyết định kinh doanh kém hiệu quả.

Với tất cả những rào cản này, không có gì ngạc nhiên khi nhiều doanh nghiệp đang áp dụng các giải pháp quản lý chi phí tự động. Những công cụ này hợp lý hóa toàn bộ quy trình, từ đệ trình đến phê duyệt đến hoàn trả. Chúng cũng có thể tích hợp với hệ thống kế toán của bạn, giúp việc theo dõi và phân loại chi phí trở nên dễ dàng hơn.

Tại sao bạn nên cân nhắc việc tự động hóa quy trình yêu cầu chi phí của mình?

Hãy tưởng tượng điều này: một nhân viên chụp biên lai và tải nó lên một nền tảng trực tuyến. Nó tự động trích xuất dữ liệu, phân loại chi phí và gửi yêu cầu. Sau đó, yêu cầu được tự động chuyển đến người quản lý phù hợp để phê duyệt, tiếp theo là bộ phận kế toán để xử lý. Nhân viên được hoàn trả và dữ liệu chi phí được tự động ghi lại và phân loại trong hệ thống kế toán.

Với một giải pháp tự động hóa như Yêu cầu chi phí Nanonets OCR, đây không phải là một kịch bản giả định mà là một thực tế. Bạn có thể loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công, giảm rủi ro sai sót và tăng tốc toàn bộ quy trình yêu cầu chi phí.

Có một số lý do tại sao bạn nên xem xét việc tự động hóa quy trình yêu cầu chi phí của mình:

1. Cải thiện tốc độ xử lý: Tự động hóa loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, tăng tốc thời gian phê duyệt và đảm bảo hoàn trả nhanh hơn. Nhóm của bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn thay vì sa lầy vào công việc giấy tờ.

2. Cắt giảm can thiệp thủ công: Vì các quy tắc và quy trình công việc được thiết lập ngay từ đầu nên người quản lý và nhóm kế toán không phải mất nhiều thời gian để xem xét và phê duyệt từng yêu cầu. Điều này làm giảm nguy cơ lỗi của con người và đảm bảo tính nhất quán trong quy trình.

3. Giảm độ chính xác: Dữ liệu không hợp lệ, mục trùng lặp và khiếu nại gian lận được gắn cờ tự động và có thể được xử lý ngay lập tức. Điều này đảm bảo rằng hồ sơ tài chính của bạn là chính xác, đáng tin cậy và tuân thủ.

4. Tăng cường khả năng hiển thị: Với tính năng tự động hóa, bạn sẽ có được khả năng hiển thị chi phí của mình theo thời gian thực. Bạn có thể theo dõi xu hướng chi tiêu, xác định các lĩnh vực chi tiêu cao và đưa ra quyết định sáng suốt để kiểm soát chi phí.

5. Đảm bảo tuân thủ: Các hệ thống tự động có thể được lập trình với các chính sách chi phí của công ty bạn và các quy định của IRS. Điều này đảm bảo tất cả các khiếu nại đều tuân thủ, giảm rủi ro kiểm toán và hình phạt.

6. Đơn giản hóa báo cáo: Các công cụ tự động tạo báo cáo chi tiết, giúp phân tích dữ liệu dễ dàng hơn và hiểu rõ hơn về mô hình chi tiêu của bạn. Điều này có thể giúp lập ngân sách và lập kế hoạch tài chính.

7. Nâng cao sự hài lòng của nhân viên: Nhân viên không muốn nộp hàng trăm báo cáo chi phí hoặc đợi hàng tuần để được hoàn trả. Với hệ thống tự động, họ có thể gửi chi phí dễ dàng và được hoàn trả nhanh chóng; không còn chạy theo phê duyệt hoặc lo lắng về việc mất biên lai.

8. Thân thiện với môi trường: Không còn sử dụng máy in và máy photocopy. Bằng cách chuyển sang kỹ thuật số, bạn đang giảm lượng khí thải carbon của mình và đóng góp nhiều hơn bền vững môi trường.

9. Có thể mở rộng: Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, chi phí của bạn cũng vậy. Không giống như xử lý thủ công, các hệ thống tự động có thể dễ dàng mở rộng quy mô để đáp ứng nhiều người dùng và giao dịch hơn, đảm bảo hoạt động trơn tru khi công ty của bạn mở rộng.

10. Tiết kiệm tiền: Chắc chắn, việc tự động hóa hệ thống của bạn phải trả giá, nhưng hãy xem xét điều này: Không còn chi phí cho giấy, mực in và những thứ lặt vặt khác. Không còn phải trả tiền cho hàng giờ dành cho việc nhập và xử lý dữ liệu thủ công tẻ nhạt. Ngoài ra, việc cải thiện độ chính xác và giảm các khiếu nại trùng lặp và gian lận có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều tiền hơn về lâu dài.

Cách tự động hóa quy trình yêu cầu chi phí của bạn

Doanh nghiệp của bạn có thể có những nhu cầu và yêu cầu riêng. Một doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ cần một công cụ OCR để thu thập dữ liệu biên nhận. Phần còn lại có thể được quản lý bằng bảng tính.

Mặt khác, một công ty cỡ trung bình có thể cần một giải pháp toàn diện hơn. Một giải pháp xử lý mọi thứ, từ thu thập dữ liệu đến quy trình phê duyệt đến tích hợp với phần mềm kế toán.

Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ các yêu cầu của mình trước khi nghĩ về tự động hóa.

Dưới đây là tóm tắt nhanh các bước bạn có thể làm theo để tự động hóa quy trình yêu cầu chi phí của mình:

1. Xác định nhu cầu của bạn

Xác định những gì bạn muốn đạt được với tự động hóa. Điều này có thể là thời gian xử lý nhanh hơn, giảm lỗi, tuân thủ tốt hơn hoặc tất cả những điều trên.

Ngoài ra, hãy xem xét các yếu tố như:

• Quy mô công ty của bạn
• Chính sách chi phí của bạn
• Khối lượng chi phí khiếu nại bạn xử lý
• Khả năng kỹ thuật của nhóm của bạn
• Ngân sách của bạn
• Rào cản trong quy trình làm việc hiện có

2. Đánh giá các giải pháp khả thi

Nghiên cứu thị trường cho các giải pháp quản lý chi phí có sẵn. Tìm kiếm các tính năng phù hợp với nhu cầu của bạn:

• OCR để thu thập và xử lý dữ liệu
• Phê duyệt dựa trên quy tắc để xử lý nhanh hơn
• Gắn cờ bất thường do AI cung cấp
• Các thuật toán tự học để phân loại chi phí
• Tích hợp với phần mềm kế toán của bạn
• Nộp chi phí khi đang di chuyển
• Quy trình công việc phê duyệt có thể tùy chỉnh
• Kiểm tra tuân thủ và cảnh báo
• Báo cáo và phân tích chi tiết

3. Chọn giải pháp quản lý chi phí và triển khai

Cân nhắc các yếu tố như tính thân thiện với người dùng, yêu cầu đào tạo, khả năng mở rộng, biện pháp bảo mật, chi phí và hỗ trợ khách hàng khi chọn giải pháp.

Thu hẹp các lựa chọn của bạn. Yêu cầu bản demo hoặc thời gian dùng thử. Điều này sẽ cung cấp cho bạn trải nghiệm thực tế với phần mềm và giúp bạn xác định xem nó có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không.

Khi đã tìm ra giải pháp phù hợp, bạn có thể triển khai giải pháp đó trong tổ chức của mình. Điều này có thể liên quan đến:

• Đào tạo nhân viên của bạn
• Xác định chi phí đủ điều kiện, người phê duyệt, giới hạn phê duyệt và quy trình làm việc
• Thiết lập các vai trò và hệ thống để tuân thủ các quy định và chính sách chi phí của bạn
• Tích hợp nó với các hệ thống hiện có của bạn (kế toán, bảng lương, nhân sự, v.v.)

4. Theo dõi và tối ưu hóa hiệu suất

Kiểm tra tính chính xác của việc thu thập dữ liệu, thời gian phê duyệt và thời gian hoàn trả. Tìm hiểu tần suất cần can thiệp thủ công và liệu hệ thống có gắn cờ chính xác các điểm bất thường hay không. Cập nhật các vai trò và quy tắc khi cần thiết.

Theo dõi phản hồi của người dùng. Nhân viên của bạn có thấy hệ thống dễ sử dụng không? Họ có thể gửi chi phí của mình và được hoàn trả nhanh chóng không? Bạn có thể sử dụng phản hồi của họ để cải thiện.

Ngoài ra, hãy theo dõi tác động của hệ thống đối với lợi nhuận của bạn. Bạn đang tiết kiệm thời gian và tiền bạc? Công cụ này có giúp bạn kiểm soát chi phí và giảm gian lận không?

Cách Nanonets có thể giúp tự động hóa quy trình yêu cầu chi phí của bạn

Xử lý yêu cầu bồi thường chi phí trở nên dễ dàng hơn rất nhiều với Ống nano. Bạn có thể tự động hóa toàn bộ quy trình yêu cầu chi phí, từ chụp hóa đơn đến phê duyệt chi phí và xử lý thanh toán.

Dưới đây là tổng quan nhanh về cách Nanonet có thể giúp:

1. Tự động thu thập dữ liệu: Nhân viên có thể tải lên hàng loạt biên lai của họ và có tất cả thông tin được trích xuất và phân loại tự động. Không phải lo lắng về lỗi định dạng hoặc nhập dữ liệu thủ công.

2. Quản lý chi phí tập trung: Tất cả yêu cầu chi phí được lưu trữ ở một nơi, giúp dễ dàng theo dõi, quản lý, thanh toán và kiểm toán. Bạn có thể dễ dàng xuất dữ liệu được phân tích cú pháp dưới dạng CSV hoặc Excel tập tin để phân tích thêm hoặc báo cáo.

3. Làm việc với mô hình thông minh: Mô hình xử lý khiếu nại chi phí của chúng tôi học hỏi từ các hành động của bạn theo thời gian. Điều này giúp cải thiện độ chính xác của việc trích xuất và phân loại dữ liệu, giúp quá trình này hiệu quả hơn theo thời gian.

4. Tùy chỉnh quy trình công việc: Bạn có thể thiết lập quy trình phê duyệt phù hợp với chính sách của công ty mình. Điều này đảm bảo tất cả các yêu cầu chi phí đều trải qua quá trình kiểm tra và cân đối cần thiết trước khi phê duyệt.

5. Tự động gắn cờ các điểm bất thường: Xác định các yêu cầu chi phí bất thường dựa trên dữ liệu lịch sử và gắn cờ chúng để xem xét. Điều này giúp ngăn chặn gian lận và duy trì việc tuân thủ các chính sách của công ty.

6. Tích hợp với các hệ thống hiện có: Tích hợp liền mạch với các công cụ như Google Drive, Zapier, Xero, Sage, Gmail, QuickBooks, v.v. Hãy quên đi việc di chuyển dữ liệu vô tận và tận hưởng quá trình chuyển đổi suôn sẻ.

7. Truy cập phân tích thời gian thực: Nhận thông tin chi tiết về mô hình chi tiêu của bạn, xác định xu hướng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Theo dõi yêu cầu chi phí của bạn trong thời gian thực và có hành động kịp thời khi cần thiết.

8. Đảm bảo tuân thủ: Với các cảnh báo và kiểm tra tuân thủ được tích hợp sẵn, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các khiếu nại về chi phí đều tuân thủ các chính sách và quy định của công ty bạn. Việc duy trì quá trình kiểm tra trở nên dễ dàng và bạn có thể tránh mọi vấn đề pháp lý tiềm ẩn.

Lời cuối

Kiểm soát chặt chẽ các yêu cầu chi phí là rất quan trọng đối với bất kỳ hoạt động kinh doanh phát đạt nào. Giữa sự hối hả và nhộn nhịp của tăng trưởng và mở rộng, thật quá dễ dàng để đánh mất các chi phí.

Giải pháp? Tự động xử lý yêu cầu chi phí. Bước đơn giản này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và rất nhiều vấn đề đau đầu trong thời gian ngắn.

Nó giảm các lỗi thủ công, đảm bảo tuân thủ và cung cấp một cái nhìn rõ ràng về chi tiêu của công ty bạn. Đây không chỉ là vấn đề kiểm soát chi phí — mà còn là việc đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh, sáng suốt.

Nanonets sẵn sàng trợ giúp bạn trên hành trình này, cung cấp giải pháp thông minh, đáng tin cậy, an toàn và hiệu quả để quản lý yêu cầu chi phí. Nền tảng của chúng tôi được thiết kế để thích ứng với nhu cầu kinh doanh của bạn, giúp quá trình chuyển đổi sang quản lý chi phí tự động trở nên suôn sẻ và không gây khó khăn.

Với Ống nano, bạn có thể tự động hóa mọi phần của quy trình hoàn trả chi phí:

• Kéo dữ liệu từ các tài liệu khác nhau như hóa đơn, biên lai, email hoặc trang web.
• Hợp lý hóa việc gắn thẻ chi phí
• Đơn giản hóa mã hóa sổ cái chung với tự động hóa quy trình làm việc
• Tự động hóa quy trình phê duyệt
• Tiết kiệm 90% thời gian của bạn bằng cách xử lý các tác vụ tẻ nhạt như nhập dữ liệu, khớp tài liệu và phân loại.
• Cắt giảm 80% chi phí của bạn về nhân viên và chi phí kế toán

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Ô tô / Xe điện, Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• ChartPrime. Nâng cao trò chơi giao dịch của bạn với ChartPrime. Truy cập Tại đây.
• BlockOffsets. Hiện đại hóa quyền sở hữu bù đắp môi trường. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/expense-claim-processing-automation/