Hướng dẫn Quy trình đối chiếu tài khoản nhà cung cấp

Điều hành một doanh nghiệp bao gồm sự hợp tác với nhiều nhà cung cấp khác nhau, những người cung cấp các loại sản phẩm và dịch vụ khác nhau. Điều chỉnh nhà cung cấp, một phần quan trọng của quy trình này, bao gồm việc xem xét kỹ lưỡng các tài liệu liên quan đến mua hàng để đảm bảo tính chính xác trong tất cả các giao dịch của nhà cung cấp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về tầm quan trọng của quy trình đối chiếu nhà cung cấp và lợi ích của việc sử dụng các công cụ được tăng cường AI như Nanonets.

Hòa giải nhà cung cấp là gì

In khoản phải trả (AP) hoạt động, nhà cung cấp là một cá nhân hoặc tổ chức cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho công ty. Một thuật ngữ thay thế cho nhà cung cấp là “nhà cung cấp”.

Hòa giải trong kế toán đề cập đến việc so sánh các chi tiết của giao dịch và hoạt động tài chính giữa các tài liệu khác nhau.

Quy trình đối chiếu nhà cung cấp là quy trình có hệ thống nhằm xác minh và sắp xếp hồ sơ tài chính của một công ty với hồ sơ tài chính của các nhà cung cấp. Quá trình này bao gồm việc so sánh dữ liệu phải trả của tài khoản của công ty, bao gồm hóa đơn, đơn đặt hàng, biên lai và báo cáo, với hồ sơ tương ứng được lưu giữ bởi nhà cung cấp.

Tại sao sự hòa giải giữa nhà cung cấp lại quan trọng?

Điều chỉnh nhà cung cấp mang lại nhiều lợi ích góp phần vào sức khỏe tài chính và sự ổn định của một tổ chức.

Độ chính xác và minh bạch: Điều chỉnh nhà cung cấp đảm bảo rằng hồ sơ tài chính thể hiện chính xác các giao dịch của công ty. Độ chính xác này thúc đẩy tính minh bạch, cho phép các bên liên quan như nhà đầu tư, khách hàng, nhà cung cấp khác, cổ đông và cơ quan quản lý có thể tin tưởng vào tính trung thực của thông tin tài chính.

Phát hiện và ngăn chặn gian lận: Thông qua việc đối chiếu nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể phát hiện những khác biệt có thể cho thấy các hoạt động gian lận như lập hóa đơn quá mức, hóa đơn trùng lặp hoặc nhà cung cấp giả. Ví dụ: nếu hóa đơn của nhà cung cấp xuất hiện nhiều lần trong quá trình đối chiếu mà không nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ tương ứng, thì hóa đơn đó có thể bị cảnh báo để điều tra thêm.

Quản lý dòng tiền: Việc đối chiếu nhà cung cấp hiệu quả hỗ trợ việc tối ưu hóa quản lý dòng tiền bằng cách đảm bảo rằng các khoản thanh toán cho nhà cung cấp phù hợp với hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được. Bằng cách hòa giải hoá đơn và thanh toán kịp thời, doanh nghiệp có thể tránh phải trả quá nhiều hoặc thiếu các khoản thanh toán, từ đó duy trì mức dòng tiền lành mạnh.

Quản lý quan hệ nhà cung cấp: Sự hòa giải thường xuyên thúc đẩy mối quan hệ nhà cung cấp bền chặt hơn bằng cách thúc đẩy niềm tin. Bằng cách giải quyết kịp thời những khác biệt và giải quyết các vấn đề thanh toán, doanh nghiệp thể hiện độ tin cậy và tính chuyên nghiệp. Các nhà cung cấp cũng có nhiều khả năng xem công ty như một đối tác đáng tin cậy, có khả năng đưa ra mức giá ưu đãi hoặc dịch vụ ưu tiên.

Sự sẵn sàng tuân thủ và kiểm toán: Đối chiếu nhà cung cấp đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định và kiểm toán tiêu chuẩn. Bằng cách duy trì hồ sơ chính xác và đối chiếu các giao dịch của nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể dễ dàng cung cấp bằng chứng về tính liêm chính tài chính và tuân thủ các quy định hiện hành trong quá trình kiểm toán hoặc thanh tra theo quy định.

Quy trình đối chiếu nhà cung cấp

Thông thường được tiến hành hàng tháng, quy trình đối chiếu nhà cung cấp bắt đầu khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp. Việc hòa giải nhà cung cấp hiệu quả thường bao gồm các bước sau:

Thu thập và tiêu chuẩn hóa hồ sơ: Tất cả hồ sơ phải được thu thập và hợp nhất thành một định dạng thống nhất, chẳng hạn như PDF hoặc bảng tính. Điều này đảm bảo tính nhất quán và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức và quản lý dữ liệu.

Kiểm tra hóa đơn của nhà cung cấp: Hóa đơn của nhà cung cấp phải được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Tất cả các chi tiết đơn hàng phải được xem xét để tìm lỗi về tên nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền thanh toán và điều khoản. Điều cần thiết là phải đảm bảo rằng tất cả hóa đơn được ghi lại chính xác trong hệ thống tài khoản phải trả.

Xác minh hồ sơ thanh toán: Hồ sơ thanh toán, chẳng hạn như séc hoặc xác nhận điện tử, cần phải được so sánh với hóa đơn và mục nhập tương ứng của nhà cung cấp trong hệ thống tài khoản phải trả. Bất kỳ sự khác biệt nào, chẳng hạn như các khoản thanh toán trùng lặp hoặc các mục bị thiếu, đều phải được xác định.

So sánh và kết hợp: Báo cáo của nhà cung cấp phải khớp với hồ sơ tài khoản phải trả để xác nhận rằng số dư chưa thanh toán được căn chỉnh chính xác. Bất kỳ sự khác biệt nào được tìm thấy, chẳng hạn như thanh toán hoặc hóa đơn bị thiếu, đều phải được điều tra và giải quyết.

Kiểm tra kỹ với bảng sao kê ngân hàng: So sánh kỹ lưỡng giữa hồ sơ thanh toán trong hệ thống tài khoản phải trả và báo cáo của Ngân hàng là cần thiết.

Xử lý sự khác biệt: Phải thực hiện hành động ngay lập tức để giải quyết mọi mâu thuẫn được xác định trong quá trình hòa giải. Điều này có thể liên quan đến việc liên hệ với nhà cung cấp, xem xét tài liệu thanh toán hoặc đối chiếu hồ sơ với bảng sao kê ngân hàng. Cần lưu giữ hồ sơ chi tiết về tất cả những khác biệt và cách giải quyết chúng.

Thực hiện điều chỉnh và chỉnh sửa: Tất cả các điều chỉnh cần thiết để khắc phục sai sót hoặc sai lệch trong hệ thống tài khoản phải trả phải được ghi lại. Điều này có thể bao gồm việc nhập hóa đơn bị thiếu, sửa số tiền thanh toán hoặc cập nhật điều khoản thanh toán nếu cần.

Đánh giá: Khi tất cả những khác biệt đã được giải quyết, hồ sơ đối chiếu các khoản phải trả phải được xem xét cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Cần chuẩn bị một báo cáo tóm tắt nêu chi tiết mọi điều chỉnh và phát hiện và phải có những phê duyệt cần thiết.

Luôn cảnh giác: Việc theo dõi và xem xét liên tục các hồ sơ tài khoản phải trả là cần thiết. Kiểm soát nội bộ, chẳng hạn như sử dụng các công cụ tự động hóa và phân tách trách nhiệm, cần được triển khai để ngăn ngừa sai sót và gian lận trong quy trình tài khoản phải trả.

Quy trình đối chiếu nhà cung cấp được tiêu chuẩn hóa tạo điều kiện cho sự nhất quán và rõ ràng trong AP. Các trường chính như tài khoản đối chiếu, tài khoản của nhà cung cấp, ngày sao kê, số dư đầu kỳ và cuối kỳ, ngày đến hạn, tài liệu tham khảo và ghi chú cung cấp tài liệu toàn diện cho mỗi giao dịch. Việc thiết lập một lịch trình là điều cần thiết để ngăn chặn sự vội vàng và gián đoạn vào phút cuối đối với các nhiệm vụ đang diễn ra. Điều quan trọng nữa là xác định khoảng thời gian, dù tính bằng ngày hay giờ, dành riêng cho quá trình này để được chuẩn bị tốt hơn.

Những thách thức chung trong việc đối chiếu báo cáo của nhà cung cấp

Việc hòa giải giữa các nhà cung cấp là một mê cung phức tạp và nhiều rào cản đối với các doanh nghiệp:

Khối lượng giao dịch: Việc quản lý khối lượng giao dịch lớn với nhà cung cấp, đặc biệt là trong một doanh nghiệp đang phát triển nhanh chóng, có thể đặt ra những thách thức đáng kể. Sự tràn vào của các nhà cung cấp và hóa đơn làm cạn kiệt nguồn lực và kéo dài thời gian đối chiếu.

Sự khác biệt về dữ liệu: Việc giải quyết sự khác biệt giữa hồ sơ của công ty và báo cáo của nhà cung cấp đòi hỏi thời gian và nỗ lực đáng kể. Việc xác định nguyên nhân gốc rễ của những khác biệt này đòi hỏi phải xem xét kỹ lưỡng dữ liệu tài chính.

Lỗi nhập dữ liệu: Rủi ro cố hữu về sai sót liên quan đến việc nhập dữ liệu thủ công sẽ làm phức tạp quá trình đối chiếu. Sự không chính xác xuất phát từ lỗi nhập dữ liệu có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy của báo cáo tài chính, đòi hỏi phải có sự giám sát thận trọng.

Rủi ro thanh toán trùng lặp: Mối đe dọa liên tục về các khoản thanh toán trùng lặp gây ra rủi ro đáng kể đối với tính liêm chính tài chính. Việc phát hiện và khắc phục những lỗi như vậy đòi hỏi sự chú ý tỉ mỉ đến từng chi tiết để ngăn ngừa tổn thất tài chính và duy trì niềm tin của nhà cung cấp.

Thách thức giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả với các nhà cung cấp là rất quan trọng để giải quyết tranh chấp nhanh chóng và điều hòa những khác biệt. Kênh thông tin không đầy đủ có thể cản trở quá trình hòa giải, dẫn đến hiểu lầm và kéo dài thời gian giao dịch.

Sự chậm trễ: Sự chậm trễ trong việc đối chiếu nhà cung cấp có thể làm gián đoạn việc quản lý dòng tiền và gây căng thẳng cho mối quan hệ với nhà cung cấp. Thanh toán kịp thời là điều cần thiết để duy trì mối quan hệ tích cực với nhà cung cấp và tránh các hình phạt hoặc phí trễ hạn có thể xảy ra.

Gánh nặng tuân thủ quy định: Việc điều hướng các quy định về thuế, chuẩn mực kế toán và các quy tắc cụ thể của ngành sẽ làm tăng thêm sự phức tạp cho quá trình đối chiếu. Việc đảm bảo tuân thủ đòi hỏi phải tuân thủ kiên định các nhiệm vụ quy định, việc này có thể tốn nhiều thời gian và công sức.

Hạn chế tài nguyên: Những hạn chế về nguồn lực, bao gồm nhân sự hạn chế, công nghệ lạc hậu và công cụ không đầy đủ, làm trầm trọng thêm những thách thức trong việc hòa giải hiệu quả. Khắc phục những hạn chế này thường liên quan đến việc đầu tư vào các giải pháp gia công và tăng cường kiểm soát nội bộ để hợp lý hóa hoạt động.

Việc giải quyết những thách thức này đòi hỏi phải có các sáng kiến ​​chiến lược như tự động hóa, gia công phần mềm, tăng cường các kênh liên lạc với nhà cung cấp và củng cố kiểm soát nội bộ.

Tại sao phải tự động hóa việc đối chiếu nhà cung cấp?

Tự động hóa là tài sản không thể thiếu đối với bất kỳ hoạt động tài chính nào xử lý khối lượng dữ liệu giao dịch và tài chính đáng kể, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng. Tự động hóa việc đối chiếu nhà cung cấp giúp giảm bớt gánh nặng liên quan đến các quy trình thủ công và nâng cao hiệu quả tổng thể theo những cách sau.

Việc sử dụng các công cụ tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, nhân viên có thể tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn, tăng năng suất và giảm nguy cơ sai sót.

Tự động hóa giúp giảm thiểu các lỗi thanh toán vốn có trong quy trình đối chiếu thủ công. Những lỗi của con người như trả quá nhiều cho nhà cung cấp, thiếu thanh toán trễ hoặc ghi các mục trùng lặp có thể tốn kém để khắc phục. Tự động hóa quá trình đối chiếu giúp giảm thiểu những rủi ro như vậy.

Tự động hóa cải thiện việc theo dõi hóa đơn, loại bỏ rắc rối khi sàng lọc hàng đống tài liệu để xác định các hóa đơn bị thiếu. Phần mềm quản lý chi phí giúp xác định nhanh chóng những khác biệt, tạo điều kiện cho quy trình kế toán suôn sẻ hơn và quản lý tài chính tốt hơn.

Hầu hết các công cụ tự động hóa đều kết nối với phần mềm kế toán khác được doanh nghiệp sử dụng và từ đó cung cấp bảng điều khiển tập trung để theo dõi thanh toán hóa đơn tự động, quy trình phê duyệt tùy chỉnh và quy trình đối chiếu.

Tự động hóa giúp giảm bớt quy trình báo cáo và kiểm toán, cho phép doanh nghiệp tạo báo cáo tài chính và kiểm toán ngay lập tức. Bằng cách hợp lý hóa các thủ tục đối chiếu, phần mềm tự động hóa giúp tăng cường tính tuân thủ và minh bạch đồng thời tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi như thế nào từ việc đối chiếu nhà cung cấp tự động?

Bằng cách hợp lý hóa quy trình đối chiếu, tự động hóa giúp giảm thời gian và công sức cần thiết để khớp hóa đơn với hồ sơ thanh toán, mang lại quy trình làm việc hiệu quả hơn. Tự động hóa giảm thiểu rủi ro do lỗi của con người, đảm bảo độ chính xác cao hơn trong hồ sơ tài chính của bạn và giảm khả năng xảy ra sai lệch. Độ chính xác tăng lên này giúp tiết kiệm chi phí bằng cách giảm nhu cầu lao động thủ công và ngăn ngừa các chi phí không cần thiết như thanh toán trùng lặp. Hệ thống tự động thường đi kèm với các tính năng tuân thủ tích hợp, giúp doanh nghiệp của bạn tuân thủ các yêu cầu quy định và tiêu chuẩn ngành. Chu kỳ thanh toán nhanh hơn và giao tiếp được cải thiện nhờ tự động hóa có thể củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp, thúc đẩy niềm tin và độ tin cậy. Với quyền truy cập vào dữ liệu đối chiếu theo thời gian thực, doanh nghiệp của bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn, tự tin thúc đẩy các sáng kiến ​​chiến lược. Hơn nữa, các giải pháp đối chiếu tự động mang lại sự linh hoạt và khả năng mở rộng, cho phép doanh nghiệp của bạn thích ứng với những thay đổi về khối lượng giao dịch và điều chỉnh tăng trưởng dễ dàng hơn.

Nanonets là đối tác hòa giải nhà cung cấp của bạn

Tận dụng nâng cao Công nghệ AI và ML, Nanonets đẩy nhanh quá trình liên lạc với nhà cung cấp và xử lý hóa đơn, tạo điều kiện phê duyệt nhanh chóng và lưu giữ hồ sơ chính xác. Dưới đây là cách Nanonets có thể hỗ trợ các hoạt động đối chiếu nhà cung cấp:

Bạn đang tìm kiếm một Phần mềm hòa giải?

Kiểm tra Hòa giải Nanonet nơi bạn có thể dễ dàng tích hợp Nanonet với các công cụ hiện có của mình để khớp ngay lập tức sách của bạn và xác định những khác biệt.

Tích hợp Nanonet

Đối chiếu báo cáo tài chính trong vài phút

Thử miễn phí

Khai thác dữ liệu hiệu quả: Nanonets tự động trích xuất dữ liệu từ nhiều tài liệu khác nhau. Tính năng này giúp giảm thời gian và lỗi liên quan đến việc nhập dữ liệu thủ công.

Xử lý không chạm: Thông qua quá trình xử lý hóa đơn không cần chạm nhờ AI và máy học, Nanonets giảm thiểu sự can thiệp thủ công, từ đó giảm nguy cơ sai sót. Tính năng này tăng cường độ chính xác và đảm bảo tính toàn vẹn tài chính.

Quy tắc kết hợp nâng cao: Nanonets sử dụng các quy tắc so khớp nâng cao để phát hiện sự khác biệt và ngăn chặn các hoạt động gian lận. Khả năng này nâng cao hơn nữa độ chính xác và tăng cường an ninh tài chính.

Thông báo theo thời gian thực: Nền tảng này cung cấp thông báo theo thời gian thực về các hóa đơn cần chú ý, cho phép người dùng giải quyết kịp thời mọi khác biệt hoặc vấn đề còn tồn đọng.

Đối chiếu minh bạch: Nanonets đơn giản hóa việc đối chiếu bằng cách trích xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và xác định lỗi một cách chính xác. Điều này thúc đẩy các hoạt động kế toán minh bạch và không có sai sót, cung cấp cho doanh nghiệp những hiểu biết tài chính đáng tin cậy.

Khả năng mở rộng và tích hợp: Được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp lớn, Nanonets cung cấp khả năng mở rộng mạnh mẽ và tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có. Điều này đảm bảo rằng nền tảng có thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng tăng mà không bị gián đoạn.

Các biện pháp an ninh nghiêm ngặt: Tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt, Nanonets đảm bảo tính bảo mật dữ liệu và mã hóa các tiêu chuẩn cao nhất. Điều này giúp các doanh nghiệp yên tâm về tính bảo mật của dữ liệu tài chính của họ.

Báo cáo toàn diện: Thông qua báo cáo tự động, Nanonets cung cấp những hiểu biết toàn diện về việc đối chiếu, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm toán minh bạch và quy trình ra quyết định sáng suốt.

Take Away

Đối chiếu tài khoản nhà cung cấp là điều quan trọng đối với doanh nghiệp để đảm bảo thanh toán chính xác, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian quý báu. Bằng cách áp dụng các giải pháp tự động hóa hiệu quả, chẳng hạn như Nanonet, các tổ chức có thể hợp lý hóa quy trình đối chiếu, đẩy nhanh quá trình liên lạc với nhà cung cấp và nâng cao tính liêm chính về tài chính. Thông qua các công nghệ tiên tiến như AI và học máy, sự can thiệp thủ công được giảm thiểu, giảm thiểu sai sót và tối đa hóa hiệu quả. Bằng cách khai thác sức mạnh của tự động hóa, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nỗ lực điều chỉnh nhà cung cấp để đạt được lợi nhuận tốt hơn.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/vendor-account-reconciliation/