Tự động hóa mục nhập đơn hàng có thể là cứu cánh cho các doanh nghiệp.
Hãy hình dung thế này: Đang là đợt giảm giá cuối mùa và trang web của bạn tràn ngập đơn đặt hàng. Nhưng thay vì hỗn loạn, lại có sự yên tĩnh khi đơn hàng được ghi lại tự động, thông tin chi tiết được xác thực và hàng tồn kho được kiểm tra với sự can thiệp thủ công tối thiểu.
Kiểu liền mạch này xử lý đơn bán hàng quy trình làm việc không phải là một điều tưởng tượng. Nó có thể đạt được thông qua xử lý đơn hàng tự động. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về tự động hóa mục nhập đơn hàng là gì, nó hoạt động như thế nào và cách triển khai nó. Chúng tôi cũng sẽ khám phá các ví dụ về tự động hóa đơn hàng có thể tăng tốc quá trình quản lý đơn hàng của bạn.
Tự động nhập đơn hàng là gì?
Tự động hóa nhập đơn hàng là công nghệ tự động hóa việc tiếp nhận, nhập và xử lý đơn hàng của khách hàng. Nó tối ưu hóa chu kỳ đặt hàng thành tiền mặt, Bắt đầu với nắm bắt đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng khác nhau như email, nền tảng xã hội, cửa hàng trực tuyến, ứng dụng di động, EDI, trình tổng hợp và trang web.
Sau khi đơn đặt hàng của khách hàng được xác thực, các lỗi sẽ được xác định và sửa chữa, đồng thời chi tiết đơn hàng sẽ được xuất sang hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) hoặc ERP (Kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp). Các hệ thống xử lý đơn hàng tự động cập nhật hàng tồn kho, tạo đơn bán hàng và hóa đơn, đồng thời chuẩn bị và theo dõi lô hàng.
Một 2020 Cuộc khảo sát của McKinsey nhận thấy rằng tự động hóa giúp giảm chi phí từ 10-15% và giảm thời gian xử lý đơn hàng từ 2-3 ngày xuống còn 1-2 giờ. Hệ thống xử lý đơn hàng tự động giờ đây hợp lý hóa quy trình đặt hàng, giảm thiểu các tác vụ thủ công và tối ưu hóa hiệu quả.
Tự động nhập đơn hàng hoạt động như thế nào?
Hệ thống xử lý đơn hàng tự động kết hợp Nhận dạng ký tự quang học (OCR), Trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa quy trình làm việc tích hợp để tự động hóa hoàn toàn việc nhập và xử lý đơn hàng, giảm bớt và hợp lý hóa đáng kể khối lượng công việc của bạn.
Bạn không cần phải là chuyên gia kỹ thuật để hiểu hoặc triển khai quá trình tự động hóa quy trình làm việc này. Hãy chia nhỏ quy trình xử lý đơn đặt hàng và phân tích tác động tiềm ẩn của việc triển khai hệ thống xử lý:
1. Nắm bắt đơn hàng
Mỗi khi bạn nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, nó sẽ được hệ thống xử lý đơn hàng tự động ghi lại. Điều này có thể từ nhiều kênh khác nhau như email, EDI, cửa hàng trực tuyến, Instagram hoặc mục Typeform. Tất cả những gì bạn cần đảm bảo là hệ thống được tích hợp phù hợp với các kênh luồng đơn đặt hàng của bạn.
2. Xác nhận đơn hàng
Sử dụng các điều kiện được xác định trước để xác thực đơn đặt hàng của khách hàng. Ví dụ: tất cả các đơn đặt hàng vượt quá giới hạn cụ thể hoặc thanh toán bằng tín dụng sẽ được chuyển sang xem xét thủ công. Điều này giúp ngăn ngừa sự chậm trễ trong quá trình xử lý đơn hàng. Hệ thống tự động hóa đơn hàng cũng có thể gắn cờ các lỗi — từ SKU không khớp và số lượng không chính xác đến chi tiết khách hàng sai.
3. Xử lý đơn hàng
Sau khi xác thực và sửa lỗi, hệ thống xử lý đơn hàng, tạo đơn bán hàng, cập nhật tồn kho, tạo hoá đơnvà bắt đầu vận chuyển nếu được yêu cầu. Toàn bộ quá trình được tự động hóa, đảm bảo hiệu quả và độ chính xác.
4. Chọn đơn hàng
Tính năng chọn đơn hàng tự động, được hỗ trợ bởi robot và trí tuệ nhân tạo, đẩy nhanh và cải tiến việc lựa chọn và gửi sản phẩm, nâng cao hiệu quả, tăng tốc độ giao hàng và giảm sai sót để mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
5. Theo dõi lô hàng
Một số hệ thống xử lý đơn hàng cũng có thể xử lý việc theo dõi lô hàng, cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực. Bạn có thể thông báo cho khách hàng về trạng thái đơn hàng của họ mà không cần theo dõi thủ công từng lô hàng.
6. xuất dữ liệu
Tất cả dữ liệu đơn hàng, chẳng hạn như số lượng yêu cầu, tên mặt hàng, chi tiết hóa đơn và số ITN, có thể được tự động gửi và đồng bộ hóa vào hệ thống quản lý đơn hàng hoặc ERP của bạn để đảm bảo hồ sơ chính xác và cập nhật.
Tự động hóa đơn hàng có thể liên quan đến nhiều nền tảng—phần mềm tự động hóa quy trình làm việc, hệ thống ERP, CRM và hệ thống kiểm kê—để quản lý quy trình toàn diện hoặc có thể là một công cụ độc lập chuyên dụng được thiết kế riêng cho các ngành hoặc quy mô kinh doanh cụ thể. Thiết lập chính xác sẽ khác nhau tùy thuộc vào phần mềm bạn đã chọn và yêu cầu kinh doanh.
Các vấn đề với việc nhập đơn hàng thủ công
Độ chính xác của chuỗi cung ứng của hoạt động bán lẻ ở Hoa Kỳ chỉ 63% Trung bình. Tỷ lệ chính xác kém như thế này thường là do nhập đơn hàng thủ công. Nó có thể phù hợp với những công ty khởi nghiệp có ít đơn đặt hàng, nhưng khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, việc nhập thủ công có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng như lỗi dữ liệu và giao tiếp, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng và sự thành công của bạn.
Hãy cùng xem xét những thách thức chính khi nhập đơn hàng thủ công:
| Các thách thức | Sự va chạm | Những hậu quả tiêu cực |
|---|---|---|
| Gián đoạn quy trình làm việc | Việc nhập thủ công yêu cầu tạm dừng liên tục để phê duyệt và xác minh đơn hàng. | Dẫn đến sự chậm trễ và trễ thời hạn, cản trở hiệu quả và thông lượng tổng thể. |
| Nhân viên kiệt sức | Các đội trở nên choáng ngợp với số lượng đơn đặt hàng cao, dẫn đến kiệt sức. | Sức khỏe của nhân viên kém, tỷ lệ lỗi tăng, chất lượng dịch vụ khách hàng và doanh thu giảm. |
| Thời gian xử lý kéo dài | Mỗi bước thủ công, từ nhận hàng đến vận chuyển đều chậm và tốn nhiều công sức. | Sự tắc nghẽn trong thời kỳ cao điểm, việc thực hiện bị chậm trễ và khả năng thua lỗ trong kinh doanh. |
| Sự chậm trễ trong việc phê duyệt và định tuyến | Đăng xuất thủ công và thiếu định tuyến rõ ràng sẽ tạo ra sự chậm lại. | Sự thiếu hiệu quả trong vòng đời đơn hàng, chu kỳ thanh toán kéo dài và hoạt động chuỗi cung ứng căng thẳng. |
| Lỗi dữ liệu | Sự xâm nhập của con người rất dễ mắc lỗi từ lỗi đánh máy đơn giản đến dữ liệu không khớp nghiêm trọng. | Dẫn đến các vấn đề về hóa đơn, lỗi giao hàng và khách hàng không hài lòng do xử lý đơn hàng bị lỗi. |
| Những thách thức trong việc theo dõi đơn hàng | Việc theo dõi đơn hàng theo cách thủ công có thể hỗn loạn, đòi hỏi phải điều hướng thông qua các thủ tục giấy tờ hoặc hệ thống. | Dẫn đến trạng thái đơn hàng không rõ ràng, yêu cầu của khách hàng tăng lên và sự không hài lòng do sự chậm trễ. |
Tăng trưởng kinh doanh đòi hỏi các quy trình hiệu quả - việc nhập đơn hàng thủ công không phải như vậy. Việc này tốn thời gian, dễ xảy ra lỗi và không cung cấp mức độ hiển thị cũng như khả năng kiểm soát mà các doanh nghiệp hiện đại yêu cầu để thực hiện đơn hàng thành công.
Lợi ích của tự động hóa đơn hàng
Nhóm quản lý đơn hàng của bạn sẽ cảm ơn bạn vì đã chuyển sang xử lý đơn hàng tự động. Với 67.4% nhà quản lý chuỗi cung ứng vẫn sử dụng bảng tính Excel làm công cụ quản lý, bạn dễ dàng cho rằng thế là đủ.
Nhưng nó có thể tốt hơn. Tự động hóa đơn hàng mang lại nhiều lợi ích vượt xa sự thoải mái và quen thuộc của hệ thống thủ công.
1. Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Những người áp dụng tự động hóa sớm đã nhận thấy hiệu quả tăng 10-15% và doanh số bán hàng tăng lên tới 10%, cùng với sự tương tác và sự hài lòng của khách hàng được cải thiện. Tự động hóa cho phép doanh nghiệp xử lý các đơn đặt hàng nhanh chóng và chính xác hơn, dẫn đến hiệu suất bán hàng và thành công của khách hàng tốt hơn.
2. Giảm tỷ lệ lỗi: 50% nhiệm vụ quản lý đơn hàng có tính tự động hóa cao, giảm nguy cơ sai sót của con người. Điều này có thể dẫn đến các đơn đặt hàng chính xác và kịp thời, dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn và ít trả lại hơn.
3. Nâng cao khả năng mở rộng kinh doanh: Nhập đơn hàng tự động cho phép doanh nghiệp xử lý nhiều đơn hàng hơn với đội ngũ nhân viên hiện có, tạo điều kiện tăng trưởng mà không làm tăng chi phí. Hơn nữa, tự động hóa thực hiện đơn hàng đảm bảo giao hàng kịp thời và chính xác, nâng cao sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng đối với thương hiệu của bạn.
4. Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho: 43% doanh nghiệp nhỏ không theo dõi hàng tồn kho. Với tính năng nhập đơn hàng tự động, có thể thực hiện cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực, giảm nguy cơ bán quá mức hoặc bán dưới mức các mặt hàng và cải thiện việc quản lý hàng tồn kho tổng thể.
5. Tiết kiệm thời gian và cải thiện tốc độ đặt hàng: Tự động hóa giúp giảm chi phí từ 10 đến 15 phần trăm và giảm thời gian xử lý — từ hai hoặc ba ngày xuống còn một hoặc hai giờ. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chu kỳ đặt hàng thành tiền mặt và đảm bảo thời gian giao hàng nhanh hơn và khách hàng hài lòng hơn.
Nguồn dữ liệu: McKinsey và zippia.
Ai được hưởng lợi từ việc tự động nhập đơn hàng?
Tự động hóa mục nhập đơn hàng có thể mang lại lợi ích cho nhiều vai trò khác nhau trong một doanh nghiệp, bất kể ngành nào. Nếu công việc của bạn liên quan đến việc quản lý đơn hàng ở bất kỳ khả năng nào, tự động hóa mục nhập đơn hàng có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và độ chính xác của bạn.
Dưới đây là một số ví dụ về cách các vai trò công việc khác nhau có thể hưởng lợi từ việc tự động hóa mục nhập đơn hàng:
| Vai trò | Làm thế nào để họ được hưởng lợi từ nó? |
|---|---|
| Đội ngũ bán hàng | – Nhập đơn hàng tự động – Theo dõi tình trạng đơn hàng – Cập nhật thông tin khách hàng - Theo dõi các đơn hàng chưa thực hiện |
| Kế toán | – Tự động hóa đơn liên quan đến đơn hàng – Cập nhật CRM với trạng thái thanh toán – Theo dõi và đối chiếu doanh thu bán hàng |
| Quản lý hàng tồn kho | – Tự động cập nhật tồn kho theo đơn hàng – Theo dõi mức tồn kho và cảnh báo nhập kho – Quản lý việc trả lại đơn hàng và hoàn tiền |
| Dịch Vụ CSKH | – Theo dõi tình trạng đơn hàng để giải đáp thắc mắc của khách hàng – Tự động liên lạc để cập nhật đơn hàng – Quản lý phản hồi của khách hàng về đơn hàng |
| Quản lý Thương mại điện tử | – Tự động xử lý đơn hàng – Theo dõi doanh số bán hàng – Quản lý đánh giá của khách hàng – Xử lý các khoản phí và trả lại không thành công |
| Giám đốc chuỗi cung ứng | – Tự động theo dõi đơn hàng từ nhà cung cấp đến khách hàng – Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp và đơn đặt hàng – Theo dõi thời gian giao hàng |
| Quản lý mua sắm | – Tự động hóa đơn đặt hàng dựa trên nhu cầu tồn kho – Theo dõi hiệu suất nhà cung cấp – Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và đảm bảo giao hàng đúng thời hạn |
💡
Tự động hóa quản lý đơn hàng đảm bảo sự chuyển đổi liền mạch giữa bán hàng, thực hiện đơn hàng và dịch vụ khách hàng, tạo ra một quy trình hoạt động thống nhất.
Các ví dụ và ý tưởng tự động hóa mục nhập đơn hàng
Bắt đầu với việc tự động hóa đơn hàng có thể khó khăn. Bạn có thể nghĩ đến một số câu hỏi, chẳng hạn như liệu kinh nghiệm viết mã có cần thiết hay không, liệu nó có thể làm gián đoạn quy trình làm việc hiện tại hay không và liệu nó có thể tích hợp với các hệ thống khác hiện có hay không.
Hãy xóa tan những lo ngại này và xem xét một số ví dụ thực tế về cách bạn có thể triển khai tự động hóa mục nhập đơn hàng:
| Điểm đau cụ thể | (Các) công cụ để sử dụng | Nó giải quyết vấn đề như thế nào | Kết quả cuối cùng |
|---|---|---|---|
| Mất thời gian nhập lệnh vào hệ thống | Trích xuất dữ liệu được hỗ trợ bởi OCR và AI | Tự động trích xuất và nhập dữ liệu | Nhập đơn hàng nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian cho nhân viên |
| Số lượng hàng tồn kho không chính xác do cập nhật thủ công | Hệ thống quản lý kho với tự động hóa | Đồng bộ dữ liệu đơn hàng để điều chỉnh tồn kho theo thời gian thực | Mức tồn kho chính xác, ít chênh lệch tồn kho hơn |
| Xác thực đơn hàng bị trì hoãn dẫn đến tắc nghẽn | Giao thức xác thực tự động trong ERP | Kiểm tra và xác minh ngay lập tức các đơn đặt hàng đối với hàng tồn kho | Xác thực đơn hàng hợp lý, giảm tắc nghẽn |
| Định tuyến thủ công các đơn đặt hàng để thực hiện chậm | Tự động hóa quy trình làm việc dựa trên quy tắc | Tự động định tuyến đơn hàng đến các kênh thích hợp | Quy trình thực hiện hiệu quả |
| Khách hàng không nắm được tình trạng đơn hàng | Hệ thống thông báo SMS/email tự động | Chủ động cập nhật cho khách hàng tiến độ đơn hàng | Sự hài lòng của khách hàng cao hơn, ít cuộc gọi dịch vụ hơn |
| Xử lý trả lại thủ công tẻ nhạt | Phần mềm xử lý trả hàng tự động | Tiêu chuẩn hóa và đẩy nhanh việc xử lý hàng trả lại | Giải quyết hoàn trả nhanh hơn, cải thiện niềm tin của khách hàng |
| Dữ liệu không nhất quán giữa bán hàng và kế toán | CRM/ERP tích hợp với đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực | Đảm bảo dữ liệu thống nhất trên tất cả các lĩnh vực kinh doanh | Thông tin nhất quán, đáng tin cậy cho việc ra quyết định |
| Tạo nhãn vận chuyển thủ công không chính xác | Phần mềm vận chuyển với tính năng tự động hóa nhãn mác | Tạo nhãn vận chuyển dựa trên dữ liệu đơn hàng đã được xác minh | Lô hàng không có lỗi, tỷ lệ hoàn trả thấp hơn |
| Lập hoá đơn thủ công dễ mắc sai sót, thiếu sót | Hệ thống thanh toán và tài chính tự động | Tự động trích xuất thông tin từ đơn đặt hàng và tạo hóa đơn chính xác | Thanh toán kịp thời và chính xác, quản lý dòng tiền tốt hơn |
| Các vấn đề về đơn hàng bị bỏ qua do lỗi theo dõi | Tích hợp theo dõi đơn hàng và bán vé | Phát hiện sự cố và tự động tạo phiếu hỗ trợ | Phản hồi hỗ trợ kịp thời, nâng cao trải nghiệm của khách hàng |
Email, Google Drive, Dropbox, Sharepoint - tất cả các nền tảng này có thể là nguồn cung cấp các đơn đặt hàng đến dưới dạng PDF, hình ảnh hoặc các đơn đặt hàng được quét. Với Nanonet, bạn có thể tự động trích xuất các chi tiết quan trọng như số đơn đặt hàng, tên khách hàng, chi tiết sản phẩm và số lượng trực tiếp từ các tài liệu này.
Bạn không cần bất kỳ kinh nghiệm viết mã nào hoặc bằng cấp về khoa học máy tính để thiết lập tính năng này. Tất cả những gì bạn phải làm là chọn nguồn, huấn luyện mô hình AI với một vài đơn đặt hàng mẫu và để nó thực hiện phần còn lại. Sau đó, bạn có thể xuất dữ liệu này sang CRM hoặc hệ thống quản lý đơn hàng của mình, giúp việc theo dõi và quản lý đơn hàng trở nên dễ dàng hơn.
2. Tự động xác thực dữ liệu và định tuyến phê duyệt
Đảm bảo độ chính xác của đơn hàng là rất quan trọng nhưng việc xác minh dữ liệu thủ công có thể chậm và dễ xảy ra lỗi. Quá trình xử lý tài liệu thông minh của Nanonet có thể tự động xác thực chi tiết đơn hàng dựa trên thông tin hàng tồn kho và khách hàng của bạn, gắn cờ các điểm bất thường để điều tra thêm.
Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc được xác định trước để xử lý các đơn hàng chứa thông tin không hợp lệ hoặc không đầy đủ và tự động chuyển chúng đến nhóm hoặc người thích hợp để xem xét và phê duyệt.
Sau khi được xác thực, các đơn đặt hàng có thể được tự động chuyển đến các bộ phận hoặc nhân viên thích hợp để phê duyệt. Trong trường hợp có nhiều người phê duyệt, hệ thống có thể quản lý nhiều cấp độ phê duyệt dựa trên các quy tắc đặt trước và chuyển lên cấp cao hơn khi cần thiết. Điều này giúp loại bỏ việc theo dõi thủ công, giảm sự chậm trễ và đảm bảo quá trình thực hiện đơn hàng suôn sẻ và hiệu quả.
3. Tạo điều kiện thuận lợi cho luồng dữ liệu liền mạch giữa các hệ thống kinh doanh
Dữ liệu trong các kho lưu trữ làm chậm quá trình xử lý và khiến việc có được cái nhìn tổng thể về hoạt động trở nên khó khăn hơn. Với Nanonets, bạn có thể tự động hóa luồng dữ liệu giữa các hệ thống kinh doanh khác nhau như hệ thống CRM, ERP và quản lý đơn hàng. Điều này đảm bảo khả năng hiển thị và kiểm soát theo thời gian thực đối với chi tiết đơn hàng, mức tồn kho và thông tin khách hàng, cải thiện việc ra quyết định và hiệu quả hoạt động.
Ví dụ: khi có đơn hàng mới đến, Nanonets có thể tự động trích xuất tất cả các chi tiết thích hợp, xác thực thông tin và sau đó đẩy đơn hàng vào hệ thống ERP, CRM và quản lý đơn hàng của bạn thông qua API. Nó cũng có thể đính kèm các tài liệu hỗ trợ vào hồ sơ đơn hàng trong hệ thống, cung cấp cho tất cả các bên liên quan khả năng hiển thị đầy đủ về trạng thái và chi tiết của đơn hàng.
4. Biến việc gửi biểu mẫu thành mục đặt hàng tự động
Cho dù bạn đang sử dụng Webflow, WordPress, Shopify hay bất kỳ nền tảng nào khác, bạn đều có thể sử dụng Nanonets để biến bất kỳ việc gửi biểu mẫu nào thành mục nhập đơn hàng tự động. Nanonets tích hợp với Zapier, một công cụ mạnh mẽ để tự động hóa các tác vụ giữa các ứng dụng web khác nhau, cho phép bạn tạo quy trình làm việc tự động trích xuất và xử lý dữ liệu từ việc gửi biểu mẫu.
Zapier cung cấp hơn 6,000 tích hợp, cho phép bạn tự động hóa quy trình công việc giữa Nanonets và hầu như mọi nền tảng khác mà bạn sử dụng. Ví dụ: khi khách hàng gửi biểu mẫu đặt hàng trên trang web Webflow của bạn, Nanonets có thể tự động trích xuất chi tiết đơn hàng và đẩy chúng vào hệ thống quản lý đơn hàng hoặc CRM của bạn. Điều này hợp lý hóa quy trình nhập đơn hàng, đảm bảo độ chính xác của dữ liệu và giảm việc nhập dữ liệu thủ công.
Biên lai bán hàng, dù là vật lý hay kỹ thuật số, đều là một nguồn dữ liệu khác mà Nanonets có thể giúp tự động hóa. Điều này có thể đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có kênh bán hàng trực tuyến và ngoại tuyến.
Bằng cách sử dụng Nanonets OCR, bạn có thể tự động trích xuất dữ liệu như mã sản phẩm, số lượng, ngày tháng và tổng số tiền từ biên lai bán hàng. Thông tin này sau đó có thể được tự động nhập vào hệ thống kế toán hoặc quản lý đơn hàng của bạn, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và giảm nguy cơ sai sót.
Hơn nữa, bạn có thể thiết lập quy trình công việc khớp các biên lai bán hàng này với các đơn hàng tương ứng trong hệ thống của mình, đảm bảo rằng tất cả doanh số bán hàng đều được hạch toán chính xác.
6. Tự động theo dõi và cập nhật đơn hàng
Việc thông báo cho khách hàng về trạng thái đơn hàng của họ sẽ cải thiện trải nghiệm của khách hàng và giảm yêu cầu về dịch vụ khách hàng. Với Nanonets và Zapier, bạn có thể tự động hóa việc theo dõi đơn hàng và cập nhật thông báo.
Ví dụ: khi đặt hàng, Nanonets có thể trích xuất các chi tiết cần thiết và tạo đơn hàng trong hệ thống quản lý đơn hàng của bạn. Sau khi đơn hàng được đánh dấu là đã vận chuyển hoặc đã giao trong hệ thống của bạn, bạn có thể sử dụng Zapier để kích hoạt thông báo qua email hoặc SMS cho khách hàng kèm theo trạng thái cập nhật. Điều này đảm bảo khách hàng của bạn luôn nắm được tình trạng đơn hàng của họ.
7. Hợp lý hóa việc lập kế hoạch phân phối và tạo nhiệm vụ
Nếu giao hàng là một phần trong quy trình thực hiện đơn hàng của bạn, bạn có thể hưởng lợi từ việc tích hợp nền tảng Thương mại điện tử của mình với công cụ quản lý giao hàng. Bằng cách này, bạn có thể tự động hóa việc tạo nhiệm vụ giao hàng dựa trên các đơn đặt hàng mới và lên lịch cho chúng một cách tối ưu dựa trên vị trí, khối lượng giao hàng và nhân viên giao hàng có sẵn.
Hãy lấy một ví dụ về mục nhập đơn hàng trong thiết lập bán lẻ. Bất cứ khi nào có đơn đặt hàng mới, bằng cách sử dụng Zapier, bạn có thể tạo quy trình làm việc kích hoạt Nanonets để trích xuất tất cả các chi tiết giao hàng cần thiết. Sau đó, những chi tiết này có thể được tự động đẩy vào công cụ quản lý phân phối của bạn, tạo ra một nhiệm vụ mới. Sau đó, công cụ có thể tối ưu hóa các tuyến giao hàng dựa trên lượng đơn hàng hiện tại và vị trí của các đợt giao hàng đang chờ xử lý khác, cải thiện đáng kể hiệu quả giao hàng của bạn.
8. Đơn giản hóa việc lập hóa đơn và quản lý công nợ
Quản lý hóa đơn và các khoản phải thu là một phần thiết yếu của quy trình đặt hàng, đặc biệt nếu bạn cấp tín dụng cho khách hàng của mình. Với tính năng tự động hóa quy trình làm việc, bạn có thể tự động hóa việc tạo hóa đơn dựa trên chi tiết đơn hàng và cũng có thể theo dõi trạng thái thanh toán.
Ví dụ: khi nhận được khoản thanh toán cho một đơn đặt hàng, Nanonets có thể trích xuất các chi tiết chính như danh sách sản phẩm, giá cả và thông tin khách hàng; sau đó, bạn có thể thiết lập quy trình làm việc của Zapier để tạo hóa đơn trong QuickBooks. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác trong hồ sơ tài chính của bạn. Ngoài ra, bạn có thể tự động nhắc nhở thanh toán cho khách hàng, giúp bạn quản lý dòng tiền hiệu quả.
9. Tăng độ chính xác của đơn hàng và giảm lợi nhuận
Lỗi trong quá trình xử lý đơn hàng có thể dẫn đến việc giao hàng không chính xác và do đó khách hàng sẽ trả lại hàng. Bạn có thể giảm đáng kể sai sót bằng cách tận dụng tính năng tự động hóa quy trình làm việc và tích hợp Nanonets với hệ thống quản lý đơn hàng của mình.
Ví dụ: Nanonets có thể trích xuất chi tiết đơn đặt hàng từ mẫu đơn đặt hàng và xác thực thông tin này trước khi tạo đơn đặt hàng hoặc nhập thông tin vào hệ thống của bạn. Với điều này, bất kỳ sự khác biệt hoặc sai sót nào đều có thể được xác định và sửa chữa sớm, ngăn chặn việc xử lý các đơn hàng không chính xác. Điều này làm giảm khả năng trả lại do lỗi, tiết kiệm thời gian và tài nguyên.
10. Tạo phiếu hỗ trợ mới cho các quy trình đặt hàng không thành công
Trong trường hợp quy trình đặt hàng không thành công, việc giải quyết nhanh chóng là rất quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Điều này sẽ yêu cầu thông báo ngay lập tức cho nhóm hỗ trợ. Với Zapier, bạn có thể tự động hóa quá trình này.
Ví dụ: khi đơn hàng không được xử lý chính xác, Shopify hoặc Webflow có thể được thiết lập để kích hoạt. Điều này có thể kích hoạt quy trình làm việc của Zapier, hướng dẫn Nanonets trích xuất các chi tiết từ đơn hàng không thành công. Những chi tiết này có thể được sử dụng để tự động tạo phiếu mới trong nền tảng dịch vụ khách hàng của bạn, chẳng hạn như Zendesk hoặc Intercom. Phiếu có thể bao gồm thông tin của khách hàng, chi tiết đơn hàng và mô tả vấn đề, cho phép nhóm hỗ trợ xác định và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Có nhiều cách khác mà doanh nghiệp có thể sử dụng tự động hóa mục nhập đơn hàng để nâng cao hiệu quả, độ chính xác và sự hài lòng của khách hàng. Chìa khóa ở đây là kết nối đúng nền tảng và thiết lập quy trình làm việc phù hợp. Với sự kết hợp phù hợp, hầu như mọi phần của quy trình đặt hàng đều có thể được tự động hóa, cho phép nhóm của bạn tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn nhằm thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.
Lời cuối
Tự động hóa mục nhập đơn hàng có tính chất biến đổi. Nó có vẻ không đột phá nhưng tác động của nó đến việc xử lý đơn đặt hàng và chu kỳ đặt hàng thành tiền mặt là rất lớn. Hy vọng rằng hướng dẫn này đã làm sáng tỏ tiềm năng của nó.
Bắt đầu nhỏ, sau đó mở rộng quy mô. Khả năng thực sự là vô tận, đặc biệt là với các hệ thống kinh doanh có thể tích hợp liền mạch thông qua các công cụ như Nanonets và Zapier.
Cần lưu ý rằng việc tùy chỉnh là rất quan trọng — giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và hoạt động cụ thể của bạn. Đừng ngại thử nghiệm các quy trình và công cụ khác nhau; luôn ưu tiên những thứ có lợi nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Khám phá một cách dễ dàng hơn để xử lý các đơn đặt hàng kinh doanh của bạn với độ chính xác và tốc độ.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
- PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
- Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
- PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/order-entry-automation/
