Thế giới đã thay đổi. Tương lai vẫn tươi sáng.

Ba tháng trước, chúng tôi đã điên cuồng tìm kiếm những món đồ cuối cùng trong danh sách Giáng sinh của mình. Ngày nay, các kệ hàng tạp hóa với đầy đủ các nhu yếu phẩm gia dụng như giấy vệ sinh và xà phòng rửa tay đã trở nên khan hiếm. Virus coronavirus, còn được gọi là COVID-19, đã làm gián đoạn hoạt động kinh doanh với tốc độ chưa từng có kể từ sau Thế chiến trước.

Trong khi tất cả chúng ta thu mình trong nhà và cố gắng duy trì sự xa cách xã hội, thế giới xung quanh chúng ta đang quay cuồng vì ảnh hưởng của việc cách ly. Sự kém hiệu quả trong hoạt động từng được mệnh danh là “các dự án dài hạn” đã trở thành những khoản nợ lớn, khiến ngay cả những công ty lớn nhất đang tìm cách thực hiện các giải pháp “băng keo” tạm thời - mà không phải hy sinh kiểm soát và an ninh.

Rất ít chuyên gia tài chính nhận ra quy trình AP của họ đã lỗi thời như thế nào cho đến khi virus coronavirus bắt đầu đóng cửa các văn phòng trên toàn cầu. Hóa đơn giấy đã được gửi đến các tòa nhà trống, nơi chúng có thể sẽ ở lại cho đến khi hết nguy cơ lây nhiễm và các khoản thanh toán có thể không được thực hiện đúng hạn - nếu chúng đi ra ngoài. Coronavirus đã khiến các bộ phận AP đặt ra những câu hỏi quan trọng. Làm thế nào để bạn xử lý hóa đơn giấy và in séc giấy nếu bạn không thể vào văn phòng? Có lẽ quan trọng hơn, điều gì sẽ xảy ra nếu bưu điện đóng cửa hoặc đặt các bưu kiện không thiết yếu vào ổ ghi phía sau? Có thể là vài tháng trước khi hóa đơn và thanh toán được giao mà không có kế hoạch kinh doanh liên tục cụ thể.

Chúng tôi có thể không hiểu đầy đủ các quy trình thanh toán sẽ như thế nào khi tất cả chúng tôi trở lại văn phòng, nhưng có một điều chắc chắn là sự thay đổi đang đến gần. Một cái nhìn ngắn gọn về qua, xác nhận rằng nhiều.

Các sự kiện toàn cầu khác, thường được gọi là Thiên nga đen, đã thúc đẩy sự thay đổi quy mô lớn trong nhiều ngành khác nhau. Nó xảy ra sau cuộc Đại suy thoái, sau mỗi cuộc Chiến tranh thế giới, 9/11 và thảm họa nhà ở năm 2008. Trong mọi trường hợp, chất xúc tác chính để tăng tốc việc thực hiện thay đổi hàng loạt là trách nhiệm chung bẩm sinh để đảm bảo rằng những tình huống tương tự sẽ không bao giờ xảy ra nữa. Vì vậy, những gì chúng ta có thể mong đợi cho tương lai thanh toán?

Nói một cách đơn giản, một ngày mai tốt đẹp hơn. Trong thời gian quá dài, các chuyên gia tài chính và bộ phận AP đã có những tiến bộ trong quy trình thanh toán và tích hợp các giải pháp tự động trên trình ghi sau. Hết lần này đến lần khác, chúng tôi đã xem xét các hóa đơn giấy và séc đã in của mình, nhồi chúng được cho vào phong bì, niêm phong và gửi qua bưu điện, và cho biết, năm sau, chúng tôi sẽ tìm ra giải pháp cho việc này. Không còn nữa. Virus coronavirus đã buộc chúng ta phải nhìn bằng đôi mắt trong sáng và đầu óc cởi mở với các quá trình đang diễn ra ngày nay. Quy trình thanh toán cho nhiều doanh nghiệp có thể sử dụng bản nâng cấp. Nếu chúng tôi, với tư cách là các chuyên gia tài chính và các khoản phải trả, chú ý nhiều hơn đến sự chuyển dịch trong ngành sang AP kỹ thuật số / tự động, chúng tôi có thể đã chuẩn bị tốt hơn cho cuộc khủng hoảng này.

Tin tốt là vẫn chưa muộn. Tự động hóa AP, hóa đơn điện tử và số hóa thanh toán dễ thực hiện hơn bao giờ hết. Với sự tích hợp liền mạch vào ERP và hệ thống kế toán và truy cập ngay lập tức vào thông tin thanh toán và phê duyệt hóa đơn, các bộ phận AP có thể hoạt động với hiệu suất cao nhất từ ​​phòng họp hoặc tầng hầm trong vòng chưa đầy 30 ngày. Thanh toán không chạm - chỉ bằng một cú nhấp chuột - bất kỳ lúc nào, từ bất kỳ đâu. Nếu Thiên Nga Đen cần cải thiện mạnh mẽ các quy trình của chúng tôi, tăng cường khả năng bảo vệ chống lại gian lận và nâng cao đời sống của các chuyên gia tài chính, thì ít nhất một số điều tốt đã đến với nó.

Điều quan trọng cần nhớ là sự thay đổi không diễn ra trong một sớm một chiều. Một số cải tiến này sẽ mất thời gian. Nhưng chúng sẽ xảy ra - và đôi khi nhanh hơn bạn tưởng rất nhiều - và trên phạm vi toàn cầu. Ở Châu Âu, thanh toán không tiếp xúc đã thay thế các phương thức thanh toán khác. Điều quan trọng đối với sự thành công của chúng tôi là chuẩn bị để học hỏi từ những sai lầm của chúng tôi và cải thiện vượt qua nỗi đau. Mặc dù tất cả chúng ta đang suy nghĩ về các cách để cải thiện các quy trình AP của mình và mở đường cho một tương lai tươi sáng hơn, chúng ta hãy xem xét các ưu tiên hàng đầu đối với các chuyên gia tài chính khi chúng ta bị cách ly và khi chúng ta trở lại làm việc.

Có 3 thay đổi lớn trước mắt đối với thanh toán B2B.

• Phân cấp

Cụm từ "Đừng bỏ tất cả trứng vào một giỏ", chưa bao giờ phù hợp hơn thế. Chỉ đến bây giờ, khi các bộ phận của AP đang tranh giành nhau để tìm ra các giải pháp cho việc in séc ngoài địa điểm và xử lý hóa đơn, các doanh nghiệp mới nhận ra rằng giao mọi thứ trong nhà có thể không phải là ý tưởng tốt nhất. Tìm đối tác để in séc dự phòng và xử lý hóa đơn là nhiệm vụ tối quan trọng đối với các bộ phận AP trong tương lai. Với một kế hoạch dự phòng vững chắc tại chỗ, nếu doanh nghiệp ngừng hoạt động, hoặc các sự kiện không lường trước khác làm lệch các quy trình AP bình thường, thì tính liên tục của hoạt động kinh doanh sẽ vẫn còn nguyên vẹn. Phần tốt nhất là, các kế hoạch dự phòng này có thể được tích hợp vào các quy trình thanh toán hiện tại mà không mất một chút quyền kiểm soát nào.

• Tự động hóa

Tự động hóa AP đã được hơn một thập kỷ. Trong khi một số tập đoàn đã hoàn toàn tự động hóa các quy trình của họ, phần lớn các bộ phận AP trên khắp thế giới vẫn đang xử lý mọi thứ theo cách cổ điển không mấy tốt đẹp. Điều đó có nghĩa là rất nhiều giấy và rất nhiều xử lý thủ công. Một bộ phận AP hoàn toàn tự động không cần phải đến văn phòng để phê duyệt hóa đơn và phát hành thanh toán. Họ có một giải pháp đám mây để xử lý điều đó cho họ. Tất cả những gì họ cần là một thiết bị có kết nối internet và một nhà cung cấp giải pháp tự động hóa AP. Tự động hóa các khoản phải trả giúp giảm trung bình hơn 80% chi phí, đồng thời hợp lý hóa các quy trình phê duyệt và tạo ra doanh thu. Cuộc đua tự động hóa bắt đầu ngay từ bây giờ đối với nhiều doanh nghiệp. Đừng để bị bỏ lại phía sau.

• Thanh toán không chạm 

Séc giấy vẫn là một phần không thể thiếu trong hoạt động tài chính ở hầu hết các doanh nghiệp thành công ngày nay, mặc dù thực tế rằng đây là phương thức thanh toán tốn kém nhất và tốn nhiều thời gian nhất với rủi ro gian lận cao nhất. Hãy tìm điều đó để thay đổi trong những tháng tới. Giám đốc điều hành của PYMNTS.com, Karen Webster, được phỏng vấn gần đây COO của chúng tôi, Julie Negrete-Anderson, về những gì thực sự cần để giết séc. Các chuyên gia tin rằng chúng ta đã có câu trả lời, COVID-19. Thanh toán không chạm là con đường của tương lai. Tại sao chúng tôi vẫn phát hành séc? Lần cuối cùng bạn nhìn thấy séc bên ngoài bộ phận tài chính của mình là khi nào? Séc giấy từ lâu đã chết trong thanh toán của người tiêu dùng. Trước khi sự bùng phát này xảy ra, chúng tôi đã dự đoán séc sẽ bị loại bỏ trong thanh toán B2B vào năm 2030. Mong rằng điều đó sẽ xảy ra sớm hơn rất nhiều trong một xã hội hậu coronavirus. Các doanh nghiệp sẽ tìm cách cắt đứt ngay quan hệ với các phương thức thanh toán lỗi thời để chuyển sang thanh toán điện tử đáng tin cậy hơn và an toàn hơn. Séc đã có ngày của nó (rất nhiều trong số họ). Tìm các loại thanh toán như ACH, thẻ ảo, chuyển khoản ngân hàng và thanh toán theo thời gian thực để dẫn đầu thế giới thanh toán B2B trong một tương lai không xa. Séc đã chính thức được kiểm dịch.

Một thế giới tốt hơn.

Đôi khi có thể khó khăn đối với các chuyên gia kinh doanh (và mọi người nói chung) để rút mình ra khỏi những tình huống kém lý tưởng và nhìn thấy lớp lót bạc. Thiên nga đen của quá khứ đều kinh hoàng một thời. Nhưng chúng ta với tư cách là một xã hội và một nền kinh tế phát triển lớn mạnh và tốt hơn bao giờ hết. Cuộc khủng hoảng của coronavirus cũng không khác gì. Doanh nghiệp sẽ phục hồi. Chúng ta sẽ ra khỏi nhà với sự trân trọng mới về những chuyến đi làm buổi sáng và có thể là một hoặc hai sở thích mới. Và đối với thanh toán B2B, đây có thể là điều tốt nhất từng xảy ra.

Tương lai là đây. Tương lai tươi sáng. Và nó mang một khuôn mặt quen thuộc.

Chào mừng bạn đến với Tự động hóa AP.

Nguồn: https://www.onpaysolutions.com/payment-blog/3-big-changes-in-b2b-payments- after-covid-19