Sắp xếp các tệp kỹ thuật số của bạn là một việc vặt, một việc vặt rất tẻ nhạt và là một việc cần thiết. Các tệp được sắp xếp giúp dễ dàng tìm kiếm, lập tài liệu và sử dụng thông tin hiệu quả hơn. Làm thế nào bạn sẽ sử dụng một tài liệu nếu bạn không thể tìm thấy nó vào đúng thời điểm?

Và do đó, tổ chức tập tin nên được thực hiện nghiêm túc. Nhưng bạn nên bắt đầu như thế nào? Và nếu nó tẻ nhạt, bạn có thể tự động hóa nó không?

Trong blog này, tôi sẽ trả lời các câu hỏi về quản lý tệp của bạn và cung cấp cho bạn một cách chắc chắn để tự động hóa và sắp xếp các tệp kỹ thuật số trên chế độ lái tự động! Vì vậy, hãy bắt đầu.

Làm cách nào để tổ chức các tệp kỹ thuật số?

Blog này sẽ thảo luận về hai cách để tổ chức các tập tin:

• Sắp xếp tệp theo cách thủ công trên máy tính để bàn
• Tự động tổ chức các tập tin.

Hãy xem xét các bước liên quan.

Làm cách nào để sắp xếp các tệp theo cách thủ công?

Nó dễ dàng và tẻ nhạt. Bạn có thể đã làm nó.

Nhưng đây là cách để làm điều đó tốt hơn.

• Đối chiếu các tệp từ email hoặc lấy tài liệu từ nguồn theo cách thủ công.
• Ngay khi một tập tin đến với bạn, đổi tên nó. Đổi tên nó đúng cách dựa trên nội dung, ngày tháng hoặc bất kỳ danh pháp nào do văn phòng của bạn đặt.
• Kiểm tra virus trong tập tin.
• Đặt nó trong thư mục thích hợp. Đảm bảo rằng tên thư mục giải thích các tệp có trong thư mục. Không sử dụng tên chung chung; thay vào đó, hãy cụ thể khi đặt tên cho các thư mục và tệp.
• Đảm bảo bạn tải tệp lên bất kỳ đâu trong cơ sở dữ liệu theo yêu cầu. Ví dụ: hóa đơn khách hàng cần được tải lên CRM và được lưu trữ trong hồ sơ khách hàng, đồng thời các chi tiết phải được tải lên cơ sở dữ liệu bán hàng.
• Đảm bảo rằng bạn ghi lại và duy trì nhật ký về nơi bạn đang lưu trữ các tệp để đồng nghiệp của bạn có thể tìm thấy chúng dễ dàng.
• Bây giờ, lặp lại mỗi khi bạn nhận được một tệp mới.

Làm cách nào để sắp xếp các tệp tự động?

Câu hỏi đầu tiên là bạn có thể tự động sắp xếp các tệp mà không có bất kỳ lỗi nào không?

Vâng, vâng. Bạn có thể tự động hóa toàn bộ quá trình dễ dàng hơn nếu bạn có một quy trình thích hợp cho việc đặt tên tệp, vị trí thư mục và các yêu cầu xử lý dữ liệu.

nhiều hệ thống quản lý tài liệu, giống như Nanonets, có tất cả các tính năng cần thiết để tự động hóa toàn bộ tổ chức tệp một cách liền mạch.

Đây là cách dòng chảy sẽ như thế nào với Nanonets:

• Tập tin được tự động tải lên lên Nanonets với các tùy chọn tải lên tài liệu. Bạn có thể tự động tải tài liệu lên từ email, máy tính để bàn, Drive Sharepoint, v.v.

• Tự động sắp xếp tất cả các tệp đến của bạn một cách dễ dàng với một phân loại tài liệu, sẽ sắp xếp các tệp dựa trên nội dung, tên hoặc loại của chúng mà không cần sự trợ giúp của bạn.
• Đổi tên tệp dựa trên nội dung– Dựa trên loại tài liệu, tệp của bạn sẽ được gửi đến mô hình OCR nơi dữ liệu sẽ được trích xuất từ ​​​​tài liệu. Dựa trên dữ liệu này, tệp của bạn sẽ được đổi tên. Ví dụ: hóa đơn có thể được đổi tên thành – “Ngày,”- “Tên nhà cung cấp”- “Số hóa đơn”
• Lưu tài liệu vào thư mục mong muốn – Dựa trên thông tin, quy trình công việc có thể tự động tải tài liệu lên vị trí mong muốn như Drive, CRM hoặc ERP và dễ dàng đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực.
• Tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm – Lần tới khi bạn muốn tìm kiếm một tệp, chỉ cần nhập tên và bạn sẽ biết vị trí của nó.

Dùng phần mềm nào để sắp xếp file tự động?

Hệ thống quản lý tài liệu có thể được sử dụng để sắp xếp các tệp kỹ thuật số của bạn trên chế độ lái tự động. Tìm kiếm các tính năng sau trong phần mềm để sắp xếp các tệp dễ dàng:

• Tích hợp – Đây là điều bắt buộc vì bạn cần tải lên và xuất tài liệu một cách liền mạch.
• Tự động hóa quy trình làm việc – Quy trình công việc dựa trên quy tắc cho phép bạn tự động hóa các tác vụ tài liệu của mình mà không yêu cầu bất kỳ sự can thiệp nào từ bên ngoài.
• Phân loại tài liệu – Để tổ chức các tệp, bạn cần sắp xếp các tài liệu đến thành các danh mục khác nhau. Trình phân loại tài liệu giúp bạn làm điều đó.
• OCR – Để xử lý chứng từ, bạn cần hiểu bên trong chứng từ đó có gì. OCR trích xuất dữ liệu và giúp hệ thống hiểu loại tài liệu là gì.
• Lưu trữ tài liệu an toàn – Phần mềm phải cung cấp dung lượng lưu trữ trong trường hợp bạn muốn lưu trữ tài liệu.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý văn bản trên thị trường. Chúng tôi đã bao gồm hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất trong blog của chúng tôi tại đây. Dưới đây là một số hàng đầu Phần mềm DMS trên thị trường:

#1. mạng nano

#2. trò chuyện nhóm

#3. Alfresco Một

# 4. OpenKM

#số 5. eFileCabinet

Đây là cách họ so sánh với nhau:

Bạn muốn tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại?

Kiểm tra dựa trên quy trình làm việc của Nanonets phần mềm xử lý tài liệu. Trích xuất dữ liệu, chạy quy trình công việc và lưu trữ thông tin trên chế độ lái tự động!

Sử dụng Nanonet để sắp xếp tệp

Nanonets là một nền tảng tự động hóa quy trình làm việc dựa trên AI với phần mềm OCR tích hợp. Nanonets hoàn toàn không có mã nền tảng quản lý quy trình công việc cực kỳ dễ sử dụng, thiết lập trong 1 ngày và đi kèm với hơn 5000 tích hợp.

Bạn có thể tự động sắp xếp các tệp của mình bằng phân loại tài liệu Nanonets và tự động hóa thông minh. Dù là bất kỳ loại tài liệu nào, Nanonets đều có thể sắp xếp, phân loại, xử lý và lưu trữ tài liệu cho bạn.

Dưới đây là bản demo ngắn về cách Nanonet có thể được sử dụng để tự động hóa quá trình xử lý hóa đơn:

Nanonets có thể thực hiện các tác vụ sau và hơn thế nữa:

Bạn có một trường hợp sử dụng cụ thể trong tâm trí?

Liên hệ với nhóm của chúng tôi hoặc bắt đầu dùng thử miễn phí. Nếu bạn cần hỗ trợ, nhóm của chúng tôi sẽ thiết lập quy trình làm việc cho bạn.

Tại sao chọn Nanonet?

Nanonets có nhiều mẫu để tự động hóa quy trình tài liệu, nhưng bạn cũng có thể tạo trường hợp sử dụng của riêng mình trong vòng chưa đầy 15 phút.

• Dễ dàng thu thập tài liệu từ các nguồn dữ liệu như Gmail, drive, outlook, v.v.
• Trích xuất dữ liệu từ tài liệu với độ chính xác >95%
• API OCR nâng cao
• Giao diện dễ sử dụng
• Nền tảng không mã
• Tự động hóa bất kỳ quy trình nào với quy trình làm việc
• Tạo các hàm logic phức tạp để xác minh tài liệu
• Mẫu và các tùy chọn tùy chỉnh dễ dàng
• Nhiều lựa chọn tích hợp
• Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò
• Đường mòn kiểm toán các bản ghi
• Giá cả minh bạch - kiểm tra kế hoạch giá cả
• Hỗ trợ 24 × 7

Tự động hóa mọi quy trình tệp như tải lên, xử lý, lưu trữ hoặc xác minh bằng quy trình công việc không cần mã của Nanonets.

Bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc liên hệ với nhóm của chúng tôi, trong trường hợp bạn nghĩ đến một trường hợp sử dụng!

Những lợi ích của việc tổ chức các tập tin kỹ thuật số là gì?

Tại sao bạn nên lãng phí tài nguyên trong việc tổ chức các tệp kỹ thuật số? Dưới đây là một số lý do tại sao:

• Tăng năng suất: Khi các tệp được sắp xếp và dễ tìm, nó sẽ tiết kiệm thời gian dành cho việc tìm kiếm chúng. Nhân viên dành nhiều thời gian để tìm và truy xuất các tệp có thể được loại bỏ nếu bạn có cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm.
• Ra quyết định tốt hơn: Với khả năng truy cập tài liệu dễ dàng, bạn có thể truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi, giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định tốt hơn.
• Cải thiện bảo mật dữ liệu: Cấu trúc tệp có tổ chức cho phép người dùng sao lưu, lưu trữ và bảo vệ các tài liệu kinh doanh quan trọng khỏi bị xóa do vô tình hoặc truy cập trái phép.
• Tiết kiệm chi phí: Tự động hóa quá trình sắp xếp tệp có thể tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tài nguyên.
• Tuân thủ tốt hơn: Sắp xếp đúng các tệp có thể giúp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định.

Một số phương pháp hay nhất để quản lý tệp kỹ thuật số là gì?

Bây giờ đến phần quan trọng. Làm cách nào để đảm bảo bạn đang tuân theo các thông lệ quản lý tệp phù hợp?

Dưới đây là một số mẹo bạn nên ghi nhớ khi tổ chức các tệp của mình:

• Tạo cấu trúc thư mục rõ ràng: Sắp xếp các tệp của bạn thành các thư mục hợp lý với quy ước đặt tên và phân cấp rõ ràng.
• Thực hiện một quy ước đặt tên: Sử dụng quy ước đặt tên nhất quán cho tất cả các tệp của bạn, giúp chúng dễ dàng tìm kiếm và nhận dạng được. Không sử dụng từ viết tắt hoặc dạng rút gọn mà người khác không biết.
• Sử dụng thẻ và từ khóa: Sử dụng các thẻ và từ khóa thích hợp để tìm tệp của bạn dễ dàng hơn.
• Sử dụng lưu trữ đám mây: Sử dụng lưu trữ đám mây để đảm bảo truy cập từ xa từ mọi nơi.
• Đồng bộ hóa các tệp của bạn: Đảm bảo đồng bộ hóa thời gian thực cho các tệp của bạn để mọi người đều thấy phiên bản cập nhật của tệp ở mọi nơi. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Nanonets để đồng bộ hóa các tệp của mình trên nhiều cơ sở dữ liệu.
• Sao lưu các tệp của bạn: Luôn giữ một bản sao các tệp của bạn, trong trường hợp mọi thứ bị hỏng!
• Sử dụng nén tập tin: Nén các tệp lớn để tiết kiệm dung lượng và giúp chia sẻ và tải lên dễ dàng hơn.
• Sử dụng phần mềm quản lý văn bản: Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để tự động hóa quy trình xử lý tài liệu, nâng cao khả năng tiếp cận và bảo mật tài liệu.

Tăng cường quản lý tệp của bạn ngay hôm nay

Tăng cường tổ chức tệp mà không tốn quá nhiều tiền vào túi của bạn với Nanonets. Xem cách Nanonets' có thể tối ưu hóa việc quản lý tài liệu của bạn trong khi tiết kiệm 80% chi phí & 90% thời gian.

Bắt đầu dùng thử miễn phí or liên hệ với các chuyên gia tự động hóa của chúng tôi để xem Nanonets có thể giúp bạn như thế nào trong trường hợp sử dụng của bạn.

Tìm hiểu thêm:

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến ​​thức. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-files/