Công việc của mọi người đều yêu cầu những hàng hóa hoặc dịch vụ nhất định để thành công. Giáo viên cần đồ dùng học tập, thợ cơ khí cần phụ tùng ô tô và quản lý nhà hàng cần có đồng phục phù hợp cho đội của mình. Việc đảm bảo an toàn cho các mặt hàng này diễn ra thường xuyên như một phần của quy trình mua sắm, nhưng để đảm bảo có dấu vết giấy tờ từ đầu đến cuối, bước đầu tiên mà các chuyên gia này sẽ thực hiện là gửi lệnh trưng dụng để được phê duyệt nội bộ.

Việc trưng dụng hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong Quy trình mua sắm để thanh toán (P2P), nhưng ở mức độ thực tế hơn, nó tạo ra một hệ thống kiểm tra và cân bằng khi nhân viên cần mua hàng. Chúng ta sẽ nói nhiều hơn về quy trình trưng dụng trong mua hàng khi bài viết này tiếp tục, nhưng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải giám sát số tiền được chi tiêu trong bộ phận của họ và biểu mẫu yêu cầu trưng dụng giúp việc theo dõi và dự đoán chi tiêu sắp tới dễ dàng hơn.

Lệnh trưng dụng là gì?

Mọi doanh nghiệp nên sử dụng yêu cầu trưng dụng hàng hóa hoặc dịch vụ trước khi đưa ra yêu cầu đơn đặt hàng. Theo định nghĩa, yêu cầu trưng dụng là một yêu cầu chính thức về hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được sử dụng nội bộ. Nhìn chung, quy trình trưng dụng cho phép lãnh đạo giám sát nhu cầu của nhân viên, hiểu rõ hơn về dòng tiền và kiểm tra kỹ xem những gì đang được đặt hàng có phải là mua hàng cần thiết hay không.

Mẫu yêu cầu trưng dụng có thể có hoặc không cần có chữ ký phê duyệt của người quản lý người đặt hàng tùy thuộc vào số lượng yêu cầu. Nếu đó là một giao dịch mua nhỏ vật tư văn phòng với giá dưới 200 đô la, chính sách nội bộ có thể sẽ cho phép người mua từ bỏ yêu cầu trưng dụng có chữ ký của người phê duyệt được chỉ định. Tuy nhiên, nếu đó là giao dịch mua lớn hơn với tổng trị giá 6,000 đô la, hầu hết các doanh nghiệp sẽ yêu cầu chữ ký của người phê duyệt và một số thậm chí có thể yêu cầu hai người phê duyệt ký trước khi có thể tạo đơn đặt hàng.

Tất cả lệnh trưng dụng sẽ sử dụng các định dạng được tiêu chuẩn hóa để giúp quá trình kiểm tra diễn ra liền mạch và kích hoạt khả năng tự động hóa trong quy trình. Mặc dù yêu cầu trưng dụng hàng hóa có thể hơi khác nhau tùy thuộc vào doanh nghiệp và ngành, nhưng biểu mẫu trưng dụng phải bao gồm các thông tin sau:

·  Bộ phận hoặc người đưa ra yêu cầu

·  Địa chỉ và thông tin liên hệ của đơn vị mua hàng (doanh nghiệp)

·  Phân tích số lượng chi tiết từng mặt hàng

·  Mô tả mặt hàng

·  Địa chỉ và thông tin liên hệ của nhà cung cấp bên ngoài (doanh nghiệp)

·  Tổng giá dự kiến ​​của lệnh trưng dụng

·  Ngày giao hàng dự kiến ​​của hàng hóa hoặc dịch vụ 

Yêu cầu sử dụng một định dạng tiêu chuẩn trong mọi tổ chức. Biểu mẫu yêu cầu trưng dụng của một công ty sẽ trông khác với các yêu cầu trưng dụng của công ty khác, nhưng trong nội bộ, mỗi công ty sẽ yêu cầu tất cả các yêu cầu trưng dụng phải được chuẩn hóa. Việc tiêu chuẩn hóa các biểu mẫu này tạo ra một lớp bảo mật bổ sung bằng cách đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng đều được gửi cùng với mỗi yêu cầu trưng dụng hàng hóa. Ngoài ra, tiêu chuẩn hóa cho phép tự động hóa hạ nguồn trong các giải pháp phần mềm như hệ thống mua sắm điện tử hoặc nền tảng AP tự động.

Một lệnh trưng dụng điển hình có thể trông giống như thế này:

Mẫu đơn yêu cầu được sử dụng khi nào?

Quá trình trưng dụng trở nên rõ ràng khi xem xét một ví dụ đơn giản. Giả sử Tanya, người quản lý 10 người trong một nhóm bán hàng, muốn đầu tư vào khả năng làm việc cùng nhau và thực hiện công việc của nhóm mình. Cô nghe nói về một công ty đào tạo tiến hành đánh giá nhân viên để tìm hiểu cách làm việc của mỗi người, tập hợp nhóm lại để xem xét phong cách làm việc của từng cá nhân và xây dựng các hội thảo khác nhau để giúp mỗi thành viên trong nhóm tìm ra cách làm việc cùng và hỗ trợ những người còn lại. đội của họ. Tanya thực sự muốn nhóm của mình trải qua khóa đào tạo này, nhưng tất nhiên, nó sẽ phải trả giá. 

Để được chấp thuận, Tanya cần bắt đầu quy trình trưng dụng trong quá trình mua hàng. Cô thu thập thông tin về doanh nghiệp mà cô muốn mua hàng, xem trang web của họ để tìm gói hàng cô cần cho nhóm 10 người của mình và điền vào yêu cầu trưng dụng. Trong yêu cầu đặt hàng, Tanya bao gồm tất cả thông tin quan trọng và gửi cho giám đốc bộ phận của cô ấy để phê duyệt. 

Giám đốc thích ý tưởng này và nhanh chóng phê duyệt lệnh trưng dụng, nhưng sau đó ông lại tiến thêm một bước nữa. Anh ấy gửi email đến các giám đốc bán hàng khác trong công ty và chia sẻ ý tưởng đào tạo với họ. Sau khi Tanya nhận được yêu cầu trưng dụng đã được phê duyệt, cô ấy sẽ làm việc với nhóm mua sắm để bắt đầu quá trình hoàn lại.

Sự khác biệt giữa Đơn đặt hàng và Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng và đơn đặt hàng trưng dụng ban đầu có vẻ như có thể thay thế cho nhau, nhưng chúng thực sự phục vụ mục đích rất khác nhau. Yêu cầu đặt hàng là một nội bộ tài liệu được sử dụng để yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết để hoàn thành công việc một cách thành công. Nó giúp công ty quản lý dòng tiền của mình, tạo ra một hệ thống kiểm tra và cân đối trong tổ chức và là thành phần đầu tiên của quá trình kiểm toán chi phí. Sau khi đơn đặt hàng trưng dụng được thực hiện và phê duyệt, đơn đặt hàng có thể được tạo. 

Đơn đặt hàng là một ngoài tài liệu mà đơn vị mua hàng gửi cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Nó có tính ràng buộc về mặt pháp lý khi cả hai bên đã đồng ý và nó sẽ bắt đầu quá trình mua sắm. Liệu doanh nghiệp của bạn có dựa vào PO chăn hoặc loại khác thì tính chất ràng buộc của PO không thay đổi. Nó nêu chi tiết các mặt hàng cần thiết, cùng với số lượng, giá thỏa thuận và ngày giao hàng. Trong trường hợp của Tanya, không ai ở công ty đào tạo nhìn thấy lệnh trưng dụng; Hình thức đầu tiên họ nhận được từ công ty của cô ấy là đơn đặt hàng.

Sau khi hoàn tất đơn đặt hàng, hàng hóa có thể được gửi đi, hóa đơn – tốt nhất là một hóa đơn điện tử – sẽ được tạo và nhóm tài khoản phải trả sẽ gửi khoản thanh toán liên quan đến giao dịch mua.

Quy trình Yêu cầu Làm việc như thế nào?

Việc trưng dụng trong kế toán gần như có thể được coi là một quá trình thẩm định trước khi mua. Nếu không có nó, nhân viên có thể mua hàng trái phép, đe dọa đến dòng tiền và mua những mặt hàng không thực sự cần thiết. Quy trình trưng dụng mang lại nhiều lợi ích, nhưng để nhận ra những lợi ích đó, điều quan trọng là quy trình đó phải rõ ràng và được tiêu chuẩn hóa. Dưới đây là quy trình trưng dụng từng bước:

1. Người mua xác định nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ

Nếu một giáo viên thiếu bút xóa khô hoặc một nhân viên kế toán cần một giải pháp phần mềm mới để thực hiện công việc của mình, họ sẽ ghi lại những gì họ cần và quyết định thực hiện yêu cầu trưng dụng hàng hóa. 

2. Phiếu trưng dụng hàng hóa – Lệnh trưng dụng – được điền 

Lúc này, kế toán viên hoặc giáo viên sẽ cần phải xác định một nhà cung cấp và điền vào mẫu đơn yêu cầu. Tốt nhất là việc này được thực hiện bằng điện tử, nhưng một số tổ chức vẫn đang sử dụng biểu mẫu giấy. Dù ở dạng điện tử hay không, yêu cầu trưng dụng được sử dụng phải là mẫu chuẩn mà tất cả các lệnh trưng dụng nội bộ sử dụng.

3. Trình lệnh trưng dụng để phê duyệt

Tùy thuộc vào tổng số tiền được liệt kê trong các yêu cầu trưng dụng, biểu mẫu có thể cần chữ ký của người phê duyệt. Với nhiều giải pháp AP tự động hiện nay, tự động hóa quá trình phê duyệt Thì đơn giản. Là một phần thưởng bổ sung, khi được tự động hóa, dấu vết giấy tờ liên quan đến quy trình trưng dụng trong mua hàng đều ở một nơi và dễ dàng điều hướng.

4. Đơn đặt hàng được tạo

Sau khi yêu cầu trưng dụng hàng hóa đã được hoàn thành và phê duyệt, biểu mẫu sẽ được chuyển cho nhóm mua sắm để tạo đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng có hầu hết các thông tin giống như đơn đặt hàng nhưng sau đó chúng được chuyển cho nhà cung cấp bên ngoài để họ có thể bắt đầu thực hiện đơn đặt hàng.

Sau bốn bước này, quy trình sẽ chuyển sang quy trình mua sắm. Sau khi nhận được hàng, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn và nhóm AP sẽ thanh toán hóa đơn. Thanh toán hóa đơn đúng hạn là một trong những cách tốt nhất để thúc đẩy mối quan hệ lành mạnh với nhà cung cấp. 

Ưu tiên yêu cầu đặt hàng không cần giấy tờ 

Tương tự như nhiều bước của chu kỳ kế toán có thể được tự động hóa hoàn toàn, quá trình trưng dụng cũng có thể được tự động hóa. Với hệ thống đặt hàng tự động, doanh nghiệp có thể hướng dẫn nhân viên điền vào mẫu yêu cầu trực tuyến, chọn sản phẩm họ muốn và gửi yêu cầu trưng dụng để phê duyệt. Tự động hóa quy trình này giúp việc theo dõi dòng tiền dễ dàng hơn, phê duyệt mua hàng nhanh hơn và kiểm tra lịch sử chi phí.

Kế toán tự động hóa mang lại nhiều lợi ích; năng suất, tiết kiệm chi phí và độ chính xác của dữ liệu chỉ là một vài lý do khiến các công ty chọn không cần giấy tờ. Bằng cách loại bỏ giấy tờ khỏi quy trình trưng dụng, nhân viên của bạn có thể nhận được nguồn cung cấp cần thiết để thành công trong công việc một cách dễ dàng. Hơn nữa, nhóm kế toán của bạn có thể dự đoán tốt hơn các chi phí sắp tới, theo dõi và so sánh giá của nhà cung cấp cũng như chọn nhà cung cấp được phê duyệt trước khi thấy hợp lý.

Yêu cầu đặt hàng sẽ không đi đến đâu; chúng đã được chứng minh là một cách hiệu quả để quản lý chi phí, ngăn ngừa chi tiêu không cần thiết và hợp lý hóa quản lý mua sắm đấu thầu. Nếu tổ chức của bạn vẫn đang sử dụng các biểu mẫu bản cứng cần được in, điền và ký thủ công thì bạn sẽ bỏ lỡ nhiều lợi ích của việc tự động hóa các biểu mẫu này và không cần dùng giấy tờ. Nhân viên của bạn sẽ cảm ơn bạn, đội ngũ kế toán của bạn sẽ cảm ơn bạn và ngay cả các kiểm toán viên bên ngoài cũng sẽ vui lòng xem xét các mẫu yêu cầu được lưu trữ trong một tài liệu. giải pháp AP tự động hoặc phần mềm kế toán liên quan.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/what-is-a-requisition-order/