Vai trò của mua sắm vượt ra ngoài các hoạt động giao dịch. Chiến lược mua sắm cho phép tổ chức điều hướng chuỗi cung ứng toàn cầu ngày càng phức tạp, thích ứng nhanh chóng với những biến động của thị trường và đạt được tối ưu hóa chi phí, hiệu quả hoạt động và tăng trưởng.

Bằng cách đánh giá và chủ động quản lý các rủi ro vốn có trong chuỗi cung ứng, các tổ chức có thể tự bảo vệ mình khỏi sự gián đoạn và tăng cường khả năng phục hồi hoạt động của mình. Ngoài ra, một khuôn khổ đấu thầu được xây dựng tốt sẽ thúc đẩy sự đổi mới và tính bền vững. Nó có thể nuôi dưỡng mối quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp và tích hợp các cân nhắc về đạo đức và môi trường (mua sắm xanh) vào chiến lược tìm nguồn cung ứng.

Chiến lược mua sắm không chỉ đơn thuần là một chuỗi các bước để mua được hàng hóa và dịch vụ. Nó phải là một lộ trình chiến lược mà khi được thiết kế và thực hiện một cách hiệu quả sẽ phù hợp với sứ mệnh của tổ chức và góp phần to lớn vào sự thành công của tổ chức.

Chiến lược mua sắm là gì?

Chiến lược mua sắm là một kế hoạch có cấu trúc mà một tổ chức phát triển để hướng dẫn quy trình mua hàng của mình theo cách phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình. Mục tiêu của chiến lược mua sắm là đảm bảo việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ hiệu quả, tiết kiệm chi phí và bền vững cần thiết cho hoạt động của tổ chức. Chiến lược nên phác thảo và cung cấp hướng dẫn cụ thể để thực hiện các bước của quy trình mua sắm, thường bao gồm:

• Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
• Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng
• Đàm phán hợp đồng
• Quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp
• Lưu giữ hồ sơ của từng bước

Chiến lược được sử dụng để hướng dẫn các bước này có thể khác nhau giữa các tổ chức, tùy thuộc vào ngành và nhu cầu của tổ chức đó. Ví dụ về các mục tiêu chung của nhiều chiến lược mua sắm bao gồm loại bỏ chi tiêu không phù hợp, tăng hiệu quả giao hàng, giảm thiểu sai sót và tuân thủ các quy định hiện hành. Xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp để khuyến khích các hợp đồng và dịch vụ thuận lợi cũng là mục tiêu chung.

Cần có sự cân bằng giữa nhân tài, công nghệ, tuân thủ, đạo đức và tính bền vững để điều chỉnh các hoạt động mua sắm phù hợp với mục tiêu của công ty. Một chiến lược mua sắm hiệu quả phải mở ra những cách tiếp cận mới và khuyến khích những ý tưởng mang lại giá trị, hiệu quả và cải tiến quy trình liên tục cho tổ chức. Điều này cho phép một cách tiếp cận hiệu quả và thích ứng để tìm nguồn cung ứng tạo ra giá trị và giảm thiểu rủi ro.

Khi được thực hiện với mục tiêu rõ ràng, chiến lược mua sắm sẽ đưa ra lộ trình để các nhà quản lý mua sắm tuân theo. Nó sẽ phác thảo mục đích, trách nhiệm và mục tiêu của họ cũng như vai trò quan trọng của họ trong sự thành công chung của tổ chức.

Các bước để có một chiến lược mua sắm thành công

Các bước chính để phát triển một chiến lược mua sắm hiệu quả bao gồm:

1. Tiến hành phân tích trạng thái hiện tại (CSA)

Đánh giá hiệu lực và hiệu quả của khung chiến lược đấu thầu hiện tại (nếu có) và xác định xem khung chiến lược đấu thầu đó có đáp ứng được nhu cầu hiện tại và tương lai hay không. Thực hiện phân tích chi tiêu; xác định điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội. Đánh giá và phân loại các thành phần của chi phí mua sắm, từ chi phí trực tiếp—chẳng hạn như chi phí hàng hóa và dịch vụ—đến chi phí gián tiếp—chẳng hạn như chi phí hành chính và chi phí chung. Kiểm tra chi phí liên quan đến các nhà cung cấp cụ thể, các biến số và xu hướng chi phí cũng như tổng chi phí của quá trình mua sắm để hiểu rõ những gì đang được chi tiêu và chi tiêu ở đâu.

2. Xác định nhu cầu của tổ chức

Các doanh nghiệp luôn muốn cải thiện lợi nhuận; nhưng cụ thể là thế nào? Hiểu nhu cầu của tổ chức—cho dù đó là tăng doanh số bán hàng, quản lý dòng tiền, khung thời gian ngắn hơn, cải thiện dự báo, quản lý chất lượng hay tính bền vững—và cách chúng phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể và kế hoạch dài hạn. Chiến lược mua sắm được tích hợp với những nhu cầu này đảm bảo rằng quy trình mua sắm sẽ đóng góp trực tiếp vào lợi nhuận và thành công của tổ chức. 

3. Thu hút sự tham gia của các bên liên quan

Xác định và cộng tác với các phòng ban nội bộ, nhà cung cấp và tất cả những người có thể bị ảnh hưởng bởi kế hoạch. Một số có thể không đồng ý với những thay đổi được đề xuất. Thu thập những hiểu biết đa dạng, hiểu nhu cầu và quản lý kỳ vọng. Sự tham gia của các bên liên quan là chìa khóa để đảm bảo chiến lược được lập kế hoạch tốt và được hỗ trợ trong toàn tổ chức.

4. Xác định mục tiêu kinh doanh

Xác định các mục tiêu cụ thể có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và kịp thời (SMART) cho chức năng mua sắm. Những mục tiêu này sẽ hỗ trợ trực tiếp cho các mục tiêu kinh doanh tổng thể và cung cấp khuôn khổ rõ ràng cho chiến lược mua sắm. Ví dụ: nếu tiết kiệm chi phí là mục tiêu thì mục tiêu mua sắm tương ứng có thể đạt được mức giảm chi phí. Các mục tiêu bổ sung có thể là quản lý và giảm thiểu rủi ro, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và cân nhắc tính bền vững.

5. Xác định chính sách mua sắm

Thiết lập và thống nhất các chính sách, thủ tục và mô hình hoạt động mua sắm rõ ràng phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Đây là thời điểm tốt để xem xét lại các quy trình hiện tại và điều chỉnh chúng cho phù hợp với cách tiếp cận mới. Các nhiệm vụ như tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp, quản lý hợp đồng và các sáng kiến ​​tuân thủ cần được xác định rõ ràng. Truyền đạt những cơ hội mà những thay đổi này mang lại và giải thích lợi ích của chúng cho các bên liên quan. Được linh hoạt. Các chính sách đóng vai trò là kim chỉ nam cho nhóm thu mua, đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức.

6. Tích hợp các công cụ mới

Khám phá các công cụ và công nghệ sẽ hỗ trợ sự thành công của chiến lược mới. Mua sắm không còn là một quá trình tương tự nữa; tỷ lệ ngày càng tăng của nó diễn ra trực tuyến (mua sắm điện tử). Phần mềm mua sắm để thanh toán (P2P) liên kết các hoạt động mua sắm với các tài khoản phải trả và có thể hợp lý hóa các bước như quản lý nguồn cung, đơn đặt hàng và lập hóa đơn. Phần mềm mua sắm bổ sung bao gồm các công cụ phân tích chi tiêu và Quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM) phần mềm. Những điều này giúp tăng độ chính xác và năng suất, theo dõi việc mua hàng và cung cấp khả năng hiển thị dữ liệu giúp đưa ra quyết định và giảm rủi ro, sự kém hiệu quả và sự chậm trễ tốn thời gian.

7. Phát triển chiến lược

Phát triển chiến lược mua sắm toàn diện dựa trên những hiểu biết sâu sắc thu thập được ở các bước trước. Điều này liên quan đến việc tạo ra một tuyên bố chiến lược, phác thảo cách tiếp cận mua sắm, bao gồm quản lý nhà cung cấp, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí. Chiến lược phải đủ linh hoạt để thích ứng với những điều kiện thị trường đang thay đổi và nhu cầu của tổ chức.

8. Xác định thành công

Thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) sẽ được sử dụng để đo lường sự thành công của chiến lược mua sắm. Các số liệu này phải phù hợp với các mục tiêu kinh doanh đã xác định và cung cấp các tiêu chuẩn có thể định lượng để đánh giá hiệu suất. Tiêu chí thành công chung bao gồm giảm sai sót, tận dụng các cơ hội tiết kiệm và cải thiện xếp hạng hiệu suất của nhà cung cấp, quy trình làm việc, thời gian chu kỳ mua sắm và sự tuân thủ.

9. Thực hiện chiến lược

Thực hiện chiến lược mua sắm theo từng giai đoạn và phối hợp tốt, triển khai các chính sách, thủ tục và công nghệ đã xác định. Cung cấp đào tạo cần thiết để đảm bảo mua sắm thành công.

10. Đo lường và sàng lọc chiến lược

Thường xuyên đo lường hiệu suất của chiến lược dựa trên các thước đo thành công đã được thiết lập. Xác định xem liệu nó có thúc đẩy sự thay đổi và cải thiện hiệu suất tổng thể của tổ chức hay không. Sử dụng dữ liệu và hiểu biết sâu sắc để phân tích kết quả, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và điều chỉnh chiến lược mua sắm cho phù hợp. Liên tục theo dõi và điều chỉnh để đảm bảo rằng chiến lược vẫn đáp ứng được sự thay đổi của động lực thị trường, mục tiêu kinh doanh phát triển và các cơ hội hoặc thách thức mới nổi.

Lợi ích của chiến lược mua sắm thành công

Bằng cách thực hiện các cơ hội tìm nguồn cung ứng và mua hàng chiến lược, các tổ chức có thể tiết kiệm đáng kể chi phí. Hơn nữa, một chiến lược mua sắm hiệu quả sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động bằng cách hợp lý hóa các quy trình và áp dụng các công nghệ tự động hóa. Điều này dẫn đến giảm bớt nhiệm vụ hành chính và chu kỳ mua sắm nhanh hơn.

Chiến lược mua sắm thành công cũng giảm thiểu rủi ro vốn có trong chuỗi cung ứng. Bằng cách sử dụng các biện pháp quản lý và đánh giá rủi ro, các tổ chức có thể bảo vệ khỏi sự gián đoạn và đảm bảo tính linh hoạt và liên tục. Chiến lược này cũng có thể thúc đẩy cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, hợp tác và đổi mới. Nói chung, những lợi thế này giúp các tổ chức có thể vượt qua sự phức tạp của hoạt động kinh doanh hiện đại bằng khả năng phục hồi, sự linh hoạt và lợi thế cạnh tranh.

Mua sắm và IBM

Bằng cách điều hướng một cách có hệ thống qua các bước này, tổ chức có thể thiết lập chiến lược mua sắm đáp ứng nhu cầu trước mắt và có thể phát triển để góp phần mang lại thành công bền vững cho tổ chức.

Các chuyên gia tư vấn mua sắm của IBM cộng tác với khách hàng để tạo ra các quy trình công việc thông minh kết hợp kiến ​​thức chuyên môn của nhóm mua sắm của bạn, các công nghệ cấp số nhân như AI và tự động hóa cũng như các nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài—tất cả đều được kích hoạt trên đám mây lai của bạn. Bằng cách xây dựng quy trình mua sắm từ đầu đến cuối thông minh hơn, chúng tôi giúp các công ty trao quyền cho nhân viên với những hiểu biết sâu sắc để thực hiện công việc có giá trị cao hơn và chuyển đổi các sáng kiến ​​chiến lược tìm nguồn cung ứng và mua sắm.

Khám phá hoạt động mua sắm với IBM Consulting