Các doanh nghiệp đang phát triển thường phải vật lộn để đối phó với việc hóa đơn tăng đột ngột. Sử dụng quy trình xử lý hóa đơn thủ công cũng như dữ liệu và hệ thống được lưu trữ riêng, bạn sẽ có công thức dẫn đến sự kém hiệu quả và gây thất vọng. Chi phí xử lý hóa đơn thủ công có thể tăng từ $15 đến $40 mỗi hóa đơn, chưa kể đến vô số thời gian dành cho việc nhập dữ liệu. 

Ngược lại, xử lý hóa đơn tự động có thể giảm chi phí xuống 1.42 USD mỗi hoá đơn, giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Ngoài việc giảm chi phí, tự động hóa có thể giúp giảm thiểu rủi ro gian lận và tăng khả năng hiển thị về xu hướng dòng tiền. 

Tại Nanonets, chúng tôi đã và đang giúp các doanh nghiệp trên toàn thế giới hợp lý hóa quy trình AP của họ bằng Tự động hóa hóa đơn QuickBooks hội nhập. Nó được thiết kế để giảm đáng kể việc nhập, xác thực và xử lý dữ liệu thủ công, cho phép các nhóm AP tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn. Việc tự động hóa này có thể cải thiện tốc độ và độ chính xác của xử lý hóa đơn và đơn giản hóa việc tuân thủ.

Bài đăng trên blog này sẽ khám phá cách một doanh nghiệp vừa và nhỏ cải thiện hiệu quả hoạt động và tiết kiệm tài nguyên bằng cách sử dụng tính năng tự động hóa hóa đơn QuickBooks của Nanonets. Ngoài ra, hãy xem tổng quan từng bước về cách thiết lập quy trình tự động hóa cho doanh nghiệp của bạn.

Việc kinh doanh

Những người thợ kim hoàn hạnh phúc là một doanh nghiệp quy mô nhỏ chuyên về đồ trang sức thủ công. Họ quyết tâm cung cấp đồ trang sức thủ công chất lượng tốt nhất. Có trụ sở tại California, danh tiếng của họ về sự đổi mới, tính chuyên nghiệp và sự hài lòng của khách hàng đã được xây dựng trong hơn 40 năm.

Những thách thức

Do sự phát triển của mình, Happy Jewelers xử lý một lượng hóa đơn khổng lồ. Việc quản lý thủ công không chỉ tốn rất nhiều thời gian mà còn chứa nhiều sai sót. Họ cần một hệ thống để hợp lý hóa các nhiệm vụ kế toán của mình, mang lại độ chính xác và hiệu quả.

Nanonets đã giúp Happy Jewelers tăng hiệu quả AP như thế nào 

Sử dụng Nanonets để tự động hóa hóa đơn QuickBooks, Happy Jewelers có thể tự động trích xuất hóa đơn từ email, xử lý chúng một cách hiệu quả và lưu trữ chúng theo cách có cấu trúc trên đám mây.

Điều này giúp họ giảm đáng kể thời gian dành cho việc nhập dữ liệu thủ công và quản lý hóa đơn. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể tích hợp dữ liệu này trực tiếp vào tài khoản QuickBooks của họ, hợp lý hóa quy trình thanh toán tài khoản của họ.

Hãy xem xét những cách khác nhau mà Happy Jewelers được hưởng lợi từ việc tích hợp Nanonets và QuickBooks:

1. Giảm việc xử lý dữ liệu thủ công

Việc mở rộng kinh doanh đồng nghĩa với việc Happy Jewelers đã tăng số lượng hóa đơn. Nhóm AP tại Happy Jewellers muốn đảm bảo rằng họ có thể xử lý lượng hàng vào mà không ảnh hưởng đến độ chính xác hoặc hiệu quả.

Tuy nhiên, quy trình thủ công hiện tại có nghĩa là nhóm đã dành nhiều giờ quý giá theo cách thủ công trích xuất, phân loại và xử lý hóa đơn. Chỉ sau khi hoàn thành việc này, họ mới có thể tải chúng lên QuickBooks. Ngoài việc gây lãng phí thời gian, việc xử lý hóa đơn thủ công còn khiến họ dễ bị thanh toán chậm, mối quan hệ căng thẳng với nhà cung cấp và báo cáo tài chính không cân đối.

Nhận thấy nhu cầu tự động hóa, nhóm AP và ban quản lý đã quyết định triển khai Nanonets. Bằng cách phối hợp OCR và AI khả năng, Nanonets có thể đọc, phân loại và trích xuất dữ liệu từ hóa đơn. Đó chưa phải là tất cả. Nó đảm bảo chi tiết hóa đơn được đồng bộ hóa với dữ liệu tài khoản và nhà cung cấp của QuickBooks. Và khi hóa đơn từ nhà cung cấp mới đến hộp thư đến, Nanonets sẽ tự động tạo hồ sơ nhà cung cấp mới trong QuickBooks, đảm bảo danh sách nhà cung cấp của bạn luôn cập nhật.

Nhìn chung, việc tích hợp đảm bảo rằng dữ liệu được trích xuất có thể dễ dàng tải lên QuickBooks, giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ công.

Điều này cho phép nhóm tài khoản phải trả của họ xử lý nhiều hóa đơn hơn 50% trong cùng thời gian mà không cần thuê thêm nguồn lực.

2. Mở rộng quy mô cùng với tăng trưởng kinh doanh

Khi Happy Jewelers mở rộng kinh doanh sang các địa điểm mới như Chicago và New York, họ phải đối mặt với thách thức quản lý khối lượng hóa đơn ngày càng tăng từ nhiều nguồn. Điều này đồng nghĩa với việc tăng độ phức tạp và khả năng xảy ra sai sót trong quy trình kế toán của họ.

Doanh nghiệp đang phát triển yêu cầu một giải pháp linh hoạt hơn so với xử lý hóa đơn thủ công. Vì vậy, thay vì mở rộng nhóm AP hoặc thuê kỹ sư xây dựng các công cụ tự động hóa quy trình làm việc cơ bản, họ đã chuyển sang Nanonets.

Hệ thống có quy trình làm việc được xây dựng trước và Mô hình AI có thể thích ứng với các nhu cầu kinh doanh khác nhau. Sau khi thiết lập, hệ thống có thể tự động xử lý hóa đơn từ nhiều nhà cung cấp ở các chi nhánh khác nhau. Hơn nữa, nó học hỏi từ dữ liệu mà nó xử lý và các biện pháp can thiệp thủ công — cải thiện độ chính xác theo thời gian và cho phép doanh nghiệp xử lý các hóa đơn có cấu trúc và phi cấu trúc một cách liền mạch.

Giải pháp linh hoạt và có thể mở rộng này cho phép Happy Jewelers xử lý dòng hóa đơn từ việc mở rộng mà không làm tăng chi phí hoặc nguồn lực, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.

3. Tích hợp vào QuickBooks mà không làm ảnh hưởng đến quy trình làm việc hiện có

Happy Jewelers đã sử dụng QuickBooks để tính toán được một thời gian. Họ đánh giá cao sự tiện lợi và quen thuộc của phần mềm nhưng lại cảm thấy thất vọng với quá trình nhập dữ liệu hóa đơn theo cách thủ công tốn nhiều thời gian. Đảm bảo tích hợp liền mạch với quy trình làm việc hiện tại của QuickBooks là rất quan trọng đối với bất kỳ hệ thống mới nào mà họ cân nhắc mua.

Nanonet, với khả năng tích hợp với QuickBooks, là một sự phù hợp hoàn hảo. Nhóm AP của Happy Jewellers có thể hợp lý hóa quy trình của họ để đạt hiệu quả tối đa. Giờ đây, bất kể hóa đơn bắt nguồn từ đâu — có thể là email, Google Drive hoặc nơi khác — hóa đơn đều được xác thực, phân loại nhanh chóng và sẵn sàng cho QuickBooks. Họ có thể nhanh chóng chuyển đổi dữ liệu thô thành một cách gọn gàng bảng tính Excel có thể được tải lên phần mềm kế toán.

Sau khi hai tài khoản được kết nối, Nanonets có thể tự động thêm thông tin cấp SKU trong QuickBooks trong vòng vài giây và tự động khớp mã nhà cung cấp và mã GL. Điều này có thể giúp nhóm AP không phải nhập và khớp thông tin theo cách thủ công, giảm sai sót và đẩy nhanh thời gian xử lý hóa đơn.

Hơn nữa, mọi thay đổi được thực hiện đối với dữ liệu được trích xuất trong Nanonets theo thời gian thực đều được phản ánh trong QuickBooks mà không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào.

Việc tích hợp diễn ra liền mạch và không thay đổi đáng kể quy trình làm việc hiện tại của họ. Thay vào đó, nó nâng cao quy trình làm việc bằng cách tự động hóa các phần tốn thời gian của quy trình.

4. Cải thiện tinh thần đồng đội

Happy Jewelers' cam kết đảm bảo sự hài lòng của nhân viên. Họ tin rằng nó góp phần tạo nên một tổ chức vững mạnh hơn, tạo ra những sản phẩm tốt hơn cho khách hàng và mối quan hệ với nhà cung cấp tốt hơn. Tuy nhiên, việc xử lý hóa đơn thủ công là nguyên nhân gây thất vọng đáng kể cho nhóm. Đó là một quá trình phức tạp khiến không còn nhiều thời gian cho những nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn.

Hiểu được nhu cầu cải thiện tinh thần và năng suất của nhân viên, họ đã triển khai Nanonets. Giải pháp được hỗ trợ bởi AI đã tự động hóa công việc văn thư liên quan đến quản lý hóa đơn, giúp nhóm tập trung vào các nhiệm vụ có tác động lớn hơn.

Nhóm ngay lập tức nhận thấy khối lượng công việc của họ giảm đáng kể. Điều này không chỉ cải thiện năng suất mà còn nâng cao tinh thần của họ. Họ có thể dành thời gian và sức lực của mình cho những nhiệm vụ có ý nghĩa và bổ ích hơn.

Việc giảm bớt các công việc thủ công và hiệu quả được cải thiện do Nanonets mang lại đã giúp đội ngũ hài lòng và có động lực hơn, góp phần vào sự phát triển và thành công chung của Happy Jewellers.

5. Tăng cường tuân thủ và sẵn sàng kiểm tra

Happy Jewelers đang phải đối mặt với một lượng thời gian đáng kể dành cho việc đảm bảo tính sẵn sàng tuân thủ và kiểm tra. Việc xử lý thủ công hóa đơn, hồ sơ thanh toán và các tài liệu tài chính khác tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra lỗi của con người. Điều này có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với các hình phạt tiềm ẩn trong quá trình kiểm toán và có thể ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng của họ.

Với Ống nano, quá trình duy trì sự tuân thủ trở nên đơn giản hơn đáng kể. Hệ thống tự động xác thực dữ liệu được trích xuất từ ​​hóa đơn theo chính sách nội bộ của công ty và các quy định bên ngoài. Nếu giá trị hóa đơn không khớp với đơn đặt hàng hoặc nếu có sự khác biệt khác xuất hiện, hệ thống sẽ gắn cờ các hóa đơn này để xem xét thủ công. Điều này giúp duy trì hồ sơ tài chính chính xác và giảm rủi ro về các vấn đề tuân thủ hoặc thất bại trong kiểm toán.

Ngoài ra, Tích hợp Nanonets với QuickBooks cho phép nhóm tại Happy Jewelers đồng bộ hóa hồ sơ thanh toán và các tài liệu tài chính khác trực tiếp từ hệ thống vào phần mềm kế toán của họ. Điều này loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và giảm đáng kể thời gian dành cho việc thanh toán và bảo trì.

Mức độ tuân thủ và sẵn sàng kiểm toán nâng cao này đã giúp nhóm tiết kiệm vô số thời gian và mang lại sự an tâm khi biết rằng các tài liệu tài chính của họ là chính xác và dễ dàng truy cập.

Tích hợp QuickBooks-Nanonets: Hướng dẫn từng bước

Bạn muốn biết Happy Jewelers đã tích hợp Nanonets với QuickBooks một cách liền mạch như thế nào? Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn bắt đầu:

1. Truy cập nền tảng Nanonets

Bạn có thể truy cập trang web của chúng tôi và tạo một tài khoản mới hoặc đăng nhập vào tài khoản hiện tại của bạn. Bạn có thể đăng ký bằng tài khoản Gmail hoặc nhập thủ công email của mình và tạo mật khẩu.

2. Kết nối với QuickBooks

Trên bảng điều khiển, điều hướng đến Tích hợp -> QuickBooks. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể kết nối tài khoản QuickBooks của mình với Nanonets.

3. Nhập dữ liệu QuickBooks của bạn

Sau khi kết nối, Mã Sơ đồ tài khoản và Sổ cái chung (GL) của bạn từ QuickBooks sẽ tự động được nhập vào Nanonets. Nếu bạn sử dụng Lớp học và Dự án, chúng cũng sẽ được đọc và cung cấp cho hóa đơn của bạn.

4. Tải lên hoặc nhập hóa đơn

Chọn mô hình 'Hóa đơn' từ 'Loại tài liệu', định cấu hình các trường bạn cần từ hóa đơn và định dạng. Bạn có thể dễ dàng thêm hóa đơn bằng cách tải chúng lên theo cách thủ công hoặc thiết lập tính năng nhập tự động từ email hoặc các nguồn khác như Dropbox, Google Drive hoặc thậm chí là máy quét của bạn.

5. Trích xuất và xem xét dữ liệu

Nanonet có thể thu thập 20 thông tin độc đáo, bao gồm dữ liệu bảng, từ hóa đơn. Sau khi dữ liệu được trích xuất, nó sẽ được xác minh tính chính xác. Bạn sẽ nhận được thông báo và có thể xem lại và sửa thông tin theo cách thủ công nếu có bất kỳ sai sót hoặc sai lệch nào.

6. Xác minh và xác thực dữ liệu

Nanonet đảm bảo dữ liệu được xác thực theo các tiêu chuẩn đã đặt ra. Ví dụ: Nanonets kiểm tra xem mã GL nhất định có tồn tại trong cơ sở dữ liệu của bạn hay không và chỉ hợp lệ nếu được tìm thấy ở đó.

7. Thiết lập quy trình phê duyệt

Bạn có thể thêm bao nhiêu người đánh giá tùy thích cho quá trình phê duyệt. Thiết lập các quy tắc cho từng giai đoạn xem xét. Ví dụ: bạn có thể muốn kích hoạt xem xét nếu số tiền hóa đơn vượt quá 1000 USD.

8. Thực hiện so khớp

Nền tảng Nanonets cho phép bạn thực hiện khớp mã 2 chiều, 3 chiều hoặc GL. Bạn có thể thêm tài liệu để khớp (như đơn đặt hàng) và xác minh xem các giá trị cụ thể, chẳng hạn như tổng cộng tương ứng với số đơn đặt hàng nhất định, có khớp với giá trị trong cơ sở dữ liệu hay không.

9. Xuất sang QuickBooks

Chuyển đến màn hình chi tiết hóa đơn. Bạn có thể tải xuống dữ liệu ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm CSV và XLSX hoặc xuất dữ liệu sang phần mềm Tự động hóa CRM hoặc AP như QuickBooks.

10. Giám sát và tối ưu hóa

Cuối cùng, bạn có thể theo dõi hiệu suất của quy trình làm việc theo thời gian và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Nanonets cung cấp số liệu phân tích toàn diện trên bảng điều khiển, cho phép bạn theo dõi độ chính xác, thời gian xử lý và các số liệu quan trọng khác. Điều này sẽ giúp bạn xác định bất kỳ lĩnh vực nào có thể cần tối ưu hóa thêm.

Lời cuối

Áp dụng tự động hóa trong quản lý hóa đơn, như Happy Jewelers đã làm với Nanonets, có thể nâng cao đáng kể hoạt động kinh doanh của bạn. Nó không chỉ giảm thời gian và công sức dành cho các công việc nhàm chán mà còn đảm bảo mức độ chính xác, tuân thủ và sẵn sàng kiểm tra cao. Việc tích hợp liền mạch với QuickBooks giúp hợp lý hóa hơn nữa quy trình, giúp việc quản lý tài chính của bạn hiệu quả và đáng tin cậy hơn.

Hãy nhớ rằng, chìa khóa để chuyển đổi kỹ thuật số thành công nằm ở việc chọn đúng công cụ và triển khai chúng một cách hiệu quả trong quy trình làm việc của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể giải phóng thời gian của nhóm, nâng cao tinh thần của họ và cuối cùng đóng góp vào sự phát triển và thành công chung của doanh nghiệp bạn.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Ô tô / Xe điện, Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• ChartPrime. Nâng cao trò chơi giao dịch của bạn với ChartPrime. Truy cập Tại đây.
• BlockOffsets. Hiện đại hóa quyền sở hữu bù đắp môi trường. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/quickbooks-invoice-automation/