Khi các công cụ và dịch vụ hàng ngày ngày càng trở nên dựa trên đăng ký, chiến lược tự động hóa tổng thể của chúng tôi cũng vậy khi nói đến quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, giống như việc duy trì đăng ký gia hạn tự động mà không có sự giám sát có thể là một sai lầm tốn kém, việc quản lý sai các giao dịch ACH định kỳ cũng có thể xảy ra.

QuickBooks, một trong những ứng dụng phổ biến nhất kế toán và các nền tảng kế toán trên thị trường, cung cấp một phương pháp khá đơn giản để quản lý các khoản thanh toán ACH định kỳ nhằm giúp đảm bảo không có bất ngờ nào xảy ra trong quá trình thời gian hòa giải.

Thanh toán ACH là gì?

Mặc dù thường chỉ được gọi là thanh toán ACH hoặc chuyển khoản ACH, thuật ngữ này đề cập cụ thể hơn đến mạng thanh toán quốc gia mà các ngân hàng và tổ chức khác dựa vào để xử lý thanh toán một cách an toàn và chính xác giữa các bên. Ở dạng đơn giản nhất, mạng ACH giống như một bên thứ ba đáng tin cậy nhận tiền từ người trả tiền và thay mặt họ xử lý tiền trước khi gửi vào tài khoản của người nhận thanh toán.

Các khoản thanh toán ACH thường nhanh chóng trong tuần làm việc nhưng không diễn ra ngay lập tức. Thay vì định tuyến trực tiếp đến người nhận thanh toán khi thanh toán, như ứng dụng thanh toán và các công cụ xử lý tương tự, mạng ACH sẽ phân nhóm và định tuyến các khoản thanh toán hàng ngày thay vì riêng lẻ. Đây là lý do tại sao thanh toán ACH thường mất 1 – 3 ngày làm việc để thực hiện, mặc dù thanh toán ACH thường diễn ra trong cùng ngày khi được gửi đủ sớm trong ngày trong giờ làm việc.

Các khoản thanh toán ACH thường sẽ thuộc một trong hai loại chính:

Thanh toán trực tiếp: Loại thanh toán ACH này mô tả cách người mua thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ. Các ví dụ bao gồm thanh toán ACH trực tiếp cho hóa đơn tiện ích, cho bạn bè như một giải pháp thay thế cho chuyển khoản ngân hàng và cho công ty phát hành thẻ tín dụng của bạn để thanh toán bảng sao kê hàng tháng của bạn.

Gửi tiền trực tiếp: Sự đa dạng của khoản thanh toán ACH mà chúng tôi quen thuộc nhất, tiền gửi trực tiếp đề cập đến các doanh nghiệp, người sử dụng lao động và các tổ chức chính phủ cung cấp khoản thanh toán ACH cho người nhận để trả lương, các quyền lợi và phúc lợi của chính phủ và thậm chí cả tiền hoàn thuế.

Trong hai nhãn rộng này, tùy thuộc vào vai trò của bạn trong sàn giao dịch, giao dịch của bạn sẽ được phân loại là:

Tín dụng ACH: Nếu bạn là người nhận, tài khoản của bạn sẽ được ghi có số dư thanh toán từ tài khoản của người gửi. Các giao dịch tín dụng ACH có thể bao gồm bảng lương của bạn, thanh toán phúc lợi chính phủ, hoàn thuế hoặc thanh toán hóa đơn cho nhà thầu.

Ghi nợ ACH: Giao dịch của người gửi là khoản ghi nợ ACH, vì tiền sẽ được ghi nợ từ tài khoản của họ khi gửi đến người nhận. Nếu bạn thanh toán khoản thế chấp của mình thông qua thanh toán ACH thì đó là giao dịch ghi nợ ACH.

Thanh toán ACH định kỳ là gì?

Thông thường, đối với các khoản chi phí liên tục và có thể dự đoán được, chúng tôi sẽ thiết lập các khoản thanh toán ACH định kỳ để giảm bớt gánh nặng tinh thần và tránh nguy cơ thiếu hóa đơn. Các khoản thanh toán định kỳ diễn ra trên cơ sở được lập trình và ghi nợ số tiền chính xác đã nêu; chúng có xu hướng phù hợp nhất với các chi phí cố định như đăng ký, thanh toán thế chấp hoặc cho thuê cũng như chi phí thành viên. Các khoản khấu trừ tiền lương, mặc dù có thể thay đổi, cũng thường được phân loại là định kỳ để giảm xung đột giữa việc xử lý bảng lương và nhận lương cho nhân viên.

Thanh toán định kỳ so với thanh toán ACH tự động

Mặc dù các khoản thanh toán định kỳ được tự động hóa nhưng không phải tất cả các khoản thanh toán tự động đều được định kỳ. Việc thanh toán ACH có được phân loại là định kỳ hay không tùy thuộc vào tần suất – nếu thanh toán diễn ra theo lịch trình đã lên kế hoạch định kỳ, tức là hàng tháng, thì đó là thanh toán định kỳ. Nếu đó là khoản thanh toán ACH được lập kế hoạch trước và lập trình trước để thực hiện trong tương lai nhưng trên cơ sở một lần thì đó chỉ đơn giản là khoản thanh toán ACH tự động.

Thanh toán ACH định kỳ hoạt động như thế nào trong QuickBooks?

Nếu bạn dự định sử dụng thanh toán ACH định kỳ trong QuickBooks, hãy lưu ý rằng chỉ QuickBooks Online mới cung cấp tính năng này - vì QuickBooks ngừng hoạt động trên nền tảng Máy tính để bàn, nên các tính năng và tích hợp mới sẽ độc quyền cho nền tảng Trực tuyến; thanh toán ACH định kỳ cũng không ngoại lệ.

Thanh toán định kỳ từ khách hàng

Trước khi nhận bất kỳ khoản thanh toán ACH nào trong QuickBooks, bạn phải có giấy phép QuickBooks Online và QuickBooks Payments đang hoạt động. Trước khi bắt đầu, bạn cũng cần có sự cho phép của khách hàng để lập hoá đơn. Cho dù đây là sự đồng ý bằng lời nói hay bằng văn bản, việc xác thực rằng khách hàng của bạn biết giao dịch ACH được gửi đến chỉ là dịch vụ khách hàng tốt.

Từ đó, bạn sẽ:

Thêm các giao dịch định kỳ bằng cách chọn Giao dịch định kỳ từ menu thả xuống cài đặt.

Nhấp chuột Mới, Sau đó chọn Biên nhận bán hàng từ trình đơn thả xuống.

Sau đó bạn sẽ điền đầy đủ thông tin khách hàng hoặc khách hàng.

 Và thế là xong! Ngoài việc theo dõi các khoản thanh toán ACH định kỳ, hãy xác thực lần cuối trước khi đưa ra lý do mà khách hàng hoặc khách hàng của bạn biết và đồng ý với khoản thanh toán ACH định kỳ; nếu không thì bạn có thể đi!

Thanh toán cho nhà cung cấp

Tuy nhiên, bạn sẽ làm theo các bước tương tự như trên thay vì chọn Biên nhận bán hàng, bạn sẽ nhấp vào Hóa đơn:

Từ đó, chỉ cần điền dữ liệu của nhà cung cấp hoặc chọn một dữ liệu hiện có nhà cung cấp và khoảng thời gian thanh toán định kỳ – thật dễ dàng!

Cách ngừng thanh toán ACH định kỳ trong QuickBooks

Khi bạn đã thiết lập thanh toán ACH định kỳ trong QuickBooks, dù là tín dụng hay ghi nợ, bạn có thể theo dõi trạng thái của nó từ Giao dịch định kỳ bảng điều khiển:

Việc hủy hoặc ngừng thanh toán ACH định kỳ cũng đơn giản như việc chọn Chỉnh sửa trình đơn thả xuống bên dưới Hoạt động cột và chọn Xóa bỏ. Bạn cũng có thể tạm dừng thanh toán ACH định kỳ hoặc bỏ qua khoản thanh toán ACH định kỳ tiếp theo.

Nhược điểm của thanh toán định kỳ trong QuickBooks

Mặc dù không có hệ thống nào là hoàn hảo, việc thiết lập và sử dụng các khoản thanh toán định kỳ trong QuickBooks có một số hạn chế duy nhất:

• Giới hạn hàng ngày: Nếu bạn bắt đầu ACH (tín dụng hoặc ghi nợ) từ ngân hàng bên ngoài, bạn bị giới hạn ở giới hạn tiền gửi hàng ngày là 500,000 USD (vào QuickBooks) và giới hạn ghi nợ hàng tuần là 100,000 USD (tiền được gửi ra khỏi QuickBooks). Nếu bạn bắt đầu chuyển ACH từ QuickBooks, bạn có thể chuyển tới 20,000 USD hàng ngày và 40,000 USD hàng tuần trong QuickBooks và lên tới 50,000 USD mỗi ngày ra của QuickBooks.
• Độ trễ xử lý: Mặc dù mạng ACH đã nhanh hơn trong những năm gần đây nhưng không có gì đảm bảo rằng khoản thanh toán ACH sẽ được thực hiện hoàn toàn trong cùng ngày. Điều đó đặc biệt đúng nếu bạn thực hiện giao dịch ngoài giờ làm việc tiêu chuẩn.
• Rủi ro về vốn không đủ: Mặc dù không bị ràng buộc cụ thể với QuickBooks, bạn luôn có nguy cơ rút tiền tài khoản quá mức hoặc trả không đủ phí quỹ nếu bạn không theo dõi số dư tài khoản ghi nợ của mình. Một lần nữa, đây không phải là rủi ro hay hạn chế cố hữu mà là rủi ro có thể gây khó chịu và tốn kém.
• Thanh toán quốc tế: QuickBooks thiếu tích hợp thanh toán ACH xuyên biên giới; mặc dù bên thứ ba tiện ích lấp đầy khoảng trống, các công ty hợp tác rộng rãi với nhà cung cấp quốc tế hoặc người mua có thể tìm thấy giải pháp tốt hơn ở nơi khác.

Các lựa chọn thay thế cho thanh toán ACH trong QuickBooks

Nếu bạn không muốn sử dụng QuickBooks để thanh toán ACH - hoặc muốn tránh hoàn toàn các giao dịch ACH - nhiều lựa chọn thay thế giúp bạn linh hoạt chọn hệ thống phù hợp nhất với quy trình công việc của mình. Một số lựa chọn thay thế phổ biến bao gồm:

1. QuickBooks GoThanh toán: Đối với người dùng QuickBooks, ứng dụng thanh toán di động này đóng vai trò thay thế cho các giao dịch ACH và bao gồm đồng bộ hóa tự động với tài khoản chính của bạn.
2. Những ứng dụng khác: Một loạt ứng dụng xử lý thanh toán di động mang lại sự linh hoạt và dễ sử dụng khi di chuyển, bao gồm Venmo, PayPalvà CashApp.
3. Bộ xử lý thanh toán: Nếu bạn cần các công cụ quản lý giao dịch mạnh mẽ hơn, người xử lý thanh toán như Square và Đường sọc cung cấp giải pháp thanh toán tổng thể.
4. Chuyển khoản: Mặc dù tốn kém hơn trong hầu hết các trường hợp, chuyển khoản ngân hàng vẫn phổ biến đối với các giao dịch quốc tế và xuyên biên giới.

Kết luận

Mặc dù có các lựa chọn thay thế, nhưng việc quản lý các giao dịch ACH định kỳ trực tiếp trong nền tảng QuickBooks có xu hướng là sự đặt cược an toàn cho những người dùng quan tâm đến việc duy trì kế toán doanh nghiệp của họ trên nền tảng tập trung mà không cần phải tìm hiểu và quản lý nhiều sản phẩm. Các giao dịch ACH định kỳ là một cách đơn giản, an toàn và dễ dàng để giữ tiền mặt vào và nhà cung cấp hạnh phúc – và QuickBooks còn đơn giản hóa quy trình hơn nữa.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/recurring-ach-payments-quickbooks/