Trong blog này, chúng ta sẽ khám phá nhiệm vụ thiết yếu của việc điền vào sổ biên nhận, một yếu tố nền tảng của việc lưu trữ hồ sơ tài chính cho cả doanh nghiệp nhỏ và lớn. Việc ghi chép các giao dịch vào sổ biên nhận đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính, tuân thủ các quy định về thuế và khả năng giải quyết những khác biệt một cách dễ dàng.

Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn những kiến ​​thức cơ bản về sổ biên nhận, bao gồm cấu trúc của chúng và thông tin thường thấy trên biên lai. Sau đó, chúng tôi sẽ cung cấp các bước thực tế kèm theo ví dụ về cách điền chính xác vào sổ biên nhận, đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi chép đầy đủ và chuyên nghiệp.

Chúng tôi cũng sẽ đi sâu vào các lợi ích của việc tự động hóa sổ biên nhận của bạn và cách các nền tảng như Nanonets có thể chuyển đổi cách tiếp cận của bạn sang việc lưu trữ hồ sơ tài chính.

Tìm hiểu sổ biên nhận

Sổ biên nhận về cơ bản là một cuốn sách gồm các mẫu in sẵn được thiết kế để ghi lại các giao dịch giữa người bán và người mua. Mỗi biểu mẫu trong cuốn sách đóng vai trò là một bản ghi độc lập nêu chi tiết về một giao dịch cụ thể, bao gồm ngày, các mặt hàng hoặc dịch vụ đã mua, số tiền đã thanh toán và các bên liên quan. Mục đích chính của sổ biên lai là đóng vai trò như một bằng chứng vật lý cho việc mua hàng, có thể rất quan trọng đối với kế toán, báo cáo thuế và giải quyết mọi khác biệt có thể phát sinh giữa các bên liên quan.

Biên nhận được làm thủ công tốt đóng vai trò là bằng chứng mua hàng và hồ sơ cho cả người mua và người bán. Mặc dù các nền tảng kỹ thuật số đã bổ sung thêm các lớp phức tạp với các tính năng như mã QR và chữ ký số, nhưng các yếu tố cốt lõi hầu như không thay đổi. Đây là những gì bạn sẽ tìm thấy trên mỗi trang trong sổ biên nhận:

ngày giao dịch: Hiển thị thời điểm mua hàng được thực hiện. Quan trọng để theo dõi doanh số bán hàng và để khách hàng biết.

Số biên nhận: Mỗi lần bán hàng sẽ nhận được một số duy nhất. Đó là chìa khóa để tham khảo doanh số bán hàng sau này, xử lý hàng trả lại hoặc giải quyết mọi vấn đề.

Thông tin người bán: Phần này liệt kê tên doanh nghiệp, cách liên hệ với họ (địa chỉ, điện thoại, email) và đôi khi là ai đã bán mặt hàng hoặc dịch vụ.

Thông tin người mua: Đôi khi cần thiết, đặc biệt là cho việc bán hàng kinh doanh. Nó có thể bao gồm tên và chi tiết liên lạc của người mua.

Mô tả hàng hóa và dịch vụ được bán: Một danh sách đơn giản hiển thị từng mặt hàng hoặc dịch vụ được bán, số lượng và các chi tiết quan trọng như kích thước hoặc màu sắc.

Giá hàng hóa và dịch vụ được bán: Giá được hiển thị bên cạnh mỗi mặt hàng hoặc dịch vụ. Nếu cần, nó cũng hiển thị giá theo giờ hoặc theo mặt hàng.

Subtotal: Phần này xuất hiện bên dưới bảng Hàng hóa và Dịch vụ được bán, chỉ cho biết giá của các mặt hàng hoặc dịch vụ trước khi thêm bất kỳ khoản thuế hoặc phí bổ sung nào.

Thuế: Ở đây, nó hiển thị tất cả các khoản thuế áp dụng cho việc bán hàng. Việc thực hiện đúng thuế là điều bắt buộc.

Phí phụ thu: Liệt kê mọi chi phí bổ sung như phí giao hàng hoặc phí dịch vụ.

Tổng cộng: Toàn bộ giá khách hàng cần thanh toán, bao gồm tất cả mọi thứ.

Phương thức thanh toán: Cho biết khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thẻ, séc, trực tuyến hay sử dụng bất kỳ phương thức thanh toán nào khác.

Chính sách trả lại: Một ghi chú nhanh về việc trả lại hoặc đổi hàng để giúp khách hàng biết họ có thể làm gì nếu có vấn đề.

Dòng chữ ký: Trong một số giao dịch mua bán, đặc biệt là những giao dịch hoặc dịch vụ lớn, luôn có chỗ cho chữ ký để tăng thêm sự tin cậy.

Theo đó, một trang sổ biên lai điển hình sẽ trông như thế này.

Sách biên nhận kỹ thuật số và vật lý

Cuộc tranh luận giữa sổ biên lai số và sổ giấy không phải về tính ưu việt mà là về tính phù hợp. Mỗi loại đều có vị trí của nó và sự lựa chọn thường phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể, cơ sở khách hàng và cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp. Mục tiêu ở đây là đưa ra lựa chọn sáng suốt phù hợp với mục tiêu kinh doanh và phong cách hoạt động của bạn.

Trong một số trường hợp, sử dụng phương pháp kết hợp—cung cấp biên lai kỹ thuật số cho các giao dịch trực tuyến và biên lai thực tế cho việc bán hàng trực tiếp—thậm chí có thể là chiến lược tốt nhất. Điều quan trọng là duy trì sự linh hoạt và đáp ứng các sở thích và nhu cầu thay đổi của khách hàng cũng như bối cảnh phát triển trong ngành của bạn.

Lựa chọn và Chuẩn bị

Trước khi đi sâu vào việc điền sổ biên nhận, điều quan trọng là bạn phải lựa chọn và chuẩn bị theo nhu cầu kinh doanh của mình. Dưới đây là một số tiêu chí cần xem xét để đảm bảo sự chuẩn bị của bạn phù hợp nhất với yêu cầu kinh doanh của bạn:

Ý nghĩa của mực vĩnh viễn: Chọn bút sử dụng mực vĩnh viễn để đảm bảo rằng thông tin trên biên lai của bạn không có nguy cơ bị nhòe hoặc bị xóa theo thời gian.

Chọn đúng sổ biên nhận: Bản chất giao dịch của bạn đóng vai trò then chốt trong việc lựa chọn sổ biên nhận phù hợp. Cho dù giao dịch của bạn là chung chung hay liên quan đến các giao dịch cụ thể như thanh toán tiền thuê nhà hoặc phí dịch vụ, việc chọn sổ biên nhận có các trường tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của bạn có thể hợp lý hóa quy trình của bạn.

Ưu điểm của bản sao trùng lặp/ba lần: Sử dụng sổ biên nhận nhiều bản có ý nghĩa nhiều hơn là chỉ đưa cho khách hàng bản sao của họ. Biên nhận ban đầu, thường có màu trắng, được chuyển đến tay khách hàng, trong khi biên lai màu vàng, là bản sao trực tiếp, dành cho hồ sơ của doanh nghiệp. Thiết lập này có thể mở rộng tối đa bốn màu cho các hoạt động phức tạp, cho phép phân phối có cấu trúc: màu trắng cho khách hàng, màu vàng cho doanh số bán hàng, màu hồng cho tài chính và màu xanh lam làm bản sao chính. Phương pháp này không chỉ hợp lý hóa việc lưu trữ hồ sơ mà còn củng cố tài liệu, đảm bảo hệ thống sao lưu toàn diện cho doanh nghiệp và khách hàng.

Kết hợp thương hiệu của bạn: Tùy chỉnh sổ biên lai để phản ánh nhận dạng thương hiệu của bạn—thông qua logo, màu sắc thương hiệu và các yếu tố hình ảnh khác sẽ củng cố sự hiện diện và tính chuyên nghiệp của thương hiệu của bạn trong mọi giao dịch.

Trường tĩnh được in sẵn: Hiệu quả là yếu tố then chốt trong hoạt động kinh doanh. Bằng cách đảm bảo rằng các trường tĩnh—chẳng hạn như thông tin người bán, chính sách hoàn trả, v.v.—được in sẵn trên sổ biên nhận của bạn, bạn sẽ loại bỏ nhu cầu nhập thủ công lặp đi lặp lại.

Tính di động cho các giao dịch khi đang di chuyển (nếu cần): Tính thực tế của thiết kế sổ biên lai của bạn là điều tối quan trọng. Sổ biên nhận nhỏ gọn và bền bỉ mang đến sự tiện lợi và đáng tin cậy, đảm bảo bạn luôn sẵn sàng thực hiện các giao dịch, bất kể doanh nghiệp của bạn đưa bạn đến đâu.

Tính năng bảo mật (Nếu cần): Việc chọn sổ biên nhận được trang bị hình mờ hoặc hệ thống đánh số duy nhất có thể là biện pháp bảo mật chứng tỏ là công cụ giúp ngăn chặn gian lận và tạo niềm tin cho khách hàng, bảo vệ tính toàn vẹn của các giao dịch của bạn.

Dành thời gian để lựa chọn và tùy chỉnh sổ biên lai phù hợp cho doanh nghiệp của bạn là một khoản đầu tư vào hiệu quả hoạt động và hình ảnh thương hiệu của bạn.

Các bước điền vào sổ biên nhận

Điều hướng trong quá trình điền sổ biên nhận một cách tỉ mỉ đảm bảo rằng mỗi giao dịch được ghi lại chính xác và chuyên nghiệp. Điều này không chỉ hỗ trợ trong việc quản lý tài chính mà còn tạo dựng niềm tin với khách hàng của bạn.

Hãy tưởng tượng bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ, Sarah, người điều hành một quán cà phê địa phương. Một khách hàng thường xuyên, John, đến mua hạt cà phê và cốc cà phê. Hãy cùng tìm hiểu cách Sarah điền vào trang sổ biên nhận cho giao dịch này.

Bước 1: Ngày và Số Biên nhận

Luôn viết ngày ở định dạng nhất quán (ví dụ: MM/DD/YYYY) ở đầu biên nhận. Đối với số biên nhận, hãy xem xét một hệ thống tuần tự bắt đầu bằng một số cụ thể và tăng dần theo mỗi biên nhận. Hệ thống này giúp duy trì trật tự và đơn giản hóa việc lưu giữ hồ sơ.

• Kịch bản: Đó là ngày 19 tháng 2024 năm XNUMX và đây là giao dịch đầu tiên trong ngày.
• Hoạt động: Ở đầu biên lai, Sarah viết ngày là “02/19/2024”. Cô kiểm tra số biên nhận cuối cùng là #1050 nên cô gán “1051” làm số biên nhận mới và viết nó bên cạnh ngày tháng.

Bước 2: Chi tiết liên hệ

Việc bao gồm chi tiết liên hệ của cả người bán (doanh nghiệp của bạn) và người mua (khách hàng của bạn) sẽ thiết lập hồ sơ chính thức về giao dịch. Nó nâng cao độ tin cậy và cung cấp thông tin cần thiết nếu có nhu cầu liên lạc trong tương lai.

• Kịch bản: Thông tin chi tiết về quán cà phê được in sẵn trên sổ biên nhận. John, khách hàng, là khách hàng thường xuyên, nhưng với những lần mua hàng lớn hơn, Sarah thích ghi lại thông tin chi tiết về khách hàng.
• Hoạt động: Vì John đồng ý, Sarah viết tên anh ấy, “John Doe” và số điện thoại của anh ấy bên dưới thông tin in sẵn của quán cà phê, để lại một khoảng trống cho sự riêng tư.

Bước 3: Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ

Cần có mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ được bán để đảm bảo sự rõ ràng và lưu giữ hồ sơ. Nó giúp giải quyết tranh chấp, quản lý hàng tồn kho và hiểu xu hướng bán hàng. Liệt kê từng sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm các chi tiết có liên quan như số lượng, kích thước, màu sắc hoặc SKU (Đơn vị lưu kho) nếu có. Hãy càng cụ thể càng tốt để tránh sự mơ hồ. Đối với các dịch vụ, có thể bao gồm một mô tả ngắn gọn về công việc được thực hiện.

• Kịch bản: John mua 2 túi hạt cà phê và 2 cốc cà phê bằng gốm.
• Hoạt động: Sarah ghi lại những món đồ John đã mua:
  • “Hạt cà phê – Ethiopian Blend, 1lb” x2
  • “Cốc cà phê gốm – Xanh” x2

Bước 4: Chi tiết giá cả

Việc niêm yết chính xác giá cho mỗi mặt hàng và tính toán tổng chi phí là điều cơ bản đối với cả người mua và người bán. Nó đảm bảo tính minh bạch và tin cậy trong giao dịch. Bên cạnh mỗi mặt hàng hoặc dịch vụ được liệt kê, hãy viết giá. Nếu bán nhiều số lượng của cùng một mặt hàng, hãy nhân giá với số lượng và ghi tổng số tiền. Nếu áp dụng giảm giá, hãy liệt kê chúng rõ ràng và trừ vào tổng chi phí của các mặt hàng.

• Kịch bản: Hạt cà phê có giá 15 USD mỗi hạt và cốc có giá 10 USD mỗi hạt. Có một chương trình khuyến mãi khi mua hai túi hạt cà phê sẽ được giảm giá 5 đô la và mỗi cốc được giảm giá 2 đô la khi mua cùng với hạt cà phê.
• Hoạt động: Sarah liệt kê giá gốc, sau đó áp dụng mức giảm giá như sau:
  • Hạt cà phê: 15 USD x 2 = 30 USD
  • Giảm giá hạt cà phê: -$5
  • Cốc cà phê bằng gốm: 10 USD x 2 = 20 USD
  • Giảm giá cho cốc (khi mua kèm cà phê): -$4 ($2 mỗi cốc)

Bước 5: Tổng phụ, thuế và tổng

Trước tổng số cuối cùng, điều cần thiết là phải tính tổng phụ (tổng trước thuế và các khoản phí bổ sung). Sau đó, áp dụng mọi khoản thuế và thêm các khoản phí bổ sung như phí vận chuyển hoặc phí xử lý để xác định tổng cộng.

Tính tổng chi phí của tất cả các hạng mục thành tổng phụ. Tính thuế dựa trên thuế suất địa phương của bạn và cộng nó vào tổng phụ cùng với mọi khoản phí bổ sung khác. Tổng của những số liệu này là tổng cộng, là số tiền khách hàng nợ.

• Kịch bản: Sau khi áp dụng chiết khấu, cần tính tổng phụ trước thuế. Thuế suất bán hàng địa phương là 8%.
• Hoạt động: Sarah tính tổng phụ bằng cách cộng giá đã chiết khấu:
  • Tổng số hạt cà phê: $30 – $5 = $25
  • Tổng phụ cho cốc: $20 – $4 = $16
  • Tổng phụ kết hợp: $25 (Hạt cà phê) + $16 (Cốc) = $41
    Sau đó, Sarah tính thuế bán hàng trên tổng phụ: 41 USD x 0.08 = 3.28 USD. Tổng cộng, bao gồm cả thuế, được tính:
  • Tổng cộng = 41 USD (Tổng phụ) + 3.28 USD (Thuế) = 44.28 USD

Bước 6: Hoàn tất biên nhận

Việc xem xét độ chính xác của biên lai sẽ đảm bảo rằng tất cả các chi tiết đều chính xác và giao dịch được ghi lại đúng cách. Việc ký vào biên nhận sẽ xác nhận nó và việc quyết định bản sao nào sẽ được trao cho khách hàng và bản sao nào được giữ lại làm hồ sơ là rất quan trọng đối với việc lập tài liệu.

• Kịch bản: Sarah cần hoàn tất giao dịch bằng cách xem xét độ chính xác của biên nhận, ký tên và cung cấp cho John bản sao của anh ấy.
• Hoạt động: Sarah xem xét độ chính xác của biên lai, lưu ý giá gốc, khoản giảm giá được áp dụng và tổng số tiền cuối cùng có thuế. Hài lòng, cô ký vào cuối biên lai. Sau đó, cô xé bản sao trên cùng (bản gốc) dọc theo đường đục lỗ và đưa cho John. Bản sao vẫn được đính kèm trong sổ để Sarah lưu giữ.

Biên nhận sẽ trông giống như thế này.

Bằng cách làm theo các bước này một cách tỉ mỉ, bạn sẽ tạo được hồ sơ đáng tin cậy và chuyên nghiệp về mỗi giao dịch. Điều này không chỉ hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả mà còn nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách hàng, củng cố niềm tin và uy tín cho doanh nghiệp của bạn.

Các bước điền vào sổ biên nhận tiền thuê nhà

Việc duyệt qua quy trình tỉ mỉ để điền vào sổ biên nhận tiền thuê nhà là rất quan trọng đối với chủ nhà và người quản lý tài sản. Nó đảm bảo rằng mọi khoản thanh toán tiền thuê nhà đều được ghi chép chính xác và chuyên nghiệp, thúc đẩy niềm tin giữa chủ nhà và người thuê nhà. Hãy xem xét một tình huống trong đó bạn, Alex, là một chủ nhà thu tiền thuê nhà hàng tháng từ người thuê nhà của bạn, Jordan. Hãy cùng khám phá cách Alex điền vào sổ biên nhận tiền thuê nhà cho giao dịch này.

Việc hoàn thành sổ biên nhận tiền thuê nhà một cách tỉ mỉ đến từng chi tiết là điều tối quan trọng đối với chủ nhà và người quản lý tài sản. Nó cung cấp một đường dẫn giấy tờ rõ ràng cho các giao dịch tài chính và trấn an người thuê rằng các khoản thanh toán của họ được ghi chép đầy đủ. Đây là cách bạn, với tư cách là chủ nhà tên Alex, điền vào biên lai tiền thuê nhà cho người thuê nhà của bạn, Jamie.

Bước 1: Ngày và Số Biên nhận

Bắt đầu bằng cách viết ngày ở định dạng chuẩn, chẳng hạn như MM/DD/YYYY, để tránh mọi nhầm lẫn. Số biên nhận phải tuân theo mẫu tuần tự, giúp tổ chức hồ sơ của bạn một cách hiệu quả.
kịch bản: Ngày hôm nay là ngày 19 tháng 2024 năm 447000 và số biên nhận trước đó là XNUMX.
Hoạt động: Alex nhập ngày là “02/19/2024” trên dòng được chỉ định và viết “447001” làm số biên nhận tuần tự tiếp theo.

Bước 2: Từ và Đến

Nêu rõ tên của người thuê nhà thanh toán và người nhận thanh toán, thường là chủ nhà hoặc công ty quản lý tài sản.
kịch bản: Jamie đang trả tiền thuê nhà tháng này.
Hoạt động: Alex viết “Jamie Smith” trong phần “TỪ” và “Alex Johnson” trong phần “ĐẾN”, xác định các bên liên quan đến giao dịch.

Bước 3: Chi tiết thanh toán

Đánh dấu vào ô thích hợp để cho biết khoản thanh toán là tiền thuê nhà. Chỉ định thời gian thuê bằng cách viết ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Nếu khoản thanh toán dành cho mục đích khác, chẳng hạn như tiền đặt cọc, hãy đánh dấu vào ô còn lại và viết mô tả.
kịch bản: Khoản thanh toán này bao gồm tiền thuê nhà cho tháng 2024 năm XNUMX.
Hoạt động: Alex đánh dấu vào ô “CHO THUÊ” và viết “Từ ngày 1 tháng 2024 năm 31 đến ngày 2024 tháng XNUMX năm XNUMX” vào các dòng được cung cấp.

Bước 4: Số tiền

Nhập số tiền thanh toán bằng cả số và chữ để tránh hiểu sai. Điều này làm giảm sai sót và đảm bảo cả hai bên đồng ý về số tiền được thanh toán.
kịch bản: Tiền thuê hàng tháng là 1,200 USD.
Hoạt động: Alex viết “$1,200” vào hộp và “Một nghìn hai trăm đô la” ở dòng bên cạnh “ĐÔ LA”.

Bước 5: Phương thức thanh toán

Cho biết phương thức thanh toán bằng cách đánh dấu vào ô thích hợp – tiền mặt, séc, phiếu chuyển tiền hoặc thẻ tín dụng. Nếu sử dụng séc hoặc phiếu chuyển tiền, hãy ghi lại số để tham khảo.
kịch bản: Jamie thanh toán bằng séc.
Hoạt động: Alex đánh dấu vào ô “CHECK” và viết số séc vào ô “ACCT. KHÔNG." phần.

Bước 6: Chữ ký và Số dư

Nếu có số dư chưa thanh toán thì ghi vào phần “DUE”. Sau đó, cả chủ nhà và người thuê nhà phải ký vào biên nhận để xác nhận khoản thanh toán. Nếu cung cấp một bản sao cho người thuê nhà, hãy quyết định xem bản gốc hay bản sao phù hợp với hồ sơ của họ.
kịch bản: Tiền thuê nhà của Jamie được thanh toán đầy đủ, không có số dư nợ.
Hoạt động: Alex viết “0” vào phần “DUE”, ký vào biên nhận và đưa bản gốc cho Jamie trong khi giữ bản sao để lưu vào hồ sơ.

Bằng cách làm theo các bước này một cách tỉ mỉ, chủ nhà và người quản lý tài sản có thể tạo ra một hồ sơ đáng tin cậy và chuyên nghiệp về mỗi giao dịch thuê nhà.

Quản lý sổ biên nhận của bạn

Tính nhất quán và rõ ràng: Một trong những nền tảng của việc quản lý sổ biên nhận hiệu quả là tính nhất quán. Điều này có nghĩa là sử dụng cùng một định dạng cho ngày tháng, số biên nhận và thông tin chi tiết trên tất cả các mục nhập. Tính nhất quán không chỉ giúp việc tham khảo và sắp xếp các khoản thu dễ dàng hơn mà còn hợp lý hóa quy trình xem xét và kiểm toán hồ sơ tài chính.

Lưu trữ và tổ chức an toàn: Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, việc sao lưu hồ sơ vật lý của bạn chưa bao giờ quan trọng hơn. Giữ sổ biên lai của bạn ở nơi khô ráo, an toàn để bảo vệ chúng khỏi bị hư hại. Thường xuyên sao chụp hoặc quét sổ biên nhận đã điền đầy đủ thông tin của bạn sẽ giúp bảo vệ khỏi mất mát, hư hỏng hoặc hao mòn. Các bản sao lưu kỹ thuật số phải được lưu trữ an toàn, sử dụng các giải pháp lưu trữ được mã hóa để bảo vệ thông tin nhạy cảm. Sắp xếp chúng theo trình tự thời gian hoặc theo cách phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn, đảm bảo dễ dàng truy cập khi cần.

Tự động hóa: Khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, việc quản lý biên nhận thủ công có thể trở nên kém hiệu quả và dễ xảy ra lỗi. Tận dụng công nghệ để tự động hóa việc quản lý sổ biên nhận của bạn có thể tiết kiệm thời gian và giảm khả năng xảy ra sai sót. Các công cụ như Nanonets cung cấp giải pháp số hóa biên lai, theo dõi chi phí và tích hợp hồ sơ tài chính vào hệ thống kế toán một cách liền mạch. Tự động hóa không chỉ hợp lý hóa các quy trình mà còn giải phóng thời gian quý báu để tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Chúng ta sẽ thảo luận điều này chi tiết hơn trong phần sắp tới.

Tự động hóa sổ biên nhận của bạn

Tự động hóa sổ biên nhận thể hiện một bước tiến đáng kể trong quản lý tài chính, mang lại hiệu quả, độ chính xác và khả năng tích hợp vượt trội trên các hệ thống kinh doanh khác nhau. Việc chuyển đổi từ quy trình thủ công sang tự động không chỉ hợp lý hóa các hoạt động mà còn cung cấp một khuôn khổ tự động mạnh mẽ để ghi lại và quản lý các giao dịch, kéo dài từ thời điểm mua hàng đến đối chiếu trong hệ thống kế toán hoặc ERP cho đến mục sổ cái cuối cùng trong hệ thống kế toán hoặc ERP của bạn. .

Chúng ta hãy xem cách Nanonets tự động hóa các quy trình này.

Ghi biên lai dễ dàng trong tầm tay bạn

Tất cả các biên lai viết tay và in có thể được quét dễ dàng bằng điện thoại thông minh hoặc tải trực tiếp lên nền tảng Nanonets.

Tất cả biên lai kỹ thuật số có thể được tạo và in trực tiếp bằng nền tảng Nanonets hoặc được nhập vào Nanonets từ thư, ứng dụng và cơ sở dữ liệu của bạn.

Quá trình này đảm bảo rằng mọi phần dữ liệu, bất kể nguồn gốc của nó, đều tìm thấy vị trí của nó trong kho lưu trữ kỹ thuật số tập trung, sẵn sàng cho hành động tiếp theo.

Giải phóng sức mạnh của OCR để số hóa liền mạch

Nanonets không chỉ đọc biên lai của bạn; nó hiểu chúng. Bằng cách trích xuất dữ liệu quan trọng từ mọi loại biên lai và sắp xếp dữ liệu đó thành định dạng kỹ thuật số có cấu trúc, Nanonets sẽ loại bỏ sự hỗn loạn khỏi hồ sơ tài chính của bạn. Quá trình số hóa này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi lại và lưu trữ chính xác.

Phân loại thông minh và mã hóa GL

Nanonets vượt xa việc thu thập dữ liệu đơn thuần. Bằng cách sử dụng AI, nó đi sâu vào bối cảnh các khoản thu của bạn, hiểu được các sắc thái trong giao dịch tài chính của bạn. Nanonets AI cho phép phân loại tự động theo khuôn khổ của riêng bạn và thậm chí gán mã Sổ cái chung (GL), hợp lý hóa quy trình báo cáo và phân tích tài chính.

Khả năng tìm kiếm nâng cao và phân tích chi tiêu sâu sắc

Với biên lai của bạn được số hóa và sắp xếp, Nanonets mở ra chức năng tìm kiếm mạnh mẽ. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng sàng lọc dữ liệu tài chính của mình, phân loại các khoản thu theo mã GL hoặc các thứ nguyên khác và tiến hành phân tích chi tiêu chi tiết. Dữ liệu toàn diện, theo thời gian thực này mang đến cho bạn cái nhìn rõ ràng về bối cảnh tài chính của mình, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

Kiểm tra xác thực nâng cao

Với Nanonets, bạn có thể định cấu hình các quy tắc xác thực được đặt trước để xác định bất kỳ khác biệt hoặc điểm bất thường nào trong các giao dịch của mình, gắn cờ các vấn đề để xem xét trước khi chúng trở thành vấn đề.

Tích hợp ERP liền mạch

Nanonets cung cấp khả năng đồng bộ hóa dữ liệu liền mạch, theo thời gian thực với phần mềm kế toán/hệ thống ERP/các ứng dụng khác của bạn. Đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực này là yếu tố thay đổi cuộc chơi, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và đảm bảo rằng hồ sơ tài chính của bạn luôn được cập nhật. Chúng tôi cung cấp khả năng tích hợp liền mạch với hàng trăm công cụ, bao gồm Gmail, Quickbooks, Xero và Stripe.

Đối chiếu tài chính tự động

Bằng cách đồng bộ hóa báo cáo ngân hàng và dữ liệu ERP chỉ bằng vài cú nhấp chuột, Nanonets tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đối chiếu không chỉ tự động mà còn nhanh hơn tới 90%. Điều này có nghĩa là việc đóng sổ sách cuối tháng của bạn trở nên dễ dàng, giải phóng thời gian và nguồn lực quý giá.

Về bản chất, Nanonets cung cấp một cách tiếp cận đa diện để tự động hóa sổ biên nhận, đảm bảo tính hiệu quả, chính xác và tích hợp, mở đường cho một chiến lược tài chính chủ động, sâu sắc và hợp lý hơn.

Bạn đã sẵn sàng tự động hóa việc điền và quản lý sổ biên nhận của mình chưa? Nắm bắt tương lai của tài liệu giao dịch. Khám phá Nanonets và khám phá cách tự động hóa có thể biến đổi quy trình quản lý và tài liệu biên nhận của bạn ngay hôm nay.

Lập một cuộc gọi

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/how-to-fill-out-a-receipt-book/