Hãy tưởng tượng bạn phát hiện ra rằng một sơ suất đơn giản trong việc quản lý chi phí kinh doanh đã dẫn đến việc một khoản tài sản nhỏ vô tình bị chi vào những chi phí có thể tránh được.

Đây không chỉ là một kịch bản giả định; đó là thực tế đối với những tổ chức bỏ qua tầm quan trọng chiến lược của chính sách chi phí được thiết kế tỉ mỉ.

Trong phần này, chúng tôi sẽ cung cấp mẫu chính sách chi phí được thiết kế để làm tài liệu tham khảo cho việc xây dựng chính sách chi phí của riêng bạn cho doanh nghiệp của mình.

Khuôn khổ này được thiết kế để vừa trao quyền cho nhân viên vừa bảo vệ sức khỏe tài chính của tổ chức.

Chúng ta sẽ tìm hiểu bản chất của chính sách chi phí, giới thiệu một mẫu linh hoạt và cung cấp hướng dẫn về ứng dụng thực tế và tự động hóa.

Tóm tắt: Chính sách chi phí

Chính sách chi phí là một tập hợp các quy tắc yêu cầu nhân viên

• làm thế nào họ có thể tiêu tiền của công ty vào các chi phí.
• làm thế nào họ có thể hoàn trả các chi phí.
• điều gì xảy ra trong trường hợp không tuân thủ.

Mục tiêu chính của chính sách chi phí có hai mục đích.

Thứ nhất, chính sách này đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của công ty và đảm bảo nhân viên biết những gì được mong đợi khi họ chịu chi phí thay mặt cho tổ chức.

Thứ hai, nó giúp công ty tuân thủ các quy định và luật pháp tài chính, tránh các vấn đề pháp lý và tiền phạt. Mục đích kép này làm cho chính sách chi phí trở thành một công cụ quan trọng cho cả nhân viên và tình hình tài chính của công ty.

Việc thực hiện chính sách chi phí rõ ràng mang lại một số lợi ích chính:

• Ngăn chặn gian lận: Bằng cách đặt ra các hướng dẫn nghiêm ngặt về chi tiêu, nó sẽ giảm nguy cơ khiếu nại không trung thực.
• Đảm bảo sự công bằng: Mọi người đều biết điều gì được phép và điều gì không, khiến cho việc yêu cầu chi phí trở nên đơn giản và công bằng hơn.
• Kiểm soát ngân sách: Giúp kiểm soát chi tiêu, đảm bảo rằng chi phí phù hợp với giới hạn ngân sách của công ty.

Mẫu chính sách chi phí

Tạo một tài liệu chính sách chi phí hiệu quả là điều cần thiết để duy trì kiểm soát tài chính, đảm bảo tuân thủ và cung cấp sự rõ ràng cho nhân viên của bạn.

Đây là tài liệu mẫu chính sách chi phí để hướng dẫn bạn xây dựng chính sách chi phí của riêng mình:

Định dạng từ:

Bạn cũng có thể lưu bản sao của mẫu dưới dạng Google Tài liệu:

Nanonets_Expense_Policy_Template

Mẫu chính sách chi phí (Xem trước)

[Tên công ty] Văn bản chính sách chi phí

[Tên công ty]
[Ngày]
Số phiên bản

Tài liệu này có thể thay đổi và có thể được cập nhật định kỳ để phản ánh nhu cầu ngày càng tăng của [Tên công ty] và nhân viên của công ty.

Tài liệu Chính sách chi phí này được thiết kế để hướng dẫn nhân viên của [Tên công ty] đưa ra các quyết định sáng suốt và có trách nhiệm về việc phát sinh và báo cáo các chi phí liên quan đến công việc. Mục tiêu của chúng tôi là đảm bảo rằng mọi khoản chi tiêu đều cần thiết, hợp lý và phù hợp với mục tiêu và giá trị của công ty chúng tôi. Bằng cách tuân thủ chính sách này, chúng tôi thúc đẩy tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và hiệu quả trong hoạt động tài chính của mình.

Chi phí

Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý chi phí một cách chính xác và nhất quán, điều quan trọng là phải xác định rõ ràng những gì cấu thành chi phí được hoàn lại trong [Tên công ty]. Dưới đây là các loại chi phí được coi là có thể hoàn lại, cùng với các ví dụ cho từng loại để loại bỏ bất kỳ sự mơ hồ nào:

• Du lịch: Các chi phí liên quan đến việc đi công tác, bao gồm vé máy bay, vận chuyển mặt đất và chỗ ở. Ví dụ: vé máy bay khứ hồi cho một hội nghị kinh doanh hoặc vé tàu cho cuộc họp khách hàng.
• Chỗ ở: Chi phí phát sinh trong quá trình đi công tác để lưu trú tại khách sạn hoặc sắp xếp chỗ ở khác. Một ví dụ có thể là kỳ nghỉ hai đêm tại khách sạn để tham dự một cuộc hội thảo kinh doanh.
• Các bữa ăn: Chi phí hợp lý cho các bữa ăn khi đi công tác hoặc gặp gỡ khách hàng. Điều này bao gồm bữa sáng, bữa trưa và bữa tối, ví dụ như cuộc gặp ăn tối với khách hàng tiềm năng.
• Giải trí cho khách hàng: Chi phí để tiếp đãi khách hàng, chẳng hạn như chi phí bữa ăn hoặc vé tham dự sự kiện, miễn là chúng có liên quan trực tiếp đến việc duy trì hoặc phát triển hoạt động kinh doanh. Một ví dụ là việc đón tiếp khách hàng tại một sự kiện thể thao để thảo luận về các cơ hội kinh doanh trong tương lai.
• Thiết bị văn phòng: Chi phí cho các hạng mục cần thiết cho hoạt động hàng ngày của văn phòng, bao gồm văn phòng phẩm, vật liệu in ấn và các thiết bị văn phòng nhỏ. Ví dụ: mua bút, giấy và hộp mực để sử dụng trong văn phòng.
• Công nghệ: Chi phí liên quan đến công nghệ hỗ trợ năng suất làm việc, bao gồm đăng ký phần mềm và mua phần cứng khẩn cấp. Một ví dụ có thể là đăng ký một công cụ quản lý dự án hoặc mua một bàn phím mới do sự cố không mong muốn.

Các khoản phi chi phí

Điều quan trọng không kém là nêu rõ các chi phí mà [Tên công ty] sẽ không hoàn trả. Chúng bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

• Chi phí cá nhân không liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Các khoản tiền phạt hoặc hình phạt, chẳng hạn như vi phạm giao thông hoặc phí trả trễ.
• Chi phí vượt quá giới hạn định trước cho các danh mục cụ thể mà không có sự chấp thuận trước.

Giới hạn chi tiêu

Chúng tôi đã thiết lập hạn mức chi tiêu rõ ràng cho từng loại chi phí được hoàn trả. Những giới hạn này được thiết kế để hướng dẫn nhân viên đưa ra quyết định chi tiêu sáng suốt phù hợp với những cân nhắc về ngân sách và mục tiêu tài chính của công ty. Ngoài ra, các miễn trừ dành riêng cho từng bộ phận cũng được đưa vào để giải quyết các nhu cầu và mô hình chi tiêu riêng của các khu vực khác nhau trong công ty.

Giới hạn chi tiêu chung

Dưới đây là bảng nêu mức chi tiêu tối đa cho phép đối với từng loại chi phí, nhằm đảm bảo mọi khoản chi tiêu đều cần thiết và hợp lý:

Giới hạn chi tiêu cụ thể của từng bộ phận

Để đáp ứng nhu cầu chuyên biệt của các phòng ban khác nhau trong [Tên công ty], chúng tôi cũng thiết lập giới hạn chi tiêu cho từng phòng ban cụ thể như sau:

• Phòng kinh doanh:
  • Giải trí Khách hàng: Tăng giới hạn lên $150 mỗi người để đáp ứng các cuộc gặp gỡ khách hàng tiềm năng có giá trị cao.
  • Du lịch: Tính linh hoạt bổ sung về vé máy bay lên tới $700 cho chuyến du lịch quốc tế nếu được chấp thuận trước.
• Khoa CNTT:
  • Công nghệ: Tăng giới hạn lên $500 để hỗ trợ mua phần mềm hoặc phần cứng chuyên dụng cần thiết cho hoạt động của phòng ban.

Bất kỳ chi phí nào dự đoán vượt quá các giới hạn này đều phải được đệ trình để phê duyệt trước nhằm đảm bảo phù hợp với các hạn chế về ngân sách và mục tiêu hoạt động.

Thủ tục phê duyệt

Hiệu quả và trách nhiệm giải trình của quy trình quản lý chi phí của [Tên công ty] là điều tối quan trọng. Để đảm bảo điều này, các thủ tục chi tiết và yêu cầu về tài liệu sau đây sẽ được thiết lập, hướng dẫn nhân viên thực hiện quy trình phê duyệt chi phí và hoàn trả.

Du lịch và tiện nghi

• Phê duyệt trước chuyến đi:
  • Nhân viên lập kế hoạch đi công tác phải gửi hành trình và ngân sách ước tính để được phê duyệt thông qua cổng trực tuyến được chỉ định của chúng tôi.
  • Việc gửi này phải diễn ra ít nhất hai tuần trước ngày khởi hành dự kiến ​​để có đủ thời gian xem xét và phê duyệt.
• Tài liệu sau chuyến đi:
  • Khi trở về, nhân viên phải nộp tất cả các biên lai liên quan đến chi phí đi lại và ăn ở trong vòng một tuần.
  • Điều này bao gồm các chuyến bay, khách sạn và các chi phí liên quan đến du lịch khác, phải được tải lên nền tảng quản lý chi phí kỹ thuật số của chúng tôi.

Chi phí kinh doanh

• Đối với các chi phí phát sinh trong các cuộc họp với khách hàng, mua đồ dùng văn phòng hoặc bất kỳ nhu cầu nào khác liên quan đến kinh doanh, nhân viên phải cung cấp biên lai và mô tả ngắn gọn về mục đích kinh doanh.
• Việc gửi này phải được thực hiện thông qua công cụ báo cáo chi phí của chúng tôi trong vòng ba ngày kể từ ngày chi phí phát sinh.

Chi phí lớn

• Các khoản chi lớn được định nghĩa là bất kỳ khoản chi phí đơn lẻ nào vượt quá 2500 USD hoặc một loạt chi phí liên quan có tổng mức vượt quá 2500 USD trong vòng một tháng.
• Đề xuất chi tiết, bao gồm lý do căn bản, lợi ích dự kiến ​​và tổng chi phí, phải được trình quản lý cấp cao hơn và phê duyệt trước khi phát sinh chi phí.

Tài liệu và Biên lai

Để tạo điều kiện xử lý chi phí hiệu quả, bạn phải nộp các tài liệu sau khi thực hiện yêu cầu hoàn trả qua cổng thông tin:

• Biên lai cho tất cả các khoản chi tiêu, chứng minh bằng chứng thanh toán.
• Mô tả ngắn gọn về mục đích kinh doanh của từng khoản chi, tăng cường tính minh bạch và hợp lý.
• Đối với các chi phí liên quan đến du lịch, cần phải có đầy đủ hành trình và bằng chứng chi tiêu để hoàn thành việc nộp hồ sơ.

Timelines

• Báo cáo chi phí liên quan đến chuyến đi phải được nộp trong vòng một tuần sau chuyến đi.
• Báo cáo về các chi phí kinh doanh khác sẽ đến hạn trong vòng ba ngày kể từ ngày phát sinh chi phí.
• Phê duyệt hoặc phản hồi về các chi phí đã nộp sẽ được cung cấp trong vòng ba ngày làm việc, đảm bảo việc hoàn trả nhanh chóng và rõ ràng cho nhân viên.

Gửi và xử lý kỹ thuật số

[Tên công ty] sử dụng nền tảng quản lý chi phí kỹ thuật số [Liên kết] để gửi và phê duyệt chi phí.

Phần này cung cấp hướng dẫn từng bước về cách truy cập và sử dụng cổng thông tin một cách hiệu quả.

1. URL đăng nhập: Điều hướng đến [Portal Link] bằng bất kỳ trình duyệt web nào. Liên kết này cũng có sẵn trên mạng nội bộ của công ty trong phần 'Tài nguyên dành cho Nhân viên'.
2. Tên đăng nhập và mật khẩu: Thông tin đăng nhập của bạn là địa chỉ email công ty của bạn và mật khẩu do bộ phận CNTT cung cấp ban đầu. Nếu bạn đăng nhập lần đầu tiên, bạn sẽ được nhắc thay đổi mật khẩu.
3. Xác thực hai yếu tố (2FA): Để tăng cường bảo mật, cổng yêu cầu xác thực hai yếu tố. Bạn sẽ nhận được mã qua SMS hoặc email mà bạn phải nhập trên màn hình đăng nhập.

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ tìm thấy các phần chính sau:

• Bảng Điều Khiển (Dashboard): Xem các khoản chi phí được gửi gần đây của bạn và trạng thái của chúng (đang chờ xử lý, được phê duyệt hoặc bị từ chối).
• Gửi chi phí mới: Nhập yêu cầu chi phí mới, bao gồm tải lên biên lai và thêm chi tiết chi phí.
• Báo cáo: Tạo báo cáo về chi phí bạn đã gửi trong khoảng thời gian đã chọn.
• Cài đặt: Cập nhật thông tin cá nhân, thay đổi mật khẩu và định cấu hình cài đặt 2FA của bạn.

Để gửi một khoản chi phí mới:

1. Chuyển đến 'Gửi chi phí mới': Nhấp vào tùy chọn này từ bảng điều khiển.
2. Chi tiết chi phí: Điền vào biểu mẫu chi phí các thông tin chi tiết như ngày, danh mục (ví dụ: Du lịch, Bữa ăn), số tiền và mô tả ngắn gọn.
3. Tải lên biên lai: Đính kèm bản sao kỹ thuật số biên lai của bạn bằng cách nhấp vào nút 'Tải lên'. Cổng thông tin chấp nhận các tệp JPG, PNG và PDF.
4. Nộp để được chấp nhận: Xem lại mục nhập của bạn để đảm bảo độ chính xác, sau đó nhấp vào 'Gửi'. Bạn sẽ nhận được email xác nhận việc gửi của bạn.

Để kiểm tra trạng thái và báo cáo,

• Để kiểm tra trạng thái chi phí đã gửi của bạn, hãy truy cập 'Bảng điều khiển'. Mỗi mục sẽ hiển thị trạng thái hiện tại của nó.
• Để có báo cáo chi tiết về chi phí của bạn, hãy chuyển đến phần 'Báo cáo' và tùy chỉnh tiêu chí báo cáo dựa trên phạm vi ngày, danh mục hoặc trạng thái.

Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào hoặc có thắc mắc về việc sử dụng cổng thông tin:

• Câu hỏi thường gặp và Hướng dẫn sử dụng: Tham khảo Câu hỏi thường gặp và hướng dẫn sử dụng toàn diện có sẵn trong phần 'Trợ giúp' của cổng thông tin.
• Liên hệ với bộ phận trợ giúp CNTT: Để được hỗ trợ kỹ thuật, bao gồm các vấn đề về đăng nhập hoặc vấn đề tải tài liệu lên, hãy liên hệ với Bộ phận trợ giúp CNTT theo địa chỉ ithelp@[companyname].com hoặc (123) 456-7892.

Những cân nhắc đặc biệt

Trong những tình huống mà việc tuân thủ chính sách gặp nhiều thách thức, nhân viên được khuyến khích tham gia giao tiếp chủ động với người giám sát trực tiếp hoặc nhóm tài chính của họ. Cách tiếp cận này nhằm mục đích tìm kiếm hướng dẫn hoặc thảo luận về các trường hợp ngoại lệ có thể xảy ra, đảm bảo đáp ứng nhu cầu hoạt động mà không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của chính sách.

Thực tiễn tốt nhất, tài nguyên và quan hệ đối tác

Để hỗ trợ nhân viên của [Tên công ty] quản lý chi phí một cách hiệu quả và tận dụng khoản tiết kiệm tiềm năng thông qua quan hệ đối tác chiến lược, phần này cung cấp các nguồn lực có giá trị, các phương pháp hay nhất và thông tin chi tiết về quan hệ đối tác có lợi.

Thực tiễn và Mẹo hay nhất

• Đặt trước: Lập kế hoạch và đặt chỗ đi lại và chỗ ở càng sớm càng tốt có thể giảm đáng kể chi phí. Hãy đặt mục tiêu đặt trước ít nhất ba tuần.
• Sử dụng nhà cung cấp ưa thích: Bất cứ khi nào có thể, hãy tận dụng các nhà cung cấp ưu tiên về du lịch, chỗ ở, vật tư văn phòng và công nghệ. Các nhà cung cấp này đã được kiểm tra về giá trị và chất lượng dịch vụ.
• Biên lai kỹ thuật số: Giữ bản sao kỹ thuật số của tất cả các biên lai. Hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp biên nhận điện tử, dễ quản lý và gửi cùng với báo cáo chi phí của bạn hơn.
• Báo cáo chi phí kịp thời: Gửi báo cáo chi phí kịp thời để đảm bảo xử lý và hoàn trả nhanh chóng. Việc nộp hồ sơ chậm trễ có thể dẫn đến chậm trễ trong việc hoàn trả và làm phức tạp việc theo dõi ngân sách.

Thông tin

• Nền tảng quản lý chi phí kỹ thuật số: [Tên công ty] cung cấp một nền tảng trực tuyến để theo dõi và gửi chi phí, có thể truy cập được qua mạng nội bộ của công ty. Các buổi đào tạo về cách sử dụng nền tảng này được tổ chức hàng quý.
• Kênh Slack Phòng Tài Chính: Nếu có thắc mắc hoặc giải thích rõ về chính sách chi phí, nhân viên có thể liên hệ với Kênh Slack của Phòng Tài chính, có sẵn trong giờ làm việc tại #expense-queries.

Quan hệ đối tác chiến lược

[Tên công ty] đã thiết lập quan hệ đối tác với một số nhà cung cấp bên ngoài để cung cấp cho nhân viên các khoản chiết khấu và điều khoản đặc biệt, nâng cao giá trị và hiệu quả của các khoản chi tiêu liên quan đến kinh doanh.

• Hợp tác du lịch: Với TravelCo, nhân viên có thể tận dụng mức giá chiết khấu khi đặt chuyến bay và đặt phòng khách sạn. Sử dụng mã công ty [TC123] khi đặt chỗ qua nền tảng hoặc ứng dụng TravelCo. [Liên kết]
• Vật tư công nghệ: TechSolutions cung cấp mức giá đặc biệt về phụ kiện và phần mềm máy tính cho nhân viên [Tên công ty]. Truy cập thông tin này thông qua liên kết được cung cấp trên mạng nội bộ của chúng tôi, sử dụng tài khoản của công ty. [Liên kết]
• Giảm giá đồ dùng văn phòng: OfficeMax đã hợp tác với chúng tôi để giảm giá vật tư văn phòng. Đơn đặt hàng có thể được đặt trực tiếp thông qua hệ thống mua sắm của chúng tôi, với mức chiết khấu được áp dụng tự động. [Liên kết]

Để sử dụng các mối quan hệ hợp tác này, nhân viên nên tham khảo các mã và liên kết cụ thể được cung cấp trên mạng nội bộ của công ty. Đối với lần truy cập đầu tiên hoặc nếu gặp khó khăn, nhóm mua sắm sẵn sàng hỗ trợ và đảm bảo nhân viên có thể tận dụng tối đa các ưu đãi này.

Chính sách không tuân thủ

Việc đảm bảo tuân thủ chính sách chi phí của [Tên công ty] là rất quan trọng để duy trì tính minh bạch tài chính và trách nhiệm giải trình trong tổ chức. Phần này nêu ra những hậu quả của việc không tuân thủ chính sách chi phí và quy trình xem xét và phản đối các vấn đề không tuân thủ.

Việc không tuân thủ chính sách chi phí có thể dẫn đến một loạt hành động, tùy thuộc vào tính chất và tần suất vi phạm:

• Tội phạm đầu tiên: Nhân viên không tuân thủ chính sách chi phí lần đầu tiên sẽ nhận được cảnh báo bằng văn bản và có thể phải tham gia một buổi đào tạo về tuân thủ chính sách chi phí.
• Vi phạm nhiều lần: Việc tiếp tục không tuân thủ sẽ dẫn đến các hành động nghiêm khắc hơn, bao gồm cả việc từ chối hoàn trả các chi phí không tuân thủ, xem xét chính thức với người đứng đầu bộ phận và các biện pháp kỷ luật có thể xảy ra, bao gồm cả việc chấm dứt hợp đồng.
• Vi phạm nghiêm trọng: Các yêu cầu chi phí gian lận hoặc cố ý gây nhầm lẫn sẽ phải chịu biện pháp kỷ luật ngay lập tức, có thể bao gồm việc chấm dứt hợp đồng lao động và các thủ tục pháp lý.

Quá trình xem xét và tranh luận được ghi lại như sau -

• Đánh giá ban đầu: Nếu báo cáo chi phí của nhân viên bị gắn cờ vì không tuân thủ, nhân viên đó sẽ nhận được thông báo nêu chi tiết vấn đề cụ thể. Nhân viên sẽ có cơ hội cung cấp thêm tài liệu hoặc làm rõ để giải quyết vấn đề.
• Khiếu nại chính thức: Nếu nhân viên không đồng ý với quyết định được đưa ra sau lần xem xét ban đầu, họ có quyền chính thức kháng cáo quyết định đó. Đơn khiếu nại phải được nộp bằng văn bản cho Phòng Tài chính trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định ban đầu.
• Ủy ban xem xét kháng cáo: Ủy ban xem xét khiếu nại, bao gồm các đại diện từ Phòng Tài chính, Nhân sự và bộ phận nhân viên, sẽ xem xét khiếu nại. Ủy ban này sẽ xem xét tất cả các tài liệu và lập luận được gửi để đưa ra quyết định cuối cùng.
• Quyết định cuối cùng: Quyết định của ủy ban là quyết định cuối cùng và sẽ được thông báo tới nhân viên trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đơn kháng cáo. Quyết định sẽ phác thảo mọi hành động cần thực hiện hoặc xác nhận việc giải quyết vấn đề.

Chính sách không tuân thủ của [Tên công ty] được thiết kế để thúc đẩy sự hiểu biết và tuân thủ chính sách chi phí, đồng thời cung cấp một quy trình công bằng để giải quyết các vấn đề. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của việc tuân thủ và hậu quả của việc không tuân thủ các nguyên tắc đã được thiết lập, từ đó duy trì các tiêu chuẩn đạo đức và sức khỏe tài chính của tổ chức.

Liên hệ và Hỗ trợ

Để đảm bảo rằng tất cả nhân viên của [Tên công ty] đều có quyền truy cập vào hướng dẫn và hỗ trợ về chính sách chi phí, phần này cung cấp thông tin liên hệ chi tiết cho các cá nhân và bộ phận chịu trách nhiệm giám sát và hỗ trợ các yêu cầu và quy trình liên quan đến chi phí.

• Truy vấn và làm rõ chính sách chi phí: Đối với các câu hỏi liên quan đến nguyên tắc chính sách chi phí, chi phí cho phép hoặc quy trình hoàn trả.
  • Liên hệ: Jane Doe, Giám đốc chính sách chi phí
  • Email: jane.doe@[tên công ty].com
  • Điện thoại: (123) 456-7890
• Đào tạo và tuân thủ: Để giải đáp các thắc mắc về các buổi đào tạo về chính sách chi phí, các vấn đề tuân thủ hoặc để báo cáo những lo ngại liên quan đến việc hoàn trả chi phí.
  • Liên hệ: John Smith, Cán bộ Tuân thủ Nhân sự
  • Email: john.smith@[tên công ty].com
  • Điện thoại: (123) 456-7891
• Hỗ trợ nền tảng quản lý chi phí kỹ thuật số: Để được hỗ trợ kỹ thuật với nền tảng gửi chi phí trực tuyến, bao gồm các vấn đề về đăng nhập, lỗi gửi hoặc cách tải tài liệu lên.
  • Liên hệ: Bộ phận trợ giúp CNTT
  • Email: ithelp@[tên công ty].com
  • Điện thoại: (123) 456-7892
• Quan hệ đối tác và giảm giá của nhà cung cấp: Để được hỗ trợ truy cập các khoản chiết khấu ưu tiên của nhà cung cấp, đặt hàng qua tài khoản công ty hoặc yêu cầu về các nhà cung cấp được phê duyệt.
  • Liên hệ: Lisa Green, Chuyên gia mua sắm
  • Email: lisa.green@[tên công ty].com
  • Điện thoại: (123) 456-7893
• Yêu cầu chung: Đối với bất kỳ câu hỏi hoặc hỗ trợ nào khác không được liệt kê cụ thể ở trên, nhân viên có thể liên hệ với đường dây hỗ trợ chung hoặc email, trong đó các thắc mắc sẽ được chuyển đến bộ phận hoặc cá nhân thích hợp.
  • Email hỗ trợ chung: support@[companyname].com
  • Điện thoại hỗ trợ chung: (123) 456-7894

Tài liệu Chính sách chi phí này, được thiết kế cho [Tên công ty], đóng vai trò là hướng dẫn toàn diện để quản lý các chi phí liên quan đến công việc theo cách phù hợp với các giá trị liêm chính, trách nhiệm giải trình và trách nhiệm tài chính của tổ chức chúng ta.

Chúng tôi khuyến khích tất cả nhân viên làm quen với chính sách này, sử dụng các nguồn lực và địa chỉ liên hệ được cung cấp, đồng thời cam kết duy trì các tiêu chuẩn cao nhất về quản lý tài chính.

Việc xem xét và cập nhật thường xuyên chính sách này sẽ được truyền đạt để phản ánh những thay đổi trong môi trường kinh doanh, các yêu cầu pháp lý hoặc nhu cầu của công ty chúng tôi.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần làm rõ thêm, vui lòng liên hệ với những người liên hệ thích hợp được liệt kê trong phần trước.

Sự hiểu biết, hợp tác và chủ động tham gia của bạn với chính sách này là vô giá để duy trì danh tiếng và thành công của [Tên công ty].

Cảm ơn bạn đã cam kết duy trì các tiêu chuẩn này và đóng góp vào văn hóa xuất sắc và chính trực của công ty chúng tôi.

Kết thúc tài liệu

Làm cách nào để triển khai Mẫu chính sách chi phí cho doanh nghiệp của bạn?

Khi bạn đã hoàn tất việc xây dựng chính sách chi phí theo nhu cầu kinh doanh của mình, bước tiếp theo là triển khai nó vào hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

Bây giờ chúng ta sẽ khám phá cách quản lý chi phí hiệu quả bằng quy trình làm việc thủ công đơn giản, bao gồm các bước từ chia sẻ chính sách đến cập nhật thủ tục.

Tiếp theo, chúng ta cũng sẽ xem xét cách phần mềm quản lý chi phí như Nanonets có thể đơn giản hóa quy trình hơn nữa thông qua quản lý chi phí tự động, cung cấp các tính năng như gửi trực tuyến, quét biên lai và phê duyệt trực tiếp.

Quy trình làm việc thủ công: Các bước đơn giản và thiết thực

1. Chia sẻ chính sách: Gửi chính sách chi phí qua email cho mọi người và đăng lên mạng nội bộ của công ty. Hãy chắc chắn rằng những người mới tuyển dụng cũng hiểu được điều đó.
2. Huấn luyện mọi người: Tổ chức các buổi giải thích chính sách. Bao gồm một phiên đặc biệt dành cho người quản lý về cách giám sát chi phí của nhóm họ.
3. Nộp chi phí: Nhân viên điền vào biểu mẫu chi phí tiêu chuẩn bất cứ khi nào họ phải chịu chi phí kinh doanh. Chúng nên bao gồm chi phí đó là gì, chi phí là bao nhiêu và ngày xảy ra.
4. Phân loại chi phí: Sau khi nhập thông tin chi tiết, người tài chính sẽ phân loại từng chi phí thành các danh mục như chi phí đi lại hoặc ăn uống. Điều này giúp giữ mọi thứ ngăn nắp và làm cho việc báo cáo trở nên dễ dàng hơn.
5. Đính kèm Biên lai: Nhân viên cần cung cấp biên lai kèm theo biểu mẫu của họ. Nếu biên lai là giấy thì phải chụp ảnh rõ nét hoặc scan.
6. Nhập dữ liệu: Ai đó ở bộ phận tài chính sẽ nhập thông tin chi tiết từ biên lai đính kèm vào hệ thống theo dõi chi phí của công ty. Điều này đảm bảo tất cả các chi phí đều chính xác và được ghi lại ở một nơi.
7. Xem xét và Phê duyệt: Các chi phí phải trải qua quá trình xem xét, trước tiên thường là bởi người quản lý của nhân viên và sau đó là bộ phận tài chính, để đảm bảo họ tuân thủ chính sách.
8. Phát hành hoàn trả: Sau khi được phê duyệt, bộ phận tài chính sẽ sắp xếp hoàn trả chi phí vào lần trả lương tiếp theo hoặc theo lịch hoàn trả của công ty.
9. Kiểm tra và Kiểm toán: Định kỳ, nhóm tài chính kiểm tra các báo cáo chi phí theo chính sách để phát hiện mọi vấn đề hoặc gian lận.
10. Cập nhật và phản hồi: Thu thập phản hồi từ nhân viên về quy trình chi phí và cập nhật chính sách hoặc thủ tục khi cần thiết để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.

Quy trình làm việc tự động với phần mềm quản lý chi phí

Phần mềm quản lý chi phí tự động như Nanonets thực hiện chính sách chi phí theo quy trình làm việc hợp lý.

Chúng ta hãy xem làm thế nào.

• Bắt đầu: Đăng ký app.nanonets.com.
• Thiết lập: Định cấu hình chính sách chi phí trong tài khoản NanoNets của bạn. Thêm kiểm tra xác thực và định tuyến phê duyệt.
• Gửi trực tuyến: Nhân viên ghi lại chi phí của họ trong NanoNets ngay lập tức, chỉ bằng cách tải lên bản sao biên nhận được quét hoặc kỹ thuật số!

• Trích xuất dữ liệu: NanoNets tự động lấy dữ liệu từ các biên lai đã gửi, chẳng hạn như ngày, số tiền và người bán, do đó loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và đảm bảo dữ liệu chi phí của bạn luôn chính xác.

• Sắp xếp tự động: NanoNets sau đó sắp xếp từng chi phí vào danh mục phù hợp theo bối cảnh và khung phân loại chính sách của bạn, như chi phí đi lại hoặc bữa ăn.

• Kiểm tra chính sách: Khi phân loại, NanoNets sẽ kiểm tra từng chi phí theo các quy tắc chính sách của bạn. Nó tự động gắn cờ bất kỳ nội dung nào không phù hợp để xem xét.

• Phê duyệt trực tiếp: Hệ thống định tuyến từng khoản chi phí đến người quản lý phù hợp để phê duyệt dựa trên các quy tắc bạn đã đặt, như số tiền chi phí hoặc bộ phận. Điều này tăng tốc quá trình phê duyệt.

• Hoàn trả nhanh chóng: Sau khi được phê duyệt, các chi phí sẽ tự động được xếp hàng để hoàn trả. NanoNets có thể liên kết với phần mềm kế toán của bạn để thực hiện điều này mà không cần thực hiện thêm bước nào.

• Thông tin chi tiết và báo cáo: NanoNets cung cấp các báo cáo và phân tích về mô hình chi tiêu cũng như tuân thủ chính sách, mang lại cho bạn bức tranh rõ ràng về tiền sẽ đi về đâu.

Để đọc thêm, đây là danh sách phần mềm quản lý chi phí tốt nhất trên thị trường có thể giúp bạn thực hiện chính sách chi phí của mình một cách dễ dàng.

15 giải pháp phần mềm quản lý chi tiêu tốt nhất năm 2024

Khám phá thế giới phần mềm quản lý chi tiêu vào năm 2024. Khám phá các giải pháp tốt nhất và tìm hiểu cách chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/