Thưa ông/bà: Nếu hộp thư đến của bạn giống hộp thư của tôi, thì nó chứa đầy những email nghe giống như một bức thư tình thế kỷ 19 hoặc một tin nhắn văn bản từ một thiếu niên.

Công bằng mà nói thì đây không phải lỗi của ai cả. Là một xã hội, chúng ta đơn giản là không dạy nghi thức email hoặc đào tạo lại các chuyên gia khi các tiêu chuẩn thay đổi. Nếu bạn may mắn được tham gia lớp Viết văn kinh doanh, bạn có thể đã học được những lời chào (“Dear Sir/Madam,” “To Whom It May Concern,” “Thân mật,” v.v.) và cách định dạng một lá thư xin việc và viết một lá thư trang trọng. lời phàn nàn.

Nhưng đối với email hàng ngày thì sao? Bạn đang ở một mình - cho đến bây giờ.

Tôi đã tổng hợp những lỗi phổ biến nhất mà mọi người mắc phải trong email doanh nghiệp với 14 ví dụ về email thiếu chuyên nghiệp để bạn rút kinh nghiệm.

14 ví dụ về email không chuyên nghiệp

Bạn đang băn khoăn liệu mình có gửi một email không chuyên nghiệp hay đồng nghiệp của bạn không đồng ý? Hãy xem qua các ví dụ về email không chuyên nghiệp này để xem các nghi thức email được chấp nhận và không được chấp nhận ngày nay.

1. Nói sai tên hoặc giới tính của ai đó

Xin chào Brandy,

Bạn có thể thêm điều này vào chương trình nghị sự cho cuộc họp của chúng ta vào thứ Hai không?

Cảm ơn,

Gil

Maddy, Maggie, Molly - tôi đã nghe hết rồi. Tôi có một ông chủ gọi tôi là Brandy trong suốt ba tháng. Tôi không gọi là Amanda, vì vậy một email với lời chào đó là một dấu hiệu rõ ràng rằng người đó không biết tôi.

Học tên của ai đó và đại từ ưa thích là vấn đề quan trọng. Giết chết tên của ai đó là cách số một để giết chết tin nhắn của bạn trước khi nó được đọc.

Phải làm gì: Kiểm tra kỹ chính tả tên của ai đó trước khi bạn nhấn gửi và không đưa ra giả định về giới tính. Nếu bạn nhận ra mình đã phạm sai lầm, hãy xin lỗi! Bạn có thể đã bỏ lỡ cơ hội của mình trong một tình huống gửi email ngẫu nhiên, nhưng với đồng nghiệp hoặc khách hàng, hãy thừa nhận sai lầm và tiếp tục.

2. Thiếu lời chào hoặc chữ ký

Ai đó có thể theo dõi điều này cho tôi?

Giao tiếp qua email đã trở nên ít trang trọng hơn nhưng vẫn cần có lời chào và lời đăng xuất. Điều này đặc biệt đúng đối với một email mới cũng như đối với các thư trả lời. Nhiều người không có chữ ký email trả lời, vì vậy, email trong chuỗi nhóm có thể gây nhầm lẫn khi email không được ghi nhận.

Phải làm gì: Thiết lập một chữ ký email cho email mới và một chữ ký ngắn hơn cho thư trả lời. Sử dụng “Xin chào [Tên]” hoặc “Kính gửi [Tên]” để mở email và đăng xuất với ít nhất tên của bạn ở cuối. Bạn không cần một sự đăng xuất thông minh cho email, nhưng bạn có thể chọn một email nếu nó phù hợp với bạn.

3. Ngữ pháp và chính tả lộn xộn

Xin chào

Tôi đang liên hệ để hỏi về một dự án. Chúng tôi đang cần gấp người viết bài cho dự án website sắp tới. Nó dành cho một khách hàng trong ngành công nghiệp ô tô. Vui lòng cho tôi biết liệu đây có phải là ngày thích hợp để kết nối và thảo luận thêm hay không.

Best wishes,

Todd

Là một nhà văn và chuyên ngành tiếng Anh, tôi đánh giá cao ngữ pháp tốt nhưng nhận ra rằng đó không phải là thế mạnh của tất cả mọi người (tiếng Anh cũng không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ của mọi người). Mặc dù hầu hết mọi người sẽ bỏ qua một lỗi đánh máy nhưng nó vẫn không để lại ấn tượng tốt. Khi bạn mắc nhiều lỗi chính tả hoặc người đọc không thể hiểu được thông điệp của bạn, bạn sẽ gặp phải vấn đề nghiêm trọng.

Phải làm gì: Tự đọc lại email của bạn và sử dụng các công cụ như Grammarly dành cho Chrome để nắm bắt bất cứ điều gì bạn bỏ lỡ.

4. Email xấu

Chào bạn,

Bạn chưa trả lời những nỗ lực liên hệ với bạn nên tôi đang phóng to lại hộp thư đến của bạn.

Bạn đang tìm kiếm sự tăng trưởng LỚN?

Trang web của bạn trông đẹp nhưng có một số lỗi nghiêm trọng trong mã khiến khó tìm thấy trên Google. Nếu bạn muốn phát triển doanh nghiệp của mình thay vì bỏ mặc nó trong lỗ hổng internet, đừng tìm đâu xa!

Dưới đây tôi gửi cho bạn một báo cáo, trong đó bạn sẽ tìm thấy danh sách các lỗi quan trọng nhất trong mã trang web, sau khi sửa, trang web của bạn sẽ được lập chỉ mục lại trên Google và sẽ đạt được vị trí cao hơn đáng kể trong công cụ tìm kiếm trong thời gian ngắn.

Brock

Theo dõi khách hàng tiềm năng là một phần quan trọng của việc bán hàng, nhưng có cách làm đúng và cách sai. Các email lạnh tốt nhất được cá nhân hóa, ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Việc gửi các email theo dõi không ngừng khiến người nhận xấu hổ và không thêm bất kỳ thông tin hoặc giá trị mới nào là công thức chắc chắn dẫn đến thất bại.

Phải làm gì: Hãy cá tính và lịch sự. Chứng tỏ rằng bạn đã nghiên cứu về con người và công việc kinh doanh của họ và kết thúc bằng lời kêu gọi hành động rõ ràng.

5. Theo dõi thô lỗ

Chào Melanie,

Bạn có thấy email cuối cùng của tôi không?

Tiếng Karen

Cho dù bạn đang viết thư cho đồng nghiệp hay khách hàng, hãy cẩn thận với phản hồi tiếp theo mang tính hung hăng thụ động hoặc thô lỗ thẳng thắn. Không có gì tệ hơn việc nhận được email vào lúc 4 giờ chiều ngày thứ Sáu và nhận được một ghi chú như thế này trong hộp thư đến của bạn vào sáng thứ Hai. Thậm chí còn tệ hơn nếu người này sao chép lời nhắn của sếp một cách thụ động.

Phải làm gì: Đợi một khoảng thời gian thích hợp (1-2 ngày làm việc) trước khi lịch sự đến nhận phòng. Nếu bạn cần phản hồi trước một thời hạn cụ thể, hãy nhắc họ tại sao. Nếu đó là một cuộc khủng hoảng thực sự, hãy sử dụng một phương thức liên lạc thay thế như Slack, gọi điện thoại hoặc đi bộ đến văn phòng của họ.

6. Quá thân thiện hoặc không trang trọng

này anh bạn!

nó thế nào rồi? hy vọng bạn đã vượt qua được tuần này! 🤪

kiểm tra xem bạn có cần trợ giúp gì về báo cáo không. nếu bạn đã bắt đầu, nước sốt tuyệt vời! 🌮 LMK nếu bạn cần tôi đưa ra một số ý tưởng!

sôi bạn ở quanh đây

Kyle

Không có email nào gửi cho khách hàng, sếp hoặc người lạ giống như email trên. Để giữ cho email luôn chuyên nghiệp, hãy sử dụng tiếng lóng, biểu tượng cảm xúc và thiếu dấu câu cho tin nhắn văn bản. Có một số tính linh hoạt đối với các chuỗi email với đồng nghiệp thân thiết, nhưng hãy hạn chế và sử dụng thông thường.

Phải làm gì: Viết thành câu hoàn chỉnh. Tiếng lóng có thể bị loại trừ khi mọi người không biết nó, vì vậy hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Một khi bạn đã thực sự hiểu rõ về ai đó, bạn có thể thoải mái hơn một chút.

7. Quá trang trọng

Thưa bà,

Tôi tin rằng tin nhắn này sẽ tìm thấy bạn khỏe mạnh. Tên tôi là Jerome và tôi đại diện cho XYZ, nhà cung cấp giải pháp hội nghị truyền hình hàng đầu.

Nền tảng này được các công ty Fortune 500 tin cậy và được thiết kế với tiêu chuẩn xuất sắc cao nhất. Các tính năng của chúng tôi, bao gồm chia sẻ màn hình và âm thanh HD, cho phép bạn tổ chức các cuộc họp từ xa và phát triển doanh nghiệp của mình một cách dễ dàng.

Tôi rất hân hạnh được sắp xếp một cuộc gọi điện video ngắn trong thời gian sớm nhất có thể để bạn trình diễn phần mềm được cá nhân hóa và thảo luận về nhu cầu của bạn. Bạn có thể thông báo cho tôi biết tình trạng sẵn sàng của bạn vào tuần tới không?

Với lời chào trân trọng nhất,

Jerome

Ở một thái cực khác, có một điều giống như quá chuyên nghiệp. Những email quá trang trọng có thể có vẻ cứng nhắc, thiếu cá tính và lạc lõng. Không cần thiết phải sử dụng cách xưng hô trang trọng Mr./Mrs. chỉ định nữa - một cái tên sẽ phù hợp trừ khi ai đó có một chức danh đặc biệt. Mặc dù một số tình huống hoặc ngành nghề có thể đòi hỏi sự trang trọng hơn những tình huống khác, nhưng nhìn chung bạn sẽ khó tạo được mối liên hệ với ai đó khi viết theo phong cách này.

Phải làm gì thay vào đó: Viết thành những câu hoàn chỉnh và tuân theo nghi thức gửi email, nhưng cắt giảm những cụm từ quá dài dòng, trang trọng để thay vào đó là những cụm từ hàng ngày, chính xác hơn để truyền tải cùng một thông điệp. Bạn có thể thể hiện sự tôn trọng mà không cổ hủ.

8. Dòng chủ đề xấu

Chủ đề: xin chào?

Hầu hết các dòng tiêu đề xấu đều mơ hồ (xin chào, đăng ký, chúng ta có thể trò chuyện được không?) hoặc spam. Các từ khóa như “miễn phí”, “kiếm tiền” hoặc “không có nghĩa vụ” có thể cản trở các bộ lọc email và đưa email của bạn vào thùng rác vì chúng trông giống như email lừa đảo.

Dòng chủ đề tồi tệ nhất? Không đặt gì cả.

Phải làm gì: Viết dòng chủ đề mang tính mô tả nhưng ngắn gọn (dưới 50 ký tự). Người đọc nên biết email nói về điều gì trước khi mở nó. Sử dụng Nói cách điện để tăng cơ hội ai đó mở nó.

9. Sự mơ hồ/Không có lời kêu gọi hành động

Hi tất cả mọi người,

Đó là một số suy nghĩ và đề xuất tuyệt vời. Tôi thích nơi này là đi. Hãy bắt tay thực hiện những ý tưởng này!

Clarisse

Tất cả chúng ta đều tham gia vào các chuỗi email nhóm, nơi mọi người đưa ra ý tưởng, những người khác phản hồi một cách nhiệt tình và sau đó không có gì xảy ra. Điều này nghe có quen không? Sự mơ hồ là thiếu chuyên nghiệp vì nó khiến người khác không rõ điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Phải làm gì: Kết thúc mỗi email chuyên nghiệp bằng lời kêu gọi hành động cụ thể. Nêu rõ trách nhiệm bạn dự định đảm nhận, đưa ra mốc thời gian và sau đó liệt kê các bước hành động bổ sung để ủy quyền.

10. Thiếu chi tiết

Hi tất cả mọi người,

Xin lỗi, tôi quên thêm powerpoint! Đây rồi. Một số bạn hỏi bữa trưa và học tập sẽ được tổ chức ở đâu vào thứ Sáu, và nó diễn ra ở Sky Room.

Cảm ơn một lần nữa,

cây tía tô

Không có gì đáng xấu hổ hơn việc gửi một email quan trọng và quên mất một chi tiết quan trọng như tệp đính kèm hoặc ngày tháng. Nếu bạn đang trả lời một email có nhiều câu hỏi, bạn có thể dễ dàng viết lại và trả lời một câu hỏi trong khi lại quên câu hỏi kia. Mặc dù điều đó xảy ra với những người tốt nhất trong chúng ta (tôi đã từng ở đó!), bạn có thể giảm nguy cơ điều này xảy ra.

Phải làm gì: Hãy dành thời gian viết và đọc lại email của bạn. Nếu bạn đang trả lời một email, hãy đọc lại email gốc để đảm bảo bạn đã trả lời mọi thứ. Nếu đó là một email hàng loạt, hãy nhờ người khác chứng minh cho bạn để đảm bảo rằng không thiếu thứ gì và mọi thứ đều có ý nghĩa.

11. Sử dụng câu trả lời tất cả không chính xác

Mọi người có thể ngừng trả lời tất cả được không? Cám ơn

Tất cả chúng ta đều đã nghe những câu chuyện kinh dị trả lời. Hầu hết các rủi ro khi trả lời tất cả đều là ngẫu nhiên: Hoặc ai đó gửi tin nhắn đến lượng khán giả lớn hơn nhiều so với dự định của họ hoặc họ gửi tin nhắn riêng tư đến một nhóm bằng cách nhấn “trả lời tất cả”.

Phải làm gì: Nếu bạn cần gửi thư trả lời 1:1 cho một chuỗi, hãy kiểm tra danh sách người nhận hoặc cân nhắc việc bắt đầu một email mới. Nếu bạn vô tình nhận được một tin nhắn trả lời tất cả, đừng làm mọi chuyện trở nên tồi tệ hơn bằng cách trả lời tất cả mọi người. Hãy liên hệ riêng với người gửi để giải quyết vấn đề.

12. Email lan man

Xin chào!

Tuần qua của bạn thế nào rồi? Tôi không thể tin được là chúng ta lại có một tuần âm nữa. Hôm qua tôi đã thử dắt chó đi dạo nhưng chúng tôi chỉ đi được vài dãy nhà thì cả hai đều run rẩy và chúng tôi phải quay lại! Tôi đã sẵn sàng cho mùa hè rồi.

Tuần tới tôi sẽ đến văn phòng vào thứ Ba (không thể bỏ lỡ thứ Ba Taco phải không?). Tôi đang dũng cảm di chuyển trong vài ngày kể từ khi chúng ta có cuộc họp toàn thể! Bạn có sẵn sàng lấy một tách cà phê không? Tôi rất muốn cập nhật và nghe về những gì mới trong bộ phận của bạn.

Jackie

Việc thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp và các đối tác kinh doanh là điều tốt, nhưng những email dài dòng, lan man sẽ không hiệu quả. Nếu đó là một email lạnh lùng, người đọc sẽ không đọc được đoạn thứ hai. Trong bối cảnh nơi làm việc, đồng nghiệp của bạn có thể không có thời gian và sức lực để kể lại những giai thoại cá nhân dài dòng và trả lời một cách tử tế.

Phải làm gì: Tôn trọng thời gian của người đó và cắt email thành những chi tiết quan trọng nhất. Giới hạn bất kỳ cuộc nói chuyện nhỏ nào trong một dòng. Nếu bạn có nhiều điều cần nói, hãy để dành nó cho một cuộc họp hoặc một cuộc trò chuyện thực sự.

13. Chuyện phiếm và phàn nàn

Rất tiếc. Bạn có thể tin được điều vừa xảy ra trong cuộc họp không? Trông anh ấy như muốn vỡ mạch máu sau lời nhận xét đó.

Tina

“Đừng bao giờ viết ra điều gì mà bạn không muốn người khác đọc.” Tôi đã nhận được lời khuyên này ở trường cấp hai và mặc dù tôi không nghĩ nó có thể áp dụng phổ biến nhưng nó chắc chắn áp dụng được cho email công việc của bạn. Chuyện phiếm, phàn nàn hoặc chế nhạo ai đó không có chỗ trong email chuyên nghiệp.

Phải làm gì: Nếu bạn có khiếu nại chính đáng về ai đó, đây là điều bạn nên làm. Nói chuyện trực tiếp với người đó hoặc với sếp hoặc giám đốc nhân sự của bạn.

Sau đó, hãy ghi lại cuộc trò chuyện bằng một vài gạch đầu dòng trong email. “Xin chào, tôi xin tóm tắt lại cuộc trò chuyện ngày hôm nay của chúng ta…” Bằng cách đó, bạn sẽ có bản ghi các vấn đề về hiệu suất hoặc hồ sơ nhân sự nếu cần.

Bạn chỉ cần xả hơi về một đồng nghiệp khó tính? Lưu nó cho giờ hạnh phúc.

14. Không thừa nhận hoặc cảm ơn ai đó

Hi Matt,

Vui mừng vì điều đó đã được kiểm tra. Tiếp tục, chúng ta có thể lên lịch cuộc gọi chiến lược quý 2 vào tuần tới không?

Jonathan

Khi ai đó đã hoàn thành công việc cho bạn hoặc giúp đỡ bạn, việc không ghi nhận những đóng góp của họ là điều thô lỗ. Hoặc tệ hơn - lấy công lao của người khác.

Phải làm gì: Khi bạn hoàn thành một dự án hoặc đơn giản là nhận được thứ gì đó mà ai đó đã gửi, hãy cảm ơn mỗi người vì công việc và đóng góp của họ. Một chút lòng biết ơn và sự công nhận trước mặt đồng nghiệp của họ sẽ giúp ích rất nhiều.

Email chuyên nghiệp có vấn đề

Cho dù bạn gửi email cho sếp, đồng nghiệp, khách hàng hay lãnh đạo thì tính chuyên nghiệp vẫn rất quan trọng vì email của bạn đại diện cho bạn và công ty của bạn. Luôn nhớ đọc lại email của bạn để kiểm tra kỹ những thông tin như tên người nhận, lỗi chính tả, giọng điệu và xem bạn đã bao gồm tất cả thông tin cần thiết cũng như mọi tệp đính kèm hay chưa.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://blog.hubspot.com/marketing/unprofessional-email-examples