Tải xuống hướng dẫn của chuyên gia về Lập chỉ mục tài liệu.

Nhiều tập đoàn đã chuyển từ thủ tục nộp hồ sơ trên giấy sang máy tính đã hiểu rằng các tệp kỹ thuật số có thể vô tổ chức và lộn xộn như các tệp tương tự. Tuy nhiên, số hóa tài liệu tiết kiệm rất nhiều công sức và thời gian trong thời gian dài; nó chỉ hoạt động nếu được thực hiện đúng cách. Đó là nơi lập chỉ mục tài liệu đến.

Lập chỉ mục tài liệu là một cách tuyệt vời để cho phép công ty của bạn sắp xếp các tệp kỹ thuật số của bạn và lưu các tệp trong tương lai một cách có tổ chức. Nó cũng liên quan đến các tệp liên quan đến các thủ tục trong tổ chức của bạn, từ các khoản phải thu và các khoản phải trả đến mua sắm để trả tiền.

Lập chỉ mục tài liệu là gì?

Lập chỉ mục tài liệu tổ chức các tài liệu với các thẻ hoặc thuộc tính thích hợp để hiển thị tốt hơn trong khi tìm kiếm hoặc truy xuất tài liệu trong tương lai.

Ví dụ: một công ty có thể lập chỉ mục các tài liệu theo mã số khách hàng, tên khách hàng, tên nhân viên, ngày tháng hoặc các đặc điểm quan trọng khác có thể liên quan sau này. Nó là một phần quan trọng của nền tảng mà trên đó một tổ chức mạng quản lý tài liệu được xây dựng.

Hãy lấy một ví dụ về một từ điển. Từ điển bao gồm rất nhiều từ và ý nghĩa của chúng. Nếu bạn phải khám phá một tác phẩm cụ thể từ từ điển, việc xem từng trang sẽ mất hàng giờ.

Nhưng bằng cách sử dụng chỉ mục, cuộc săn lùng của bạn giảm xuống chỉ còn vài phút hoặc vài giây. Lập chỉ mục tài liệu quy định một giả thuyết tương tự. Bằng cách đính kèm các thẻ cụ thể vào một tài liệu kỹ thuật số, bạn có thể sử dụng các thuật ngữ trong các thẻ đó để dễ dàng tìm thấy thông tin mình yêu cầu hơn là phân tích thủ công qua hàng núi tệp.

Các khái niệm lập chỉ mục tài liệu

Người ta có thể hiểu và biết về lập chỉ mục tài liệu trong một số khái niệm. Hãy ghé thăm họ một thời gian ngắn:

• Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một điện tử tập hợp các tài liệu được lưu giữ ở một nơi và nhiều người dùng có thể truy cập được với nhiều mục đích khác nhau. Nó cũng có thể là một tập hợp có tổ chức các tài liệu hoặc dữ liệu được lưu trữ trên máy tính mà một chương trình có thể sử dụng để thảo luận và đưa ra câu trả lời nhanh chóng, linh hoạt cho các câu hỏi.
• RDBMS: Thuật ngữ “RDBMS” (Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ) dùng để chỉ một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu trong đó dữ liệu và mối quan hệ giữa dữ liệu được duy trì trong các bảng.
• Các trường chính—Trường chỉ mục—là trường cơ sở dữ liệu dùng để phân loại và sắp xếp tài liệu. Chúng thường được người dùng xác định và có thể được sử dụng để quét và truy xuất tài liệu. Ví dụ bao gồm số hóa đơn, tên khách hàng, ngày tháng và địa chỉ.
• Khớp, hợp nhất và lập chỉ mục điền các khu vực có dữ liệu chỉ mục đã tồn tại trong các hệ thống khác, chẳng hạn như hệ thống kế toán. Nó cho phép bạn lập chỉ mục một hoặc nhiều trường và tự động điền vào các trường còn lại dữ liệu từ bảng tra cứu hoặc tệp văn bản được cung cấp bởi một mạng khác, chẳng hạn như hệ thống kế toán hoặc nguồn nhân lực, phù hợp.

Lập chỉ mục tài liệu tự động với quy trình làm việc không cần mã trong 15 phút. Xem cách nó hoạt động với bản giới thiệu sản phẩm miễn phí, nơi chúng tôi sẽ thiết lập quy trình làm việc cho bạn.

Nhận một chuyến tham quan sản phẩm miễn phí or Bắt đầu dùng thử miễn phí.

Tại sao lập chỉ mục tài liệu lại quan trọng?

Lập chỉ mục tài liệu cho phép nhiều hơn là chỉ truy xuất tài liệu nhanh chóng. Có nhiều ưu điểm đối với việc lập chỉ mục tài liệu, bao gồm:

Tổ chức tài liệu nâng cao

Nhân viên có thể tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu phù hợp với hệ thống lập chỉ mục tài liệu phù hợp.

Tuân thủ kiểm toán dễ dàng hơn

Bạn có thể dễ dàng bỏ qua việc tranh giành để thu thập giấy tờ kịp thời cho cuộc kiểm toán nếu các tài liệu đã được lập chỉ mục và sắp xếp theo năm tài chính và các số liệu thích hợp khác.

Tiết kiệm thời gian

Tuy nhiên, nếu bạn và nhóm của bạn có các giao thức lập chỉ mục tài liệu phù hợp, bạn có thể sử dụng thời gian tìm kiếm cho công việc hiệu quả.

Các loại lập chỉ mục tài liệu

Ngoài nhiều lợi ích của việc lập chỉ mục tài liệu, còn có nhiều cách tiếp cận lập chỉ mục khác nhau, vì vậy bạn có thể chọn bất kỳ cách nào (hoặc kết hợp các cách) phù hợp nhất với mình. quy trình làm việc tài liệu. Những chiến lược này bao gồm những điều sau đây:

Lập chỉ mục toàn văn

Với lập chỉ mục toàn văn, toàn bộ nội dung của tài liệu được quét, cho phép bạn tìm kiếm bất kỳ đâu trong văn bản theo cụm từ hoặc từ khóa.

Nó giống hệt với công cụ “Tìm” (Ctrl+F hoặc Command+F) có trong hầu hết các trình xử lý văn bản và trình duyệt web. Bản chất thân thiện với người dùng của kiểu lập chỉ mục này khiến nó trở nên dễ dàng nhất nhưng đòi hỏi nhiều dung lượng lưu trữ.

Bạn có thể làm cho tài liệu có thể tìm kiếm được bằng cách sử dụng Nanonets. Xem làm thế nào.

nguồn

Lập chỉ mục tự động

Lập chỉ mục tự động, còn được gọi là lập chỉ mục tra cứu biến, lập chỉ mục có chọn lọc các phần thiết yếu của tài liệu khớp với cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như số hoặc tên khách hàng, thay vì lập chỉ mục toàn bộ trang.

Quy trình này sử dụng phần mềm lập chỉ mục tài liệu. Tuy nhiên, có thể có lợi cho các doanh nghiệp khi lập chỉ mục các tài liệu như hóa đơn luôn bao gồm các trường khớp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.

Xem cách bạn có thể tự động lập chỉ mục tài liệu bằng Nanonets.

Lập chỉ mục siêu dữ liệu

“Dữ liệu về dữ liệu” là thuật ngữ thường được sử dụng để chỉ siêu dữ liệu nhưng rất chi tiết. Một ví dụ về điều này có thể là khi chụp ảnh để tạo tệp pdf; nó ghi lại thời gian khi nó được thực hiện.

Hơn nữa, nó cũng cho phép bạn thêm các “thẻ” bổ sung, được gọi là siêu dữ liệu PDF. Siêu dữ liệu, chẳng hạn như thẻ và thông tin khác mà bạn muốn sử dụng cho các tìm kiếm sau này, có thể được sử dụng trong khi số hóa hoặc quét tài liệu. Sau đó, khi cần lấy tài liệu, nó sẽ quét siêu dữ liệu thay vì sử dụng chương trình truy xuất tài liệu của bạn để quét toàn bộ tài liệu.

Lập chỉ mục tự động bằng cách sử dụng dữ liệu trường

Lập chỉ mục dựa trên trường đề cập đến các nguồn dữ liệu khác nhau trong cơ sở dữ liệu, còn được gọi là trường. Về mặt khái niệm, nó giống với lập chỉ mục siêu dữ liệu. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng lập chỉ mục dựa trên trường để tìm kiếm cơ sở dữ liệu của mình cho các bản ghi có cùng tên trong cột khách hàng.

Lập chỉ mục tài liệu không khó. Sử dụng tất cả các phương pháp trên để lập chỉ mục tài liệu trên chế độ lái tự động.

Đặt cuộc gọi để xem cách bạn có thể tự động hóa việc lập chỉ mục tài liệu bằng Nanonets trong vòng chưa đầy 15 phút.

Nhận một chuyến tham quan sản phẩm miễn phí or Bắt đầu dùng thử miễn phí.

Lập chỉ mục tài liệu hoạt động như thế nào?

Việc lập chỉ mục tài liệu nào là tốt nhất cho bạn sẽ phụ thuộc vào cách mỗi bên liên quan dự định sử dụng các tài liệu mà bạn đang lập chỉ mục. Bạn phải biết thông tin mà nhân viên có nhiều khả năng tìm kiếm trực tuyến nhất và cụm từ tìm kiếm mà họ có nhiều khả năng sử dụng nhất để tìm thấy thông tin đó. Hiểu nhu cầu của nhân viên là cách duy nhất để đảm bảo bạn đang lập chỉ mục theo cách giúp truy xuất tài liệu nhanh chóng.

Thật đơn giản để lập chỉ mục các tài liệu khi bạn hiểu cách các bài báo được lập chỉ mục của mình sẽ được sử dụng và loại lập chỉ mục nào có ý nghĩa nhất đối với tổ chức của bạn. Quá trình lập chỉ mục đòi hỏi phải quét và phân loại các tài liệu đã được số hóa và quét để định vị các cụm từ khóa được xác định trước theo cách thủ công hoặc tự động. Phần giải thích chi tiết hơn về quy trình lập chỉ mục được cung cấp bên dưới:

Hiểu trường hợp sử dụng lập chỉ mục tài liệu

Loại lập chỉ mục bạn nên sử dụng sẽ phụ thuộc vào tài liệu bạn đang lập chỉ mục, cho dù chúng là hồ sơ nhân sự, hóa đơn hay thứ gì khác; biết ai sẽ truy xuất những tài liệu này và tại sao cũng rất quan trọng.

Hoàn thiện loại lập chỉ mục tài liệu bạn muốn sử dụng

Có thể một số loại giấy tờ có thể được tìm thấy dễ dàng mà không cần nhiều thông tin để lập chỉ mục. Ví dụ: bạn chỉ có thể cần thông tin cơ bản từ hóa đơn, như số tài khoản hoặc tên nhà cung cấp.

Lập chỉ mục dữ liệu áp dụng

Bạn có thể lập chỉ mục dữ liệu theo cách thủ công hoặc tốt nhất là dựa vào phần mềm có thể lập chỉ mục dữ liệu sau khi xác định hình thức lập chỉ mục nào hợp lý.

Phương pháp khóa kép là kỹ thuật lập chỉ mục hiệu quả nhất khi được thực hiện thủ công. Hai cá nhân gắn thẻ mỗi tài liệu được quét bằng phương pháp này với các cụm từ lập chỉ mục cần thiết bằng cách nhập thông tin họ nhìn thấy vào các trường siêu dữ liệu thích hợp cho tệp. Điều này giúp cho việc so sánh chéo có thể tìm ra bất kỳ lỗi nào. Phím kép giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm đáng kể các lỗi.

Bạn phải chỉ định các nguyên tắc mà phần mềm sẽ lấy từ phần nào của tài liệu nếu bạn dựa vào phần mềm. Ví dụ: phần mềm lập chỉ mục tài liệu phù hợp cộng tác với Công nghệ OCR để cho phép máy tính đọc văn bản từ hình ảnh, điều này rất quan trọng để lập chỉ mục dữ liệu thích hợp và số hóa các bản sao vật lý của tài liệu.

Nanonets – Phần mềm lập chỉ mục tài liệu tốt nhất

Nanonet là một Hệ thống quản lý tài liệu dựa trên AI cho phép người dùng có nền tảng không mã cho quản lý tài liệu đầu cuối. Nanonets tự động hóa tất cả các quy trình tài liệu như

Và hơn thế nữa. Nanonets có phần mềm OCR tích hợp sử dụng trích xuất từ ​​khóa để xác định tài liệu và lập chỉ mục chúng cho phù hợp với cơ sở dữ liệu tương ứng. Thuật toán Nanonets AI học theo thời gian và dễ dàng xử lý các tài liệu phi cấu trúc, bán cấu trúc hoặc tùy chỉnh.

Sử dụng Nanonet có thể mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm chi phí, tăng cường tuân thủ và cải thiện năng suất. Dưới đây là một số lợi ích độc đáo khiến Nanonet khác biệt:

• Không cần mã hóa
• Làm việc với tất cả các loại tài liệu
• Mô hình AI tùy chỉnh
• Không cần xử lý hậu kỳ hoặc tiền xử lý.
• Xử lý tài liệu đa ngôn ngữ
• Nhận dạng hơn 200 ngôn ngữ
• thiết lập 1 ngày
• Hơn 5000 tích hợp với API và Zapier
• Hỗ trợ trực tiếp 24×7
• Tùy chọn giá minh bạch
• Giải pháp nhãn trắng
• Tại chỗ & Cloud Hosting

Đây là ảnh chụp nhanh về hiệu suất được mong đợi từ Nanonets.  

Nanonets được đánh giá cao trên các trang web đánh giá khách hàng ngang hàng như hình bên dưới.

Xem cách bạn có thể tự động hóa quy trình lập chỉ mục Tài liệu của mình bằng Nanonets trong 15 phút.

Nhận một chuyến tham quan sản phẩm miễn phí or hãy thử nó cho mình.

Làm cách nào để sử dụng Nanonets để lập chỉ mục tài liệu?

Bước 1: Tạo một tài khoản trên Nanonet (Bắt đầu miễn phí ngay bây giờ) và đăng nhập.

Bước 2: Chọn mô hình phân loại tài liệu từ màn hình chính.

Bước 3: Chọn các thẻ tài liệu mà bạn muốn đưa vào.

Bước 4: Thuật toán Nanonets AI chỉ cần 25 tài liệu để huấn luyện mô hình AI nhận dạng loại tài liệu của bạn. Tải lên 25 tài liệu cho mỗi thẻ tài liệu và để mô hình huấn luyện.

Bước 5: Sau khi hoàn tất, bạn có thể sử dụng quy trình làm việc của tài liệu để tự động gửi tài liệu, lập chỉ mục và gửi chúng đến cơ sở dữ liệu theo yêu cầu. Bạn có thể sử dụng dòng công việc tài liệu để trích xuất dữ liệu từ tài liệu, xử lý tài liệu hoặc gửi chúng thông qua quy trình phê duyệt. Trí tưởng tượng của bạn là giới hạn.

Lập chỉ mục tài liệu với Nanonets thật dễ dàng.

Bắt đầu dùng thử miễn phí của bạn và tự làm điều đó. Trong trường hợp bạn cần trợ giúp, hãy lên lịch cuộc gọi trong 10 phút với các chuyên gia tự động hóa của chúng tôi để chúng tôi thiết lập quy trình công việc cho bạn.

Nhận một chuyến tham quan sản phẩm miễn phí or Bắt đầu dùng thử miễn phí.

Nó giúp bạn tìm tài liệu như thế nào?

Lập chỉ mục tài liệu là một yếu tố cơ bản của bất kỳ kỹ thuật quản lý tài liệu kinh doanh nào và là một cách tuyệt vời để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả hơn. Với việc lập chỉ mục đầy đủ, mọi tài liệu mà nhân viên của bạn cần đều dễ dàng tìm kiếm và truy xuất chỉ bằng một lần nhấn phím hạn chế. Nhưng có thể phức tạp để triển khai lập chỉ mục tài liệu mạnh mẽ nếu bạn không có các công cụ thích hợp.

Kết luận

Lập chỉ mục tài liệu là một cách tiếp cận mạnh mẽ để giúp truy xuất tài liệu sau này từ kho lưu trữ khổng lồ, bao gồm hàng nghìn tài liệu. Tài liệu có thể được lập chỉ mục theo nội dung toàn văn của chúng (giống như bất kỳ từ nào trong dữ liệu có thể được truy cập) hoặc theo thông tin liên quan đến tài liệu, chẳng hạn như ngày sản xuất, mã định danh duy nhất hoặc chủ đề trung tâm của tài liệu.

Đọc thêm về quản lý tài liệu:

Câu Hỏi Thường Gặp

Dữ liệu được sử dụng để lập chỉ mục tài liệu là gì?

Một quyết định quan trọng để tận dụng tối đa các tệp kỹ thuật số mới là chọn tiêu chuẩn lập chỉ mục nào sẽ sử dụng. Một số trường hợp dữ liệu được sử dụng để lập chỉ mục bao gồm:

• số thứ tự
• Địa chỉ
• Ngày
• Họ và tên
• Số điện thoại
• Số hóa đơn
• Số khách hàng
• Số tài khoản
• mô tả từ khóa

Mục đích của việc lập chỉ mục là gì?

Mục đích cơ bản của việc lập chỉ mục là để có khả năng quét nhanh và truy xuất thông tin có trong các giấy tờ được quét của bạn. Nó cũng có thể nâng cao hiệu quả văn phòng của bạn bằng cách cho phép nhân viên của bạn tìm kiếm thông tin mà không cần chạy qua các hộp tệp theo cách thủ công.

Các phẩm chất của việc lập chỉ mục tốt là gì?

Mục tiêu cuối cùng của dự án lập chỉ mục là xây dựng một hệ thống nơi người dùng có thể truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả. Điều này được thực hiện thông qua:

• Liên kết với người dùng cuối (trưởng bộ phận, trưởng phòng, nhân viên) để lấy ý kiến ​​của họ.
• Một hệ thống dễ sử dụng đơn giản.
• Bao gồm lựa chọn tìm kiếm các trường cụ thể trên tài liệu và toàn văn.
• Sự tham gia của các chuyên gia lập chỉ mục lành nghề để giúp hướng dẫn và tư vấn cho bạn trong suốt quá trình.

Nó thay đổi như thế nào từ ngành này sang ngành khác?

Một trong những yếu tố cần thiết trong việc lựa chọn thuật ngữ lập chỉ mục là cách các tài liệu sẽ được khảo sát. Chẳng hạn, trong một loạt hồ sơ nhân sự, chủ yếu là họ và tên và ngày làm việc sẽ là phương tiện tìm kiếm phổ biến

Ngược lại, giấy chứng nhận y tế có thể tham chiếu phân tích ngày sinh hoặc số hợp đồng bảo hiểm. Bao gồm các cụm từ tìm kiếm thường được sử dụng trong quá trình lập chỉ mục tài liệu sẽ cho kết quả tốt hơn.

Chức năng lập chỉ mục tài liệu như thế nào?

Các chức năng lập chỉ mục tài liệu bằng cách gán một số thông tin nhất định cho các tài liệu được quét, cho phép truy xuất nhanh chóng và hiệu quả. Có nhiều phương pháp khác nhau để lập chỉ mục tài liệu, mỗi phương pháp đều có những lợi ích riêng.

Tùy chọn lập chỉ mục tài liệu tốt nhất của bạn là gì?

Lập chỉ mục tài liệu tạo ra quá trình tìm kiếm và truy xuất liền mạch số lượng lớn tài liệu khi được áp dụng một cách thích hợp. Tuy nhiên, quy trình lập chỉ mục thích hợp không phải là một kích cỡ phù hợp với tất cả. Cho dù các tài liệu được lập chỉ mục theo toàn bộ văn bản của chúng, được sắp xếp theo khu vực hoặc được bổ sung bằng siêu dữ liệu tốt, tùy chọn này sẽ thúc đẩy sự thành công của toàn bộ hệ thống. Một đối tác lành nghề có thể cho phép nhóm của bạn chọn các kỹ thuật lập chỉ mục thích hợp phù hợp với các bài tập độc đáo của nhóm bạn.

Sử dụng nền tảng không cần mã để lập chỉ mục tất cả tài liệu của bạn trên chế độ lái tự động với quy trình làm việc không cần mã. Quan tâm?

Nhận một chuyến tham quan sản phẩm miễn phí or Bắt đầu dùng thử miễn phí.

‌

Ngày 8 tháng 2023 năm 2022: Blog này ban đầu được xuất bản vào tháng 8 năm 2023 và được cập nhật vào ngày XNUMX tháng XNUMX năm XNUMX với nội dung được cập nhật.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến ​​thức. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/document-indexing/