Đây là lời thú nhận: Nếu ai đó hỏi tôi làm thế nào tôi có thể đảm nhận hai trong số những vai trò tiếp thị toàn thời gian thú vị nhất trong sự nghiệp của mình, bản năng đầu tiên của tôi sẽ nói rằng tôi chỉ “may mắn”.

Tuy nhiên, một giây sau, tôi sẽ công bằng hơn với bản thân và thừa nhận rằng tôi đã có thể khiến nhà tuyển dụng quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về tôi. Khi bạn ứng tuyển vào một vị trí còn trống, ấn tượng đầu tiên này thường xảy ra khi bạn gửi sơ yếu lý lịch của mình qua email.

Rào cản lớn nhất? Nổi bật giữa những ứng viên khác trong hộp thư đến của người quản lý tuyển dụng.

Vì tôi đã tự kinh doanh được hơn bốn năm nên lần cuối cùng tôi nộp đơn xin bất kỳ vai trò toàn thời gian nào là nhiều năm trước khi ChatGPT xuất hiện trên thị trường.

Tuy nhiên, tôi vẫn tự hỏi liệu AI có khả năng tạo ra một email hấp dẫn và mang tính cá nhân, từ đó có khả năng gây tò mò cho một công ty tuyển dụng hay không. Ngoài ra, tôi phải đưa bao nhiêu thông tin vào lời nhắc của mình để có được kết quả khả quan? Tôi đã thử nghiệm ba lời nhắc khác nhau để xem — đây là những gì tôi đã học được.

Mục lục

Email xin việc là gì?

Email xin việc là một email trang trọng được gửi đến nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng bởi người đang tìm việc làm. Nó nhằm mục đích bày tỏ sự quan tâm đến một vị trí cụ thể và chia sẻ thông tin liên quan về kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên.

Cách viết email xin việc

1. Thêm dòng chủ đề có liên quan.

Ngoài đơn đăng ký từ các ứng viên, người quản lý tuyển dụng còn nhận được hàng chục email khác mỗi ngày.

Và mặc dù bạn không kiểm soát được lượng thông tin họ nhận được, bạn có thể làm rất nhiều điều để tăng khả năng hiển thị email xin việc của mình.

“Hãy làm rõ ý định của bạn trong dòng chủ đề,” Robert Kaskel, giám đốc nhân sự tại Người kiểm tra.“Hãy đề cập đến đó là đơn đăng ký, vai trò được đề cập và tên của bạn. Ngoài ra, hãy nhớ rằng hầu hết các nhà cung cấp email chỉ hiển thị 20-30 ký tự dòng chủ đề trong hộp thư đến của người nhận.”

Kaskel cũng nhấn mạnh rằng bạn nên tránh xa bất kỳ văn bản “clickbait-y” nào.

“Bạn cũng không nên cố gắng tạo ra cảm giác cấp bách bằng cách sử dụng những từ như 'Khẩn cấp', 'Ngay lập tức' hoặc 'Nhạy cảm với thời gian'. Những chiến thuật này có thể hiệu quả với các nhà tiếp thị, nhưng chúng có nhiều khả năng khiến nhà tuyển dụng xa lánh và khó chịu vì họ có thể coi chúng là lừa đảo.” ông nói.

2. Điều chỉnh giọng điệu của bạn phù hợp với công ty.

Là một nhà tiếp thị, bạn biết rằng các thương hiệu sử dụng một giọng điệu khác. Một số thoải mái hơn những người khác. Nếu bạn muốn nổi bật so với những ứng viên khác, hãy cố gắng sử dụng giọng điệu phù hợp với công ty mà bạn đang ứng tuyển.

Hãy nhìn vào quảng cáo việc làm. Nó được viết một cách thân thiện, hài hước hay siêu chuyên nghiệp? Viết bản sao email của bạn theo cách cho thấy bạn “hiểu” được phong cách giao tiếp của họ.

Điều này đặc biệt quan trọng khi ứng tuyển vào các vị trí tiếp thị. Suy cho cùng, khả năng điều chỉnh giọng điệu của thương hiệu là điều được mong đợi từ các chuyên gia tiếp thị. Phải?

3. Viết ngắn gọn và phù hợp.

Bất cứ khi nào tôi lướt qua LinkedIn, số lượng người nộp đơn xin việc không bao giờ làm tôi ngạc nhiên. Có hàng trăm người nộp đơn trong vòng vài giờ sau khi đăng quảng cáo việc làm. Thị trường việc làm đã trở nên vô cùng cạnh tranh.

Điều đó nói lên rằng, các nhà tuyển dụng phải xem qua rất nhiều tin nhắn và email trên LinkedIn. Thời gian của họ có hạn, vì vậy hãy giữ email của bạn ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.

Hãy chắc chắn rằng đoạn mở đầu của bạn hấp dẫn. Nếu bạn nói thẳng thừng và không liên quan, nhà tuyển dụng sẽ không thèm đọc phần còn lại.

Kimberley Tyler-Smith, giám đốc điều hành tại Tiếp tục có lời, nói, “Là một nhà tuyển dụng đã xem hàng nghìn hồ sơ ứng tuyển trên bàn làm việc của tôi, tôi có thể nói với bạn một điều chắc chắn: những email chung chung, mang tính công thức trở thành một âm thanh đơn điệu. Nhưng những cái thực sự nổi bật? Họ là những người kể một câu chuyện.”

Một câu chuyện khơi dậy sự tò mò, Tyler-Smith lưu ý.

“Một câu chuyện được xây dựng khéo léo sẽ lôi cuốn tôi, khiến tôi muốn biết nhiều hơn về con người đằng sau câu chữ. Nó không còn chỉ là một sơ yếu lý lịch trên màn hình. Đó là cái nhìn thoáng qua về hành trình độc đáo, động lực và tiềm năng của bạn.

Nó bộc lộ niềm đam mê, sự hài hước, sự kiên cường của bạn - tất cả những phẩm chất tạo nên con người bạn. Và trong thế giới của những ứng dụng vô danh, tính xác thực là vàng,” Tyler-Smith nói.

Cô ấy cũng nói rằng điều đó cho thấy bạn rất phù hợp với công ty.

“Một câu chuyện kết nối trải nghiệm của bạn với vai trò và công ty cụ thể sẽ vẽ nên một bức tranh sống động về lý do tại sao bạn không chỉ đủ tiêu chuẩn mà còn hoàn toàn phù hợp với công việc,” thêm Tyler-Smith.

4. Kèm theo lời chào cá nhân.

Bắt đầu email xin việc của bạn bằng “Dear Sir/Madam” hoặc “Dear Hiring Team” không phải là cách tốt nhất để tạo ấn tượng tốt đầu tiên.

Nếu người quản lý tuyển dụng không được liệt kê trong quảng cáo việc làm, hãy tìm hiểu xem ai chịu trách nhiệm tuyển dụng ở công ty cụ thể này. Nó có thể đòi hỏi phải đào bới một chút, nhưng nỗ lực đó sẽ rất đáng giá.

Phần lớn các ứng viên sẽ không bận tâm tìm hiểu tên người đó, và nếu làm được, bạn sẽ nổi bật.

5. Đính kèm CV của bạn và dán nhãn chính xác.

Hãy nhớ đính kèm CV vào email của bạn; nếu bạn quên làm thì khả năng cao là đơn đăng ký của bạn sẽ bị bỏ qua. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng nó được dán nhãn chính xác.

Daniel Kroytor, người sáng lập Thanh toán phù hợp, giải thích tại sao điều này lại quan trọng đến vậy. “Không có gì lạ khi email xin việc có đính kèm tệp đính kèm, nhưng nhiều người không coi nhãn của chúng là gì và đây là lý do tại sao họ nên xem xét chúng cẩn thận trước khi gửi,” , ông nói.

Anh ấy nói thêm rằng “Điều quan trọng cần nhớ là bạn không phải là người duy nhất tìm hiểu về cơ hội việc làm, điều đó có nghĩa là các nhà tuyển dụng tiềm năng sẽ nhận được hàng chục, thậm chí hàng trăm tài liệu, và nếu chúng bị dán nhãn sai, chúng có thể bị bỏ qua hoặc gây đau đầu cho bộ phận nhân sự. ”

Max Wesman, người sáng lập và COO tại Chào mừng, nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của tệp đính kèm email. Anh ấy coi chúng là yếu tố quan trọng nhất của đơn xin việc.

Wesman nói rằng “Bạn không chỉ cần đính kèm đúng tài liệu mà còn cần phải được thiết kế gọn gàng, viết rõ ràng và không có sai sót.”

Tệp đính kèm cho phép bạn đính kèm tài liệu và thêm thông tin bên ngoài định dạng ứng dụng cơ bản. Wesman ghi chú, “Vì vậy, hãy đảm bảo đính kèm bất kỳ tài liệu thú vị, thú vị hoặc đủ điều kiện nào có thể giúp ích cho trường hợp của bạn.”

6. Bao gồm một phần được cá nhân hóa về lý do tại sao bạn phù hợp với công ty.

Tránh những câu như “Tôi có nhiều năm kinh nghiệm” nếu bạn không định chứng minh mối quan hệ của nó với công ty mà bạn đang ứng tuyển trong vài câu tiếp theo.

Mỗi câu sẽ giúp người quản lý tuyển dụng đánh giá chính xác sự hiện diện của bạn có thể đóng góp như thế nào cho doanh nghiệp.

Ví dụ: nếu bạn đang ứng tuyển vào vị trí quản lý phương tiện truyền thông xã hội, bạn có thể chia sẻ câu chuyện về một chiến dịch thành công mà bạn nảy ra ý tưởng và số lượng khách hàng tiềm năng hoặc doanh số mà nó đã tạo ra.

Gianluca Ferruggia, tổng giám đốc tại thiết kếvội vàng, có quan điểm rất tốt về vấn đề này khi nói rằng các ứng viên không chỉ nên thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn cả thương hiệu cá nhân của họ.

“Đây không chỉ đơn giản là sử dụng ngôn ngữ trang trọng; nó thiên về cách ứng viên thể hiện khả năng và thành tích của họ. Liên hệ kinh nghiệm trong quá khứ với yêu cầu của công việc giúp kết nối lịch sử của họ với vai trò trong tương lai,” Ghi chú của Ferruggia.

Ferruggia nói rằng dấu ấn “cá nhân”, như đã đề cập ở trên, có thể là một ví dụ về dự án của công ty hoặc thậm chí là một giá trị nghề nghiệp mà cả bạn và công ty đều chia sẻ. Điều này sẽ giúp làm nổi bật ứng dụng của bạn.

“Nó để lại ấn tượng rằng ứng viên vừa thành thạo trong lĩnh vực của họ vừa đã hoàn thành tốt bài tập về nhà, hoàn toàn phù hợp với văn hóa và tầm nhìn của tổ chức,” Ferruggia nói.

Trò chuyện GPT đã viết gì cho tôi

Đã đến lúc vui chơi một chút! Tôi đã quyết định chạy một thử nghiệm nhỏ để xem liệu ChatGPT có thể giúp ích gì khi viết email xin việc hay không.

Tôi đã sử dụng ba lời nhắc khác nhau để xem chúng sẽ tác động như thế nào đến kết quả. Đây là những gì tôi có.

Phiên bản 1

Lời nhắc: “Bạn có thể vui lòng viết cho tôi email xin việc cho vị trí Nhà chiến lược nội dung tại Swooped không?”

Đầu ra của ChatGPT

Nguồn hình ảnh

Những gì tôi nghĩ

Đó không phải là một thất bại hoành tráng, dựa trên lời nhắc chung chung như thế nào, nhưng nó cũng không tuyệt vời. Trước hết, nó quá dài. Thông tin về kinh nghiệm làm việc và thành tích không đủ chi tiết. Nó không bao gồm bất kỳ con số cụ thể nào.

Ví dụ: thay vì chỉ nói: “Tôi đã phát triển và thực hiện thành công các chiến lược nội dung giúp tăng đáng kể khả năng hiển thị và mức độ tương tác với thương hiệu”, thì có thể nói: “Tôi đã phát triển và thực hiện thành công các chiến lược nội dung giúp tăng lưu lượng truy cập không phải trả tiền lên 50%”. Điều này nghe có vẻ ấn tượng hơn nhiều.

Giọng điệu có chút nhạt nhẽo. Swooped có phong cách giao tiếp thân thiện và thoải mái, nhưng - công bằng mà nói - ChatGPT 3.5 không thể biết điều đó, vì tôi đã không đề cập đến nó trong lời nhắc và nó không có quyền truy cập vào trang web của công ty.

Ngoài ra, một số thông tin, chẳng hạn như “Tôi đặc biệt ấn tượng với cam kết đổi mới và cách tiếp cận năng động của Swooped đối với tiếp thị nội dung,” dường như là bịa đặt. Tôi đã không nói với ChatGPT rằng Swooped có tính đổi mới.

Trên một lưu ý tích cực, nó gợi ý một dòng chủ đề có liên quan. Nó bao gồm tất cả các yếu tố sẽ xuất hiện trong email xin việc, như lời chào được cá nhân hóa, thông tin về kinh nghiệm trước đây, sơ yếu lý lịch và cảm ơn vì đã cân nhắc.

Nhìn chung, tôi có thể coi nó như bản nháp đầu tiên.

Phiên bản 2

Lời nhắc: Viết cho tôi một email để xin việc với tư cách là Nhà chiến lược nội dung tại Swooped. Đề xuất một dòng chủ đề email chuyên nghiệp. Đề cập rằng tôi có năm năm kinh nghiệm làm nhà tiếp thị nội dung trong ngành B2B. Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp nhưng thân thiện. Giữ nó trong vòng 120 từ.”

Đầu ra của ChatGPT

Nguồn hình ảnh

Những gì tôi nghĩ

Lần này, tôi đã thêm nhiều chi tiết hơn vào lời nhắc. Kết quả có tốt hơn nhiều không? Tôi không nghĩ vậy. Email ngắn hơn rất nhiều, điều đó tốt. Mặc dù tôi đã yêu cầu một giọng điệu thân thiện hơn, nhưng có vẻ như nó không khác biệt so với phiên bản đầu tiên – nó vẫn mang tính trang trọng hơn. Một lần nữa, một số thông tin nó sử dụng là hư cấu.

Điều làm tôi ngạc nhiên là lần này nó sử dụng “Dear Hiring Manager” thay vì tên của người quản lý. Lời phán quyết? Tôi vẫn còn phải làm khá nhiều việc trước khi gửi nó. Đơn giản là nó quá chung chung và trông giống như một email mà tôi có thể gửi đến bất kỳ công ty nào. Nó đòi hỏi sự cá nhân hóa nhiều hơn.

Phiên bản 3

Đối với phiên bản thứ ba, tôi quyết định cung cấp cho ChatGPT một bản tóm tắt rất chi tiết, dựa trên cuộc sống thực của Swooped quảng cáo việc làm trên LinkedIn.

Nguồn hình ảnh

Nguồn hình ảnh

Lời nhắc: “Hãy viết cho tôi một email để xin việc với tư cách là Nhà chiến lược nội dung tại Swooped. Đề xuất một dòng chủ đề email chuyên nghiệp. Hãy xem xét các yêu cầu công việc sau:

• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc trong vai trò tiếp thị nội dung trên nhiều ngành dọc khác nhau.
• Thành thạo các chương trình quản lý dự án và lập kế hoạch dự án như Asana.
• Làm quen với Ahrefs, Google Search Console hoặc các công cụ SEO khác.
• Sự tò mò dai dẳng về cách cải thiện quy trình hoặc khám phá các công cụ mới.
• Xu hướng xem sự thay đổi là một cơ hội.
• Dũng cảm đặt câu hỏi, đưa ra đề xuất và không bao giờ chấp nhận việc đi theo dòng chảy khi điều đó không có ý nghĩa với bạn.
• Nội dung được xuất bản và/hoặc đóng góp thường xuyên cho các blog và trang web trong ngành.

Và kinh nghiệm của tôi:

• Tôi có năm năm kinh nghiệm làm nhà tiếp thị nội dung trong ngành B2B.
• Tăng lưu lượng truy cập không phải trả tiền cho công ty gần đây của tôi lên 75%.
• Tôi chịu trách nhiệm tạo ra các định dạng nội dung khác nhau, bao gồm các bài viết trên blog, báo cáo, nghiên cứu điển hình và bản sao trang đích.
• Tôi đã quản lý và cố vấn một cách hiệu quả một nhóm gồm 3 người viết nội dung.

Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp nhưng thân thiện. Giữ nó trong vòng 150 từ. Tên người quản lý tuyển dụng là Nataly.”

Đầu ra ChatGPT

Nguồn hình ảnh

Những gì tôi nghĩ

Tôi thích cách tất cả thông tin tôi cung cấp được gửi vào email, cả những thông tin về yêu cầu của công ty cũng như những thông tin liên quan đến trải nghiệm của tôi.

Độ dài của email hơi cao hơn 150 từ được yêu cầu, nhưng - vì đây không phải là bài đăng trên LinkedIn hay Twitter và tôi không có giới hạn ký tự khi gửi email - nên đây không phải là vấn đề.

Thật không may, tôi vẫn không hài lòng với giọng điệu. Mặc dù bản sao này rất chuyên nghiệp nhưng nó lại quá trang trọng. Tôi không thấy sự “thân thiện” mà tôi yêu cầu ở bất cứ đâu.

Tôi cảm thấy rằng tôi sẽ nhận được kết quả đầu ra rất giống ngay cả khi tôi không yêu cầu bản sao được viết bằng giọng điệu thân thiện.

Nói chung, mặc dù nội dung của email không yêu cầu cá nhân hóa thêm nữa, nhưng theo tôi, nó không mang lại cảm giác cá nhân và cần phải viết lại.

Điều này đưa tôi đến phần tiếp theo.

Viết email xin việc của riêng tôi

Sau khi xem xét cả ba phiên bản của email, tôi quyết định viết email của riêng mình.

Tôi đã kiềm chế mọi ý tưởng ChatGPT và chỉ viết những gì, dựa trên kinh nghiệm của tôi, cảm thấy giống như điều gì đó có thể thu hút sự quan tâm của người quản lý tuyển dụng.

Dòng chủ đề: Biết rằng bạn đang tìm kiếm Nhà chiến lược nội dung

Chào Nataly,

Tôi thấy bạn đang tìm kiếm Nhà chiến lược nội dung và tôi có thể là người phù hợp nhất. Tôi có 2 năm kinh nghiệm làm nhà tiếp thị nội dung trong ngành BXNUMXB, trong đó tuyển dụng và nhân sự là một trong những lĩnh vực chuyên môn của tôi.

Trong thời gian làm thành viên nhóm nội dung, tôi đã:

• Đã giúp tăng lưu lượng truy cập không phải trả tiền vào trang web của công ty bằng cách 75%
• Quản lý nhóm gồm 3 người viết nội dung
• Đã tạo ra nhiều định dạng nội dung khác nhau, bao gồm các bài đăng trên blog, bản sao trang đích, báo cáo và nghiên cứu điển hình.

Tôi quen thuộc với tất cả các công cụ được đề cập ở vị trí này - tôi đã sử dụng Asana để quản lý các dự án tiếp thị nội dung và tôi không thể tưởng tượng cuộc sống của mình mà không có Ahrefs nữa! Tôi cũng cảm thấy mình là người có văn hóa tốt phù hợp với công ty. Tôi liên tục tìm cách tối ưu hóa công việc của mình và không ngại chia sẻ ý kiến ​​của mình.

Sơ yếu lý lịch của tôi có trong tệp đính kèm.

Tôi muốn thực hiện cuộc gọi để tìm hiểu thêm về vai trò này và xem liệu chúng tôi có phù hợp hay không.

Trân trọng,

[Tên]

Những gì tôi đã làm ở đây

Tôi quyết định bắt đầu bằng dòng tiêu đề email chính xác, trong đó đề cập đến vai trò mà tôi quan tâm nhưng lại bỏ qua tên thương hiệu.

Theo tôi, việc nêu tên công ty trong chủ đề email là không cần thiết khi gửi email cho người quản lý tuyển dụng hoặc nhà tuyển dụng nội bộ. Suy cho cùng, họ không tuyển dụng ai khác ngoài công ty của họ, không giống như các công ty tuyển dụng.

Trước khi viết tin nhắn, tôi đã kiểm tra trên LinkedIn xem người quản lý tuyển dụng là ai và nêu tên của họ trong lời chào để tạo cảm giác cá nhân hơn. Đó cũng là một tín hiệu tinh tế cho thấy tôi đã nghiên cứu trước khi nộp đơn xin việc.

Trong suốt email, tôi sử dụng giọng điệu thoải mái, thân thiện vì đó là cách thương hiệu giao tiếp trên trang web của mình. Điều này có thể làm cho đơn ứng tuyển của tôi trở nên dễ hiểu hơn nhiều và khiến tôi trông có vẻ phù hợp với nhóm.

Về độ dài, tôi giữ bản sao khá ngắn. Tôi đã giải quyết một số yêu cầu chính và kinh nghiệm liên quan mà không khiến người quản lý tuyển dụng choáng ngợp vì thông tin. Để thu hút sự chú ý của họ, tôi đã sử dụng một vài con số để thể hiện kỹ năng và khả năng quản lý nhóm của mình.

Mục tiêu của tôi khi gửi email này là tập trung vào tính cách và đạo đức làm việc của tôi, vì những điều này thường quyết định liệu bạn có phù hợp với công ty về lâu dài hay không.

Tóm lại, mặc dù kết quả từ ChatGPT khá tốt ở một số khu vực nhất định, nhưng tôi cảm thấy rằng mình vẫn sẽ quyết định đăng ký bằng email của chính mình, được viết từ đầu. Bạn có thể sử dụng kết quả đầu ra của AI để lấy cảm hứng, nhưng nếu bạn thực sự muốn nổi bật, hãy dành chút thời gian để viết một thông điệp chân thực mang “cảm giác” không thể bắt chước được của con người.

Con người so với AI

Tôi nghĩ rằng trận chiến này đã thuộc về con người.

Đây có phải là một cuộc chiến công bằng? Có lẽ không hoàn toàn vì ChatGPT3.5 không có quyền truy cập vào thông tin giống như tôi.

Trừ khi tôi cung cấp đủ thông tin chi tiết về vị trí và công ty mà tôi đang ứng tuyển, nếu không, nó sẽ không thể tạo ra một email xin việc đủ hấp dẫn đối với người quản lý tuyển dụng. Bản sao quá chung chung.

Để ghi nhận một chút - ChatGPT đã làm khá tốt với cấu trúc email, kết hợp tất cả các yếu tố cần thiết.

Có vẻ thuận tiện cho việc tạo bản nháp đầu tiên. Mặc dù việc cá nhân hóa hơn nữa là điều cần thiết, nhưng việc quyết định cấu trúc để đảm bảo luồng phù hợp có lẽ là khía cạnh khó nhất và nó đã đúng.

Bạn có nên sử dụng ChatGPT để viết email xin việc tiếp thị của mình không? Tuyệt đối! Chỉ cần đảm bảo cá nhân hóa đầu ra trước khi nhấn gửi.

Hãy vui vẻ thử nghiệm.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://blog.hubspot.com/marketing/job-application-email-examples