Mọi người ở mọi lứa tuổi đều được hưởng lợi từ các chương trình giải trí cộng đồng. Từ những đứa trẻ hào hứng hướng đến buổi tập luyện giải đấu nhỏ của chúng đến những người lớn xả hơi trong một trận bóng rổ sau giờ làm việc, các hoạt động giải trí đều thú vị đối với tất cả mọi người.
Nhưng, với tất cả các hoạt động mà cộng đồng của bạn hỗ trợ, bạn sẽ cần phần mềm thể thao và giải trí để sắp xếp tất cả các chi tiết. Rốt cuộc, tại sao phải lo lắng về những thứ bạn không cần thiết?
Với phần mềm phù hợp, bạn có thể hỗ trợ toàn bộ các hoạt động cộng đồng mà không gặp rắc rối với việc đăng ký thủ công, thanh toán, thành lập nhóm hoặc lên lịch cơ sở. Phần mềm tốt nhất sẽ có:
- Các công cụ đăng ký trực tuyến.
- Tư cách thành viên và thẻ.
- Xử lý thanh toán trực tuyến an toàn.
- Quản lý cơ sở và lập lịch trình.
- Quản lý giải đấu hiệu quả.
- Khả năng tiếp thị và nhắn tin có mục tiêu.
- Yêu cầu quyên góp được thúc đẩy.
Tất nhiên, có rất nhiều cân nhắc phải được thực hiện khi bạn lựa chọn phần mềm của mình nhưng nếu bạn ghi nhớ 7 tính năng chính này, cộng đồng thể thao và giải trí của bạn sẽ hoạt động hoàn hảo.
Hãy đi sâu vào tính năng phải có đầu tiên: công cụ đăng ký trực tuyến!
1. Các công cụ đăng ký trực tuyến.
Sự khởi đầu của bất kỳ đội bóng tuyệt vời nào đều dựa vào hành động đăng ký đơn giản. Mọi nhóm đều cần các thành viên, nhưng có thể khó sắp xếp các biểu mẫu giấy cho mọi hoạt động mà bạn tổ chức.
Một công cụ đăng ký trực tuyến sẽ cho phép các thành viên cộng đồng đăng ký một lớp học hoặc hoạt động, mua vé tham dự các sự kiện hoặc đăng ký làm tình nguyện viên với một quy trình trực tuyến không phức tạp.
Phần mềm sẽ tự động xác minh tính đủ điều kiện của một cá nhân cho các hoạt động trong quá trình đăng ký, do đó bạn không cần phải làm như vậy!
Các công cụ đăng ký có thể tùy chỉnh như các biểu mẫu trực tuyến trong Phần mềm giải trí CommunityPass ' đảm bảo bạn có tất cả thông tin bạn cần. Điều này có thể bao gồm:
- Thông tin y tế và cảnh báo dị ứng
- Miễn trừ
- Giấy phép
Điều này sẽ cho phép nhân viên của bạn để mắt đến bức tranh toàn cảnh hơn trong khi phần mềm xử lý các hạng mục hành chính, tẻ nhạt trong danh sách kiểm tra của bạn.
2. Tư cách thành viên và thẻ.
Mọi người đến trung tâm của bạn vì nhiều lý do, vì vậy bạn nên có nhiều loại thẻ hội viên và thẻ để đáp ứng nhu cầu của họ. Một số người có thể chỉ cần thẻ khách để đi cùng một người bạn tham gia một hoạt động duy nhất, trong khi những người khác có thể muốn đóng gói đầy đủ lịch trình của họ với nhiều chương trình mới, thú vị và cần có tư cách thành viên liên tục.
Phần mềm của bạn nên kết hợp nhiều loại thẻ và gói thành viên như:
- Tư cách thành viên luân chuyển hoặc định kỳ
- Vé theo mùa, theo ngày, khách và miễn phí
- Thời lượng cố định trôi qua
- Giảm giá cho gia đình và nhiều anh chị em
- Các gói và chiết khấu dành riêng cho thành viên
Các gói này sẽ cho phép gia hạn tự động hoặc thủ công, cũng như nhắc nhở ngày hết hạn.
Một kế hoạch thành viên rõ ràng, dễ sử dụng sẽ khuyến khích cộng đồng tham gia nhiều hơn và tăng cường tham gia vào các hoạt động của trung tâm của bạn.
Để xem một ứng dụng toàn diện về quản lý thành viên cho nhóm cộng đồng, hãy nhấp vào tại đây.
3. Xử lý thanh toán trực tuyến an toàn.
Trong thế giới lừa đảo thanh toán kỹ thuật số, một số người nghi ngờ việc đưa thông tin thanh toán của họ vào một hệ thống mới.
Nhưng ngày nay mọi người quá bận rộn nên không có thời gian đến trung tâm giải trí hoặc văn phòng hành chính của công ty mỗi khi muốn thực hiện giao dịch. Có thể một thành viên cộng đồng sẽ quyết định không đăng ký một hoạt động hoặc chương trình nếu họ cho rằng quy trình thanh toán quá phức tạp hoặc không an toàn.
Phần mềm quản lý giải trí của bạn phải đảm bảo với người dùng rằng các phương thức thanh toán của nó là an toàn tuyệt đối đồng thời cung cấp nhiều loại dịch vụ.
Phần mềm của bạn phải được trang bị tính năng xử lý thanh toán trực tuyến có thể:
- Xử lý các giao dịch đấu thầu đơn và đấu thầu nhiều lần.
- Giữ thông tin thẻ tín dụng trong hồ sơ để tiện sử dụng.
- Cung cấp tùy chọn tự động tính phí thành viên.
- Cung cấp tùy chọn thanh toán trực tuyến bằng thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hoặc Kiểm tra điện tử.
Khi các thành viên cộng đồng kiểm tra hoặc quyên góp cho các sự kiện gây quỹ cộng đồng, họ nên cảm thấy tin tưởng rằng thông tin của họ được bảo mật. Phần mềm bạn sử dụng phải tuân theo chuẩn PCI, đảm bảo dữ liệu giao dịch đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật.
Một hệ thống thanh toán an toàn và đơn giản sẽ cắt giảm đáng kể các khoản thanh toán bị bỏ lỡ hoặc quá hạn và cho phép nhiều người đăng ký và thanh toán các chương trình thành viên của bạn một cách dễ dàng hơn.
4. Quản lý cơ sở và lập lịch trình.
Phần mềm thể thao và giải trí không chỉ cung cấp cho các thành viên cộng đồng khả năng tiếp cận các chương trình và hoạt động dễ dàng hơn mà còn giúp việc quản lý các cơ sở giải trí dễ dàng hơn rất nhiều.
Mọi người sử dụng các trung tâm và lĩnh vực thể thao và giải trí của bạn cho rất nhiều chương trình trong suốt cả năm. Khi trường học bắt đầu vào mùa hè, bạn có thể bị ngập trong các chương trình giải trí cho trẻ em cả ngày. Rốt cuộc, khi nhiều trẻ em đăng ký trại hè hơn, càng có nhiều thách thức hơn để đáp ứng tất cả các nhu cầu chương trình của bạn.
Đừng để bị mất giấy tờ!
Thay vì lập lịch trình theo cách thủ công trong vô số cơ sở, phần mềm sẽ cho phép bạn có tất cả dữ liệu bạn cần ở một nơi. Chỉ với một thao tác vuốt ngón tay đơn giản, bạn sẽ có thể chuyển đổi giữa các tòa nhà, phòng và các lĩnh vực để xem tình trạng còn trống và các lý do đóng cửa có thể ảnh hưởng đến lịch trình chương trình của cộng đồng của bạn.
Thông tin này sẽ cho phép bạn hỗ trợ các yêu cầu thuê trực tuyến một cách dễ dàng nhưng đừng quên đảm bảo rằng phần mềm của bạn có các giấy phép tùy chỉnh cho các loại hình cho thuê khác nhau.
5. Quản lý giải đấu hiệu quả.
Các đội thể thao phải lên kế hoạch và gây quỹ rất nhiều để thực hiện mà không gặp trở ngại. Các huấn luyện viên đã nỗ lực rất nhiều để đảm bảo đội hình của họ hoàn hảo và họ đã thực hành mọi kịch bản tiềm năng. Vì vậy, tại sao không đảm bảo rằng họ có một cách hiệu quả để duy trì kết nối và quản lý nhóm của mình?
Phần mềm quản lý giải đấu sẽ cho phép huấn luyện viên của bạn xây dựng và quản lý đội trong khi vẫn duy trì liên lạc thông qua một hệ thống nhắn tin dễ sử dụng, tích hợp sẵn.
Sau khi ai đó đăng ký một hoạt động cụ thể, các huấn luyện viên sẽ có thể bắt đầu làm việc cho mùa giải với cơ sở dữ liệu tập trung với thông tin của đội.
6. Khả năng tiếp thị và nhắn tin có mục tiêu
Lần cuối cùng bạn mở email của mình để xem một chuỗi email hàng loạt về điều gì đó không liên quan đến bạn là khi nào? Nhắn tin hàng loạt tùy tiện xảy ra mọi lúc, nhưng nó không cần thiết.
Tất nhiên, bạn cần có khả năng giao tiếp với những người trong cộng đồng của mình về các chương trình sắp tới hoặc việc đóng cửa hoặc hủy bỏ tòa nhà, nhưng phải có một cách hiệu quả hơn là một vụ nổ email hàng loạt.
Phần mềm tốt nhất sẽ cho phép bạn tạo và gửi các tin nhắn được nhắm mục tiêu, đồng thời xóa bỏ hoàn toàn nhu cầu gửi tin nhắn cho mọi người tham gia vào cơ sở dữ liệu của bạn.
Tin nhắn của phần mềm của bạn phải có:
- Xác minh tính đủ điều kiện và lãi suất: Phần mềm sẽ lọc ra những người dùng không đủ điều kiện cho các chương trình bạn đang tiếp thị dựa trên bất kỳ tiêu chí nào bạn đặt ra (ví dụ: chương trình, tuổi, cấp lớp, giới tính).
- Mở theo dõi: Bạn có thể tổng hợp dữ liệu về người mở thư của bạn để bạn có thể nhắm mục tiêu hiệu quả hơn đến một đối tượng cụ thể.
Đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của giao tiếp nhanh chóng, hiệu quả và hiệu quả đối với sự thành công của các chương trình giải trí trong cộng đồng của bạn.
7. Yêu cầu đóng góp được nhắc nhở.
Không thể xoay quanh câu hỏi về tiền khi bạn nghĩ về cách điều hành một trung tâm giải trí cộng đồng. Để tổ chức bất kỳ số lượng chương trình nào, bạn cần có vốn để biến mọi thứ thành hiện thực.
Có rất nhiều cách để bạn gây quỹ cho các trung tâm cộng đồng của mình và như mọi khi, phần mềm của bạn sẽ xử lý việc này để bạn có thể bớt lo lắng và lên kế hoạch cho nhiều hoạt động vui vẻ hơn cho cộng đồng của mình.
Phần mềm tốt nhất sẽ kết hợp công cụ quyên góp trực tuyến vào quá trình đăng ký để mọi thành viên sẽ có cơ hội được trao khi họ đã có ví.
Mặc dù mọi người đều có cơ hội quyên góp khi đăng ký chương trình, nhưng đây không phải là cách duy nhất mà phần mềm của bạn có thể giúp bạn đạt được mục tiêu gây quỹ của mình. Nó nên hỗ trợ các chương trình gây quỹ độc lập mà mọi người có thể truy cập để thường xuyên quyên góp và khuyến khích ý tưởng gây quỹ phù hợp với nhu cầu của cộng đồng của bạn.
Nếu bạn muốn có thêm ý tưởng để huy động tiền cho tổ chức của mình, hãy xem Ý tưởng gây quỹ đội thể thao của Bonfire.
Phần mềm thể thao và giải trí được tạo ra với mục tiêu đơn giản sau: để giúp việc tổ chức, quản lý và tham gia vào các chương trình cộng đồng dễ dàng hơn, nhanh hơn và tốt hơn.
Bây giờ bạn đã biết mọi thứ bạn cần biết để chọn phần mềm quản lý giải trí nào tốt nhất cho cộng đồng của bạn, vậy còn chần chừ gì nữa? Hãy bắt tay vào quản lý một chương trình giải trí cộng đồng hiệu quả!
Tác giả Bio
Joseph Oriente là Chủ tịch và Người sáng lập Capturepoint, người tạo ra phần mềm CommunityPass. Joe thành lập Capturepoint vào năm 1999 và ra mắt CommunityPass vào năm 2003, ban đầu được tạo ra để cung cấp dịch vụ đăng ký và thanh toán trực tuyến cho hội đồng thể thao thị trấn địa phương, nơi đã quá tải với số lượng đăng ký giấy ngày càng tăng. Kể từ đó, Joe chịu trách nhiệm mở rộng CommunityPass trên toàn quốc để trở thành một trong những giải pháp quản lý trực tuyến hoàn chỉnh và được đánh giá cao nhất của Hoa Kỳ với phần mềm đăng ký, thành viên và cơ sở vật chất phục vụ thị trường giải trí và trường học.
Nguồn: https://blog.fundly.com/sports-and-recreation-software-7-must-have-features/
