Trên tất cả các lĩnh vực, các tổ chức đang liên tục xuất bản ngày càng nhiều nội dung trực tuyến. 

Điều này thậm chí còn trở nên nổi bật hơn sau đại dịch, khi cộng đồng toàn cầu chuyển sang trực tuyến để vượt qua những hạn chế về thể chất do khóa máy đặt ra cho họ.

Các trang web được sử dụng để bán sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng, xuất bản và chia sẻ các tài liệu tiếp thị và bán hàng, và – từ các doanh nghiệp nhỏ đến chính quyền tiểu bang – như một kênh liên lạc chính với các thành viên của công chúng.

Sự gia tăng của nội dung kỹ thuật số đặt ra một loạt thách thức mới. Ví dụ, các công ty tài chính phải thực hiện một loạt nghĩa vụ tuân thủ để sử dụng các kênh kỹ thuật số (bao gồm cả trang web) để quảng cáo cho khách hàng. Ở những nơi khác, các tổ chức có thể cần lưu giữ hồ sơ về nội dung trang web của họ cho mục đích giải quyết tranh chấp và những tổ chức khác có thể muốn lưu giữ các trang web chỉ vì ý nghĩa văn hóa hoặc lịch sử của chúng, như một vấn đề về hồ sơ công khai hoặc như một điểm tham chiếu cho các chiến dịch tiếp thị trong tương lai .

Lưu trữ trang web là cách duy nhất để lưu giữ nội dung trang web ở dạng cho phép truy cập lại trang web tại một thời điểm cụ thể. Đó là phương tiện duy nhất để tạo và duy trì một phiên bản nội dung trang web độc lập, có dấu thời gian, xác thực và có thể kiểm chứng được. Vì các kho lưu trữ độc lập nên chúng hoàn toàn tách biệt với kiến ​​trúc trang web ban đầu và sẽ chỉ bao gồm các phần tử tồn tại tại thời điểm lưu trữ, tạo ra một sự lặp lại gần với dạng ban đầu nhất có thể.

Có nhiều lý do mà một tổ chức nên lưu trữ trang web của mình, nhưng trong mọi trường hợp, họ phải đảm bảo rằng kho lưu trữ của họ hoàn chỉnh, an toàn và được chấp nhận về mặt pháp lý. 

Trong hướng dẫn này, chúng tôi xem xét một số thách thức cụ thể xung quanh việc lưu trữ trang web trong ba lĩnh vực khác nhau – dịch vụ tài chính, khu vực công và thương hiệu.

Aukcje internetowe dla Twojej strony!

Vai trò của Lưu trữ Trang web

Lưu trữ trang web cho phép các công ty trong lĩnh vực tài chính, công cộng và bán lẻ lưu trữ các bản ghi bất biến về các trang web của họ. Điều này giúp đảm bảo những điều sau:

KHAI THÁC. Tuân thủ 

Các công ty và doanh nghiệp được quản lý trên toàn thế giới phải ghi lại và lưu giữ tất cả các thông tin liên lạc điện tử theo các quy tắc MiFID II (EU), FCA (Anh), SEC (Mỹ), ASIC (AU) và FINRA (Mỹ). Ví dụ, MiFID II tuyên bố rằng thông tin liên lạc điện tử được ghi lại phải là:

• Hoàn thành – Một tổ chức phải nhận thức được tất cả các loại thông tin liên lạc điện tử được sử dụng và bởi ai. Ngoài ra, họ phải có một hệ thống và các quy trình được thiết kế để nắm bắt và lưu giữ tất cả các bản ghi của những thông tin liên lạc đó.

• Chính xác – Một tổ chức phải hoàn toàn tin tưởng vào nội dung và siêu dữ liệu của thông tin liên lạc điện tử được ghi lại có thể chứng minh ngày và giờ chính xác mà bất kỳ điều gì đã diễn ra.

• Chất lượng cao – Một tổ chức cần có khả năng sao chép các bản ghi thông tin liên lạc điện tử càng gần với “dạng gốc” của chúng càng tốt. 

Dây xích đang thắt chặt trên toàn cầu. Kể từ tháng 2022 năm XNUMX,
Quy tắc tiếp thị của SEC đã mở rộng định nghĩa về những gì cấu thành một 'quảng cáo' để bao gồm nội dung trang web, hiện phải được chụp và lưu trữ toàn bộ. Trong khi đó, Ủy ban Chứng khoán và Đầu tư Úc (ASIC) đã bắt đầu yêu cầu hồ sơ về các lời hứa giá trên trang web lịch sử từ các công ty bảo hiểm và

quản lý tiền phạt cho những người không thể cung cấp cho họ.

‍2. chấp nhận pháp lý

Các công ty có thể được yêu cầu cung cấp bằng chứng xác thực về dữ liệu điện tử khi ra tòa. Hồ sơ phải chứng minh rằng dữ liệu đã được lưu trữ ở định dạng không thể thay đổi và thời điểm lưu trữ. Những yêu cầu này được đề cập trong các quy tắc và quy định sau:

• Quy tắc chứng cứ liên bang (quy tắc 901) - yêu cầu xác thực hoặc xác định một mục bằng chứng. 

• Quy tắc Thực hành về Trọng lượng Bằng chứng và Khả năng Chấp nhận Pháp lý của Thông tin Điện tử (BS 10008:2014) – đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của thông tin điện tử. 

• Quy tắc SEC 17a-4 – yêu cầu các công ty lưu trữ thông tin liên lạc kinh doanh điện tử ở định dạng không thể ghi lại và không thể xóa (WORM).

• Yêu cầu khám phá điện tử – lưu trữ dữ liệu trang web cho mục đích giải quyết tranh chấp và khám phá điện tử có thể giúp đảm bảo rằng các bản ghi là không thể bác bỏ và là bản tái tạo chân thực của nội dung tại thời điểm đó.

3. Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và tài sản thương hiệu

Các thương hiệu có động cơ rõ ràng để lưu giữ hồ sơ dài hạn về hoạt động của họ để cung cấp thông tin cho các chiến dịch trong tương lai. Tuy nhiên, khi có nhiều hoạt động kinh doanh diễn ra trực tuyến, họ sẽ liên tục tạo và xuất bản một lượng lớn nội dung kỹ thuật số với tốc độ khó theo dõi. Việc lưu trữ trang web có thể được thực hiện thường xuyên và với bộ nhớ đám mây không giới hạn cũng như khả năng lưu trữ các tập dữ liệu lớn, nó có thể đảm bảo rằng không có giá trị nào bị mất.

4. Lưu giữ hồ sơ có ý nghĩa văn hóa, lịch sử

Các tổ chức thuộc khu vực công và các nhà lưu trữ có thể yêu cầu bảo quản nội dung trang web quan trọng về mặt văn hóa để truy cập nhanh dữ liệu hồ sơ công cộng lịch sử. Lưu trữ trang web là giải pháp lý tưởng để lưu trữ lượng lớn dữ liệu này và lưu trữ ở định dạng tệp WORM không thể thay đổi.

Ai được lợi từ việc lưu trữ trang web?

Dịch vụ tài chính

Ngành dịch vụ tài chính đang chịu áp lực liên tục trong việc áp dụng các kênh trực tuyến mới nếu họ muốn theo kịp bối cảnh kỹ thuật số đang phát triển. Tuy nhiên, khi làm như vậy, việc sử dụng các kênh này của họ cần phải được cân bằng với quy định tuân thủ nghiêm ngặt từ các cơ quan như SEC, ASIC, FINRA, v.v.

Bất kỳ giải pháp nào cũng phải có khả năng chứng minh việc tuân thủ các quy định đó cũng như mọi yêu cầu về chủ quyền dữ liệu và GDPR tiềm năng.

Khu vực công 

Nhiều kho lưu trữ quốc gia, thư viện, chính phủ và trường đại học hiện lưu trữ dữ liệu trang web để bảo tồn tất cả các hồ sơ có ý nghĩa văn hóa và lịch sử. Điều này chủ yếu được thúc đẩy bởi pháp luật như
Đạo luật Hồ sơ Công cộng Vương quốc Anh năm 1958 và, gần đây hơn,
Đạo luật Tự do Thông tin 2000.

Khi khu vực công thực hiện nhiều hoạt động trực tuyến hơn, các tổ chức đang tìm cách phát triển các điều khoản lưu trữ trang web của họ để tận dụng các công nghệ mới như:

• Đám mây – Để cho phép lưu trữ hiệu quả và linh hoạt các tập dữ liệu lớn. 

• Lập chỉ mục và tìm kiếm – Để làm cho dữ liệu trở nên hữu ích cho các nhà nghiên cứu, công chức, sinh viên và các thành viên của công chúng (bao gồm cả các cổng công khai như
  Lưu trữ Quốc gia Vương quốc Anh). 

• Bản cập nhật từ định dạng tệp ARC truyền thống sang tiêu chuẩn ISO
  Định dạng tệp WARC, có thể giúp lưu trữ các tài liệu kỹ thuật số hoặc số hóa. 

Thương hiệu 

Các thương hiệu FMCG đang tạo ra ngày càng nhiều nội dung trực tuyến bên cạnh tài sản thương hiệu truyền thống. Nội dung này có thể dễ dàng bị thay đổi, bị hỏng hoặc bị mất nếu không có kế hoạch và tầm nhìn xa. 

Lưu giữ hồ sơ về hoạt động thương hiệu trực tuyến và thông tin liên lạc của khách hàng có thể giúp…

• Thông báo định hướng thương hiệu trong tương lai (thông qua giám sát hiệu suất)

• Truyền cảm hứng cho các chiến dịch trong tương lai

• Đảm bảo hồ sơ được chấp nhận về mặt pháp lý của tất cả các thông tin liên lạc được lưu giữ, cho các trường hợp giải quyết tranh chấp. 

Làm thế nào để bạn lưu trữ một trang web?

Khi thực sự lưu trữ nội dung trang web của bạn, có một số cách để làm như vậy. Các công cụ trực tuyến miễn phí như Wayback Machine là các tùy chọn, nhưng yêu cầu người dùng lưu từng trang theo cách thủ công. Điều này đơn giản là không khả thi đối với phần lớn các công ty với tần suất bắt giữ phải diễn ra để đáp ứng các cơ quan quản lý; cụ thể là mỗi khi một thay đổi được thực hiện.

Mặc dù một số doanh nghiệp dựa vào bản sao lưu của Hệ thống quản lý nội dung (CMS) cho mục đích lưu giữ hồ sơ, nhưng có một số khác biệt lớn giữa bản sao lưu và bản lưu trữ.

• Chữ ký số và siêu dữ liệu: Quan trọng nhất, dữ liệu được lấy từ bản sao lưu CMS sẽ không có chữ ký số và do đó sẽ không thể xác thực hoặc được chấp nhận trước tòa. Hơn nữa, các bản sao lưu CMS không cho phép các nhóm pháp lý dễ dàng xuất bản ghi với tất cả siêu dữ liệu quan trọng của nó.

• Tìm kiếm toàn văn bản: Các bản sao lưu CMS sẽ không cung cấp tính năng tìm kiếm toàn văn bản. Kiểm toán viên có thể yêu cầu thông tin khẩn cấp và được thông báo ngay lập tức – khi thu thập trang web của bạn theo cách thủ công, hàng loạt dữ liệu được thu thập có thể gây khó khăn cho việc xác định vị trí dữ liệu cụ thể một cách nhanh chóng.

• Lưu trữ dữ liệu tuân thủ: Đối với các ngành được quản lý có quy tắc lưu trữ hồ sơ cụ thể (chẳng hạn như khu vực công và dịch vụ tài chính), bản sao lưu CMS không đáp ứng yêu cầu.

Ngoài ra, dịch vụ lưu trữ trang web tự động cho phép doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ đầy đủ về nội dung trang web của họ, đồng thời giảm bớt gánh nặng thủ công và đảm bảo khả năng chấp nhận về mặt pháp lý.

Cân tùy chọn của bạn

Khi bối cảnh kỹ thuật số trở nên mở rộng hơn, mức độ quy định cũng theo đó mà thay đổi. Các tổ chức như SEC và ASIC gần đây đã thực hiện những thay đổi quan trọng để phản ánh sự phụ thuộc ngày càng tăng của chúng ta vào các nền tảng trực tuyến và thông tin có giá trị có thể bị mất dễ dàng như thế nào, với số lượng lớn thông tin mà chúng ta gặp phải hàng ngày.

Lưu trữ trang web đáp ứng rất nhiều chức năng cho rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau, đến mức nó đã trở thành một yêu cầu cơ bản đối với tỷ lệ ngày càng tăng của các doanh nghiệp hiện đại. Cho dù đáp ứng các cơ quan quản lý, duy trì sự tích lũy đầu ra kỹ thuật số của thương hiệu của bạn hay lưu giữ thông tin có ý nghĩa văn hóa và lịch sử, nó áp dụng cho các ngành từ khu vực công đến dịch vụ tài chính, thương hiệu bán lẻ và nhiều ngành ở giữa.

Khi nhu cầu lưu trữ tăng lên, một số tính năng nhất định đã trở nên không thể thiếu, hầu như luôn được cung cấp bởi các nhà cung cấp tuân thủ bên thứ ba. Chụp trang web tự động cho phép các công ty thu thập dữ liệu toàn bộ trang web của họ theo định kỳ, định kỳ trước và chụp một phiên bản chính xác của trang web như nó tồn tại tại thời điểm đó, mỗi lần. Tìm kiếm toàn văn tiếp tục giảm gánh nặng thủ công xuống mức có thể quản lý được, nếu một trang cụ thể được yêu cầu cho mục đích kiện tụng. Trong khi đó, nếu dữ liệu này không được lưu trữ ở định dạng được chấp nhận về mặt pháp lý, thì toàn bộ quy trình là vô giá trị, ít nhất là từ góc độ tuân thủ. 

Trước khi bắt đầu quá trình lưu trữ, điều quan trọng là phải hiểu mục tiêu đằng sau nó và liệu nhóm của bạn có công cụ để tự xử lý hay không. Chỉ sau đó, bạn mới bắt đầu tìm ra cách tiếp cận chính xác để thực hiện từ góc độ tài nguyên và ai được trang bị để giúp bạn đạt được những mục tiêu đó. Và nếu mục tiêu của bạn là nghĩa vụ pháp lý, bạn nên thận trọng khi phạm sai lầm.

môi trường pháp lý ngày càng tàn bạo.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến ​​thức. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://www.finextra.com/blogposting/23577/a-guide-to-website-archiving-2023?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs