Tình cờ gặp phải sự giam giữ hợp pháp và không biết tại sao điều đó lại xảy ra với bạn? Bạn sẽ tìm ra chính xác lý do tại sao sớm.

Việc giải quyết các vấn đề pháp lý phức tạp, đặc biệt là khi đối mặt với các vụ kiện tụng, điều tra hoặc thách thức nội bộ, đòi hỏi một cách tiếp cận chiến lược để bảo vệ bằng chứng quan trọng. Đi đầu trong chiến lược này là khái niệm nắm giữ pháp lý—một chỉ thị mạnh mẽ đảm bảo việc bảo quản các tài liệu, dữ liệu và bằng chứng thích hợp.

Biện pháp chủ động này đóng vai trò như một tín hiệu dừng, buộc các cá nhân và tổ chức phải lưu giữ thông tin, ngăn chặn việc vô tình phá hủy hoặc thay đổi thông tin đó. Ngoài việc tuân thủ đơn thuần, quy trình lưu giữ pháp lý đóng vai trò quan trọng trong tính toàn vẹn dữ liệu, tác động đến sự công bằng trong thủ tục tố tụng, ngăn chặn việc làm sai lệch bằng chứng và hỗ trợ đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý.

Nhưng tại sao chúng ta cần nó và tại sao nó lại quan trọng đối với tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu? Hãy để chúng tôi giải thích.

Việc nắm giữ hợp pháp là gì?

Việc tạm giữ hợp pháp là lệnh của tòa án hoặc chỉ thị bắt buộc về mặt pháp lý để bảo quản các tài liệu cụ thể, dữ liệuhoặc bằng chứng khác có liên quan đến vụ việc hoặc cuộc điều tra pháp lý.

Mục đích của việc lưu giữ hợp pháp là để đảm bảo rằng bằng chứng liên quan không bị tiêu hủy hoặc thay đổi trong quá trình chờ xử lý pháp lý và để ngăn chặn việc làm mất bằng chứng.

Phạm vi nắm giữ pháp lý có thể rộng hoặc hẹp tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của vụ việc. Nó có thể áp dụng cho tất cả các tài liệu và dữ liệu liên quan đến một vấn đề cụ thể hoặc có thể bị giới hạn ở các loại bằng chứng cụ thể có liên quan đến vụ việc. Ví dụ: nó có thể được ban hành để lưu giữ tất cả email và tài liệu liên quan đến một dự án cụ thể hoặc có thể bị giới hạn chỉ lưu giữ những tài liệu có liên quan đến một vấn đề hoặc sự kiện cụ thể.

Thời hạn tạm giữ pháp lý thường là thời hạn của vụ việc pháp lý hoặc cuộc điều tra và có thể được dỡ bỏ sau khi vụ việc được giải quyết hoặc cuộc điều tra hoàn tất. Tuy nhiên, việc tạm giữ có thể được gia hạn hoặc gia hạn nếu cần thiết, tùy thuộc vào tiến triển của vụ việc hoặc cuộc điều tra.

Dữ liệu của bạn có thể có dấu vân tay kỹ thuật số

Lệnh lưu giữ hợp pháp có thể được ban hành bởi tòa án, cơ quan chính phủ hoặc một bên trong vụ kiện pháp lý hoặc cuộc điều tra. Nó có thể bằng lời nói hoặc bằng văn bản và có thể được gửi trực tiếp đến các cá nhân, tổ chức hoặc nhà cung cấp bên thứ ba. Người nhận quyền lưu giữ pháp lý phải tuân thủ các điều khoản của nó, có thể bao gồm các yêu cầu cụ thể để bảo quản bằng chứng, chẳng hạn như lưu email, tài liệu hoặc dữ liệu khác ở dạng ban đầu và không xóa hoặc sửa đổi chúng.

Việc giám sát và thực thi việc lưu giữ hợp pháp có thể được bao gồm trong các điều khoản của việc lưu giữ để đảm bảo tuân thủ và ngăn chặn việc làm mất bằng chứng. Điều này có thể liên quan đến các báo cáo hoặc kiểm toán thường xuyên để đảm bảo rằng tất cả bằng chứng liên quan đều được bảo tồn và không có bằng chứng nào bị thay đổi hoặc tiêu hủy. Việc không tuân thủ nó có thể dẫn đến chế tài, bao gồm tiền phạt, hình phạt, hoặc là thậm chí bác bỏ một vụ án.

Ngoài việc bảo quản bằng chứng, việc lưu giữ hợp pháp cũng có thể bao gồm các điều khoản về xử lý và bảo vệ thông tin nhạy cảm hoặc bí mật. Điều này có thể bao gồm các yêu cầu về mã hóa, kiểm soát truy cập hoặc các biện pháp bảo mật khác để ngăn chặn truy cập trái phép hoặc tiết lộ bằng chứng được bảo quản.

Lệnh giữ hợp pháp được kích hoạt như thế nào?

Hãy tưởng tượng một công ty gặp rắc rối. Đó có thể là một vụ kiện tụng, một cuộc điều tra của chính phủ hay thậm chí là một vấn đề nội bộ như khiếu nại của nhân viên. Đây giống như một dấu hiệu cảnh báo rằng có điều gì đó không ổn.

Đó là lúc có sự nắm giữ hợp pháp. Đó là giống như một dấu hiệu DỪNG lớn để biết thông tin. Nó yêu cầu mọi người trong công ty giữ lại mọi tài liệu, email, tin nhắn hoặc bất kỳ thứ gì khác có thể liên quan đến sự cố.

Tại sao chúng ta làm việc này? Bởi vì khi mọi thứ trở nên lộn xộn ở tòa án, việc có được tất cả thông tin liên quan là rất quan trọng. Nó giúp công ty kể lại câu chuyện của mình và bảo vệ công ty khỏi những cáo buộc che giấu bằng chứng.

Nhưng không phải mọi va chạm đều cần được giữ lại một cách hợp pháp. Chỉ khi vấn đề có vẻ nghiêm trọng và có khả năng dẫn đến đánh nhau thì chúng ta mới giơ tín hiệu DỪNG. Chúng tôi cũng xem xét lượng thông tin cần được bảo vệ và liệu nỗ lực đó có xứng đáng hay không.

Vì vậy, nó giống như một tấm lưới an toàn, thu thập những thông tin quan trọng trước khi nó bị mất hoặc bị phá hủy. Đó là biện pháp phòng ngừa thông minh giúp các công ty xử lý các tình huống pháp lý phức tạp và tránh gặp rắc rối lớn hơn.

Sự khác biệt giữa khoản giữ kiện tụng và khoản giữ hợp pháp là gì?

Giữ kiện tụng và nắm giữ pháp lý thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng có một sự khác biệt nhỏ giữa hai điều này.

Việc tạm giữ tố tụng đề cập cụ thể đến lệnh hoặc chỉ thị của tòa án để lưu giữ bằng chứng trong một vụ án pháp lý. Đó là lệnh giữ theo lệnh của tòa án được ban hành trong quá trình diễn ra vụ kiện và thường được ban hành bởi thẩm phán hoặc thư ký tòa án. Mục đích của việc tạm giữ vụ kiện là để đảm bảo rằng tất cả các bằng chứng liên quan đều được bảo tồn và sẵn sàng để sử dụng trong vụ án.

Mặt khác, quyền lưu giữ hợp pháp là một thuật ngữ rộng hơn đề cập đến bất kỳ chỉ thị hoặc lệnh nào để lưu giữ bằng chứng trong bối cảnh pháp lý. Nó có thể bao gồm không chỉ các lệnh của tòa án mà còn cả các chỉ thị hoặc chính sách nội bộ của công ty để bảo vệ bằng chứng đề phòng tranh chấp hoặc điều tra pháp lý. Nó có thể được ban hành bởi tòa án, cơ quan chính phủ hoặc một bên tham gia vụ kiện pháp lý hoặc cuộc điều tra.

Nói cách khác, lệnh giữ kiện tụng là một loại lệnh giữ pháp lý cụ thể được tòa án ban hành trong quá trình kiện tụng. Mặt khác, quyền lưu giữ pháp lý là một thuật ngữ tổng quát hơn bao gồm tất cả các chỉ thị hoặc lệnh để bảo quản bằng chứng trong bối cảnh pháp lý, bất kể chúng được ban hành bởi tòa án hay bên khác.

Dưới đây là một số khác biệt chính giữa các khoản giữ kiện tụng và các khoản giữ pháp lý:

• Phạm vi: Lệnh lưu giữ pháp lý thường được giới hạn ở trường hợp cụ thể hoặc thủ tục pháp lý được ban hành, trong khi lệnh lưu giữ pháp lý có thể có phạm vi rộng hơn và áp dụng cho nhiều trường hợp hoặc thủ tục pháp lý
• Mục đích: Mục đích của việc lưu giữ pháp lý là để đảm bảo rằng tất cả bằng chứng liên quan được lưu giữ để sử dụng trong một trường hợp pháp lý cụ thể, trong khi mục đích của việc lưu giữ pháp lý có thể là để bảo quản bằng chứng cho các thủ tục pháp lý tiềm năng trong tương lai hoặc để tuân thủ các yêu cầu pháp lý hoặc quy định
• Cơ quan cấp phát: Lệnh lưu giữ kiện tụng thường do tòa án ban hành, trong khi lệnh lưu giữ pháp lý có thể được ban hành bởi tòa án, cơ quan chính phủ hoặc một bên trong vụ kiện pháp lý hoặc cuộc điều tra
• Độ dài khóa học: Lệnh lưu giữ pháp lý thường có hiệu lực trong khoảng thời gian của vụ kiện pháp lý hoặc thủ tục tố tụng cụ thể, trong khi lệnh lưu giữ pháp lý có thể có hiệu lực trong một khoảng thời gian dài hơn, tùy thuộc vào các trường hợp cụ thể

Nhân tố chính trong tính toàn vẹn dữ liệu

Quyền sở hữu hợp pháp đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn và tính sẵn có của dữ liệu có liên quan trong một công ty, đặc biệt là khi phải đối mặt với các vụ kiện tụng, điều tra hoặc các vấn đề nội bộ.

Đây là lý do tại sao nó lại quan trọng đối với tính toàn vẹn dữ liệu:

Bảo quản bằng chứng cho các vấn đề pháp lý

• Công bằng và minh bạch: Lưu giữ pháp lý phù hợp đảm bảo cả hai bên trong tranh chấp pháp lý đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin có liên quan, thúc đẩy quy trình pháp lý công bằng và minh bạch
• Ngăn chặn sự giả mạo bằng chứng: Việc vô tình hoặc cố ý phá hủy dữ liệu liên quan có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, bao gồm các hình phạt tài chính, hướng dẫn bất lợi cho bồi thẩm đoàn hoặc thậm chí bác bỏ vụ án. Việc nắm giữ pháp lý ngăn chặn sự lạm dụng đó, bảo vệ công ty khỏi những rắc rối pháp lý không cần thiết
• Đáp ứng nghĩa vụ pháp lý: Nhiều luật và quy định khác nhau, chẳng hạn như Quy tắc tố tụng dân sự liên bang hoặc các quy định cụ thể của ngành, bắt buộc phải bảo quản dữ liệu trong một số trường hợp nhất định. Việc nắm giữ pháp lý giúp các công ty tuân thủ các yêu cầu pháp lý này và tránh các khoản phạt hoặc kiện tụng có thể xảy ra

Nâng cao uy tín công ty

• Thể hiện thiện chí: Bằng cách chủ động thực hiện quyền lưu giữ pháp lý và siêng năng lưu giữ dữ liệu liên quan, một công ty thể hiện thiện chí và hợp tác trong các vấn đề pháp lý, có khả năng gây ảnh hưởng thuận lợi đến các thẩm phán và bồi thẩm đoàn
• Giảm thiểu rủi ro: Việc không tuân thủ các yêu cầu nắm giữ pháp lý có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, bao gồm các hình phạt tài chính, thiệt hại về danh tiếng và mất niềm tin của nhà đầu tư. Một chiến lược nắm giữ pháp lý toàn diện sẽ giảm thiểu những rủi ro này một cách hiệu quả
• Bảo vệ nhân viên và tài sản: Các biện pháp pháp lý được áp dụng để giải quyết các vấn đề nội bộ, như khiếu nại của nhân viên hoặc hành vi sai trái tiềm ẩn, có thể giúp bảo vệ công ty khỏi trách nhiệm pháp lý và đảm bảo việc điều tra và giải quyết công bằng

Hợp lý hóa khám phá điện tử và điều tra

• Khả năng tiếp cận dữ liệu liên quan: Lưu giữ pháp lý được tổ chức tốt đảm bảo thông tin liên quan luôn sẵn có và dễ dàng truy cập cho các nhóm pháp lý nội bộ, luật sư bên ngoài và điều tra viên pháp y, hợp lý hóa quy trình Khám phá điện tử và giảm chi phí liên quan
• Duy trì chuỗi hành trình sản phẩm: Bằng cách ghi chép và theo dõi cẩn thận quá trình bảo quản, các quy định pháp lý đảm bảo tính xác thực và khả năng chấp nhận bằng chứng trước tòa, củng cố vị thế pháp lý của công ty
• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Việc thực hiện một cách tiếp cận có hệ thống đối với các quyền sở hữu pháp lý thông qua công nghệ và giao thức hiệu quả có thể giúp công ty tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý giá trong quá trình điều tra và kiện tụng

Vì vậy, quyền nắm giữ pháp lý vượt xa sự tuân thủ đơn thuần. Đó là một chiến lược quản lý rủi ro chủ động nhằm bảo vệ các công ty khỏi những hậu quả tốn kém về mặt pháp lý và uy tín, thúc đẩy các thủ tục pháp lý công bằng và bảo vệ bằng chứng quan trọng cho việc điều tra và giải quyết. Các công ty phải ưu tiên thiết lập các thủ tục nắm giữ pháp lý chặt chẽ và đào tạo nhân viên để đảm bảo tuân thủ, bảo vệ tương lai của họ trước những thách thức pháp lý tiềm ẩn.

Vàng của thời đại chúng ta

Bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng trong thế giới kỹ thuật số ngày nay. Giống như bạn sẽ không để ví của mình nằm trên vỉa hè, bạn không thể để dữ liệu của mình không được bảo vệ.

Dữ liệu của bạn giống như dấu chân kỹ thuật số của bạn, nó chứa thông tin nhạy cảm như chi tiết tài chính, hồ sơ y tế và thậm chí cả những bức ảnh đáng xấu hổ. Vi phạm có thể dẫn đến đánh cắp danh tính, tổn thất tài chính và thiệt hại về danh tiếng.

Các công ty nắm giữ dữ liệu có giá trị về khách hàng, nhân viên và sở hữu trí tuệ. Rò rỉ có thể làm tổn hại đến niềm tin của khách hàng, làm gián đoạn hoạt động kinh doanh và mang lại lợi thế cho đối thủ cạnh tranh.

Và nhờ những biện pháp chủ động như thế này, chúng ta có thể sống an toàn mà không còn dấu hỏi nào trong đầu.

Tín dụng hình ảnh nổi bật: kues1/Freepik.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://dataconomy.com/2024/01/02/what-is-legal-hold-vs-litigation-hold/