Những ngày của tủ hồ sơ nhồi nhét và hộp ngân hàng chứa đầy giấy tờ lỏng lẻo đã ở phía sau chúng ta. Theo nhiều cách, chúng ta thậm chí đã qua thời kỳ tập trung thông tin công ty vào một loạt sổ làm việc Excel và tệp PDF được chia sẻ bằng giao thức truyền tệp. 

Nhưng ngày nay có rất nhiều thách thức về quản lý tài liệu, bất kể chúng ta đã tiến xa đến đâu. Hiện tại, chúng tôi đang phải đối mặt với những lo ngại về bảo mật, đồng bộ hóa việc quản lý tài liệu giữa các nhóm phân tán và nhân viên từ xa, đồng thời cố gắng cộng tác hiệu quả trên các tài liệu riêng lẻ mà không xen vào nhau hoặc xóa bỏ hàng giờ làm việc. Tất cả những yếu tố này kết hợp lại khiến cho việc quản lý tài liệu ở cấp doanh nghiệp trở thành một vấn đề khó giải quyết. 

Nhưng có một loạt nền tảng mới nổi cung cấp một bộ công cụ kỹ thuật số được thiết kế để giảm bớt vấn đề đau đầu đó. Họ được gọi chung Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS).

EDMS là gì? 

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, viết tắt là EDMS, mô tả một hệ sinh thái toàn diện giúp tổng hợp, đối chiếu, lưu trữ, quản lý và truy cập dữ liệu và tài liệu trên toàn công ty. So với các giải pháp nội bộ thích hợp, như lưu trữ tài liệu của HR được tối ưu hóa cho HIPAA hoặc phần mềm lưu trữ và quản lý thuế của kế toán, EDMS phục vụ toàn bộ chuỗi dọc và hệ thống phân cấp của công ty, cung cấp quyền truy cập giữa các ban giám đốc, bộ phận và nhóm.

Trước khi xem xét kỹ hơn về EDMS, chúng ta hãy loại bỏ một quan niệm sai lầm phổ biến. Ý nghĩa cơ bản của EDMS có phần gây nhầm lẫn vì bạn có thể dễ dàng áp dụng nhãn “hệ thống quản lý tài liệu dùng chung, toàn doanh nghiệp” cho các công cụ như Google Drive/Docs, Notion và các giải pháp thương mại sẵn có (COTS) tương tự. Và mặc dù chúng hoạt động tốt cho các trường hợp cụ thể, nhưng COTS trong các danh mục này có hai nhược điểm lớn so với EDMS:

EDMS là giải pháp quy mô

 Có, Notion hoặc Google Drive có thể hoạt động hiệu quả cho nhóm 10 người của bạn. Nhưng còn khi bạn mở rộng quy mô lên 100 thì sao? 1,000? Nếu bạn mong muốn mở rộng, tốt hơn hết bạn nên bắt đầu với nhiều công suất quản lý tài liệu hơn mức bạn có thể cần ngay hôm nay vì việc quản lý tài liệu sẽ đơn giản hơn. trở thành EDMS thay vì chuyển từ công cụ COTS, bạn phát triển từ. 

EDMS cung cấp bảo mật

Các giải pháp COTS có xu hướng an toàn. Rốt cuộc, không ai cáo buộc Google là đặc biệt dễ bị hack. Nhưng với dữ liệu cá nhân như thông tin nhân viên hoặc dữ liệu độc quyền của công ty, bạn muốn (và trong một số trường hợp là bắt buộc về mặt pháp lý) có một bộ máy bảo mật mạnh mẽ hơn, đã được thử nghiệm và chứng minh mà EDMS cung cấp. Các giải pháp bảo mật nghiêm ngặt nhất mà EDMS cung cấp bao gồm phần cứng cục bộ và lưu trữ ngoài mạng, nhưng ngay cả các giải pháp dựa trên đám mây cũng cung cấp các yêu cầu bảo mật theo quy định hoặc dành riêng cho công ty mà hầu hết COTS không thể thực hiện được. 

EDMS cung cấp những tính năng gì?

 EDMS, về bản chất, là các khuôn khổ riêng biệt và có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu quản lý tài liệu cụ thể của bạn. Việc tùy chỉnh này có nghĩa là việc biết ý nghĩa cơ bản của EDMS chỉ là bước đầu tiên để hiểu được toàn bộ các cơ hội mà EDMS mang lại.

Tuy nhiên, các khung do EDMS cung cấp có xu hướng tập trung xung quanh một số tính năng cụ thể được yêu cầu thực sự để được coi là EDMS chất lượng. Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống quản lý tài liệu điện tử hoặc muốn đánh giá xem nền tảng hiện tại của bạn có đáp ứng được yêu cầu hay không, thì những cân nhắc về EDMS của bạn bao gồm:

1. Bảo mật mạnh mẽ trong nội bộ – như quyền của người dùng để quản lý ai truy cập nội dung – và bên ngoài để bảo vệ dữ liệu và tài liệu khỏi sự xâm nhập của bên thứ ba. Điều này sẽ bao gồm nhật ký theo dõi hoạt động, lịch sử sử dụng và khả năng “khôi phục” các thay đổi từ bản sao lưu thủ công hoặc tự động.
2. Nền tảng được tích hợp dễ dàng như thế nào trong bối cảnh công nghệ hiện tại của bạn, tức là EDMS sẽ đồng bộ hóa với các công cụ tự động hóa khoản phải trả, hệ thống lập hóa đơn, giới thiệu nhà cung cấpvà cổng thông tin nhà cung cấpvà mọi nền tảng hoặc công cụ hàng ngày khác mà công ty bạn sử dụng.
3. Các chức năng tìm kiếm toàn diện và dễ sử dụng – việc tập trung tài liệu của bạn vào một kho lưu trữ sẽ không có tác dụng nhiều nếu bạn không thể dễ dàng tìm thấy thông tin hoặc tệp cụ thể. Điều này bao gồm các tính năng tổ chức hiệu quả như siêu dữ liệu, gắn thẻ, phân loại và các tùy chọn thư mục thông thường.
4. Hệ thống quản lý tài liệu và vòng đời cũng như các công cụ đánh giá để đảm bảo bạn không lưu trữ các tệp ở trạng thái, lỗi thời và không được sử dụng. Điều này cũng giúp cung cấp chức năng bắt buộc phải xem xét lặp đi lặp lại các tài liệu đã được tiêu chuẩn hóa như sổ tay nhân viên và quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), cuối cùng là cải thiện quy trình hoạt động của bạn.
5. Chia sẻ tệp, nội bộ và bên ngoài (với các giao thức bảo mật và quyền được nhúng trong cả hai).
6. Các công cụ cộng tác cho phép cùng chỉnh sửa và trình bày – rất quan trọng trong môi trường làm việc “từ xa” ngày nay nhưng cũng không kém phần bắt buộc đối với các nhóm phân tán.
7. Khả năng tùy biến và khả năng mở rộng. Bạn sẽ có thể điều chỉnh EDMS theo nhu cầu của mình và nền tảng sẽ thích ứng với yêu cầu tổ chức của bạn khi bạn phát triển.
8. nhiều chụp tài liệu các tùy chọn, bao gồm tài liệu vật lý được quét tận dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), nhập kỹ thuật số và các tùy chọn gửi email/tin nhắn kỹ thuật số.
9. Các rào cản về tuân thủ và quy định – nếu ngành hoặc khu vực của bạn phải tuân theo các thông số cụ thể như HIPAA, GDPR và các sáng kiến ​​tương tự, EDMS của bạn phải đưa ra các lựa chọn phù hợp. 

Tại sao nên sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử?

Nếu một hoặc nhiều lợi ích và tính năng chính của EDMS không đủ sức thuyết phục bạn, hãy bối cảnh hóa cách triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử sẽ cải thiện hiệu quả văn phòng của bạn. Hãy cùng tìm hiểu một số biến số chính về một hoạt động kinh doanh lý thuyết:

Công việc kinh doanh, tư vấn công nghệ thích hợp, bắt đầu với tư cách là một vài người bạn nhưng đã phát triển nhanh hơn những gì họ có thể mơ ước. Ngày nay, họ có các nhóm trên phạm vi quốc tế, với một số phân khúc ở Châu Âu tuân theo GDPR, nhưng hầu hết doanh nghiệp đều tập trung ở Bắc Mỹ. Công ty hoạt động theo mô hình ưu tiên từ xa và các trưởng nhóm có xu hướng sử dụng nền tảng quản lý dự án và tài liệu mà họ lựa chọn. Do đó, việc đồng bộ hóa các cuộc họp ảo trên XNUMX nền tảng lịch và video khác nhau là điều khó khăn, chưa nói đến việc chia sẻ kết quả dự án hoặc tiếp nhận nhân viên mới – việc mất dữ liệu do di chuyển tài liệu Microsoft Office sang Google Docs và ngược lại là chuyện thường xuyên đến mức trở thành một trò đùa. 

Mặc dù các ví dụ EDMS này kết hợp nhiều yếu tố để tạo ra hiệu ứng ấn tượng nhưng các chủ đề cơ bản không phải là hiếm. Trong trường hợp này, những nỗ lực đồng bộ hóa và nỗ lực ngày càng tăng của công ty có thể khắc phục được nếu họ triển khai EDMS. 

1. EDMS giúp duy trì bảo mật dữ liệu và tuân thủ các nhiệm vụ cụ thể theo khu vực.
2. EDMS giúp các thành viên trong nhóm lên và xuống các tệp dự án truy cập theo thứ bậc, tài liệu giới thiệu, v.v. mà không gặp rắc rối hoặc rủi ro khi hoán đổi tệp nhiều lần. Thông thường, bạn thậm chí không thể di chuyển tệp PowerPoint sang Google Trang trình bày mà không bị mất định dạng đáng kể – liệu có đáng mạo hiểm để mất thứ gì đó có tác động lớn hơn nhiều do liên tục chuyển đổi tập tin?
3. Có thể an toàn khi cho rằng, ngoài nền tảng được lựa chọn, các nhóm tư vấn khác nhau còn lưu trữ hoặc lưu trữ tệp trong đám mây cá nhân, ổ USB và nhiều ổ đĩa dùng chung. Nếu thứ gì đó bị thất lạc hoặc một thành viên trong nhóm đột ngột bỏ việc, công ty có nguy cơ mất hàng tấn tài liệu và dữ liệu lịch sử do giữ cho hệ thống của mình luôn được phân cấp.       
4. Việc cộng tác chỉnh sửa rất đơn giản với EDMS và các thành viên trong nhóm sẽ không phải sử dụng nhiều quyền trên các nền tảng. Thay vào đó, cơ quan phê duyệt EDMS quản lý ai có thể chỉnh sửa gì chỉ trong một lần mà không phải xử lý “lời mời chỉnh sửa” vào phút cuối hoặc những hành vi lãng phí thời gian tương tự.   

Các ví dụ EDMS khác bao gồm việc chuyển từ hệ thống lưu trữ và lưu trữ cũ sang mô hình hoàn toàn kỹ thuật số. Trường hợp này đang trở nên đặc biệt phổ biến khi các công ty xác định rủi ro liên quan đến việc duy trì tài liệu vật lý lâu dài hoặc thực hiện các sáng kiến ​​cắt giảm chi phí để tiết kiệm phí lưu trữ và lưu trữ.

Lợi ích của việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Chúng tôi đã xem xét một số lợi ích và tính năng chi tiết của EDMS chất lượng, nhưng những cải tiến tổng thể còn nổi bật hơn. Bằng cách tận dụng EDMS chất lượng, tổ chức của bạn có thể: 

1. Cải thiện sự hợp tác của các bên liên quan: Cho dù họ là nhân viên, dịch vụ chuyên nghiệp bên thứ ba, khách hàng hay nhà cung cấp thì cơ sở dữ liệu tập trung được xây dựng trên nền tảng EDMS hiệu quả sẽ tách dữ liệu và tài liệu của bạn khỏi các trung tâm lưu trữ rời rạc và thiếu tổ chức. Đồng thời, nó ngăn chặn tình trạng tắt bếp và giúp phát triển sự hiểu biết chung, được chia sẻ cho tất cả người dùng.
2. Bảo mật và tuân thủ: Các công cụ EDMS cung cấp khả năng bảo mật để bảo vệ tài sản quý giá nhất của bạn: dữ liệu. Khi chúng ta phải đối mặt với các mối đe dọa ngày càng tăng về việc hack và ransomware đang giữ thông tin nhạy cảm của bạn làm con tin, tính bảo mật mạch lạc là điều tối quan trọng. Việc yêu cầu nhân viên lưu giữ dữ liệu và tài liệu trên nhiều nền tảng khác nhau với các biện pháp bảo mật đa dạng như nhau sẽ làm tăng rủi ro cho bạn. Đồng thời, các yêu cầu pháp lý ngày càng tăng liên quan đến lưu trữ dữ liệu và thông tin cá nhân khiến bạn không thể tuân thủ nếu bạn không có chiến lược quản lý tài liệu mạch lạc.
3. Đồng bộ hóa giữa các công ty: Nếu bạn đã xây dựng một hệ sinh thái công nghệ bao gồm công cụ tự động hóa tài chính, Các chương trình quản lý nhân sự, cổng thông tin nhà cung cấp và các cấu trúc tương tự thì EDMS là bước hợp lý tiếp theo để giúp gắn kết từng hệ thống khác nhau lại với nhau. Nếu bạn chưa mở rộng phạm vi công nghệ của mình, việc triển khai EDMS đóng vai trò là nền tảng chiến lược khi đưa doanh nghiệp của bạn bước vào thời đại kỹ thuật số.  
4. Hiệu quả và quản lý dữ liệu: Về cốt lõi, EDMS chất lượng giúp nhóm của bạn hoạt động tốt hơn bằng cách tăng hiệu quả. EDMS giảm thiểu các hoạt động lãng phí thời gian như di chuyển tệp, quản lý quyền và các rào cản tương tự khi sử dụng nhiều nền tảng. Đồng thời, EDMS giúp phát triển các biện pháp kiểm soát nội bộ để quản lý quyền truy cập và theo dõi các thay đổi, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu khi bạn mở rộng quy mô. Tương tự như vậy, việc tập trung hóa tài liệu giúp cải thiện các nguồn cung cấp phân tích dữ liệu, giúp khai thác những hiểu biết có giá trị khi tận dụng nền tảng kinh doanh thông minh. 

Các phương pháp hay nhất về EDMS

Mặc dù bạn muốn tinh chỉnh, điều chỉnh và tùy chỉnh EDMS của mình nhưng một số phương pháp hay nhất sẽ đóng vai trò là kim chỉ nam giúp bạn đi đúng hướng và tối đa hóa lợi ích EDMS:

1. Đảm bảo bạn đang quản lý các quyền và công cụ kiểm soát phiên bản: Khi tập trung tài liệu, bạn có nguy cơ bị truy cập hoặc rò rỉ trái phép nếu không quản lý tốt các quyền của nhóm mình. Điều này đúng gấp đôi nếu các dịch vụ hoặc nhà cung cấp của bên thứ ba có quyền truy cập vào hệ thống. Việc phát triển SOP về quyền giúp duy trì những quyền đó cần biết biết đồng thời bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi những con mắt tò mò. Đồng thời, việc đảm bảo bạn có quy trình sao lưu lặp lại và khả năng theo dõi các thay đổi sẽ giúp duy trì chất lượng tài liệu và ngăn ngừa ghi đè hoặc tai nạn.
2. Đảm bảo EDMS có thể mở rộng quy mô theo bạn: Sẽ chẳng ích gì nếu dồn toàn lực vào một EDMS chỉ phục vụ tổ chức của bạn ở trạng thái hiện tại. Bạn sẽ cần đảm bảo EDMS của mình cung cấp những lợi ích và tính năng mà bạn sẽ cần khi bước vào giai đoạn phát triển tiếp theo - ngay cả khi bạn không tối đa hóa việc sử dụng chúng ngay hôm nay, việc có quyền truy cập và hiểu rõ những tính năng này ngay hôm nay sẽ giúp bạn thành công Ngày mai.
3. Đảm bảo EDMS tích hợp trong hệ sinh thái của bạn: Ngoài khả năng mở rộng, tích hợp là chìa khóa khi triển khai EDMS. Bạn sẽ không đạt được hiệu quả tối đa nếu vẫn bị buộc phải quét, tải lên hoặc di chuyển hóa đơn hoặc biên lai vào EDMS. Hãy nhớ rằng EDMS của bạn cần phải hoạt động cho bạn – nếu bạn đang điều chỉnh quy trình làm việc tài liệu để đáp ứng quy trình EDMS nặng nề, thì bạn cần đánh giá lại chiến lược của mình.
4. Tận dụng các công cụ gắn thẻ và tổ chức: Khi bạn di chuyển tài liệu của mình sang EDMS, bạn sẽ tạo một cơ sở dữ liệu tập trung bao gồm toàn bộ công ty của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn không thể dễ dàng tìm thấy, tìm kiếm và truy cập thông tin đó thì bạn sẽ không được hưởng lợi từ hiệu quả tiềm năng. Bạn sẽ cần phát triển một SOP quản lý kiến ​​thức để nắm bắt tốt nhất những lợi thế này, bao gồm các quy ước đặt tên tệp, phân cấp thư mục và hướng dẫn lồng ghép cũng như các kế hoạch đào tạo toàn diện để đảm bảo mọi người đều tuân thủ. 

Kết luận

Khi nỗ lực thu thập dữ liệu của chúng tôi tăng lên, nhu cầu quản lý tài liệu điện tử của chúng tôi cũng tăng theo. Tuân thủ các quy định ngày càng phát triển và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm là một nhiệm vụ to lớn và sẽ khó khăn hơn nếu bạn không có chiến lược toàn diện. Đồng thời, tất cả dữ liệu trên thế giới đều vô dụng nếu bạn không thể nhanh chóng truy cập và tận dụng nó để cải thiện quy trình làm việc tài liệu. EDMS bù đắp những rủi ro này đồng thời mang lại nhiều lợi ích để cải thiện và hợp lý hóa hiệu quả tổ chức của bạn, cuối cùng là tiết kiệm thời gian và cho phép nhóm của bạn tập trung vào những gì quan trọng: mang lại kết quả tốt nhất có thể trong khi phát triển doanh nghiệp.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/