Thương mại điện tử đã tăng vọt trong thập kỷ qua, thúc đẩy làn sóng kỹ thuật số để đơn giản hóa việc mua sắm hơn bao giờ hết. Tốt hơn hết các ngành nên điều chỉnh hoặc xuất xưởng để theo kịp làn sóng mua sắm trực tuyến này!
Xử lý đơn hàng hiệu quả trong thương mại điện tử là chìa khóa để đáp ứng những kỳ vọng cao của khách hàng. Để vượt lên trên, các doanh nghiệp phải nhảy qua điệu tango xử lý đơn hàng mượt mà.
Đây là mọi thứ bạn cần biết về xử lý đơn hàng và cách cải thiện nó.
Xử lý đơn hàng có nghĩa là gì?
Một số người có thể thắc mắc: xử lý đơn hàng nghĩa là gì? Nói một cách đơn giản, xử lý đơn hàng có nghĩa là chấp nhận, quản lý và thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Đó là một chuỗi các bước đảm bảo rằng đơn hàng sẽ đến tay khách hàng đã mua hàng thành công.
Các bước của quy trình đặt hàng
Các phương thức xử lý đơn hàng khác nhau tùy thuộc vào loại hình và quy mô của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các bước cơ bản để xử lý đơn hàng vẫn nhất quán giữa các công ty trực tuyến và công ty xử lý đơn hàng. Dưới đây là tổng quan bao quát về các bước trong quy trình đặt hàng.
Khách hàng đặt hàng
Khách hàng sẽ đặt mua sản phẩm thông qua cửa hàng trực tuyến, email hoặc với đại diện bán hàng của công ty.
Công ty nhận được đơn đặt hàng
Công ty sẽ nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, bao gồm các chi tiết như sản phẩm đã đặt, số lượng, chi tiết vận chuyển, dữ liệu xử lý thanh toán và thông tin giao hàng.
Tùy thuộc vào quy mô của công ty, một cá nhân có thể nhận được đơn đặt hàng này thông qua email bán hàng, cửa hàng trực tuyến hoặc hệ thống quản lý đơn hàng. Thông tin này phải được xác minh thủ công hoặc tự động để đảm bảo lệnh được thực hiện đúng.
Trong trường hợp công ty có nhiều địa điểm hoặc nhiều kho hàng thì hệ thống quản lý đơn hàng sẽ xác định địa điểm nào sẽ xử lý đơn hàng.
Chọn hàng tồn kho
Sau đó là việc chọn hàng tồn kho. Đây là lúc các mặt hàng và số lượng được chỉ định sẽ được thu thập từ kho hiện tại để đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng.
Phần chọn hàng của quy trình cần phải được tối ưu hóa theo mọi cách có thể để xử lý đơn hàng hiệu quả. Các mặt hàng được phân bổ và lấy ra càng sớm thì chúng càng được chuẩn bị và gửi đến phần tiếp theo của quy trình: đóng gói càng nhanh.
Đặt hàng
Đây là nơi các mặt hàng được đóng gói vào hộp vận chuyển để chuẩn bị gửi đi cho khách hàng.
Quy trình đóng gói bao gồm cân các hộp và dán nhãn bắt buộc, chi tiết địa chỉ và hướng dẫn giao hàng.
Giao Hàng
Sau quá trình đóng gói, bước tiếp theo liên quan đến việc vận chuyển đơn hàng cho khách hàng.
Các công ty nhỏ hơn thường gửi đơn đặt hàng trực tiếp đến khách hàng, trong khi các doanh nghiệp lớn hơn thường tổng hợp và vận chuyển các lô đơn hàng đến các địa điểm lân cận cùng một lúc. Các đơn đặt hàng này sau đó được phân phối đến các địa điểm cụ thể khi cần thiết, điều này có thể giúp cắt giảm chi phí bằng cách giảm số lượng lô hàng được gửi đi.
thông báo khách hàng
Sau khi vận chuyển sản phẩm, điều quan trọng là phải thông báo cho khách hàng rằng đơn hàng của họ đang được vận chuyển cùng với thông tin theo dõi. Cách tiếp cận chủ động này giúp họ cập nhật thông tin và tăng đáng kể sự hài lòng của khách hàng.
Mặc dù các bước này khác nhau tùy theo loại hình và quy mô công ty khác nhau nhưng mỗi bước đều rất cần thiết. Bất kể công ty là gì, mỗi bước đều phải được tuân thủ để đảm bảo quy trình đặt hàng diễn ra suôn sẻ.
Mẹo để cải thiện việc xử lý đơn hàng
Bây giờ, hãy thảo luận về một số mẹo để cải thiện quá trình xử lý đơn hàng. Những chiến lược này giúp hợp lý hóa quy trình và làm cho nó hiệu quả hơn cho cả công ty và khách hàng.
Thực hiện một hệ thống rõ ràng và có tổ chức
Việc có một hệ thống được tổ chức tốt để xử lý đơn hàng là rất quan trọng. Nó bao gồm việc có một khu vực được chỉ định để lưu trữ và sắp xếp đơn hàng, tạo ra các hướng dẫn rõ ràng để nhân viên tuân theo và sử dụng các công nghệ như mã vạch máy quét để theo dõi đơn hàng.
Sử dụng công cụ tự động hóa
Tự động hóa đang ngày càng trở nên phổ biến trong thế giới kinh doanh và vì lý do chính đáng. Các công ty có thể tiết kiệm thời gian và giảm sai sót bằng cách tự động hóa một số phần nhất định của quy trình đặt hàng, chẳng hạn như gửi thông báo hoặc tạo Nhãn vận chuyển.
Tối ưu hóa bao bì
Tối ưu hóa bao bì là một trong những lĩnh vực cần thiết để tối ưu hóa. Cho dù công ty sử dụng hộp, mẫu hoặc bao bì tùy chỉnh làm sẵn thì công ty đó đều phải có kích thước tốt nhất và tiết kiệm chi phí.
Bao bì phải có kích thước phù hợp để vừa vặn và bảo vệ sản phẩm đồng thời có giá cả phải chăng để không làm giảm quá nhiều lợi nhuận của sản phẩm.
Làm cho chi phí vận chuyển hiệu quả
Vận chuyển giá cả phải chăng và hiệu quả là rất quan trọng khi xử lý đơn đặt hàng. Chi phí vận chuyển thực sự có thể tăng lên nhanh chóng nếu không được thực hiện tốt. Lấy một doanh nghiệp thương mại điện tử nhỏ làm ví dụ - họ có thể bắt đầu tự vận chuyển sản phẩm, nhưng khi đơn đặt hàng tăng lên thì các chi phí đó cũng tăng theo.
Tất cả cộng lại khi bạn tính đến thời gian dành cho việc lấy các vật liệu như băng dính, hộp và đóng gói, sau đó là thời gian và nhiên liệu để vận chuyển lô hàng đến nhà vận chuyển.
Khi doanh nghiệp phát triển và số lượng đơn đặt hàng tăng lên, bạn nên bắt đầu hợp tác với một dịch vụ phân phối để xử lý tải trọng vận chuyển của mình.
Để giảm chi phí vận chuyển, hãy cân nhắc mua vật tư giảm giá, chọn vận chuyển với mức giá cố định hoặc sử dụng vật liệu đóng gói nhẹ và tùy chỉnh.
Tìm hiểu thêm về cách cắt giảm chi phí vận chuyển trong bài viết này:
Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng
Trong giai đoạn đầu kinh doanh, việc xử lý một vài đơn hàng không phải là vấn đề lớn. Nhưng khi lưu lượng truy cập tăng lên, mọi thứ có thể trở nên rắc rối hơn, dẫn đến nhiều lỗi hơn. Đó là lúc bạn nên cân nhắc mua một số phần mềm quản lý đơn hàng hàng đầu.
Phần mềm như vậy có thể giúp theo dõi các đơn hàng đến và đi, đơn hàng đang xử lý, mức tồn kho, v.v. Nó mang lại sự minh bạch hơn trong quá trình đặt hàng, cải thiện độ chính xác và có thể giúp tăng hiệu quả đáng kể. Nó cũng giải phóng một lượng nhân viên đáng kể để tập trung vào các lĩnh vực khác và phát triển kinh doanh.
Giám sát KPI xử lý đơn hàng
Mỗi doanh nghiệp thương mại điện tử nên xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) trong suốt quá trình vận chuyển của nó. Các số liệu này có thể được theo dõi để xác định hiệu quả và hiệu quả của quá trình thực hiện đơn hàng.
Các số liệu quan trọng nhất trong vấn đề này là thời gian xử lý đơn hàng, sự hài lòng của khách hàng, tỷ lệ hoàn thành và tỷ lệ chính xác.
Hãy cùng tìm hiểu thêm về họ:
- Thời gian xử lý đơn hàng: Thời gian từ khi đặt hàng đến khi giao cho khách hàng. Con số này càng thấp thì quy trình càng hiệu quả. Để cải thiện tốc độ quay vòng của mình, doanh nghiệp có thể theo dõi thời gian của các bước để xác định sự thiếu hiệu quả trong các giai đoạn quy trình cụ thể.
- Độ chính xác: Số lượng hoặc phần trăm đơn hàng được hoàn thành và thực hiện không có lỗi. Nó giúp xác định những lỗi thường gặp và tìm cách khắc phục, dẫn đến tỷ lệ đơn hàng chính xác cao hơn nhiều.
- Tỷ lệ hài lòng của khách hàng: Nó đo lường cách khách hàng cảm nhận về doanh nghiệp và sự hài lòng của họ với nó. Để thu thập dữ liệu, yêu cầu khách hàng phản hồi thông qua các cuộc khảo sát hoặc email theo dõi. Phản hồi của khách hàng rất quan trọng trong việc xác định bất kỳ vấn đề nào trong chuỗi xử lý đơn hàng, như thời gian giao hàng lâu, sản phẩm bị hư hỏng, sai mặt hàng hoặc các mối lo ngại khác.
- Tỷ lệ hoàn thành: Tỷ lệ thực hiện là số lượng đơn hàng đã hoàn thành so với số lượng đơn hàng đang thực hiện. Nó có thể giúp nhanh chóng xác định các vấn đề hoặc sự thiếu hiệu quả trong quá trình thực hiện đơn hàng và xác định các lĩnh vực có nhu cầu chính đối với các sản phẩm cụ thể. Mỗi doanh nghiệp nên cố gắng duy trì tỷ lệ hoàn thành đơn hàng cao để đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm của mình kịp thời.
Một số doanh nghiệp cũng có thể xem xét một số số liệu bổ sung hoặc chi tiết hơn. Tuy nhiên, đây là những điều cơ bản cần được theo dõi thường xuyên để đảm bảo quá trình thực hiện đơn hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Luôn cập nhật hàng tồn kho
Một khía cạnh quan trọng khác của xử lý đơn hàng là quản lý hàng tồn kho. Việc theo dõi mức tồn kho là rất quan trọng trong việc đảm bảo giao sản phẩm kịp thời. Doanh nghiệp cần phải có đủ hàng trong kho để thực hiện đơn hàng, nhưng không quá nhiều đến mức trở thành gánh nặng về không gian lưu trữ và tài chính.
Một cách thực hành tốt là tiến hành kiểm tra hàng tồn kho để theo dõi mức tồn kho thường xuyên. Nó cũng có thể giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn như tồn kho quá nhiều hoặc sản phẩm luân chuyển chậm.
Cho phép cảnh báo sắp hết hàng cũng giúp duy trì mức tồn kho cao nhất. Nó cho phép các doanh nghiệp bổ sung hàng hóa và thực hiện các đơn đặt hàng mà không bị chậm trễ.
Bằng cách quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng hết hàng và đặt hàng lại, dẫn đến khách hàng không hài lòng và mất doanh thu.
Cập nhật thông tin cho khách hàng
Tính minh bạch và trạng thái của đơn hàng là một trong những cách tốt nhất để công ty cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Khách hàng phải được thông báo thường xuyên về tình trạng đơn hàng của mình hoặc có thể kiểm tra trang web của công ty để biết thông tin.
Sẽ không có hại gì khi thông báo cho khách hàng về các bước sau:
- Đơn hàng đang trong quá trình xử lý: Công ty đã nhận được đơn hàng và hiện đang thực hiện các bước trên như xác minh, lấy hàng, đóng gói và chuẩn bị chuyển đi.
- Đơn hàng đã được xử lý: Điều này có nghĩa là đơn hàng đã được thu thập, đóng gói và sẵn sàng vận chuyển.
- Đã giao hàng: Đơn hàng đã được gửi đi cho khách hàng. Nó cũng nên bao gồm thông tin theo dõi để khách hàng có thể theo dõi đơn hàng của họ.
Thông tin này giúp khách hàng cảm thấy có quyền kiểm soát và tiếp tục tham gia vào việc mua hàng của mình. Nó có thể tạo ra sự khác biệt trong sự hài lòng của họ với quá trình mua hàng.
Điều này không chỉ góp phần giúp họ trở thành khách hàng cũ mà còn có nhiều khả năng giới thiệu công ty cho người khác hơn.
Quản lý đơn hàng đơn giản với Ecwid
Điều hành doanh nghiệp thương mại điện tử của riêng bạn có thể là một hành trình đáng kinh ngạc và Ecwid sẵn sàng giúp bạn đạt được điều đó. Nền tảng thương mại điện tử của chúng tôi được thiết kế để giúp việc vận hành một cửa hàng thương mại điện tử trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Ecwid giúp bạn nâng cao khả năng của mình xử lý đơn hàng và xử lý trơn tru toàn bộ vòng đời của đơn hàng, từ đặt hàng cho đến giao hàng đúng hẹn.
Đây chỉ là một số công cụ giúp việc xử lý đơn hàng trở nên dễ dàng với Ecwid:
- Theo dõi đơn đặt hàng từ tất cả các kênh bán hàng trong một trang tổng quan, với các bộ lọc tiện dụng về trạng thái thanh toán và thực hiện, ngày, v.v.
- Thông báo cho khách hàng của bạn về đơn đặt hàng của họ bằng cách cập nhật các trạng thái từ chờ đến xử lý, vận chuyển và giao hàng.
- Đảm bảo nhóm của bạn luôn cập nhật mọi thay đổi trạng thái để tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
- Luôn cập nhật lượng hàng tồn kho của bạn bằng các cảnh báo sắp hết hàng để theo dõi tất cả các sản phẩm của bạn và đảm bảo bạn không bao giờ hết hàng.
- Cung cấp thông tin theo dõi cho khách hàng của bạn để họ biết thời điểm dự kiến đơn hàng sẽ đến.
- Sử dụng các công cụ khác để thực hiện đơn hàng hiệu quả, chẳng hạn như thông báo đơn hàng mới, ghi chú của nhân viên, nhận xét về đơn hàng và xuất danh sách đơn hàng.
- Mua nhãn vận chuyển giảm giá ngay từ quản trị viên Ecwid.
Trong thế giới phát triển nhanh chóng ngày nay, việc có một cửa hàng trực tuyến mạnh mẽ là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Vậy tại sao phải chờ đợi? Tạo một cửa hàng ngay hôm nay và khám phá những khả năng của Ecwid cho doanh nghiệp của bạn.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
- PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
- Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
- PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://www.ecwid.com/blog/improve-order-processing-in-online-store.html
