Giới thiệu
Đơn đặt hàng (PO) là một tài liệu thương mại thể hiện yêu cầu chính thức đối với người bán hoặc nhà cung cấp để cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ ở một mức giá cụ thể và trong một khung thời gian nhất định. Đó là một thỏa thuận pháp lý giữa người mua và người bán, phác thảo các chi tiết của giao dịch và thiết lập các điều khoản của giao dịch mua.
Các đơn đặt hàng thường được các doanh nghiệp sử dụng để đảm bảo rằng họ nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ chính xác với giá cả và số lượng đã thỏa thuận. Chúng cũng giúp thiết lập một dấu vết giấy tờ để theo dõi tiến trình mua hàng, bao gồm trạng thái đơn hàng, thông tin giao hàng và chi tiết thanh toán.
Đơn đặt hàng thường bao gồm các thông tin như tên và địa chỉ của người mua và người bán, mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ được mua, số lượng và giá của các mặt hàng cũng như mọi điều khoản giao hàng hoặc thanh toán có liên quan. Khi đơn đặt hàng được phát hành và được người bán chấp nhận, nó sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc giữa hai bên.
Sử dụng đơn đặt hàng có thể giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn quy trình mua hàng, tránh hiểu lầm hoặc tranh chấp với nhà cung cấp và đảm bảo rằng họ nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết để hoạt động hiệu quả.
Quy trình đặt hàng mua hàng
Đây là quy trình làm việc của đơn đặt hàng hoàn chỉnh trông như thế nào –
- Yêu cầu mua hàng: Yêu cầu mua hàng được bắt đầu bởi một cá nhân hoặc bộ phận trong một tổ chức khi họ yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ. Yêu cầu này thường được thực hiện thông qua một biểu mẫu hoặc hệ thống phần mềm được tiêu chuẩn hóa và bao gồm các chi tiết như tên mặt hàng, số lượng, ngày yêu cầu và trung tâm chi phí hoặc mã dự án. Ví dụ: một nhân viên có thể cần mua một máy tính xách tay mới để làm việc, vì vậy họ gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận CNTT với các thông số kỹ thuật của máy tính xách tay mong muốn.
- Tạo đơn đặt hàng: Sau khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ lập một đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng chứa thông tin chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ được yêu cầu, bao gồm tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng chi phí và ngày giao hàng. Đơn đặt hàng cũng bao gồm các chi tiết của nhà cung cấp, chẳng hạn như tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của họ. Ví dụ: bộ phận mua hàng tạo một đơn đặt hàng cho máy tính xách tay do nhân viên yêu cầu, bao gồm thông số kỹ thuật của máy tính xách tay và thông tin chi tiết của nhà cung cấp.
- Phê duyệt Đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng sau đó được gửi cho trưởng bộ phận hoặc người quản lý có liên quan để phê duyệt. Người phê duyệt xác minh rằng hàng hóa hoặc dịch vụ được yêu cầu là cần thiết, giá cả hợp lý và có đủ tiền trong ngân sách để chi trả cho việc mua hàng. Khi đơn đặt hàng được phê duyệt, nó sẽ được gửi đến nhà cung cấp. Ví dụ: người quản lý CNTT phê duyệt đơn đặt hàng máy tính xách tay và gửi cho nhà cung cấp.
- Gửi đơn đặt hàng: Nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng và gửi hàng hóa hoặc dịch vụ đến địa chỉ giao hàng được chỉ định. Nhà cung cấp cũng có thể cung cấp ngày và thời gian giao hàng ước tính cho người mua. Ví dụ: nhà cung cấp máy tính xách tay gửi máy tính xách tay đến địa chỉ làm việc của nhân viên.
- Cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ: Hàng hóa hoặc dịch vụ được giao đến địa chỉ giao hàng được chỉ định. Người nhận xác minh rằng hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được khớp với thông số kỹ thuật của đơn đặt hàng. Ví dụ: máy tính xách tay được giao đến địa chỉ làm việc của nhân viên và nhân viên xác minh rằng đó là kiểu máy và thông số kỹ thuật chính xác như được yêu cầu.
- Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa hoặc dịch vụ: Người nhận kiểm tra hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được để đảm bảo chúng ở trong tình trạng tốt và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng quy định. Bất kỳ vấn đề hoặc sự khác biệt nào đều được báo cáo cho nhà cung cấp để giải quyết. Ví dụ: nhân viên kiểm tra máy tính xách tay xem có bất kỳ hư hỏng hoặc khiếm khuyết nào không và báo cáo mọi vấn đề cho nhà cung cấp.
- Khớp hóa đơn: Khi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được đánh dấu là đã nhận, hóa đơn đi kèm hoặc sau khi giao hàng sẽ được khớp với đơn đặt hàng ban đầu trong một quy trình được gọi là khớp hóa đơn. Trận đấu thường được thực hiện cho số lượng hóa đơn và giá hóa đơn. Các điều kiện sau đây cần phải được đáp ứng:
- Số lượng hóa đơn nhỏ hơn hoặc bằng số lượng đặt hàng trong PO.
- Giá hóa đơn thấp hơn hoặc bằng giá được báo trong PO.
8. Thanh toán chế biến: Sau khi khớp hóa đơn thành công mà không có bất kỳ cờ nào, thanh toán dựa trên các điều khoản được đặt trong đơn đặt hàng/hóa đơn (tùy theo điều kiện nào ít hơn) sẽ được thực hiện cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Điều này được thực hiện bởi cơ sở đã tạo đơn đặt hàng ban đầu và bắt đầu toàn bộ quy trình làm việc này, sử dụng phương thức thanh toán thuận tiện.
Cách bắt đầu tự động hóa quy trình đặt hàng mua hàng
Quy trình đặt hàng hoàn chỉnh được liệt kê trong phần trên có thể được tự động hóa. Hãy để chúng tôi khám phá thêm -
Yêu cầu mua hàng
Yêu cầu mua hàng là bước đầu tiên trong quy trình đặt hàng khi yêu cầu được đưa ra đối với hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua. Tự động hóa đơn đặt hàng có thể trợ giúp trong bước này bằng cách cho phép người dùng tạo và gửi yêu cầu mua hàng bằng điện tử, do đó giảm nỗ lực thủ công và loại bỏ yêu cầu trên giấy.
Các doanh nghiệp cung cấp giải pháp tự động hóa yêu cầu mua hàng bao gồm:
- Phần mềm Coupa – Coupa cung cấp nền tảng quản lý chi tiêu dựa trên đám mây giúp tự động hóa việc mua hàng, lập hóa đơn và quản lý chi phí. Tính năng tự động hóa yêu cầu mua hàng của nó cho phép người dùng tạo và gửi yêu cầu điện tử, đồng thời theo dõi tiến trình của họ thông qua quy trình phê duyệt. Địa chỉ website: https://www.coupa.com/
- Procurify – Procurify là một phần mềm mua sắm dựa trên đám mây giúp các tổ chức hợp lý hóa quy trình mua hàng của họ. Tính năng tự động hóa yêu cầu mua hàng của nó cho phép người dùng gửi yêu cầu trực tuyến và theo dõi tiến trình của họ thông qua quy trình phê duyệt. Địa chỉ website: https://www.procurify.com/
Tạo đơn đặt hàng
Khi yêu cầu mua hàng được chấp thuận, bước tiếp theo là tạo đơn đặt hàng. Tự động hóa đơn đặt hàng có thể trợ giúp trong bước này bằng cách tự động tạo đơn đặt hàng dựa trên các yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt và thông tin nhà cung cấp được định cấu hình trước.
Các doanh nghiệp cung cấp giải pháp tự động hóa tạo đơn đặt hàng bao gồm:
- Precoro – Precoro là một phần mềm mua sắm dựa trên đám mây cung cấp tính năng tự động hóa đơn đặt hàng như một phần của nền tảng của nó. Tính năng tạo đơn đặt hàng của nó cho phép người dùng tạo và phê duyệt đơn đặt hàng điện tử và theo dõi tiến trình của họ thông qua quy trình mua sắm. Địa chỉ website: https://precoro.com/
- Procurics – Procurics là một phần mềm mua sắm dựa trên đám mây cung cấp tính năng tự động hóa đơn đặt hàng như một phần của nền tảng của nó. Tính năng tạo đơn đặt hàng của nó cho phép người dùng tạo đơn đặt hàng điện tử và theo dõi tiến trình của họ thông qua quy trình phê duyệt. Địa chỉ website: https://www.procurics.com/
- Basware – Basware là một phần mềm mua sắm dựa trên đám mây cung cấp tính năng tự động hóa đơn đặt hàng như một phần của nền tảng của nó. Tính năng tạo đơn đặt hàng của nó cho phép người dùng tạo và phê duyệt đơn đặt hàng điện tử và theo dõi tiến trình của họ thông qua quy trình mua sắm. Địa chỉ website: https://www.basware.com/
Phê duyệt Đơn đặt hàng
Trong bước này, đơn đặt hàng được xem xét và phê duyệt bởi cơ quan thích hợp. Tự động hóa đơn đặt hàng có thể trợ giúp trong bước này bằng cách kích hoạt quy trình phê duyệt điện tử cho phép người phê duyệt xem xét và phê duyệt đơn đặt hàng nhanh chóng và dễ dàng.
Các doanh nghiệp cung cấp giải pháp tự động phê duyệt đơn đặt hàng bao gồm:
- Nanonets – Nanonets là một nền tảng được hỗ trợ bởi AI giúp tự động hóa việc phê duyệt đơn đặt hàng và các quy trình mua sắm khác. Giải pháp của họ sử dụng các thuật toán máy học để tự động trích xuất dữ liệu từ các đơn đặt hàng, khớp chúng với hợp đồng và ngân sách, đồng thời phê duyệt hoặc từ chối đơn đặt hàng dựa trên các quy tắc được xác định trước. Nanonets cũng cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo cho phép các nhóm thu mua tối ưu hóa quy trình mua hàng của họ và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp. Trang mạng: https://nanonets.com/
Giải pháp tự động hóa đơn đặt hàng của Nanonets được thiết kế để đơn giản hóa và hợp lý hóa quy trình mua sắm cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nền tảng của họ sử dụng các thuật toán máy học tiên tiến để tự động hóa toàn bộ quy trình phê duyệt đơn đặt hàng, từ khai thác dữ liệu đến định tuyến và phê duyệt đơn hàng. Giải pháp của Nanonets có khả năng cấu hình cao, vì vậy các doanh nghiệp có thể thiết lập các quy tắc và quy trình công việc phù hợp với các chính sách và thủ tục mua sắm cụ thể của họ. Nền tảng này cũng bao gồm các công cụ báo cáo và phân tích tích hợp cung cấp thông tin chi tiết về xu hướng mua hàng và hiệu suất của nhà cung cấp, cho phép các doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu nhằm cải thiện lợi nhuận của họ.
Bạn đang tìm cách thiết lập quy trình tự động hóa Đơn đặt hàng lý tưởng? Đặt trước bản demo trực tiếp kéo dài 30 phút để xem Nanonet có thể giúp nhóm của bạn triển khai từ đầu đến cuối như thế nào PO và xử lý hóa đơn.
- Phiếu giảm giá – Coupa là một nền tảng mua sắm dựa trên đám mây tự động hóa toàn bộ quy trình mua hàng, bao gồm cả phê duyệt đơn đặt hàng. Giải pháp của họ tích hợp với hệ thống ERP và các ứng dụng kinh doanh khác để cung cấp một nền tảng tập trung cho việc quản lý các hoạt động mua sắm, từ yêu cầu đến thanh toán. Quy trình phê duyệt đơn đặt hàng của Coupa có cấu hình cao và có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Trang mạng: https://www.coupa.com/
- SAP Ariba – SAP Ariba là một nền tảng mua sắm dành cho doanh nghiệp cung cấp các giải pháp mua sắm từ đầu đến cuối, bao gồm tự động hóa phê duyệt đơn đặt hàng. Giải pháp của họ tích hợp với hệ thống ERP và các ứng dụng kinh doanh khác để cung cấp một nền tảng tập trung cho việc quản lý các hoạt động mua sắm, từ tìm nguồn cung ứng đến thanh toán. Quy trình phê duyệt đơn đặt hàng của SAP Ariba có cấu hình cao và có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Trang mạng: https://www.ariba.com/
Gửi đơn đặt hàng
Sau khi đơn đặt hàng được phê duyệt, nó cần được gửi đến nhà cung cấp. Tự động hóa đơn đặt hàng có thể trợ giúp trong bước này bằng cách tự động gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp thông qua email hoặc hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI).
Các doanh nghiệp cung cấp các giải pháp tự động gửi đơn đặt hàng bao gồm:
- AvidXchange – AvidXchange là một giải pháp tự động hóa các khoản phải trả tài khoản dựa trên đám mây, cung cấp khả năng tự động gửi đơn đặt hàng mua hàng như một phần của nền tảng của họ. Giải pháp của họ tự động hóa toàn bộ quy trình đặt hàng, từ tạo đến thanh toán và hợp lý hóa quy trình xử lý hóa đơn. Nền tảng của AvidXchange cũng cung cấp dữ liệu và phân tích theo thời gian thực để giúp các doanh nghiệp đưa ra các quyết định tài chính tốt hơn. Trang mạng: https://www.avidxchange.com/
- Tipalti – Tipalti là một nền tảng tự động hóa các khoản phải trả toàn cầu cung cấp Công văn đặt hàng mua hàng tự động như một phần trong giải pháp của họ. Nền tảng của họ tự động hóa toàn bộ quy trình tài khoản phải trả, bao gồm xử lý hóa đơn và đối chiếu thanh toán. Giải pháp của Tipalti cũng bao gồm hỗ trợ tuân thủ thuế và quy định cho các doanh nghiệp hoạt động trên toàn cầu. Trang mạng: https://tipalti.com/
- Procurify – Procurify là một giải pháp quản lý chi tiêu và mua sắm dựa trên đám mây cung cấp Công văn đặt hàng mua hàng tự động như một phần của nền tảng của họ. Giải pháp của họ hợp lý hóa toàn bộ quy trình mua sắm, từ yêu cầu đến thanh toán, đồng thời bao gồm dữ liệu và phân tích theo thời gian thực để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định mua hàng tốt hơn. Nền tảng của Procurify cũng cung cấp khả năng quản lý nhà cung cấp và theo dõi hàng tồn kho. Trang mạng: https://www.procurify.com/
Lưu ý: Các doanh nghiệp này có thể cung cấp các tính năng và dịch vụ bổ sung ngoài tự động hóa Gửi đơn đặt hàng. Bạn nên xem lại trang web của họ hoặc nói chuyện với đại diện bán hàng để tìm hiểu thêm về các dịch vụ của họ.
Cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ
Sau khi đơn đặt hàng được gửi đi, nhà cung cấp sẽ giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho người mua. Mặc dù tự động hóa đơn đặt hàng không thể trợ giúp trực tiếp trong bước này, nhưng nó có thể cung cấp khả năng hiển thị trạng thái giao hàng thông qua tích hợp với các hệ thống theo dõi lô hàng.
Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa hoặc dịch vụ:
Trong bước này, người mua nhận hàng hóa hoặc dịch vụ và kiểm tra chúng để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các thông số kỹ thuật đã thỏa thuận. Tự động hóa đơn đặt hàng có thể trợ giúp trong bước này bằng cách cung cấp bản ghi điện tử về hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được và cho phép người mua dễ dàng so sánh chúng với đơn đặt hàng.
Các doanh nghiệp cung cấp các giải pháp tự động kiểm tra và nhận hàng hóa hoặc dịch vụ bao gồm:
- Nanonets – Nanonets là một nền tảng tự động hóa tài liệu do AI cung cấp, cung cấp dịch vụ nhận và kiểm tra hàng hóa hoặc dịch vụ tự động như một phần trong giải pháp của họ. Nền tảng của họ sử dụng thị giác máy tính và xử lý ngôn ngữ tự nhiên để trích xuất dữ liệu từ tài liệu và tự động hóa các tác vụ nhập dữ liệu thủ công. Giải pháp của Nanonets có thể được tùy chỉnh cho các trường hợp sử dụng cụ thể, bao gồm tự động hóa đơn đặt hàng. Trang mạng: https://nanonets.com/
Mọi thứ bạn cần biết về Kiểm tra bằng hình ảnh với AI
Trí tuệ nhân tạo hiện đang tiến vào ngành Sản xuất, cung cấp khả năng tự động hóa nhanh hơn, rẻ hơn và vượt trội hơn. Bài viết này nhằm mục đích cung cấp một sự hiểu biết ngắn gọn về đánh giá trực quan tự động và cách tiếp cận học sâu có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
- BirchStreet – BirchStreet là một giải pháp quản lý chi tiêu và mua sắm dựa trên đám mây, cung cấp dịch vụ nhận và kiểm tra hàng hóa hoặc dịch vụ tự động như một phần trong nền tảng của họ. Giải pháp của họ hợp lý hóa toàn bộ quy trình mua sắm, từ yêu cầu đến thanh toán, đồng thời bao gồm dữ liệu và phân tích theo thời gian thực để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định mua hàng tốt hơn. Nền tảng của BirchStreet cũng cung cấp khả năng quản lý nhà cung cấp và theo dõi hàng tồn kho. Trang mạng: https://www.birchstreet.net/
- Coupa – Coupa là một nền tảng quản lý chi tiêu kinh doanh cung cấp quy trình kiểm tra và nhận hàng hóa hoặc dịch vụ tự động. Nền tảng của họ hợp lý hóa việc mua sắm, lập hóa đơn và quản lý chi phí, đồng thời giúp các doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu của họ. Giải pháp của Coupa bao gồm thông tin chi tiết do AI cung cấp có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua sắm của họ. Trang mạng: https://www.coupa.com/
Lưu ý: Các doanh nghiệp này có thể cung cấp các tính năng và dịch vụ bổ sung ngoài tính năng tự động hóa Nhận và Kiểm tra Hàng hóa hoặc Dịch vụ. Bạn nên xem lại trang web của họ hoặc nói chuyện với đại diện bán hàng để tìm hiểu thêm về các dịch vụ của họ.
Khớp hóa đơn
Tự động khớp hóa đơn là phần quan trọng nhất của tự động hóa đơn đặt hàng.
Trong bước này, người mua đối chiếu hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp với đơn đặt hàng và biên nhận hàng hóa hoặc dịch vụ. Tự động hóa đơn đặt hàng có thể trợ giúp trong bước này bằng cách tự động hóa quy trình đối sánh, do đó giảm nỗ lực thủ công và loại bỏ lỗi.
Các doanh nghiệp cung cấp giải pháp tự động khớp hóa đơn bao gồm:
Bạn đang tìm cách thiết lập quy trình tự động hóa Đơn đặt hàng lý tưởng? Đặt trước bản demo trực tiếp kéo dài 30 phút để xem Nanonet có thể giúp nhóm của bạn triển khai từ đầu đến cuối như thế nào PO và xử lý hóa đơn.
- Nanonets – Nanonets là một nền tảng tự động hóa tài liệu do AI cung cấp, tự động hóa việc So khớp hóa đơn như một phần trong giải pháp của họ. Nền tảng của họ sử dụng thị giác máy tính và xử lý ngôn ngữ tự nhiên để trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và đơn đặt hàng, đồng thời tự động hóa quy trình so khớp để đảm bảo độ chính xác và tốc độ. Ví dụ: giải pháp của Nanonets có thể tự động khớp hóa đơn với đơn đặt hàng và biên lai tương ứng, đồng thời gắn cờ mọi điểm khác biệt để xem xét thêm. Điều này giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình tài khoản phải trả, giảm sai sót và nỗ lực thủ công, đồng thời cải thiện khả năng hiển thị tài chính. Trang mạng: https://nanonets.com/
- Tipalti – Tipalti là một nền tảng tự động hóa các khoản phải trả toàn cầu cung cấp tính năng So khớp hóa đơn tự động như một phần trong giải pháp của họ. Nền tảng của họ tự động hóa toàn bộ quy trình tài khoản phải trả, bao gồm xử lý hóa đơn và đối chiếu thanh toán. Giải pháp của Tipalti cũng bao gồm hỗ trợ tuân thủ thuế và quy định cho các doanh nghiệp hoạt động trên toàn cầu. Trang mạng: https://tipalti.com/
- Procurify – Procurify là một giải pháp quản lý chi tiêu và mua sắm dựa trên đám mây, cung cấp tính năng So khớp hóa đơn tự động như một phần trong nền tảng của họ. Giải pháp của họ hợp lý hóa toàn bộ quy trình mua sắm, từ yêu cầu đến thanh toán, đồng thời bao gồm dữ liệu và phân tích theo thời gian thực để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định mua hàng tốt hơn. Nền tảng của Procurify cũng cung cấp khả năng quản lý nhà cung cấp và theo dõi hàng tồn kho. Trang mạng: https://www.procurify.com/
Thanh toán chế biến
Trong bước cuối cùng, người mua xử lý thanh toán cho nhà cung cấp. Tự động hóa đơn đặt hàng có thể trợ giúp trong bước này bằng cách tự động hóa quy trình thanh toán, do đó giảm nỗ lực thủ công và loại bỏ lỗi. Quy trình thanh toán tự động sau khi khớp và phê duyệt hóa đơn được thiết lập để tự động hóa quy trình.
Các doanh nghiệp cung cấp giải pháp tự động hóa xử lý thanh toán bao gồm:
- Flow by Nanonets: Flow by Nanonets là phần mềm tự động hóa đơn đặt hàng giúp hợp lý hóa toàn bộ quy trình mua sắm từ tạo đơn đặt hàng đến phê duyệt hóa đơn thanh toán. Flow by Nanonets tự động hóa quy trình thanh toán bằng cách tích hợp với các cổng thanh toán như PayPal, Stripe và Braintree, cho phép xử lý thanh toán nhanh chóng và dễ dàng. Phần mềm này cũng cung cấp giao diện trực quan cho phép người dùng theo dõi trạng thái thanh toán và xem lịch sử thanh toán. Flow by Nanonets sử dụng thuật toán máy học để thu thập dữ liệu từ hóa đơn, giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và giảm lỗi. Ngoài ra, Flow by Nanonets cung cấp các quy trình công việc có thể tùy chỉnh cho phép người dùng định cấu hình hệ thống để phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của họ. Địa chỉ website: https://www.nanonets.com/flow/
- Coupa: Coupa là một phần mềm mua sắm dựa trên đám mây, tự động hóa toàn bộ quy trình mua hàng, từ yêu cầu đến thanh toán. Coupa tự động hóa quy trình thanh toán bằng cách tích hợp với các cổng thanh toán và hệ thống ERP, cho phép xử lý thanh toán liền mạch. Phần mềm này cũng cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích chi tiêu cho phép người dùng hiểu rõ hơn về mô hình chi tiêu của họ và xác định các lĩnh vực cần tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, Coupa cung cấp các công cụ quản lý nhà cung cấp cho phép người dùng quản lý nhà cung cấp của họ và theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp. Địa chỉ website: https://www.coupa.com/
- Procurify: Procurify là một phần mềm mua sắm dựa trên đám mây giúp hợp lý hóa toàn bộ quy trình mua sắm, từ tạo đơn đặt hàng đến phê duyệt hóa đơn thanh toán. Procurify tự động hóa quy trình thanh toán bằng cách tích hợp với các cổng thanh toán và hệ thống ERP, cho phép xử lý thanh toán nhanh chóng và dễ dàng. Phần mềm này cũng cung cấp các công cụ phân tích chi tiêu và theo dõi ngân sách cho phép người dùng hiểu rõ hơn về mô hình chi tiêu của họ và xác định các lĩnh vực cần tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, Procurify cung cấp các công cụ quản lý nhà cung cấp cho phép người dùng quản lý nhà cung cấp của họ và theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp. Địa chỉ website: https://www.procurify.com/
Nanonet để tự động hóa đơn đặt hàng
Nanonets OCR (Nhận dạng ký tự quang học) có thể được sử dụng để tự động hóa nhiều khía cạnh của quy trình đặt hàng. Dưới đây là một số lĩnh vực cụ thể mà Nanonets OCR có thể giúp tự động hóa đơn đặt hàng:
- Trích xuất dữ liệu: Nanonets có thể giúp trích xuất dữ liệu từ các đơn đặt hàng như thông tin nhà cung cấp, số hóa đơn, chi tiết đơn hàng, địa chỉ giao hàng, v.v.
- Phân loại tài liệu: Nanonets có thể giúp phân loại đơn đặt hàng dựa trên loại của chúng, chẳng hạn như đơn đặt hàng tiêu chuẩn, đơn đặt hàng gấp hoặc đơn đặt hàng chung.
- THẨM ĐỊNH: Nanonets có thể giúp xác thực tính chính xác của dữ liệu được trích xuất từ đơn đặt hàng, chẳng hạn như xác minh thông tin nhà cung cấp hoặc số tiền hóa đơn.
- Định tuyến phê duyệt: Nanonets có thể giúp tự động hóa việc định tuyến các đơn đặt hàng đến người phê duyệt phù hợp dựa trên các quy tắc kinh doanh được xác định trước.
- Xử lý ngoại lệ: Nanonets có thể giúp xác định và gắn cờ các trường hợp ngoại lệ như thiếu thông tin hoặc đơn đặt hàng bất thường để xem xét thủ công.
- Mua hàng khớp lệnh: Nanonets có thể giúp đối sánh đơn đặt hàng với hóa đơn hoặc chứng từ nhận hàng, đảm bảo độ chính xác và giảm sai sót.
- Giao tiếp tự động: Nanonets có thể giúp tự động hóa giao tiếp giữa các bên khác nhau tham gia vào quy trình đặt hàng, chẳng hạn như gửi lời nhắc đến người phê duyệt hoặc thông báo cho nhà cung cấp về cập nhật trạng thái đơn hàng.
- Xử lý thanh toán: Flow by Nanonets có thể tự động hóa quá trình thanh toán sau khi khớp hóa đơn. Bạn có thể thiết lập các quy tắc có điều kiện thủ công hoặc tự động để phê duyệt các tệp nhằm bắt đầu thanh toán theo phương thức thanh toán đã chọn.
- theo dõi đơn hàng: Nanonets có thể giúp theo dõi trạng thái của các đơn đặt hàng trong suốt quá trình mua sắm, cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về tiến độ đặt hàng.
- tuân thủ hợp đồng: Nanonets có thể giúp đảm bảo rằng các đơn đặt hàng tuân thủ các nghĩa vụ hợp đồng, chẳng hạn như giá cả hoặc điều khoản giao hàng.
- Đường mòn kiểm toán: Nanonets có thể giúp tạo ra một lộ trình kiểm tra cho từng đơn đặt hàng, ghi lại tất cả thông tin liên quan và những thay đổi được thực hiện trong suốt quá trình.
Đây chỉ là một vài ví dụ về nhiều cách mà Nanonet có thể giúp tự động hóa đơn đặt hàng. Với khả năng học máy tiên tiến, Nanonets có thể tự động hóa nhiều khía cạnh khác nhau của quy trình đặt hàng, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
Bạn đang tìm cách thiết lập quy trình tự động hóa Đơn đặt hàng lý tưởng? Đặt trước bản demo trực tiếp kéo dài 30 phút để xem Nanonet có thể giúp nhóm của bạn triển khai từ đầu đến cuối như thế nào PO và xử lý hóa đơn.
Lợi ích của Tự động hóa đơn đặt hàng
Tự động hóa đơn đặt hàng mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức, bao gồm tăng hiệu quả, độ chính xác, tiết kiệm chi phí và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp. Dưới đây là một số ví dụ về những lợi ích này trong thế giới thực:
- Cải thiện độ chính xác: Bằng cách tự động hóa quy trình đặt hàng, các tổ chức có thể giảm lỗi do nhập dữ liệu thủ công hoặc lỗi giao tiếp. Ví dụ: nếu nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng tự động, sẽ ít có khả năng đọc sai đơn đặt hàng hoặc bỏ sót các chi tiết quan trọng.
- Tiết kiệm chi phí: Tự động hóa đơn đặt hàng có thể giúp các tổ chức tiết kiệm tiền bằng cách giảm thời gian và nguồn lực cần thiết để xử lý đơn đặt hàng. Ví dụ, các hệ thống tự động có thể giảm nhu cầu về thủ tục giấy tờ và các cuộc gọi điện thoại, điều này có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc về nhân sự và các chi phí khác.
- Cải thiện mối quan hệ nhà cung cấp: Hệ thống đặt hàng tự động có thể giúp cải thiện giao tiếp và cộng tác giữa các tổ chức và nhà cung cấp của họ. Ví dụ: nhà cung cấp có thể nhận đơn đặt hàng nhanh chóng và dễ dàng hơn, đồng thời tổ chức có thể theo dõi đơn đặt hàng và giao hàng hiệu quả hơn, điều này có thể giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với nhà cung cấp.
- Tăng hiệu quả: Các hệ thống đặt hàng tự động có thể hợp lý hóa toàn bộ quy trình mua sắm, từ đặt hàng đến lập hóa đơn và thanh toán. Ví dụ: khi đặt hàng, hệ thống có thể tự động tạo hóa đơn, điều này có thể tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro sai sót.
- Quản lý hàng tồn kho tốt hơn: Hệ thống đặt hàng tự động có thể giúp các tổ chức quản lý hàng tồn kho của họ tốt hơn bằng cách theo dõi các đơn đặt hàng và giao hàng trong thời gian thực. Ví dụ: nếu một đơn đặt hàng bị trì hoãn, hệ thống có thể cảnh báo tổ chức về tình trạng thiếu hàng trong kho tiềm ẩn, cho phép họ hành động để tránh hết hàng.
Nhìn chung, tự động hóa đơn đặt hàng có thể giúp các tổ chức tiết kiệm thời gian và tiền bạc, cải thiện độ chính xác và củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp, tất cả đều có tác động tích cực đến lợi nhuận.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến thức. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/purchase-order-automation/
