Một bản ghi nhớ (còn được gọi là bản ghi nhớ, hoặc "lời nhắc nhở") được sử dụng để thông tin liên lạc nội bộ liên quan đến thủ tục hoặc kinh doanh chính thức trong một tổ chức.
Không giống như email, bản ghi nhớ là thông báo bạn gửi cho một nhóm lớn nhân viên, chẳng hạn như toàn bộ bộ phận của bạn hoặc mọi người trong công ty. Bạn có thể cần viết một bản ghi nhớ để thông báo cho nhân viên về các sự kiện sắp tới hoặc thông báo những thay đổi nội bộ.
![→ Tải xuống ngay: 4 mẫu ghi nhớ miễn phí [Tài nguyên miễn phí]](https://zephyrnet.com/wp-content/uploads/2022/11/how-to-write-a-memo-template-examples.png)
Nếu bạn cần thông báo cho nhân viên của mình về công việc kinh doanh nội bộ chính thức, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách viết một bản ghi nhớ để truyền đạt thông điệp của bạn tốt hơn. Nhưng trước khi chia nhỏ nó, hãy nói về nhiều mục đích của bản ghi nhớ.
Bản ghi nhớ là gì?
Một bản ghi nhớ, hoặc bản ghi nhớ, là một tài liệu được chia sẻ với một nhóm người để phân tán thông tin về một nhiệm vụ, dự án, sự kiện hoặc khác. Mục đích của một bản ghi nhớ là thu hút sự chú ý ngay lập tức đến thông tin đó một cách nhanh chóng và ngắn gọn.
Bản ghi nhớ được chia sẻ để thông báo cho độc giả về thông tin mới và có các ứng dụng cho các cộng đồng và doanh nghiệp khác nhau.
Cộng đồng có thể sử dụng các bản ghi nhớ để nói với mọi người trong đó về các nguyên tắc an toàn công cộng, quảng bá các sự kiện khác nhau, nâng cao nhận thức về các chủ đề ảnh hưởng đến cuộc sống của họ.
Các doanh nghiệp có thể sử dụng bản ghi nhớ để chuyển tiếp thông tin liên quan đến chính sách mới được cập nhật, thay đổi về thủ tục hoặc thuyết phục nhân viên thực hiện hành động, chẳng hạn như tham dự cuộc họp sắp tới, hội nghị hoặc lễ kỷ niệm các mốc quan trọng của tổ chức.
Tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn viết một bản ghi nhớ của riêng bạn.
Cách viết bản ghi nhớ
- Viết tiêu đề.
- Viết lời giới thiệu.
- Cung cấp thông tin cơ bản về vấn đề
- Phác thảo các mục hành động và dòng thời gian.
- Bao gồm một tuyên bố kết thúc.
- Xem xét và hiệu đính trước khi gửi.
Bạn có thể tập hợp một bản ghi nhớ trong một vài bước ngắn. Tất cả các bản ghi nhớ nên bao gồm những điều sau đây:
1. Viết tiêu đề.
Bất kể bạn đang viết loại ghi nhớ nào, bạn sẽ cần bao gồm tiêu đề. Phần này nên bao gồm thông báo dành cho ai (dù là cá nhân hay bộ phận), ngày, người gửi thư và dòng chủ đề.
Dòng chủ đề của bạn phải ngắn gọn, thu hút sự chú ý và cung cấp cho người đọc ý tưởng chung về nội dung của bản ghi nhớ.
2. Viết lời giới thiệu.
Phần giới thiệu của bạn nên tóm tắt mục đích của bản ghi nhớ của bạn trong hai đến ba câu. Nó sẽ làm nổi bật vấn đề hoặc vấn đề và giải pháp mà bạn quyết định tiếp tục.
3. Cung cấp thông tin cơ bản về vấn đề này.
Trong phần này, giải thích lý do đằng sau bản ghi nhớ. Ví dụ: đó có thể là những thay đổi về ngân sách, tái cấu trúc công ty hoặc triển khai các thủ tục mới. Giải thích này sẽ cung cấp sự biện minh cho những thay đổi đang được thực hiện.
4. Phác thảo các mục hành động và dòng thời gian (Tùy chọn).
Tùy thuộc vào mục đích của bản ghi nhớ, bạn có thể có các mục hành động để nhân viên hoàn thành hoặc đưa ra mốc thời gian khi các thay đổi sẽ diễn ra. Ví dụ: họ có thể cần hoàn thành một nhiệm vụ hoặc cung cấp thông tin trước một thời hạn nhất định. Phần này nên bao gồm những điều sau đây:
- Khi nhân viên có thể mong đợi những thay đổi sẽ có hiệu lực
- Những thay đổi nào đã được thực hiện và những gì sẽ xảy ra trong tương lai
- Thời hạn họ cần tuân thủ
Nếu không cần thực hiện hành động nào thay mặt cho nhân viên, bạn có thể bỏ qua phần này.
5. Bao gồm một tuyên bố kết thúc.
Tuyên bố kết thúc của bạn sẽ bao gồm bất kỳ thông tin nào bạn muốn củng cố. Có bất kỳ địa chỉ liên hệ cụ thể nào mà người đọc nên liên hệ để đặt câu hỏi không? Nếu vậy, bao gồm chúng ở đây.
6. Xem xét và hiệu đính trước khi gửi.
Bước này có vẻ đơn giản nhưng điều quan trọng là phải xem lại tài liệu của bạn trước khi gửi đi. Bản ghi nhớ nhằm thông báo cho người đọc về những thay đổi sắp tới và chuyển tiếp thông tin quan trọng. Bạn không muốn mạo hiểm gây nhầm lẫn với lỗi đánh máy hoặc sai sót.
Để bắt đầu tạo bản ghi nhớ kinh doanh của riêng bạn, đây là mẫu bản ghi nhớ kinh doanh dễ thực hiện với các ví dụ về cách sử dụng chúng để phục vụ các nhu cầu khác nhau dưới dạng hướng dẫn.
Mẫu bản ghi nhớ kinh doanh
NHỚ
Để:
TỪ:
NGÀY:
MÔN HỌC:
Tôi viết thư này để thông báo cho bạn rằng [lý do viết bản ghi nhớ].
Khi công ty của chúng tôi tiếp tục phát triển… [bằng chứng hoặc lý do hỗ trợ cho đoạn mở đầu của bạn].
Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào. Trong thời gian chờ đợi, tôi đánh giá cao sự hợp tác của bạn khi [thông tin kinh doanh chính thức] diễn ra.
Định dạng mẫu bản ghi nhớ kinh doanh
Định dạng mẫu bản ghi nhớ kinh doanh được thiết kế để truyền đạt thông điệp của bạn một cách hiệu quả. Một bản ghi nhớ nên phổ biến những thông tin cần thiết theo cách mà một số lượng lớn nhân viên có thể dễ dàng tiếp thu.
Một dòng chủ đề chính xác sẽ cảnh báo họ rằng bản ghi nhớ này có liên quan cụ thể đến họ. Và bắt đầu với một bản tóm tắt cho phép người nhận hiểu được thông điệp chung trước khi họ đi sâu hơn vào chi tiết. Thông tin cơ bản cung cấp ngữ cảnh cho thông điệp, tổng quan và dòng thời gian sẽ trả lời các câu hỏi có khả năng xuất hiện.
Tiêu đề:
Trong tiêu đề của mình, bạn sẽ muốn gắn nhãn rõ ràng cho nội dung của mình là “Bản ghi nhớ” để độc giả của bạn biết chính xác những gì họ đang nhận được. Như đã đề cập trước đây, bạn sẽ muốn bao gồm “TO”, “FROM”, “DATE” và “SUBJECT”. Thông tin này có liên quan đến việc cung cấp nội dung, chẳng hạn như bạn đang nói chuyện với ai và tại sao.
Đoạn Một:
Trong đoạn đầu tiên, bạn sẽ muốn trình bày nhanh chóng và rõ ràng mục đích của bản ghi nhớ của mình. Bạn có thể bắt đầu câu của mình bằng cụm từ, “Tôi viết thư này để thông báo cho bạn…” hoặc “Tôi viết thư này để yêu cầu…”. Một bản ghi nhớ có nghĩa là phải ngắn gọn, rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề. Bạn sẽ muốn cung cấp trước thông tin quan trọng nhất của mình, sau đó sử dụng các đoạn tiếp theo làm cơ hội để đi sâu vào chi tiết hơn.
Đoạn Hai:
Trong đoạn thứ hai, bạn sẽ muốn cung cấp ngữ cảnh hoặc bằng chứng hỗ trợ. Chẳng hạn, giả sử bản ghi nhớ của bạn đang thông báo cho công ty về việc tổ chức lại nội bộ. Nếu đây là trường hợp, đoạn hai nên nói điều gì đó như, “Khi công ty của chúng tôi tiếp tục phát triển, chúng tôi đã quyết định tách nhóm sản xuất video khỏi nhóm nội dung của chúng tôi sẽ hợp lý hơn. Bằng cách này, những nhóm đó có thể tập trung hơn vào các mục tiêu cá nhân của họ.”
Đoạn ba:
Trong đoạn thứ ba, bạn sẽ muốn bao gồm yêu cầu cụ thể của mình cho từng nhân viên — nếu bạn đang lên kế hoạch cho một chuyến đi chơi theo nhóm, đây là khoảng trống bạn sẽ bao gồm, “Vui lòng trả lời các hạn chế về chế độ ăn uống” hoặc “Vui lòng gửi email cho tôi với câu hỏi.”
Ngược lại, nếu bạn đang thông báo cho nhân viên về việc xây dựng tòa nhà sắp tới, bạn có thể nói, “Tôi đánh giá cao sự hợp tác của bạn trong thời gian này.” Ngay cả khi không có bất kỳ hành động cụ thể nào mà bạn mong đợi từ nhân viên, sẽ rất hữu ích nếu bạn đưa ra cách bạn hy vọng họ sẽ xử lý tin tức và liệu bạn có mong đợi họ làm điều gì đó để đáp lại bản ghi nhớ hay không.
Mẫu bản ghi nhớ có thể tải xuống
Bạn muốn xem định dạng ghi nhớ ở trên ở dạng cuối cùng? Tải xuống Các mẫu ghi chú kinh doanh miễn phí của HubSpot, hiển thị bên dưới. Tài liệu này cung cấp cho bạn một khuôn khổ sắp xếp bản ghi nhớ của bạn thành các chủ đề phụ để giúp nhân viên tiếp thu thông tin tốt hơn và hiểu những gì được mong đợi ở họ sau khi đọc nó.
Ví dụ về bản ghi nhớ
Các ngành công nghiệp hoặc tình huống khác nhau sẽ yêu cầu các bản ghi nhớ hơi khác nhau. Một số sẽ cần dài hơn hoặc ngắn hơn, một số khác có thể không có mốc thời gian và một số sẽ có nhiều thông tin cơ bản. Định dạng của bản ghi nhớ của bạn nên thay đổi để phù hợp với thông điệp mà bạn muốn nhân viên của mình nhận được.
Khởi chạy bản ghi nhớ trì hoãn
Mục tiêu của bản ghi nhớ này là thông báo rằng việc ra mắt một sản phẩm sẽ bị trì hoãn. Phần giới thiệu bao gồm ngày mới, do đó, một dòng thời gian hoặc tổng quan dài là không cần thiết. Định dạng của bản ghi nhớ này có thể được áp dụng cho các tình huống khác khi một thay đổi đơn giản nhưng quan trọng đang diễn ra.
Những gì chúng tôi thích: Thông báo ra mắt cung cấp cho người đọc thông tin chi tiết đằng sau sự chậm trễ ra mắt sản phẩm, điều này có thể làm giảm bớt một số sự thất vọng mà khách hàng hoặc nhân viên có thể cảm thấy nếu họ không được thông báo.
Các thay đổi về ngày, khuyến mãi, sự kiện quan trọng hoặc thông báo sản phẩm khác cũng có thể sử dụng định dạng này.
Bản ghi nhớ cập nhật tòa nhà
Có những khía cạnh hậu cần của một doanh nghiệp liên quan đến nhân viên của bạn, nhưng không nhất thiết liên quan đến công việc của họ. Bản ghi nhớ này mô tả một ví dụ về việc tu sửa nhà bếp trong văn phòng. Đó là một chút bất tiện nhưng không phải là một vấn đề lớn.
Những gì chúng tôi thích: Bản ghi nhớ này thể hiện sự hiểu biết của doanh nghiệp về tác động của việc cải tạo đối với nhân viên, đồng thời thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến nhu cầu của họ.
Định dạng bản ghi nhớ này có thể được áp dụng cho các bản cập nhật tòa nhà khác, ngày làm việc tại nhà hoặc các thông báo nhỏ nhưng phổ biến rộng rãi khác.
Bản ghi nhớ cộng đồng
Lễ kỷ niệm, sự kiện, ngày chủ đề hoặc những điều thú vị khác dành cho nhân viên của bạn cũng có thể được thông báo qua bản ghi nhớ. Các bản ghi nhớ cộng đồng như ví dụ này thường ngắn hơn vì chúng không yêu cầu nhiều thông tin cơ bản hoặc nhiều chi tiết.
Những gì chúng tôi thích: Bản ghi nhớ này có hướng dẫn rõ ràng về nơi diễn ra sự kiện, một thứ sẽ kém hiệu quả hơn nếu nó chỉ bao gồm số tầng.
Các bản ghi nhớ thuộc loại này tối thiểu phải bao gồm phần tóm tắt, ngày tháng và địa điểm.
Bản ghi nhớ thuyết phục
Bản ghi nhớ thuyết phục được sử dụng để khuyến khích người đọc hành động liên quan đến một sự kiện hoặc đề xuất, chẳng hạn như bỏ phiếu hoặc kiến nghị.
Những gì chúng tôi thích: Bản ghi nhớ thuyết phục này ưu tiên cung cấp thông tin cho người đọc để họ tự tìm hiểu và đưa ra quyết định dựa trên những phát hiện của họ.
Các thành phần chính của bản ghi nhớ thuyết phục nên bao gồm tổng quan về nhiệm vụ sắp tới, bối cảnh để tìm hiểu thêm về nó và lời kêu gọi hành động nhấn mạnh tác động mà người đọc có thể tạo ra.
Viết bản ghi nhớ của bạn đến điểm
Sự khác biệt chính giữa một bản ghi nhớ và chỉ một email không phải là mức độ phức tạp, mà là quy mô của khán giả. Một bản ghi nhớ có thể đơn giản hoặc phức tạp, miễn là nó truyền đạt hiệu quả thông điệp của bạn và có liên quan đến nhóm nhân viên nhận. Và bản thân thông điệp phải rõ ràng và súc tích, bất kể bạn sử dụng định dạng ghi nhớ nào.
Ghi chú của biên tập viên: Bài đăng này ban đầu được xuất bản vào tháng 2018 năm XNUMX và đã được cập nhật để có tính toàn diện.
- Coinsmart. Sàn giao dịch Bitcoin và tiền điện tử tốt nhất Châu Âu.Bấm vào đây
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến thức. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://blog.hubspot.com/marketing/how-write-memo
