Quản lý chi phí thường được chứng minh là một nhiệm vụ khó khăn đối với nhiều tổ chức. Hệ thống quản lý chi phí truyền thống thường gặp nhiều thách thức: nhập dữ liệu thủ công tốn thời gian và dễ mắc lỗi; các khiếu nại gian lận có thể lọt qua kẽ hở; và việc đảm bảo tuân thủ các chính sách của công ty cũng như luật thuế có thể giống như việc điều hướng một bãi mìn. Những sự kém hiệu quả này không chỉ làm cạn kiệt các nguồn lực quý giá mà còn chuyển hướng tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi, kìm hãm sự tăng trưởng và đổi mới.

Trí tuệ nhân tạo (AI) ngày nay đã trở thành một sức mạnh biến đổi trong lĩnh vực quản lý chi phí. Công nghệ AI cung cấp các giải pháp đầy hứa hẹn cho những vấn đề lâu đời này, tự động hóa các nhiệm vụ nhàm chán, nâng cao độ chính xác và hợp lý hóa các quy trình.

Các trường hợp sử dụng AI trong quản lý chi phí

Về cốt lõi, Trí tuệ nhân tạo (AI) là sự mô phỏng trí thông minh của con người trong những cỗ máy được lập trình để suy nghĩ giống con người và bắt chước hành động của họ. Các giải pháp AI sau đây có liên quan trong bối cảnh quản lý chi phí –

Tự động hóa quy trình quản lý chi phí

1. Xử lý hóa đơn và biên nhận: Thuật toán AI có thể tự động trích xuất dữ liệu từ biên lai, hóa đơn, giảm việc nhập dữ liệu thủ công. Khả năng này hợp lý hóa quy trình báo cáo chi phí và hoàn trả, giảm thiểu sai sót và gian lận.

2. Phân loại chi phí và mã hóa GL: AI nâng cao hiệu quả bằng cách tự động phân loại chi phí và gán chúng vào mã Sổ cái chung (GL) chính xác. Nó làm giảm nỗ lực thủ công, tăng độ chính xác và đảm bảo tính nhất quán trong báo cáo tài chính.

3. Quy trình phê duyệt tự động: AI có thể thực thi các chính sách của công ty bằng cách tự động phân loại chi phí và định tuyến chúng thông qua quy trình phê duyệt phù hợp. Điều này đảm bảo rằng các chi phí được xem xét và phê duyệt nhanh hơn, đồng thời tuân thủ nhất quán các chính sách.

4. Tích hợp với hệ thống tài chính: AI có thể tích hợp liền mạch hệ thống quản lý chi phí với các phần mềm tài chính khác, chẳng hạn như hệ thống kế toán hoặc giải pháp ERP. Sự tích hợp này tạo điều kiện cho việc phân tích tài chính theo thời gian thực và giúp duy trì hồ sơ tài chính chính xác.

5. Phát hiện và ngăn chặn gian lận: Bằng cách phân tích các mô hình và điểm bất thường trong báo cáo chi phí, AI có thể xác định các hành vi gian lận hoặc vi phạm chính sách tiềm ẩn. Cách tiếp cận chủ động này giúp các tổ chức giảm thiểu rủi ro và thực thi tuân thủ hiệu quả hơn.

Tận dụng AI sáng tạo

6. Chatbots cho các truy vấn chi phí: Các chatbot được hỗ trợ bởi AI có thể hỗ trợ ngay lập tức cho nhân viên khi có thắc mắc về chính sách chi phí, quy trình gửi hoặc trạng thái hoàn trả. Điều này cải thiện trải nghiệm người dùng và giảm khối lượng công việc cho các nhóm tài chính.

7. Phân loại sẵn có: Tận dụng GenAI để tự động phân loại các giao dịch tài chính thành các danh mục được xác định trước mà không cần đào tạo chuyên sâu, tùy chỉnh hoặc can thiệp thủ công. Cách tiếp cận này cung cấp giải pháp nhanh chóng, chính xác và có thể mở rộng để phân loại chi phí.

Triển khai AI để quản lý chi phí

Bây giờ chúng ta đã hiểu về các trường hợp sử dụng có thể được giải quyết bằng AI, hãy khám phá cách triển khai chúng cho doanh nghiệp của bạn.

Tự động hóa quy trình quản lý chi phí

Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng phần mềm quản lý chi phí phù hợp để quản lý chi phí của bạn từ đầu đến cuối.

Đánh giá nhu cầu cụ thể của tổ chức của bạn, xem xét các yếu tố như quy mô, khối lượng chi phí và các tính năng cụ thể được yêu cầu (ví dụ: OCR, thiết lập phê duyệt, khả năng truy cập di động, tích hợp với phần mềm kế toán, v.v.).

Sau đó xem xét các tùy chọn phần mềm quản lý chi phí khác nhau, so sánh tính năng, đánh giá của người dùng, giá cả và khả năng tích hợp dễ dàng với các hệ thống hiện có.

Chúng tôi đã tuyển chọn danh sách các phần mềm quản lý chi phí tốt nhất trên thị trường hiện nay. Đọc nó bằng cách nhấp vào liên kết dưới đây.

15 giải pháp phần mềm quản lý chi tiêu tốt nhất năm 2024

Khám phá thế giới phần mềm quản lý chi tiêu vào năm 2024. Khám phá các giải pháp tốt nhất và tìm hiểu cách chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Bước tiếp theo là thiết lập quy trình làm việc trong phần mềm quản lý chi phí của bạn.

Trước đó, hãy nhanh chóng xem lại quy trình làm việc thủ công không có AI và tự động hóa trông như thế nào.

1. Phát sinh chi phí: Nhân viên phải gánh chịu các chi phí – đi lại, ăn uống, bạn có thể đặt tên cho nó. Họ bám vào các biên lai như những đồ tạo tác quý giá, mà hãy đối mặt với nó, chúng thường bị cuốn trôi sau một chuyến đi giặt.

2. Nhập liệu thủ công: Nhân viên ghi lại chi phí theo cách thủ công. Hãy nghĩ đến những bảng tính, biên lai nhàu nát và vết cà phê thỉnh thoảng xuất hiện. Đó là một quá trình khó khăn, có nhiều sai sót của con người và hiệu quả như một cuộc chạy đua bằng một chân.

3. Tạo báo cáo chi phí: Quá trình cố gắng biên soạn các bảng tính này thành một thứ gì đó giống như một báo cáo chi phí.

4. Phê duyệt rườm rà: Sau đó, các nhà quản lý sẽ bước vào đấu trường để đấu tranh với việc tuân thủ chính sách và tính hợp lý. Quá trình này thường đòi hỏi phải qua lại nhiều hơn một trận đấu bóng bàn.

5. Hoàn trả chậm: Sau khi được phê duyệt, nhân viên bước vào giai đoạn chờ hoàn trả. Đó là tình trạng lấp lửng khi thời gian đứng yên và tinh thần thường bị ảnh hưởng.

6. Nhập liệu vào phần mềm ERP/kế toán: Nhập dữ liệu – nguyên nhân tồn tại của nhóm tài chính lại quay trở lại. Việc nhập dữ liệu theo cách thủ công vào hệ thống kế toán với sự phân loại và mã hóa chính xác cũng thú vị như xem sơn khô.

7. Hiểu biết sâu sắc? Giống như nhận thức muộn màng hơn: Các báo cáo định kỳ được tạo ra, cung cấp những hiểu biết sâu sắc và thường kịp thời như tờ báo của ngày hôm qua.

Tự động hóa và Trí tuệ nhân tạo đã biến đổi khung cảnh u ám này.

Một phần mềm quản lý chi phí hiện đại như Ống nano sử dụng những tiến bộ công nghệ này để giúp việc quản lý chi phí trở nên liền mạch, hiệu quả và không có lỗi.

Bây giờ chúng ta hãy xem quy trình quản lý chi phí tự động trông như thế nào với Nanonets.

1. Phát sinh chi phí: Những chi phí cũ tương tự nhưng đây là nơi điều kỳ diệu xảy ra. Biên nhận được ghi lại nhanh hơn một viên đạn siêu tốc nhờ vào sự kỳ diệu của công nghệ di động và tích hợp liền mạch để nhập biên lai từ ứng dụng và cơ sở dữ liệu của bạn.

2. Ghi âm tự động: Công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) bước vào, trích xuất dữ liệu có cấu trúc từ biên lai thành dữ liệu kỹ thuật số nhanh hơn mức bạn có thể nói “đã chi tiêu”.

3. Phân loại chi phí và mã GL: Nanonets cung cấp tính linh hoạt để tùy chỉnh các quy tắc và danh mục theo nhu cầu cụ thể của bạn. Bạn có thể bật Phân loại chi phí thông minh, tùy chỉnh các danh mục chi phí và danh mục phụ dựa trên nhu cầu kinh doanh của bạn và Nanonets sẽ tự động phân bổ chi phí cho các danh mục, danh mục phụ thích hợp và phát hiện các điểm bất thường để xem xét thêm. Hơn nữa, tính năng này hoạt động ngay lập tức mà không yêu cầu bất kỳ dữ liệu đào tạo nào!

Việc gán mã GL có thể được thực hiện một cách hiệu quả bằng cách –

• Đào tạo về dữ liệu trong quá khứ: Với Nanonets, bạn có thể đào tạo mô hình học máy để nhận biết và phân loại các giao dịch tài chính. Điều này liên quan đến việc tải lên các tài liệu tài chính lịch sử và các giao dịch được gắn thẻ bằng mã GL chính xác về mặt lịch sử. Mô hình học hỏi từ những ví dụ này để dự đoán chính xác mã GL cho các giao dịch mới.

• AI thế hệ vượt trội: Bằng cách sử dụng Nanonets GenAI, phần mềm của chúng tôi có thể diễn giải văn bản trên tài liệu tài chính theo cách bắt chước cách hiểu của con người. Điều này cho phép nó trích xuất thông tin, bối cảnh và ngữ nghĩa có liên quan để áp dụng lý luận phức tạp nhằm gán mã GL một cách chính xác, ngay cả trong trường hợp chi tiết giao dịch không rõ ràng hoặc thưa thớt.

4. Báo cáo theo thời gian thực: Báo cáo được tạo chỉ bằng một cú nhấp chuột - giống như bạn có trợ lý cá nhân của riêng mình, trừ việc chạy cà phê. Dữ liệu thời gian thực có trong hệ thống đảm bảo khả năng hiển thị đầy đủ về chi phí kinh doanh mà không bị trễ và sai sót.

5. Phê duyệt dễ dàng: Kiểm tra tuân thủ do hệ thống điều khiển bắt đầu trước tiên, chỉ gắn cờ các ngoại lệ. Các nhà quản lý phải tập trung vào các vấn đề thực tế thay vì chơi trò Đập chuột trong mỗi báo cáo. Sau đó, bạn có thể thêm người tham gia vào vòng lặp để đảm bảo hóa đơn được gửi đến đúng người vào đúng thời điểm để phê duyệt. Hơn nữa, bạn có thể thực thi chính sách phê duyệt và kiểm tra xác thực tùy chỉnh của mình.

6. Kiểm soát hành trình tuân thủ: Kiểm toán liên tục, tự động giúp cuộc sống dễ dàng hơn. Những điều bất thường lộ ra như ngón tay cái bị đau và việc thực thi chính sách chặt chẽ hơn trống.

7. Tốc độ hoàn trả nhẹ nhàng: Việc hoàn trả diễn ra với tốc độ chóng mặt, thúc đẩy tinh thần của nhân viên lên cao.

8. Bản giao hưởng đồng bộ: Tích hợp liền mạch với phần mềm kế toán của bạn và các ứng dụng khác biến việc nhập và đối chiếu dữ liệu thành một bản giao hưởng hài hòa thay vì một bản giao hưởng hỗn loạn.

9. Phân tích theo tốc độ suy nghĩ: Thông tin chi tiết theo thời gian thực nằm trong tầm tay bạn, mang đến một quả cầu pha lê về các mô hình chi tiêu và cơ hội tiết kiệm.

Chatbots cho các truy vấn chi phí

Điều này liên quan đến việc tạo một chatbot tùy chỉnh để tiếp thu chính sách chi phí của bạn và trả lời các truy vấn liên quan đến chi phí dựa trên chính sách đó. Nhờ những tiến bộ trong AI tổng hợp, việc triển khai điều này cũng đơn giản như tải lên chính sách chi phí của bạn.

Để làm điều này, bạn có thể –

• Sử dụng tài khoản ChatGPT trong không gian làm việc.
• Triển khai Chatbot của riêng bạn.
• Sử dụng Phần mềm Chatbot để tạo chatbot này cho bạn.

Đọc thêm trong bài viết của chúng tôi dưới đây.

Trò chuyện với các tệp PDF bằng API ChatGPT & GPT

Sử dụng API GPT của ChatGPT & OpenAI, hướng dẫn mã này hướng dẫn cách trò chuyện với tệp PDF, tự động hóa các tác vụ PDF và xây dựng chatbot PDF.

Lợi ích của AI trong quản lý chi phí

Việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào hệ thống quản lý chi phí mang lại nhiều lợi ích giúp cách mạng hóa cách các tổ chức xử lý tài chính của họ.

1. Nâng cao hiệu quả và năng suất

AI tự động hóa các công việc tẻ nhạt và tốn thời gian như nhập dữ liệu, phân loại chi phí và quy trình phê duyệt. Việc tự động hóa này giải phóng thời gian của nhân viên, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn thay vì bị sa lầy bởi các nhiệm vụ hành chính. Tốc độ xử lý chi phí và hoàn trả tăng lên đáng kể, giảm thời gian chu trình từ khi nộp hồ sơ đến phê duyệt và thanh toán.

2. Tăng độ chính xác và giảm lỗi

Việc nhập dữ liệu thủ công dễ xảy ra lỗi do con người, có thể dẫn đến sai sót trong hồ sơ tài chính. Các hệ thống được hỗ trợ bởi AI sử dụng thuật toán Nhận dạng ký tự quang học (OCR) và máy học để trích xuất và xử lý dữ liệu từ biên lai và hóa đơn với độ chính xác cao. Điều này giảm thiểu sai sót, đảm bảo tính chính xác trong báo cáo chi phí và duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu tài chính.

3. Cải thiện tính tuân thủ và phát hiện gian lận

Hệ thống AI có thể được lập trình để hiểu và thực thi các chính sách của công ty cũng như các yêu cầu pháp lý một cách tự động. Họ có thể phát hiện những điểm bất thường, kiểu chi tiêu bất thường và các hoạt động lừa đảo tiềm ẩn bằng cách phân tích lượng dữ liệu khổng lồ trong thời gian thực. Cách tiếp cận chủ động này nhằm tuân thủ và phát hiện gian lận giúp các tổ chức giảm thiểu rủi ro và tránh các tổn thất tài chính tiềm ẩn cũng như các vấn đề pháp lý.

4. Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

Các chatbot được hỗ trợ bởi AI và giao diện trực quan giúp nhân viên gửi chi phí, hỏi về chính sách và theo dõi trạng thái các khoản hoàn trả của họ dễ dàng hơn. Cách tiếp cận thân thiện với người dùng này cải thiện trải nghiệm tổng thể cho nhân viên, mang lại sự hài lòng và tuân thủ cao hơn với các quy trình báo cáo chi phí.

5. Giảm chi phí

Việc áp dụng AI trong quản lý chi phí giúp tiết kiệm chi phí trực tiếp và gián tiếp. Tự động hóa các công việc thường ngày giúp giảm chi phí lao động, đồng thời cải thiện độ chính xác và khả năng phát hiện gian lận giúp ngăn ngừa tổn thất tài chính. Ngoài ra, những hiểu biết sâu sắc mang tính chiến lược do AI cung cấp có thể giúp các công ty tối ưu hóa chi tiêu, dẫn đến việc sử dụng ngân sách hiệu quả hơn.

6. Khả năng mở rộng và linh hoạt

Hệ thống AI có thể dễ dàng thích ứng với nhu cầu kinh doanh thay đổi và mở rộng quy mô để xử lý khối lượng giao dịch chi phí ngày càng tăng mà không làm tăng sai sót hoặc thời gian xử lý tương ứng. Khả năng mở rộng này đảm bảo rằng các doanh nghiệp có thể tăng trưởng và phát triển mà không bị hạn chế bởi quy trình quản lý chi phí của họ.

Mặc dù việc chuyển từ quản lý chi phí thủ công sang quản lý chi phí tự động có vẻ giống như một bước nhảy vọt nhưng trên thực tế, đó là một loạt các bước nhỏ, thiết thực hướng tới hiệu quả, sự rõ ràng và cuối cùng là tăng lợi nhuận.

Dưới đây là một số nghiên cứu điển hình về các doanh nghiệp đã triển khai thành công việc quản lý chi phí và tự động hóa bằng AI –

1. SaltPay sử dụng Nanonet để tích hợp với SAP để quản lý hóa đơn của nhà cung cấp.
2. Quản lý dự án In2 giúp Tập đoàn cấp nước tiết kiệm 700,000 AUD với Nanonets AI.
3. Happy Jewellers, một SMB, được hưởng lợi như thế nào từ NanoNets.
4. Nanonets AI giúp Dịch vụ ACM tự động trích xuất từ ​​các tài liệu chi phí, tiết kiệm 90% thời gian cho nhóm Tài khoản phải trả.
5. Tapi tự động hóa hóa đơn bảo trì tài sản bằng Nanonets.
6. Puma tự động hóa quy trình quản lý chi phí của họ với Zoho Expense.
7. SWISS cải thiện hiệu quả xử lý chi phí lên 80% với Rydoo.
8. Suncommon quản lý chi tiêu của công ty họ và tiết kiệm thời gian của công ty bằng cách tận dụng Thẻ Expensify.

Kết luận

Bằng cách tự động hóa các quy trình, nâng cao độ chính xác, đảm bảo tuân thủ và cung cấp những hiểu biết sâu sắc về mặt chiến lược, công nghệ AI biến việc quản lý chi phí thành tài sản chiến lược thay vì gánh nặng hành chính.

Các tổ chức áp dụng các giải pháp quản lý chi phí do AI cung cấp sẽ tự khẳng định vị thế của mình để tăng hiệu quả hoạt động, kiểm soát tài chính và lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/7-ways-ai-can-streamline-expense-management/