Khi các doanh nghiệp trở nên phức tạp hơn và phát triển về quy mô, quy trình thanh toán của nhà cung cấp trở nên phức tạp, tốn thời gian và quan trọng hơn. Các khoản thanh toán cho nhà cung cấp không chỉ quan trọng để có được nguyên liệu thô cần thiết để vận hành công ty mà còn bao gồm các hóa đơn tiện ích, chi phí thuê văn phòng, v.v. 

Nếu một tổ chức gửi khoản thanh toán cho nhà cung cấp muộn hoặc không chính xác, điều đó có thể ảnh hưởng lớn đến khả năng hoạt động của doanh nghiệp. Vai trò của các khoản phải trả nhóm là giám sát và thực hiện tất cả các khoản thanh toán cho nhà cung cấp. Họ phải xác minh rằng hóa đơn là chính xác, hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nhận và các khoản thanh toán được gửi theo lịch thanh toán đã thỏa thuận giữa nhà cung cấp và tổ chức mua hàng.

Quản lý thanh toán cho nhà cung cấp không phải là một việc dễ dàng, nhưng có lẽ đây là một trong những hoạt động kinh doanh quan trọng nhất diễn ra hàng ngày – bất kể ngành, khu vực hay loại hình kinh doanh. Thật may mắn cho các nhóm AP trên toàn thế giới, các công cụ và công nghệ mới đã được phát triển để giúp quản lý hiệu quả quy trình thanh toán của nhà cung cấp một cách hiệu quả hơn. 

Thanh toán của nhà cung cấp / Thanh toán của nhà cung cấp là gì?

Mặc dù được gọi là thanh toán cho nhà cung cấp hoặc thanh toán cho nhà cung cấp, quy trình thanh toán hoàn chỉnh cho nhà cung cấp không chỉ đơn giản là gửi séc qua thư hoặc gửi chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của bạn. Giải ngân vốn là bước cuối cùng trong quy trình nhưng trước đó, doanh nghiệp phải tiến hành thẩm định để đảm bảo rằng các khoản thanh toán cho nhà cung cấp được đảm bảo, chính xác và kịp thời.

Để ôn lại nhanh, quy trình thanh toán thông thường cho nhà cung cấp sẽ giống như thế này:

1. Nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho doanh nghiệp của bạn về hàng hóa hoặc dịch vụ họ đã cung cấp. Quản lý hóa đơn nhà cung cấp bắt đầu từ đây, đòi hỏi nhóm AP của bạn phải có sự giám sát cẩn thận.
2. Nhóm AP trong bộ phận tài chính của bạn phải xem xét hóa đơn, xác thực rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nhận và xác minh rằng số tiền còn nợ là chính xác. Nếu mọi thứ đều ổn, họ sẽ phê duyệt hóa đơn để thanh toán.
3. Sau khi hóa đơn được phê duyệt, khoản thanh toán cho nhà cung cấp có thể được gửi theo các điều khoản thanh toán mà bạn có với nhà cung cấp đó. Thông thường nhất, điều khoản thanh toán N30 có nghĩa là hóa đơn phải được thanh toán trong vòng 30 ngày.

Nhìn bề ngoài thì có vẻ đơn giản nhưng có rất nhiều bước kiểm tra và cân đối cần được thực hiện trong quy trình trước khi gửi khoản thanh toán cho nhà cung cấp. Cho đến những năm gần đây, mọi bước đi đều phụ thuộc vào nhóm AP; họ phải kiểm tra hóa đơn theo cách thủ công, đối chiếu dữ liệu với biên lai kho, viết séc ra giấy, đặt lên bàn giám sát để ký trước khi gửi và gửi chúng qua đường bưu điện đúng chu kỳ để đến tay nhà cung cấp kịp thời. Hiện nay, thông qua việc sử dụng công nghệ, nhiều hoạt động kiểm tra và cân bằng này có thể được thực hiện tự động, dẫn đến tỷ lệ lỗi thấp hơn, thời gian thanh toán nhanh hơn và vô số lợi ích khác.

(Các) vấn đề với thanh toán thủ công cho nhà cung cấp

Để hiểu tác động mà quy trình thanh toán nhà cung cấp được cải tiến về công nghệ có thể gây ra đối với một tổ chức, trước tiên chúng ta phải xem xét những điểm yếu thường thấy trong các phương thức thanh toán nhà cung cấp truyền thống. Nếu mọi thứ được thực hiện bằng tay và phụ thuộc vào con người thì một số vấn đề lớn nhất là: 

Thời gian giao hàng bị trì hoãn

Nhiều nhà cung cấp đưa ra chiết khấu cho những khoản thanh toán sớm của nhà cung cấp, tạo ra một chiến thuật tiết kiệm tiền dễ dàng cho khách hàng của họ. Tuy nhiên, mặt khác, hầu hết đều áp dụng phí trả chậm nếu họ không nhận được khoản thanh toán trước ngày đáo hạn. Với quy trình thanh toán truyền thống của nhà cung cấp, có nhiều khả năng thanh toán bị chậm trễ. Nó có thể đơn giản như một hóa đơn giấy bị nhét nhầm chồng trên bàn của người phê duyệt và không được chú ý trong vài tuần. Vào thời điểm cá nhân đó tìm thấy nó, phê duyệt hóa đơn và gửi nó qua phần còn lại của quy trình, chắc chắn họ đã phải chịu một khoản phí trễ hạn.

Hệ thống rời rạc

Bất kỳ ai đã từng làm việc tại AP đều biết việc đau đầu khi cố gắng đối chiếu hóa đơn với hệ thống mua sắm nếu nhóm mua hàng nhập thông tin vào hệ thống không chính xác. Nếu tổ chức của bạn sử dụng các hệ thống bị ngắt kết nối và lỗi thời không thể giao tiếp với các hệ thống khác trong toàn công ty, bạn sẽ nhận thấy sự mất thời gian lớn khi cố gắng khắc phục các lỗi hóa đơn hoặc nhập dữ liệu không chính xác.

Rủi ro gian lận

Luôn có rủi ro gian lận liên quan đến việc gửi thanh toán cho nhà cung cấp, nhưng quy trình thanh toán thủ công sẽ làm tăng rủi ro đó theo cấp số nhân. Các bước thủ công khiến các con số được điều chỉnh không chính xác dễ dàng hơn, các nhà cung cấp hoàn toàn bị tạo ra bởi những kẻ lừa đảo và các khoản thanh toán trùng lặp dễ dàng lọt qua kẽ hở. 

Lỗi của con người

Ngay cả khi các khoản thanh toán không chính xác cho nhà cung cấp không được thực hiện với mục đích xấu, lỗi của con người có thể tác động tiêu cực đến lượng tiền mặt dự trữ mà bạn có trong tay và sẵn có. Có lẽ người viết séc đã viết sai số tiền và người duyệt không nắm bắt được. Hoặc có thể hóa đơn không được xử lý đúng hạn, dẫn đến phí trễ. Những lỗi này có thể cộng lại, tàn phá tính thanh khoản và lợi nhuận của tổ chức.

Chiến lược thanh toán không được tối ưu hóa

Nếu bạn mở rộng ra toàn cầu hoặc làm việc với các nhà cung cấp ở các quốc gia khác nhau, bạn sẽ cần tính đến tỷ giá hối đoái khi thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp. Bên phải chiến lược thanh toán nhà cung cấp có thể giảm bớt gánh nặng do tỷ giá hối đoái luôn biến động, nhưng đây không phải là yếu tố duy nhất cần cân nhắc. Gửi thanh toán theo đợt có thể giảm phí xử lý và việc sử dụng ngân hàng có giới hạn chuyển khoản cao sẽ giúp việc gửi số tiền lớn ít tốn kém hơn. Thật khó để có được tất cả những chi tiết nhỏ này nếu bạn dựa vào quy trình thanh toán thủ công.

Mẹo hàng đầu để hợp lý hóa quy trình thanh toán của nhà cung cấp 

Nếu bạn đã trải qua một hoặc nhiều điểm yếu nêu trên thì đã đến lúc phải thay đổi. Có những thay đổi có thể được thực hiện về mặt quy trình, nhưng phần lớn cơ hội vẫn tồn tại trong công nghệ. Với Tự động hóa AP các nền tảng như Nanonets, hầu hết các chức năng AP đều có thể được sắp xếp hợp lý, tối ưu hóa và tự động hóa, mang lại thời gian quý báu cho các nhân viên trong tổ chức của bạn. 

Tùy thuộc vào thách thức của bạn là gì, hãy sử dụng các mẹo dưới đây để tạo quy trình thanh toán mới và cải tiến cho nhà cung cấp:

Làm mới quy trình AP của bạn

Trước khi triển khai công nghệ mới, hãy xem xét Quy trình AP bây giờ bạn đã có sẵn. Có quá nhiều người tham gia? Bạn có thể cắt bớt phần “béo” hoặc các bước bổ sung ở bất kỳ vị trí nào trong quy trình không? Có cách nào dễ dàng hơn để viết và gửi séc hoặc chuyển khoản ngân hàng không? Nhiều doanh nghiệp chỉ áp dụng các quy trình hiện tại vì “đây là cách mọi việc luôn được thực hiện”, nhưng một khi tư duy đó được loại bỏ, bạn sẽ tìm thấy cơ hội cải tiến ở những nơi không ngờ nhất.

Đầu tư vào Nền tảng thanh toán toàn diện cho nhà cung cấp

Hiện nay có quá nhiều nền tảng AP trên thị trường khiến bạn không thể bỏ lỡ những lợi ích của việc sử dụng một nền tảng. Hãy tìm một nền tảng thanh toán cho nhà cung cấp có thể giao tiếp với ERP, CRM và hệ thống kinh doanh hiện có mà tổ chức của bạn sử dụng và bạn sẽ bắt đầu thấy được lợi ích ngay lập tức. Các nền tảng này có thể viết và in séc, cho phép quy trình công việc phê duyệt được hoàn thành trong chính công cụ đó và tự động hóa quy trình xác minh cần thiết cho mỗi hóa đơn. Việc thanh toán cho nhà cung cấp trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi có các công cụ phù hợp.

Phát triển chiến lược giới thiệu gắn kết

Trước khi ký hợp đồng với một nhà cung cấp mới, hãy kiểm tra kỹ công ty, nhóm bạn sẽ hợp tác và hàng hóa họ sẽ cung cấp để đảm bảo bạn lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho nhu cầu của bạn. Khi bạn bắt đầu làm việc với các nhà cung cấp mới, hãy tiếp nhận họ một cách thống nhất. Bạn nên có cấu trúc thanh toán được xác định trước mà bạn thường sử dụng, ngày gửi thanh toán cho nhà cung cấp hàng tuần hoặc hàng tháng và quy trình thu thập thông tin cho từng nhà cung cấp để chúng được thể hiện chính xác trong hệ thống của bạn. Bạn có tất cả thông tin cần thiết cho các biểu mẫu thuế không? Còn các biểu mẫu hải quan nếu nhà cung cấp là quốc tế thì sao? Mọi thứ phải được lưu trữ ở một nơi – nền tảng AP – và các nhà cung cấp của bạn nên biết chính xác những gì mong đợi từ bạn trong suốt thời gian hợp tác.

Tự động hóa, Tự động hóa, Tự động hóa

Vì vậy, nhiều chuyên gia AP đang gặp khó khăn trong việc xác minh hóa đơn, theo đuổi phê duyệt và nhập thông tin thanh toán theo cách thủ công. Đó là ngày 21^st thế kỷ; họ nên phát triển các chiến lược mới để tối ưu hóa mọi khoản thanh toán cho nhà cung cấp, làm việc với bộ phận kế toán để điều tra các hành vi gian lận tiềm ẩn và dành thời gian xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp. Cách tốt nhất để đảm bảo họ có thời gian để thực hiện công việc mang lại giá trị gia tăng thực sự là tự động hóa những công việc nhàm chán – chẳng hạn như lặp đi lặp lại báo cáo các khoản phải trả – điều đó làm hao mòn năng suất của họ hàng ngày. Công cụ AP phù hợp, được kết hợp với phần mềm tài khoản nâng cao, có thể xác thực dữ liệu hóa đơn, kiểm tra chéo các khoản thanh toán trước đó, tạo séc hoặc chuyển khoản ngân hàng và gửi nó để phê duyệt mà không cần sự can thiệp của con người. 

Nhìn về phía trước: AP đang thay đổi

Sản phẩm Chức năng của nhóm tài khoản phải trả đã dần dần thay đổi trong một thời gian. Những cá nhân tài năng đã dành cả ngày để đảm bảo rằng tổ chức của bạn thực hiện các khoản thanh toán chính xác và kịp thời cho nhà cung cấp có nhiều thứ để cung cấp hơn là xác thực dữ liệu và theo đuổi chữ ký. Việc trang bị cho họ một quy trình cải tiến và các công cụ tiên tiến sẽ không chỉ thay đổi hoạt động hàng ngày của họ mà còn thay đổi mối quan hệ với nhà cung cấp, chiến lược quản lý chi phí và mức độ thành công mà doanh nghiệp của bạn có thể đạt tới. 

Những thay đổi này có thể mất một thời gian để bắt kịp. Việc triển khai các công cụ mới và điều chỉnh cách mọi người thực hiện công việc của họ có thể là một hành trình tẻ nhạt nhưng luôn mang lại kết quả. Mọi việc bắt đầu ngay bây giờ – đừng để tổ chức của bạn bị tụt lại phía sau.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/supplier-payment-process/