Trong môi trường phát triển nhanh ngày nay, bộ phận Nhân sự (HR) phải đối mặt với thách thức quản lý vô số nhiệm vụ trong khi vẫn đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và tuân thủ. Tuy nhiên, sự ra đời của tự động hóa quy trình nhân sự đã cách mạng hóa cách thức hoạt động của các chuyên gia nhân sự. Bằng cách khai thác sức mạnh của công nghệ và phần mềm thông minh, tự động hóa quy trình nhân sự hợp lý hóa quy trình làm việc, giảm lỗi, nâng cao độ chính xác của dữ liệu và cuối cùng là cải thiện trải nghiệm tổng thể của nhân viên.

Trong blog này, chúng ta sẽ đi sâu vào các khía cạnh khác nhau của tự động hóa quy trình nhân sự, khám phá các lợi ích, công nghệ, trích xuất dữ liệu, tối ưu hóa quy trình, tuân thủ, bảo mật và triển khai. Hãy cùng khám phá cách tự động hóa quy trình nhân sự có thể biến đổi bộ phận nhân sự và khai phá toàn bộ tiềm năng của họ.

Tự động hóa nhân sự là gì?

Tự động hóa nhân sự, còn được gọi là tự động hóa quy trình nhân sự, đề cập đến việc sử dụng công nghệ và phần mềm để hợp lý hóa và tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình nhân sự khác nhau. Nó liên quan đến việc áp dụng phần mềm thông minh và công nghệ tiên tiến để tự động hóa các quy trình nhân sự lặp đi lặp lại và tốn thời gian, do đó giảm can thiệp thủ công, nâng cao hiệu quả và nâng cao hiệu suất hoạt động nhân sự tổng thể.

Tự động hóa nhân sự bao gồm một loạt các hoạt động trong lĩnh vực nhân sự, bao gồm tuyển dụng và giới thiệu, Tự động hóa mẫu W-2, quản lý dữ liệu nhân viên, quản lý phúc lợi, quản lý hiệu suất, đào tạo và phát triển, theo dõi thời gian và điểm danh, xử lý bảng lương, quản lý tuân thủ và quy trình ngoại trú. Bằng cách tự động hóa các quy trình này, các chuyên gia nhân sự có thể tập trung vào các sáng kiến ​​chiến lược hơn và các nhiệm vụ có giá trị cao đòi hỏi chuyên môn của con người, chẳng hạn như thu hút nhân tài, gắn kết nhân viên và phát triển tổ chức.

Lợi ích của Tự động hóa Nhân sự

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Tự động hóa nhân sự loại bỏ các nhiệm vụ thủ công và lặp đi lặp lại, giảm thời gian và công sức cần thiết cho các quy trình hành chính. Điều này cho phép các chuyên gia nhân sự tập trung vào các sáng kiến ​​chiến lược và các nhiệm vụ giá trị gia tăng, cuối cùng là tăng năng suất và hiệu quả. Ngoài ra, tự động hóa giúp giảm chi phí vận hành bằng cách giảm thiểu nhu cầu sử dụng lao động thủ công và hợp lý hóa các quy trình.

Tăng hiệu quả và độ chính xác

Tự động hóa loại bỏ rủi ro do lỗi của con người liên quan đến việc nhập và xử lý dữ liệu thủ công. Bằng cách tự động hóa các tác vụ nhân sự như nhập dữ liệu, quản lý tài liệu và xử lý bảng lương, các tổ chức có thể đạt được mức độ chính xác và nhất quán cao hơn. Điều này giúp cải thiện tính toàn vẹn của dữ liệu và giảm khả năng xảy ra các vấn đề tuân thủ hoặc sai lệch trong hồ sơ nhân viên.

Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

Tự động hóa nhân sự trao quyền cho nhân viên với khả năng tự phục vụ. Thông qua cổng thông tin tự phục vụ của nhân viên, các cá nhân có thể truy cập và cập nhật thông tin cá nhân của họ, yêu cầu thời gian nghỉ, xem cuống lương và đăng ký các chương trình phúc lợi. Chức năng tự phục vụ này cải thiện sự thuận tiện, khả năng đáp ứng và tính minh bạch, trao quyền cho nhân viên nắm quyền sở hữu các nhu cầu liên quan đến nhân sự của họ.

Hợp lý hóa tuyển dụng và giới thiệu

Tự động hóa đơn giản hóa và đẩy nhanh quá trình tuyển dụng và giới thiệu. Các hệ thống theo dõi ứng viên tự động đăng tin tuyển dụng, sàng lọc sơ yếu lý lịch và liên lạc với ứng viên, cho phép các nhóm nhân sự quản lý hiệu quả khối lượng lớn ứng dụng. Ngoài ra, quy trình giới thiệu tự động hướng dẫn nhân viên mới thông qua các thủ tục giấy tờ, tài liệu đào tạo và định hướng cần thiết, đảm bảo trải nghiệm giới thiệu suôn sẻ và nhất quán.

Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Tự động hóa nhân sự cung cấp cho các tổ chức quyền truy cập vào dữ liệu và phân tích thời gian thực. Bằng cách tập trung thông tin nhân sự và tự động hóa việc thu thập, báo cáo và phân tích dữ liệu, các tổ chức có thể thu được thông tin chi tiết có giá trị về xu hướng lực lượng lao động, chỉ số hiệu suất và mức độ gắn kết của nhân viên. Những hiểu biết dựa trên dữ liệu này cho phép đưa ra quyết định sáng suốt, cho phép các chuyên gia nhân sự chủ động giải quyết các thách thức và tối ưu hóa các chiến lược nhân sự.

Quản lý tuân thủ

Tự động hóa nhân sự giúp các tổ chức đảm bảo tuân thủ luật lao động, quy định của ngành và các yêu cầu về quyền riêng tư dữ liệu. Các hệ thống tự động hóa có thể theo dõi và thực thi các nhiệm vụ liên quan đến tuân thủ, chẳng hạn như quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi chứng chỉ và giấy phép cũng như tạo các báo cáo theo yêu cầu của pháp luật. Điều này làm giảm nguy cơ không tuân thủ, tránh bị phạt và cung cấp một môi trường nhân sự an toàn và có thể kiểm toán được.

Tối ưu hóa quy trình làm việc và cộng tác

Tự động hóa nhân sự cho phép hợp lý hóa quy trình công việc nhân sự và thúc đẩy sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm nhân sự. Quy trình làm việc tự động đảm bảo các quy trình nhất quán và loại bỏ tắc nghẽn, cho phép các chuyên gia nhân sự làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Các tính năng cộng tác, chẳng hạn như kho lưu trữ tài liệu dùng chung và hệ thống quản lý tác vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc và phối hợp liền mạch trong bộ phận nhân sự.

Khả năng mở rộng và linh hoạt

Hệ thống tự động hóa có thể dễ dàng mở rộng quy mô khi tổ chức phát triển hoặc trải qua những thay đổi. Cho dù đó là mở rộng lực lượng lao động, tự động hóa các mẫu W-2, triển khai các chính sách nhân sự mới hoặc tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác, tự động hóa nhân sự mang lại sự linh hoạt để thích ứng và đáp ứng các nhu cầu ngày càng phát triển. Khả năng mở rộng này đảm bảo rằng các quy trình nhân sự có thể hỗ trợ hiệu quả sự phát triển của tổ chức và những thay đổi trong yêu cầu nhân sự.

Công nghệ Thúc đẩy Tự động hóa Quy trình Nhân sự

Phân tích cú pháp và trích xuất tài liệu

Phân tích cú pháp tài liệu đóng một vai trò quan trọng trong tự động hóa quy trình nhân sự. Phần mềm thông minh, được hỗ trợ bởi các thuật toán máy học và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), trích xuất chính xác dữ liệu liên quan từ các tài liệu nhân sự khác nhau như sơ yếu lý lịch, đơn đăng ký và hợp đồng. Điều này giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, đẩy nhanh quá trình xử lý tài liệu và đảm bảo độ chính xác của dữ liệu.

Tích hợp dữ liệu và quy trình công việc tùy chỉnh

Phần mềm tự động hóa quy trình nhân sự tích hợp liền mạch với các hệ thống hoặc cơ sở dữ liệu nhân sự hiện có, cho phép đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực. Sự tích hợp này tập trung và hợp nhất thông tin nhân sự, cung cấp một nguồn thông tin chính xác duy nhất cho các chuyên gia nhân sự. Quy trình công việc tùy chỉnh có thể được tạo để phù hợp với các thông lệ nhân sự cụ thể của tổ chức, tối ưu hóa các quy trình như nhân viên giới thiệu, quản lý hiệu suất, quản lý nghỉ phép và theo dõi tuân thủ.

Trí tuệ nhân tạo (AI) và Máy học (ML)

Các công nghệ AI và ML cho phép các hệ thống tự động hóa thông minh thực hiện các tác vụ phức tạp. Các chatbot do AI cung cấp hỗ trợ nhân sự được cá nhân hóa và hỗ trợ giải đáp thắc mắc của nhân viên, trong khi các thuật toán ML phân tích lượng lớn dữ liệu nhân sự để xác định các mẫu, dự đoán kết quả và tối ưu hóa các chiến lược nhân sự. Những công nghệ này nâng cao khả năng ra quyết định, quản lý tài năng và sự gắn kết của nhân viên.

Điện toán đám mây và Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS)

Các giải pháp tự động hóa nhân sự dựa trên đám mây tận dụng sức mạnh của điện toán đám mây và các mô hình SaaS. Những công nghệ này cung cấp khả năng mở rộng, khả năng tiếp cận và hiệu quả chi phí. Nền tảng đám mây cho phép các chuyên gia nhân sự truy cập hệ thống nhân sự và dữ liệu từ mọi nơi, hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa và chức năng tự phục vụ.

Giao diện lập trình ứng dụng (API)

API cho phép tích hợp liền mạch giữa các hệ thống và công cụ nhân sự khác nhau. Bằng cách kết nối phần mềm tự động hóa nhân sự với các hệ thống nhân sự hiện có, chẳng hạn như HRIS, hệ thống trả lương hoặc nền tảng quản lý tài năng, API hỗ trợ đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực và loại bỏ nhu cầu nhập hoặc sao chép dữ liệu thủ công.

Tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình làm việc nhân sự bằng trình tạo quy trình làm việc dựa trên AI của chúng tôi, được Nanonets thiết kế cho bạn và nhóm của bạn.

7 quy trình nhân sự cần tự động hóa

Tự động hóa đóng một vai trò quan trọng trong việc hợp lý hóa các quy trình nhân sự, giảm nỗ lực thủ công và nâng cao hiệu quả hoạt động. Nói một cách đơn giản, tự động hóa nhân sự là tương lai của công việc. Dưới đây là bảy quy trình nhân sự được hưởng lợi rất nhiều từ tự động hóa:

1. Tuyển dụng và theo dõi ứng viên: Tuyển dụng và theo dõi ứng viên bao gồm nhiều nhiệm vụ tốn thời gian khác nhau, chẳng hạn như đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn và giao tiếp với ứng viên. Tự động hóa hợp lý hóa các quy trình này bằng cách sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) tự động phân tích cú pháp sơ yếu lý lịch, sàng lọc ứng viên dựa trên các tiêu chí được xác định trước, lên lịch phỏng vấn và gửi thông báo tự động cho ứng viên. Điều này giúp tiết kiệm thời gian quý báu của các chuyên gia nhân sự và đảm bảo quy trình tuyển dụng suôn sẻ và hiệu quả.
2. Tài liệu giới thiệu và nhân viên: Quá trình giới thiệu yêu cầu nhiều thủ tục giấy tờ, bao gồm thu thập thông tin nhân viên, quản lý hợp đồng và phân phối sổ tay và chính sách của nhân viên. Tự động hóa đơn giản hóa quy trình này bằng cách cung cấp các biểu mẫu điện tử và cổng tự phục vụ, nơi nhân viên có thể gửi các tài liệu và thông tin cần thiết. Quy trình công việc tự động có thể hướng dẫn nhân viên mới thông qua quy trình giới thiệu, đảm bảo rằng tất cả các tài liệu cần thiết đều được hoàn thành và ký một cách kịp thời.
3. Quản lý thời gian và chấm công: Tự động hóa quản lý chấm công và chấm công giúp loại bỏ nhu cầu theo dõi thời gian thủ công, giảm sai sót và đảm bảo lưu trữ hồ sơ chính xác. Hệ thống đồng hồ thời gian và ứng dụng di động cho phép nhân viên ghi lại giờ làm việc của họ và yêu cầu thời gian nghỉ điện tử. Hệ thống tự động tính toán tổng số giờ làm việc, theo dõi thời gian làm thêm giờ và tích hợp với hệ thống bảng lương để xử lý bảng lương liền mạch.
4. Quản lý và đánh giá hiệu suất: Quản lý hiệu suất liên quan đến việc đặt mục tiêu, tiến hành đánh giá hiệu suất và cung cấp phản hồi cho nhân viên. Tự động hóa đơn giản hóa quy trình này bằng cách cung cấp các công cụ quản lý hiệu suất kỹ thuật số. Những công cụ này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo và theo dõi các mục tiêu hiệu suất, tự động hóa các chu kỳ xem xét và tạo báo cáo đánh giá hiệu suất. Tự động hóa đảm bảo tính nhất quán, minh bạch và đánh giá khách quan hiệu suất của nhân viên.
5. Quản lý phúc lợi: Quản lý phúc lợi của nhân viên, chẳng hạn như bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu và chính sách nghỉ phép, có thể phức tạp và tốn thời gian. Các hệ thống tự động hóa nhân sự đơn giản hóa việc quản lý lợi ích bằng cách cung cấp các cổng tự phục vụ nơi nhân viên có thể đăng ký và quản lý lợi ích của họ. Các hệ thống này tự động tính toán phúc lợi, theo dõi số dư nghỉ phép và tạo báo cáo, giảm bớt gánh nặng hành chính và đảm bảo quản lý phúc lợi chính xác.
6. Đào tạo và phát triển: Tự động hóa nâng cao quy trình đào tạo và phát triển bằng cách cung cấp hệ thống quản lý học tập (LMS) cho phép tạo, phân phối và theo dõi các chương trình đào tạo. Nền tảng LMS tự động đăng ký khóa học, theo dõi tiến độ của nhân viên và tạo báo cáo đào tạo. Tự động hóa đảm bảo rằng nhân viên có quyền truy cập vào các tài liệu đào tạo có liên quan, hợp lý hóa việc quản lý đào tạo và cải thiện kỹ năng cũng như năng lực của nhân viên.
7. Quá trình lên tàu và thoát: Khi nhân viên rời khỏi tổ chức, cần phải hoàn thành nhiều nhiệm vụ khác nhau, chẳng hạn như thu thập tài sản của công ty, chấm dứt quyền truy cập hệ thống và thực hiện các cuộc phỏng vấn rời khỏi tổ chức. Tự động hóa đơn giản hóa quy trình offboarding bằng cách cung cấp danh sách kiểm tra và quy trình công việc được tiêu chuẩn hóa. Nó đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ cần thiết được hoàn thành kịp thời, tạo điều kiện chuyển giao kiến ​​thức và cho phép thực hiện các cuộc phỏng vấn thôi việc hiệu quả để thu thập phản hồi.

Nanonet cho tự động hóa nhân sự

Chào mừng bạn đến với Tự động hóa quy trình làm việc của Nanonets, nơi công nghệ do AI điều khiển cho phép bạn và nhóm của bạn tự động hóa các tác vụ thủ công và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả trong vài phút. Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để dễ dàng tạo và quản lý quy trình làm việc tích hợp liền mạch với tất cả tài liệu, ứng dụng và cơ sở dữ liệu của bạn.

Nền tảng của chúng tôi không chỉ cung cấp tích hợp ứng dụng liền mạch cho quy trình làm việc thống nhất mà còn có khả năng xây dựng và sử dụng Ứng dụng Mô hình ngôn ngữ lớn tùy chỉnh để viết văn bản phức tạp và đăng phản hồi trong ứng dụng của bạn. Trong khi đó, việc đảm bảo bảo mật dữ liệu vẫn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi, với việc tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn tuân thủ GDPR, SOC 2 và HIPAA.

Để hiểu rõ hơn về các ứng dụng thực tế của tự động hóa quy trình làm việc Nanonets, hãy đi sâu vào một số ví dụ thực tế. Tạo quy trình làm việc tự động bằng cách sử dụng Quy trình làm việc Nanonets có thể nâng cao đáng kể hiệu quả của quy trình nhân sự. Hãy thảo luận về một số quy trình nhân sự mà chúng tôi đã đề cập ở trên.

1. Tuyển dụng và theo dõi ứng viên
   • Trình kích hoạt – LinkedIn: Một ứng viên nộp đơn xin việc.
   • Hành động 1 – Nhà kính: Greenhouse sàng lọc ứng dụng và phân loại nó dựa trên các tiêu chí được xác định trước.
   • Hành động 2 – Theo lịch: Một liên kết đặt lịch được gửi đến các ứng viên đủ điều kiện để đặt lịch hẹn phỏng vấn.
   • Hành động 3 – Gmail: Email xác nhận sẽ được gửi đến cả ứng viên và người phỏng vấn khi lên lịch.
2. Tài liệu giới thiệu và nhân viên
   • Trình kích hoạt – BambooHR: Được kích hoạt khi một mục nhân viên mới được thêm vào.
   • Hành động 1 – DocuSign: Gửi gói tích hợp kỹ thuật số cho chữ ký điện tử.
   • Hành động 2 – Google Biểu mẫu: Gửi gói tích hợp kỹ thuật số cho chữ ký điện tử.
   • Hành động 3 – BambooHR: Cập nhật hồ sơ của nhân viên với các biểu mẫu đã hoàn thành.
   • Hành động 4 – Gmail: Gửi lời nhắc cho các tài liệu đang chờ xử lý.
3. Quản lý thời gian và chấm công
   • Trình kích hoạt – Chuyển đổi: Nhật ký nhân viên thời gian bắt đầu và kết thúc.
   • Hành động 1 – Google Trang tính: Tính tổng số giờ và đồng bộ với bảng lương.
   • Hành động 2 – Slack: Gửi thông báo về bảng chấm công theo các khoảng thời gian đã định để người quản lý phê duyệt khi có sự chậm trễ.
   • Hành động 3 – ADP: Bảng chấm công đã được phê duyệt sẽ tự động được cập nhật trong hệ thống bảng lương.
4. Quản lý và đánh giá hiệu suất
   • Kích hoạt – Lập lịch: Bắt đầu một giai đoạn xem xét mới.
   • Hành động 1 – Lưới: Gửi thông báo để hoàn thành đánh giá hiệu suất.
   • Hành động 2 – Airtable: Đối chiếu dữ liệu đánh giá và tạo báo cáo.
   • Hành động 3 – Gmail: Thông báo cho nhân viên và người quản lý để thảo luận về việc đánh giá.

Mỗi bước trong số này tận dụng sức mạnh của Quy trình công việc Nanonets để tự động hóa các nhiệm vụ nhân sự nhàm chán và tốn thời gian, nâng cao hiệu quả và độ chính xác trên toàn bộ phạm vi nhân sự.

Tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình làm việc nhân sự bằng trình tạo quy trình làm việc dựa trên AI của chúng tôi, được Nanonets thiết kế cho bạn và nhóm của bạn.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/hr-automation-in-2023/