Trong thế giới kinh doanh, việc theo dõi các vấn đề tiền bạc là rất quan trọng và đó là lúc Mã sổ cái chung hoặc Mã GL phát huy tác dụng. Hãy coi những mã này như loại nước sốt bí mật giúp doanh nghiệp tổ chức tài chính của mình, đảm bảo mỗi đô la chi tiêu hoặc kiếm được đều được theo dõi chính xác. Mã GL không chỉ nhằm giữ mọi thứ gọn gàng; mục đích của chúng là đưa ra các quyết định tài chính thông minh hơn, đơn giản hóa thời gian tính thuế và đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích Mã GL là gì, tại sao chúng lại quan trọng đối với công ty của bạn và cách sử dụng chúng một cách hiệu quả. Chúng ta cũng sẽ thảo luận cách thiết lập quy trình mã hóa GL hiệu quả trong nhóm của bạn và khám phá phần mềm tự động hóa mã hóa GL.

Mã GL là gì?

Mã sổ cái chung hoặc Mã GL là các chuỗi chữ và số duy nhất phân loại và ghi lại các giao dịch tài chính trong sổ cái chung của công ty. Các mã này đóng vai trò là khối xây dựng cơ bản trong cấu trúc tài chính của doanh nghiệp, cho phép phân loại các giao dịch thành các tài khoản riêng biệt về doanh thu, chi phí, tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Ví dụ: mã GL cho chi phí vật tư văn phòng giúp đảm bảo rằng tất cả các chi phí liên quan đến vật tư văn phòng được nhóm lại với nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và phân tích dễ dàng hơn.

Tại sao nên sử dụng mã GL?

Thông qua tổ chức có hệ thống của mình, mã GL trao quyền cho các doanh nghiệp –

• Nâng cao tính chính xác tài chính và tuân thủ các tiêu chuẩn tài chính: Mã GL cho phép phân loại chính xác các giao dịch tài chính, điều này rất quan trọng để tạo ra các báo cáo tài chính chính xác. Ví dụ: doanh nghiệp có thể chỉ định mã GL cụ thể cho chi phí tiện ích. Điều này đảm bảo rằng các khoản thanh toán dịch vụ điện, nước và internet được ghi nhận chính xác vào chi phí tiện ích, cho phép công ty lập báo cáo tài chính phản ánh trung thực chi phí hoạt động của mình. Tương tự, một doanh nghiệp bán lẻ sử dụng mã GL riêng để mua và bán hàng tồn kho có thể tính toán chính xác giá vốn hàng bán (COGS), một con số quan trọng cho cả phân tích tài chính và tính thuế.
• Đơn giản hóa việc chuẩn bị thuế và tối đa hóa các khoản khấu trừ: Việc sử dụng Mã GL giúp thời gian tính thuế bớt khó khăn hơn. Bằng cách phân loại chi phí hợp lý, bạn có thể dễ dàng xác định các chi phí được khấu trừ thuế và đảm bảo bạn yêu cầu tất cả các khoản khấu trừ được hưởng. Ví dụ: Mã GL dành riêng cho chi phí đi lại có thể giúp bạn nhanh chóng tổng hợp tất cả các khoản chi tiêu liên quan đến du lịch, đảm bảo bạn không bỏ lỡ việc yêu cầu các khoản khấu trừ này. Tương tự, bằng cách xem xét các chi phí được ghi theo mã GL cho việc mua thiết bị, doanh nghiệp có thể nhận ra rằng họ có thể tận dụng các phương pháp khấu hao nhanh hoặc các khoản khấu trừ theo Mục 179, do đó làm giảm thu nhập chịu thuế. Loại tổ chức này có thể giúp tiết kiệm thuế đáng kể và giảm nguy cơ sai sót trong hồ sơ thuế.
• Cải thiện quản lý ngân sách: Với Mã GL, doanh nghiệp có thể so sánh chi tiêu thực tế với ngân sách ở cấp độ chi tiết. Ví dụ: việc gán mã GL cho chi phí tiếp thị cho phép doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ hiệu suất ngân sách tiếp thị của mình. Nếu một đại lý tiếp thị kỹ thuật số nhận thấy rằng chi phí của họ trong danh mục tiếp thị được mã hóa GL luôn vượt quá ngân sách, đại lý đó có thể thực hiện các hành động có mục tiêu để điều chỉnh chiến lược tiếp thị hoặc phân bổ ngân sách của mình.
• Tăng cường khả năng hiển thị chi tiêu và ra quyết định: Bằng cách phân bổ mã GL duy nhất cho mọi giao dịch, tổ chức có thể giám sát tỉ mỉ chi tiêu giữa các phòng ban khác nhau, quy mô của từng giao dịch và dữ liệu chi tiêu chi tiết ở cấp chi tiết đơn hàng. Do đó, các doanh nghiệp có thể tạo các báo cáo tài chính chi tiết cung cấp cái nhìn sâu sắc về mô hình chi tiêu, lợi nhuận và sức khỏe tài chính. Một công ty sản xuất có thể sử dụng mã GL để theo dõi chi phí liên quan đến các dây chuyền sản xuất khác nhau. Phân tích các chi phí này có thể giúp xác định sự thiếu hiệu quả hoặc các lĩnh vực cần cải thiện, dẫn đến các quyết định chiến lược tốt hơn về nơi phân bổ nguồn lực để đạt được lợi nhuận tối đa.
• Tăng hiệu quả của việc đóng cuối tháng: Mã hóa GL chính xác trực tiếp góp phần nâng cao hiệu quả trong quy trình tài chính của công ty, đặc biệt là trong các giai đoạn quan trọng như cuối tháng. Bằng cách đảm bảo mỗi giao dịch tài chính được gán mã GL thích hợp ngay từ đầu, doanh nghiệp giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi cần sửa chữa tốn thời gian. Độ chính xác này cho phép tự động hợp nhất các chi phí, giảm thiểu việc điều chỉnh và phân loại lại thủ công làm chậm quá trình báo cáo tài chính. Kết quả là một quy trình kết thúc nhanh hơn, hiệu quả hơn, đồng thời tiết kiệm thời gian của bạn và có thể sử dụng tốt hơn ở nơi khác.
• Giảm rủi ro gian lận và đạt được sự sẵn sàng kiểm toán: Độ chi tiết do mã GL cung cấp mang lại lớp bảo mật vô giá cho doanh nghiệp. Với mỗi giao dịch được phân loại tỉ mỉ, việc phát hiện những điểm bất thường hoặc các dấu hiệu cho thấy các vấn đề như gian lận hoặc quản lý yếu kém sẽ trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ: nếu một công ty chỉ định một mã GL duy nhất cho các khoản hoàn trả của nhân viên, công ty đó có thể dễ dàng xem xét các giao dịch này xem có bất kỳ giao dịch nào cao bất thường hoặc không nhất quán với các chính sách đã thiết lập hay không. Hơn nữa, trong trường hợp kiểm toán, việc tổ chức giao dịch chi tiết theo mã GL sẽ đơn giản hóa quy trình cung cấp tài liệu và giải thích cần thiết, giảm rủi ro bị phạt hoặc phạt tiền do không tuân thủ. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng các doanh nghiệp không chỉ bảo vệ nguồn tài chính của mình mà còn duy trì danh tiếng và tính toàn vẹn của mình trên thị trường.

Làm thế nào để gán mã GL?

Trong thế giới kinh doanh, nơi mỗi xu đều có giá trị và mọi giao dịch đều quan trọng, việc thiết lập mã Sổ cái chung (GL) của bạn không chỉ là một nhiệm vụ—đó là một nghệ thuật. Không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của việc đặt nền tảng vững chắc cho hệ thống kế toán của bạn. Và trung tâm của hệ thống này? Cấu trúc mã GL được quy hoạch tốt. Hãy cùng tìm hiểu cách bạn có thể nắm vững nghệ thuật tổ chức và phân công mã GL.

Trước khi bạn bắt đầu gán số hoặc tên cho mã GL của mình, hãy lùi lại một bước. Tại sao? Bởi vì việc lập kế hoạch cho cấu trúc mã GL của bạn cũng giống như việc soạn thảo bản thiết kế cho một tòa nhà. Bạn sẽ không bắt đầu xây dựng nếu không có kế hoạch rõ ràng phải không? Tương tự, việc thiết lập mã GL mà không có chiến lược là công thức dẫn đến sự nhầm lẫn, kém hiệu quả và những cơn ác mộng trong báo cáo tài chính về sau.

1. Bắt đầu với Bức tranh lớn: Bắt đầu bằng cách xác định các danh mục chính của giao dịch tài chính của bạn. Thông thường, chúng bao gồm

1. Tài sản: Đây là những tài nguyên thuộc sở hữu của một doanh nghiệp có giá trị kinh tế. Ví dụ bao gồm tiền mặt, hàng tồn kho và thiết bị.
2. nợ phải trả: Những khoản này thể hiện những gì doanh nghiệp nợ người khác, chẳng hạn như các khoản vay và tài khoản phải trả.
3. Equity: Vốn chủ sở hữu thể hiện yêu cầu của chủ sở hữu sau khi tất cả các khoản nợ đã được trừ khỏi tài sản. Điều này bao gồm lợi nhuận giữ lại và cổ phiếu.
4. Doanh thu: Doanh thu là thu nhập kiếm được từ việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ trước khi trừ đi mọi chi phí.
5. Chi phí: Chi phí là những chi phí phát sinh trong quá trình tạo ra doanh thu, chẳng hạn như tiền thuê nhà, điện nước và tiền lương.

Các danh mục này tạo thành xương sống của hệ thống mã GL của bạn và giúp đảm bảo rằng mọi giao dịch đều có thể được phân loại chính xác.

2. Chú trọng chi tiết nhưng tránh quá phức tạp: Trong mỗi danh mục chính, hãy tạo các danh mục phụ phản ánh các sắc thái hoạt động kinh doanh của bạn. Dưới đây là ví dụ về một khung với các danh mục con tiềm năng. Nhấp vào từng danh mục và danh mục phụ để khám phá thêm.

Tài sản

nợ phải trả

Equity

Doanh thu

Chi phí

Bằng cách nắm bắt chi tiết trong từng danh mục chính, bạn tạo ra một hệ thống mạnh mẽ phản ánh chính xác hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, hãy nhớ nguyên tắc tránh phức tạp quá mức: điều chỉnh các danh mục phụ của bạn để phù hợp với nhu cầu và quy mô cụ thể của doanh nghiệp, đảm bảo rằng hệ thống mã GL của bạn vẫn hữu ích và có thể quản lý được.

3. Tạo mã GL: Sử dụng logic nhất quán để đánh số mã của bạn. Điều này có thể có nghĩa là sử dụng các phạm vi nhất định cho các danh mục cụ thể (ví dụ: chuỗi 1000 cho tài sản, 2000 cho nợ phải trả). Khi thiết kế mã GL của bạn, hãy cân nhắc những điều sau:

• Mức độ chi tiết: Xác định mức độ chi tiết của thông tin bạn cần. Mặc dù chi tiết có giá trị nhưng quá nhiều có thể khiến hệ thống và người dùng của bạn choáng ngợp.
• Mã cấp phòng ban: Nếu doanh nghiệp của bạn mở rộng ra nhiều phòng ban hoặc địa điểm, hãy cân nhắc việc kết hợp những điểm khác biệt này vào mã của bạn để theo dõi và báo cáo chi tiết hơn.
• Mã cấp dự án: Đối với các doanh nghiệp hoạt động trên cơ sở dự án, các mã dành riêng cho dự án có thể giúp theo dõi chi phí và doanh thu một cách chính xác.

4. Thiết lập sơ đồ tài khoản toàn diện: Khi các danh mục, danh mục phụ và mã GL của bạn được thiết lập, bạn đã xây dựng biểu đồ tài khoản của mình một cách hiệu quả. Đây là một đoạn ngắn về biểu đồ tài khoản cuối cùng sẽ trông như thế nào.

Công ty sản xuất XYZ
Danh mục tài khoản

Hệ thống mã GL được cân nhắc kỹ lưỡng cho phép bạn theo dõi mọi giao dịch tài chính một cách chính xác, tạo điều kiện kiểm toán liền mạch và cung cấp thông tin chi tiết hữu ích để hướng dẫn các quyết định kinh doanh của bạn. Nó không chỉ là giữ sổ sách của bạn ngăn nắp; đó là đạt được lợi thế chiến lược thông qua trí thông minh tài chính vượt trội.

Thiết Lập Mã GL Trong Phần Mềm Kế Toán

Khi nói đến việc tích hợp mã GL vào phần mềm kế toán của bạn, hãy coi nó như việc lập trình DNA của hệ thống tài chính của bạn. Hầu hết các phần mềm kế toán hiện đại đều cung cấp giao diện thân thiện với người dùng để đơn giản hóa quy trình này. Đây là cách thực hiện:

1. Truy cập tính năng Biểu đồ tài khoản: Bắt đầu bằng cách điều hướng đến phần biểu đồ tài khoản trong phần mềm của bạn. Điều này thường được tìm thấy trong cài đặt hoặc menu thiết lập hệ thống. Tại đây, bạn sẽ có thể xem, thêm, chỉnh sửa hoặc xóa tài khoản và mã GL tương ứng của chúng.
2. Thêm mã GL mới: Tùy thuộc vào cấu trúc bạn đã lên kế hoạch, hãy bắt đầu thêm mã GL mới. Đảm bảo rằng mỗi mã là duy nhất và phù hợp với logic đánh số mà bạn đã quyết định. Ví dụ: tất cả tài khoản tài sản có thể bắt đầu bằng số 1 (ví dụ: 1010 đối với Tiền mặt, 1020 đối với Tài khoản phải thu, v.v.).
3. Mô tả đầu vào: Đối với mỗi mã GL, hãy cung cấp mô tả rõ ràng và ngắn gọn. Mô tả này phải phản ánh bản chất của các giao dịch mà mã sẽ đại diện. Bước này rất quan trọng để đảm bảo sự rõ ràng và nhất quán trong nhóm tài chính của bạn.
4. Chỉ định loại tài khoản: Phân loại chính xác từng mã GL theo loại tài khoản chính (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí). Sự phân loại này rất quan trọng để báo cáo và phân tích tài chính chính xác.
5. Kiểm tra thiết lập của bạn: Trước khi đi vào hoạt động, hãy thực hiện kiểm tra bằng cách nhập một số giao dịch và đảm bảo chúng được phản ánh chính xác trong đúng tài khoản GL. Bước này giúp xác định mọi vấn đề trong quá trình thiết lập mã GL, cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Gán mã GL cho giao dịch

Khi mã GL của bạn được thiết lập trong phần mềm kế toán, bước tiếp theo là gán các mã này cho các giao dịch khi chúng diễn ra. Quá trình này là cốt lõi của việc duy trì một hệ thống kế toán có tổ chức và hiệu quả. Dưới đây là cách đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong nhiệm vụ này:

1. Giáo dục nhóm của bạn: Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm tham gia vào các giao dịch tài chính đều hiểu tầm quan trọng của mã GL và cách sử dụng chúng. Điều này có thể liên quan đến các buổi đào tạo hoặc tạo hướng dẫn tham khảo.
2. Xem lại tài liệu nguồn: Đối với mọi giao dịch, hãy xem lại tài liệu nguồn (hóa đơn, biên lai, sao kê ngân hàng, v.v.) để xác định mã GL phù hợp. Bản chất của giao dịch sẽ hướng dẫn sử dụng mã GL nào.
3. Giao dịch đầu vào: Khi nhập giao dịch vào phần mềm kế toán của bạn, hãy chọn mã GL thích hợp từ menu thả xuống hoặc nhập thủ công, tùy thuộc vào thiết lập hệ thống của bạn. Đảm bảo rằng chi tiết giao dịch khớp với mô tả của mã GL.
4. Kiểm toán thường xuyên: Tiến hành kiểm tra thường xuyên các giao dịch để đảm bảo mã GL được sử dụng chính xác. Điều này có thể giúp xác định sớm các lỗi hoặc sự không nhất quán, giúp khắc phục chúng dễ dàng hơn.

Quy trình gán mã GL

Hãy minh họa quy trình làm việc bằng một ví dụ thực tế để kết hợp tất cả lại với nhau:

1. Nhận dạng giao dịch: Doanh nghiệp của bạn mua chịu các vật tư văn phòng trị giá 5,000 USD.
2. Xem lại tài liệu nguồn: Bạn nhận được hóa đơn trong hộp thư đến của bạn từ nhà cung cấp nêu chi tiết việc mua hàng.
3. Xác định mã GL phù hợp: Dựa trên cấu trúc mã GL, bạn xác định rằng vật tư văn phòng phải được ghi theo mã GL cho chi phí văn phòng (ví dụ: 5060 – Chi phí Vật tư Văn phòng).
4. Nhập giao dịch trên phần mềm kế toán:
   • Truy cập trang nhập giao dịch trong phần mềm của bạn.
   • Nhập ngày giao dịch, số tiền ($5,000) và thông tin chi tiết về nhà cung cấp.
   • Chọn hoặc nhập mã GL 5060 cho Chi phí Vật tư Văn phòng.
   • Vì việc mua hàng được thực hiện bằng tín dụng, nên hãy chọn mã GL cho Tài khoản phải trả (ví dụ: 2010 – Tài khoản phải trả) để thể hiện trách nhiệm pháp lý do giao dịch này tạo ra.
5. Xem xét và xác nhận: Kiểm tra kỹ chi tiết giao dịch và mã GL xem có chính xác không, sau đó xác nhận hoặc lưu giao dịch vào hệ thống.
6. Đối chiếu định kỳ: Vào cuối tháng, đối chiếu các khoản phải trả để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch mua, bao gồm cả vật tư văn phòng, được hạch toán chính xác và các khoản nợ thanh toán rõ ràng.

Tự động hóa mã hóa GL bằng Nanonet

Trong thời đại kỹ thuật số, tự động hóa là chìa khóa để nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong các quy trình tài chính. Bằng cách tận dụng một công cụ như Nanonets để tự động hóa quy trình gán mã Sổ cái chung (GL), doanh nghiệp có thể giảm đáng kể nỗ lực thủ công cũng như giảm thiểu lỗi và sự chậm trễ.

Hãy xem lại ví dụ mua vật tư văn phòng trong quy trình làm việc tự động:

• Nhận và thu thập hóa đơn: Khi nhận được hóa đơn điện tử cho giao dịch mua vật tư văn phòng trị giá 5,000 USD trong hộp thư đến của bạn, Nanonets sẽ tự động thu thập tài liệu từ email.

• Trích xuất dữ liệu: Sử dụng OCR (Nhận dạng ký tự quang học) và AI, Nanonets trích xuất các chi tiết giao dịch có liên quan từ hóa đơn.
• Gán mã GL: Việc gán mã GL có thể được thực thi một cách hiệu quả bởi –
  • Đào tạo về dữ liệu trong quá khứ: Với Nanonets, bạn có thể đào tạo mô hình học máy để nhận biết và phân loại các giao dịch tài chính. Điều này liên quan đến việc tải lên các tài liệu tài chính lịch sử và các giao dịch được gắn thẻ bằng mã GL chính xác về mặt lịch sử. Mô hình học hỏi từ những ví dụ này để dự đoán chính xác mã GL cho các giao dịch mới.

• AI thế hệ vượt trội: Bằng cách sử dụng Nanonets GenAI, phần mềm của chúng tôi có thể diễn giải văn bản trên tài liệu tài chính theo cách bắt chước cách hiểu của con người. Điều này cho phép nó trích xuất thông tin, bối cảnh và ngữ nghĩa có liên quan để áp dụng lý luận phức tạp nhằm gán mã GL một cách chính xác, ngay cả trong trường hợp chi tiết giao dịch không rõ ràng hoặc thưa thớt.

• Xem xét và xác nhận: Giao dịch được gắn cờ để xem xét nhanh vì số tiền vượt quá ngưỡng được xác định trước. Sau khi xác minh chi tiết, nhóm tài chính phê duyệt việc gán mã GL.

• Đăng lên Phần mềm kế toán và đồng bộ dữ liệu với các ứng dụng khác: Giao dịch được xác thực, hoàn chỉnh với mã GL được chỉ định, sẽ tự động được tải lên phần mềm kế toán. Các tài khoản phải trả và chi phí vật tư văn phòng được cập nhật tương ứng mà không cần nhập dữ liệu thủ công.

• Hòa giải tự động: Tích hợp Nanonets với bảng sao kê ngân hàng và dữ liệu Sổ cái tổng hợp của bạn để khớp ngay lập tức các sổ sách của bạn và xác định những khác biệt, đồng thời giảm 90% thời gian đóng sổ sách của bạn vào cuối tháng.

Kết luận

Trong vũ điệu phức tạp của tài chính doanh nghiệp, Mã sổ cái chung (GL Code) nổi lên không chỉ là một bước có phương pháp mà còn là một bước nhảy vọt mang tính biến đổi hướng tới sự rõ ràng về tài chính và hiểu biết sâu sắc về chiến lược. Các khóa chữ và số này mở ra tiềm năng cho các doanh nghiệp điều hướng sự phức tạp của các giao dịch tài chính một cách chính xác, đảm bảo rằng hành trình của từng xu đều được theo dõi, phân loại và phân tích để cải thiện tình hình tài chính của công ty.

Bản chất của Mã GL vượt xa tổ chức đơn thuần; đó là việc đưa một lớp trí tuệ vào cơ cấu tài chính của một doanh nghiệp. Bằng cách gán các mã này một cách tỉ mỉ cho mọi giao dịch, các công ty có thể soi sáng con đường nâng cao độ chính xác tài chính, chuẩn bị thuế hợp lý và quản lý ngân sách hiệu quả. Sự rõ ràng này thúc đẩy một môi trường nơi các quyết định chiến lược được thông tin bằng dữ liệu chứ không phải dựa trên phỏng đoán, cho phép các doanh nghiệp chuyển hướng linh hoạt khi đối mặt với những thách thức và cơ hội tài chính.

Hơn nữa, việc tích hợp GL Code vào phần mềm kế toán, được bổ sung bởi sức mạnh của các công cụ tự động hóa như Nanonets, thể hiện bước nhảy vọt hướng tới một tương lai nơi các quy trình tài chính không chỉ hiệu quả mà còn linh hoạt. Quá trình chuyển đổi kỹ thuật số này giúp giảm căng thẳng thủ công cho các nhóm, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược thúc đẩy doanh nghiệp phát triển, đồng thời bảo vệ khỏi sai sót và gian lận.

Bạn đã sẵn sàng cách mạng hóa quy trình tài chính của mình với hiệu quả và độ chính xác chưa từng có chưa? Nắm bắt tương lai của tài chính với Nanonets. Nền tảng tự động hóa tiên tiến của chúng tôi biến đổi cách bạn xử lý mã hóa Sổ cái chung (GL) cùng với việc hợp lý hóa quy trình công việc tài chính của bạn hơn bao giờ hết.

Lên lịch cuộc gọi tại đây

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/general-ledger-codes-and-gl-code-automation/