Bạn đã bao giờ cần trích xuất dữ liệu từ PDF hoặc tài liệu được quét vào bảng tính chưa? OCR có thể là một công cụ tiết kiệm thời gian thực sự. Chỉ cần quét tài liệu của bạn và chuyển đổi hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được. OCR giúp việc trích xuất dữ liệu trở nên dễ dàng, cho dù làm việc với tệp PDF, ảnh hoặc trang được quét.

Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn từ quy trình OCR đến bảng tính — từ quét đến cải thiện độ chính xác. Chúng tôi sẽ đề xuất các công cụ OCR và cung cấp các mẹo để nâng cao độ chính xác cũng như các trường hợp sử dụng OCR trong thế giới thực giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công.

Tại sao phải sắp xếp lại dữ liệu vào bảng tính bằng OCR?

OCR là một công cụ thay đổi hoàn toàn cuộc chơi. Nó lấy dữ liệu bị khóa trong các giấy tờ, tệp PDF và ảnh được quét của bạn và biến chúng thành dữ liệu có cấu trúc. Chúng ta đang nói về những bảng tính sẵn sàng sử dụng. Điều này mở ra một thế giới hoàn toàn mới về khả năng.

Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên cân nhắc sử dụng OCR để sắp xếp dữ liệu của mình thành bảng tính:

1. Phân tích dữ liệu dễ dàng hơn

Khi dữ liệu của bạn được trích xuất và sắp xếp gọn gàng thành các hàng và cột trong bảng tính, việc phân tích và làm việc sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Bạn có thể nhanh chóng phát hiện xu hướng, sắp xếp, lọc, sử dụng công thức cũng như tạo bảng và biểu đồ tổng hợp. Mức độ thao tác dữ liệu này không thể thực hiện được trong các tài liệu được quét hoặc tệp PDF.

2. Chất lượng dữ liệu tốt hơn

Chuyển đổi OCR sang bảng tính mang lại cho bạn dữ liệu có cấu trúc rõ ràng. Dữ liệu có thể được xác nhận và chuẩn hóa trong quá trình OCR. Điều này cải thiện chất lượng và độ chính xác của dữ liệu tổng thể so với các tài liệu được quét không có cấu trúc.

3. Cải thiện khả năng tìm kiếm

Việc tìm kiếm các tài liệu và hình ảnh được quét rất phức tạp - OCR khắc phục điều này bằng cách chuyển đổi hình ảnh thành văn bản thực tế. Khi ở trong bảng tính, dữ liệu sẽ hoàn toàn có thể tìm kiếm được. Bạn có thể ngay lập tức tìm thấy những gì bạn cần.

4. Chia sẻ dữ liệu nâng cao

Bảng tính chứa dữ liệu được trích xuất có thể dễ dàng chia sẻ với người khác để cộng tác. Dữ liệu hiện ở định dạng có thể tái sử dụng được tiêu chuẩn hóa thay vì bị kẹt trong các hình ảnh tài liệu riêng lẻ.

5. Khả năng tự động hóa

Dữ liệu bảng tính có thể được tự động hóa và sắp xếp hợp lý trên các hệ thống kinh doanh. Với khả năng xuất tệp CSV, dữ liệu được trích xuất OCR có thể tự động chuyển vào cơ sở dữ liệu và các ứng dụng kinh doanh khác.

6. Bỏ qua việc xử lý thủ công

Nhóm của bạn sẽ không còn cần phải sao chép dữ liệu theo cách thủ công từ các tài liệu được quét cũng như không còn phải chịu đựng quy trình sao chép-dán tẻ nhạt và không hiệu quả cho các tệp PDF. Bạn có thể giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian dọn dẹp, xác thực dữ liệu bằng cách loại bỏ các tác vụ nhập dữ liệu đơn điệu. Nhờ đó, nhân viên của bạn có thể nỗ lực hết mình để làm việc hiệu quả và thỏa mãn hơn.

XUẤT KHẨU. Khả năng mở rộng

Quy mô chuyển đổi OCR cũng như khối lượng dữ liệu tăng lên. Cho dù bạn cần xử lý hàng trăm hay thậm chí hàng nghìn trang tài liệu, tính năng tự động hóa OCR sẽ xử lý nó một cách trơn tru. Nhập dữ liệu thủ công không mở rộng nhanh chóng đối với khối lượng lớn.

Quy trình làm việc OCR sang bảng tính

Việc chuyển đổi tài liệu thành bảng tính bằng OCR thật đơn giản khi bạn làm theo các bước chính sau. Bằng cách thiết lập quy trình làm việc hiệu quả, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ nhập dữ liệu thủ công và truy cập nhanh chóng thông tin bị khóa trong tệp PDF hoặc tệp được quét.

Hãy lặn xuống.

1. Thu thập tài liệu cho OCR

Đầu tiên, thu thập hình ảnh tài liệu, tệp PDF hoặc giấy tờ được quét có chứa dữ liệu bạn cần trích xuất. Nanonets cho phép bạn dễ dàng nhập tệp từ nhiều nguồn, bao gồm email, bộ nhớ đám mây, Dropbox, Google Drive, OneDrive, v.v.

Bạn cũng có thể thiết lập các thư mục theo dõi hoặc email tự động để tự động xử lý mọi tệp mới hoặc tệp đính kèm đến. Các lệnh gọi API và tích hợp với phần mềm kinh doanh khác cũng có thể được thiết lập để trích xuất dữ liệu liền mạch.

2. Xác định trường dữ liệu

Tiếp theo, chỉ định các trường hoặc cột dữ liệu bạn muốn trích xuất, chẳng hạn như số hóa đơn, ngày, tên khách hàng, số tiền đến hạn, v.v. Nanonets cung cấp các mô hình AI khác nhau cho các loại tài liệu như hóa đơn, biên lai, danh thiếp, v.v.

Các mô hình dựng sẵn đã biết cách trích xuất thông minh các trường chung từ từng loại tài liệu. Bạn cũng có thể định cấu hình các trường tùy chỉnh của riêng mình và huấn luyện mô hình AI. Sau đó bạn có thể chuẩn bị mô hình với một vài mẫu. Chỉ cần vẽ các vùng trên tài liệu mẫu để vạch ra nơi chứa dữ liệu quan trọng.

Bây giờ, bạn đã sẵn sàng chạy OCR và trích xuất dữ liệu từ tài liệu của mình. Nanonets tận dụng các thuật toán AI và ML tiên tiến để tự động xác định và thu thập văn bản từ các bố cục tài liệu phức tạp với độ chính xác cao. AI “đọc” từng tài liệu, trích xuất các trường được xác định và xuất ra dữ liệu có cấu trúc sẵn sàng để xuất.

Bước này hoàn toàn tự động cho bạn sau khi các trường dữ liệu và mô hình AI được định cấu hình chính xác. Đằng sau, công nghệ OCR chuyển đổi hình ảnh được quét thành văn bản. Sau đó, tính năng phát hiện vùng thông minh sẽ chọn ra các trường dữ liệu liên quan.

4. Xác thực và sửa dữ liệu

Xem lại dữ liệu được trích xuất để đảm bảo độ chính xác. Nanonets làm cho việc này trở nên dễ dàng vì nó cho phép bạn chỉnh sửa ngay trên trình xem tài liệu. Đối với người dùng nâng cao hơn, bạn cũng có thể chỉnh sửa đầu ra JSON có cấu trúc.

Bạn cũng có thể sử dụng khả năng xác thực tự động để thiết lập các quy tắc nhằm xác thực dữ liệu đã thu thập. Ví dụ: bạn có thể kiểm tra xem ngày có nằm trong phạm vi hợp lệ hay giá trị số dưới ngưỡng hay không. Mọi vấn đề xác thực đều được gắn cờ để xem xét.

5. Xuất và tích hợp dữ liệu bảng tính

Đầu ra cuối cùng chứa dữ liệu có cấu trúc được trích xuất từ ​​​​tài liệu được quét hoặc tệp PDF của bạn có thể được tải xuống và sử dụng cho các mục đích tiếp theo. Nanonets cho phép bạn xuất dữ liệu dưới dạng tệp CSV, Excel hoặc JSON, cho phép bạn dễ dàng nhập dữ liệu vào ứng dụng bảng tính ưa thích của mình hoặc phần mềm kinh doanh khác.

Bạn cũng có thể tích hợp trực tiếp với các ứng dụng phổ biến như Google Trang tính, QuickBooks, Salesforce, v.v. Tích hợp Zapier cho phép bạn kết nối với hơn 5000 ứng dụng để có luồng dữ liệu liền mạch. Việc tích hợp này đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được cập nhật tự động trên tất cả các nền tảng của bạn theo thời gian thực.

Cách cải thiện quy trình OCR sang bảng tính

Công nghệ OCR không hoàn hảo. Đôi khi nó có thể gặp khó khăn với các bản quét chất lượng thấp, bố cục phức tạp hoặc phông chữ bất thường. Tuy nhiên, ngay cả những cải tiến nhỏ trong quy trình OCR cũng có thể giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.

Giả sử bạn điều hành một công ty bảo hiểm xử lý hàng nghìn tài liệu mỗi ngày. Ngay cả khi độ chính xác của OCR được cải thiện 2% cũng có thể tiết kiệm hàng trăm giờ lao động mỗi tuần.

Dưới đây là một số cách để cải thiện quy trình OCR sang bảng tính:

1. Cải thiện chất lượng bản quét của bạn

Đảm bảo tài liệu bạn đang quét rõ ràng và dễ đọc. Quét chất lượng kém có thể dẫn đến lỗi trong quá trình OCR. Vì vậy, hãy xử lý trước các bản quét để nâng cao chất lượng hình ảnh trước khi đưa chúng vào hệ thống OCR của bạn.

Mẹo để cải thiện chất lượng quét:

• Sử dụng máy quét có độ phân giải cao (ít nhất 300 dpi). Điều này ghi lại chi tiết tốt hơn có thể giúp công cụ OCR nhận dạng chính xác các ký tự.
• Đảm bảo các trang được căn chỉnh chính xác và không bị lệch. Deskewing sửa lỗi quét nghiêng.
• Kiểm tra độ sáng và độ tương phản quét. Điều chỉnh mức độ để văn bản hiển thị rõ ràng và không quá sáng hoặc quá tối.
• Lau sạch kính máy quét để tránh bụi, vết bẩn hoặc tạo tác trên hình ảnh được quét.
• Sử dụng Adobe Scan hoặc các ứng dụng tương tự để chụp ảnh quét chất lượng cao bằng điện thoại thông minh của bạn.
• Sử dụng các kỹ thuật nâng cao hình ảnh như làm sắc nét, giảm nhiễu và nhị phân hóa.

2. Chuẩn hóa tài liệu của bạn

Sự nhất quán trong bố cục và thiết kế tài liệu có thể cải thiện đáng kể độ chính xác của OCR. Nếu có thể, hãy chuẩn hóa định dạng của tài liệu bạn xử lý. Điều này có nghĩa là giữ các trường dữ liệu ở cùng một vị trí trên mỗi tài liệu, sử dụng phông chữ và kích thước nhất quán cũng như duy trì bố cục rõ ràng, gọn gàng.

Dưới đây là một số mẹo để chuẩn hóa tài liệu:

• Sử dụng một mẫu nhất quán cho tất cả các tài liệu cùng loại.
• Giữ các trường dữ liệu cần thiết ở cùng một vị trí trên mọi tài liệu.
• Sử dụng phông chữ rõ ràng, dễ đọc và tránh các phông chữ nghệ thuật hoặc khác thường.
• Tránh lộn xộn và giữ bố cục sạch sẽ và đơn giản.
• Hạn chế sử dụng hình ảnh, logo và đồ họa gần các trường văn bản quan trọng.
• Sử dụng màu có độ tương phản cao cho văn bản và nền để cải thiện mức độ dễ đọc.

3. Đầu tư vào hệ thống OCR được hỗ trợ bởi AI

Các hệ thống này sử dụng thuật toán học máy để học hỏi từ mọi tài liệu được xử lý, liên tục cải thiện khả năng nhận dạng và trích xuất dữ liệu liên quan.

Nanonets là một ví dụ điển hình về hệ thống OCR được hỗ trợ bởi AI. Nó cung cấp các mô hình được đào tạo trước cho các loại tài liệu khác nhau và cho phép bạn tùy chỉnh mô hình theo nhu cầu của mình. Càng xử lý nhiều dữ liệu, nó càng nhận ra các mẫu và trích xuất dữ liệu một cách chính xác hơn.

Hơn nữa, khả năng nhận dạng ngôn ngữ và hiểu ngữ cảnh của hệ thống OCR được hỗ trợ bởi AI cho phép chúng xử lý tài liệu bằng nhiều ngôn ngữ, tiền tệ, định dạng thuế, v.v. Điều này làm cho chúng rất linh hoạt và thích ứng với các nhu cầu kinh doanh đa dạng.

4. Thiết lập quy trình làm việc tự động

Tự động hóa các bước thủ công lặp đi lặp lại trong quy trình làm việc OCR của bạn có thể nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lỗi. Ví dụ: bạn có thể thiết lập quy tắc nhập tự động để đảm bảo hệ thống OCR tự động xử lý mọi hóa đơn được gửi tới kế toán@yourbusiness.com.

Tích hợp với phần mềm kinh doanh như ERP cho phép luồng dữ liệu liền mạch. Dữ liệu bảng tính được trích xuất có thể tự động đồng bộ hóa với cơ sở dữ liệu phía sau. Quy tắc xác thực tự động giúp phát hiện sớm mọi lỗi trích xuất. Quy trình làm việc có thể định tuyến các tài liệu cần xem xét đến nhân viên phù hợp. Thông báo và nhắc nhở tự động đảm bảo không bỏ sót thời hạn nào.

Lời cuối

Công nghệ OCR đã cách mạng hóa cách chúng ta trích xuất và làm việc với dữ liệu từ các tài liệu được quét và tệp PDF. Bằng cách chuyển đổi hình ảnh thành dữ liệu bảng tính có cấu trúc, OCR loại bỏ việc nhập thủ công tẻ nhạt đồng thời nâng cao khả năng phân tích.

Như hướng dẫn này đã nêu, việc tạo quy trình làm việc OCR hiệu quả bằng các công cụ phù hợp, như Nanonet, có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Những cải tiến nhỏ về độ chính xác cũng nhanh chóng mang lại mức tiết kiệm đáng kể.

Bạn muốn xem OCR có thể tăng tốc quy trình công việc kinh doanh của bạn như thế nào? Nanonets cung cấp phiên bản miễn phí để thử nghiệm trích xuất dữ liệu do AI cung cấp từ tài liệu của bạn. Chuyển đổi bảng PDF hoặc hóa đơn được quét thành bảng Excel có thể chỉnh sửa chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Đăng ký ngay để bắt đầu!

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/ocr-to-spreadsheet/