Vấn đề xử lý đơn bán hàng thủ công

Sản phẩm xử lý đơn bán hàng quy trình làm việc là một phần không thể thiếu trong tổng thể để tiền mặt quá trình. Trong hầu hết các doanh nghiệp B2B vừa và lớn, các đơn đặt hàng vẫn được các đại diện bán hàng nội bộ nhập/tạo thủ công. Đây là trường hợp ngay cả đối với các tổ chức lớn sử dụng SAP như hệ thống hồ sơ (ERP) của họ và xử lý khối lượng đơn đặt hàng lớn.

Đại diện bán hàng trong các tổ chức này nhận đơn đặt hàng với dữ liệu phi cấu trúc được người mua gửi qua email, fax hoặc điện thoại. Sau đó, họ phân tích dữ liệu này để tạo yêu cầu đơn đặt hàng hoặc đơn đặt hàng trong SAP cho từng đơn hàng theo cách thủ công. Phương pháp xử lý đơn đặt hàng thủ công này cực kỳ kém hiệu quả, dễ xảy ra lỗi và tốn thời gian.

Trong bài viết này chúng ta sẽ khám phá một quy trình làm việc lý tưởng cho Tự động hóa đơn hàng bán hàng SAP, thảo luận về một số thách thức chính và đề xuất giải pháp thay thế để tự động hóa các đơn đặt hàng trong SAP bằng cách sử dụng Nanonets.

Những điểm chính

Bạn đang tìm cách tự động hóa quy trình xử lý đơn đặt hàng thủ công trong SAP? Tìm hiểu cách Nanonet có thể giúp nhóm bán hàng của bạn tránh việc nhập dữ liệu thủ công và tập trung vào việc mang lại giá trị cho khách hàng.

Tự động hóa xử lý đơn hàng bán hàng trong SAP

SAP cung cấp giải pháp kết hợp RPA (robot 5LT) và trích xuất dữ liệu dựa trên ML (ID ứng dụng F4920) để tự động hóa quy trình tạo đơn đặt hàng từ đầu đến cuối:

1. Tự động nhập PO vào SAP bằng robot 5LT

• Chi tiết đơn hàng đến và/hoặc đơn đặt hàng chủ yếu được chia sẻ qua email. Các robot 5LT liên tục quét các dòng chủ đề email chưa đọc để tìm các từ khóa cụ thể hoặc có liên quan để chỉ ra đơn hàng đến.
• Sau đó, bot tải xuống tệp đơn đặt hàng hoặc PO đính kèm từ email cụ thể và tải nó lên Đám mây SAP S/4HANA.

2. Phân tích PO bằng Tạo đơn bán hàng – Ứng dụng trích xuất tự động (F4920) và tạo Yêu cầu đặt hàng bán hàng

• Đối với mỗi PO mới, Tạo đơn bán hàng – Trích xuất tự động app trên SAP S/4HANA Cloud sau đó tạo Yêu cầu đặt hàng bán hàng mới, kích hoạt trích xuất dữ liệu và đính kèm PO (PDF hoặc hình ảnh) trong SOR (Yêu cầu đặt hàng bán hàng).
  • Hệ thống gắn cờ các chi tiết bị thiếu ngăn cản việc tạo SOR tự động, sau đó có thể thêm hoặc xác thực thủ công.
  • Sản phẩm robot 5LT nhập thông tin chi tiết liên quan đến SOR đã tạo vào tệp Excel và lưu cục bộ.

3. Tự động tạo Đơn đặt hàng từ SOR đã được xác thực bằng bot 5LT

• Sản phẩm robot 5LT tìm nạp (các) số yêu cầu đơn đặt hàng và thực hiện xác thực dữ liệu để xác minh tính đầy đủ của dữ liệu. Nếu được yêu cầu, nó sẽ thực hiện Khớp dữ liệu chính để cập nhật SOR.
• Sau đó, bot sử dụng tệp Excel được tạo ở bước trên để chuyển đổi tất cả SOR đã được xác thực thành các đơn đặt hàng mới trên Đám mây SAP S/4HANA.
• Cuối cùng, bot gửi email cho tất cả các bên liên quan kèm theo báo cáo trạng thái và các tệp đính kèm liên quan.

Những thách thức trong giải pháp tự động hóa đơn đặt hàng bán hàng gốc của SAP

Mặc dù giải pháp được đề cập ở trên có thể thực hiện được công việc nhưng nó cũng có nhiều thách thức. Sau khi nói chuyện với nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ sinh thái SAP và nhận được thông tin chi tiết từ Người dùng thành thạo SAP trên Reddit, đây là một số mối lo ngại mà người dùng gặp phải khi thiết lập quy trình tự động hóa đơn đặt hàng bán hàng SAP như đã trình bày trước đó.

Nhập dữ liệu đơn hàng từ email không đầy đủ

Dữ liệu đơn hàng được gửi dưới dạng email hoặc PO thường không có cấu trúc và thậm chí phức tạp trong một số trường hợp. Và bot RPA không phải lúc nào cũng nắm bắt chính xác những chi tiết này.

• Ngoài các PO đính kèm, chi tiết đơn hàng quan trọng thường được chia sẻ trong nội dung email hoặc thậm chí trong dòng chủ đề email.

Dữ liệu khách hàng không nhất quán không khớp với dữ liệu của người bán

Việc khiến khách hàng chia sẻ thông tin nhất quán và chính xác trong PO hoặc email là một thách thức. Và điều này thường làm tăng tốc quá trình trích xuất dữ liệu và quy trình tạo đơn đặt hàng.

• Việc kết hợp ID khách hàng với ID vật liệu/mặt hàng thích hợp là một thách thức thường xuyên - ví dụ: khách hàng sẽ gửi cho bạn đơn đặt hàng cho mặt hàng XYZ nhưng trong hệ thống của bạn mặt hàng đó được ghi là mặt hàng ABC.
• Điều tương tự cũng xảy ra với chi tiết về giá, ngày giao hàng và các chi tiết đặt hàng quan trọng khác không khớp với ERP của người bán và người mua.
• Cả việc trích xuất dữ liệu tự động và bot SAP đều không thể giúp ích 100% trong trường hợp này và việc can thiệp thủ công là không thể tránh khỏi.

Giá cả và thiếu chuyên môn

Trang web định giá của công nghệ SAP này có thể gây khó khăn cho một số doanh nghiệp và khá phức tạp trong việc thiết lập và bảo trì.

• Ở đây chi phí là một yếu tố rất lớn và chi tiết về giá thường không rõ ràng, phức tạp hoặc không thể truy cập được trừ khi bạn nói chuyện với nhà tư vấn hoặc giám đốc bán hàng. Nếu thuê N người làm việc đó một cách thủ công rẻ hơn là trả tiền mua giấy phép thì tự động hóa chắc chắn sẽ không còn nữa.
• Các doanh nghiệp thường thiếu nguồn lực nội bộ để thường xuyên duy trì hệ thống công nghệ SAP. Mặc dù có rất nhiều chuyên gia tư vấn SAP trên thị trường nhưng chi phí và việc thiếu tầm nhìn cũng như khả năng kiểm soát trực tiếp có thể là vấn đề đáng lo ngại.

Tự động hóa đơn đặt hàng SAP sử dụng Nanonets

Mặc dù hệ thống công nghệ SAP để tự động xử lý đơn đặt hàng rất mạnh mẽ, lý tưởng và được các doanh nghiệp trong hệ sinh thái SAP sử dụng rộng rãi, nhưng nó vẫn có một số hạn chế rõ ràng mà chúng tôi đã đề cập trong phần trước. Bây giờ chúng ta sẽ xem xét cách quy trình làm việc liên quan đến Nanonets có thể đơn giản hóa các thách thức được đề cập trước đây trong quy trình tự động hóa đơn đặt hàng bán hàng của SAP.

Ống nano là AI tự động hóa thông minh dành cho tất cả các quy trình kinh doanh có thể tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp và rút ra những hiểu biết sâu sắc hữu ích từ dữ liệu phi cấu trúc trên nhiều nguồn. Đây là một trường hợp nghiên cứu về cách SaltPay sử dụng Nanonets để tích hợp với SAP nhằm quản lý hóa đơn của nhà cung cấp.

Nanonet có thể phù hợp hoàn toàn với thiết lập SAP hiện tại của bạn để tự động hóa quá trình xử lý đơn đặt hàng từ đầu đến cuối. Quan trọng nhất giá cho Nanonet khá đơn giản và minh bạch. Và việc thiết lập và duy trì quy trình làm việc trên Nanonets sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Dưới đây là quy trình làm việc tự động hóa đơn đặt hàng SAP lý tưởng được cung cấp bởi Nanonets sẽ như thế nào:

1. Nhập và nắm bắt chính xác TẤT CẢ dữ liệu đơn hàng từ email của khách hàng

Thu thập/chuyển tiếp tất cả email đến hộp thư đến Nanonets chuyên dụng. Sau đó, AI có thể trích xuất tất cả dữ liệu đơn hàng có liên quan từ nội dung email, chủ đề, thông tin người gửi, tệp đính kèm hoặc chữ ký.

Thiết lập nhập email khá đơn giản với Nanonets. Chỉ cần chọn mô hình trích xuất dữ liệu thích hợp (trình trích xuất PO) và thiết lập quy trình nhập bằng cách sử dụng trình tạo quy trình công việc.

2. Xác thực và phê duyệt dữ liệu đơn hàng được trích xuất/chụp

Nanonets AI có thể so sánh dữ liệu đơn hàng như id khách hàng, mã mặt hàng, số lượng, địa chỉ, chi tiết giao hàng, v.v. với dữ liệu chính để đánh dấu những điểm không nhất quán cần được xem xét.

Nanonet có thể tìm nạp dữ liệu chính từ SAP thông qua trình kết nối API, khớp dữ liệu và gắn cờ những điểm không nhất quán để xem xét. AI có thể luân phiên thực hiện đối sánh mờ để chọn trực tiếp kết quả phù hợp nhất từ ​​dữ liệu chính. Nếu dữ liệu chính nằm trong cơ sở dữ liệu bên ngoài hoặc bảng tính Excel thì quá trình này thậm chí còn đơn giản hơn với Nanonets.

Bạn cũng có thể thiết lập quy trình phê duyệt dựa trên quy tắc dựa trên giá trị đơn hàng, khách hàng hoặc bất kỳ logic nào khác.

3. Đẩy đơn hàng lên SAP

Sau đó, dữ liệu được xác thực ở bước trước có thể được Nanonets đăng hoặc đẩy vào Đám mây SAP S/4HANA thông qua API. Nanonet có thể đính kèm thêm các tài liệu hỗ trợ vào SO trong SAP để làm tài liệu tham khảo.

Nanonet có thể tạo yêu cầu đặt hàng hoặc trực tiếp tạo đơn đặt hàng.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/sales-order-automation-in-sap/