Các loại chi phí kinh doanh là sự phân loại có hệ thống các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, được thiết kế để tổ chức và theo dõi các dòng tiền tài chính cho các mục đích như khai thuế, lập ngân sách và phân tích tài chính. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý tài chính của mình hiệu quả hơn bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về mô hình chi tiêu và xác định các khoản khấu trừ thuế tiềm năng.

Các doanh nhân và nhà lãnh đạo doanh nghiệp thông minh biết rằng điều ác nằm ở chi tiết—đặc biệt là khi nói đến vấn đề tài chính rõ ràng. Sự rõ ràng về tài chính này bắt đầu bằng cách tiếp cận tỉ mỉ để phân loại chi phí kinh doanh. Bằng cách đó, các doanh nghiệp không chỉ mở đường cho sức khỏe tài chính vững mạnh mà còn đảm bảo họ có vị trí chiến lược để tận dụng các cơ hội và vượt qua các thách thức.

Tại sao phải phân loại chi phí kinh doanh?

Quá trình phân loại chi phí kinh doanh bao gồm việc phát triển một danh sách đầy đủ các loại chi phí và sau đó đảm bảo rằng mỗi giao dịch mà công ty bạn thực hiện đều được sắp xếp gọn gàng vào đúng vị trí. Tại sao tất cả điều này lại quan trọng, bạn có thể hỏi?

1. Khai thuế và khấu trừ thuế:
   Việc phân loại chi phí kinh doanh một cách tỉ mỉ sẽ hỗ trợ đơn giản hóa quá trình chuẩn bị thuế, đảm bảo rằng không có chi phí được khấu trừ nào bị bỏ qua. Việc tổ chức cẩn thận này có thể giảm đáng kể thu nhập chịu thuế, dẫn đến tiết kiệm đáng kể. Nó đơn giản hóa quá trình xác định chi phí nào được khấu trừ và bao nhiêu được khấu trừ, làm cho thời gian tính thuế ít khó khăn hơn và hiệu quả hơn.
2. Phân tích và lập ngân sách:
   Việc phân loại chi phí có cấu trúc tốt sẽ cung cấp những hiểu biết vô giá về mô hình chi tiêu, giúp doanh nghiệp xác định các lĩnh vực mà họ có thể cắt giảm chi phí và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. Cái nhìn chi tiết về chi tiêu này cho phép các doanh nhân xây dựng ngân sách vừa thực tế vừa mang tính chiến lược, nâng cao sự ổn định tài chính và thúc đẩy tăng trưởng.
3. Quản lý dòng tiền hàng ngày:
   Hiểu được tiền được chi tiêu hàng ngày ở đâu và như thế nào là rất quan trọng để duy trì dòng tiền lành mạnh. Việc phân loại chi phí cho phép doanh nghiệp theo dõi các cam kết tài chính và điều chỉnh hoạt động khi cần thiết để đảm bảo tính thanh khoản. Quản lý dòng tiền hiệu quả là huyết mạch của bất kỳ doanh nghiệp nào, ngăn ngừa khủng hoảng tiền mặt và tạo điều kiện cho dòng tiền hoạt động trơn tru.

45 loại chi phí kinh doanh dành cho doanh nghiệp và người khởi nghiệp

Việc tạo danh sách đầy đủ các loại chi phí kinh doanh có thể giúp các doanh nghiệp và người khởi nghiệp theo dõi tài chính, ngân sách hiệu quả hơn và tận dụng các khoản khấu trừ thuế để giảm thu nhập chịu thuế. Dưới đây là danh sách 45 loại chi phí kinh doanh mà các doanh nghiệp ở Hoa Kỳ thường gặp. Phân loại này được cấu trúc để tối ưu hóa các vị trí thuế.

1. Quảng cáo và Tiếp thị: Bao gồm quảng cáo trực tuyến, tài liệu in và chiến dịch tiếp thị. Những chi phí này thường được khấu trừ hoàn toàn.
2. Tiền lương và tiền công: Bồi thường cho nhân viên, bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng hoặc hoa hồng. Được khấu trừ hoàn toàn.
3. Hợp đồng lao động: Thanh toán cho các nhà thầu độc lập. Được khấu trừ toàn bộ, nhưng doanh nghiệp phải cấp Mẫu 1099-NEC nếu họ trả hơn 600 USD trong một năm.
4. Thuê tài sản kinh doanh: Thanh toán tiền thuê văn phòng, mặt tiền cửa hàng và các tài sản kinh doanh khác. Được khấu trừ hoàn toàn.
5. Tiện ích: Dịch vụ điện, nước, gas, internet, điện thoại phục vụ hoạt động kinh doanh. Được khấu trừ hoàn toàn.
6. Vật tư và chi phí văn phòng: Chi phí vật dụng văn phòng như bút, giấy, mực máy in. Được khấu trừ hoàn toàn.
7. Sữa chữa và bảo trì: Chi phí bảo trì tài sản và thiết bị kinh doanh, không bao gồm những cải tiến lớn. Được khấu trừ hoàn toàn.
8. sụt giá: Khấu trừ tổn thất về giá trị tài sản (ví dụ: xe cộ, nhà cửa, thiết bị) theo thời gian. Được tính toán dựa trên hướng dẫn của IRS.
9. Lệ phí chuyên nghiệp: Phí dịch vụ pháp lý, kế toán và các dịch vụ chuyên môn khác. Được khấu trừ hoàn toàn.
10. Bảo hiểm: Phí bảo hiểm kinh doanh, chẳng hạn như trách nhiệm pháp lý, sơ suất và bảo hiểm tài sản. Được khấu trừ hoàn toàn.
11. Thuế và Giấy phép: Một số loại thuế tiểu bang, địa phương và liên bang; giấy phép và phí quản lý. Nói chung được khấu trừ.
12. Quan tâm: Lãi suất cho vay kinh doanh, hạn mức tín dụng và thế chấp tài sản kinh doanh. Được khấu trừ hoàn toàn.
13. Chi phí đi lại: Chi phí đi công tác, bao gồm chỗ ở, phương tiện đi lại và các bữa ăn (có giới hạn). Được khấu trừ theo hướng dẫn của IRS.
14. Bữa ăn và Giải trí: Giảm 50% cho bữa ăn công tác; chi phí giải trí không còn được khấu trừ theo Đạo luật Việc làm và Cắt giảm Thuế (TCJA).
15. Giáo dục và Đào tạo: Chi phí cho các buổi hội thảo, chuyên đề và tài liệu giáo dục cho bạn hoặc nhân viên của bạn. Được khấu trừ hoàn toàn.
16. Phần mềm và đăng ký: Phần mềm liên quan đến kinh doanh, dịch vụ trực tuyến và đăng ký xuất bản. Được khấu trừ hoàn toàn.
17. Lệ phí thành viên: Lệ phí cho các hiệp hội nghề nghiệp và tổ chức kinh doanh. Được khấu trừ, không bao gồm các khoản dành cho các câu lạc bộ được tổ chức vì mục đích kinh doanh, giải trí, giải trí hoặc các mục đích xã hội khác.
18. Chi phí văn phòng tại nhà: Dành cho những người sử dụng một phần nhà của họ thường xuyên và dành riêng cho việc kinh doanh. Được khấu trừ dựa trên tỷ lệ phần trăm sử dụng nhà để kinh doanh.
19. Chi phí xe cộ: Việc sử dụng xe cho mục đích kinh doanh, bằng cách khấu trừ chi phí thực tế hoặc sử dụng tỷ lệ quãng đường tiêu chuẩn. Được khấu trừ theo hướng dẫn của IRS.
20. Viễn thông: Chi phí cho dịch vụ điện thoại di động và internet liên quan đến kinh doanh. Được khấu trừ hoàn toàn.
21. Bưu chính và Vận chuyển: Chi phí gửi thư, dịch vụ chuyển phát nhanh, vận chuyển phục vụ hoạt động kinh doanh. Được khấu trừ hoàn toàn.
22. Phí ngân hàng: Các phí liên quan đến tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của doanh nghiệp. Được khấu trừ hoàn toàn.
23. Lợi ích của nhân viên: Bảo hiểm y tế, đóng góp vào kế hoạch nghỉ hưu và các chi phí phúc lợi khác cho nhân viên. Nói chung được khấu trừ.
24. Chi phí pháp lý và quy định: Phí cấp bằng sáng chế, nhãn hiệu và tuân thủ quy định. Được khấu trừ hoàn toàn.
25. Nghiên cứu và Phát triển: Chi phí liên quan đến việc phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Có khả năng đủ điều kiện nhận tín dụng thuế R&D.
26. Nợ xấu: Số tiền nợ bạn mà bạn không thể thu được. Được khấu trừ trong một số điều kiện nhất định.
27. Đóng góp từ thiện: Các khoản quyên góp được thực hiện cho các tổ chức từ thiện đủ tiêu chuẩn. Được khấu trừ trong giới hạn dựa trên cơ cấu kinh doanh.
28. Chi phí di chuyển: Chi phí di chuyển thiết bị kinh doanh, hàng tồn kho và vật tư. Được khấu trừ nếu liên quan đến việc thay đổi địa điểm kinh doanh.
29. Tiền lãi nộp thuế chậm: Tiền lãi chậm nộp. Khấu trừ.
30. Hàng tồn kho để bán lại: Giá vốn hàng hóa, nguyên vật liệu, bao gồm cả cước vận chuyển. Được khấu trừ tại thời điểm hàng tồn kho được bán.
31. Thuế bất động sản: Thuế tài sản kinh doanh. Được khấu trừ hoàn toàn.
32. Thuế tài sản cá nhân: Thuế đối với tài sản được sử dụng trong kinh doanh, như xe cộ và thiết bị. Được khấu trừ hoàn toàn.
33. Tổn thất về tai nạn và trộm cắp: Thiệt hại do trộm cắp, phá hoại, hỏa hoạn, bão hoặc các sự kiện tương tự. Được khấu trừ trong năm xảy ra tổn thất.
34. Phí Bảo hiểm Y tế: Đối với cá nhân tự kinh doanh, có khả năng được khấu trừ vào thu nhập của họ.
35. Kế hoạch nghỉ hưu: Đóng góp vào kế hoạch nghỉ hưu của nhân viên. Được khấu trừ trong giới hạn.
36. Quà tặng: Quà tặng doanh nghiệp được khấu trừ lên tới $25 mỗi người mỗi năm.
37. Thu nhập từ nước ngoài: Chi phí liên quan đến việc kiếm thu nhập ở nước ngoài. Tùy thuộc vào các khoản khấu trừ và loại trừ cụ thể.
38. Chi phí môi trường: Chi phí cho việc kiểm soát ô nhiễm, phục hồi môi trường. Một số chi phí nhất định có thể đủ điều kiện cho các khoản tín dụng hoặc khoản khấu trừ cụ thể.
39. Cải tiến hiệu quả năng lượng: Chi phí cho một số cải tiến tiết kiệm năng lượng nhất định đối với tài sản thương mại. Có thể đủ điều kiện để được khấu trừ hoặc tín dụng.
40. Tín dụng thuế cơ hội làm việc: Thuê các cá nhân từ các nhóm nhất định phải đối mặt với những rào cản đáng kể trong việc làm. Tín dụng dựa trên phần trăm tiền lương được trả.
41. Tín dụng truy cập bị vô hiệu hóa: Làm cho doanh nghiệp của bạn dễ tiếp cận hơn với người khuyết tật. Một khoản tín dụng có sẵn cho các doanh nghiệp nhỏ.
42. Chi phí Khởi động: Chi phí để bắt đầu hoặc mua một doanh nghiệp. Bạn có thể chọn khấu trừ tới 5,000 đô la trong năm đầu tiên và khấu hao phần còn lại.
43. Chi phí tổ chức: Chi phí cho việc thành lập hợp pháp một công ty hoặc công ty hợp danh. Quy tắc khấu trừ tương tự như chi phí ban đầu.
44. Phí xử lý thẻ tín dụng: Phí phải trả khi chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng. Được khấu trừ hoàn toàn.
45. Dụng cụ an toan: Chi phí trang bị an toàn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Được khấu trừ hoàn toàn.

Làm thế nào để phân loại chi phí trong doanh nghiệp của bạn?

Chúng ta hãy đi sâu vào các sắc thái của việc phân loại chi phí kinh doanh.

1. Tạo danh mục

Bước đầu tiên để nắm vững bối cảnh tài chính của doanh nghiệp là thiết lập các danh mục chi phí rõ ràng và toàn diện.

Dưới đây là các danh mục thiết yếu mà mọi doanh nghiệp nhỏ nên xem xét:

• Chi phí hoạt động
• Chi phí nhân sự
• Công nghệ và Phần mềm
• Tiếp thị và quảng cáo
• Du lịch và Giải trí
• Lệ phí chuyên nghiệp
• Bảo hiểm
• Thuế và Giấy phép
• Nghiên cứu và Phát triển (R&D)

2. Danh mục phụ

Việc đi sâu vào các danh mục phụ cho phép theo dõi và phân tích chi phí chính xác hơn, cung cấp thông tin chi tiết sâu hơn về nơi tiền của bạn sẽ đi và xác định các lĩnh vực tiềm năng để tiết kiệm chi phí. Như một bài tập ví dụ, hãy tinh chỉnh các danh mục được đề cập ở trên:

• Chi phí hoạt động
  • Tiện ích (điện, nước, internet)
  • Thuê hoặc thế chấp
  • Bảo trì và sửa chữa
  • Vật tư và Thiết bị Văn phòng
• Chi phí nhân sự
  • Tiền lương và tiền công
  • Phúc lợi (bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu)
  • Thuế tiền lương
• Công nghệ và Phần mềm
  • Đăng ký phần mềm
  • Mua phần cứng
  • Dịch vụ hỗ trợ CNTT
• Tiếp thị và quảng cáo
  • Tiếp thị kỹ thuật số
  • Quảng cáo in ấn
  • Tài liệu quảng cáo
• Du lịch và Giải trí
  • Vận chuyển (chuyến bay, thuê xe)
  • Nhà nghỉ
  • Bữa ăn và Giải trí
• Lệ phí chuyên nghiệp
  • Dịch vụ pháp lý
  • Dịch vụ kế toán
  • Phí tư vấn
• Bảo hiểm
  • Bảo hiểm trách nhiệm
  • Bảo hiểm tài sản
  • Bồi thường lao động
• Thuế và Giấy phép
  • Thuế thu nhập
  • Thuế bán hàng
  • Giấy phép và giấy phép
• Nghiên cứu và Phát triển (R&D)
  • Phát triển sản phẩm
  • Nghiên cứu thị trường
  • Phí bằng sáng chế và nhãn hiệu

3. Theo dõi chi phí

Nền tảng của quản lý tài chính vững chắc là theo dõi tỉ mỉ từng đồng xu chảy vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn. Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, việc tận dụng công nghệ để tự động hóa quy trình này không chỉ mang lại sự tiện lợi; đó là điều cần thiết để duy trì tính cạnh tranh và thông tin. Đây là cách để làm điều đó một cách hiệu quả:

• Sử dụng phần mềm kế toán: Triển khai giải pháp phần mềm kế toán đáng tin cậy phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Các nền tảng như Nanonets, QuickBooks, Xero hoặc FreshBooks có thể tự động hóa việc theo dõi chi phí, lập hóa đơn và tính lương, giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi của con người và tiết kiệm thời gian.
• Biên lai và hóa đơn kỹ thuật số: Khuyến khích lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số bằng cách lưu trữ bản quét hoặc ảnh biên lai và hóa đơn. Cách thực hành này không chỉ hỗ trợ môi trường mà còn đơn giản hóa quá trình truy xuất và kiểm tra.
• Tích hợp tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng: Nhiều giải pháp phần mềm kế toán cung cấp khả năng liên kết trực tiếp tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thẻ tín dụng của bạn, cho phép theo dõi chi phí theo thời gian thực và đối chiếu liền mạch.
• Phân loại giao dịch ngay lập tức: Tạo thói quen phân loại từng chi phí khi nó phát sinh. Trì hoãn nhiệm vụ này có thể dẫn đến sự thiếu chính xác và chi phí bị bỏ qua.

4. Đánh giá thường xuyên

Bản chất năng động của hoạt động kinh doanh đòi hỏi phải đánh giá thường xuyên các hoạt động tài chính của bạn. Thực hành này giúp xác định xu hướng, quản lý dòng tiền và đưa ra quyết định sáng suốt:

• Đánh giá hàng tháng: Dành thời gian mỗi tháng để xem xét các chi phí được phân loại của bạn. Tìm kiếm các xu hướng, chẳng hạn như sự gia tăng bất ngờ trong một số danh mục nhất định và điều tra mọi điểm bất thường.
• Điểm chuẩn: So sánh tỷ lệ chi phí của bạn với các tiêu chuẩn ngành hoặc các hoạt động kinh doanh tương tự. Điểm chuẩn này có thể làm nổi bật các lĩnh vực hiệu quả hoặc mối quan tâm, hướng dẫn các chiến lược tài chính trong tương lai.

5. Xem xét các tác động về thuế

Hiểu và lập kế hoạch cho các tác động về thuế của chi phí kinh doanh là rất quan trọng. Không phải tất cả các chi phí đều được đối xử bình đẳng theo luật thuế và việc phân loại hợp lý có thể giúp tiết kiệm thuế đáng kể:

• Cập nhật thông tin về luật thuế: Các quy định về thuế thường xuyên thay đổi và việc cập nhật thông tin có thể giúp bạn tối đa hóa các khoản khấu trừ và tín dụng. Hãy cân nhắc việc tư vấn với chuyên gia về thuế để đảm bảo tuân thủ và tối ưu hóa lợi ích về thuế.
• Phân biệt giữa chi phí kinh doanh và chi phí cá nhân: Tách biệt tài chính doanh nghiệp và tài chính cá nhân để đơn giản hóa việc chuẩn bị thuế và hỗ trợ các yêu cầu thanh toán chi phí kinh doanh.
• Ghi lại mọi thứ: Duy trì hồ sơ tỉ mỉ về tất cả các chi phí, bao gồm cả biên lai và hóa đơn. Tài liệu rất quan trọng để chứng minh các khoản khấu trừ và có thể có giá trị trong trường hợp kiểm toán.
• Kế hoạch khấu trừ: Hãy chủ động tìm hiểu những chi phí nào được khấu trừ toàn bộ, được khấu trừ một phần hoặc không được khấu trừ chút nào. Kiến thức này có thể ảnh hưởng đến quyết định chi tiêu và chiến lược thuế trong suốt cả năm.

Phần mềm quản lý chi phí để phân loại chi phí

Trong thế giới kinh doanh cạnh tranh, tự động hóa là chìa khóa mang lại hiệu quả và luôn dẫn đầu. Việc phân loại chi phí, quan trọng nhưng tẻ nhạt, được thực hiện dễ dàng với Phần mềm Quản lý Chi phí Lượt thích Ống nano.

15 giải pháp phần mềm quản lý chi tiêu tốt nhất năm 2024

Khám phá thế giới phần mềm quản lý chi tiêu vào năm 2024. Khám phá các giải pháp tốt nhất và tìm hiểu cách chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng ta hãy xem cách một phần mềm quản lý chi phí như Nanonets tự động hóa việc phân loại và quản lý chi phí.

Thu thập chi phí

Nhân viên chụp biên lai bằng ứng dụng di động hoặc tải lên tài liệu chi phí ở bất kỳ định dạng nào. Công nghệ OCR của ứng dụng trích xuất các chi tiết chính như ngày, số tiền và người bán từ biên lai.

Phân loại tự động

Hệ thống tự động phân loại chi phí thành các danh mục công ty được xác định trước, giảm nhu cầu phân loại thủ công và nâng cao hiệu quả tổ chức.

Mã hóa GL

Sau khi phân loại, chi phí được gán mã Sổ cái chung (GL) chính xác, giảm thiểu công việc thủ công và các lỗi mã hóa tiềm ẩn.

Báo cáo chi phí kỹ thuật số

Chi phí được tự động thêm vào báo cáo kỹ thuật số, loại bỏ việc nhập thủ công. Nhân viên có thể xem xét, điều chỉnh chi tiết nếu cần thiết.

Quy trình công việc phê duyệt

Người quản lý nhận được thông báo trong không gian làm việc kỹ thuật số của họ (ví dụ: Slack, Teams, Email) để xem xét và có thể phê duyệt hoặc từ chối chi phí chỉ bằng một cú nhấp chuột, giúp quá trình diễn ra nhanh hơn.

Tự động hoàn trả

Các chi phí được phê duyệt sẽ được xử lý để hoàn trả tự động, tích hợp với hệ thống trả lương để thực hiện thanh toán mà không cần can thiệp thủ công.

Đồng bộ hóa ERP

Nền tảng này xuất dữ liệu chi phí một cách liền mạch sang phần mềm ERP của công ty, loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và nâng cao độ chính xác của dữ liệu.

Đối chiếu liên tục

Hệ thống cung cấp khả năng đối chiếu theo thời gian thực, tự động khớp chi phí với các giao dịch ngân hàng và nêu bật những khác biệt để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ tài chính.

Kết luận

Như đã thảo luận, việc phân loại chi phí hỗ trợ việc chuẩn bị thuế, tăng cường phân tích cho việc lập ngân sách và rất quan trọng để quản lý dòng tiền hiệu quả.

Danh sách các danh mục chi phí kinh doanh được cung cấp cung cấp một khung tham chiếu để các doanh nghiệp tối ưu hóa vị thế thuế của mình và hiểu rõ hơn về hoạt động tài chính của họ.

Hơn nữa, việc tích hợp công nghệ, đặc biệt thông qua phần mềm quản lý chi phí như Nanonets, đã cách mạng hóa cách các doanh nghiệp tiếp cận việc phân loại chi phí. Những nền tảng như vậy tự động hóa quy trình, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và tuân thủ, những điều cần thiết cho doanh nghiệp trong thế giới phát triển nhanh chóng ngày nay. Việc tự động hóa này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn cung cấp những hiểu biết sâu sắc về tài chính theo thời gian thực, rất quan trọng để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.

Chúng tôi tư vấn cho các doanh nghiệp –

• áp dụng cách tiếp cận có cấu trúc để phân loại chi phí,
• tận dụng công nghệ để hợp lý hóa các quy trình,
• bám sát các luật thuế,
• việc tham khảo ý kiến ​​của các chuyên gia sẽ nâng cao hơn nữa chiến lược,
• và thường xuyên xem xét để xác định các cơ hội tăng trưởng và tiết kiệm.

Bằng cách đó, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng họ không chỉ khỏe mạnh về mặt tài chính mà còn sẵn sàng để thành công trên thị trường cạnh tranh.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/45-business-expense-categories-for-businesses-and-startups/