Bạn có lo lắng về số tiền mà doanh nghiệp của bạn chi tiêu trong tháng hoặc cả năm không?

Hãy để tôi bắt đầu bằng cách xác định báo cáo chi phí.

Báo cáo chi phí được lập để ghi lại và báo cáo tất cả các chi phí do công ty thực hiện trong tháng, quý hoặc năm. Tuy nhiên, báo cáo này cũng bao gồm tất cả các khoản mua hàng và thuế đã trả trong kỳ. Báo cáo chi phí giúp bạn yên tâm và bạn cảm thấy thoải mái hơn về mặt chi phí bằng cách theo dõi tất cả các khoản chi tiêu.

Trong hướng dẫn ngắn này, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn về tất cả các báo cáo chi phí mà bạn có thể thực hiện để ghi lại tất cả các khoản chi tiêu kinh doanh và giải quyết vấn đề quản lý chi phí của mình. Ngoài ra, chúng tôi sẽ mô tả các bước tạo báo cáo chi phí, loại báo cáo chi phí, danh mục báo cáo chi phí và cuối cùng là xem cách chúng tôi có thể tự động hóa việc tạo báo cáo chi phí bằng cách sử dụng tự động hóa và trí tuệ nhân tạo.

Báo cáo chi phí là gì?

Báo cáo chi phí chứa danh sách được phân loại và chi tiết về các chi phí phát sinh thay mặt cho công ty.

Báo cáo chi phí và phân tích bổ sung hỗ trợ người giám sát hoặc nhóm tài chính xác định phần chi phí nào được phép hoàn trả, số tiền được chi tiêu như thế nào và công ty mua những mặt hàng nào.

Một báo cáo chi phí, được lập trên giấy hoặc điện tử, liệt kê tất cả các chi phí kinh doanh mà nhân viên đã tự bỏ tiền túi ra và yêu cầu bồi thường. Những chi phí này thường được chia thành số dặm, thực phẩm và đồ dùng văn phòng. Ngoài ra, họ chia thành từng khoản để tiết lộ các nhà cung cấp khác nhau và các khoản phí riêng của họ. Báo cáo chi phí cho phép kiểm toán kỹ lưỡng hơn trong suốt quá trình cấp phép thay vì chỉ hiển thị tổng chi phí phát sinh.

Bạn nên bao gồm những gì trong báo cáo chi phí của bạn?

Là một báo cáo kinh doanh, báo cáo chi phí bao gồm nhiều thông tin và yêu cầu khác nhau. Thông tin và thông tin chi tiết như sau:

Thông tin về nhân viên

Thông tin đầu tiên được viết trong báo cáo chi phí là thông tin cơ bản của nhân viên duy trì báo cáo, như tên, số điện thoại liên lạc, bộ phận, v.v.

Thông tin về khách hàng

Điều tiếp theo cần viết là thông tin chi tiết về khách hàng đã mua sản phẩm/dịch vụ và công ty mua sản phẩm đó từ ai.

Ngày

Sau đó, ngày của mỗi khoản chi phí sẽ được ghi lại. Ngoài ra, ngày của báo cáo thu và chi phải giống nhau.

Loại và các chi tiết khác

Một điều nữa mà báo cáo chi phí cần có là loại chi phí và các chi tiết khác về chi phí.

Tổng và tổng số tiền

Nội dung tiếp theo trong báo cáo chi phí là tổng từng khoản chi và tổng chi phí (bao gồm cả thuế mà công ty phải nộp).

Tạo báo cáo chi phí chuyên nghiệp với mẫu báo cáo chi phí của chúng tôi!

Lợi ích của việc sử dụng Báo cáo chi phí

Báo cáo chi phí là một phần cơ bản của mọi tổ chức vì bạn có thể dễ dàng ghi lại các giao dịch và chi phí đã xảy ra trong tháng, quý hoặc năm. Hơn nữa, việc tạo báo cáo chi phí có thể mang lại lợi ích cho bạn theo những cách sau.

Kiểm soát và theo dõi chi phí

Lập báo cáo chi phí là rất quan trọng trong một doanh nghiệp vì nó giúp kiểm soát chi phí và theo dõi chi phí. Với sự trợ giúp của báo cáo chi phí, bạn có thể dễ dàng theo dõi số tiền bạn đã chi tiêu cho công ty của mình.

Giữ ngân sách của bạn chính xác

Ngân sách của bạn càng chính xác thì bạn càng dễ dàng điều hành doanh nghiệp của mình. Báo cáo chi phí là chiến lược cơ bản nhất để chuẩn bị ngân sách cho doanh nghiệp của bạn. Báo cáo chi phí hỗ trợ bạn chuẩn bị ngân sách chính xác cho tổ chức, giúp bạn luôn thoải mái và điều hành công việc kinh doanh của mình một cách nhanh chóng.

Bạn có thể xem bộ phận nào có thể được hưởng lợi từ việc phân bổ ngân sách lớn hơn. Để duy trì hoạt động tài chính của công ty, bạn cũng có thể sử dụng báo cáo chi phí để xem liệu các phòng ban có tuân theo ngân sách được giao hay không.

Bắt đầu theo dõi chi phí nhân viên với mẫu báo cáo chi phí.

Chuẩn hóa quy trình hoàn trả cho nhân viên

Nhân viên ý thức được liệu chi phí có đủ điều kiện hay không đủ điều kiện để được hoàn trả vì báo cáo chi tiêu đã trở thành một thông lệ tiêu chuẩn của quản lý chi phí. Tuy nhiên, báo cáo chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp báo cáo chi tiêu kịp thời và chính xác trong việc hoàn trả.

Ngoài ra, vì nhân viên ghi lại mọi khía cạnh chi tiêu của họ cùng với hóa đơn nên các nhà quản lý tài chính sẽ đơn giản hơn trong việc xác định xem các chi phí có chính xác hay không. Vì vậy, chúng ta có thể nói rằng báo cáo chi phí luôn giúp duy trì khoản hoàn trả.

Bảo trì thuế

Phần trọng tâm của việc điều hành một doanh nghiệp là duy trì các khoản khấu trừ thuế và trám răng. Tuy nhiên, việc lập một báo cáo riêng về thuế có thể rất bận rộn.

Các công ty tạo báo cáo chi phí vì nó giúp lưu giữ báo cáo và mở rộng thuế một cách thích hợp. Tương tự, với bằng chứng chắc chắn về chi phí thuế được thực hiện trong cả kỳ, người quản lý ghi nó vào báo cáo chi phí, điều này có lợi cho doanh nghiệp.

Các loại báo cáo chi phí

Có nhiều loại báo cáo chi tiêu khác nhau như T&E, Chi phí hàng tháng, v.v. Nói chung, tất cả các báo cáo chi phí đều nhằm mục đích hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và phân tích chi tiêu tốt hơn. Báo cáo chi tiêu T&E, một số báo cáo rất quan trọng cho mục đích tính thuế, có thể hỗ trợ xác định các khu vực mà tổ chức có thể chi trả quá mức.

Người lao động thường lập báo cáo chi tiêu hàng tuần cho T&E bao gồm thông tin về số tiền họ chi cho những việc như bữa tối với khách hàng hoặc đi đến cơ sở của khách hàng. Các doanh nghiệp có thể tạo báo cáo bằng cách sử dụng hệ thống quản lý chi tiêu phù hợp để đánh giá dữ liệu tổng hợp từ chi tiêu của người lao động để theo dõi chi phí và hỗ trợ tạo chiến lược quản lý du lịch.

Các hình thức báo cáo chi tiêu khác nhau được doanh nghiệp sử dụng để giám sát các lĩnh vực chi tiêu khác, đặc biệt là các chi phí chung như tiền lương và tiền thuê nhà. Chúng ta hãy xem xét các loại chi phí sau đây;

Báo cáo chi phí hàng tháng

Một công ty có thể theo dõi và đánh giá tất cả chi phí hoạt động bằng cách sử dụng báo cáo chi tiêu hàng tháng. Báo cáo hàng tháng hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi các mô hình chi tiêu, đánh giá xem tổng chi tiêu có phù hợp với dự kiến ​​hay không và xác định các cơ hội cắt giảm chi phí.

Báo cáo chi phí dài hạn

Báo cáo chi tiêu dài hạn, thường bao gồm một quý hoặc một năm, đưa ra một góc nhìn khác về số tiền mà công ty chi tiêu. Các doanh nghiệp có thể sử dụng báo cáo chi phí hàng năm để xác định các khoản khấu trừ thuế để đưa vào tờ khai thuế hàng năm của họ.

Báo cáo chi phí định kỳ

Các khoản chi thường xuyên mà doanh nghiệp phải trả hàng tháng như tiền thuê nhà, tiền lương và các tiện ích thường được kiểm tra trong báo cáo chi tiêu định kỳ. Bất kỳ sự gia tăng đáng kể nào trong khoản chi tiêu này có thể ngấm ngầm gây tổn hại đến lợi nhuận đều có thể được phát hiện dễ dàng hơn với sự trợ giúp của họ.

Bạn muốn tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại?

Hãy xem phần mềm xử lý tài liệu dựa trên quy trình làm việc của Nanonets. Trích xuất dữ liệu từ các biểu mẫu hoàn trả của nhân viên, hợp đồng, biên lai, v.v. trên chế độ lái tự động!

Báo cáo chi phí trông như thế nào?

Báo cáo chi phí giống như một biểu mẫu chứa tất cả các khoản chi tiêu mà doanh nghiệp đã thực hiện. Báo cáo chi tiêu có thể có độ phức tạp từ một bảng tính đơn giản với một vài trường chính đến một số tài liệu có nhiều phần. Nó bao gồm ngày, tên nhà cung cấp, tên khách hàng, chi tiết tài khoản, tổng số tiền, số tiền được trừ, v.v.

Đây là một báo cáo chi phí mẫu:

Tải xuống mẫu báo cáo chi phí miễn phí của chúng tôi ngay bây giờ. Tạo mẫu báo cáo chuyên gia chuyên nghiệp ngay bây giờ.

Làm thế nào để điền vào một báo cáo chi phí?

Có khoảng hai cách điền báo cáo chi phí

• Báo cáo chi phí thủ công
• Báo cáo chi phí điện tử

Làm cách nào để điền báo cáo chi phí theo cách thủ công?

Nhiều tổ chức đã áp dụng quy trình lập báo cáo chi phí thủ công đã lỗi thời, sử dụng các tùy chỉnh mẫu báo cáo chi phí để chuẩn bị báo cáo ở dạng PDF hoặc trang tính.

Đây là cách bạn có thể điền vào báo cáo chi phí theo cách thủ công:

• Sử dụng mẫu báo cáo chi phí trong excel.
• Mỗi nhân viên được yêu cầu điền tất cả các chi phí từ biên lai, hóa đơn, hóa đơn vào mẫu excel.
• Nhân viên phải điền chi tiết việc làm, tổng phụ, tổng và các nhận xét khác để người quản lý xem xét.
• Sau đó, nhân viên sẽ đính kèm báo cáo chi phí vào email và tất cả bằng chứng thanh toán cho người quản lý để xem xét.
• Người quản lý nhận được báo cáo và kiểm tra tính chính xác cũng như mọi vi phạm chính sách hoặc khiếu nại sai.
• Báo cáo được gửi đến bộ phận kế toán để được hoàn trả sau khi được sự cho phép của họ.

Làm cách nào để điền báo cáo chi phí tự động?

Thay vì điền báo cáo chi phí theo cách thủ công, bạn có thể tự động hóa tất cả cho nhân viên của mình bằng phần mềm quản lý chi phí như Nanonets. Đây chỉ là một ví dụ về quy trình báo cáo chi phí tự động và quy trình hoàn trả chi phí với Nanonets:

• Nhân viên của bạn chuyển tiếp tất cả hóa đơn, biên lai và hóa đơn đến một địa chỉ email cụ thể.
• Nanonets phân tích hộp thư đến email và nhập dữ liệu từ nội dung thư và tệp đính kèm của bạn. Nó tự động sắp xếp tất cả các tài liệu và trích xuất thông tin như ngày, tổng số tiền, tên nhân viên, chi tiết chi phí, v.v.
• Dựa trên chi tiết chi phí, Nanonets có thể tự động phân loại chi phí dựa trên các chính sách và dữ liệu hiện có mẫu báo cáo chi phí trong Google Trang tính, Excel hoặc phần mềm khác mà bạn chọn.
• Dữ liệu được tổng hợp sẽ được chuyển đến người quản lý có liên quan để phê duyệt. Sau khi chi phí được phê duyệt hoàn toàn, dữ liệu sẽ được xuất sang hệ thống được lựa chọn như Xero, NetSuite, Google Trang tính hoặc cơ sở dữ liệu khác. Kiểm tra tích hợp.
• Trong trường hợp có bất kỳ dấu hiệu nào, một nhóm các bên liên quan sẽ nhận được thông báo để phê duyệt chi phí hoặc xem xét chi phí và đưa ra các sửa đổi cần thiết.
• Sau đó, bạn cũng có thể gửi thanh toán trực tiếp qua Ống nano sử dụng Lưu lượng mạng nano. Với nhiều thanh toán ACH và các tùy chọn chuyển khoản ngân hàng, gửi số tiền cho nhân viên hoặc điều chỉnh số tiền đó theo ý kiến ​​của họ phiếu lương.

Tự động hoàn trả chi phí bằng phần mềm quản lý chi phí của Nanonets. Hãy thử nó miễn phí. Bắt đầu dùng thử miễn phí của bạn.

Nanonet để tự động hóa chi phí

Tự động hóa và Trí tuệ nhân tạo đã biến đổi bối cảnh u ám này và khiến việc tự động hóa báo cáo chi phí trở nên dễ dàng. Chúng ta hãy xem cách một phần mềm quản lý chi phí hiện đại như Nanonets sử dụng những tiến bộ công nghệ này để giúp việc tự động hóa chi phí trở nên liền mạch, hiệu quả và không có lỗi.

1. Phát sinh chi phí: Những chi phí cũ tương tự nhưng đây là nơi điều kỳ diệu xảy ra. Biên nhận được ghi lại nhanh hơn một viên đạn siêu tốc nhờ vào sự kỳ diệu của công nghệ di động và tích hợp liền mạch để nhập biên lai từ ứng dụng và cơ sở dữ liệu của bạn.

2. Ghi âm tự động: Công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) bước vào, trích xuất dữ liệu có cấu trúc từ biên lai thành dữ liệu kỹ thuật số nhanh hơn mức bạn có thể nói “đã chi tiêu”.

3. Báo cáo theo thời gian thực: Báo cáo được tạo chỉ bằng một cú nhấp chuột - giống như có trợ lý cá nhân của riêng bạn, trừ việc chạy cà phê.

4. Phê duyệt dễ dàng: Kiểm tra tuân thủ do hệ thống điều khiển bắt đầu trước tiên, chỉ gắn cờ các ngoại lệ. Các nhà quản lý phải tập trung vào các vấn đề thực tế thay vì chơi trò Đập chuột trong mỗi báo cáo. Sau đó, bạn có thể thêm người tham gia vào vòng lặp để đảm bảo hóa đơn được gửi đến đúng người vào đúng thời điểm để phê duyệt. Hơn nữa, bạn có thể thực thi chính sách phê duyệt và kiểm tra xác thực tùy chỉnh của mình.

5. Kiểm soát hành trình tuân thủ: Kiểm toán liên tục, tự động giúp cuộc sống dễ dàng hơn. Những điều bất thường lộ ra như ngón tay cái bị đau và việc thực thi chính sách chặt chẽ hơn trống.

6. Tốc độ hoàn trả nhẹ nhàng: Việc hoàn trả diễn ra với tốc độ chóng mặt, thúc đẩy tinh thần của nhân viên lên cao.

7. Bản giao hưởng đồng bộ: Tích hợp liền mạch với phần mềm kế toán của bạn và các ứng dụng khác biến việc nhập và đối chiếu dữ liệu thành một bản giao hưởng hài hòa thay vì một bản giao hưởng hỗn loạn.

8. Phân tích theo tốc độ suy nghĩ: Thông tin chi tiết theo thời gian thực nằm trong tầm tay bạn, mang đến một quả cầu pha lê về các mô hình chi tiêu và cơ hội tiết kiệm.

Tóm lại, mặc dù việc chuyển từ quản lý chi phí thủ công sang tự động có vẻ giống như một bước nhảy vọt lớn, nhưng trên thực tế, đó là một loạt các bước nhỏ, thiết thực hướng tới hiệu quả, rõ ràng và cuối cùng là tăng lợi nhuận.

Dưới đây là một số nghiên cứu điển hình về các doanh nghiệp đã triển khai thành công việc quản lý chi phí và tự động hóa –

1. SaltPay sử dụng Nanonet để tích hợp với SAP để quản lý hóa đơn của nhà cung cấp.
2. Quản lý dự án In2 giúp Tập đoàn cấp nước tiết kiệm 700,000 AUD với Nanonets AI.
3. Happy Jewellers, một SMB, được hưởng lợi như thế nào từ NanoNets.
4. Nanonets AI giúp Dịch vụ ACM tự động trích xuất từ ​​​​ chi phíe, tiết kiệm 90% thời gian cho nhóm Tài khoản phải trả.
5. Tapi tự động hóa hóa đơn bảo trì tài sản bằng Nanonets.
6. Puma tự động hóa quy trình quản lý chi phí của họ với Zoho Expense.
7. SWISS cải thiện hiệu quả xử lý chi phí lên 80% với Rydoo.
8. Suncommon quản lý chi tiêu của công ty họ và tiết kiệm thời gian của công ty bằng cách tận dụng Thẻ Expensify.

Kết luận

Báo cáo chi phí cung cấp cái nhìn toàn cảnh về chi phí của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Chúng là một công cụ hiệu quả để quản lý chi phí của nhân viên. Các doanh nghiệp nên áp dụng báo cáo chi phí như một phần của quy trình hoàn trả của mình và hướng tới việc tự động hóa các quy trình hoàn trả này để khiến chúng không có lỗi.

Câu Hỏi Thường Gặp

Báo cáo chi phí được sử dụng để làm gì?

Báo cáo chi phí được sử dụng để liệt kê tất cả các chi phí mà công ty thực hiện, tất cả các mặt hàng mà công ty mua và ghi thuế.

Các loại chi phí kinh doanh khác nhau là gì?

Báo cáo chi phí thuộc các loại sau;

Phí và hoa hồng, Quảng cáo, Chi phí phương tiện, Chi phí lãi vay, Chi phí thế chấp, Chi phí bảo hiểm, Dịch vụ chuyên môn và pháp lý, Chi phí văn phòng, Kế hoạch chia sẻ lợi nhuận và lương hưu, Tiền thuê nhà, Sửa chữa và bảo trì, v.v.

Báo cáo chi phí hàng tháng là gì?

Báo cáo chi phí/chi phí hàng tháng liệt kê mọi giao dịch mua và chi phí của công ty mà người quản lý viết trong tháng, điều này rất cần thiết cho hoạt động kinh doanh.

Những gì được coi là một chi phí?

Chi phí là số tiền chi tiêu và chi phí mà doanh nghiệp phải trải qua để tạo ra doanh thu. Ví dụ: mua thiết bị mới, chi phí phương tiện của công ty, nợ khó đòi và lương nhân viên, v.v.

Tại sao bạn cần một báo cáo chi phí?

Chúng tôi cần tạo báo cáo chi phí vì mọi báo cáo chi tiêu thường nhằm mục đích hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, phân tích và giám sát việc chi tiêu và mua hàng của công ty.

Ai đủ điều kiện để nộp Báo cáo chi tiêu?

Dựa trên chính sách của công ty và cách sử dụng hồ sơ, những người khác nhau có thể gửi báo cáo chi tiêu dựa trên nhu cầu của tổ chức.

Trong hầu hết các trường hợp, chỉ người giám sát mới có thể nộp báo cáo chi phí, nhưng đôi khi, bất kỳ ai phải chịu chi phí cho các chi phí kinh doanh được ủy quyền và yêu cầu hoàn trả đều có thể làm như vậy.

Bất kỳ ai cũng có thể thỉnh thoảng gửi báo cáo nhưng cần phải có sự chấp thuận của người quản lý.

Đọc thêm các bài báo kế toán:

Tự động hóa kế toán với các mẫu kế toán miễn phí

Tìm phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/expense-report/