Một chứng từ tài chính quan trọng và phổ biến đối với mọi doanh nghiệp đó là hóa đơn.

Doanh nghiệp càng lớn thì càng nhận được nhiều loại hóa đơn trong quá trình hoạt động. Việc số hóa các định dạng hóa đơn khác nhau này thành một hệ thống thống nhất để dễ dàng lưu trữ và truy cập trở nên cấp thiết đối với hoạt động của cơ sở.

Đó là nơi người đọc hóa đơn đến.

Sự phát triển của trình đọc hóa đơn

Thời đại của việc nộp và xử lý hóa đơn giấy, trong đó tất cả các hóa đơn thực được phân tích thủ công, dữ liệu được viết bằng tay vào sổ cái lớn và được cân đối, đã qua lâu rồi. Ngày nay, ngay cả các doanh nghiệp quy mô nhỏ cũng có một số hình thức kỹ thuật số. xử lý hóa đơn hệ thống. Mặc dù nhiều công ty vẫn xử lý hóa đơn giấy, nhưng việc sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp đã tăng chậm. Một số định dạng của hóa đơn kỹ thuật số là:

• Hóa đơn định dạng kỹ thuật số trực quan: JPG, PNG, GIF (định dạng hình ảnh), TIF (từ phần mềm quét) và PDF: Đây chỉ là những hình ảnh kỹ thuật số của hóa đơn giấy.
• Hóa đơn định dạng dữ liệu kỹ thuật số:
  • Không có cấu trúc - Không thể tự động đọc dữ liệu từ tài liệu vào hệ thống kế toán. Đây là những văn bản dạng tự do như hợp đồng, thư từ, bài báo và bản ghi nhớ có thể gấp đôi dưới dạng hóa đơn trong một số doanh nghiệp nhỏ, phi cấu trúc.
  • Cấu trúc - Dữ liệu ở dạng có cấu trúc và có thể ở dạng Bảng tính (ví dụ: Excel), các bảng trong bộ xử lý văn bản như Word (.doc), HTML XML Data PDF EDI (EDIFACT) và CSV.

Sự phát triển của việc đọc hóa đơn đã diễn ra nhanh chóng trong những năm gần đây:

Thế hệ đọc hóa đơn đầu tiên - hướng dẫn sử dụng: Mỗi hóa đơn ở bất kỳ dạng kỹ thuật số nào, đều được đọc theo cách thủ công và dữ liệu liên quan được trích xuất và lưu trữ trong một hệ thống thống nhất bỏ qua các biến thể định dạng của các hóa đơn khác nhau đã nhận. Cách này đã lỗi thời, đòi hỏi nhiều lao động của con người và tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót và không phù hợp với các công ty lớn xử lý nhiều hóa đơn hàng ngày.

Phần mềm đọc hóa đơn thế hệ thứ hai: Còn được gọi là phần mềm nhận dạng hóa đơn, dữ liệu từ hóa đơn kỹ thuật số, bất kể định dạng ban đầu của chúng, được phần mềm thu thập dựa trên nhận dạng các trường dữ liệu chính. Do đó, dữ liệu đọc được được lưu trữ trong các ứng dụng dễ truy cập như bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu. Phần mềm Nhận dạng Ký tự Quang học hoặc OCR được sử dụng cho mục đích này. Mặc dù tốt hơn so với nhập dữ liệu thủ công, OCR có thể bị hạn chế ở chỗ các nhà phát triển phải thiết lập các quy tắc và mẫu để thu thập dữ liệu và cần phải có một lượng can thiệp thủ công nhất định để kiểm tra độ chính xác.

Thế hệ thứ ba - trình đọc hóa đơn dựa trên AI:  Trình đọc hóa đơn dựa trên trí tuệ nhân tạo có thể nắm bắt dữ liệu liên quan một cách thông minh với sai sót tối thiểu do quá trình học hỏi liên tục của công cụ AI. Tính năng học hỏi liên tục trong các hệ thống AI cho phép phần mềm đọc điều chỉnh theo tất cả các định dạng của hóa đơn và mang lại cho nó tính phổ biến trên các nền tảng của công ty.

Trình đọc hóa đơn dựa trên AI-OCR nanonets hỗ trợ chụp hóa đơn và tự động hóa hóa đơn bằng hơn 60 ngôn ngữ. Xây dựng mô hình của riêng bạn hoặc yêu cầu một bản demo ngay hôm nay!

Trình đọc hóa đơn tự động

Phần mềm được sử dụng để tự động đọc hóa đơn có thể hoạt động trên công nghệ thế hệ thứ hai hoặc thứ ba. Vì mỗi hóa đơn chứa dữ liệu quan trọng được sử dụng trong việc lập kế hoạch nguồn lực kế toán và ra quyết định trong doanh nghiệp, nên tính chính xác trong việc trích xuất dữ liệu là rất cần thiết. Do đó, dữ liệu đọc được từ các hóa đơn sau đó thường được chuyển sang các nền tảng ERP, kế toán hoặc phân tích dữ liệu được công ty sử dụng để xử lý tiếp theo.

Một phần mềm đọc hóa đơn tốt phải có các tính năng sau:

• Khả năng trích xuất dữ liệu có thể có cấu trúc, cấu trúc kém và / hoặc không có cấu trúc trong hóa đơn gốc. Tính thống nhất của dữ liệu được trích xuất từ ​​các nguồn khác nhau này được giảm bớt thông qua việc sử dụng tính năng trích xuất dữ liệu dựa trên AI.
• Khả năng trích xuất dữ liệu từ nhiều nguồn và định dạng hóa đơn
• Khả năng chuyển đổi dữ liệu trích xuất thành nhiều định dạng có thể đọc / chỉnh sửa để sử dụng tiếp theo.
• Bảo mật dữ liệu - vì hầu hết dữ liệu đọc từ hóa đơn liên quan đến tài chính, chúng có thể rất nhạy cảm và phần mềm được sử dụng để thu thập hóa đơn tự động phải có khả năng đảm bảo bảo vệ dữ liệu tài chính khỏi bị đánh cắp, hack và quản lý kém.

Ưu điểm của phần mềm đọc hóa đơn

• Độ chính xác của dữ liệu: Tự động hóa trích xuất dữ liệu từ hóa đơn có thể loại bỏ nhiều lỗi do con người gây ra do mệt mỏi hoặc giám sát.
• Tiết kiệm thời gian: Việc đọc hóa đơn thủ công tốn nhiều thời gian và tự động hóa có thể tiết kiệm phần lớn thời gian của nhân viên trong các hoạt động lặp đi lặp lại.
• Định hướng lại nhân viên: Thời gian có sẵn cho nhân viên do tự động hóa việc đọc hóa đơn có thể được định tuyến lại cho các nhiệm vụ hiệu quả có thể nâng cao kỹ năng của họ và lợi nhuận của công ty.
• Tập trung dữ liệu: Dữ liệu được thu thập bởi trình đọc hóa đơn có thể được lưu trữ ở một vị trí tập trung và do đó, tất cả các bên liên quan của công ty sẽ có thể truy cập được.
• Bảo mật dữ liệu: Khả năng thực hiện kiểm tra ở các cấp độ khác nhau của quá trình tự động hóa do trình đọc hóa đơn khởi xướng có thể tăng cường bảo mật dữ liệu.
• Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp mở rộng, sẽ rất cồng kềnh khi có một hệ thống thủ công để quản lý hóa đơn. Trình đọc hóa đơn tự động có thể hợp lý hóa quy trình, dẫn đến các cải tiến mở rộng quy mô.

Bạn muốn số hóa hóa đơn, tài liệu PDF và tự động hóa quy trình đọc hóa đơn? Đi qua Ống nano và xây dựng các mô hình OCR miễn phí!

Các phương thức đọc hóa đơn tự động

Việc đọc các trường có liên quan trong các hóa đơn ở nhiều định dạng khác nhau là không hề nhỏ. Mặc dù những tiến bộ của AI và máy học đạt được trong những năm gần đây, việc xác định các mẫu phức tạp trong hóa đơn là một thách thức, nhưng các trình đọc hóa đơn hiện đại đã và đang dần cải thiện về mặt này.

Với các định dạng hóa đơn đã biết, ví dụ như từ những khách hàng lâu năm không thay đổi mạnh định dạng hóa đơn, OCR khu vực và đối sánh mẫu dựa trên từ khóa có thể nâng cao độ chính xác và độ tin cậy khi đọc hóa đơn.

OCR vùng dành cho trình đọc hóa đơn

Phần mềm OCR khu vực có thể được đào tạo để xác định cấu trúc và thứ bậc của một hóa đơn đã biết thông qua mã hoặc API. Trình đọc hóa đơn PDF thường thuộc loại này. Công cụ OCR chia tài liệu thành các “vùng” vật lý có thể tương ứng với một trường cụ thể. Các vùng này được xác định thông qua việc thiết kế các mẫu OCR thích hợp. Các vùng này thường dựa trên vị trí, như thể hiện trong hình sau, trong đó, người dùng chỉ cần vẽ một hình vuông xung quanh dữ liệu cần được trích xuất. Sau đó, thay vì đọc trang dưới dạng một thực thể duy nhất, dữ liệu trong các vùng được chỉ định được trích xuất như được chỉ định trong mẫu.

OpenCV, Tesseract và Python là một số hệ thống OCR khu vực có thể được đào tạo để chọn ra các trường cụ thể từ tài liệu được quét. Các bill2data gói trăn, ví dụ: đọc dữ liệu từ các trường xác định trong hóa đơn. Nó trích xuất dữ liệu có cấu trúc từ các tệp PDF bằng hệ thống mẫu. Các thư viện OCR khác cũng có thể được sử dụng cho trình đọc hóa đơn python.

Trình đọc hóa đơn Python và trình đọc hóa đơn PDF cũng có thể trích xuất chi tiết đơn hàng từ hóa đơn, điều này có thể hữu ích vì thông tin sản phẩm có thể được lưu trữ cùng với dữ liệu hóa đơn cổ điển như ngày, số và số tiền. Điều này đặc biệt hữu ích để có được dữ liệu chi tiết phải được đưa vào hệ thống ERP tiếp theo.

Trình đọc hóa đơn đối sánh mẫu và tìm kiếm từ khóa

Thay vì hoặc bổ sung cho việc đọc hóa đơn dựa trên OCR theo vùng, các bộ lọc thông minh có thể được sử dụng để tách biệt dữ liệu cụ thể có thể có ở các vị trí khác nhau trong hóa đơn. Các bộ lọc từ khóa này hoạt động bằng cách kiểm tra các dạng dữ liệu cụ thể (như số hoặc ký hiệu tiền tệ) trong toàn bộ tài liệu và tìm kiếm các từ khóa xung quanh nó để phân loại các số thành các loại như ngày, số lượng, số tiền, v.v. Ví dụ: khi có đô la ký tên (“$”) trong hóa đơn pdf, người đọc có thể được đào tạo để tìm kiếm các từ “Số tiền đến hạn” hoặc “tổng số tiền đến hạn” hoặc “tổng số” ngay bên cạnh ký hiệu và chọn các số theo sau ký hiệu đô la, để tiết kiệm theo cách xử lý thích hợp, chẳng hạn như "Tổng số tiền đến hạn".

Trích xuất dựa trên từ khóa phù hợp để đọc các tệp siêu dữ liệu như tổng số, ngày tháng và số, và không đặc biệt thích hợp cho các mục hàng trong hóa đơn.

Những thách thức đối với việc đọc hóa đơn tự động

Phần mềm đọc hóa đơn có thể bị lỗi khi dữ liệu bảng chi tiết được trích xuất từ ​​hóa đơn, bố cục của hóa đơn không được biết vào thời điểm đó. Các OCR vùng có thể không thành công khi trích xuất dữ liệu từ các tài liệu bán cấu trúc, trong đó các trường sẽ được trích xuất không ở cùng một vị trí trong tất cả các tài liệu. Việc trích xuất văn bản từ các trường dữ liệu phức tạp, chẳng hạn như địa chỉ bưu điện nhiều dòng cũng là một thách thức. Một khó khăn khác mà nhiều người đọc hóa đơn gặp phải là trong việc trích xuất các trường dữ liệu tuần tự (ví dụ: tiếp tục các số sản phẩm trong cùng một hóa đơn hoặc biên lai).

Giải pháp cho các vấn đề trên là áp dụng mô hình kết hợp trong đó có thêm một lớp xác thực dữ liệu con người trong bước thu thập hóa đơn. Mặc dù máy tính có thể thực hiện một phần lớn công việc ghi hóa đơn, nhưng sự can thiệp thủ công có thể được giữ ở mức tối thiểu, chỉ để xác thực dữ liệu được trích xuất, do đó không làm tăng thêm đáng kể thời gian và công sức lao động của con người.

Một giải pháp khác cho những thách thức trong việc đọc hóa đơn là Trao đổi dữ liệu điện tử hoặc EDI. Trong EDI, thay vì các công ty trao đổi hóa đơn ở định dạng chỉ con người có thể nhận biết được, dữ liệu giao dịch được trao đổi giữa các công ty ở định dạng máy có thể đọc được. Trên thực tế, các cỗ máy “nói chuyện với nhau”. Điều này có thể ngăn cản sự can thiệp thủ công. Tuy nhiên, đây vẫn chưa phải là một giải pháp phổ biến vì phần lớn các doanh nghiệp trên toàn thế giới vẫn xử lý hóa đơn ở định dạng giấy hoặc các định dạng kỹ thuật số khác mà con người có thể đọc được như PDF.

Người đọc dựa trên Trí tuệ nhân tạo cũng có thể vượt qua nhiều vấn đề nêu trên. Nanonet là một Phần mềm OCR thúc đẩy khả năng AI & ML để tự động trích xuất dữ liệu không có cấu trúc / có cấu trúc từ tài liệu PDF, hình ảnh và tệp được quét. Không giống như truyền thống Công cụ OCR, Nanonet không yêu cầu các quy tắc và mẫu riêng biệt cho từng loại tài liệu mới.

Bạn muốn số hóa hóa đơn, tài liệu PDF và tự động hóa quy trình đọc hóa đơn? Đi qua Ống nano và xây dựng các mô hình OCR miễn phí!

Những điều cần nhớ khi sử dụng phần mềm đọc hóa đơn

Các công ty muốn áp dụng hệ thống đọc hóa đơn tự động phải xem xét các yếu tố sau trước khi khởi chạy:

• Cơ sở hạ tầng và tài nguyên CNTT cần thiết để hỗ trợ trình đọc hóa đơn
• Cam kết tài chính liên quan đến việc thiết lập và vận hành hệ thống
• Tích hợp với các hệ thống khác trong công ty
• Mức độ tự động hóa và sự can thiệp của con người được yêu cầu / có thể trong doanh nghiệp
• Sự sẵn có của bí quyết trong công ty và hỗ trợ khách hàng từ nhà sản xuất phần mềm
• Các mức độ bảo mật dữ liệu cần thiết
• Mức độ truy cập - điều này sẽ quyết định nơi dữ liệu sẽ được lưu trữ - trong máy cục bộ, máy chủ trung tâm hoặc đám mây.

Kết luận

Việc số hóa ngày càng tăng của thế giới tài chính đòi hỏi những thay đổi trong cấu trúc quy trình làm việc và việc sử dụng các công cụ giúp các công ty luôn cạnh tranh. Phần mềm đọc hóa đơn có thể giúp các công ty dành ít thời gian hơn cho các hoạt động trần tục như thủ công quản lý hóa đơn và thay vào đó tập trung vào năng lực cốt lõi của họ về chăm sóc khách hàng, đổi mới, mở rộng và năng suất.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến ​​thức. Truy cập Tại đây.
• Đúc kết tương lai với Adryenn Ashley. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/invoice-reader/