Kết hợp hai chiều là gì?

Kế toán ở bất kỳ công ty nào cũng liên quan đến việc xử lý hóa đơn hàng tháng.

Một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất khi giải quyết chúng là việc xác minh các hóa đơn này.

Tất cả các hóa đơn mà công ty nhận được cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được mua từ nhà cung cấp phải được kiểm tra độ chính xác trước khi bắt đầu thanh toán.

Đối với điều này, tất cả các chi tiết của giao dịch mua hàng được đề cập trong hóa đơn đều được khớp với đơn đặt hàng tương ứng để đảm bảo rằng sản phẩm/dịch vụ đã đặt hàng được giao chính xác và theo mức giá đã thỏa thuận. Quá trình xác minh này được gọi là kết hợp 2 chiều.

Hãy nhanh chóng hiểu cách thức hoạt động của nó.

Tóm tắt quy trình mua sắm

Trước khi hiểu về kết hợp 2 chiều, hãy tóm tắt nhanh cách hoạt động của hoạt động thu mua trong môi trường kinh doanh.

Đơn đặt hàng (PO) là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý do người mua cấp cho người bán, thông báo về loại sản phẩm/dịch vụ được đặt hàng cũng như số lượng và giá cả đã thỏa thuận.

Hóa đơn là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý được nhà cung cấp cấp cho người mua cùng hoặc sau khi giao sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng. Nó có tất cả các chi tiết về nhà cung cấp, khách hàng, sản phẩm/dịch vụ được phân phối, giá cả và phương thức thanh toán.

💡

Các công ty lớn cũng có thể có Biên lai hàng hóa và Chứng từ, cho biết tính đầy đủ của quy trình phê duyệt – nó phục vụ như sổ sách cho các tài liệu hỗ trợ như PO, hóa đơn, biên lai, v.v. và chứa thông tin về phê duyệt, số trường hợp và thông tin khác liên quan đến giao dịch mua cụ thể đó.

Giả sử bộ phận CNTT của công ty ABC yêu cầu 10 ghế điều hành xoay cho các giám đốc điều hành CNTT của công ty.

Bộ phận CNTT có thể (tùy thuộc vào chính sách của công ty) đưa ra yêu cầu mua hàng trên hệ thống phân cấp quản lý thích hợp.
Yêu cầu mua hàng được gửi đến bộ phận Mua hàng (hoặc tương đương) trong công ty để tìm nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ phù hợp.
Sau khi xác định được nhà cung cấp, nền tảng cần thiết sẽ được thực hiện để xác định sản phẩm và giá cả. Ví dụ: XYZ, một nhà cung cấp đồ nội thất văn phòng có thể cung cấp ghế xoay cho giám đốc với mức giá 250 USD/ghế, sẽ được giao trong XNUMX ngày.
Sau khi nhà cung cấp XYZ được hoàn tất, đơn đặt hàng do bộ phận mua hàng của ABC tạo ra, trích dẫn sản phẩm và giá cả đã thỏa thuận.
Một bản sao của PO được gửi đến XYZ, một bản được giữ lại bởi bộ phận Mua hàng của ABC, một bản cho Bộ phận Tài khoản phải trả.
Khi XYZ cung cấp ghế, hóa đơn được cung cấp cùng hoặc sau khi giao hàng cho ABC.

Bây giờ, hóa đơn đã được nhận, quá trình đối chiếu được thực hiện bởi nhóm tài khoản phải trả tại ABC.

Kết hợp 2 chiều là gì?

Kết hợp hai chiều, còn được gọi là khớp đơn đặt hàng, là một quá trình để xác minh rằng các chi tiết trên đơn đặt hàng và hóa đơn liên quan phù hợp để có thể thanh toán hóa đơn.

Sự trùng khớp thường được thực hiện giữa số lượng được lập hóa đơn và giá trên hóa đơn. Cần phải đáp ứng các điều kiện sau:

Số lượng hóa đơn nhỏ hơn hoặc bằng số lượng đặt hàng trong PO.
Giá hóa đơn thấp hơn hoặc bằng giá được báo trong PO.

Kết quả khớp thành công có thể đề cập đến kết quả khớp chính xác 100% hoặc được xác định bằng cách sử dụng dung sai khớp (ví dụ: yêu cầu khớp >=95%) dựa trên cài đặt doanh nghiệp.

Chỉ khi trận đấu thành công sau khi được nhóm AP xác minh thì khoản thanh toán mới được bắt đầu.

Trong trường hợp khớp không thành công, việc xử lý hóa đơn và thanh toán sẽ bị tạm dừng. Người quản lý tài khoản phải trả kiểm tra hóa đơn theo cách thủ công và phê duyệt thanh toán hóa đơn hoặc từ chối hóa đơn.

Đây là sự kết hợp 2 chiều.

Chúng ta hãy tóm tắt quy trình khớp 2 chiều dưới dạng sơ đồ cho dễ hiểu.

đồ thị TB
A[Nhu cầu mua hàng] –> C[Gửi yêu cầu mua hàng đến Bộ phận mua hàng]
C –> D[Bộ phận mua hàng tìm nhà cung cấp phù hợp]
D -> E [Hoàn thiện nhà cung cấp XYZ]
E –> F[Bộ phận mua hàng tạo Đơn đặt hàng]
F –> G[Gửi 1 bản PO tới XYZ, giữ lại 1 bản tại Phòng Mua hàng, 1 bản gửi Phòng Tài khoản phải trả]
G –> H[Nhà cung cấp XYZ cung cấp ghế và cung cấp hóa đơn]
H -> I[Quy trình đối chiếu theo Nhóm tài khoản phải trả]
I –> J{Kiểm tra điều kiện:
1. Số lượng hóa đơn ≤ số lượng PO
2. Giá hóa đơn ≤ giá PO}
J –> |Trùng khớp ≥ 95%| K[Trận đấu thành công, bắt đầu thanh toán]
J –> |Trùng khớp 95%| L[Khớp không thành công, tạm dừng xử lý và thanh toán hóa đơn]
L -> M[Người quản lý khoản phải trả kiểm tra hóa đơn theo cách thủ công]
M –> |Phê duyệt| K
M –> |Từ chối| N[Từ chối hóa đơn]

Trong ví dụ trên, giả sử ABC không tuân thủ nguyên tắc khớp 2 chiều.

Sau khi thảo luận về việc giảm giá, họ đưa ra đơn đặt hàng mua 10 chiếc ghế với tổng giá chiết khấu là 2000 USD (200 USD/ghế thay vì 250 USD/ghế) như đã thỏa thuận với XYZ.

Sau khi xem xét và chấp nhận đơn đặt hàng cũng như giao 10 chiếc ghế, XYZ gửi hóa đơn với giá gốc là 2500 USD (250 USD/ghế). Người tạo hóa đơn tại XYZ có thể không biết về khoản chiết khấu mà nhân viên tiếp thị XYZ đưa ra cho bộ phận mua hàng tại ABC khi mua số lượng lớn. Hoặc nó có thể là một hành vi kinh doanh xấu có chủ ý.

Nếu chi tiết hóa đơn không được so sánh và khớp với chi tiết PO, nhóm AP (Tài khoản phải trả) tại ABC có thể trả thêm 500 đô la đã được miễn ban đầu.

Quy trình so khớp hai chiều có thể giúp phát hiện lỗi này trước khi thanh toán được thực hiện. Quy trình này đảm bảo rằng chỉ những hóa đơn có số lượng và số lượng chính xác mới được thanh toán.

Tầm quan trọng của kết hợp 2 chiều

Đối sánh hai chiều là rất quan trọng để duy trì tính chính xác và kiểm soát tài chính trong các khoản phải trả.

Đảm bảo độ chính xác: Đối chiếu hai chiều đảm bảo rằng hóa đơn là chính xác bằng cách xác minh chúng với các đơn đặt hàng tương ứng, ngăn chặn việc thanh toán quá mức hoặc thanh toán cho hàng hóa/dịch vụ chưa được giao.
Kiểm soát tài chính: Nó tăng cường kiểm soát tài chính và giảm nguy cơ sai sót hoặc gian lận trong quy trình tài khoản phải trả.
Mối quan hệ nhà cung cấp: Việc triển khai hiệu quả sẽ thúc đẩy tính minh bạch và sự tin cậy trong mối quan hệ với nhà cung cấp, vì những khác biệt sẽ được giải quyết và giải quyết kịp thời.
Tuân thủ: Nó đảm bảo tuân thủ các chính sách mua sắm nội bộ và các quy định bên ngoài, giảm thiểu rủi ro tài chính và các vấn đề kiểm toán.
Tiết kiệm chi phí: Bằng cách tránh thanh toán vượt mức và giải quyết chênh lệch một cách hiệu quả, các công ty có thể tiết kiệm chi phí đáng kể về lâu dài.

Cách kết hợp 2 chiều thủ công hoạt động

Kết hợp 2 chiều thủ công thường chỉ được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch rất thấp hoặc những doanh nghiệp có yêu cầu cụ thể cần có sự giám sát của con người.

Đây là cách quá trình trông như thế nào.

Hãy lấy ví dụ về XYZ Inc. và khám phá cách họ triển khai đối sánh 2 chiều thủ công. XYZ Inc. sử dụng Quickbooks cho kế toán. Đây là quy trình mua sắm của họ với kết hợp 2 chiều.

1. Tạo đơn đặt hàng (PO):

Quickbooks cung cấp mô-đun quản lý và tạo PO.
XYZ Inc. tạo/nhận PO cho nhà cung cấp trực tiếp trong Quickbooks, nêu chi tiết các mặt hàng đã đặt, số lượng, giá cả và ngày giao hàng.

2. Nhận hóa đơn bán hàng:

Khi nhận được lô hàng, XYZ Inc. nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, đồng thời đăng nhập vào Quickbooks.
Nhóm nhập dữ liệu điền thủ công chi tiết mặt hàng, số lượng, giá cả, thuế và chiết khấu theo từng hóa đơn.

3. Quy trình đối sánh thủ công:

Nhóm tài khoản phải trả khớp thủ công chi tiết hóa đơn với PO tương ứng trong Quickbooks, đảm bảo số lượng và giá cả phù hợp.

4. Xác minh và phê duyệt:

Các hóa đơn đã xác minh được phê duyệt để thanh toán trong Quickbooks, trong khi những khác biệt sẽ được gắn cờ để xem xét.
Người đánh giá xử lý thủ công các hóa đơn không khớp 2 chiều.

5. Bắt đầu thanh toán:

Bằng cách sử dụng Quickbooks, XYZ Inc. bắt đầu thanh toán cho các hóa đơn đã được phê duyệt, tuân theo các thủ tục thanh toán của họ.

Mặc dù tỉ mỉ nhưng quá trình này thiết lập nền tảng cho sự liêm chính về tài chính.

Những thách thức trong kết hợp 2 chiều

Mặc dù đối sánh 2 chiều thủ công đảm bảo cách tiếp cận thực tế để xác minh hóa đơn đối với đơn đặt hàng nhưng nó đặt ra một số thách thức:

Những thách thức về dữ liệu không khớp: Nhóm tài khoản phải trả phải căn chỉnh các đơn đặt hàng với hóa đơn bằng cách kiểm tra thủ công, điều này dẫn đến bỏ sót chi tiết và hoạt động chậm, gây rủi ro cho năng suất và mối quan hệ kinh doanh.

Thời gian xử lý dài: Các tài khoản phải trả thường gặp phải vấn đề về dữ liệu không chính xác trong tối đa 20% hóa đơn, họ phải dành khoảng 25% thời gian để giải quyết các vấn đề đó, điều này làm trì hoãn các quy trình và làm tăng rủi ro hoạt động.

Rủi ro gian lận và trộm cắp: Hiệp hội các nhà điều tra gian lận được chứng nhận (ACFE) nhận thấy rằng các tổ chức thường mất 5% doanh thu hàng năm do gian lận, tội phạm thường lừa đảo các tài khoản phải trả thông qua các hóa đơn gian lận thuyết phục, gây ra rủi ro đáng kể cho sự cảnh giác và liêm chính tài chính.

Quản lý nhiều định dạng hóa đơn: Các tổ chức lớn xử lý các đơn đặt hàng và hóa đơn từ nhiều nguồn khác nhau ở nhiều định dạng khác nhau như tài liệu word, bảng tính, tài liệu XML cho EDI, PDF, hình ảnh và tài liệu giấy. Việc hợp nhất thủ công dễ xảy ra lỗi, dẫn đến các vấn đề như thanh toán vượt mức, thanh toán không chính xác và trùng lặp hóa đơn, cuối cùng gây ra tổn thất về năng suất và lòng tin.

Tác động chi phí của việc xử lý thủ công: Việc đối chiếu hóa đơn và đơn đặt hàng truyền thống đòi hỏi chi phí đáng kể do nhân công, vật liệu và bưu phí, cùng với các tác động tài chính bổ sung từ các khoản phạt, phí trễ hạn và tổn thất kinh doanh do lỗi xử lý. Chi phí xử lý hóa đơn thủ công được biết là có thể lên tới 15-50 USD/hóa đơn.

Làm cách nào để tự động hóa kết hợp 2 chiều?

Kết hợp 2 chiều tự động giống như có một robot hữu ích cho công việc kế toán của bạn.

Hôm nay, Tự động hóa AP các công cụ có thể tự động kiểm tra xem chi tiết trên hóa đơn có khớp với thông tin trong đơn đặt hàng của bạn hay không, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

Những công cụ này có thể hoạt động với các hệ thống kế toán khác; nhiều hệ thống đã sẵn sàng sử dụng các tùy chọn tích hợp hoặc API/phần mềm trung gian để cung cấp khả năng truyền dữ liệu liền mạch giữa các hệ thống khác nhau.

Với những tích hợp này, doanh nghiệp có thể tích hợp tính năng kết hợp 2 chiều tự động vào quy trình làm việc AP của mình một cách liền mạch trong khi vẫn sử dụng phần mềm kế toán mà họ cảm thấy thoải mái.

Phần mềm tự động hóa AP của Nanonetschẳng hạn, có thể được tích hợp với các hệ thống kế toán khác, chẳng hạn như QuickBooks và Sage. Dưới đây là mô tả đơn giản về quy trình khớp 2 chiều tự động.

Học như thế nào?

Chúng ta hãy xem cách một phần mềm AP Automation như Nanonets tự động hóa hoàn toàn quy trình đối sánh hai chiều.

1. Thu thập hóa đơn tự động

Nanonets đơn giản hóa quy trình này bằng cách tự động nhập hóa đơn và PO từ email, ổ đĩa, phần mềm kế toán và cơ sở dữ liệu ngay khi chúng đến, đảm bảo rằng mọi phần dữ liệu đều tìm thấy vị trí của nó trong kho lưu trữ kỹ thuật số tập trung.

Nanonet có thể tự động truy xuất hóa đơn và PO đã gửi qua email trực tiếp từ hộp thư đến của bạn, trích xuất thông tin liên quan một cách liền mạch từ cả nội dung email và tệp đính kèm.

Tất cả các hóa đơn viết tay và in có thể được quét dễ dàng bằng điện thoại thông minh hoặc tải trực tiếp lên nền tảng.

Hóa đơn và PO cũng có thể được nhập vào Nanonet từ thư, ứng dụng và cơ sở dữ liệu của bạn.

2. Nhập dữ liệu tự động

Nói lời tạm biệt với hàng giờ nhập dữ liệu thủ công. Với Nanonets AI, hóa đơn được đọc với độ chính xác hơn 99%, giảm đáng kể thời gian dành cho các công việc tẻ nhạt.

Điều này có nghĩa là nhóm của bạn có thể tập trung vào công việc có ý nghĩa hơn trong khi Nanonets đảm nhiệm việc trích xuất dữ liệu và nhập trực tiếp vào phần mềm kế toán/ERP của bạn mà không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào.

3. Kết nối 2 chiều thông minh

Tận dụng AI, Nanonets tự động thực hiện khớp hai chiều, ba chiều hoặc bốn chiều bằng cách đọc và tham chiếu chéo dữ liệu hóa đơn được trích xuất với các đơn đặt hàng, nhận báo cáo và báo cáo kiểm tra được nhập từ nhiều nguồn khác nhau.

4. Lộ trình phê duyệt

Hệ thống sẽ đánh dấu bất kỳ sự khác biệt nào để con người xem xét, nhưng nếu không, các hóa đơn phù hợp với tiêu chí của công ty sẽ tự động được gửi để phê duyệt hoặc phê duyệt trực tiếp dựa trên các quy tắc đặt trước.

XUẤT KHẨU. Phê duyệt

Việc phê duyệt với Nanonet không còn là trở ngại nữa. Họ trở nên linh hoạt và hoạt động ở nơi tổ chức của bạn hoạt động—cho dù đó là trên email, Slack hay Teams. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết của các cuộc gọi điện thoại gây gián đoạn và hàng loạt lời nhắc quá quen thuộc.

6. Tích hợp ERP

Tích hợp sẵn sàng sử dụng đảm bảo rằng hóa đơn và PO được ghi lại tự động trong phần mềm kế toán/ERP của bạn ngay khi chúng xảy ra.

Các hóa đơn đã được phê duyệt sẽ tự động được xếp hàng để thanh toán trong phần mềm kế toán của bạn.

7. Phân tích thời gian thực

Nanonets vượt xa việc xử lý giao dịch đơn thuần bằng cách cung cấp khả năng phân tích nâng cao và báo cáo dữ liệu theo thời gian thực.

Điều này giúp bạn có được thông tin chi tiết theo thời gian thực về quy trình thanh toán tài khoản của mình, cho phép bạn theo dõi mô hình chi tiêu, xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí và nâng cao khả năng dự báo tài chính.

PO → Hóa đơn

Khớp đơn đặt hàng với hóa đơn

Chọn phần mềm phù hợp để kết hợp 2 chiều

Việc chọn phần mềm phù hợp để tự động hóa kết hợp 2 chiều tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh của bạn.

Một số tùy chọn hoạt động như giải pháp độc lập hoặc là một phần của hệ thống kế toán lớn hơn, tùy thuộc vào những gì bạn đã sử dụng. Ví dụ, việc tích hợp với các hệ thống hiện có, như ERP, là cần thiết đối với một số công cụ.

Nanonets giúp việc xử lý hóa đơn và đơn đặt hàng trở nên dễ dàng bằng cách tự động hóa quy trình đối chiếu. Nó tự động nhập hóa đơn và PO, sử dụng AI để nhập và đối chiếu dữ liệu chính xác, gắn cờ những điểm không khớp để đánh giá thủ công dễ dàng và liền mạch, đồng thời cập nhật dữ liệu trong phần mềm kế toán/ERP của bạn theo thời gian thực.
Công cụ Khoản phải trả của Oracle tự động khớp hóa đơn với PO, kiểm tra việc tuân thủ các mức dung sai đã đặt, đồng thời cập nhật số lượng và số tiền được lập hóa đơn dựa trên chi tiết hóa đơn.
Sage Intacct hợp lý hóa việc mua hàng với quy trình công việc được thiết lập cho các giao dịch và phê duyệt. MineralTree tự động hóa việc khớp hóa đơn với PO hoặc biên lai cho Sage Intacct, tự động thu thập thông tin chi tiết từ hóa đơn và chèn chúng vào quy trình phê duyệt và thanh toán. Nó giữ mọi thứ nhất quán với ERP của công ty.
Nexonia Expenses cung cấp khả năng quản lý chi phí linh hoạt, dựa trên đám mây với khả năng tích hợp sâu vào hệ thống của bạn.
Tipalti đơn giản hóa việc xử lý hóa đơn bằng OCR và trích xuất dữ liệu, đặt ra các quy tắc để khớp hóa đơn với PO và chuẩn bị thanh toán.
DocuWare sử dụng AI để trích xuất dữ liệu hóa đơn chính, kiểm tra nhà cung cấp hợp lệ và bản sao, đồng thời đối chiếu hóa đơn với PO và phiếu giao hàng, đảm bảo số tiền chính xác.

Hiện có nhiều công cụ kết hợp 2 chiều, mỗi công cụ có các tính năng được thiết kế cho các nhu cầu khác nhau.

Tại sao bạn nên tự động hóa kết hợp 2 chiều

Tự động hóa quy trình kết hợp 2 chiều mang lại nhiều lợi ích.

Xử lý không cần giấy tờ

Khi các tài liệu như hóa đơn và đơn đặt hàng đều được kỹ thuật số, việc xử lý không cần giấy tờ sẽ loại bỏ nhu cầu về giấy và giảm lượng công việc thủ công cần thiết. Điều này có nghĩa là mọi thứ hoạt động nhanh hơn, có thể phát triển dễ dàng và linh hoạt hơn. Tài liệu được gửi đi, chuyển sang dạng kỹ thuật số, sắp xếp, kiểm tra, phê duyệt và xử lý mà không cần ai phải di chuyển giấy tờ. Đây là cách nó hoạt động:

Hệ thống tìm kiếm email mới.
Phải mất các tệp đính kèm từ email để xử lý chúng.
Hệ thống đọc tệp đính kèm để lấy thông tin cần thiết.
Nó kiểm tra các chi tiết trong hóa đơn hoặc đơn đặt hàng theo các quy tắc đã đặt ra.
Một hóa đơn được tập hợp, đối chiếu với các đơn đặt hàng và biên lai theo quy định, đảm bảo không bị trùng lặp.
Nó cho phép người dùng biết liệu hóa đơn có được xử lý đúng hay không.

AI giúp hệ thống trở nên tốt hơn theo thời gian, học hỏi từ người dùng và nhu cầu riêng của họ.

Kết hợp nhanh

Việc khớp đơn đặt hàng có thể được hệ thống thực hiện siêu nhanh, một công việc mà mọi người thực sự khó có thể thực hiện một mình.

Xử lý nhiều tài liệu ở quy mô lớn

Khi có nhiều đơn đặt hàng và hóa đơn, tính năng tự động hóa sẽ giúp việc sắp xếp tất cả chúng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều.

Luôn sẵn sàng cho việc kiểm toán

Hệ thống theo dõi mọi thứ, đảm bảo mọi thứ đều chính xác và nhanh chóng. Với các tài liệu đã được phê duyệt và sắp xếp, quy trình kiểm toán sẽ suôn sẻ hơn.

Làm việc ít hơn, năng suất cao hơn

AI sử dụng các thuật toán phức tạp để hiểu dữ liệu giống như bộ não con người nhưng nhanh hơn. Nó học hỏi và trở nên tốt hơn, nghĩa là cần ít kiểm tra thủ công hơn.

Với công việc ít thường xuyên hơn, nhóm tài chính có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn như lập kế hoạch và phân tích, điều này có thể giúp ích cho lợi nhuận của công ty.

Ít lỗi hơn

Hệ thống AI có thể phát hiện lỗi sớm, ngăn ngừa những vấn đề lớn hơn sau này. Nếu có sự cố, nó sẽ nhanh chóng thông báo cho nhóm CNTT để khắc phục.

Tiết kiệm tiền

Mặc dù có chi phí ban đầu nhưng việc vận hành các hệ thống AI này có thể rẻ hơn nhiều so với việc trả toàn bộ lương.

An toàn và có khả năng phát triển

Hệ thống có thể hoạt động mọi lúc, không giống như con người, giúp hoạt động hiệu quả và an toàn hơn.

Một cuộc khảo sát bởi Nghiên cứu Levvel Điều đó cho thấy phê duyệt hóa đơn nhanh hơn và tăng năng suất của nhân viên là hai lợi ích hàng đầu được trải nghiệm từ việc chuyển sang hỗ trợ AI 2 chiều và 3-cách kết hợp quy trình, cùng với nhiều lợi ích hữu hình khác được các doanh nghiệp báo cáo là tự động hóa xử lý hóa đơn và đối chiếu 2 chiều.

Điều quan trọng cần lưu ý là việc tự động hóa việc xử lý hóa đơn và khớp đơn đặt hàng mang lại lợi ích cho nhiều chức năng trong doanh nghiệp của bạn:

Giám đốc điều hành tài chính có thể giảm chi phí và phân bổ lại nguồn lực để cải thiện lợi nhuận và hỗ trợ mở rộng chiến lược và doanh nghiệp.
Các giám đốc điều hành của công ty hiểu rõ hơn về hiệu suất và quản lý dòng tiền thông qua phân tích bảng điều khiển được cung cấp bởi nhiều công cụ tự động hóa.
Nhóm Tài khoản phải trả có thể loại bỏ nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy và quy trình thủ công bằng cách tận dụng việc định tuyến, mã hóa và đối chiếu hóa đơn nhà cung cấp tự động theo các nguyên tắc kế toán đã thiết lập.
Kế toán và Nhân viên Nghiên cứu có quyền truy cập ngay lập tức và toàn diện vào các đơn đặt hàng và hóa đơn, hỗ trợ các hoạt động lập kế hoạch trong tương lai.

Lợi ích của việc xử lý hóa đơn và tự động hóa đối chiếu 2 chiều

Kết luận

Khái niệm kết hợp 2 chiều là một quy trình quan trọng trong lĩnh vực kế toán trong bất kỳ doanh nghiệp nào, chủ yếu tập trung vào việc đảm bảo tính chính xác và tính toàn vẹn của các giao dịch giữa công ty và nhà cung cấp của nó.

Nó bao gồm một quy trình xác minh tỉ mỉ trong đó các chi tiết trên đơn đặt hàng (PO) được khớp với thông tin trên hóa đơn tương ứng để xác nhận rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đặt hàng đã được giao chính xác và theo mức giá đã thỏa thuận.

Quá trình này không chỉ bảo vệ khỏi việc thanh toán vượt mức hoặc thanh toán cho hàng hóa không được giao mà còn tăng cường kiểm soát tài chính, thúc đẩy niềm tin vào mối quan hệ với nhà cung cấp và tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ.

Mặc dù kết hợp 2 chiều thủ công mang lại độ chính xác thông qua sự giám sát của con người, nhưng nó cũng gặp phải nhiều thách thức như dữ liệu không khớp, thiếu hiệu quả về thời gian, rủi ro gian lận và chi phí xử lý thủ công cao.

Với sự ra đời của tự động hóa, kết hợp 2 chiều trở thành một quy trình dễ dàng và không có lỗi. Các nền tảng như Nanonets tự động hóa kết hợp 2 chiều và tích hợp liền mạch với hệ thống kế toán. Tính năng tự động hóa này hợp lý hóa việc xử lý hóa đơn, nâng cao độ chính xác của dữ liệu và cho phép phân tích theo thời gian thực, cuối cùng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý tài chính mạnh mẽ hơn.