Trong môi trường phát triển nhanh ngày nay, bộ phận Nhân sự (HR) phải đối mặt với thách thức quản lý vô số nhiệm vụ trong khi vẫn đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và tuân thủ. Tuy nhiên, sự ra đời của tự động hóa quy trình nhân sự đã cách mạng hóa cách thức hoạt động của các chuyên gia nhân sự. Bằng cách khai thác sức mạnh của công nghệ và phần mềm thông minh, tự động hóa quy trình nhân sự hợp lý hóa quy trình làm việc, giảm lỗi, nâng cao độ chính xác của dữ liệu và cuối cùng là cải thiện trải nghiệm tổng thể của nhân viên.

Trong blog này, chúng ta sẽ đi sâu vào các khía cạnh khác nhau của tự động hóa quy trình nhân sự, khám phá các lợi ích, công nghệ, trích xuất dữ liệu, tối ưu hóa quy trình, tuân thủ, bảo mật và triển khai. Hãy cùng khám phá cách tự động hóa quy trình nhân sự có thể biến đổi bộ phận nhân sự và khai phá toàn bộ tiềm năng của họ.

Tự động hóa nhân sự là gì?

Tự động hóa nhân sự, còn được gọi là tự động hóa quy trình nhân sự, đề cập đến việc sử dụng công nghệ và phần mềm để hợp lý hóa và tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình nhân sự khác nhau. Nó liên quan đến việc áp dụng phần mềm thông minh và công nghệ tiên tiến để tự động hóa các quy trình nhân sự lặp đi lặp lại và tốn thời gian, do đó giảm can thiệp thủ công, nâng cao hiệu quả và nâng cao hiệu suất hoạt động nhân sự tổng thể.

Tự động hóa nhân sự bao gồm một loạt các hoạt động trong lĩnh vực nhân sự, bao gồm tuyển dụng và giới thiệu, quản lý dữ liệu nhân viên, quản lý phúc lợi, quản lý hiệu suất, đào tạo và phát triển, theo dõi thời gian và điểm danh, xử lý bảng lương, quản lý tuân thủ và quy trình ngoại trú. Bằng cách tự động hóa các quy trình này, các chuyên gia nhân sự có thể tập trung vào các sáng kiến ​​chiến lược hơn và các nhiệm vụ có giá trị cao đòi hỏi chuyên môn của con người, chẳng hạn như thu hút nhân tài, gắn kết nhân viên và phát triển tổ chức.

Lợi ích của Tự động hóa Nhân sự

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Tự động hóa nhân sự loại bỏ các nhiệm vụ thủ công và lặp đi lặp lại, giảm thời gian và công sức cần thiết cho các quy trình hành chính. Điều này cho phép các chuyên gia nhân sự tập trung vào các sáng kiến ​​chiến lược và các nhiệm vụ giá trị gia tăng, cuối cùng là tăng năng suất và hiệu quả. Ngoài ra, tự động hóa giúp giảm chi phí vận hành bằng cách giảm thiểu nhu cầu sử dụng lao động thủ công và hợp lý hóa các quy trình.

Tăng hiệu quả và độ chính xác

Tự động hóa loại bỏ rủi ro do lỗi của con người liên quan đến việc nhập và xử lý dữ liệu thủ công. Bằng cách tự động hóa các tác vụ nhân sự như nhập dữ liệu, quản lý tài liệu và xử lý bảng lương, các tổ chức có thể đạt được mức độ chính xác và nhất quán cao hơn. Điều này giúp cải thiện tính toàn vẹn của dữ liệu và giảm khả năng xảy ra các vấn đề tuân thủ hoặc sai lệch trong hồ sơ nhân viên.

Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

Tự động hóa nhân sự trao quyền cho nhân viên với khả năng tự phục vụ. Thông qua cổng thông tin tự phục vụ của nhân viên, các cá nhân có thể truy cập và cập nhật thông tin cá nhân của họ, yêu cầu thời gian nghỉ, xem cuống lương và đăng ký các chương trình phúc lợi. Chức năng tự phục vụ này cải thiện sự thuận tiện, khả năng đáp ứng và tính minh bạch, trao quyền cho nhân viên nắm quyền sở hữu các nhu cầu liên quan đến nhân sự của họ.

Hợp lý hóa tuyển dụng và giới thiệu

Tự động hóa đơn giản hóa và đẩy nhanh quá trình tuyển dụng và giới thiệu. Các hệ thống theo dõi ứng viên tự động đăng tin tuyển dụng, sàng lọc sơ yếu lý lịch và liên lạc với ứng viên, cho phép các nhóm nhân sự quản lý hiệu quả khối lượng lớn ứng dụng. Ngoài ra, quy trình giới thiệu tự động hướng dẫn nhân viên mới thông qua các thủ tục giấy tờ, tài liệu đào tạo và định hướng cần thiết, đảm bảo trải nghiệm giới thiệu suôn sẻ và nhất quán.

Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Tự động hóa nhân sự cung cấp cho các tổ chức quyền truy cập vào dữ liệu và phân tích thời gian thực. Bằng cách tập trung thông tin nhân sự và tự động hóa việc thu thập, báo cáo và phân tích dữ liệu, các tổ chức có thể thu được thông tin chi tiết có giá trị về xu hướng lực lượng lao động, chỉ số hiệu suất và mức độ gắn kết của nhân viên. Những hiểu biết dựa trên dữ liệu này cho phép đưa ra quyết định sáng suốt, cho phép các chuyên gia nhân sự chủ động giải quyết các thách thức và tối ưu hóa các chiến lược nhân sự.

Quản lý tuân thủ

Tự động hóa nhân sự giúp các tổ chức đảm bảo tuân thủ luật lao động, quy định của ngành và các yêu cầu về quyền riêng tư dữ liệu. Các hệ thống tự động hóa có thể theo dõi và thực thi các nhiệm vụ liên quan đến tuân thủ, chẳng hạn như quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi chứng chỉ và giấy phép cũng như tạo các báo cáo theo yêu cầu của pháp luật. Điều này làm giảm nguy cơ không tuân thủ, tránh bị phạt và cung cấp một môi trường nhân sự an toàn và có thể kiểm toán được.

Tối ưu hóa quy trình làm việc và cộng tác

Tự động hóa nhân sự cho phép hợp lý hóa quy trình công việc nhân sự và thúc đẩy sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm nhân sự. Quy trình làm việc tự động đảm bảo các quy trình nhất quán và loại bỏ tắc nghẽn, cho phép các chuyên gia nhân sự làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Các tính năng cộng tác, chẳng hạn như kho lưu trữ tài liệu dùng chung và hệ thống quản lý tác vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc và phối hợp liền mạch trong bộ phận nhân sự.

‌Ống nano API OCR & OCR trực tuyến có nhiều điều thú vị trường hợp sử dụng that có thể tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh của bạn, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy tăng trưởng. Tìm ra cách các trường hợp sử dụng của Nanonets có thể áp dụng cho sản phẩm của bạn.

Khả năng mở rộng và linh hoạt

Các hệ thống tự động hóa có thể dễ dàng mở rộng quy mô khi một tổ chức phát triển hoặc trải qua những thay đổi. Cho dù đó là mở rộng lực lượng lao động, triển khai các chính sách nhân sự mới hay tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác, tự động hóa nhân sự mang đến sự linh hoạt để thích ứng và đáp ứng nhu cầu phát triển. Khả năng mở rộng này đảm bảo rằng các quy trình nhân sự có thể hỗ trợ hiệu quả sự phát triển của tổ chức và những thay đổi trong yêu cầu nhân sự.

Công nghệ Thúc đẩy Tự động hóa Quy trình Nhân sự

Phân tích cú pháp và trích xuất tài liệu

Phân tích cú pháp tài liệu đóng một vai trò quan trọng trong tự động hóa quy trình nhân sự. Phần mềm thông minh, được hỗ trợ bởi các thuật toán máy học và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), trích xuất chính xác dữ liệu liên quan từ các tài liệu nhân sự khác nhau như sơ yếu lý lịch, đơn đăng ký và hợp đồng. Điều này giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, đẩy nhanh quá trình xử lý tài liệu và đảm bảo độ chính xác của dữ liệu.

Tích hợp dữ liệu và quy trình công việc tùy chỉnh

Phần mềm tự động hóa quy trình nhân sự tích hợp liền mạch với các hệ thống hoặc cơ sở dữ liệu nhân sự hiện có, cho phép đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực. Sự tích hợp này tập trung và hợp nhất thông tin nhân sự, cung cấp một nguồn thông tin chính xác duy nhất cho các chuyên gia nhân sự. Quy trình công việc tùy chỉnh có thể được tạo để phù hợp với các thông lệ nhân sự cụ thể của tổ chức, tối ưu hóa các quy trình như nhân viên giới thiệu, quản lý hiệu suất, quản lý nghỉ phép và theo dõi tuân thủ.

Trí tuệ nhân tạo (AI) và Máy học (ML)

Các công nghệ AI và ML cho phép các hệ thống tự động hóa thông minh thực hiện các tác vụ phức tạp. Các chatbot do AI cung cấp hỗ trợ nhân sự được cá nhân hóa và hỗ trợ giải đáp thắc mắc của nhân viên, trong khi các thuật toán ML phân tích lượng lớn dữ liệu nhân sự để xác định các mẫu, dự đoán kết quả và tối ưu hóa các chiến lược nhân sự. Những công nghệ này nâng cao khả năng ra quyết định, quản lý tài năng và sự gắn kết của nhân viên.

Điện toán đám mây và Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS)

Các giải pháp tự động hóa nhân sự dựa trên đám mây tận dụng sức mạnh của điện toán đám mây và các mô hình SaaS. Những công nghệ này cung cấp khả năng mở rộng, khả năng tiếp cận và hiệu quả chi phí. Nền tảng đám mây cho phép các chuyên gia nhân sự truy cập hệ thống nhân sự và dữ liệu từ mọi nơi, hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa và chức năng tự phục vụ.

Giao diện lập trình ứng dụng (API)

API cho phép tích hợp liền mạch giữa các hệ thống và công cụ nhân sự khác nhau. Bằng cách kết nối phần mềm tự động hóa nhân sự với các hệ thống nhân sự hiện có, chẳng hạn như HRIS, hệ thống trả lương hoặc nền tảng quản lý tài năng, API hỗ trợ đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực và loại bỏ nhu cầu nhập hoặc sao chép dữ liệu thủ công.

Tự động hóa quy trình phân tích sơ yếu lý lịch của bạn. Xây dựng một tùy chỉnh tiếp tục phân tích cú pháp với Nanonet.

7 quy trình nhân sự cần tự động hóa

Tự động hóa đóng một vai trò quan trọng trong việc hợp lý hóa các quy trình nhân sự, giảm nỗ lực thủ công và nâng cao hiệu quả hoạt động. Nói một cách đơn giản, tự động hóa nhân sự là tương lai của công việc. Dưới đây là bảy quy trình nhân sự được hưởng lợi rất nhiều từ tự động hóa:

1. Tuyển dụng và theo dõi ứng viên: Tuyển dụng và theo dõi ứng viên bao gồm nhiều nhiệm vụ tốn thời gian khác nhau, chẳng hạn như đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn và giao tiếp với ứng viên. Tự động hóa hợp lý hóa các quy trình này bằng cách sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) tự động phân tích cú pháp sơ yếu lý lịch, sàng lọc ứng viên dựa trên các tiêu chí được xác định trước, lên lịch phỏng vấn và gửi thông báo tự động cho ứng viên. Điều này giúp tiết kiệm thời gian quý báu của các chuyên gia nhân sự và đảm bảo quy trình tuyển dụng suôn sẻ và hiệu quả.
2. Tài liệu giới thiệu và nhân viên: Quá trình giới thiệu yêu cầu nhiều thủ tục giấy tờ, bao gồm thu thập thông tin nhân viên, quản lý hợp đồng và phân phối sổ tay và chính sách của nhân viên. Tự động hóa đơn giản hóa quy trình này bằng cách cung cấp các biểu mẫu điện tử và cổng tự phục vụ, nơi nhân viên có thể gửi các tài liệu và thông tin cần thiết. Quy trình công việc tự động có thể hướng dẫn nhân viên mới thông qua quy trình giới thiệu, đảm bảo rằng tất cả các tài liệu cần thiết đều được hoàn thành và ký một cách kịp thời.
3. Quản lý thời gian và chấm công: Tự động hóa quản lý chấm công và chấm công giúp loại bỏ nhu cầu theo dõi thời gian thủ công, giảm sai sót và đảm bảo lưu trữ hồ sơ chính xác. Hệ thống đồng hồ thời gian và ứng dụng di động cho phép nhân viên ghi lại giờ làm việc của họ và yêu cầu thời gian nghỉ điện tử. Hệ thống tự động tính toán tổng số giờ làm việc, theo dõi thời gian làm thêm giờ và tích hợp với hệ thống bảng lương để xử lý bảng lương liền mạch.
4. Quản lý và đánh giá hiệu suất: Quản lý hiệu suất liên quan đến việc đặt mục tiêu, tiến hành đánh giá hiệu suất và cung cấp phản hồi cho nhân viên. Tự động hóa đơn giản hóa quy trình này bằng cách cung cấp các công cụ quản lý hiệu suất kỹ thuật số. Những công cụ này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo và theo dõi các mục tiêu hiệu suất, tự động hóa các chu kỳ xem xét và tạo báo cáo đánh giá hiệu suất. Tự động hóa đảm bảo tính nhất quán, minh bạch và đánh giá khách quan hiệu suất của nhân viên.
5. Quản lý phúc lợi: Quản lý phúc lợi của nhân viên, chẳng hạn như bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu và chính sách nghỉ phép, có thể phức tạp và tốn thời gian. Các hệ thống tự động hóa nhân sự đơn giản hóa việc quản lý lợi ích bằng cách cung cấp các cổng tự phục vụ nơi nhân viên có thể đăng ký và quản lý lợi ích của họ. Các hệ thống này tự động tính toán phúc lợi, theo dõi số dư nghỉ phép và tạo báo cáo, giảm bớt gánh nặng hành chính và đảm bảo quản lý phúc lợi chính xác.
6. Đào tạo và phát triển: Tự động hóa nâng cao quy trình đào tạo và phát triển bằng cách cung cấp hệ thống quản lý học tập (LMS) cho phép tạo, phân phối và theo dõi các chương trình đào tạo. Nền tảng LMS tự động đăng ký khóa học, theo dõi tiến độ của nhân viên và tạo báo cáo đào tạo. Tự động hóa đảm bảo rằng nhân viên có quyền truy cập vào các tài liệu đào tạo có liên quan, hợp lý hóa việc quản lý đào tạo và cải thiện kỹ năng cũng như năng lực của nhân viên.
7. Quá trình lên tàu và thoát: Khi nhân viên rời khỏi tổ chức, cần phải hoàn thành nhiều nhiệm vụ khác nhau, chẳng hạn như thu thập tài sản của công ty, chấm dứt quyền truy cập hệ thống và thực hiện các cuộc phỏng vấn rời khỏi tổ chức. Tự động hóa đơn giản hóa quy trình offboarding bằng cách cung cấp danh sách kiểm tra và quy trình công việc được tiêu chuẩn hóa. Nó đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ cần thiết được hoàn thành kịp thời, tạo điều kiện chuyển giao kiến ​​thức và cho phép thực hiện các cuộc phỏng vấn thôi việc hiệu quả để thu thập phản hồi.

Nanonet và tự động hóa nhân sự

Phần mềm Nanonets OCR có thể là một công cụ có giá trị cho các quy trình nhân sự bằng cách tự động trích xuất và xử lý dữ liệu từ các tài liệu nhân sự khác nhau. Công nghệ OCR (Nhận dạng ký tự quang học) cho phép phần mềm nhận dạng và chuyển đổi văn bản từ các tài liệu kỹ thuật số hoặc được quét sang định dạng mà máy có thể đọc được. Sau đây là cách phần mềm Nanonets OCR có thể hỗ trợ các quy trình nhân sự:

• Tiếp tục phân tích cú pháp: Phần mềm Nanonets OCR có thể phân tích sơ yếu lý lịch để trích xuất thông tin chính như chi tiết liên lạc, kinh nghiệm làm việc, giáo dục, kỹ năng và chứng chỉ. Điều này tự động hóa quá trình xem xét và trích xuất dữ liệu liên quan từ sơ yếu lý lịch, giúp các chuyên gia nhân sự dễ dàng xác định các ứng viên đủ tiêu chuẩn và sắp xếp họ phù hợp với yêu cầu công việc.
• Xử lý đơn đăng ký: Bộ phận nhân sự thường nhận được nhiều mẫu đơn xin việc, thực tập hoặc chương trình đào tạo. Phần mềm Nanonets OCR có thể tự động trích xuất dữ liệu từ các biểu mẫu này, chẳng hạn như thông tin chi tiết cá nhân, lịch sử việc làm và trình độ học vấn. Điều này giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, giảm lỗi và tăng tốc quá trình xử lý ứng dụng.
• Giới thiệu nhân viên: Trong quá trình giới thiệu, nhân viên mới được yêu cầu điền vào nhiều biểu mẫu, bao gồm biểu mẫu thuế, biểu mẫu bảo hiểm và thỏa thuận bảo mật. Phần mềm Nanonets OCR có thể trích xuất thông tin liên quan từ các biểu mẫu này và điền vào hệ thống nhân sự hoặc cơ sở dữ liệu nhân viên, tiết kiệm thời gian và giảm lỗi nhập dữ liệu.
• Quản lý hồ sơ nhân viên: Bộ phận nhân sự cần quản lý và cập nhật hồ sơ nhân viên thường xuyên. Phần mềm Nanonets OCR có thể hỗ trợ số hóa và sắp xếp hồ sơ nhân viên, đồng thời trích xuất dữ liệu từ các tài liệu như thẻ ID, hợp đồng lao động và đánh giá hiệu suất. Điều này đảm bảo lưu giữ hồ sơ chính xác và tạo điều kiện dễ dàng truy cập thông tin nhân viên khi cần.
• Tài liệu tuân thủ: Việc tuân thủ các quy định và chính sách khác nhau là điều cần thiết đối với bộ phận nhân sự. Phần mềm Nanonets OCR có thể giúp tự động hóa quá trình xử lý các tài liệu liên quan đến tuân thủ, chẳng hạn như biểu mẫu I-9, biểu mẫu kiểm tra lý lịch và chứng nhận. Nó có thể trích xuất dữ liệu liên quan và hỗ trợ đảm bảo rằng tất cả các tài liệu cần thiết được hoàn thành một cách chính xác và kịp thời.

Bằng cách tận dụng phần mềm Nanonets OCR trong các quy trình nhân sự, các tổ chức có thể giảm bớt công sức thủ công, cải thiện độ chính xác của dữ liệu, tăng tốc xử lý tài liệu và nâng cao hiệu quả tổng thể. Điều này cho phép các chuyên gia nhân sự tập trung hơn vào các sáng kiến ​​chiến lược, phát triển nhân viên và mang lại trải nghiệm tích cực cho nhân viên.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• EVM tài chính. Giao diện hợp nhất cho tài chính phi tập trung. Truy cập Tại đây.
• Tập đoàn truyền thông lượng tử. Khuếch đại IR/PR. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh dữ liệu Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/hr-automation/